Kh 8.2.2016 35 liite Kauhavan kaupunki IRTAIMISTO-OHJE
Sisällysluettelo 1. Ohjeen tarkoitus... 3 2. Irtaimistoluetteloon kirjattavan irtaimiston määrittely... 3 3. Irtaimistoluetteloon kirjattavat tiedot... 4 4. Poistettavan tai käyttöä vailla olevan irtaimiston käsittely... 4 5. Irtaimiston poistamisen dokumentointi... 5 6. Vastuuhenkilöt... 5 7. Erityismääräykset... 6 2
1. Ohjeen tarkoitus Kaupungin irtaimesta omaisuudesta on pidettävä luetteloa. Luettelointi on osa sisäistä valvontaa ja sen tarkoituksena on edistää irtaimen omaisuuden tehokasta käyttöä, huoltoa, korjausta ja uusimistarpeen määrittelyä sekä estää irtaimiston katoaminen ja luvaton käyttö. Tässä ohjeessa määritellään vuosikuluksi kirjattavan, 300 10.000 euron arvoisen irtaimiston luettelointiperusteet, luettelosta poistamisen edellytykset ja luetteloinnin hoidon järjestäminen ja vastuut. Vähintään 10.000 euron arvoinen irtaimisto on investointi, joka aktivoidaan taseeseen ja kirjataan kuluksi suunnitelman mukaisina poistoina vaikutusaikanaan. Näitä hankintoja seurataan erillisessä käyttöomaisuuskirjanpito -ohjelmassa. Tämä ohjeistus koskee myös käyttöomaisuushankintoja mm. poistettavan ja käyttöä vailla olevan irtaimiston käsittelyn ja dokumentoinnin osalta. 2. Irtaimistoluetteloon kirjattavan irtaimiston määrittely Irtaimistoluetteloon kirjataan irtain esine, jonka käyttöaika on vähintään kolme vuotta ja jonka veroton hankintahinta on 300 10.000 euroa. Matkapuhelimet, tabletit ja tietokoneet merkitään luetteloon, vaikka niiden hankintahinta alittaa edellä mainitun vähimmäisrajan 300 euroa. Irtaimistoluetteloon kirjattavan esineen hankinta tiliöidään pääsääntöisesti aineet ja tarvikkeet - tiliryhmän alaiselle tilille kalusto tai opetusvälineet. Irtaimistoluetteloon kirjattavaksi irtaimeksi esineeksi luetaan kalusto sekä muut laitteet ja välineet. Irtaimistoluetteloon kuuluvia esineryhmiä ovat esimerkiksi: toimistokoneet ja -laitteet matkapuhelimet, tabletit ja tietokoneet ajoneuvot, työkoneet ja -laitteet irtokalusteet opetusvälineet työkalut (esim. raivaussahat, pöytäsirkkelit yms. koneet) Irtaimistoluetteloon ei merkitä: mahdollisen varastokirjanpidon mukaista tavaraa kulutustavaraa, tarve- ja raaka-aineita tai puolivalmisteita rakennuksiin kiinteästi kuuluvia koneita ja kalusteita taseeseen aktivoitavaa irtaimistoa. 3
3. Irtaimistoluetteloon kirjattavat tiedot Irtaimistoluetteloon kirjataan irtaimesta esineestä seuraavat tiedot: nimike hankintavuosi lukumäärä hankintapaikka sijaintipaikka hankintahinta ilman arvonlisäveroa muut mahdolliset tiedot joita tarvitaan esineen yksilöimiseksi sijaintipaikan siirto poistamisaika poistamisen syy poistotapa 4. Poistettavan tai käyttöä vailla olevan irtaimiston käsittely Irtaimistoluetteloon merkitty irtaimisto on inventoitava vähintään kerran vuodessa. Investoinnin yhteydessä kartoitetaan esineet, jotka ovat iän, kulumisen tai muun syyn vuoksi menettäneet käyttöarvonsa ja muuttuneet tarpeettomiksi tai vaihdettu uuteen, samalla ne poistetaan irtaimistoluettelosta. Poistotavat ovat: hävittäminen/romutus myynti = ennalta määrättyyn myyntihintaan, nettihuutokauppaan perustuen (esim. kiertonet.fi tms.) luovutus vastikkeetta vaihto uuteen vastaavaan Käyttökelvottomat esineet hävitetään asianmukaisella tavalla ja irtaimistoluetteloon merkitään poiston syyksi hävittäminen/romutus. Käyttökelpoiset esineet ilmoitetaan sähköpostitse sisäiseen kiertoon. Sisäinen kierrätys on vastikkeetonta ja kierrosta käyttöön otettu esine merkitään irtaimistoluetteloon merkinnällä sisäisestä kierrosta vastikkeettomasti saatu. Mikäli käyttökelpoiselle esineelle ei löydy käyttöä sisäisessä kierrossa, se voidaan ilmoittaa myytäväksi. Esine voidaan myös laittaa julkiseen myyntiin esim. kaupungin verkkosivuilla tai kuntatiedotteessa. Myynti voi tapahtua ennalta määrättyyn myyntihintaan, tarjouskilpailuun tai huutokauppaan perustuen. Myyntihinnan määrittelee se viranhaltija, jolla on ollut kyseisen esineen hankintaoikeus. Esine 4
