ARKISTOLAITOS 13.3.2009 TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2008 KANSALLISARKISTO
Sisällysluettelo 1. TOIMINTAKERTOMUS Sivu 1.1 JOHDON KATSAUS... 3 1.2 VAIKUTTAVUUS... 4 1.3 TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS 1.3.1 Toiminnan tuottavuus... 4 1.3.2 Toiminnan taloudellisuus... 5 1.3.3 Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus... 5 1.3.4 Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus... 5 1.4 TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA 1.4.1 Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet... 6 1.4.2 Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu... 6 1.5 HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN... 10 1.6 TILINPÄÄTÖSANALYYSI 1.6.1 Rahoituksen rakenne... 11 1.6.2 Talousarvion toteutuminen... 12 1.6.3 Tuotto ja kululaskelma... 12 1.6.4 Tase... 12 1.7 SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI JA VAHVISTUSLAUSUMA... 12 1.8 ARVIOINTIEN TULOKSET... 14 1.9 YHTEENVETO HAVAITUISTA VÄÄRINKÄYTÖKSISTÄ... 15 2. TALOUSARVION TOTEUTUMALASKELMA... 16 3. TUOTTO JA KULULASKELMA... 19 4. TASE... 21 5. LIITETIEDOT... 22 6. ALLEKIRJOITUS... 41 2
1 JOHDON KATSAUS Arkistolaitoksen johtaminen perustui vuonna 2004 vahvistettuun arkistolaitoksen strategiaan, joka ulottuu vuoteen 2010. Strategian päivitys vuoteen 2015 saakka ulottuvalle aikajaksolle käynnistettiin kertomusvuoden syksyllä. Strategiatyön ja johtamisen tueksi on kertomusvuonna toteutettu arkistolaitoksen itsearviointi ja prosessien kuvaaminen. Ydinprosessit määriteltiin samalla uudelleen. Toiminnan kehittämisessä on toteutettu tai saatettu vireille arkistolaitoksen vuonna 2006 suoritetun kansainvälisen arvioinnin raportissa ja vuoden 2008 alussa toimeen pannun arvioinnin seurantajakson yhteydessä esitettyjä suosituksia. Arkistolaitoksen toimintaa tukeva neuvottelukunta vaihtui kertomusvuoden aikana. Vanha ja uusi neuvottelukunta kokoontuivat kertomusvuonna kumpikin yhden kerran. Tulosalueittain tarkasteltuna arkistolaitos saavutti kertomusvuonna selvästi kaikki tulostavoitteet arkistotoimen yleisen ohjauksen ja kehittämisen tulosalueella, paitsi tarkastuksissa jäätiin hieman tavoitteesta. Arkistoaineksen säilyttämisen ja käytettävyyden kehittämisen tulosalueella saavutettiin kaikilla tehtäväalueilla niin ikään selvästi tulostavoitteet. Tietopalvelun tulosalueella määrällisiä tulostavoitteita ei saavutettu kysynnän laskusta johtuen tutkijakäynneissä ja kaukolainoissa. Tavoitteet sen sijaan ylitettiin tutkijasaliin toimitettujen arkistoyksikköjen määrissä, selvityksissä ja jäljenteissä. Näistä kahdessa jälkimmäisessä ylitys aiheutui Kansallisarkistoon liitetyn entisen Sotaarkiston suoritteista. Selkeästi ilman uusien yksikköjen vaikutustakin tutkijasaliin toimitettujen asiakirjojen määrä kasvoi Kansallisarkistossa. Fyysisten tutkijakäyntien, kaukolainojen ja jäljenteiden kysynnän vähenemiseen vaikuttaa se, että yhä enemmän aineistoja on saatavissa sähköisesti verkossa. Asiakkaat käyttävät myös entistä enemmän mahdollisuutta ottaa omalla kamerallaan digitaalisia kuvia tutkimuskäyttöön. Arkistolaitos kehittää indikaattorijärjestelmäänsä siten, että se ottaa huomioon asiakaskunnan käyttötavoissa tapahtuneen muutoksen. Ennen muuta sähköisten aineistojen asiakaskäytön seurantaa tehostetaan. Nyt jo on käytössä arkistolaitoksen digitaaliarkiston käyttöä ilmaiseva laskuri. Arkistolaitoksen taloudellinen tilanne oli kertomusvuonna edellistä vuotta huonompi ja loppuvuodesta jouduttiin aloittamaan tiukkoja säästötoimenpiteitä. Lisääntyneet kustannusvaikutukset yhtäaikaisesti useissa kustannustekijöissä vaikuttivat menojen nopeaan nousuun. Suurimmat nousuvaikutukset johtuivat palkka ja kiinteistömenoissa tapahtuneista VES ja indeksikorotuksista. Sekalaisiin käyttömenoihin budjetoidut VAPAhankkeen sekä Internoiduttutkimushankkeen rahoitukset kasvattivat näiden menojen osuutta kokonaisbudjetista. Arkistolaitos on laatinut selvityksen, jossa verrattiin arkistolaitoksen palkkaukseen, kiinteistöihin ja muihin käyttömenoihin käytettävissä olleita varoja muihin pääasiassa opetusministeriön hallinnonalalla toimiviin laitoksiin. Selvitys osoitti, että arkistolaitoksen käyttömenoihin käytettävissä olevat varat ovat huomattavasti muita vähäisemmät, kun ne suhteutetaan henkilömäärään. Kiinteistökuluihin suuntautuu huomattavia paineita, johtuen arkistolaitoksen toiminnan luonteeseen kuuluvasta kasvavasta tilatarpeesta, energiakustannusten noususta ja vuokrien indeksitarkistuksista. Maksullisen toiminnan tulot lisääntyivät edellisestä vuodesta, mutta toiminnan kannattavuus oli edellistä vuotta huonompi. Muita tuloja saatiin muun muassa yhteisrahoitteisista hankkeista. Merkittävin ulkopuolisesti rahoitettava tutkimushanke oli valtioneuvoston kanslian osoittamalla rahoituksella toiminut Suomi, sotavangit ja ihmisluovutukset 1939 1955 tutkimusprojekti, joka päättyi kertomusvuoden kesällä. Kertomusvuonna jatkui inkeriläisten paluuta ja palautuksia vuosina 1944 1955 selvittävä tutkimushanke Kotiin karkotettavaksi, jolle Suomen Akatemia myönsi tutkimusrahoituksen vuosiksi 2007 2009. Kertomusvuoden kesällä käynnistyi lisätalousarviossa myönnetyin varoin Suomessa toisen maailmansodan aikana tapahtuneita internointeja koskeva tutkimushanke. Kertomusvuoden alusta lukien arkistolaitokseen liitettiin Sotaarkisto sekä Valtioneuvoston väliarkisto. Liitoksessa arkistolaitokselle siirrettiin näiden arkistojen henkilöstö 37 henkilötyövuot 3
ta, toimitilat ja toimintaan tarvittavat määrärahat. Liitettyjen arkistojen henkilöstö ja toiminta sulautettiin Kansallisarkiston yksiköihin. Sotaarkiston siirron yhteydessä Puolustusministeriö sitoutui osoittamaan tarvittavat voimavarat Sotaarkiston järjestämättömän aineiston kunnostamiseen Mikkelissä Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston organisoimana. Kuusivuotisen kunnostamisprojektin laajuudeksi sovittiin 120 henkilötyövuotta. 