Sisällysluettelo Yleistä Optimasta 6 Työskentely Optimassa 8 Perusrakenne 8 Kehykset 8 Työtila 8 Käyttäjät ja käyttäjien profiilit 9 Hallintatyökalut 10 Käyttöoikeudet ja versionhallinta 10 Oma tila 12 Materiaalin tuottaminen 13 Objektin lisääminen 13 Kansio 15 Tekstidokumentti 15 Html-dokumentti Kevyt web-editorilla 15 Ulkoiset dokumentit 16 Muita materiaalin tuottamisen objekteja Optimassa 16
Vuorovaikutus ja yhteisöllisyys 17 Keskustelualue 17 Kalenteri 18 Päiväkirja 19 Kirjoitusalue 20 Reaaliaikainen tapahtumien seuranta 22 Muita vuorovaikutustyökaluja Optimassa 22 Harjoitukset ja lomakkeet 23 Lomake 23 Monivalintatehtävä 24 Palautuslaatikko 26 Muita harjoituksia tukevia työkaluja Optimassa 27 Arviointi ja seuranta 28 Seurantaobjekti ja seurantaraportti 28 Lomake 29 Roolilomake 29 Palautekysely 30 Muita arvioinnin ja seurannan työkaluja Optimassa 31
Yleistä Optimasta Discendum Optima on Internetin kautta tarjottava palvelu, jonka avulla voidaan toteuttaa monipuolisia koulutus- ja projektihankkeita tai yhteisöllisiä hankkeita verkossa. Tyypillisesti yritykset ja oppilaitokset käyttävät Discendum Optimaa koulutusten ja verkkotyöskentelyn alustana, mutta sitä hyödynnetään laajasti myös projektien työskentelytiloina, työssäoppimisen tukena, eri sidosryhmien tukemiseen ja kouluttamiseen sekä muun yhteisöllisen toiminnan edistämiseen. Optima on saatavana sovellusvuokrauspalveluna (SaaS, Software as a Service). Sovellusvuokrauspalvelussa Optiman käyttöön ei tarvita muuta kuin Internet-yhteydellä varustettu tietokone. Asiakkaalle palvelumalli on kustannustehokas ja vaivaton, palvelun käyttö ei vaadi laiteinvestointeja eikä omia ylläpitoresursseja. Tämä mahdollistaa palvelun käytön mistä tahansa, missä käyttäjällä on Internet-yhteys. Sovellusvuokrauspalvelu vapauttaa asiakasorganisaation palvelintietokoneiden ylläpidosta, päivityksistä ja varmuuskopioinnista. Optima sopeutuu joustavasti erilaisille käyttäjämäärille yhdestä käyttäjästä aina kymmeniin tuhansiin käyttäjiin. Discendum Optima -palvelun käyttö edellyttää asiakkaalta: tietokoneen Internet-yhteyden WWW-selaimen (Internet Explorer 6.0 tai Firefox 2.0, tai uudemmat versiot) käyttäjätunnuksen Optimaan muutamat Optiman ominaisuudet vaativat Java plug-inin, ja chat-objektin käyttö vaatii, että palomuurissa on avattuna portti numero 4444 6 YLEISTÄ OPTIMASTA
Ottaessaan Optiman käyttöön asiakasorganisaatio saa käyttöönsä oman Optima-ympäristön, jota se voi hallinnoida haluamallaan tavalla. Ympäristön hallinnoinnista vastaava henkilö voi luoda ympäristön käyttöön oikeuttavia käyttäjätunnuksia ja ympäristön sisälle työtiloja erilaisiin tarpeisiin. Hallinnoija voi antaa käyttäjille myös erilaisia oikeuksia riippuen käyttäjän roolista. Tyypillisiä rooleja työtilassa ovat työtilan hallinnoija, opettaja tai projektipäällikkö, opiskelija, ryhmän jäsen ja vierailija. Ympäristön hallinnoija tyypillisesti auttaa käyttäjiä mahdollisissa ongelmatilanteissa (esim. unohtunut salasana tms.) ja hän puolestaan voi tarvittaessa kysyä apua Optiman helpdeskistä. Optima-palvelun käyttöliittymää voidaan räätälöidä halutunlaiseksi. Aluksi käyttöliittymä voi olla hyvin yksinkertainen, käytön tullessa tutummaksi voidaan ominaisuuksia lisätä. Työtilan rakennetta voi helposti muuttaa milloin tahansa, kun toiminta sitä edellyttää. Optimaan voi siis rakentaa erilaisia tarpeita tukevan verkkoympäristön, joka sopeutuu joustavasti muutoksiin myös käytön aikana. YLEISTÄ OPTIMASTA 7
