JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO Jyväskylän yliopiston sähköpostiosoitepolitiikka Hyväksytty tietohallinnon johtoryhmässä 11.9.2007 (pöytäkirja 11/2007) Periaatteet: 1. Kaikki nykyisin käytössä olevat osoitteet toimivat jatkossakin viestien vastaanotossa myöhemmin lueteltuja poikkeuksia lukuun ottamatta. 2. Jokaiselle yliopistoyhteisön jäsenelle (henkilökunta, opiskelijat ja näihin rinnastettavat) luodaan pysyvä osoite, joka on muotoa etunimi.tarkennin.sukunimi@jyu.fi (tai vaihtoehtoisesti käyttäjän näin halutessa tarkennin.etunimi.sukunimi@jyu.fi). Etunimi ja sukunimi johdetaan yliopiston rekistereissä olevista virallisista henkilötiedoista yhdenmukaisin translitterointisäännöin (skandinaaviset ja muut erikoiskirjaimet korvaten). Käyttäjä voi valita, mitä etunimistä käytetään. Tarkentimen käyttäjä voi valita käytettävissä olevasta koodiavaruudesta niin, että syntyvä tunnus ei ole ristiriidassa aiemmin luotujen osoitteiden kanssa. a. Pysyvän osoitteen rinnalle voidaan tarvittaessa luoda muotoa etunimi.tarkennin.sukunimi@domain.jyu.fi olevia aliaksia, jos tämä katsotaan viestinnällisesti tarkoituksenmukaiseksi. b. Chydenius Instituutissa voidaan käyttää @jyu.fi osoitteen rinnalla myös @chydenius.fi osoitetta. c. Hallintovirasto voi antaa yliopistoon läheisesti liittyvälle sidosryhmälle luvan käyttää etunimi.tarkennin.sukunimi@domain.jyu.fi muotoisia osoitteita. Domain tarkentimen tulee erottaa sidosryhmä yliopiston yksiköistä ja sen käyttö on sidosryhmien osalta pakollista. 3. Muotoa etunimi.sukunimi@jyu.fi olevat aliakset toimivat vastaanotettaville sähköposteille niin kauan, kun ne ovat Postiosoite: Puhelin: www.jyu.fi PL 35 *(014) 260 1211 Y-tunnus 40014 Jyväskylän yliopisto Telefax: 0245894 (014) 260 1021
2(6) yksikäsitteisiä. Mikäli alias ei ole yksikäsitteinen, vastaanotettavat viestit palautetaan lähettäjälle kehotuksella tarkentaa osoitetta yliopiston hakupalvelujen avulla. Aliaksen rikkoutuessa (kaiman tullessa yliopistoon) käyttäjiä informoidaan tilanteesta välittömästi. a. Kuten 2a. 4. Yliopisto julkistaa ulospäin vain käyttäjän preferoimaa kohdan 2/2a tai 3/3a mukaista osoitetta. Tämä koskee niin yhteystietoja, osoitehakuja kuin sähköpostiohjelmistojen luomaa lähettäjäinformaatiotakin. 5. Käyttäjä voi halutessaan kommunikoida tunnus@jyu.fi muotoista osoitettaan viestien allekirjoitusosiossa ja henkilökohtaisilla www sivuillaan. Tunnus@domain.jyu.fi tyyppisien osoitteiden kommunikoinnissa tulee pidättäytyä yliopiston vahvistamiin domain nimiin. Jos käyttäjä kommunikoi myös yksityisiä sähköpostiosoitteitaan (kuten @gmail.com) yliopiston sähköpostissa tai www sivuilla, hänen tulee ilmaista selvästi, että kyseessä on yksityinen, ei virkatehtäviin liittyvä, osoite. 6. Nykyisin käytössä oleva osoite voi lakata toimimasta seuraavissa tapauksissa: a. Etunimi.sukunimi@jyu.fi lakkaa toimimasta, jos etunimi.sukunimi lakkaa olemasta yksikäsitteinen yliopiston tasolla. b. Etunimi.sukunimi@domain.jyu.fi lakkaa toimimasta, jos se ei ole yksikäsitteinen. 11.9.2007 ja sen jälkeen muodostettu etunimi.sukunimi@domain.jyu.fi lakkaa toimimasta myös, jos etunimi.sukunimi lakkaa olemasta yksikäsitteinen yliopiston tasolla. Ennen 11.9.2007 muodostetut tunnukset voivat jäädä toimimaan viestien vastaanotossa, mutta kaikkia asianomaisia etu.sukunimi kaimoja tulee tiedottaa asiasta. c. tunnus@domain.jyu.fi lakkaa, jos se muodostaa konfliktin tunnus@jyu.fi muotoisen osoitteen kanssa. (Koskee lähinnä yksiköiden omissa sp järjestelmissä olleita tunnuksia). d. Käyttäjän pyynnöstä tai domain tarkentimeen liittyvän säännön perusteella voidaan poistaa toiminnasta @domain.jyu.fi tarkentimella varustettu osoite.