1.2 VAIKUTTAVUUS Arkistolaitoksen toiminnan vaikuttavuus on keskeisiltä osiltaan luonteeltaan välillistä. Tieteellisessä tutkimuksessa käytetyt asiakirjalähteet ovat keskeinen tietovaranto pyrittäessä muodostamaan monipuolista ja luotettavaa kokonaiskuvaa suomalaisen yhteiskunnan toiminnasta eri aikakausina. Arkistolaitoksen tehtävä on säilyttämisen ohella lisätä aineistojensa tunnettuutta ja tukea niiden monipuolista käyttöä. Tämä edellyttää tehokasta tiedotustoimintaa ja kiinteää yhteyttä tutkijayhteisöön ja muihin asiakasryhmiin. Arkistolaitoksen omat tutkimukset saivat varsin suurta huomiota tiedotusvälineissä. Niiden kautta voitiin nostaa keskusteluun myös muuten tutkimuksessa vähemmän käytettyjä aineistokokonaisuuksia ja uusia tutkimuksellisia lähestymistapoja. Osana tietopalvelua Kansallisarkisto ja maakuntaarkistot ovat järjestäneet näyttelyitä. Merkittävin kertomusvuonna toteutetuista näyttelyistä olivat Kansallisarkistossa esillä olleet Sodan sukupolvet veteraanijärjestöjen toimintaa esitellyt näyttely sekä Suomen ja Bulgarian diplomaattisia suhteita 90 vuoden aikana esitellyt näyttely. Arkistolaitoksen kansainvälistä vaikuttavuutta toteutetaan ensisijaisesti Euroopan Unionin puitteissa. Suomen vastuulla olivat lisäksi Kansainvälisen Arkistoneuvoston (ICA) Euroopan osaston pääsihteerin tehtävät ja ICA:n urheiluarkistojaoston puheenjohtajuus. Venäjän kanssa on jatkettu yhteistyötä Suomea koskevien arkistoaineistojen mikrofilmaamiseksi, mikä tarjoaa tutkimukselle uutta, tähän saakka vähän käytettyä aineistoa. Arkistolaitoksen indikaattorijärjestelmässä vaikuttavuuden tunnuslukuihin luetaan säilytettävän arkistoaineksen kokonaismäärä kartuntoineen. Kertomusvuoden lopussa arkistolaitoksen hallussa oli 164 000 hyllymetriä asiakirjoja, 1 685 000 karttaa ja piirustusta sekä yli 2,1 miljoonaa mikrofilmijäljennettä. Arkistolaitoksen digitaaliarkisto käsitti vuoden lopussa 1 305 000 kuvatiedostoa. 1.3 TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS 1.3.1 Toiminnan tuottavuus Toiminnan tuottavuudelle ei ole tulossopimuksessa esitetty tavoitetta, mutta liitteessä olevassa tulostaulukossa on esitetty keskeisten suoritteiden tuottavuus suoritteittain vertailuna kolmen vuoden ajalta. Kertomusvuonna tuottavuus parani seurattavista suoritteista (ks. Tulostaulukko): koulutuksessa, seulonnassa, virkaarkistojen järjestämisessä ja luettelotietojen tallennuksessa, yksityisarkistojen hankinnassa, digitoinnissa ja tutkijapalvelussa, mutta laski asiantuntijatehtävissä, tarkastuksissa, yksityisarkistojen järjestämisessä, virkaarkistojen hankinnassa, mikrokuvauksessa, konservoinnissa, selvityksissä ja kaukolainoissa. Tuottavuuden mittaamisen kannalta erityisen ongelmallisia ovat arkistojen järjestäminen ja kuvailu, koska aineistojen laatu vaihtelee. 4
Tilastokeskus laskee vuosittain Kansallisarkiston ilmoittamien toteutumatietojen perusteella, valtion tuottavuustilastoa varten arkistolaitoksen tuottavuusluvut, mutta tiedot valmistuvat vasta kesällä. Vuoden 2007 osalta työn tuottavuus oli arkistolaitoksessa 97,44 (edellisenä vuonna 101,17) ja kokonaistuottavuus 97,61, edellisenä vuonna 101,94. Tuottavuuslaskennan piirissä on noin 65 % kaikesta toiminnasta. Hallinto ja tukitoimintojen osuus laskennan ulkopuolelle jäävästä työstä on noin 16 %. 1.3.2 Toiminnan taloudellisuus Toiminnan taloudellisuudelle ei ole tulossopimuksessa asetettu tavoitetta, mutta liitteenä olevassa tulostaulukossa on esitetty keskeisten suoritteiden yksikkökustannusten vertailutiedot kolmelta vuodelta. Yksikkökustannukset laskivat seulonnassa, virkaarkistojen järjestämisessä ja hankinnassa sekä VAKKAtallennuksessa. Kaikissa muissa taloudellisuusmittauksen piirissä olevissa tehtävissä yksikkökustannukset nousivat. Kustannusten nousuun vaikuttivat Sotaarkiston liittäminen ja VAPAmenojen osuus kokonaismenoissa, joista eri tehtävien suhteelliset osuudet lasketaan työajan suhteessa. 1.3.3 Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus Maksullisten julkisoikeudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus huononi edellisestä vuodesta 11,9 prosenttiyksikköä. Työaikaosuus kasvoi edellisestä vuodesta ja oli 4,50 % (edellisenä vuonna 3,77 % ja vuonna 2006 4,12 %) kokonaistyöajasta (läsnäoloajasta). Suhteellista työaikaosuutta on käytetty laskelmissa myös tilavuokrien ja yhteiskustannusten laskuperusteena, joten kustannusten muutos suuntaan tai toiseen näkyy myös näissä luvuissa. Virallisten selvitysten kustannusvastaavuus oli 28,7 % (edellisenä vuonna 41,6 %) tavoitteen ollessa 50 %. Kustannusvastaavuutta heikensi palkkamenojen kasvu sekä se, että erillisprojektien menot (VAPA ja tutkimushankkeet) lisäsivät muiden menojen osuutta. Yhtenä selittävänä tekijänä kustannusvastaavuuden heikkenemiseen ovat entisestä Sotaarkistosta toimitettujen virallisten selvitysten poikkeavuus. Tulot pysyivät ennallaan. Liiketaloudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus heikkeni 8,35 prosenttiyksikköä edellisestä vuodesta, ja kannattavuustavoite, 5 000 euroa, jäi edelleen saavuttamatta. Maksullinen liiketaloudellinen toiminta oli 122 000 euroa tappiollista (edellisenä vuonna 27 000 euroa). Kustannusvastaavuuden jääminen tavoitteesta johtui samoista tekijöistä, kuin julkisoikeudellisten suoritteiden kohdallakin. Työaikaosuus kokonaistyöajasta (läsnäoloaika) oli kertomusvuonna 6,68 %, edellisenä vuonna 5,16 %. Selvästi parhaiten kannattavia olivat annettu koulutus ja maksullinen konservointi. Selvitystoiminta oli edelleen tappiollista. 1.3.4 Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus Yhteisrahoitteista toimintaa oli Jalmari Finnen säätiön kanssa Kansallisarkistossa säilytettävän Suomen Asutuksen Yleisluettelon digitointihankkeen osalta sekä Finlands Youth for Understanding ry historiahanke (YFU). Kansallisarkiston rahoituksen osuus oli kertomusvuonna 8 414,22 euroa ja YFU ry:n osuus 9 000 euroa. Historiahankkeeseen on palkattu tutkija. Kansallisarkiston hallinnoimana toteutettiin kertomusvuonna myös opetusministeriön matrikkelihanketta. Svenska Litteratursällskapet i Finlandin kanssa yhteistyössä valmisteltiin vuoden 1809 merkkivuoden näyttelyä, johon käytettiin SLS:n kautta saatuna ulkopuolisena rahoituksena 90 974,58 euroa. Suomen Asutuksen Yleisluettelon digitointihankkeen rahoitus oli kertomusvuonna yhteensä 52 301,93 euroa, josta ulkopuolisen rahoituksen osuus oli sopimuksen mukaan 30 000 euroa eli 57,4 %. Hankkeessa on ollut palkattuna määräaikaisia henkilöitä. 5
1. 4 TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA 1.4.11.4.2 Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet, palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Tässä yhteydessä raportoidaan opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisessä tulossopimuksessa asetettujen tavoitteiden toteutumisesta tulosalueittain sekä muista kertomusvuonna toteutettujen tai edelleen jatkuvien, pitempiaikaisten hankkeiden tilanteesta. Yksityiskohtainen vertailu tulostavoitteiden toteutumisesta esitetään tulostaulukossa sivuilla 3840. Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus Arkistolaitos on kertomusvuonna ollut mukana useissa julkishallinnon organisaatioiden sähköisen tiedonhallinnan. asianhallinnan ja arkistoinnin kehittämisprojekteissa. Arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) asema julkishallinnon tietojärjestelmien toiminnallisuuksien ohjaajana ja metatietojärjestelmänä on vakiintunut. Arkistolaitos kehittää kunta ja valtiosektorilla toimivien yhteistyökumppaneidensa kanssa AMS:sta tiedonohjausjärjestelmää. Sen sisällön tuottamiseksi käynnistettiin kuntien eamsprojekti, jota Kansallisarkisto vetää. Mainituilla hankkeilla on kytkös myös pitkäaikaissäilytysjärjestelmän kehittämishankkeeseen. Tiedonhallinnan sähköistäminen on lisännyt arkistolaitoksen viranomaisille antaman ohjauksen ja koulutuksen tarvetta. Sähköisten aineistojen pitkäaikaissäilytyksen ratkaisuja on valmisteltu tiiviisti. Arkistolaitos on 1.2.2008 asettanut sähköisten aineistojen hallinnan hankkeen, jonka tehtävänä on toteuttaa sähköisen arkistonmuodostuksen ja säilyttämisen kokonaisuus. Se koostuu kahdesta tehtäväalueesta: Sähköisen arkistonmuodostuksen (eams) tehtäväalue ja Sähköisten aineistojen säilyttämisen ja tietopalvelun tehtäväalue (laajennettu VAPA). Hankkeen määräaika on 31.12.2010. Arkistolaitos on lokakuussa 2008 vahvistanut uudet seulontapolitiikka ja seulontastrategiaasiakirjansa. Niiden tarkoituksena on esittää julkishallinnon asiakirjallisten tietojen seulontaa koskevat seulontapoliittiset ja strategiset tavoitteet, seulontatoiminnan perusta, keskeiset käsitteet sekä keskeiset menetelmät, joihin arkistolaitos nojaa ratkaistessaan, mitkä asiakirjalliset tiedot säilytetään pysyvästi. Seulontapolitiikan ja strategian avulla arkistolaitos osoittaa arkistonmuodostajille, tutkijoille ja asiakirjallisten tietojen käyttäjille, millaisin perustein ja periaattein arkistolaitos rajaa vain osan julkishallinnon asiakirjallisista tiedoista pysyvään säilytykseen, osaksi kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä. Säilytysaikapäätöksiä tehtiin kaikkiaan 43 kappaletta (edellisenä vuonna 27). Tulostavoite seulontapäätöksille oli 20 päätöstä. Seulontaesitysten ruuhkaa voitiin purkaa, kun seulontapäätösten valmistelua siirrettiin entistä enemmän maakuntaarkistoille. Seulonnan, koulutuksen ja tarkastusten tehtäväalueilla olivat käytössä koko arkistolaitosta koskevat sektorisuunnitelmat, joiden tavoitteena on yhtenäistää prosesseja ja tehostaa resurssien käyttöä näissä tehtävissä. Sektorisuunnitelmissa varataan matriisiorganisaation periaattein koko laitoksen osalta henkilötyövuodet, jotka kohdistetaan mainitulle kolmelle tehtäväalueelle ja samalla asetetaan määrälliset yksikkökohtaiset tulostavoitteet. Koulutuksen sektorisuunnittelu yhtenäistää koulutusprosesseja eri yksiköissä. Koulutusta on pääosin toteutettu vuosittain vahvistetun koulutusohjelman mukaisesti, mutta sen lisäksi on toteutettu myös räätälöityjä koulutustilaisuuksia virastoille. Arkistolaitoksen järjestämä ja sen edustajien 6
muiden järjestämillä kursseilla antama arkistokoulutus oli edellisen vuoden tasolla, mutta ylitti asetetun tavoitteen, 800 koulutustuntia. Kurssien osanottajamäärä lisääntyi huomattavasti edellisestä vuodesta, ja oli omilla kursseilla 2 282 henkeä. Arkistolaitoksen antamien tutkintojen määrä sitä vastoin väheni edellisestä vuodesta. Jokaisesta järjestetystä koulutustilaisuudesta pyydetään osallistujilta koulutuspalautteet. Kertomusvuonna saatujen palautteiden keskiarvo oli 4,12 arvosteluasteikolla 1 5, jossa 5 on paras tulos. Koulutuksen bruttotulot olivat vuonna 248 000 euroa (edellisenä vuonna 226 000 euroa). Arkistontarkastustoimintaa on tehostettu viime vuosina. Tarkastusten määrä (87) väheni edellisestä vuodesta. Tulostavoitteena olleesta 100 tarkastuksesta jäätiin, koska resursseja suunnattiin seulontapäätösruuhkan purkuun. Tarkastustoimintaa toteutetaan vuosittaisten tarkastussuunnitelman (sektorisuunnitelmat) puitteissa. Toimintaa toteutetaan osittain hallinnonalakohtaisten tiimien voimin. Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen Järjestettyjen arkistojen määrä hyllymetreissä oli edellistä vuotta suurempi ja ylitti tulostavoitteen (1 400 hm). Vastaanotettujen arkistojen määrä oli niin ikään hieman edellistä vuotta suurempi. Järjestämättömien arkistojen määrä kasvoi jälleen ja oli vuoden lopussa 4 348 hm, edellisenä vuonna 3 859 hm. Luku on kasvanut aineistosiirtojen määrän lisäännyttyä. Arkistolaitoksen kärkihankkeisiin on kuulunut Vakkaarkistotietokanta, jonka tarkoituksena on saada arkistolaitoksessa säilytettävien asiakirjojen hakemistot ja sisällönkuvailut asiakkaiden ja henkilökunnan käyttöön. Vakka sisälsi kertomusvuoden lopussa tiedot 2 268 000 arkistoyksiköstä. Tietokantaa täydennettiin vuoden aikana 969 manuaalisen arkistoluettelon tiedoilla (edellisenä vuonna 1 421). Vuoden loppuun mennessä Vakkaan on syötetty vuodesta 1998 lähtien tilastojen mukaan 19 030 manuaalisen arkistoluettelon tiedot. Vakka projektina päättyi vuonna 2007 ja sen tavoitteena oli, että tietokannassa olisi projektin päättyessä pääosin tiedot kaikista arkistolaitoksessa säilytettävistä, järjestetyistä aineistoista lukuun ottamatta karttaaineistoja. Vakkaan käsitti ennen vuoden 2008 alussa tapahtuneita arkistoliitoksia noin 90 % kaikista virka ja yksityisarkistoista hyllymetreinä laskettuna. Liitosten vaikutuksesta kattavuusprosentti laski noin 72:een. Kertomusvuonna Vakkaan tallennettiin arkistoyksiköissä laskettuna tiedot 133 970 arkistoyksiköstä (edellisenä vuonna 115 045). Tulossopimuksessa asetettu tavoite (70 000 ) saavutettiin hyvin. Vakkaan käytetty työaika oli edellisen vuoden tasolla: 8,7 htv läsnäoloajasta ja 10,8 htv kokonaistyöajasta. Kansallisarkisto on Vakan kautta mukana muistiorganisaatioiden kansainvälisessä ekamyhteistyössä Michael+ suomalaisen hakuportaalin toteutuksessa. Maksullinen järjestäminen oli kertomusvuonna vähäistä. Valtakunnallista yksityisarkistorekisteriä on täydennetty edelleen. Vuoden lopussa rekisterissä oli 25 laitoksen ja niissä säilytettävän noin 48 000 arkiston tiedot. Yksityisarkistojen säilyttämisessä ja käytön edistämisessä arkistolaitosta tukee neuvoaantavana elimenä arkistolaitoksen yksityisarkistoasiain neuvottelukunta. Arkistolaitoksen yksityisarkistostrategia vuoteen 2015 saakka kestävälle aikajaksolle vahvistettiin edellisenä vuonna. Mikrokuvauksessa ja digitoinnissa tulostavoitteet saavutettiin selvästi. Kertomusvuonna jatkettiin mikrofilmien digitointia, joka on asiakirjojen digitointia huomattavasti nopeampaa. Lisäksi jatkettiin ns. yhteisrahoitteisena toimintana Kansallisarkistossa Suomen Asutuksen Yleisluettelon digitointia. Vuoden lopussa kokonaismäärästä, 170 000 aukeamasta, oli digitoitu noin 82 %. Tämän hankkeen rahoituksesta vastaa pääosin Jalmari Finnen Säätiö. 7
