VUODEN 2016 TALOUSARVION TOIMEENPANO-OHJEET Kaupunginhallitus 11.1.2016 12 1
1. Talousarvion toimenpiteet ja noudattaminen 1.1. Yleiset ohjeet Talousarvion toimeenpano-ohjeet toimivat kaupungin hallintosäännön ja konserniohjeen ohella vuoden 2016 talousarvion täytäntöönpanon ohjeena, ellei kaupunginhallituksen päätöksistä toisin ilmene. Talousarvion toimeenpano-ohje koskee kaikkia palvelualueita ja niiden alaisia vastuualueita ja yksiköitä sekä toimielimiä ja vastuuhenkilöitä. Kuntalain 65 :n mukaan kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Siihen tehtävistä muutoksista päättää kunnanvaltuusto. Kuntalain 67 :n mukaan kirjanpitovelvollisuudesta, kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä on sen lisäksi mitä kuntalaissa säädetään, soveltuvin osin voimassa, mitä kirjanpitolaissa säädetään. Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto antaa yleisohjeita ja lausuntoja kirjanpitolain ja kuntalain soveltamisesta. 1.2. Talousarvion sitovuus Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt 14.12.2015 125 talousarvion yhteydessä sitovuustasot seuraavasti: käyttötalousosa: - palvelualueen, vastuualueen ja yksikön toimintakate ja toiminnalliset tavoitteet. Yksiköiden käyttötaloussuunnitelmat hyväksytään erikseen valtuustossa 29.2.2016 tuloslaskelmaosa: - rahoitustuottojen ja kulujen netto investointiosa: - hankkeen/hankeryhmän netto rahoitusosa: - antolainojen lisäykset, lyhyt- ja pitkäaikaisten lainojen nettolisäys Toiminnan lähtökohtana on, että vuoden 2016 talousarvio toteutuu, eikä lisämäärärahaesityksiä/ylitysoikeuksia käyttötalouteen hyväksytä. Päävastuu budjettikurin toteuttamisesta on palvelualuejohtajilla. Mikäli valtuuston myöntämät määrärahat uhkaavat ylittyä, palvelualueiden tulee välittömästi ryhtyä etsimään ylitykselleen kate omasta toiminnastaan. Tämä merkitsee toimintamenojen karsimista hyväksyttyyn käyttösuunnitelmaan verrattuna. Palvelualueiden ja niiden alaisten vastuualueiden ja yksiköiden on siten reagoitava mahdollisiin ylityksiin käymällä läpi toimintaan liittyvät tuottavuustoimet ja säästökohteet kokonaisraamissa pysymiseksi. 1.3. Käyttösuunnitelman laatiminen 2
Kaupunginvaltuusto päätti talousarviossa 14.12.2015 palvelualueita ja niiden alaisia vastuualueita sitovista tavoitteista ja määrärahoista. Palvelualueet sekä lautakunnat vastaavat osaltaan siitä, että valtuuston asettamat tilikauden tulostavoitteet toteutuvat. Palvelualueet laativat määrärahoistaan käyttösuunnitelman hyväksytyn talousarvion perusteella ja käyttösuunnitelmissa tulee huomioida kaupunginvaltuuston hyväksymät sitovat toiminnalliset tavoitteet, talouden tasapainottamisohjelma ja kaupungin uudistettu strategia. Käyttösuunnitelma on pohjana talousarvion seurannassa ja raportoinnissa. Käyttösuunnitelmaan on tehty yhteiset pohjat, joita kaikki palvelualueet, vastuualueet ja yksiköt käyttävät. Vuoden 2016 käyttösuunnitelmat hyväksytään kaupunginvaltuustossa viimeistään 29.2.2016 mennessä. Kaupunginvaltuusto hyväksyi 14.12.2015 talousarviokäsittelyn yhteydessä käyttösuunnitelmatasolle seuraavat palvelualueet, vastuualueet ja yksiköt vuodelle 2016: Hyvinvointipalvelualueen yksiköt Lasten, nuorten ja