ÖSTERBOTTENS FÖRBUND - POHJANMAAN LIITTO kuntayhtymä Hyväksytty 5.5.2008 Muutos (35 ) hyväksytty 8.3.2010 HALLINTOSÄÄNTÖ Muutos (31, 35 ) hyväksytty 12.5.2014 1 luku Yleiset määräykset 1 Hallintosäännön soveltaminen ja kuntayhtymän johtosäännöt Pohjanmaan liitto on kuntalain tarkoittama kuntayhtymä. Liiton tehtävistä säädetään alueiden kehittämisestä annetussa laissa, rakennerahasto-ohjelmien kansallisesta hallinnoinnista annetussa laissa ja maankäyttö- ja rakennuslaissa sekä jäsenkuntien hyväksymässä perussopimuksessa. Hallintosäännön ohella kuntayhtymän toimintaa ohjataan seuraavilla johtosäännöillä, joihin nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena: - kuntayhtymävaltuuston työjärjestys - virkasääntö (kumottu 1.7.2004 lukien) - tarkastussääntö - luottamushenkilöiden palkkiosääntö 2 luku Kokousmenettely 2 Luvun määräysten soveltaminen Tämän luvun määräyksiä noudatetaan valtuustoa lukuun ottamatta kuntayhtymän toimielimissä. 3 Kokousaika ja -paikka Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja päättämässään paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. 4 Kokouksen koollekutsuminen Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. 1
Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai läsnäolovelvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. 5 Jatkokokous Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyiksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta. 6 Varajäsenen kutsuminen Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai esittelijä voi toimittaa kutsun varajäsenelle. 7 Kokouksen pitäminen Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. 8 Kokouksen johtaminen Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. 9 Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. 10 Läsnäolo toimielinten kokouksissa Kuntayhtymän eri toimielinten kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus: - maakuntahallituksen kokouksessa valtuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla - muun toimielimen kokouksessa maakuntahallituksen puheenjohtajalla ja maakuntajohtajalla. 2
Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Maakuntahallituksen edustuksesta valtuuston kokouksessa määrätään valtuuston työjärjestyksessä. 11 Maakuntahallituksen edustus muissa toimielimissä Maakuntahallitus voi määrätä muihin toimielimiin edustajansa, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. Edustajaksi voidaan määrätä myös maakuntahallituksen varajäsen tai maakuntajohtaja. 12 Esittely Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä. Esittelijästä määrätään asianomaisen toimielimen erillisellä päätöksellä. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. 13 Esteellisyyden toteaminen Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. 14 Äänestys ja vaalit Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä valtuuston työjärjestyksessä määrätään. 15 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. 3
Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: 1) järjestäytymistietoina: - toimielimen nimi - kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka - läsnä ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä - kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2) asian käsittelytietoina: - asiaotsikko - selostus asiasta - päätösehdotus - esteellisyys - tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu - äänestykset, äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos - vaalit, vaalitapa ja vaalin tulos - päätöksen toteaminen - eriävä mielipide. 3) laillisuustietoina: - oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus - puheenjohtajan allekirjoitus - pöytäkirjanpitäjän varmennus - merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta - merkintä nähtävänäpidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä. Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. 16 Maakuntahallituksen ja lautakunnan otto-oikeus Asian ottamisesta maakuntahallituksen käsiteltäväksi voi päättää maakuntahallituksen ja sen puheenjohtajan lisäksi maakuntajohtaja. Asian ottamisesta lautakunnan käsiteltäväksi voi päättää lautakunnan ja sen puheenjohtajan lisäksi lautakunnan esittelijä. 17 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Kuntayhtymän viranomainen on neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta ilmoitettava maakuntahallitukselle ja lautakunnalle niiden määräämällä tavalla niistä päätöksistä, jotka voidaan 4