Konservoinnissa tulostavoite, 40 000 arkkia, ylitettiin niukasti. Kertomusvuonna konservoitiin vähemmän kuin edellisenä vuonna, koska koko arkistolaitoksessa käynnistettiin kuntokartoitusprojekti, joka sitoi konservaattoreiden työaikaa. Projektiin on lisäksi ollut palkattuna määräaikainen projektikonservaattori. Kansallisarkisto on konservoinut maksullisena palveluna myös Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran aineistoja. Konservointiin käytetty työpanos oli 12,4 henkilötyövuotta, edellisenä vuonna noin 10 henkilötyövuotta. Loppuvuodesta 2007 virkaan astunut kehittämispäällikkö ryhtyi valmistelemaan mittavaa kuntokartoitusta koko arkistolaitoksen aineistoista. Tietopalvelu Tutkijakäyntien määrä väheni 3 % edellisestä vuodesta (edellisenä vuonna vähennys oli 7,6 %). Kansallisarkistossa tutkijakäyntien vähennys oli noin 9 %, jos liitosarkistojen tuoma lisäys jätetään pois. Vähennys oli edellisenä vuonna 9,4 %. Maakuntaarkistoissa vähennys oli 13,3 %. Tutkijasaliin toimitettujen asiakirjojen määrä kasvoi peräti 23,1 % edellisestä vuodesta (edellisen vuoden kasvu oli 3,2 %). Lisäys johtui pääosin entisen Sotaarkiston luvuista. Ilman liitosarkistojen tuomaa lisäystä, Kansallisarkistossa toimitettujen asiakirjojen määrä kasvoi 11,6 %. Maakuntaarkistoissa vähennys oli 9,6 %. Tutkijasaliin toimitettujen asiakirjojen määrä on vähentynyt maakuntaarkistoissa vähemmän kuin tutkijakäynnit, mistä voi päätellä, että vähentyminen on kohdistunut enemmän sukututkimukseen, joka perustuu pääasiassa itsepalveluun. Tulostavoitetta ei saavutettu tutkijakäyntien osalta, mutta ylitettiin selvästi toimitettujen arkistoyksikköjen osalta. Verkkoon siirretyn digitoidun aineiston määrän kasvaessa fyysiset tutkijakäynnit vähenevät kaikissa tietopalvelulaitoksissa. Arkistolaitoksen digitaaliarkiston verkkosivuilla käytiin 1 980 000 kertaa, edellisenä vuonna 1 993 000 kertaa (sivukäyntiä eli latausta). Kansallisarkiston tutkijasalien aukioloaikoja supistettiin kertomusvuonna lauantaiaukioloaikojen osalta, niin että kesäaikaista kolmen kuukauden kiinnipitoa jatkettiin kuukaudella. Tilattujen selvitysten kysynnässä oli kasvua 16,2 % edellisestä vuodesta. Lisäys johtui liitosarkistojen suoritteista. Virallista tarkoitusta varten tilattujen selvitysten määrä lisääntyi 7,7 % edellisestä vuodesta. Suurin osa virallisista selvityksistä koskee Mikkelin maakuntaarkistossa säilytettävien lakkautettujen seurakuntien arkistoista annettavia sukuselvityksiä, joiden tarve aikaa myöten vähenee näiden seurakuntien väestörekistereissä olevan väestön vähentyessä. Muiden selvitysten kysynnässä vähentymistä oli maksuttomissa, suullisissa vastauksissa tiedusteluihin. Selvitysten tulostavoite (17 000) ylitettiin. Virallisten selvitysten toimitusaikojen ylitykset lisääntyivät (1 508 ylitystä, edellisenä vuonna 396 ylitystä). Tavoiteaika on kaksi viikkoa. Selvityksiä koskevat reklamaatioita ei ollut. Kaukolainojen määrän väheneminen kiihtyi ja oli 20,4 % (kahtena edellisenä vuonna vähentyminen oli noin 8 %). Vähennys kohdistui pääasiassa mikrofilmilainoihin. Asiakirjalainatilauksissa oli vain vähäistä laskua. Kaukolainojen tulostavoitetta (95 000) ei saavutettu. Toimitettujen jäljenteiden kokonaismäärä kasvoi 7,8 %, mikä johtui entisen Sotaarkiston osuudesta. Mikrofilmikopioiden, jotka pääosin toimitetaan Mikkelin maakuntaarkistosta, kysyntä lisääntyi hiukan edelliseen vuoteen verrattuna. Tulostavoite (150 000 jäljennettä) saavutettiin. Tietopalvelun tulosalueelle kuuluvien ryhmille annettujen esittelyjen määrä vähentyi hieman, mutta asiakirjanäyttelyiden määrä lisääntyi yhdellä näyttelyllä. Näyttelyiden määrä, 34 näyttelyä, on huomattava. Näyttelytoimintaan käytettiin kaikkiaan 3,9 henkilötyövuotta (edellisenä vuonna 3,5 henkilötyövuotta), mitä vastaava palkkameno oli 137 389 euroa. Henkilötyöpanoksesta merkittävä osa kohdistui vuonna 2009 järjestettävien vuoden 1809 merkkivuoden suurnäyttelyiden valmisteluun. Kansallisarkistossa järjestetyistä näyttelyistä merkittävimmät olivat Sodan sukupolvet veteraanijärjestöjen toimintaa esitellyt näyttely sekä Suomen ja Bulgarian diplomaattisia suhteita 90 vuoden aikana esitellyt näyttely. Jokaisessa maakuntaarkistossa on toteutettu näytte 8
lyitä ajankohtaisista aiheista. Lisäksi esillä on pysyviä asiakirjanäyttelyitä. Myös verkkonäyttelyjä toteutettiin, mm. vuoden 1918 Kansalaissodan asiakirjoja esitellyt näyttely. Muut tehtävät Muita tehtäviä ovat mm. tiedotus ja julkaisutoiminta, yksityisluontoisten arkistojen valtionapujen käsittely, heraldiset tehtävät sekä kansainvälinen arkistoalan yhteistoiminta. Edellisten vuosien tapaan arkistolaitos julkaisi arkistoalan ammattiväelle ja tutkijayhteisölle suunnattua Arkistoviestiä, jota ilmestyi neljä numeroa. Arkistolaitoksen edustajien osallistuminen arkistoalan kansainväliseen toimintaan jatkui vakiintuneeseen tapaan. Arkistolaitos oli mukana perinteisessä pohjoismaisessa arkistolaitosten välisessä yhteistyössä, EUmaiden arkistonjohtajien yhteistyössä, Euroopan alueella sähköisen asiakirjahallinnon parissa toimivan DLMverkoston, Kansainvälisen arkistoneuvoston ICA:n toimielinten ja UNESCON toiminnassa. Arkistolaitoksella hoidettavanaan ollut ICA:n Euroopan osaston EUR BICAN sihteeriys päättyi kertomusvuoden aikana. Pohjoismaisten arkistolaitosten välisenä yhteistyönä toteutettiin kaksi asiantuntijaseminaaria, joista toinen käsitteli asiakirjojen seulontaa, toinen arkistorakentamista. Arkistolaitoksen edustajia osallistui ICA:n kansainväliseen kongressiin Kuala Lumpurissa. Suomalaisilla oli huomattavan paljon alustuksia kongressissa. Myös Suomen arkistolaitoksen evaluointia esiteltiin sekä tulosten osalta että kehittämismallina. Opetusministeriö on tiedepolitiikan tulosohjauksen kehittämishankkeen yhteydessä katsonut, että arkistolaitoksen tulee raportoida valtionapua saavien yksityisarkistojen toiminnasta, vaikka se ei voikaan käydä tulosneuvotteluja niiden kanssa, koska osa rahoituksesta tulee niitä ylläpitäviltä yhteisöiltä (OpM työryhmämuistio 46:2002). Yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain (1006/2006) nojalla Kansallisarkisto myönsi vuodelle 2008 lakisääteistä valtionapua 80 % valtionapuun oikeuttavista arkistotoimen menoista seuraaville arkistoille: Ammattiyhdistysarkisto, Kansan Arkisto, Keskustan ja Maaseudun arkisto, Porvarillisen Työn Arkisto, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto, Suomen Urheiluarkisto, Svenska centralarkivet, Toimihenkilöarkisto, Työväen Arkisto ja Urho Kekkosen arkisto sekä 100 % valtionapuun oikeuttavista menoista Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkistoille ja Svenska Litteratursällskapet i Finlandin arkistoille. Valtionapuarkistoille myönnettiin talousarviossa 4 390 000 euroa. Henkilötyövuosimäärissä ja toimitiloissa ei tapahtunut oleellisia muutoksia. Valtionapuarkistoja koskevan, niiden toiminnan tuloksellisuuden seurannan arviointia palvelevan indikaattorijärjestelmä otettiin käyttöön vuoden 2008 alusta. Näiden arkistojen yhteenlaskettu aineistomäärä oli kertomusvuoden lopussa 43 481 hyllymetriä, sähköisten aineistojen määrä 90 287 tiedostoa, vastaanotettuja aineistoja vuoden aikana oli 1 149 hm, järjestettyjä arkistoja 1 556 kpl ja 3 277 hm, tutkijakäyntejä 7 510, henkilöstöä kaikkiaan 99 htv, josta valtionavun piirissä 60 htv sekä tiloja 7 843 m2 ja arkistotilojen kapasiteetti oli 52 585 hm. Kansallisarkistossa on järjestetty useita merkittäviä yksityisarkistoja, lähinnä järjestöarkistoja, myös ulkopuolisella rahoituksella. Valtioneuvoston kanslian 23.6.2004 asettama Jatkosodan ihmisluovutuksia koskeva, nelivuotinen, Suomi, sotavangit ja ihmisluovutukset 1939 1955 tutkimushanke, joka toimi Kansallisarkiston yhteydessä, päättyi kertomusvuoden kesällä. Tutkimushankkeen tehtävänä oli selvittää poliisilinjan ja sotilaslinjan luovutuksia Saksaan ja myöhemmin Neuvostoliittoon ja sotavankien kuolintapauksia sekä vangeiksi joutuneiden suomalaisten ja suomensukuisten sotavankien myöhempiä vaiheita. Hankkeessa työskenteli seitsemän päätoimista tutkijaa sekä avustavaa henkilökuntaa. Sen kokonaiskustannus oli 1,9 miljoonaa euroa. Vuonna 2007 käynnistynyt, Suomen Akatemian rahoittama välirauhansopimuksen perusteella vuosina 1944 1945 tapahtuneita inkeriläisten palautuksia koskeva tutkimushanke jatkui. Uutena tutkimushankkeena aloitettiin kertomus 9