perheiden palvelut - varhaiskasvatuspalvelut - perusopetus- ja lukiokoulutuspalvelut - kulttuuri- ja vapaa-ajanpalvelut Yhteiset hyvinvointipalvelut - perhepalvelut - sairauksien ehkäisy- ja hoitopalvelut - aikuisten psykososiaaliset palvelut - vammaisten palvelut - ikäihmisten palvelut Teknisten palvelujen palvelualueen yksiköt - tilapalvelut -maankäytön palvelut Keskitettyjen hallinto- ja tukipalvelujen palvelualueen yksiköt - keskitetyt hallinto- ja tukipalvelut - elinkeinopalvelut 1.4. Investointihankkeet Mikäli investointihankkeelle on talousarviossa merkitty valtionosuutta tai muuta rahoitusosuutta, hankkeen toteuttamiseen ei saa ryhtyä ennen rahoitusosuuden varmistumista. Mikäli rahoitusosuus on budjetoitua pienempi, hankkeen saa toteuttaa ehdolla, että alkuperäinen nettomeno ei ylity. Uutta talousarvioon sisältymätöntä investointihanketta ei saa ilman painavaa syytä aloittaa, ennen kuin valtuusto on myöntänyt siihen määrärahan. Investointiosan määrärahoilla toteutetuista hankkeista tulee teknisen osaston tehdä kuuden kuukauden kuluessa hankkeen valmistumisesta/lopputarkastuksesta loppuselvitys, joka toimitetaan kirjanpitoon ja annetaan tiedoksi tekniselle lautakunnalle. 3
1.5. Raportointi Kaupunginhallituksen tehtävänä on seurata kaupungin talouden kehitystä ja talousarvion toteutumista. Keskitettyjen hallinto- ja tukipalvelujen kokoama kaupungin talouden seurantaraportti valmistellaan kaupunginhallitukselle kuukausittain lukuun ottamatta tammi- ja heinäkuuta. Lautakunnat käsittelevät alaisensa palvelualueen talouden seurantaraportit hallintosäännön mukaisesti määrävälein. Vuonna 2016 käsittely toteutetaan neljännesvuosittain. Toimielimille annetaan selvitys määrärahojen käytöstä ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta (käyttösuunnitelman toteutuma) yksiköittäin hallintosäännön määräämin aikarajoin tilanteesta 30.4 ja 31.8. ja selvitys toimitetaan lautakuntakäsittelyn jälkeen kaupunginhallitukselle 30.4. tilanteesta viimeistään 30.6. mennessä ja 31.8. tilanteesta viimeistään 28.10. mennessä. Myös merkittävimmät tytäryhtiöt toimittavat kaupunginhallitukselle selvityksen yhtiön talouden toteutumasta (osavuosikatsaus) ja tilinpäätösennusteesta 30.4. ja 31.8. tilanteen mukaisesti. Kaupunginhallitus puolestaan toimittaa valtuustolle talousarvion ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumisraportin 30.4. ja 31.8. tilanteesta ja niistä johdetun tilinpäätösennusteen sisältäen merkittävimpien konserniyhtiöiden toteumaraportit ja tilinpäätösennusteet. Vuoden 2016 raportoinneissa hyödynnetään uusia henkilöstöhallinnon ohjelmia ja talouden toteutumaraportoinneissa neljännesvuosittain on mukana myös henkilöstösuunnitelman toteutumaraportointi. 1.6. Vastuu määrärahojen käytöstä Vastuu määrärahojen riittävyydestä kuuluu ensisijaisesti määrärahojen käyttäjille eli käytännössä tositteiden hyväksyjille. Näiden on ryhdyttävä välittömästi määrärahojen riittävyyden varmistaviin toimenpiteisiin havaitessaan poikkeamia asetetuista tavoitteista ja määrärahojen käyttösuunnitelmista sekä huomioitava, että valtuusto päättäessään talousarviosta edellytti, että vuoden 2016 aikana tehtävien talousarviomuutosten kate haetaan ensisijaisesti palvelualueiden talousarvioiden sisäisillä siirroilla. Hallintosäännön 65 :n mukaan palvelualuejohtaja hyväksyy laskut, ellei hän ole delegoinut hyväksymisoikeutta edelleen. Palvelualueiden tulee lähettää delegointipäätös laskujen hyväksyjistä ja varahyväksyjistä tiedoksi talous- ja kehittämisjohtajalle tammikuun loppuun mennessä. 4
