Porin yliopistokeskuksen tilavarausjärjestelmä htila.ucpori.fi/ KÄYTTÖOHJE htila on Porin yliopistokeskuksen yksiköiden tarpeisiin kehitelty tilavarausohjelma. Varausohjelman lisäksi htila sisältää Kalenteri-ohjelman, jolla voidaan tarkastella tehtyjä varauksista kalenteri näkymällä, sekä Varauksen-ohjelman, jolla voidaan tarkastella eri tilojen varauksia ja tulostaa näistä tilalistoja tilojen oviin. Käyttöliittymä on responsiivinen, eli toimii ja skaalautuu niin mobiiliin, tablettiin kuin normaalilla internetselaimella. Kirjautumiseen tarvitset käyttäjätunnuksen ja salasanan. Tilavarausjärjestelmän pääkäyttäjä on palvelukeskus, joka: tekee käyttäjätunnukset auttaa pulmatilanteissa ylläpitää järjestelmän perustietoja Lisätiedot: Palvelukeskus p. 044-790 0079, palvelukeskus@ucpori.fi Sisällys Käyttöliittymä ja sisäänkirjautuminen... 2 Perustiedot... 3 Tilojen varaaminen... 4 Varauksen Luonti... 5 Varauksen muokkaus... 11 Tilavarauksen muokkaus... 13 Lukujärjestys ominaisuus... 16 Kalenterin tilaaminen... 16 1
Käyttöliittymä ja sisäänkirjautuminen 2
Luo varaus Perustiedot 1) Uuden varauksen kirjaaminen 2) Vapaiden tilojen haku Etusivu Omat tilavaraukset (sisäänkirjautuneen käyttäjät tekemät tilavaraukset ja oman yksikön tilavaraukset) Päivän tilavaraukset (näkymä kaikista/kaikkien yksiköiden päivän tilavarauksista Kalenterit Tilavaraukset Kalenteri näkymästä mahdollisuus tarkastella tilavarauksia erilaisien rajauksien avulla. mm. tiloittain, yksiköittäin, henkilöittäin. Päivä, viikko, kuukausi, agenda, lista tai kalenteri -näkymillä ja tarvittaessa esim. tulostaa valittu näkymä. Tilavaraukset sivulla tarkastellaan ja etsitään tehtyjen varausten tilavarauksia. Yksittäisessä, nimetyssä, varaussa on aina yksi tai useampi tilavaraus. Yksittäisiä tilavarauksia ei voi erikseen nimetä. Vaan esim. hakusanalla etsitään varausta, johon liittyy yksi tai useampi tilavaraus. (kts. kuvaus tilavarauksen logiikasta) Käytetään esim. etsittäessä tiettyä varausta, johon halutaan tehdä muutoksia. Varaukset Vastaava toiminnallisuus kuin tilavaraukset -sivulla. Lisäyksenä, etusivulla nähtävissä tilavarausten määrä yhdessä varauksessa. Opintokokonaisuus Varaukset on mahdollista kytkeä isommiksi kokonaisuuksiksi avulla. Kohteet 3 - Mahdollisuus tarkastella varauksiin liitettävissä olevia tiloja ja niiden lisätietoja sekä henkilöitä. - Tietojen lisäystarpeista/ muutoksista yhteys palvelukeskukseen. Omat käyttäjätietoni - mm. salasanan vaihto Luo uusi opintokokonaisuus ja liitä varaus opintokokonaisuuteen. Useamman varauksen sisältävät opintokokonaisuudet nähtävillä/tilattavissa/ tulostettavissa mm. opiskelijoille. lukujarjestys.ucpori.fi sivuilla. (kts. kuvaus tilavarauksen logiikasta) Ohjeet - sivulla luettavissa päivitetty ohjeet. Palaute - mahdolliset/havaituista virheitä - lisätietoa ja opastusta myös palvelukeskuksesta Muutospäiväkirja - Järjestelmää pyritään jatkuvasti kehittämään asiakaslähtöisesti. htila ohje päivitetty Muutokset 1.6.2016 kirjataan ko. logiin.
