2 1. Henkilöstön perehdytys HUS:ssa HUS:n perehdytysohjelman päämääränä on varmistaa järjestelmällinen ja suunnitelmallinen perehdytys kaikille uusille tai tehtäviä vaihtaville, esimiestehtävissä aloittaville tai pitkiltä vapailta palanneille työntekijöille. Perehdytyksellä on tärkeä merkitys osaamisen, työn jatkuvan oppimisen, työmotivaation ja työssä jaksamisen varmistajana. Sillä on myönteinen vaikutus tuottavuuteen, laatuun, työturvallisuuteen ja yhteistyöhön. Perehdytysohjelma kuvaa perehdytyksen tavoitteet, perehdytystä ohjaavat periaatteet, perehdytykseen osallistuvien vastuut sekä perehdytysprosessin. Se koskee kaikkia virka- ja työsopimussuhteisia työntekijöitä ja ohjaa työntekijän yksilöllisen perehdytyssuunnitelman laatimista. Yleisperehdytyksen lisäksi työntekijän kokonaisperehdytykseen sisältyvät työyksikkökohtainen ja ammatillinen perehdytys. Yleisperehdytyksessä painopiste on organisaatiotasolla, jossa keskitytään organisaation johtamiseen, palvelussuhdeasioihin ja keskeisiin rakenteisiin. Yksikkökohtaisessa ja ammatillisessa perehdytyksessä painopiste siirtyy työyksikköön ja ammatilliseen osaamiseen. Yleisperehdytyksen tavoiteaika on 4 kuukautta. Tähän aikajänteeseen sisältyy myös ammatillisen ja yksikkökohtaisen perehdytysohjelmien sekä uusien esimiesten perehdytyksen osia, jotka kestävät kauemmin. Perehdytyksen toteutus kirjataan perehdytyskortille. Perehdytyksen päättyessä siirrytään osaamisen jatkuvaan kehittämiseen ja arviointiin. Perehtyjälle laaditaan yksilöllinen perehdytyssuunnitelma, jossa huomioidaan perehdytyksen tarve aiempien tehtävien, työkokemusten ja täydennyskoulutuksen perusteella. Liitteenä oleviin muistilistoihin on kattavasti kerätty tärkeitä asioita, jotka käydään lävitse yksilöllisen aikataulun mukaisesti perehdytettävän työrooliin sovellettuna. Suunnitelma osaamisen kehittämisestä on osa perehdytyssuunnitelmaa. Siinä sovitaan esim. osallistumisesta sisäisiin täydennyskoulutuksiin tai mentoroinnin hyödyntämisestä työn alkuvaiheessa. Mentorointia voidaan käyttää työuran eri vaiheissa ja myös osana perehdytystä. Jatkossa osaamisen suunnittelu tapahtuu kerran vuodessa kehityskeskustelun yhteydessä. Lyhytaikaisen sijaisen perehdytykseen on laadittu lyhytkestoisen työsuhteen muistilista, jossa on huomioitu eräitä välttämättömiä perehdytykseen liittyviä materiaaleja ja sisältöjä. Tavoitteena on tutustuttaa työntekijä työtehtävän ja työympäristön kannalta keskeisiin asioihin nopeasti, kun kyseessä on lyhyt määräaikainen palvelussuhde. Kun työntekijä on poissa pitkään työstä esimerkiksi perhevapailla, sovelletaan yleisperehdytystä tarvittavin osin. Työhön paluuseen liittyvän arvioinnin yhteydessä tehdään yksilöllinen ja riittävän laaja perehdytyssuunnitelma. Työntekijän siirtyessä organisaation sisällä toisiin
3 tehtäviin tai työyksikköön, esimerkiksi työkierron alkaessa, tai siirryttäessä esimiestehtäviin, sovelletaan yleisperehdytystä ja vastuuyksikköön laadittua perehdytysohjelmaa. HUS-perehdytysohjelman ylläpidosta vastaa konsernin henkilöstöjohto sekä perehdytysverkosto. Linjajohto ja työyksiköt vastaavat yksikkökohtaisista ja ammatillisista perehdytysohjelmista. HUS-perehdytysohjelma ja yleinen perehdytysmateriaali ovat intranetissä. Materiaalissa käsitellään kaikille yhteisiä aiheita ja asioita. Verkkosivuston päivittäminen ja ylläpito on hajautettu sivustojen ylläpitäjien tehtäväksi. Perehtyjästä käytetään tässä ohjeessa nimitystä työntekijä huolimatta siitä, onko hän viranhaltija vai työsopimussuhteessa, vakinainen tai määräaikainen, harjoittelija tai kesäsijainen.