Projektien laskut hyväksyy projektiohjeen mukaan projektin vastuuhenkilö. Talousarviovuoden aikana tapahtuvat muutokset edellä luetelluissa henkilöissä on ilmoitettava viipymättä talous- ja kehittämisjohtajalle. Laskujen tositteista tulee käydä selvästi ilmi, mihin asiaan lasku liittyy. Samoin esimerkiksi edustustilaisuuksien osalta tulee laskutositteessa olla nimiluettelo läsnä olleista henkilöistä ja selvitys siitä, miten tapahtuma liittyy kaupungin asioiden hoitoon. Pääperiaatteena tulee lisäksi olla, että esimies hyväksyy aina alaistensa laskut. Koontilaskuissa tulee lisäksi ottaa huomioon, että omaa osuutta laskusta ei saa henkilö itse hyväksyä vaan se osuus on eriteltävä niin, että esimies hyväksyy ao. osuuden. Laskut on käsiteltävä osastoilla päivittäin, jotta ne ehtivät maksuun ajallaan eikä kaupungille tule turhia kuluja viivästyskoroista. 1.7. Vastuu valtionosuusanomusten laadinnasta, EU-tukien hakemisesta ja maksatusten seurannasta Vastuu valtionapujen anomisesta ja tarkkailusta on ao. toiminnasta vastaavalla lautakunnalla tai muulla viranomaisella siten kuin hallintosäännössä on määrätty. EU-tukien hakeminen ja maksatusten seuranta on kaupungin velvollisuutena niissä hankkeissa, joiden rahoituspäätöksissä Kemijärven kaupungille on annettu hankkeen hallinnollinen vastuu. EU-tukien hakemisesta ja maksatusten seurannasta huolehtivat hankkeille nimetyt vastuuhenkilöt. Hankkeiden seurannan ja tukihakemusten vuoksi kaupungin hallinnoimien projektien menot ja tulot käsitellään sekä talousarviossa että kirjanpidossa nettoperiaatteella. 1.8. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kaupunginhallitus. Kemijärven kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje on hyväksytty kaupunginhallituksessa 25.11.2013 366. Hyväksyessään ohjeen kaupunginhallitus on edellyttänyt, että ohje toimitetaan kaikille esimiehille ja esimiehiä koulutetaan sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan. 2. Määrärahojen käyttö 2.1. Vuosimäärärahat ja toiminnalliset tavoitteet Talousarvion määrärahoja käytetään vuotuisperiaatteen mukaisesti vain talousarviovuoden menoihin. Määrärahojen riittävyyden osalta, mikäli tulosalueen oman toiminnan sopeuttaminen ei ole mahdollista, on kate haettava ensisijaisesti palvelualueen talousarvion sisältä ja mikäli määrärahojen käyttöön halutaan muutoksia, on muutosesitys tehtävä hyvissä ajoin ennen määrärahan loppumista tai muun käyttötarkoituksen aloittamista kaupunginhallituksen ja valtuuston käsittelyyn (hallintosääntö 36 ). Palvelualueiden tulee toteuttaa talousarviokirjaan sisältyvät sitovat toiminnalliset tavoitteet. Jos toiminnallinen tavoite uhkaa jäädä toteutumatta, tulee palvelualueen 5