myydään ensimmäisenä ostohalunsa esittäneelle tai korkeimman tarjouksen jättäneelle. Mikäli tarjouskilpailu järjestetään, on tarjousten jättämiselle annettava aikaa vähintään kaksi viikkoa. Mikäli käyttökelpoiselle esineelle ei löydy käyttöä sisäisessä kierrossa eikä halukasta ostajaa, voidaan se luovuttaa vastikkeetta esim. kierrätyskeskukseen, kirpputorille tai henkilökunnalle. 5. Irtaimiston poistamisen dokumentointi 6. Vastuuhenkilöt Poistettaessa käyttökelvottomia esineitä laaditaan kirjallinen dokumentti, josta hävitys/romutustapahtuma ilmenee. Esineet poistetaan irtaimistoluettelosta ja poiston syyksi merkitään hävittäminen/romutus. Käyttökelpoisen esineen sisäiseen kiertoon laittamisesta ei laadita erillistä dokumenttia vaan riittää, että uuden sijaintipaikan löytyessä siitä tehdään merkintä irtaimistoluetteloon. Irtaimistoluetteloon merkitään myös, että esine on sisäisestä kierrosta vastikkeettomasti saatu. Myytäessä käyttöarvoltaan yli 1000 euron arvoisia, käyttökelpoisia esineitä ennalta määrättyyn myyntihintaan, tarjouskilpailuun tai huutokauppaan perustuen, on myynnistä tehtävä viranhaltijapäätös. Muista myynneistä riittää, että laaditaan kirjallinen dokumentti, josta myyntitapahtuma ilmenee. Irtaimistoluetteloon merkitään, että esine on myyty. Luovutettaessa käyttökelpoisia esineitä vastikkeetta laaditaan kirjallinen dokumentti, josta luovutustapahtuma ilmenee. Irtaimistoluetteloon merkitään, että esine on luovutettu vastikkeetta. Osastopäällikkö nimeää toimipaikalle irtaimistoluettelosta vastaavan henkilön, jonka tehtävänä on pitää irtaimistoluettelo ajan tasalla ja suorittaa inventaario. Hoidosta vastuullinen henkilö on velvollinen esittämään vuosittain inventoidun ja tarpeellisin merkinnöin päivitetyn irtaimistoluettelon yksikön vastuuhenkilölle ja hallintojohtajalle helmikuun loppuun mennessä. Irtaimiston poistosta vastaavat osastot. Irtaimiston poisto esim. tarjouskilpailuun tai huutokauppaan perustuvan myynnin perusteella järjestetään mahdollisuuksien mukaan yhtä aikaa ja yhteistyössä osastojen kesken. Kirjalliset dokumentit ja myyntipäätökset allekirjoittaa pääsääntöisesti se viranhaltija, jolla on vastaavanlaisen irtaimen omaisuuden hankintaoikeus. 5
7. Erityismääräykset Irtaimistoluetteloinnin teknisestä toteuttamisesta annetaan erillisohjeet. Tietokoneiden ja -laitteiden jatkokäytöstä tai poistamisesta päättää aina tietohallintopäällikkö. Leasingomaisuuden mahdollisesta omaksi lunastamisesta päättää se toimielin tai viranhaltija, jolle päätösvalta vastaavanlaisen omaisuuden hankinnoista muutenkin kuuluu. Omaksi lunastettu leasingomaisuus merkitään irtaimistoluetteloon tämän ohjeen mukaisesti. Myydyn irtaimiston kauppahinta laskutetaan kaupungin laskutusohjelmalla. Kiertonetin kautta myyty irtaimisto laskutetaan palveluntarjoajan toimesta ja tilitetään kaupungille. Maksun saapumisesta tulee sähköpostiviesti vastuuhenkilölle, jonka jälkeen tavaran voi luovuttaa ostajalle. Kiertonetin kautta myydystä irtaimistosta ja sen kauppahinnasta tulee toimittaa tieto kirjanpitoon. Taseeseen aktivoidun, yli 10.000 euron arvoisen irtaimiston myynti, vaihto tai käytöstä poistaminen ilmoitetaan aina taloushallintoon, jotta irtaimisto voidaan poistaa myös käyttöominaisuuskirjanpito-ohjelmasta. Jos irtaimistolla on myyntihetkellä vielä poistamatonta tase-arvoa, kirjataan myyntihinnan ja tasearvon erotus tuloslaskelman myyntivoitoksi tai tappioksi. Mikäli vastikkeetta luovutettavalla tai hävitettävällä/romutettavalla irtaimistolla on vielä poistamatonta tasearvoa, kirjataan tuloslaskelmaan ylimääräisenä poistona. 6