4 Kuvio 1. Perehdytyksen kokonaisuus
5 2. Perehdytystä ohjaavat periaatteet Perehdytys suunnitellaan ja toteutetaan huomioiden seuraavat periaatteet: 1. Työntekijällä on oikeus hyvään perehdytykseen, työnantajalla on velvollisuus huolehtia perehdytyksestä. 2. Hyvä perehdytys on suunnitelmallista ja tavoitteellista. 3. Perehdyttäminen on yksilöllistä huomioiden tulevat työtehtävät ja aiempi työkokemus. 4. Esimies on sitoutunut perehdytykseen ja kiinnostunut työntekijänsä perehtymisestä. 5. Työntekijälle nimetään perehdytyksen vastuuhenkilö. Yhteistyö perehdyttäjän kanssa on sujuvaa ja kannustavaa. 6. Perehdytyksestä vastaava henkilöstö hankkii koulutusta ohjausosaamisen kehittymiseksi. 7. Perehtyjä saa palautetta edistymisestään ja antaa palautetta perehdytyksen onnistumisesta. 8. Perehtymiseen ja perehdyttämiseen varataan riittävästi aikaa ja resursseja. 9. Perehdytysmateriaali on ajantasaista ja helposti hyödynnettävää. 10. Työyhteisö tukee työntekijän kotiutumista työyksikköön ja liittymistä osaksi työryhmää. 11. Perehdytystä seurataan ja arvioidaan. Tarvittaessa käytetään erilaisia mittareita palautekeskustelujen lisäksi.
6 3. Perehdytysvastuut Perehdytys on lakisääteistä ja sen toteutumisesta vastaa esimies. Perehtyjä toimii itse vastuullisesti ja aktiivisesti tarvittavien tietojen ja taitojen omaksumisessa ja osaamistarpeensa arvioinnissa. Hän pyytää palautetta ja hyödyntää saamaansa palautetta perehtymisessään. Esimiehen tehtävänä on järjestää perehtymiselle edellytykset ja huolehtia siitä, että nimetty perehdyttäjä ja muu työyhteisö ovat tietoisia roolistaan uuden työntekijän ottamisessa ryhmän jäseneksi. Juuri aloittanutta työntekijää on tärkeää rohkaista olemaan aktiivinen perehtymisensä suhteen. VASTUU TEHTÄVÄT Organisaatio Ohjaa perehdytystä Ylläpitää yleisperehdytystä Tukee perehdytystä rakenteilla ja materiaaleilla Seuraa organisaatiotason perehdytystä henkilöstökyselyillä Perehdytysverkoston jäsenet toimivat perehdytyksen asiantuntijoina omilla alueillaan. Esimies Suunnittelee, aikatauluttaa ja hoitaa perehdytyksen edellyttämät toimenpiteet Tukee perehdytystä Tapaa uutta työntekijää säännöllisissä seuranta- ja palautekeskusteluissa Seuraa, että perehdytys tapahtuu sovitusti ja järjestelmällisesti Varmistaa, että työyhteisön jäsenet toivottavat perehtyjän tervetulleeksi ja osallistuvat perehdytykseen Luo edellytykset keskinäiselle yhteistyölle Perehtyjä Perehtyy aktiivisesti organisaatioon ja työyksikköönsä, käytäntöihin ja työtehtäviinsä Päivittää omaa perehdytyssuunnitelmaansa Pyytää ja ottaa vastaan palautetta Arvioi ja seuraa omaa perehtymisen tarvettaan ja perehtymisensä onnistumista Perehdyttäjä Toimii roolimallina ja lähiopettajana. Perehtyy uuden työtoverin taustaan ja osaamiseen, huomioi ne perehdytyksen suunnittelussa ja toteutuksessa Opastaa ja neuvoo työtehtävissä, käytännöissä ja työyhteisön toimintatavoissa Auttaa hankalissa ja uusissa tilanteissa Käy molemminpuolisia palautekeskusteluja Työtoverit ja työyhteisö Toivottavat tulokkaan tervetulleeksi Opastavat hankalissa ja uusissa tilanteissa Tukevat perehtyjää hänen perehtymisessään. Mentori Jakaa osaamistaan, kokemuksiaan ja asiantuntemustaan perehdytyksen aikana tai sen jälkeen
7 4. Perehdytyksen tavoitteet Perehdytyksen päätavoitteena on tuoda kaikille työntekijöille esiin HUS:n arvot ja päämäärät sekä edellytykset päämäärien saavuttamiseksi. Lisäksi perehdytyksen tärkeitä tavoitteita ovat: Saada uusi työntekijä tuntemaan itsensä tervetulleeksi työyksikköön Perehdyttää organisaatioon ja työympäristöön, työyksikön ja työryhmän tehtäviin sekä omiin tehtäviin ja rooliin osana kokonaisuutta Tukea myönteistä asennetta työhön, työyksikköön ja työtovereihin sekä halua sitoutua ja jäädä työhön Ohjaa HUS:n strategian ja oman työyksikön toimintasuunnitelman sekä niiden arvojen mukaiseen toimintaan Varmistaa työn laatu, tuloksellisuus ja turvallisuus Vahvistaa työhyvinvointia, työyhteisön hyvää ilmapiiriä ja yhteistyötä