Tilojen varaaminen Varauksen luominen aloitetaan aina ns. vapaiden tilojen haulla, Luo varaus painikkeen takaa. Varaukseen sisältyy aina yksi tai useampi tilavaraus. Varaukset voi olla joko saman päivän aikana kuten erilaisissa tilaisuuksissa tai varaukset voivat olla eripäivinä useammin viikon/kuukauden sisällä kuten esim. kurssi varauksissa. Varausten kirjaamislogiikka on kuitenkin sama. Ensin valitaan/ haetaan tarvittavat tilat tämän jälkeen täytetään ns. varaus-/laskutustiedot. Myöhemmin on mahdollista lisätä ja poistaa varauksen yksittäisiä tilavarauksia aina yhtä (1vrk) vuorokautta ennen ko. tilavarausta. Oman yksikön tilojen varauskäytännöt on hyvä tarkistaa opintotoimistosta. Oman yksikön varaukset omalle yksikölle ovat veloituksetta. Varaukset muiden yksiköiden tiloissa on lähtökohtaisesti maksullisia, ilman erillistä sopimusta. Varatessa muiden yksiköiden tiloja tulee varaus vahvistaa/varmistaa vielä tilaan merkityltä vastuu henkilöltä (esim 203C tilan osalta Päivi Eloselta). Tilat tulee varata käyttöön todellisen tarpeen mukaisesti 30min välein. Huomioithan, että mikäli varauksesi loppuu esim. klo 14, tulee tila on tuolloin tyhjä, koska seuraava varaus saattaa alkaa heti klo 14. TUKKK 1.vuosikurssi TAY avoin kevät2017 Opintokokonaisuus 3 Johdatus opintoihin Gradu-seminaari Matematiikka Varaukset 2 19.5. klo 9-10 LK118 21.5. klo 14-16 LK138 21.7. klo 11-13 LK126 19.5. klo 11-13 LK118 21.5. klo 11-13 LK138 19.6. klo 11-13 LK118 Tilavaraukset (Varauksessa x-määrä tilavarauksia) 1 11.5. klo 11-13 LK218 Kuvaus tilavarauksen logiikasta. Varauksen luominen alkaa (1) ns. vapaiden tilojen haulla tekemällä tarvittavat tilavarauksen varaukseen. Yhdestä tai useammasta tilavaraus tallennetaan (2) varaukseksi (varauksen perustiedot). Varaus/varaukset on mahdollista lisätä (3) opintokokonaisuuksiksi. Varaukset on mahdollista kytkeä myös myös useampaan opintokokonaisuuteen/lukujärjestykseen ja esim. toisten yksiköiden kursseja on mahdollista kytkeä toisen yksikön opintokokonaisuus lukujärjestyksiin (vrt. ristiinopiskelu). 4
Varauksen Luonti Varauksen luominen aloitetaan vapaiden tilojen haulla ja tekemällä tarvittavat tilavaraukset varaukseen (kts. kuvaus tilavarauksen logiikasta -sivu 4). 1. Valitse sivuvalikosta "Luo varaus". 2. Täytä hakukriteerit 1) Pakolliset päivämäärärajaukset. Mikäli haluat tehdä varauksen vain tietylle päivälle, valitse "Vain tietty päivä". Tällöin loppupäivämäärää ei tarvitse syöttää. 2) Viikonpäivärajaus, jonka avulla voidaan hakea halutulta aikaväliltä vain tiettyjen viikonpäivien vapaita aikoja. 5