3(6) 7. Siirtymäaikataulu a. Nykyisin voimassaolevat etunimi.sukunimi muotoiset aliakset kartoitetaan ja tunnistetaan rikkoutuvat osoitteet. Osoitteiden haltijoita informoidaan etukäteen. b. Uusien etunimi.tarkennin.sukunimi@jyu.fi aliasten luominen tehdään jokaista käyttäjää kuullen/informoiden syksyn 2007 aikana ja aktivoidaan testikäyttöön. c. Etunimi.sukunimi@jyu.fi aliakset aktivoidaan kattavasti 3 kk sen jälkeen, kun kohta b on viety läpi. Muutoksesta tiedotetaan laajemmin tässä vaiheessa. d. Aliasten aktivoinnin jälkeen ilmoitetaan päivämäärä (vähintään kolmen kuukauden päähän), jolloin muiden kuin etunimi.[tarkennin].sukunimi osoitteiden välittäminen lähtevän sähköpostin mukana lakkaa. Ennen tuota määräpäivää käyttäjien tulee vaihtaa osoitteensa yliopiston ulkopuolisilla sähköpostilistoilla ja muissa vastaavissa palveluissa sekä oman sähköpostiohjelmansa asetuksissa. Perustelut: 1. Yliopistollisessa ympäristössä sähköpostiosoitteiden pysyvyys on korostetun tarpeellista (julkaisut, pitkäkestoinen kv. yhteistyö). 2. Tarvitaan ensisijaisesti pysyvästi yksikäsitteinen osoite, joka on kohtuullisen helposti yhdistettävissä haltijaansa. Tarkentimena käytetään ensisijaisesti toisen etunimen alkukirjainta (tai toisen ja kolmannen käyttäjän näin halutessa). Ristiriitatilanteet ratkaistaan lisäämällä tarvittaessa järjestysnumero tarkentimeen. Ts. tarkentimet ovat muotoa.a.,.a1., jne tai.a.b., jne. Tarvittaessa osoite on voitava yhdistää myös organisaatioyksikköön tai statukseen (laitos domain tai student tunniste), jolla on kuitenkin vain puhtaasti viestinnällinen funktio. Lisätunniste ei erottele etunimi.sukunimiavaruuksia toisistaan, koska tämä johtaisi konflikteihin yksikön tai statuksen vaihtuessa. Esimerkkejä sidosryhmistä, joissa laitosdomainin käyttö on perusteltua, ovat normaalikoulu, Uniservices ja mahdollinen alumnipalvelu. 3. Etunimi.sukunimi muotoiset osoitteet ovat vakiintuneet oletusarvoisiksi osoitemuodoiksi. Niiden käyttö ei kuitenkaan saa vaarantaa viestisalaisuutta. Tällä hetkellä JY:n
4(6) osoiteavaruudessa etunimi.sukunimi tunnus on yksikäsitteinen noin 94% tapauksista ja noin 6% käyttäjistä tunnus voidaan assosioida useampaan käyttäjään. 4. Viestinnällisen kuvan yhtenäistämiseksi ja monenkirjavien osoitevarianttien jakelun vähentämiseksi systemaattisesti jaettavien osoitteiden muotoa on tarpeen harmonisoida. Käyttäjä voi valita, jaetaanko yksikäsitteistä muotoa vai mahdollisesti myöhemmin rikkoutuvaa mutta käyttäjälle yksinkertaisempaa muotoa. 5. Monissa tapauksissa käyttäjätunnus toimii haltijansa akronyyminä ja identiteetin osana eikä sen käytöstä ole tarpeen täysin luopua. 6. Osoitteiden tulee olla yksikäsitteisiä. Vanhentuneita, pelkkiä roskaposteja kerääviä, tunnuksia on voitava tarpeen mukaan poistaa. Domain tarkentimia käyttöön otettaessa voidaan sopia säännöistä, joiden mukaan tarkentimellinen osoite on voimassa, jos halutaan, että tarkennin esim. viestii tietystä stauksesta tai sijoittumisesta organisaatioon. 7. Muutoksille, niistä tiedottamiselle ja niihin varautumiselle on syytä varata riittävästi aikaa vaikka tekninen muutostyö olisikin varsin suoraviivaista. Jyväskylän yliopiston yksikkö, rooli ja asiointiosoitteiden politiikka Hyväksytty tietohallinnon johtoryhmässä 11.9.2007 (pöytäkirja 11/2007) Periaatteet: 1. Hallintovirasto vahvistaa jokaiselle yksikölle, yksikön esityksestä, vähintään yhden yksikkökohtaisen tunnisteen. Vahvistettavien tunnisteiden tulee kommunikoida yhteys yksikköön sekä kansallisesti että kansainvälisesti. Tunnisteet eivät saa olla ristiriidassa jo käytössä olevien domain nimien ja vastaavien kanssa. 2.Kaikki yksikköön viittaavat rooli ja asiointiosoitteet ovat muotoa roolinimi@yksikko.jyu.fi, missä yksikko on (mikä tahansa) yksikölle kohdassa 1 vahvistettu tunniste. 3. Hallintovirasto vahvistaa yliopistolle ja sen jokaiselle yksikölle yleisen asiointi ja yhteydenotto osoitteen. Yleiseen asiointiosoitteeseen saapuneet viestit arkistoidaan. Jokainen