järjestää toteuttamisen edellyttämät resurssit muuta toimintaa sopeuttamalla. Jos tämä ei ole mahdollista, tulee ko. lautakunnan tehdä esitys kaupunginhallitukselle tavoitetason muuttamisesta. 2.2. Määrärahojen jakoa koskevat muutokset Lautakunnat ovat oikeutetut päättämään sitovuustason puitteissa määrärahojen jakoa koskevista muutoksista. Jos valtuusto on erityisperusteluin ilmaissut tahtonsa määrärahan käytöstä, on valtuuston päätöstä noudatettava sitovana. 2.3. Henkilöstösivukulut vuonna 2016 Kevan valtuuskunta on päättänyt 4.12.2015 vuoden 2016 eläkemaksuista. Työnantajan maksu laskee keskimäärin 0,44 prosenttiyksikköä. Keskeisimmät työeläkemaksut vuonna 2016 ovat: työnantajan palkkaperusteinen eläkemaksu on 17,10 % työntekijöiden KuEL-palkoista. Valtion eläkelain piiriin kuuluvien työntekijöiden työnantajakohtainen VaEL-eläkemaksuprosentti on 16,77 % ja palkansaajan eläkemaksu alle 53-vuotiailla 5,70 % ja 53 vuotta täyttäneillä 7,20 %. 2.4. Toiminta-avustukset, kannatus- ja tuki-ilmoitukset sekä muut avustukset Toiminta-avustusten myöntämisestä kemijärveläisille yhteisöille päättää kaupunginhallitus tai asianomainen lautakunta. Toiminta- ja yleisavustukset julistetaan haettavaksi kerran vuodessa julkaistulla kaupungin yhteisellä ilmoituksella. Hakuaika on huhtikuussa 2016. Ennen avustuksen myöntämistä tulee yhteisöltä vaatia tiedot viimeisimmästä tilinpäätöksestä, talousarviovuoden toimintasuunnitelmasta ja talousarviosta. Kannatus- ja tuki-ilmoituksia tai niihin verrattavia suorituksia ei kaupungin varoista makseta vuonna 2016. Kaupunginhallitukselle/lautakunnalle osoitettuihin erillisiin avustusanomuksiin ei ole varattu talousarviossa 2016 määrärahoja, joten tällaisia avustuksia ei ole mahdollisuutta vuonna 2016 myöntää. 2.5. Muut talousarvion toimeenpanoon liittyvät sitovat linjaukset 1. Ellei lainsäädännöstä muuta johdu on maksujen ja taksojen määräytymisen yleisperiaatteena omakustannushinnoittelu, 2. Poistot tehdään kaupunginhallituksen 25.11.2013 368 hyväksymän poistosuunnitelman mukaisesti, 6
3. Hankinnat rajataan vain välttämättömiin ja toiminnan näkökulmasta pakottaviin hankintoihin ja toteutetaan hankintalakia ja kaupungin hankintaohjetta noudattaen taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa noudatetaan kaupunginhallituksen talouden tasapainottamiseksi vuonna 2013 tekemää linjausta: Hankintaoikeus myönnetään vain erityisen painavasta syystä harkintaa käyttäen (myöntäjänä esimiehen esimies esim. vastuualuepäällikkö/palvelualuejohtaja/ kaupunginjohtaja), tämä koskee yli 2000 euron hankintoja, 4. Tietojärjestelmä-, sovellus- ja laitahankinnat ja muut tietotekniset hankinnat hoidetaan keskitetysti tietohallintopäällikön toimesta tai hänen ohjeistuksellaan, 5. Käyttötalouteen osoitetuilla määrärahoilla ei saa tehdä kirjanpidossa investoinneiksi määriteltäviä hankintoja, 6. Virka-, viranhoito- ja työnsuorittamismatkoissa on käytettävä ensisijaisesti kaupungin leasingautoja, muita kaupungin omistamia autoja tai hyödynnettävä muutoin edullisinta matkustustapaa (julkiset liikenneyhteydet). Jollei ole mahdollisuutta käyttää em. vaihtoehtoja, on oman auton käyttö työtehtävien hoitamisessa sallittua, 7. Muissa kaupungin ulkopuolelle tehtävissä virkamatkoissa esim. Helsinkiin on käytettävä ensisijaisesti junaa, kun se