8 5. Perehdytysprosessi Alla olevassa taulukossa on kuvattu perehdytysprosessin vaiheet ja sisältö. VAIHE SISÄLTÖ Valmistautuminen uuden työntekijän Ennakoiva yhteydenotto ja ennakkomateriaali tuloon Aloitusaikataulu Työyhteisön tiedottaminen tulokkaasta ja aloitusajankohdasta Työpiste ja työvälineet Perehdytyksen suunnittelu Yksilöllinen suunnitelma Muistilistat Luettavat materiaalit Vastaanottajan valinta ja ensimmäisen päivän/viikon suunnittelu Palautekeskustelujen aikataulu Koulutukset ja luvat Perehdyttäjän valinta Perehdyttäjän tehtävät ja vastuut perehdytyksessä Perehdyttäjän työaikasuunnittelu Perehdytyssuunnitelman läpikäyminen Ensimmäinen päivä Esimies vastaanottamassa, käytännön asiat Perehdytyssuunnitelman läpikäyminen Aikataulut Perehdyttäjien ja työtoverien tapaaminen Muistilistat, perehtymisen seuranta ja osaamisen tarkistaminen Perehdytys ja palaute Työvuorosuunnittelu Työyhteisön tuki perehdytyksessä Palautekeskustelut Mentorin valinta Perehdytyksen seuranta ja arviointi Opitun arvioiminen, tarvittaessa lisäperehdytys Arviointikeskustelu: perehtymisen toteutuminen ja perehdytyksen onnistuminen Testit, näytöt Perehdytyksen toteutuksen dokumentointi
9 6. Yleisperehdytyksen rakenne ja yksilöidyt tavoitteet Yleisperehdytyksen rakenne ja tavoitteet on kuvattu alla olevassa laatikossa. Perehdytyksen muistilistojen rakenne on yhtenevä yleisperehdytyksen kanssa. Muistilistoihin sisältöalueet on kuvattu tarkemmin ja materiaaliin on lisätty linkit intranetiin. YLEISEN PEREHDYTYKSEN RAKENNE TAVOITTEET I Työpaikkanasi HUS Työntekijä saa tietoa HUS:n arvoista ja toiminnasta sekä perehtyy oman työyksikkönsä organisaatioon ja tehtäviin HUS:ssa II Palvelussuhdeasiat ja työaika Työntekijä hahmottaa palvelussuhteeseen ja työsopimukseen liittyvät oikeudet ja velvollisuudet. Hän saa opastusta omien henkilöstöhallinnollisten asioidensa hoitamisesta, mm. HUS Plussan itsepalvelutoimintojen kautta. Työntekijä tietää, millä perusteilla hänen palkkansa määräytyy ja miten hän voi itse vaikuttaa palkkaansa. Työntekijä tietää velvollisuudestaan käydä työhönsijoitustarkastuksessa ja sopivuuslausunnon toimittamisesta esimiehelle. Hänet perehdytetään työtehtäviin liittyviin pukeutumis- ja käyttämisohjeisiin. Työntekijä perehdytetään työajan suunnitteluun, työajan seurantaan ja työaikojen noudattamiseen. Työntekijä tietää, millaisiin lomiin ja poissaoloihin hänellä on oikeus ja miten niitä anotaan III Osaaminen ja koulutus Työntekijä saa tietoa osaamisen kehittämisen tukemisesta ja seuraamisesta HUS:ssa. Hänet perehdytetään työyksikön koulutussuunnitelmaan ja kehityskeskustelukäytäntöön IV Turvallisuus Työntekijä perehtyy yksikkönsä turvallisuusohjeisiin Hän tuntee hälytysjärjestelmät ja turvallisuutta varmistavat käytännöt. Hän tuntee HUS-Riskit järjestelmän Hän tuntee HaiPro järjestelmän käyttöperiaatteet ja osaa tehdä ilmoituksen. Hän sitoutuu salassapitovelvollisuuden ja turvallisten menettelytapojen noudattamiseen. Jokainen työntekijä ymmärtää roolinsa ja on tietoinen toiminnastaan suhteessa potilaiden turvallisuuden varmistamiseen. V Työhyvinvointi, työsuojelu ja työterveys Työntekijä tietää, millaisia työhyvinvointia tukevia malleja ja menettelytapoja HUS:ssa on ja mistä ohjeet löytyvät. Hän tutustuu yksikkönsä työpaikkaselvityksiin, työolobarometrituloksiin, riskien arviointiin ja kehittämistoimenpiteisiin. Hän tietää työterveyshuollon palvelut, työterveyshuoltohenkilöstönsä ja miten heidät tavoittaa. Hän tietää yksikön työsuojelutoimijat ja miten heidät tavoittaa. VI Viestintä Työntekijä tietää sähköpostin, puhelimen ja sosi-
10 aalisen median käyttöön liittyvät ohjeet. Hän tutustuu intranetiin ja tietää, mistä löytyvät keskeiset toiminta- ja hoito-ohjeet sekä henkilöstöhallinnon ohjeet. Hän ymmärtää kommunikaation merkityksen tiedon välittymisen varmistajana ja keskeisenä turvallisuus- ja sujuvuustekijänä. VII Ympäristö Työntekijä perehtyy omaan työhönsä liittyen jätteiden lajitteluun ja työympäristön huoltokäytäntöihin. Hän tietää, miten hän voi omalla toiminnallaan hil- VIII Perehdytys työtehtäviin ja työalueeseen litä kustannusten syntymistä. Työntekijän kanssa käydään lävitse hänen henkilökohtainen perehdytyssuunnitelmansa, perehdytyksen toteutustavat sekä kriteerit ja menetelmät joilla hänen perehtymistään arvioidaan Työntekijä tutustuu työtovereihinsa ja työyksikköönsä. Hän tietää omat työtehtävänsä, roolinsa ja työpisteensä. Hän tutustuu toimitiloihin ja perehtyy tärkeisiin toimintatapoihin ja yhteistyötapoihin yksikön sidosryhmien kanssa Hän perehtyy työssään tarvitsemiinsa tietojärjestelmiin.