ottaa maakuntahallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. 3 luku Muut määräykset 18 Kaksikielisyys kuntayhtymän toiminnassa Kuntayhtymän hallinnon ja toiminnan järjestämisessä sekä tiedottamisessa on otettava ruotsin- ja suomenkielisten ryhmien tarpeet tasapuolisesti huomioon. Kuntayhtymän palvelut on järjestettävä niin, että asukkaita pystytään palvelemaan ruotsiksi ja suomeksi kaikilla kuntayhtymän tehtäväalueilla. Viranhaltijoilta ja työntekijöiltä vaadittavasta kielitaidosta on voimassa, mitä erikseen on määrätty tai päätetty. Maakuntavaltuuston ja maakuntahallituksen esityslistat laaditaan sekä suomeksi että ruotsiksi. Kulttuurilautakunnan esityslistat laaditaan suomeksi ja tarvittaessa myös ruotsiksi. 19 Tiedottaminen Kuntayhtymän tiedottamista johtaa maakuntahallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet kuntayhtymän tiedottamisen periaatteista. 20 Kuntayhtymän nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen Kuntayhtymän puolesta tehtävät sopimukset ja annettavat sitoumukset, maakuntahallituksen toimituskirjat ja kirjelmät sekä asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset allekirjoittaa maakuntahallituksen puheenjohtaja, maakuntajohtaja, maakuntajohtajan sijainen tai maakuntasihteeri, ellei maakuntahallitus ole valtuuttanut toisia henkilöitä. Viraston antamat lausunnot allekirjoittaa lisäksi asian valmistelija. Valmistelua koskevat asiakirjat allekirjoittaa asian valmistelija. 21 Asiakirjojen lunastus Maakuntavaltuusto päättää tarvittaessa perusteista, joiden mukaan asiakirjoista on suoritettava kuntayhtymälle lunastusta. 22 Tarkastussääntö Kuntayhtymän hallinnon ja talouden tarkastuksesta määrätään tarkastussäännössä. 5
4 luku Toimivalta alueiden kehittämisessä ja maakuntasuunnittelussa 23 Maakuntahallituksen toimivalta Maakuntahallitus päättää kuntayhtymän toimivaltaan kuuluvien aluekehitysvarojen myöntämisestä ja mahdollisesta takaisinperimisestä, hyväksyy ohjelmasopimukset kuntayhtymän osalta ja antaa alueiden kehittämisestä annetun lain mukaiset lausunnot valtion aluehallintoviranomaisille. Maakuntahallitus päättää maankäyttö- ja rakennuslain tarkoittamia yleiskaavoja tai niitä vastaavia suunnitelmia koskevista lausunnoista ja muista lausunnoista, joilla on olennaista merkitystä maakunnallisten ja seudullisten tavoitteiden tai suunnittelunäkökohtien kannalta. Maakuntahallitus päättää myös kuntayhtymän nimissä tehtävistä esityksistä. Maakuntahallituksella on oikeus edelleen siirtää aluekehitysvarojen myöntämistä sekä ohjelmasopimuksia ja lausuntoja koskevaa ja muuta toimivaltaansa kuuluvaa päätösvaltaa maakuntajohtajalle. 24 Maakuntajohtajan toimivalta Maakuntajohtaja päättää aluekehitysvarojen valvonnasta ja maksatuksesta sekä muista aluekehitysvaroihin liittyvistä asioista, jotka eivät vaikuta edunsaajille myönnettyjen aluekehitysvarojen määrään, sekä suorittaa maakuntahallituksen erikseen määräämät tehtävät. Maakuntajohtaja voi siirtää tässä pykälässä annettua toimivaltaa alaisilleen viranhaltijoille. 5 luku Toimivalta taloushallinnossa 25 Talousarvion täytäntöönpano Maakuntavaltuusto hyväksyy talousarviossa liitolle toimintatavoitteet, määrärahat ja tuloarviot. Maakuntahallitus hyväksyy talousarvioon perustuvan käyttösuunnitelman. Maakuntahallitus voi siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. 26 Talousarvion muutokset Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä maakuntavaltuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen talousarvion muutosehdotusta ei voida maakuntavaltuustolle tehdä. 6
Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. 27 Käyttöomaisuuden myynti Käyttöomaisuuden myynnistä päättää maakuntavaltuuston hyväksymien perusteiden mukaisesti maakuntahallitus. Irtaimen omaisuuden sekä osakkeiden ja osuuksien myynnissä maakuntahallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 28 Poistosuunnitelman hyväksyminen Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy maakuntavaltuusto. Käyttöomaisuuden perusparannusmeno lisätään poistamattomaan hankintamenoon, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityistä syytä. Maakuntavaltuuston hyväksymien suunnitelmapoistojen perusteiden pohjalta maakuntahallitus hyväksyy hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaiset poistosuunnitelmat. Maakuntahallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankintarajan. 29 Rahatoimen hoitaminen Maakuntavaltuusto päättää lainan ottamista sekä lainan antamista ja muuta sijoitustoimintaa koskevista periaatteista. Talousarvion ja -suunnitelman hyväksymisen yhteydessä maakuntavaltuusto päättää antolainojen ja vieraan pääoman muutoksista. Muista rahoitukseen liittyvistä asioista päättää maakuntahallitus. Maakuntahallitus voi siirtää lainan ottamisen ja sijoitustoimintaa koskevaa toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 30 Maksujen määrääminen Maakuntavaltuusto päättää maksujen yleisistä perusteista. Maksuista ja niiden yksityiskohtaisista perusteista päättää maakuntahallitus. Maakuntahallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 31 Riskienhallinta ja sisäinen valvonta Maakuntahallitus vastaa riskienhallinnasta sekä päättää kuntayhtymän omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. 7