3) Kellonaikarajaus, jonka avulla voidaan hakea vain tietyn aikarajan sisällä olevia vapaita aikoja. 4) Vähimmäiskesto, jonka avulla voidaan hakea vähintään tietyn ajan vapaana olevia aikoja. 5) Tilalista, jolta voidaan valita halutut tilat. 6) Kohteen omistajalista, jolta voidaan valita halutut omistajat. 7) Tilatyyppilista, jolta voidaan valita halutut tilatyypit. 8) Tilalista, jolta voidaan valita halutut tilat. 9) Henkilölista, jolta voidaan valita halutut henkilöt. 10) Lukujärjestyslista, jolta voidaan valita halutut lukujärjestykset. 11) Minimihenkilömäärä, jonka tulee mahtua tilaan. huom. Mikäli hakukriteereillä olevia kohteita ei ole varattavissa saat ko. ilmoituksen. Ilmoituksen syynä saattaa olla esim. (1) päälleikkäinen varaus, (2) ko. tila ei ole määritelty varattavaksi, (3) vapaa hakusana määrittelyssä tilan nimi kirjoitettu väärin tai (4) tila ei ole yksikkösi varattavissa esim. pääosin toisen yksikön ATK-luokat. Kysy lisää ko. tilojen vuokrauksesta palvelukeskuksesta. 3. Voit tyhjentää täyttämäsi tiedot valitsemalla "Tyhjennä valinnat". 4. Valitse "Käynnistä haku", kun olet täyttänyt haluamasi hakukriteerit. 5. Valitse listalta haluamasi tilat klikkaamalla Valitse-rastia. Tällöin näkyviin tulee kyseisen tilavarauksen varaustiedot, joita voit täydentää ja muokata. 1) huom! Eri tapahtuma-aika valinnalla on mahdollista muokata mm. info-tv:ssä ja opiskelijoiden lukujärjestyksessä/kalenterissa. Esim. Varauksen alkaessa normalisti klo 8.00, luennon tai tilaisuus alkaa 8.15. Näin ollen varaus aika on 8:00- ja tapahtuma-aika 8:15-. 2) huom2! Tapahtuma-aika on erityisen tärkeä varauksissa, jotka vaativat tilassa pidemmän valmistelu ajan. 3) Salli näkyminen Info-Tv:ssä näyttää varauksen tapahtuma-ajan mm. aulan infotv:ssä ja näin ollen helpottaa käyttäjien tilaan saapumista, myös silloin kuin tilan paikka syystä tai toisesta vaihtuu alkuperäisestä. 4) Kiinnitä henkilö valinnalla valitaan tilan opettaja. Tilavaraus menee näin myös opettajan omaan kalenteriin. Henkilöitä on mahdollista kiinnittää yksittäiseen tilavaraukseen useampikin. 6
6. Klikkaa listan lopussa vasemmalla puolella olevaa Seuraava-nappia, kun olet valmis. 1) Huom! hakukriteerejä muokkaamalla pystyt helposti tekemään pitkänkin tai useammankin tilavarauksen sisältävän varauksen yhdellä kertaa. Varausta ja varauksen tilavarauksia on toki myös myöhemmin mahdollista lisätä ja muokata. 7. Täytä seuraavalla sivulla varauksen perustiedot. 7
1) Pakollinen varauksen nimi (jokaisella varauksella on oltava tunnistettava nimi, oli kyseessä kurssi tai yksittäinen tilaisuus. Varauksen nimi näkyy mm. info-tv:ssä) 2) Tunnus (varauksen tai kurssin tunnus, joka helpottaa myöhemmin varauksen hakemista) 3) Liitä opintokokonaisuuteen (Yksittäinen varaus on mahdollista liittää useampaankin opintokokonaisuuteen mikäli tarvetta. Opintokokonaisuus on oltava luotuna etukäteen Opintokokonaisuudet >> Luo uusi opintokokonaisuus. Opintokokonaisuuteen liittäminen on mahdollista suorittaa myös myöhemmin kts. varauksen muokkaaminen) 4) Pakollinen varaustyyppi. 5) Pakollinen varaajayksikkö (käyttöoikeuksista riippuen vaihtaminen ei välttämättä mahdollista. Tarvittaessa ota yhteys Palvelukeskukseen). 6) Pakollinen varauksen tekijä (määräytyy sisäänkirjautuneen tunnuksista automaattisesti). 8. Klikkaa sivun lopussa vasemmalla puolella olevaa Seuraava-nappia, kun olet valmis. 9. Mikäli varaajayksikkönä on "Ulkopuoliset varaajat", tarvitaan vielä varauksen tekijän perustiedot (Ulkopuoliset varaukset tehdään palvelukeskuksen kautta). 8