vuoden syksyllä eduskunnan lisätalousarviossa myöntämän 400 0000 euron suuruisen rahoituksen turvin Suomen toisen maailmansodan aikana ja sen jälkeen toteuttamia internointeja koskeva tutkimushanke. Kansallisarkiston yhteydessä toimiva heraldinen lautakunta valmisteli 16 lausuntoa. Lautakunta antoi lausuntonsa mm. useista uusista kuntaliitosten seurauksen syntyneiden kuntien vaakunoista. Lautakunta käsitteli myös lausuntoa lakiesityksestä valtion viranomaisten sineteistä ja leimoista. Lautakunnan puheenjohtajana toimii arkistolaitoksen pääjohtaja. Hallinto ja tukitoiminnot sekä ohjausjärjestelmät Tulosohjausta toteutettiin tulossopimusjärjestelmän puitteissa siten, että Kansallisarkisto teki tulossopimukset maakuntaarkistojen kanssa, Kansallisarkiston johto yksikköjen kanssa ja arkistolaitos opetusministeriön kanssa. Vuosia 2007 2009 koskevan tulossopimuksen vuotta 2009 koskevat tarkentavat tulosneuvottelut opetusministeriön ja arkistolaitoksen välillä käytiin toukokuussa ja arkistolaitoksen sisäiset tulosneuvottelut loppuvuodesta. Arkistolaitoksen tulosohjausta kehitettiin opetusministeriön johdolla toimineen tulosohjaustyöryhmän laatimien suuntaviivojen mukaisesti. Arkistolaitoksen indikaattorityötyhmä aloitti työnsä strategiatyöryhmän alaryhmänä. Arkistolaitoksessa on ollut käytössä kattava työajanseuranta tuottavuus, taloudellisuus ja kustannuskehityksen tietojen tarkempaa seurantaa ja raportointia varten. Lisäksi sisäisen kirjanpidon avulla seurattiin kustannusten kohdistumista tehtäville. Työajan kirjauskäytäntöjä täsmennettiin ja ohjeistettiin. Tulossopimukseen on lisätty tuloksellisuutta kuvaavat indikaattorit. Maksullisen palvelun hinnoittelussa noudatettiin opetusministeriön asetusta arkistolaitoksen suoritteista perittävistä maksuista (1259/2007). Uusi maksuasetus tuli voimaan kertomusvuoden alusta. Asetuksessa määriteltiin mm. Sotaarkiston ja Valtioneuvoston väliarkiston aineistojen säilyttämistä koskevat maksuperusteet, jotka poikkeavat muita valtion viranomaisia koskevasta käytännöstä alle 40 vuoden ikäisten aineistojen osalta. Uuteen palkkausjärjestelmään liittyvät tulos ja kehityskeskustelut käytiin alkuvuodesta ja syksyllä. Palkkausjärjestelmän neljän vuoden siirtymäaika päättyi vuoden 2008 alussa. Työtyytyväisyyskyselyä ei toteutettu kertomusvuoden aikana. Paperiton kirjanpitojärjestelmä Rondo oli arkistolaitoksen taloushallinnon käytössä jo edellisen vuoden lopulla. Opetusministeriön tekemän päätöksen mukaan arkistolaitos siirtyi etuajassa, toukokuussa Valtiokonttorin palvelukeskuksen asiakkaaksi henkilöstöhallinnon osalta ja taloushallinnon osalta lokakuun alusta. Kansallisarkiston talous ja henkilöstöhallinnon edustajat olivat mukana opetusministeriön PAKEprojektin osaprojekteissa koko vuoden. Travelmatkanhallintajärjestelmä otettiin käyttöön kesäkuussa. 1.5 HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN Arkistolaitoksen henkilöstövoimavarojen kehittymisen suuntaa mitataan vuosittain valtiovarainministeriön henkilöstötilinpäätöksen mukaisien mittareiden avulla. Henkilöstön tilaa kuvataan vertailuluvuilla, jotka lasketaan joulukuussa palveluksessa olevasta henkilöstöstä. Henkilöstöresurssien määrää seurataan myös koko vuoden osalta henkilöstötyövuosien (htv) muutosluvulla, joka on resurssimittarina merkittävämpi, kuin pelkkä joulukuinen henkilöstön määrä. Kertomusvuodelle oli asetettu tavoitearvoja htvluvun lisäksi sairauspoissaoloille ja työtyytyväisyydelle. 10
Kertomusvuoden 2008 joulukuussa arkistolaitoksen henkilöstön määrä oli 288 henkilöä (+31), kun se oli edellisen vuoden joulukuussa 257 (v. 2006 240) henkilöä. Henkilöstömäärän lisäys johtui entisen Sotaarkiston ja Valtioneuvoston kanslian arkiston liittämisestä Kansallisarkistoon. Henkilötyövuosissa mitattuna henkilöstömäärä oli 277,25 henkilötyövuotta, lisäystä oli 38,5 henkilötyövuotta vuodesta 2007 (238,75, v. 2006/228,5, v. 2005/232,5). Henkilöstötyövuosien määrään on laskettu mukaan erilaiset määräaikaiset projektityöntekijät. Määräaikaisten osuus kasvoi edellisestä vuodesta (17,51 %) hieman, sen ollessa joulukuun henkilöstön määrästä 19,8 % (v.2006/18,4 %, v. 2005/14,5 %). Kertomusvuonna arkistolaitos työllisti ulkopuolisella rahoituksella, työkokeiluna, erilaisissa projekteissa, korkeakouluharjoittelijoina ja siviilipalvelusmiehinä yhteensä 15,66 henkilötyövuoden verran. Henkilöstön rakenne muuttui keskiiän ja senioriiän laskiessa. Keskiikä oli joulukuussa 46,75 vuotta, kun edellisenä vuonna se oli 48,5 vuotta (1,75). Keskiikä laski myös 2006 vuoden tasosta (47,3 v.), mutta jäi vuoden 2005 tasosta (45,9 v.) hieman. Samoin senioriikäisten % osuuden laski vuoden 2007 66,15 %:sta 61,1 %:iin (5,05 %). Vuonna 2006 senioriikäisiä oli 65,6 % (4,5 %) ja vuonna 2005 63 % (1,9 %). Arkistolaitoksen tasaarvoistumisen kehittyminen laski kertomusvuonna, sillä naisten osuus henkilöstöstä kasvoi edelleen 63,9 %:iin edellisen vuoden 63,04 %:sta (+0,86 %) vuoden 2006 61,5 %:sta muutos oli +2,4 %. Korkeakoulun tai yliopistotutkinnon suorittaneiden määrä aleni 46 %:iin (v. 2007/46,69 %) ja tutkijakoulutuksen suorittaneiden osuus peräti 4,17 %:iin (v. 2007/7,4 %). Koulutustasoindeksi nousi kuitenkin lukuun 4,74 (v. 2007/4,4). Alhaiseen koulutustasoindeksiin vaikuttaa koulutustietojen puuttuminen järjestelmästä määräaikaisten henkilöiden osalta. Tehdyn työajan osuus kokonaistyöajasta nousi edelleen 78,41 %:iin edellisen vuoden 77,5 %:sta, koska sairauspoissaolojen osuus jatkoi laskuaan 3,73 %:iin (v. 2007/4,73 %) työajasta samoin kuin koulutukseen käytetyn ajan osuus 1,37 % (v. 2007 1,71 %). Henkilöstön työkykyä ylläpitävään toimintaan käytettiin 0,65 % kokonaistyöajasta. Sairauspoissaolot mitattuna työpäivissä/henkilötyövuodet, vähenivät edelleen 9,6 tp/htv (2,29) vuonna 2007 sen ollessa 11,89 tp/htv ja 2006 12,3 tp/htv. Kokonaispoistuma nousi 15,6 %:iin sen ollessa vielä 2007 10 % (v. 2006 13,1 %). Kertomusvuonna ei tehty työtyytyväisyystutkimusta. Kertomusvuoden henkisistä voimavaroista voidaan lyhyesti todeta, että arkistolaitos selviytyi hyvin Sotaarkiston ja Valtioneuvoston kanslian arkiston yhdistymisestä organisaatiokulttuurien erilaisuuksista huolimatta. Erityisesti henkilöiden perehdyttäminen, ulkopuolelta tulevat muutokset ja erilaiset sisäiset kehittämishankkeet ovat vaatineet henkilöstöltä huomattavasti voimavaroja. Henkilöstön osaamisen taso ja työkyky ovat säilyneet hyvinä, mikä näkyy mm. sairauspoissaolojen vähenemisenä ja kokonaistyöajan nousuna. 