11 7. Perehdytysmenetelmät Perehdytysmenetelmät valitaan tarkoituksenmukaisesti ja yksilöllisesti perehtyjän, perehdytettävän asian ja erilaisten mahdollisuuksien mukaan, esimerkiksi ohjaus ja opastus kirjalliset materiaalit, kuten perehdytyskansiot, esitteet, prosessikuvaukset, hoito-ohjeet internet-sivustot verkkoperehdytys palautekeskustelut uusien työntekijöiden perehdytystilaisuudet ja perehdytykseen sisältyvät koulutukset 8. Perehdytyksen tukimateriaali Perehdytyksen tueksi on laadittu tukimateriaaleja. Tukimateriaali löytyy intranetistä. Tämän lisäksi yksiköissä ja ammattiryhmillä on omia materiaaleja. Uusi työntekijä saa aloittaessaan sähköpostiinsa viestin, jossa häntä informoidaan intranetin perehdytysmateriaaleista. Yleisperehdytykseen sisältyvät ainakin seuraavat materiaalit: Tervetuloa töihin esite jaetaan kaikille uusille työntekijöille joko sähköisenä tai paperiesitteenä. Jakamisesta huolehtii oma työyksikkö. Henkilöstöhallinnon esitteet Edelläkävijä-esite HUS tuottaa terveyttä -esitys Vuosikertomus ja henkilöstökertomus Henkilöstölehti HUSARI Pelastussuunnitelma Yksikön toimintasuunnitelma (tuloskortti) Toimintaohjeet (mm. viikko-ohjelma, prosessit, tehtäväkuvaukset, hoito-ohjeet, laitteiden käyttöohjeet)
12 9. Perehdytyksen seuranta ja perehtymisen arviointi Perehtyjä seuraa perehdytyksen toteutumista muistilistojen avulla. Kun perehdytyssuunnitelma on toteutunut, kirjataan toteutuminen perehdytyskorttiin. Perehtyjä ja perehdyttäjä käyvät säännöllisesti perehdytyssuunnitelmaa lävitse, päivittävät ja täydentävät sitä tarpeen mukaan. Tehtävistä ja tilanteesta riippuen on suositeltava viikoittain tarkastaa, missä mennään ja mitä seuraavalla viikolla tapahtuu. Esimies seuraa perehdytyksen onnistumista ja kartoittaa perehtyjän kokemuksia myös säännöllisesti. Palautekeskusteluja esimiehen, perehtyjän ja perehdyttäjän kesken suositellaan kerran kuukaudessa. Perehdytyksen loppuvaiheessa esimies käy perehdytettävän kanssa perehtymisen arviointikeskustelun. Intranetissä perehdytyksen sivustolta löytyy tukimateriaalia palaute- ja arviointikeskustelujen käymiseen Perehdytyksen tavoitteiden saavuttamisen ja palautteen annon lisäksi keskustelussa käydään lävitse, onko perehdyttäminen toteutunut suunnitelman ja ohjelman mukaan ja miten perehdytystä pitäisi kehittää. Perehtyjän palautteita hyödynnetään yksikön perehdytyksen kehittämisessä. Perehdytyksen toteutumista seurataan myös organisaatiotasolla henkilöstökyselyjen (työolobarometri ja perehdytyskysely) avulla. Tulosten perusteella määritellään HUS-tasoisia ja yksikkötasoisia kehittämistoimenpiteitä. Organisaatiotaso Perehdytyskysely, joka lähetetään kaikille 4 kk kuluttua työsuhteen aloituksesta Esimies Arvioi perehdytyssuunnitelman toteutumista. Täydentää sitä tarvittaessa. Pyytää perehtyjää kertomaan kokemuksistaan, kirjaa arvioinnin. Perehdyttäjä / työyhteisö Osallistuu arviointikeskusteluun. Antaa suullista, jatkuvaa ja kannustavaa palautetta perehtymisestä ja perehdytyksen sujumisesta. Perehtyjä Arvioi keskustelussa omaa perehtymistään, saamaansa perehdytystä, esimiehen toimintaa ja yhteistyötä perehdyttäjän kanssa. Kirjaa perehdytyskorttiin.
