PlaNet+ -ohjelmisto Ohje projektiaikataulun laadintaan copyright 9.6.2010
PlaNet+ ohje sivu: 2 (16) copyright: 9.6.2010 Projektiaikataulun laadinta 1. Jana-aikataulun laadinta (Gantt-kaavio) Työskentelyn aloitus tyhjältä pohjalta Kun ohjelma käynnistetään, avautuu suoraan jana-aikataulupohja (Tehtäväjanakaavio-elementti). Aikataulun laadinnan voi aloittaa heti taulukossa. Selite-kenttään kirjataan tehtävän kuvaus, Kesto-kenttään tehtävän vaatima kalenteriaika ja Alkaa-kenttään tehtävän aloituspäivämäärä. Aika-alueella näkyy kahden kuukauden aikajakso. Näkyvää aikajaksoa muutetaan mm. alareunan vieritysjanalla sekä sen päässä olevilla painikkeilla (+/-). Hiirellä maalaamalla aikavälin rajaus Eri taulukkosisältöjen valinta Keskimmäinen painike: koko aikavälin rajaus Taulukossa on valmiina useita kielekkeitä eri työskentelyvaiheita varten. Sarakkeita lisätään taulukkoon esim. hiiren oikealla painikkeella sarakeotsikoiden päältä avautuvasta pikavalikosta.
PlaNet+ ohje sivu: 3 (16) copyright: 9.6.2010 Projektin perustietojen määrittely Projektin perustietojen määrittely tapahtuu Projekti-valikko -> Projektitiedotikkunassa. Uudelle projektille annetaan tunnistetiedot: työnumero (Koodi), projektin nimi, projektin alku- ja loppupäivät, päällikön nimi sekä oma nimi (+ pvm). Suunnittelija-kenttään voi laittaa suunnittelupvm Projektin alkupvm tulee aluksi koneen kellosta Projektin tehtävistä saatu aikaväli Tiedosto/ Uusi... toimintoa käytettäessä on erillinen tunnistetiedot-ikkuna. Huom! Projektin alkuhetki on ehdoton. Mitään tehtävää ei voi ajoittaa sitä aikaisemmaksi. Projektin loppuhetki on varoittava eli jos jokin tehtävä ylittää projektin loppuhetken, niin siitä tulee varoitus. Vihje! Muuttamalla projektin alkupäivä saadaan ohjelma siirtämään aikataulua vastaavasti eteenpäin. Projektitiedot ikkunan eri kielekkeiltä löytyvät myös mm. Tunnusluvut (projektin kesto, tunnit, menot ja tulot), Memo, Hierarkia (ulkoasu- ja laskentamäärityksiä), Kaavat, Otsikot (tulosteisiin tulevat tiedot) sekä Asetukset (ulkoasu- ja laskentamäärityksiä).
PlaNet+ ohje sivu: 4 (16) copyright: 9.6.2010 Memo-ikkunaan voi kirjata tietoa esim. suurimmista aikataulumuutoksista sekä viestejä muille projektiryhmän jäsenille. Laita rasti ruutuun Memo näytetään projektin avauksessa, niin tämä on ensimmäinen ikkuna projektia avattaessa. Tähän voi kirjoittaa viestit avaajille, tärkeimmät muutokset jne. Työskentelyn aloitus mallipohjaa käyttäen Aikataulun laadintaa helpottaa mallipohja, joka sijoitetaan ohjelmahakemiston alla olevaan Mallit-kansioon. (esim. C:\Program Files\Artemis Finland\PlaNet + 6.3\Mallit\) Esimerkiksi Yleisaikataulupohja.prj on muokattu siten, että se sopii peruspohjaa (Tyhjä projekti) paremmin rakennusprojektin pääaikataulun suunnitteluun. Uuden hankkeen alkaessa otetaan pohja käyttöön (Tiedosto/Uusi -> Malliprojekti -> Yleisaikataulupohja.prj). Huom! Kotisivuilla asapro.fi on myös mallipohjia ladattavissa