1.6 TILINPÄÄTÖSANALYYSI 1.6.1 Rahoituksen rakenne Talousarviorahoituksen lisäksi Arkistolaitos jatkoi vuonna 2008 yhteisrahoitteista hanketta Jalmari Finnen säätiön kanssa Suomen asutuksen yleisluettelon digitointia varten. Hanketta varten saatiin Jalmari Finnen säätiöltä rahaa 30 000 euroa, lisäksi käytössä oli edelliseltä vuodelta säästynyt rahoitusosuus 22 301,93 euroa. Ulkopuolisesta rahoituksesta käytettiin vuonna 2008 31 250,59 euroa. 11
1.6.2 Talousarvion toteutuminen Arkistolaitokselle myönnettiin vuoden 2008 varsinaisessa talousarviossa ja lisätalousarviossa määrärahaa toimintamenoihin 19 032 000 euroa. Määrärahoihin sisältyi lisäyksenä edelliseen vuoteen suurimpina erinä Sotaarkiston ja Valtioneuvoston väliarkiston liitoksesta aiheutuvat lisäykset 2 730 000 euroa ja VAPAhankkeeseen 700 000 euroa. VESkorotusten osuus oli 538 000 euroa. Edelliseltä vuodelta siirtyi 476 393 euroa. Vuodelle 2009 siirtyi toimintamenomäärärahasta 1 014 959 euroa, josta VAPArahoituksen osuus oli 571 800 ja Internoidut tutkimushankkeen osuus 279 928 euroa. Muiden toimintamenojen siirtynyt osuus oli 163 231,50 euroa. Kuluneen vuoden lopulla arkistolaitos joutui tiukan määrärahatilanteen vuoksi ryhtymään säästötoimenpiteisiin. Mikrofilmien hankkimiseksi Venäjältä myönnettiin niin ikään erillisrahoituksena veikkauksen ja rahaarpajaisten momentilta 100 000 euroa, josta käytettiin 100 000 euroa. Työministeriön hallinnonalan momentilta käytettiin 178 085,73 euroa työvoimatoimistojen työhön osoituspäätösten mukaisesti määräaikaisten henkilöiden palkkaamiseen. Edellisenä vuonna vastaava summa oli 150 094,29 euroa. Hämeenlinnan maakuntaarkiston uudisrakennusta varten myönnettiin lisätalousarviossa 60 000 euron valtuus vuositason vuokramenojen lisäykseen, aikaisemmin oli myönnetty 743 000 eron suuruinen valtuus. Maakuntaarkiston rakennushanke käynnistyi kertomusvuoden keväällä. Yksityisten arkistojen valtionapuihin myönnettiin vuodelle 2008 4 390 000 euroa, josta käytettiin 12 valtionapuarkiston menoihin, joka käytettiin kokonaan. 1.6.3 Tuotto ja kululaskelma Maksullisen palvelutoiminnan tuotot vuonna 2008 olivat 808 106,82 euroa (edellisenä vuonna 710 349,90 euroa), minkä lisäksi maksulliseen toimintaa luetaan maksuasetuksessa ja talousarviossa toimitilojen ja asuntojen vuokrat. Näitä tuottoja oli kertomusvuonna 239 817,28 euroa (edellisenä vuonna 187 304,84 euroa). Henkilöstökulut vuonna 2008 olivat 11 418 548,35 euroa (edellisenä vuonna 9 086 288,19 euroa). Lisäystä edelliseen vuoteen verrattuna oli noin 2 332 260 euroa. Lisäys johtui arkistoliitoksista ja VESkorotuksista. Tuottavuusohjelman mukaisesti vähennettiin kolme virkaa, joiden talousarviovaikutus oli 66 000 euroa. 1.6.4 Tase Taseerissä ei ole huomattavia muutoksia edellisvuoteen verrattuna. Aineellisten hyödykkeiden taseerät ovat edelleen laskeneet edellisvuoteen verrattuna. Myyntisaamisten osuutta kasvattaa valtiovarainministeriöltä laskutettu kuntien eamshankkeen rahoitusosuus 152 000 euroa. Kansallisomaisuuteen on kirjattu yksityisiltä markkinoilta ostettujen arkistoainesten arvo. 1.7 SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI JA VAHVISTUSLAUSUMA Arkistolaitoksen johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa viraston sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. 12
Perusteena tehtävälle arvioinnille ja annettavalle lausumalle ovat sisäiselle valvonnalle ja riskienhallinnalle talousarvioasetuksen 69 pykälässä säädetyt tavoitteet. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on antaa riittävä varmuus siitä, että arkistolaitoksen toiminta on tuloksellista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja säädöksiä. Arkistolaitoksessa toteutettiin alkuvuodesta itsearviointi CAFmenetelmällä. Arkistolaitokselle määriteltiin ydinprosessit ja arkistolaitoksen prosesseja kuvaamaan asetettiin johtoryhmä, jonka tehtävänä oli määritellä, rajata ja kuvata ylemmän tason osaprosessit sekä vastuuttaa osaprosessien toimenpiteiden ja työvaiheiden kuvaaminen arkistolaitoksen eri yksiköille. Prosessityö jatkuu vielä vuoden vaihteen jälkeen. Tämän rinnalla aloitettiin strategian päivittäminen kaudelle 2010 2015. Tämä työ myös jatkuu edelleen. Prosessikuvausten rinnalla ja osana taloussuunnittelun kehittämistä asetettiin loppuvuodesta indikaattorityöryhmä, jonka tehtävänä on uudistaa arkistolaitoksen toiminnan ohjauksessa käytettävät mittarit. Tämäkin työ jatkuu. Sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta on määräykset arkistolaitoksen taloussäännössä. Taloussääntö päivitettiin kertomusvuoden aikana, johtuen lähinnä hallinnon kehittämishankkeista. Arkistolaitoksen palkanlaskenta ja henkilöstöhallinto siirtyi Valtiokonttorin palvelukeskuksen hoidettavaksi 1.5.2008. Taloushallinto siirtyi palvelukeskukseen 1.10.2008 lukien. Taloussääntöön kirjattiin palveluntuottajan ja viraston vastuut palvelusopimukseen liittyvän vastuunjakotaulukon mukaisesti. Taloussäännön lisäksi arkistolaitos on vahvistanut erillisen sisäisen valvonnan ohjesäännön. Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on selvittää arkistolaitoksen johdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuutta ja riittävyyttä sekä suorittaa pääjohtajan määräämät tarkastustehtävät Kaluston ja laitteiden inventointia koskeva ohje valmistui kertomusvuoden lopulla. Riskienhallintaan liittyen arkistolaitos aloitti säilyttämiensä asiakirjojen kuntokartoituksen kertomusvuonna. Työ valmistuu vuonna 2009. Kansallisarkisto ja Sörnäisissä toimiva entisen Sotaarkisto yhdistyivät vuoden 2008 alussa. Kertomusvuoden syksyllä järjestettiin Kansallisarkiston Sörnäisten toimipisteessä riskien arviointi työpisteen henkisestä kuormittavuudesta. Arkistolaitoksen sisäisen valvonnan tilaa on vuoden 2008 osalta arvioitu käyttämällä valtioneuvoston controllertoiminnon suosittelemaa COSOERMviitekehykseen perustuvaa arviointikehikkoa. Sisäinen valvonta on arkistolaitoksessa delegoitu linjaorganisaatioon ja sitä edistetään valta ja vastuusuhteiden määrittelyllä sekä toimintaprosesseja dokumentoimalla ja yhdenmukaistamalla. Jälkimmäistä toteutetaan mm. sektorisuunnittelulla ja antamalla käytäntöjä koskevaa ohjeistusta. Ulkoisen tilintarkastuksen havainnot: Arkistolaitoksen menettelyt käyttöomaisuuden ja irtaimiston seurannassa ja inventaariossa eivät olleet taloussäännön edellyttämällä tasolla edellisen vuoden tilinpäätöksen tarkastuksen mukaan. Kuluvan vuoden tarkastuksessa havaittiin, että käyttöomaisuus ei edelleenkään ole kaikilta osin ajantasainen. Vuosiinventaarioita ei ole suoritettu kaikissa yksiköissä systemaattisesti. Taideesineiden inventoinnissa havaittiin puutteita. Edellisistä kehitystarpeista palkkahallinnon menetelmäkuvaus oli tehty ja hyväksytty. Kirjanpidon ja maksuliikkeen tarkastuksessa ulkoinen tarkastus kiinnitti huomiota siihen, ettei kansallisarkiston kassantarkastuksesta ollut tehty aina tarkastusmerkintää ja että kassaa oli tarkastettu kuluneen vuoden aikana ainoastaan kolmesti. Huomiota kiinnitettiin myös menotositteiden hyväksymismenettelyyn sekä tositteissa ilmoitettaviin tietoihin. 13