13 Liite 1 YLEISPEREHDYTYS MUISTILISTA PEREHDYTYKSEEN Perehdytys suunnitellaan yksilöllisesti. Asioihin perehdytään yksikön kannalta tarkoituksenmukaisessa järjestyksessä. Osa asioista perehdytetään yhteisissä tilaisuuksissa, osaan perehtyjä voi tutustua itse intranetin tukimateriaalin ja yksikön perehdytysmateriaalin avulla. Luetteloa voi täydentää yksikön ja perehtyjän tarpeiden mukaan. Listaan lisätään alueen perehdytystilaisuudet. Listaan voi merkitä näkyviin myös mistä eri osa-alueista perehdytykseen osallistuvat vastaavat. Perehtyjä merkitsee muistilistaan eri aihealueiden toteutumat ja suunnitelman lopullinen toteutuminen vahvistetaan yhteisesti. Ammatillisen perehdytyksen suunnitelma tehdään erikseen. Perehtyjän nimi Tehtävä Vastuualue / työyksikkö Esimiehen nimi TYÖPAIKKANASI HUS PVM Perehdyttäjä HUS kuntayhtymä HUS:n hallinto ja organisaatio HUS:n ydintehtävät Strategia, arvot ja tavoitteet HUS henkilöstö Oma tulosalue/vastuualue/vastuuyksikkö Organisaatio ja johto Yksiköt Oma työyksikkö Tavoitteet ja yksikön käyttämät seurantamittarit Toimintaa ohjaavat arvot ja toimintaperiaatteet Yksiköissä nähtävillä oleva lainsäädäntö PALVELUSSUHDEASIAT PVM Perehdyttäjä Virkamääräys/ työsopimus Noudatettava työehtosopimus/virkaehtosopimus Virkamääräyksen tai työsopimuksen kesto, koeaika ja sen merkitys Määräaikainen virkasuhde tai työsuhde ja määräajan noudattaminen, määräaikaisuuden peruste Irtisanomisajat Työhönsijoitustarkastus, sopivuuslausunto Sivutoimi-ilmoitus ja -lupa Palkkaus ja palkitseminen Palkkaus ja palkitseminen, palkanmaksupäivät ja työaikalisien maksupäivät Verokortti, palkanlaskennan yhteystiedot
14 Henkilötiedot ja muutoksista ilmoittaminen. HUS Plus ohjelman käyttö. Työnjohto-oikeus ja työntekovelvollisuus Esimiehen ja työntekijän rooleihin liittyvä oikeudet ja velvollisuudet. Työyhteisötaidot Muut asiat Pukeutuminen, suojavaatteet Henkilöstöruokailu Oman työn hallinta Työtehtäviin liittyvä matkustaminen (matkaliput, taksikortit) Henkilöstöpysäköinti ja pysäköintimaksut Henkilöstöetuudet ja virkistystoiminta Työaika ja sen noudattaminen työaikasuunnittelu ja kalenteri, työajan seuranta Päivittäiset lepoajat (ruokailuaika ja kahvitauko) Lomat, vapaat ja poissaolot (ohjeet käytännön menettelytavoista) Lomien määräytyminen ja loma-anomuksen tekeminen Sairauspoissaolot, oma ilmoitus ja sairauspoissaolotodistukset Muut poissaolot OSAAMINEN JA KOULUTUS PVM Perehdyttäjä Koulutus ja siihen osallistuminen/hakeminen, koulutuskustannukset ja koulutusajan palkkaus Työnantajan järjestämä koulutus Ulkopuolisen järjestämä koulutus Koulutussuunnitelma ja koulutuskortti Perehdytykseen kuuluvat koulutukset Työtehtäviin kuuluvat koulutukset Kehityskeskustelut TURVALLISUUS PVM Perehdyttäjä Ympäristö- ja henkilöturvallisuus Kulunvalvonta, henkilökorttikuvaus, avaimet Turvallisuus- ja pelastussuunnitelmat Palo- ja pelastuskoulutukset Toimintamalli työpaikkaväkivallan ehkäisyyn ja kohtaamiseen Sairaalahygienia Työyksikön ensiapuvalmius (ei-potilashoidollinen) Potilasturvallisuus Tietoturvallisuus Potilasturvallisuuden huomioiminen Haittatapahtumien raportointi ja käsittely (Hai-Pro)