PlaNet+ ohje sivu: 5 (16) copyright: 9.6.2010 Projektin tallennus tiedostoon Huom! Projekti on tallennettava levylle, jotta myöskin varmistustallennus toimisi. Nimessä voisi olla esim. työnumero, projektin nimi, aikataulun tyyppi ja tallennuspäivä. Muutosten jälkeen pvm kertoo mikä on aikataulun versio. Varoitus! Älä käytä pisteitä nimessä. Sotkee tiedosto-päätteiden käyttöä. Ongelmia syntyy mm. varmuustallennuksessa ja sähköpostia käytettäessä. Vihjeitä! 1. Hiiren tarkkuuden säätö työkaluriviltä Oletuksena oleva hiiren tarkkuus (snap) on päivä. Lyhyissä aikatauluissa on hyötyä siitä, että tarkkuus on esim. puoli päivää tai tunti. Työkalurivillä olevasta listasta haluttu tarkkuus, jolloin tehtävän siirto on mahdollista kyseisellä tarkkuudella. 2. Projektitietojen muutos (keston esitysmuoto, päiväyksen esitysmuoto, tehtäväoletukset) Projekti Projektitiedot -> Asetukset. Keston esitysmuodon voi muuttaa tunneiksi. Tehtävien alkamishetki nykyhetki (uudet tehtävät tulevat syöttöpäivään, jotta niitä ei tarvitse etsiä). Oletukset-painikkeen takana on määritetty tehtävän oletuskesto. Huom! Päiväysmuodon oletus tulee Windows in Control Panelin maa-asetuksista. Lyhyt muoto säästää tilaa taulukossa. Oletusarvon avulla voi kerralla muuttaa jonkin arvon olemassa olevillekin tehtäville.
PlaNet+ ohje sivu: 6 (16) copyright: 9.6.2010 Kalenterin muutokset Normaalissa Perus-kalenterissa päivät ovat pituudeltaan 8.00-16.00. Arkipyhä eli loma näkyy vihreällä. Lisää kalentereita voi tehdä esim. 2-vuorotyöhön, talvikuukausille jne. Vihje! Kalenterit voi hakea toiselta projektilta. Kotisivuilla www.asapro.fi on aikataulupohjia vanhemmille ohjelmaversioille (6.2, 6.1 ja 5.1), joiden pohjissa arkipyhiä ei ole enään valmiiksi määriteltyinä. Lisää lomapäiviä saa esim. kaksoisnapsauttamalla (tai pikavalikosta/ Lomapainikkeella) päiväruutua/viikkonumeroa/kuukautta. Projekti Kalenterit -> Perus -> Oletukset työpäivä-oletuksen muuttaminen Oletus: päivässä kaksi jaksoa Poikkeus lisää työaikaa (esim. työpäivän kellonaikaa muuttamalla tai lauantaille kellonajat kirjaamalla) tai vähentää työaikaa (esim. työpäivän lyhentäminen kellonaikoja muuttamalla) Vihje! Viikonpäivän avulla määritetään viikonpäivälle oletus koko kalenteriin. Esim. lyhyempi perjantaipäivä. Oletuksissa kerrotaan viikon pituus tunteina. Varoitus! Poista lomat painike poistaa kalenterin kaikki lomat ja poikkeukset kaikista kuukausista ja vuosista
PlaNet+ ohje sivu: 7 (16) copyright: 9.6.2010 Tehtävien syöttö ja mitoitus Tehtävät voi kirjoittaa suoraan taulukkoon, ne voi kopioida leikepöydän kautta vaikka Excel-taulukosta, tuoda Tuonti-toiminnolla tiedostosta ja ne voi poimia Tehtävärekisteristä (Projekti Tehtävärekisteri). Vihje! Yleisaikataulupohja.prj tiedosto sisältää tehtävärekisterin, jossa tyypilliset nimikkeet mitoitustietoineen ja resursseineen. Tehtävien määrän ja resurssien huomiointi suunnittelussa Uudet tehtävät syötetään taulukkoon, säädetään kestot ja ajoitetaan. Keston määrityksessä hyödynnetään mahdollisesti määrää ja tehoa (kapasiteetti) sekä resursseja (tunnit/menekki). Kesto= Määrä/ Kapasiteetti (kapasiteetti=teho=yksikkö/työvuoro) Kesto=Tunnit/Resurssien kpl-määrä Käytetään mitoittavaa resurssia Aikataulun valvonnassa huomioidaan se onko resurssien määrä riittävä/sovitun mukainen. Urakoitsijat on otettava mukaan suunnitteluun. Alun jouduttaminen tuo helpotusta lopussa. Tässä ei toivottu esimerkki: Alussa katsellaan ja lopussa bussilasti tekijöitä -> työ valmistui sopimuksen mukaisena päivänä, mutta muut työt kärsivät.