on edullisempaa tai tarkoituksenmukaisempaa kuin lentäminen, 8. Matkustusluvan ulkomaille myöntää kaupunginjohtaja. Niille projektihenkilöille, jotka on palkattu ns. kansainvälisiin projekteihin, matkustusluvan antaa projektin vastuuhenkilö (= yleensä palvelualuejohtaja, ei projektipäällikkö), 9. Ystävyyskaupunkimatkoista ei makseta päivärahoja, 10. Luottamushenkilöiden oman auton käyttöön luottamustehtävien hoitamisessa hyödynnetään kimppakyytejä kokouksiin ja jos on järjestetty yhteiskuljetus, niin km-korvauksia ei makseta, 11. Virastot pidetään pääsääntöisesti suljettuina 4.7. - 24.7.2016 välisen ajan. 3. Henkilöstöasioiden valmistelu ja toimeenpano 3.1. Henkilöstösuunnittelu osana taloussuunnittelua Henkilöstösuunnitelmat kootaan kaupunkitasoisen yhtenäisen ohjeistuksen mukaisesti. Henkilöstösuunnittelulla ohjataan henkilöstön määrällisiä resursseja ja osaamista huomioiden strategiset tavoitteet, toimintaympäristön ja rakenneuudistusten muutokset sekä talouden tasapainotuksen tarpeet. Tavoitteena on vakinaisen ja määräaikaisen henkilöstön määrän väheneminen vuoden 2015 tasosta. Tämä edellyttää, että henkilöstöä siirretään kaupungin sisällä ja hyödynnetään eläkkeelle siirtymisiä, toimintojen uudelleenorganisointia sekä tehtävien uudelleenjärjestelyjä. 7
Hallintosääntö määrittelee toimivallan henkilöstöasioiden osalta ja tarkemmat ohjeet vuodelle 2016 antaa kaupunginhallitus talousarvon toimeenpano-ohjeessa alla oleva mukaisesti. 3.2. Täyttölupamenettely Täyttölupamenettelyä tarvitaan, jotta tehtäviä tarkastellaan riittävän laajasti ennen kuin henkilöstöä rekrytoidaan kaupungin ulkopuolelta. Täyttölupia anottaessa tulee ottaa huomioon palvelualueille ja vastuualueille laaditut henkilöstösuunnitelmat ja tehtäviä koskevat varaukset budjettiin. Täyttölupa-anomuksen tulee perustua todelliseen henkilöstötarpeeseen. Tehtävän vakinainen täyttäminen Täyttölupa anotaan kaupunginhallitukselta aina kun on kysymyksessä rekrytointi vakinaiseen palvelussuhteeseen kaupungin ulkopuolelta lukuun ottamatta valtuuston täyttämiä virkoja. Vastuualuepäällikkö tekee esityksen palvelualuejohtajalle, joka vie asian lautakuntaan ja lautakunta edelleen kaupunginhallitukselle. Palvelualueilla, joissa ei ole vastuualueita, yksikön esimies tekee esityksen palvelualuejohtajalle. Lautakuntaan tai suoraan kaupunginhallitukseen menevään esitykseen on aina liitettävä ajantasainen tehtäväkuvaus sekä henkilöstöpäällikön lausunto asiasta. Ennen kuin tehtävä täytetään kaupungin ulkopuolelta, tulee ensisijaisesti selvittää yksikössä, vastuualueella tai palvelualueella, voidaanko tehtävä hoitaa järjestelemällä toimintoja tai tehtäviä uudelleen ja tarvitseeko siirtyneen henkilön tilalle palkata työntekijää. Mikäli tehtävää ei tehtävien uudelleen järjestelyllä kyetä järjestämään, käynnistetään sisäinen ilmoittautumismenettely, jolla selvitetään mahdollisuudet siirtää tehtävään kaupungin vakinainen työntekijä. Sisäinen hakuilmoitus, johon on liitetty ajantasainen tehtäväkuvaus, toimitetaan henkilöstöpalveluihin. Ilmoitus julkaistaan intrassa ja toimitetaan sen tiedoksi henkilöstölle sähköpostitse. Mikäli tehtävään voidaan siirtää kaupungin vakinainen työntekijä