15 Tietosuoja ja tietoturva, salassapito- ja käyttäjäsitoumus Käyttöoikeudet Tietojärjestelmäkoulutukset o Toiminta ATK-katkojen aikana TYÖHYVINVOINTI, TYÖSUOJELU JA TYÖTERVEYS PVM Perehdyttäjä Työhyvinvoinnin edistäminen Työhyvinvointiohjelma, työolobarometri, yksikön tob-tulokset Työsuojelu, yksikön työsuojelupäällikkö ja -valtuutettu Riskien hallinta (HUS-Riskit -ohjelma) Työturvallisuuden minimiperehdytysohje Työtapaturmien ehkäisy ja ilmoittaminen, vakuutukset Biologisten altistumisten ehkäisy ja toimenpiteet altistumistilanteessa Työkyvyn tukiohjelma Päihdeohjelma Savuton sairaala -toimintaohjelma Toimintaohje työpaikkahäirinnän ja ristiriitatilanteiden varalle Työergonomia. Siirtoergonomiakoulutus Työterveyshuollon palvelut (lakisääteinen työterveyshuolto, sairaanhoito) Yhteistoiminnan toteuttaminen Yhteistoimintakokoukset Yksikkökokoukset Luottamusmiehet VIESTINTÄ PVM Perehdyttäjä Sähköisten viestimien käytön yleiset periaatteet Tietokoneen käyttäjän opas Intranet Hallinnolliset ohjeet, ohjekirjeet Henkilöstöhallinnon ohjeet ja lomakkeet Menettelyohjeet, potilasohjeet, yksikkökohtaiset ohjeistukset Sisäinen ja ulkoinen viestintä Kommunikaatio Sisäisen viestinnän ohje Toiminta sosiaalisessa mediassa Viestintä- ja tiedotusvastuu, työnantajaa vahingoittava toiminta Kieliohjelma Toiminnan ja tiedon siirtymisen varmistavasta tiedon välityksestä huolehtimi-
16 nen YMPÄRISTÖ PVM Perehdyttäjä Energia- ja materiaalitehokkuus Jäteohjeet Kemikaalit TYÖTEHTÄVÄT JA TYÖALUE PVM Perehdyttäjä Työyksikön esittely Henkilökunta, henkilökuntarakenne Työtehtävät, työnjako, vastuutehtävät, työpistekuvaukset Muut vastuut ja luvat, joihin uusi työntekijä tulee perehdyttää: iv-lupa, lakisääteiset muut luvat kuten ensiapu, hygieniapassi, autoklaavin käyttö, paloturva, tulityö, ympäristövastuut jne. Työyksikön toimitilat, kiinteistöt, puhelin, sisäinen ja ulkoinen posti Työyksikön toimintaprosessit ja menettelytavat Käytössä olevat tietojärjestelmät, koulutukset ja tunnukset, Atk-apu Asiakaspalaute ja potilastyytyväisyys Yhteistyökumppanit, yhteistyökäytännöt ja työnjako HENKILÖKOHTAINEN PEREHDYTYSSUUNNITELMA PVM Perehdyttäjä Perehdytyssuunnitelma, perehdytysmateriaali ja perehdytyskortti Oma perehtyminen ja itsearviointi Yhteistyö perehdyttäjän ja esimiehen kanssa, palautekeskustelut Nimetty mentor ja mentorointisuunnitelma Perehtymisen ja perehdytyksen arviointi: Näytöt, testit Perehdyttämissuunnitelma on tehty..20. Palautekeskustelut..20,...20,...20,...20,...20 Perehdyttämissuunnitelma on viety loppuun..20. Allekirjoitukset: Esimies Työntekijä
17 Liite 2 PEREHDYTYKSEN MUISTILISTA LYHYTKESTOISEEN PALVELUSSUHTEESEEN Tämä muistilista on tarkoitettu käytettäväksi perehdytyksen tukena lyhytkestoisessa, pääosin alle 13 päivän mittaisessa palvelussuhteessa. Tarkoitus on varmistaa nopea, keskeisten asioiden läpikäynti, kun henkilöstöhankinta tapahtuu äkillisesti ja lyhyeksi aikaa. Jos työntekijän työsuhde jatkuu, siirrytään yleisperehdytykseen. Täydennä luetteloa yksikkösi tarpeiden mukaan. Ammatillisen perehdytyksen suunnitelmat tehdään erikseen. Perehtyjän nimi Tehtävä Vastuualue / työyksikkö Esimiehen / työvuoron vastaavan nimi ORGANISAATIO PVM Perehdyttäjä Työyksikön esittely, toimitilat, esimiehen tapaaminen Toimintaa ohjaavat periaatteet ja arvot Toiminnan kannalta keskeiset henkilöt työvuorojen aikana, nimetty perehdyttäjä PALVELUSSUHDEASIAT JA TYÖAIKA PVM Perehdyttäjä Verokortti, henkilötiedot Työaika, poissaolot Palkkaus ja palkanmaksupäivä Mitä jos sairastun? Työpuku ja suojavaatteet, sosiaalitilat Työpaikkaruokailu Päivittäiset lepoajat (ruokailuaika ja kahvitauko) Pysäköintialueet ja pysäköintimaksut TIETOTURVA JA TURVALLISUUS PVM Perehdyttäjä Tietoturvallisuus ja salassapito Käyttäjätunnukset eri tietojärjestelmiin, käyttäjäsitoumukset Henkilökortti Kulunvalvonta, avaimet Työturvallisuuden minimiperehdytys Tehtävän kannalta olennaiset työsuojelu- ja työturvallisuusasiat MUUT ASIAT PVM Perehdyttäjä Sisäinen tiedottaminen, viestintä Intranet, käyttäytyminen sosiaalisessa mediassa Ympäristöasiat, jätehuolto Perehdytyskansio, työ- ja toimintaohjeet Puhelimen käyttäminen PEREHDYTYS TYÖTEHTÄVIIN JA TYÖALUEESEEN PVM Perehdyttäjä Omat työtehtävät ja vastuualueet