Sisäinen tarkastuksen johdon määrääminä erillisinä tarkastuskohteena olivat Baltic Connectionshanke sekä VAPAhanke. Jälkimmäisessä tarkastuksessa nousi keskeisenä esiin hankkeen hallinnon ja valvonnan tehostaminen. Arkistolaitoksen sisäinen valvonta ja siihen kuuluva riskienhallinta täyttää sille säädetyt vaatimukset, mutta johto tunnistaa toiminnassa seuraavat kehittämistarpeet: 1. Toiminnan ja talouden seurannan tehostaminen, johon liittyy johdon tietotarpeen huomioon ottaminen sekä projektinhallinnan kehittäminen ja terävöittäminen 2. Arkistolaitoksen työjärjestyksen uusiminen, jolla toimintaa pyritään ohjaamaan entistä paremmin prosessiorganisaation suuntaan, työnjaon ja vastuiden terävöittäminen 3. Strategisesti tärkeimpien toimintaprosessien ja niitä kuvaavien indikaattorien kehittäminen 4. Riskien tunnistamisen ja arvioinnin systemaattisuutta on vielä parannettava 5. Käyttöomaisuuden ja irtaimiston inventointi suoritettava systemaattisesti vuoden lopulla annetun inventointiohjeen mukaisesti 1. 8 ARVIOINTIEN TULOKSET Kertomusvuoden tammikuussa arkistolaitoksen toimintaa arvioineen kansainvälisen paneelin puheenjohtaja ja sihteeri toteuttivat opetusministeriön toimeksiannosta seurantaarvioinnin vuoden 2006 arvioinnissa esitettyjen suositusten toteutumisesta. Arvioinnin keskeisiä suosituksia vuonna 2006 olivat mm. arkistolaitoksen mahdollisuuksien parantaminen sähköisen asiakirjahallinnon kehittämisessä osana valtion ITstrategiaa, kulttuuriperinnön digitoinnin ja digitaalisen sisällöntuotannon tehostaminen mm. yhteisten hankkeiden avulla, viranomaisten arkistosiirtojen lyhentäminen 25 vuoteen nykyisen 40 vuoden sijasta, kansallisten toimintojen alueellistamista tulisi jatkaa (esim. mikrokuvaustoiminta), arkistolaitoksen ja kuntien suhteita koskevan lainsäädännön uudelleen arviointi, valtionapua saavien arkistojen toimintojen kustannustehokkuuden parantaminen (yhteistyö, tilat ja tietotekniikka), arkistontarkastusten tehostaminen, jotta seulonnan tavoitteet saavutettaisiin, seulontakriteereiden kehittäminen. Suositusten mukaisina toimenpiteinä on jo perustettu yksityisarkistojen neuvottelukunta, valtionapuarkistoja koskeva lakiuudistus toteutettu ja arkistolaitoksen yksityisarkistostrategia laadittu. Kansallisarkiston ja osittain koko arkistolaitoksen organisaatiota on uudistettu (voimaan vuoden 2007 alusta lukien) matriisiorganisaatiomaisesti ja prosessilähtöisesti. Tavoitteena on, että arkistolaitoksen prosesseja johdetaan ja toteutetaan yhdenmukaisin periaattein entistä enemmän keskitetysti. Entiset virkaarkisto ja asiakirjahallintoyksiköt on yhdistetty paremman tehokkuuden ja koordinaation saavuttamiseksi. VAKKA ja VAPA kärkihankkeiden koordinaatio on alistettu yhden vastuualueen alaisuuteen, seulontastrategia on uusittu. Sisäistä tiedostusta on tehostettu muun muassa perustamalla tiedottajan virka ja Sotaarkisto sekä Valtioneuvoston väliarkisto on liitetty arkistolaitokseen. Seurantaarvioinnissa todettiin lisäksi edistystä tapahtuneen kunnallisen sektorin ja arkistolaitoksen yhteistyössä (eams), tarkastustoiminnan tehostamisessa ja koordinoinnissa, konservoinnin kehittämisessä ja yliopistojen arkistokoulutuksessa. Vuoden 2006 arvioinnissa esitetyistä suosituksista arvioijat totesivat seurantaarvioinnin yhteydessä edelleen tärkeiksi seuraavia vielä keskeneräisiä asioita: Arkistoaineisten siirtoajan lyhennys 25 vuoteen, kansallinen sähköinen arkisto, seulonnan tehostaminen, niin että tavoitteena oleva 15 %:n säilytysosuus saavutetaan keinoina mm. seulontakriteereiden edelleen kehittäminen ja pysyvästi säilytettävän 25 40 vuotta vanhan paperimuotoisen aineiston digitointi (digitoitu paperiaineisto hävitetään), riskien arviointi uuteen strategiaan. 14
Keväällä 2008 toteutettu arkistolaitoksen itsearviointi, johon kaikki yksiköt osallistuivat, on osa arkistolaitoksen laatujärjestelmän rakentamista. Itsearviointi tehtiin EUyhteistyönä laaditun CAFmallin mukaisesti. Se, että laatutyötä ollaan vasta käynnistämässä, näkyi itsearvioinnin tuloksissa. Arkistolaitoksen toiminnan arvioitiin olevan suunnitelmallista, mutta toimintatavat eivät ole vielä järjestelmällisiä ja systemaattisia eikä niitä arvioida riittävästi. Huonoimman arviointituloksen sai toimintaalue 'Prosessit'. Tuloksia ei myöskään mitata kattavasti eivätkä ne kaikilta osiltaan osoita positiivista kehitystä. Erityisesti kiinnitettiin huomiota kattavan laatumittariston puuttumiseen. Itsearviointiin kuuluviin kehittämistoimenpiteisiin ryhdyttiin heti syksyllä 2008 käynnistämällä prosessien kuvaaminen ja indikaattorijärjestelmän uudistamistyö. 1.9 YHTEENVETO HAVAITUISTA VÄÄRINKÄYTÖKSISTÄ Arkistolaitoksessa ei tilikaudella ole havaittu väärinkäytöksiä. Tilinpäätösvuoden aikana ei ole tehty takaisinpäätösperintää koskevia päätöksiä. 15
Kansallisarkiston talousarvion toteutumalaskelma vuodelta 2008 Osaston, momentin ja tilijaottelun numero ja nimi Tilinpäätös 2007 Talousarvio 2008 (TA + LTA:t) Tilinpäätös 2008 Vertailu Tilinpäätös Talousarvio Toteutuma % 11.Verot ja veroluonteiset tulot 86 698,03 112 405,60 112 405,60 0,00 100 11.04.01. Arvonlisävero 86 698,03 112 405,60 112 405,60 0,00 100 12. Sekalaiset tulot 56 574,76 764,50 764,50 0,00 100 12.29.99. Muut sekalaiset tulot 1 966,34 12.39.04. Siirtomäärärahojen peruutukset 976,42 764,50 764,50 0,00 100 12.39.07. Valtionapulaitosten omavastuuosuudet eläkkeistä 53 632,00 12.39.10 Muut sekalaiset tulot Tuloarviotilit yhteensä 143 272,79 113 170,10 113 170,10 0,00 100 Pääluokan, momentin ja tilijaottelun numero, nimi ja määrärahalaji Tilinpäätös 2007 Talousarvio 2008 (TA + LTA:t) Talousarvion 2008 määrärahojen käyttö vuonna 2008 siirto seuraavalle vuodelle Tilinpäätös 2008 Vertailu Talousarvio Tilinpäätös Edellisiltä vuosilta siirtyneet Siirtomäärärahoja koskevat täydentävät tiedot Käytettävissä vuonna 2008 Käyttö vuonna 2008 (pl. peruutukset) Siirretty seuraavalle vuodelle 23. Valtioneuvosto 643 929,44 109 457,69 109 457,69 0,00 109 457,69 0,00 202 954,82 310 954,82 310 954,82 0,00 23.02.29. Valtioneuvoston kanslian arvonlisäveromenot (arviomääräraha) 23.99.22. Jatkosodan ihmisluovutukset tutkimushanke(siitrtomääräraha 2v) 23.99.25. Jatkosodan ihmisluovutukset tutkimushanke (siirtomääräraha 2 v) 4 929,44 1 457,69 1 457,69 0,00 1 457,69 0,00 108 000,00 108 000,00 0,00 108 000,00 0,00 108 000,00 108 000,00 0,00 639 000,00 202 954,82 202 954,82 202 954,82 0,00 27. Puolustusministeriö 28 400,00 27.10.21.9. Virkasiirrot Puolustusministeriöstä 28 400,00 16