ja ketjun toiseen päähän tarvitaan työntekijä kaupungin ulkopuolelta, ketjun päässä olevan tehtävän osalta on selvitettävä ensisijaisesti tehtävien uudelleenjärjestelyn mahdollisuus ja sen jälkeen pyritään täyttämään se kaupungin sisältä em. menettelytapaa noudattaen. Mikäli tehtävää ei kyetä sisäisesti täyttämään, haetaan siihen täyttölupaa lautakunnan kautta kaupunginhallitukselta. Virkasuhteisten osalta vakinaiseen virkasuhteeseen ottamisessa noudatetaan lisäksi hallintosäännön ja kunnallisen viranhaltijalain (304/2003) säännöksiä (esimerkiksi julkinen hakumenettely, hakuaika vähintään 14 kalenteripäivää ja ilmoitus on julkaistava kuntalain 64 :ssä säädetyllä tavalla). Tehtävän määräaikainen täyttäminen 8
Pääsääntö on, että määräaikaisia viranhaltijoita/työntekijöitä, jotka eivät ole kenenkään sijaisia, avoimen viran/tehtävän hoitajia tai projektihenkilöitä, ei palkata. Muilta osin määräaikainen työvoiman tarve pyritään täyttämään sisäisesti ensin yksikön sisältä ja seuraavaksi vastuu- ja palvelualueilta. Alle kuusi kuukautta kestävien määräaikaisten palvelussuhteiden osalta täyttöluvan myöntää palvelualuejohtaja poikkeuksena enintään kahden viikon kestävät määräaikaiset palvelussuhteet, joiden osalta yksikön esimies arvioi tiiminvetäjän esittelystä tarpeen rekrytoinnille. Rekrytointi enintään kahdeksi viikoksi voidaan toteuttaa yksikön esimiehen toimesta vain, mikäli tehtäviä ei kyetä sisäisesti järjestelemään. Kahden viikon aikana yksikön esimies selvittää mahdollisuudet järjestää tehtävät sisäisesti pidemmäksi aikaa, jonka jälkeen vain välttämättömästä syystä hakee täyttölupaa pidempään rekrytointiin vastuualuepäällikön kautta palvelualuejohtajalta. Täyttöluvasta on käytävä ilmi, millä tavoin selvitystyö on edennyt yksikkötasolla, vastuualuetasolla ja palvelualuetasolla. Täyttölupaan tulee sisällyttää kannanotto mahdollisiin samaan tehtävään aiemmin myönnettyihin täyttölupiin sekä tehtyihin viranhaltijapäätöksiin ja työsopimuksiin. Palvelualuejohtaja myöntää luvan rekrytointiin vain välttämättömästä tarpeesta. Yksikön esimiehen tekemä ulkoinen rekrytointi kahdeksi viikoksi sisältyy palvelualuejohtajan enintään kuudeksi kuukaudeksi myöntämään täyttölupaan. Palvelualuejohtajan myöntämä täyttölupa tulee toimittaa tiedoksi henkilöstöpalveluihin. Kuusi kuukautta pidempien määräaikaisuuksien osalta yksikön esimies tekee esityksen vastuualuepäällikön kautta palvelualuejohtajalle, joka ilmoittaa henkilöstöpäällikölle, kun täyttölupa-anomus on valmis lausuttavaksi ja edelleen kaupunginjohtajan päätettäväksi. Kaupunginjohtaja käsittelee täyttöluvan vasta, kun tehtävä on pyritty täyttämään sisäisen ilmoittautumismenettelyn kautta. Täyttölupa-anomukseen tulee liittää ajantasainen kuvaus tehtävästä. Täyttölupa-anomukseen kirjataan selkeästi, miten kauan tehtävää on määräaikaisuuksilla hoidettu ja mihin täyttölupaan aikaisemmat rekrytoinnit perustuvat. Määräaikaisella palvelusuhteella on aina oltava laillinen peruste, joka tulee merkitä täyttölupa-anomukseen. Myös oppisopimustyösuhteeseen palkattaviin tarvitaan kaupunginjohtajan täyttölupa. Ensin tulee selvittää, voidaanko oppisopimuksella kouluttaa joku kaupungin