1) Pakollinen varauksen tekijän nimi 2) Pakollinen ulkopuolisen yrityksen nimi 3) Pakollinen puhelinnumero 4) Pakollinen sähköposti 5) Laskutusosoite 6) Viitenumero 7) Y-tunnus 10. Klikkaa sivun lopussa vasemmalla puolella olevaa Seuraava-nappia, kun olet valmis. 11. Voit vielä tarkistaa varauksen tiedot ennen tallennusta. Varauksen perustiedot näkyvät yläpuolella ja alapuolella on listaus yksittäisistä tilavarauksista. Pääkäyttäjä voi lisäksi muokata varauksen hintaa. 12. Mikäli haluat muuttaa vielä varauksen perustietoja, onnistuu se perustietojen yläpuolella olevasta Varauksen perustiedot -linkistä. Voit myös lisätä/poistaa tiloja varauksesta Luo varaus -linkistä. Myös mikäli haluat tehdä muutoksia tilavarausriveihin. Vahvista varaus ja pääset lisäämään/poistamaan/muokkaamaan yksittäisiä varauksia myöhemmin. 9
10
Varauksen muokkaus 1. Valitse sivuvalikosta "Varaussarjat". 2. Klikkaa haluamaasi varausta. 3. Klikkaa otsikon alla olevaa Muokkaa-nappulaa. 4. Voit nyt muokata varauksen perustietoja ja mm. lisätä varaus haluttuun opintokokonaisuuteen Huom! Yksittäisten tilavarauksen muokkaaminen tapahtuu tilavaraus (toiminnot) rivin muokkaa painikkeesta (kts. myös Tilavuokrauksen muokkaus ). Uuden tilavarauksen lisääminen varaukseen onnistuu helpoiten kopioi painikkeella. 11
12
Tilavarauksen muokkaus 1. Valitse sivuvalikosta "Varaukset". 2. Klikkaa haluamaasi tilavarausta, tai hae varaus käyttämällä hakutoimintoa. Vaihtoehtoisesti voit siirtyä varaussivulta yksittäiseen tilavaraukseen klikkaamalla Toiminnoista Tarkastele-nappulaa, tai muokata tilavarausta Muokkaa-nappulasta. 3. Klikkaa otsikon alla olevaa Muokkaa-nappulaa. 13
4. Voit nyt muokata varauksen perustietoja. 14
15
Lukujärjestys ominaisuus htilan avointa lukujärjestys ominaisuutta pääsee tarkastelemaan http://lukujarjestys.ucpori.fi/ -sivuilla. Lukujärjestys sivun kautta pääsee tarkastelemaan helposti mm. yksiköiden tekemiä opintokokonaisuuksia, kuin tilakohtaisia varauksia ja etsimään vapaita tiloja. Kalenterin tilaaminen UCPorin htila-tilanvarausjärjestelmäään perustuva lukujärjestysosio tukee yleistä kalenterin yksisuuntaista jakamista ical-standardia tukeviin ulkoisiin kalentereihin. Kalenterin yhdistämiseen ulkoiseen kalenteriin tarvitaan kalenterin URL-osoite. URL-osoite löytyy lukujärjestysnäkymästä Näytä kalenterilinkki -painikkeen takaa. Tarkemmat ohjeet OUTLOOK, GOOGLE, ANDROID ja MICROSOFT-tilejä varten lukujarjestys.ucpori.fi sivulta. 16