18 Liite 3 UUDEN ESIMIEHEN PEREHDYTYS - MUISTILISTA PEREHDYTYKSEEN Perehdytys suunnitellaan yksilöllisesti uuden esimiehen ja hänen esimiehensä yhteistyönä. Muistilistaa käytetään tarvittaessa yleisperehdytyksen rinnalla, kun esimies on myös uusi työntekijä. Asioihin perehdytään tarkoituksenmukaisessa järjestyksessä. Perehdytysaika on n. yksi vuosi. Osa asioista perehdytetään yhteisissä tilaisuuksissa, osaan perehtyjä voi tutustua itse intranetin tukimateriaalin ja yksikön perehdytysmateriaalin avulla. Luetteloa voi täydentää vastuualueiden ja perehtyjän tarpeiden mukaan. Listaan lisätään alueen perehdytystilaisuudet ja koulutukset. Listaan voi merkitä näkyviin myös mistä eri osa-alueista perehdytykseen osallistuvat vastaavat. Perehtyjä merkitsee muistilistaan eri aihealueiden toteutumat ja suunnitelman lopullinen toteutuminen vahvistetaan yhteisesti. Ammatillisen perehdytyksen suunnitelma tehdään erikseen. Henkilön nimi Esimiestehtävä Perehdyttävä esimies Uuden esimiehen tukihenkilö / mentor Muut perehdyttämiseen osallistuvat henkilöt ESIMIEHENÄ HUS:SSA PVM PEREHDYTTÄJÄ Esimiehen tehtävät, oikeudet ja velvollisuudet Hyvä hallintotapa HUS-konsernin johtamisen ja ohjaamisen periaatteet Sisäinen valvonta ja tarkastus Valvontajärjestelmä HUS:ssa, tarkastuslautakunta ja ulkoisen tarkastuksen yksikkö Päätösvalta ja päätösvallan siirto omassa johtamistehtävässä Päätöksenteko-ohje Asiakirjahallinto Opetus ja tutkimus Esimiehen tehtävät Kokoukset joihin esimiehenä osallistut Toimintaan liittyvät lait ja asetukset HUS:n hallinnolliset ohjeet Esimieskoulutukset Esimiesten ajankohtaisiltapäivät Esimiesvalmennus EVA I, EVA II Pitkät johtamiskoulutukset TOIMINNAN JA TALOUDEN JOHTAMINEN PVM PEREHDYTTÄJÄ Strategiset tavoitteet ja toiminnan suunnittelu HUSin arvojen mukainen johtaminen omassa työssä Laadunhallinta Potilasturvallisuuskulttuurin edistäminen
19 Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta Talousarvio ja -suunnitelma Toiminnan ja talouden seuranta, HUS-ToTal Taloushallinnon ohje Asiakastyytyväisyyden seuranta ja arviointi Toimintakertomukset Tilinpäätös, kuntayhtymän henkilöstö- ja vuosikertomukset Ohjelmistot Hankintakäytännöt Hankintaohje Hankintapalvelut, puitesopimukset Hankintasuunnitelmat alle ja yli 10 000, pienhankintakäytännöt Laitehankinnat, kirja- ja lehtihankinnat Remontit Laskutuksen hoito Laskentatunnisteet Laskutusosoitteet, verkkolaskutus Laskujen hyväksyntä/tarkistus, Rondo-järjestelmä HENKILÖSTÖN JOHTAMINEN PVM PEREHDYTTÄJÄ Henkilöstöpoliittiset ohjelmat Henkilöstöpolitiikka Työhyvinvointiohjelma Palkkaohjelma Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma Perehdytysohjelma Rekrytointiohjelma Kieliohjelman soveltaminen Henkilöstön suunnittelu ja seuranta Talousarvion yhteydessä henkilöstömäärän, rakenteen ja osaamisen suunnittelu tulevalle/tuleville vuosille Henkilöstöresurssien tehokas käyttö: henkilöstön sijoittelu, sisäiset sijaiset, uudelleen sijoitus, vuokratyövoima. Rekrytointisuunnitelma Henkilöstökustannusten hallinta. Tilastojen ja raporttien käyttö ja hyödyntäminen Henkilöstöasioiden arkistointiohjeet Perehdytys- ja lähtökyselyt Rekrytointi ja palvelussuhdeasiat Määräaikaiset ja toistaiseksi solmitut palvelussuhteet Sisäinen sijaisjärjestelmä Sijaisten palkkaaminen (lyhyt- ja pitkäaikaiset sijaiset, vuosilomasijaiset) Vuokratyövoimaan liittyvä ohjeistus Sisäinen keikkailu Rekrytointi ja yhteistyö HUS-Rekrytoinnin kanssa o Esimiesten rekrytointikoulutus o Täyttölupamenettely o Tehtävänimikkeet ja kelpoisuusehdot o Kelpoisuudet ja laillistukset o Palvelussuhdeasunnot Uuden työntekijän perehdytys Palvelussuhdeilmoitus ja työsopimus/virkamääräys