5(6) yksikkö vahvistaa työjärjestyksen yleiseen asiointiosoitteeseen saapuneiden viestien käsittelylle ja tiedottaa sähköpostin ylläpitäjää työjärjestyksestä ja siihen tulevista muutoksista. 4. Hallintovirasto vahvistaa yliopiston keskeisille ulkoisille ja sisäisille toiminnoille yhtenäiset rooli/asiointinimet, tarpeen mukaan sekä suomeksi että englanniksi. Jokaisen rooli/asiointinimen osalta vahvistetaan erikseen viestien arkistointi ja käsittelyperiaatteet sekä yksikkökohtaiset työjärjestykset. 5. Edellisten lisäksi hallintovirasto voi vahvistaa yksikön pyynnöstä muita rooli ja asiointiosoitteita. Tarvittaessa yksikölle voidaan varata oma nimiavaruus, jonka sisällä se voi itsenäisesti hallinnoida tarvitsemiaan asiointiosoitteita. Näiden osalta yksikön tulee vahvistaa arkistointiperiaatteet ja työjärjestykset. 6. Arkistointi ja käsittelyperiaatteita ja työjärjestyksiä vahvistettaessa tulee huomioida seuraavat asiat. a. Arkistointiajan tulee olla riittävän pitkä, jotta vireillä olevien asioiden historiaa voi tarvittaessa seurata. b. Arkistojen tulee olla tarvittaessa kulloinkin roolia/tehtävää hoitavan henkilö luettavissa. c. Asiointiosoitteisiin tulleisiin viesteihin annetut vastaukset tulee arkistoida vastaavalla tavalla kuin alkuperäiset viestit. d. Työjärjestyksellä on huolehdittava, että asiointiosoitteisiin tulleisiin viesteihin voidaan reagoida ilman kohtuutonta viivettä. Perusteita 1. Tunnisteille tarvitaan keskitetty vahvistusmenettely päällekkäisyyksien eliminoimiseksi. Vahvistetuilla tunnisteilla vähennetään tahatonta ylimääräisten varianttien generointia. Jos selkeää kaikissa tilanteissa toimivaa tunnistetta ei löydy, on vahvistettava useampia (kotimainen, kansainvälinen, mahdollinen lyhenne/akronyymi). 2. Yksikkö ja toiminto on syytä erottaa selkeästi, jotta rakenne on helpompi mieltää ja muistaa.
6(6) 3. Yhtenäiset osoitteet selkeyttävät viestintää. Yleistä asiointiosoitetta voi kommunikoida virallisena yhteydenottokanavana. Tällöin sen käsittelysäännöt on laadittava vastaavalla pieteetillä. Käsittelysäännöistä päättämisen ja niiden toimeenpanon työnjako on syytä pitää selkeänä. 4. Yksiköille yhteisiä tai muuten laajasti esiintyviä rooleja ja toimintoja varten on syytä ylläpitää yhteistä terminologiaa. Esimerkkejä kaikille yksiköille yhteisistä ovat mm. johtaja, talousasiat, henkilöstöasiat, myös mm. opintoasiat on syytä kanonisoida yliopiston tasolla. Eri rooleissa ja toiminnoissa yhteydenottojen luonne ja samanaikaisesti toimivien henkilöiden määrä vaihtelevat, joten työjärjestykset ja säännöt tulee vahvistaa tapauskohtaisesti. Tulee myös muistaa, että asian käsittelijä ei välttämättä kuulu yksikköön, johon osoite viittaa (vrt. tiedekunnan yhteinen palvelukeskus, joka hoitaa yksiköiden talousasioita). 5. Keskitettyä vahvistamista tarvitaan hallinnoimaan rajallista nimiavaruutta ja vähentämään tarpeetonta kirjavuutta. Erilaisten ryhmien ja kolleegioiden sähköpostilistat voidaan sisällyttää tähän osioon. Näidenkin osalta on selkeästi vahvistettava listojen tietojen ylläpitovastuut. Omia nimiavaruuksia voidaan antaa mm. erilaisille järjestelmille ja niihin liittyville sähköpostiosoitteille, kuten Korppi (osoite@korppi.jyu.fi).