Maakuntahallitus vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä ja antaa ohjeet sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinnasta. Maakuntahallitus antaa toimintakertomuksessa arvion todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Maakuntahallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 32 Rahavarojen tarkastus ja laskujen hyväksyminen Maakuntasihteeri huolehtii sisäisestä tarkastuksesta. Tarkastuksesta on vähintään puolivuosittain annettava kertomus maakuntahallitukselle. Maakuntajohtaja, maakuntajohtajan sijainen tai maakuntasihteeri hyväksyy kuntayhtymää koskevat laskut ja maksuasiakirjat. Maakuntajohtajan matkalaskut ja edustuskulut hyväksyy maakuntahallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. 6 luku Toimivalta henkilöstöasioissa 33 Luvun määräysten soveltaminen Niistä virkasuhteeseen ja viranhaltijaan liittyvistä asioista, joista on säädetty kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa (304/03) tai muussa laissa, päättää maakuntahallitus, ellei laissa ole toisin säädetty taikka muussa johtosäännössä muuta määrätty. 34 Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa sekä virkasuhteen muuttamisessa työsuhteeksi Maakuntavaltuusto päättää viran perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkasuhteen muuttamisesta työsuhteeksi. 35 Viran haku Viran julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on valita viranhaltija avoinna olevaan virkaan. Viran, johon maakuntavaltuusto valitsee viranhaltijan, julistaa kuitenkin haettavaksi maakuntahallitus. 36 Henkilöstön kelpoisuusehdot Henkilöstöltä vaadittavasta kelpoisuudesta pidetään erillistä luetteloa. Virkasuhteeseen ottava viranomainen päättää henkilön ottamisesta määräaikaiseen virkasuhteeseen erityisistä kelpoisuusvaatimuksista riippumatta kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 6 :n 2 momentin mukaisesti. 8
37 Henkilöstövalinnat Maakuntavaltuusto valitsee maakuntajohtajan. Maakuntahallitus valitsee muut viranhaltijat ja pysyvään työsopimussuhteeseen otettavat työntekijät. Määräaikaisista työsuhteista päättää maakuntajohtaja. Maakuntahallitus valitsee maakuntajohtajan sijaiset. Muilta osin sijaisuudet määrää maakuntajohtaja. Koeajan määräämisestä tai siitä sopimisesta ja koeajan pituudesta päättää se, joka ottaa palvelukseen. 38 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen Viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 24 :ssä tarkoitetuissa tapauksissa päättää maakuntahallitus tai se viranomainen, joka päättää molempiin virkasuhteisiin ottamisesta. 39 Virka- ja työvapaa Jollei 43 :stä muuta johdu, maakuntahallitus päättää alaisensa henkilöstön virka- ja työvapaan myöntämisestä. Sijaisen määrää tarvittaessa se viranomainen, joka myöntää virka- ja työvapaan. Sama viranomainen päättää myös sijaisen palkkauksesta. 40 Sivutoimilupa Sivutoimiluvan myöntämisestä sekä sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen kieltämisestä päättää maakuntahallitus. 41 Virantoimituksesta pidättäminen Viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä päättää maakuntahallitus. 42 Palvelussuhteen päättyminen ja lomauttaminen Palvelusuhteen päättymisestä ja lomauttamisesta päättää se, joka valitsee viranhaltijan tai ottaa työntekijän työsopimussuhteeseen. 43 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta henkilöstöasioissa 9
Maakuntajohtaja ratkaisee alaisiaan koskevat seuraavat henkilöstöasiat: 1) myöntää vuosiloman 2) myöntää sellaisen virkavapauden ja työloman, jonka saamiseen viranhaltijalla ja työntekijällä on lainsäädännön tai virka- ja työehtosopimuksen nojalla ehdoton oikeus; 3) myöntää harkinnanvaraisen virkavapauden ja työloman enintään 30 kalenteripäiväksi kerrallaan, mikäli harkittavaksi ei tule virkavapauden tai työloman ajalta maksettavan palkan määrä; 4) antaa alaiselleen viranhaltijalle tai työntekijälle virkamatkamääräyksen; sekä 5) määrää tarvittaessa henkilöstön lisä-, yli-, lauantai- ja sunnuntaityöhön sekä varallaoloon. 6) terveydentilaa koskevien tietojen pyytämisestä ja terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin määräämisestä. 10