Pääluokan, momentin ja tilijaottelun numero, nimi ja määrärahalaji Tilinpäätös 2007 Talousarvio 2008 (TA + LTA:t) Talousarvion 2008 määrärahojen käyttö vuonna 2008 siirto seuraavalle vuodelle Tilinpäätös 2008 Vertailu Talousarvio Tilinpäätös Edellisiltä vuosilta siirtyneet Siirtomäärärahoja koskevat täydentävät tiedot Käytettävissä vuonna 2008 Käyttö vuonna 2008 (pl. peruutukset) Siirretty seuraavalle vuodelle 29. Opetusministeriön hallinnonala 20 661 493,06 25 518 108,29 24 460 180,50 1 057 927,79 25 518 108,29 0,00 507 059,46 19 664 919,46 18 606 227,17 1 057 927,79 29.01.29. Opetusministeriön hallinnonalan arvonlisäveromenot (arviomääräraha) 1 535 224,49 1 870 248,29 1 870 248,29 0,00 1 870 248,29 0,00 29.10.22.1. Tutkimus, kehittämis ja julkaisutoiminta (siirtomääräraha 3 v) 29.50.20.1. Tutkimus, kehittämis ja julkaisutoiminta (siirtomääräraha 3 v) 29.50.22.1. Yliopistojen toimintamenot (siirtomääräraha 2 v) 29.60.02. Arkistolaitoksen toimintamenot (siirtomääräraha 2 v) 29.60.22. Arkistolaitoksen toimintamenot (siirtomääräraha 2 v) 29.60.50. Suomen Akatemian tutkimusmäärärahat (siirtomääräraha 3 v) 29.60.53. Veikkauksen ja rahaarpajaisten voittovarat tieteen tukemiseen (arviomääräraha) 29.60.53.02 Yksityisluontoisten arkistojen valtionavut 29.60.53.07. Muihin tieteen tukemisesta aih.menoihin 20 000,00 20 000,00 20 000,00 0,00 47 000,00 6 088,81 40 911,19 47 000,00 0,00 47 000,00 6 088,81 40 911,19 18 300,00 5 014,10 5 014,10 4 249,60 0,00 19 032 000,00 18 017 040,41 1 014 959,59 19 032 000,00 0,00 19 032 000,00 18 017 040,41 1 014 959,59 14 446 000,00 476 393,01 476 393,01 476 393,01 0,00 72 000,00 78 860,00 76 802,99 2 057,01 78 860,00 0,00 5 652,35 84 512,35 82 455,34 2 057,01 4 589 968,57 4 490 000,00 4 490 000,00 0,00 4 490 000,00 0,00 4 389 424,00 4 390 000,00 4 390 000,00 0,00 4 390 000,00 0,00 200 544,57 100 000,00 100 000,00 0,00 100 000,00 0,00 32. Työ ja elinkeinoministeriön hallinnonala 32.80.51.21. TM, palkkaukset, kiinteä määräraha 178 085,73 178 085,73 0,00 178 085,73 0,00 178 085,73 178 085,73 0,00 178 085,73 0,00 34. Työministeriön hallinnonala 150 094,29 34.06.51. Työllistämis, koulutus ja erityismenot (kiinteä määräraha) 150 094,29 Määrärahatilit yhteensä 21 483 916,79 25 805 651,71 24 747 723,92 1 057 927,79 25 805 651,71 0,00 710 014,28 19 975 874,28 18 917 181,99 1 057 927,79 17
Kansallisarkiston talousarvion toteutumalaskelman tiedot valtuuksista ja niiden käytöstä momentin tarkkuudella LIITE 1 sivu 3 Valtuudet ja niiden käyttö (1 000 ) 1) Valtuuksien käytöstä aiheutuneet talousarviomenot ja määrärahatarve (1 000 ) Momentti (numero ja nimi), johon valtuus liittyy 2) Aikaisempien vuosien valtuuksien käyttö 3) Uudet valtuudet Uusitut valtuudet Vuoden 2008 valtuudet Valtuudet yhteensä Käytetty Käyttämättä Uusittavissa 2009 TA:ssa Talousarviomenot 2008 Määrärahatarve 2009 Määrärahatarve 2010 Määrärahatarve 2011 Määrärahatarve myöhemmin Määrärahatarve yhteensä 29.60.22. Arkistolaitoksen toimintamenot (siirtomääräraha 2v) Aikaisempien vuosien valtuudet 743 29.60.02. Arkistolaitoksen toimintamenot (siirtomääräraha 2v) Vuonna 2008 käytössä olleet valtuudet 60 60 Yhteensä 743 60 60 1) Valtuuden ja sen käytön määräksi merkitään tehdyn tilauksen sopimushinta tai sitoumuksen määrä silloin, kun valtuus on rajattu alun perin muulla tavalla, mutta valtuuden käytön johdosta annetaan euromääräinen sitoumus. Korkotuetun lainakannan enimmäismääränä määritellyt korkotukivaltuudet ja muut vastaavat valtuudet eritellään lisäksi omilla riveillään. 2) Myös pääluokan tai luvun päätösosassa myönnetyt valtuudet sisällytetään taulukkoon. Tällöin luvun tai momentin numerotunnukseksi merkitään "00.". 3) Esitetään yhteismäärä niistä aikaisempina varainhoitovuosina käytetyistä valtuuksista, joista varainhoitovuotena on aiheutunut menoja tai joista aiheutuu menoja tulevina varainhoitovuosina. 18
KANSALLISARKISTON TUOTTO JA KULULASKELMA 1.1.2008 31.12.2008 1.1.2007 31.12.2007 TOIMINNAN TUOTOT Maksullisen toiminnan tuotot 808 106,82 710 349,90 Vuokrat ja käyttökorvaukset 239 817,28 187 304,84 Muut toiminnan tuotot 421 496,86 1 469 420,96 117 885,40 1 015 540,14 TOIMINNAN KULUT Aineet, tarvikkeet ja tavarat Ostot tilikauden aikana 556 424,74 556 118,52 Henkilöstökulut 11 418 548,35 9 086 288,19 Vuokrat 6 750 662,24 5 558 585,84 Palvelujen ostot 1 816 612,51 1 151 325,95 Muut kulut 322 393,71 273 141,41 Valmistus omaan käyttöön () 0,00 21 000,00 Poistot 134 259,93 192 078,29 Sisäiset kulut 90,00 20 998 991,48 0,00 16 796 538,20 JÄÄMÄ I 19 529 570,52 15 780 998,06 RAHOITUSTUOTOT JA KULUT Rahoitustuotot 318,58 260,48 Rahoituskulut 561,99 243,41 100,00 160,48 JÄÄMÄ II 19 529 813,93 15 780 837,58 SIIRTOTALOUDEN TUOTOT JA KULUT Tuotot Muut käyttötalouden tuotot 0,00 0,00 53 632,00 53 632,00 Kulut Käyttötalouden kulut voittoa tavoittelemattomille yhteisöille 4 390 000,00 4 390 000,00 4 389 424,00 4 389 424,00 JÄÄMÄ III 23 919 813,93 20 116 629,58 TUOTOT VEROISTA JA PAKOLLISISTA MAKSUISTA Perityt arvonlisäverot 115 797,05 86 698,03 Suoritetut arvonlisäverot 1 906 214,52 1 790 417,47 1 544 532,48 1 457 834,45 TILIKAUDEN TUOTTO/KULUJÄÄMÄ 25 710 231,40 21 574 464,03 19
KANSALLISARKISTON TASE 31.12.2008 31.12.2007 VASTAAVAA KANSALLISOMAISUUS Muu kansallisomaisuus 30 245,00 30 245,00 30245,00 30 245,00 KÄYTTÖOMAISUUS JA MUUT PITKÄAIKAISET SIJOITUKSET AINEETTOMAT HYÖDYKKEET Aineettomat oikeudet 4 357,93 12 818,41 Muut pitkävaikutteiset menot 57 645,81 62 003,74 103 791,60 116 610,01 AINEELLISET HYÖDYKKEET Koneet ja laitteet 60 459,06 134 864,51 Kalusteet 12 549,07 9 365,28 Muut aineelliset hyödykkeet 1 426,23 74 434,36 1 426,23 145 656,02 KÄYTTÖOMAISUUS JA MUUT PITKÄAIKAISET SIJOITUKSET YHTEENSÄ 136 438,10 262 266,03 VAIHTO JA RAHOITUSOMAISUUS LYHYTAIKAISET SAAMISET Myyntisaamiset 339 984,71 133 890,00 Siirtosaamiset 79 341,11 76 712,44 Muut lyhytaikaiset saamiset 1 382,88 420 708,70 385,90 210 988,34 RAHOITUSOMAISUUSARVOPAPERIT JA MUUT LYHYTAIKAISET SIJOITUKSET RAHAT, PANKKISAAMISET JA MUUT RAHOITUS VARAT Kassatilit 5 196,75 5 196,75 4 436,90 4 436,90 VAIHTO JA RAHOITUSOMAISUUS YHTEENSÄ 425 905,45 215 425,24 VASTAAVAA YHTEENSÄ 592 588,55 507 936,27 20