PlaNet+ ohje sivu: 8 (16) copyright: 9.6.2010 Ajoitus päivämäärillä tai riippuvuuksin Tehtävien lisäyksen ja määrien kirjauksen jälkeen niille annetaan ajoitus. Janakaavioajoituksessa taulukossa olevaan Alkaa-kenttään joko kirjoitetaan päivä tai se valitaan kaksoisnapsauksella avautuvasta kalenterista. Ajoitus jana-alueella tehdään siirtämällä tehtävä hiirellä alkamaan haluttuna päivänä (tartutaan kiinni keskeltä janaa). Toimintaverkkosuunnittelussa tehtävien välille laitetaan riippuvuuksia työkalurivin - painiketta käyttäen. Valitaan aikataulusta edeltäjä- ja seuraajatehtävät sekä riippuvuustyyppi. LA= loppu-alku -riippuvuus (normaaliriippuvuus). Tehtävät usein lyhyitä ja niillä on selkeä suoritusjärjestys (resurssit siirtyvät, peräkkäiset työvaiheet). AA= alku-alku -riippuvuus (limitysriippuvuus). Tehtävät usein pitkäkestoisia ja niitä tehdään rinnakkain. Esim. kun edeltävää tehtävää on tehty 20 %, niin seuraava alkaa. LL= loppu-loppu -riippuvuus voi olla parina sille varmistamassa että tehtävien järjestys säilyy.
PlaNet+ ohje sivu: 9 (16) copyright: 9.6.2010 Jana-alueella näkyvät asiat Muotoile Jana-alue toiminnolla muotoillaan jana-alueen sisältö mm. Viivoitukset, näkyvät janat ja janatekstit. Huom! Lisäksi on tehtäväkohtaiset janatekstit. Tehtävän pilkkominen 1. Syötä ensin koko tehtävä aikatauluun (määrä ja kesto yhteensä laskien) 2. Pilko osiin (Ctrl-näppäin pohjassa hiirellä janan päältä) 3. Alatehtäville esim. selitteeseen paikka -> tehtäväkohtaiseen janaselitteeseen selite-kenttä
PlaNet+ ohje sivu: 10 (16) copyright: 9.6.2010 Muistilaput Muistilapun avulla voi esittää tärkeitä tehtävään liittyviä tietoja havainnollisesti. Vihje! Tulostuksen esikatselussa voi myös lisätä Muistilapun. Sen voi vapaasti sijoittaa koko tulosteen alueelle, eikä se näy työskentelytilassa. 2. Vinoviiva-aikataulu Paikka-aikakaavion avulla tahdistetaan aikataulun tehtävät toisiinsa nähden ja tarkistetaan, ettei työt ole päällekkäin. Sopii erityisesti sisävaiheen tehtävien suunnitteluun.
PlaNet+ ohje sivu: 11 (16) copyright: 9.6.2010 Muotoile Näkymä toiminnolla määritellään näkymään Tehtäväpaikka-aikakaavioelementti. Vasemman laidan elementtipainikkeilla Ctrl-näppäin pohjassa voi myös lisätä elementin näkymään. Projektille määritellään paikkajako 1- tai 2-tasoisena. Paikan määrä voi olla esim. suhdeluku, m² tai m³.