20 Työhönsijoitustarkastus ja sopivuuslausunto Palkkaus, henkilökohtaiset lisät, TVA (malliryhmät, järjestelmät) Tunnusten haku henkilöstölle eri järjestelmiin Maahanmuuttajataustainen henkilöstö Puheeksiottokeskustelu ja dokumentointi Huomautuksen ja varoituksen antaminen Palvelussuhteen päättäminen Palvelussuhdeasioiden verkkokurssi Virka- ja työehtosopimukset Sivutoimi Neuvottelumenettely ja paikallinen sopiminen Luottamusmiesjärjestelmä Työlainsäädäntö Henkilöstöhallinnon ohjeet ja lomakkeet Lakisääteiset luvat ja pätevyydet Henkilöstön virka- ja työvapaat, matkustaminen Vuosilomat ja hakeminen o Henkilöstön vuosilomasuunnittelun toteuttaminen (kesän, syksyn ja talven lomat) Virka- ja työmatkat Harkinnanvaraiset palkalliset ja palkattomat työ- ja virkavapaat Sairauspoissaolot (oma ilmoitus, hoitajan- ja lääkärintodistukset) Koulutusvapaat Perhevapaat o Sairaan lapsen hoitopalvelu Kuntoutus Eläkeasiat Osa-aikatyö Vuorotteluvapaa Henkilöstön kehittäminen Koulutuspäätösten tekeminen Koulutukset, koulutuskalenteri Koulutussuunnitelman laatiminen, raportit ja tilastot Kehityskeskustelukäytäntö ja osaamiskartoitukset Mentorointi ja coaching Urapolut ja työkierto Päivittäinen työnjohtaminen ja valvonta Tavoitteiden asettaminen, toteuttamisen tukeminen ja seuranta Työvuorosuunnittelu toiminnan edellyttämällä tavalla Työajan seuranta, työvuororaporttien ja luetteloiden laatiminen ja säilyttäminen Työaikapankki Työnjohdollisten ohjeiden ja määräysten antaminen Lisä- ja ylitöistä sopiminen Työajan käytön ja työtehtävien hoitamisen seuraaminen ja puuttuminen tarvittaessa työaikarikkomuksiin ja töiden laiminlyönteihin. Henkilöstön palkitseminen, merkkipäivien muistaminen, kunniamerkkiesitykset Yhteistoiminta Yhteistoimintaopas TYÖHYVINVOINNIN JOHTAMINEN PVM PEREHDYTTÄJÄ Työhyvinvointi, työturvallisuus ja työterveys Työhyvinvointi Ennakoiva riskien hallinta, riskikohtiin puuttuminen ja riskien poistaminen Riskien arviointi, työpaikkaselvitykset
21 HaiPro- ohjelma ja ilmoitusten käsittely Työolobarometrin kehittämiskohteiden tunnistaminen ja niihin liittyvät toimenpiteet Työnohjaus Henkilökunnan virkistystoiminta Esimiehen työsuojeluvastuut, työsuojelutoimijat Työsuojelun toimintasuunnitelma Työtapaturmat, biologiset altistumiset (HUS-Riskit ohjelma) Työterveys Työkyvyn tuki ohjelma Päihdeohjelma Työpaikkahäirintä Työpaikkaväkivalta Savuton sairaala toimintaohjelma Varautuminen ja riskienhallinta Valmiussuunnitelma Palo- ja pelastussuunnitelma YMPÄRISTÖ PVM PEREHDYTTÄJÄ Ympäristöasioiden perehdytys HUS:n ympäristövastuu ja tavoitteet HUS:n ympäristöorganisaatio Hyvät ympäristökäytännöt Jätehuolto ja jätteiden lajittelu Energiansäästö ja energiatehokkuus Materiaalitehokkuus Kemikaalit Jätehuollon, kemikaalien ja vaarallisten aineiden kuljetuksen häiriöt sekä vaara-, vahinko- ja onnettomuustilanteet HUS:n ympäristöviestintä ja neuvonta YHTEISET PALVELUT PVM PEREHDYTTÄJÄ Kiinteistökohtaiset valmius- ja turvallisuusohjeet ja suunnitelmat HelpDeskit Kiinteistöjen vikailmoitukset Materiaalipankki Kielet ja käännöspalvelut Puhelin- ja postilokerotiedot Hyvinvointisivusto ja virkistys Pysäköinti OMAN PEREHDYTYKSEN SEURANTA JA PALAUTE PVM PEREHDYTTÄJÄ Yksilöllinen perehdytyksen eteneminen, perehtymisen arvioiminen ja palautekeskustelut
22 Perehdyttämissuunnitelma on tehty..20. Palautekeskustelut..20,..20.,..20...20.,..20,..20. Perehdyttämissuunnitelma on viety loppuun..20. Allekirjoitukset: Esimies Perehtyjä