vakinainen työntekijä. Työllistämistuella palkattaviin ei tarvitse anoa täyttölupaa. Opettajat (myös sivutoimiset) palkataan määräaikaiseen palvelussuhteeseen vain tarpeen mukaan kuten muu henkilöstö (määräaikaisuuteen oltava laillinen peruste). Projektihenkilöiden rekrytointitarve on selvitettävä jo ennen kuin projektia koskeva esitys viedään toimielimen ratkaistavaksi. Selvitetään, voidaanko rekrytointitarve hoitaa kaupungin sisäisesti vai rekrytoidaanko projektihenkilöstö tai osa siitä kaupungin ulkopuolelta. Sisäisen haun kautta kaupungin palveluksessa oleva henkilö voi siirtyä projektitehtäviin määräaikaisesti. Jos projektitehtäviin siirtyvän henkilön tilalle tarvitaan työntekijä kaupungin ulkopuolelta, on siihen haettava määräaikainen täyttölupa. Sijaisten palkkaaminen Sijaisuuksia ei pääsääntöisesti täytetä. Poikkeuksena sijaiskieltoon voi toimia vain ja ainoastaan pakottava syy, kuten laista, asetuksesta tai ehdottomasta, viranomaisen valvomasta muusta määräyksestä tai suosituksesta johtuva syy, tulojen menetys 9
kaupungille tms. Määräaikaisuuden peruste on sijaisuuksia täytettäessä oltava lainmukainen. Alle kuuden kuukauden sijaisuuksiin on haettava täyttölupa palvelualuejohtajalta kuten edellä tehtävää määräaikaisesti täytettäessä. Jos on tiedossa, että sijaisuus tulee kestämään yli kuusi kuukautta, on täyttölupa haettava kaupunginjohtajalta heti alkuvaiheessa ja esitettävä samalla arvio sijaisuuden kestosta. Täyttölupaa ei tarvitse anoa, jos kysymyksessä on henkilön palkkaaminen vuorotteluvapaan sijaiseksi. Sisäiset siirrot Sisäisissä siirroissa ei tarvita täyttölupaa. Viranhaltijoiden osalta noudatetaan hallintosäännön ja viranhaltijalain säännöksiä. Sisäisissä siirroissa kysymys voi olla sisäisestä rekrytoinnista avoimeksi tulleeseen tehtävään, toimintojen tai tehtävien uudelleenjärjestely tai siirtyminen terveydellisistä syistä eri tehtäviin. Työntekijän tehtävistä sovitaan työsopimuksella. Työntekijät otetaan Kemijärven kaupungin palvelukseen ja työntekopaikka voi työsuhteen aikana muuttua. Tilapäisesti työntekijä on tarvittaessa velvollinen siirtymään muihinkin tehtäviin, joita voidaan hänen koulutuksensa ja työkokemuksensa huomioon ottaen pitää hänelle sopivina. KVTES:n mukaan tilapäinen siirto voi kestää enintään 8 viikkoa kerrallaan. Työnjohto-oikeutensa nojalla työnantaja voi tehdä töiden asianmukaisen järjestelyn kannalta tarpeellisia vähäisiä muutoksia tehtäviin. Sen sijaan sellaisiin tehtäviin, jotka olennaisesti poikkeavat työntekijän työsopimuksen mukaisista tehtävistä, työntekijä voidaan pysyvästi siirtää vain sopimalla asiasta työntekijän kanssa. Näissä tapauksissa pysyvään siirtoon tarvitaan työntekijän kirjallinen suostumus. Työsuhteen ehtojen muuttuessa oleellisesti tehdään uusi työsopimus. Kaupunginjohtaja päättää palvelualuejohtajia kuultuaan työsuhteisten työntekijöiden siirrosta palvelualueiden välillä. Palvelualuejohtaja päättää työsuhteisten työntekijöiden siirroista palvelualueellaan. Pysyvistä siirroista tulee aina ilmoittaa kirjallisesti henkilöstöpäällikölle. Työsuhteisten työntekijöiden nimikemuutoksesta päättää palvelualuejohtaja pyydettyään ensin lausunnon henkilöstöpäälliköltä. Lausuntopyyntöön on liitettävä ajantasainen tehtävänkuvaus. Viranhaltijoiden nimikemuutoksesta päättää hallintosäännön mukaan kaupunginhallitus. Kaupunginhallitukseen menevään esitykseen tulee liittää ajantasainen tehtäväkuvaus ja henkilöstöpäällikön lausunto. 