PlaNet+ ohje sivu: 12 (16) copyright: 9.6.2010 Työkalurivin Paikka-aikatyyli-valinnalla määritellään paikka-aikakaavioon näkyville tulevat tehtävät. Tarkoituksena on ottaa näkyville tärkeimmät tehtävät. Pilko tehtävä Paikkajako -toiminto Kannattaa suunnitella tehtävät ensin kokonaisina: määrät ja resurssit huomioiden. Tämän jälkeen suoritetaan pilkonta paikkoihin ja tarkennetaan paikkakohtaiset tiedot. Näin toimien Paikka-aikatyyli ja resurssit menevät oikein. Koska tehtävän kesto eri paikoissa vaihtelee, täytyy tehtävät pilkkoa paikkajakoisesti. Vihje! Kaksitasoista paikkahierarkiaa käytettäessä kannattaa paikka 2 koodiin sisällyttää tieto paikka 1 koodista (esim. A1, A2, A3 jne.)
PlaNet+ ohje sivu: 13 (16) copyright: 9.6.2010 3. Tavoite -> Seuranta -> Ohjaus 1. Tavoitteen asettaminen Laadittu suunnitelma asetetaan tavoitteeksi (Projekti-valikko Tavoitteet-toiminto). Tavoiteviiva osoittaa tehtävän alkuperäisen paikan mikäli suunnitelma muuttuu (alla esimerkit sekä jana-aikataulusta että paikka-aikakaaviosta). 2. Toteutumien kirjaus Suunnitelmalle kirjataan toteutuma kirjaamalla tehtävien valmiusaste. Valmiusasteen mukaisesti tehtäväjanojen päälle tulee toteutumaviiva. Valmiusasteen voi kirjata aikataulun taulukon Seuranta-kielekkeellä. Kun tehtävä on täysin valmis, on suunnitelma = toteutuma. Parasta on, että summatehtävän valmius-% lasketaan alatehtäviltä. Laskentatapaan voi vaikuttaa Hierarkian mukaista keston laskentatapaa muutamalla.
PlaNet+ ohje sivu: 14 (16) copyright: 9.6.2010 Täysin valmiin tehtävän voi kirjata toteutuneeksi janan päältä pikavalikosta (hiiren oikea näppäin) löytyvällä Kirjaa valmiiksi toiminnolla. Seuranta on helpointa toteuttaa, mikäli tehtävät on pilkottu paikkajakoisesti (Työkalut-valikko Pilko tehtävät/ Paikkajako toiminnolla). Tehtävien pilkonnassa voi myös käyttää Ctrl-näppäintä ja hiirtä janan päältä, mikäli varsinaista paikkajakoa ei ole projektille tehty (tarkemmin edellä). 3. Tilanneviiva Tilanneviivalla (Työkalut Lisää tilanneviiva...) voidaan havainnollistaa seurantatilannetta jana-aikataulussa (seurantapäivän tilanne).
PlaNet+ ohje sivu: 15 (16) copyright: 9.6.2010 4. Tulostaminen Ennen tulostamista muodostetaan tulostettavan näkymän sisällöstä halutun ulkoasuinen. Erityisesti taulukon osalta tarkistetaan sarakkeiden leveydet ja järjestys. Aika-alueilta poistetaan näkyvistä ylimääräiset tiedot. Tämän jälkeen siirrytään Tiedosto Tulosta näkymä... toimintoon ja esikatseluun. Esikatselussa on kaksi tilaa yksisivutila (oletus) ja monisivutila. Yksisivutila sopii tyypillisesti pienten aikataulujen tulostamiseen (isot aikataulut vaativat ison tulostimen). Monisivutilassa tuloste voidaan jakaa useille pysty- ja vaakasivuille, jolloin myös iso aikataulu voidaan tulostaa useammalle paperille. Esikatseluun siirryttäessä avautuu Tulosteen ulkoasu ikkuna. Ikkunassa määritellään tulostuksen aikaväli. Päivämäärien avulla voi itse valita halutun aikajakson. Koko projekti -painike hakee päivämäärät, joiden välille kaikki tehtävät ajoittuvat (Autom.-tila tekee sen heti). Työtila-valinta tuo esikatseluun saman aikajakson kuin työtilassa on. Sivulle mahtuva tehtävämäärä riippuu paperikoon lisäksi, työtilan rivikorkeudesta sekä sivutuksen Zoom-%:sta.
PlaNet+ ohje sivu: 16 (16) copyright: 9.6.2010 Esikatselu-ikkunan päältä avautuvasta pikavalikosta löytyy aikataulun tallennus PDFtiedostoon.