3.3. Tehtävän vaativuuden arviointi ja tehtäväkohtaisen palkan määrittäminen Kaikkiin tehtäviin tulee laatia ajantasainen tehtävänkuvaus. Tehtäväkuvaus laaditaan sille varatulle lomakkeelle. Arviointisivu on vielä tässä vaiheessa samanlainen kuin 10
aikaisemmin, huomaa erilaiset arviointilomakkeet eri sopimusten piirissä. Kun on kysymyksessä uusi tehtävä tai tehtävän muuttaminen olennaisesti, niin tehtävän vaativuuden arviointi ja palkan määrittäminen tulee toimittaa tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi keskitettyihin hallinto- ja tukipalveluihin. Jos tehtävässä on jo olemassa tehtävän vaativuuden arviointi ja tehtävät pysyvät samana, käytetään työsopimusta tehtäessä/virkamääräystä annettaessa aikaisemmin määriteltyä palkkaa. Tämä koskee myös projektityöntekijöitä. Oppisopimusopiskelijoiden, kesätyöntekijöiden ja työllistämistuella palkattavien osalta henkilöstöpalvelut ohjeistaa palvelussuhteesta ja palkkauksesta erillisellä ohjeella. 3.4. Lomarahanvaihtovapaat Lomarahan vaihtamista vapaaksi on anottava sen vuoden toukokuun loppuun mennessä, jonka lomarahasta on kysymys. Lomarahanvaihtovapaa on pidettävä seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä. Esimerkiksi vuoden 2016 lomarahan vapaaksi vaihtamisesta on tehtävä sopimus ja ilmoitettava palkanlaskentaan 31.5.2016 mennessä ja lomarahanvaihtovapaa on pidettävä 30.4.2017 mennessä. Mikäli lomarahanvaihtovapaan aikana sairastuu, niin pitämättä olevan vapaan voi siirtää myöhemmin pidettäväksi (ks. paikallinen sopimus lomarahan vaihtamisesta vapaaksi). Tehtyä sopimusta lomarahan vaihtamisesta vapaaksi ei voi perua. Poikkeuksena on ainoastaan sellainen tilanne, että töitä ei saada tehtyä ilman kyseistä työntekijää ja työntekijä suostuu perumaan lomarahan vapaaksi vaihtamista koskevan sopimuksen. Työnantajan ei tule tehdä sopimusta lomarahan vaihtamisesta, jos on tiedossa, että sopimusta ei todennäköisesti voida noudattaa eli vapaata ei voida antaa. 3.5. Säästövapaat Säästövapaita koskevat sopimukset tulee tehdä ja ilmoittaa palkanlaskentaan kunkin lomavuoden osalta aina 31.10. mennessä. Sen jälkeen ei voi enää jättää kyseisen lomavuoden lomia säästöön. Säästövapaita voi pitää vasta seuraavan vuoden 30.9. jälkeen. Esimerkiksi vuoden 2016 lomia koskeva säästösopimus on tehtävä ja ilmoitettava palkanlaskentaan 31.10.2016 mennessä ja niitä voi pitää vasta 30.9.2017 jälkeen. 3.6. Kannustinvapaat Kannustinvapaata koskevaa käytäntöä jatketaan 1.1.2016-31.12.2016 asti entisin ehdoin (kaupunginhallituksen päätös 12.8.2013 242) siten, että viittä pidettyä palkatonta päivää kohti saa yhden palkallisen vapaapäivän. Tätä oikeutta voi käyttää vain kerran vuoden 2016 aikana. Mikäli yhteistoimintaneuvotteluiden seurauksena kannustinvapaita tarjotaan henkilöstölle lomautuksen vaihtoehtona, antaa kaupunginhallitus siitä erikseen ohjeen, jolla kumotaan talousarvion täytäntöönpano-ohje tältä osin. 11
12