Työskentely Optimassa Perusrakenne Optima-ympäristö koostuu kehysrakenteesta ja sinne perustettavista työtiloista. Työtila on rajattu tila tai oma toiminta-alueensa, joka voidaan rakentaa tukemaan esimerkiksi opiskelua kurssilla, osallistumista projektiin tai muuta yhteisöllistä tavoitetta eteenpäin vievää toimintaa. Kehykset Optiman ulkoasu koostuu kehyksistä, joista löytyy eri toimintoja. Yläkehys: Kehyksestä löytyy erilaisia painikkeita, joiden näkyvyys riippuu käyttäjälle annetuista oikeuksista. Yleensä yläkehyksestä löytyvät Haku-, Ohjeet- ja Poistu -toiminnot. Näiden lisäksi voidaan yläkehyksessä näyttää esimerkiksi erilaisia linkkejä ja Kielivalinta-toiminto. Vasen kehys: Kehyksessä sijaitsevat työtilat sekä henkilökohtaisen Oma tila toiminnon painike. Työtilat tyypillisesti avataan vasemmasta kehyksestä klikkaamalla, jolloin sen rakenne avautuu sisällysluettelon tapaisesti vasempaan kehykseen. Pääkehys: Pääkehyksessä näkyvät sisäänkirjautumisen yhteydessä ensimmäisenä mahdolliset ilmoitukset, html-sivu tai muu tärkeä tieto (esimerkiksi kalenteri). Työtilojen sisältämä materiaali avautuu myös pääkehykseen vasemmasta kehyksestä klikattaessa. Oikea kehys: Kehykseen avautuvat materiaaleihin (eli objekteihin), työtilaan ja ympäristöön liittyvät hallintatyökalut. Työtila Optima-ympäristössä työskentely perustuu työtiloihin. Kun käyttäjä aloittaa uuden Optimassa olevan koulutuksen, projektin tai muun tapahtuman suunnittelun, hän saa käyttöönsä tyhjän työtilan. Työtilaan rakennetaan kurssin, projektityötilan tms. rakenteet ja tuotetaan materiaali, jota käyttäjät tarvitsevat. Suunnittelu voidaan tehdä myös kopioimalla samantapainen työtila (esimerkiksi aiempi kurssi) ja muokkaamalla se halutulla tavalla. 8 TYÖSKENTELY OPTIMASSA
Työtilan hallinnointia varten käytössä ovat monipuoliset toiminnot työtilan jäsenten ja heidän toimintaoikeuksiensa määrittelyyn sekä työtilan ryhmien luomiseen. Työtilan aukiolo voidaan ajastaa ja työtilasta voi tarvittaessa kopioida uuden työtilan. Työtila voidaan myös arkistoida ja poistaa, kun sille ei ole enää tarvetta. Työtila sisältää erilaisia rakenteita ja materiaalia eli objekteja. Rakennetta voidaan jäsentää kansioiden avulla. Kansioiden sisältö muodostuu erilaisista objekteista, joihin kuhunkin voidaan määritellä käyttöoikeudet eli luku- ja kirjoitusoikeudet. Oikeuksien avulla voidaan räätälöidä työtila erilaiseksi eri käyttäjäryhmille. Objektit ovat monipuolisia, käteviä ja helppoja työkaluja, joilla on yhteisiä ominaisuuksia, mm. nimeämiskäytäntö, käyttöoikeudet ja piilottamismahdollisuus. Oman Internetosoitteen omaavina rakennuselementteinä ne ovatkin Optiman joustavuuden perusta. Käyttäjät ja käyttäjien profiilit Yhdessä ympäristössä voi työskennellä suuriakin käyttäjämääriä ja asiakas voi luoda ympäristöön käyttäjätunnuksia tarvitsemansa määrän. Käyttäjien varsinaisia työskentelypaikkoja ovat työtilat, joihin työtilan vastuuhenkilö määrittää halutuille käyttäjille pääsyoikeudet. Tällaista työtilassa olevaa käyttäjää kutsutaan työtilan jäseneksi. Yksi käyttäjä voi olla jäsenenä samanaikaisesti useassa eri työtilassa, jolloin nämä työtilat näkyvät hänellä Optiman vasemmassa kehyksessä. Ympäristöön voidaan luoda käyttäjiä yksitellen tai isompi joukko kerralla. Käyttäjille määritellään käyttäjätunnus, salasana ja sopiva profiili. Profiilien avulla määritellään käyttäjien roolit ja toimintavaltuudet sekä ympäristössä että työtilassa. Tyypilliset profiilien oletusvalinnat on asetettu ns. profiililomakkeisiin, mutta niitä voi helposti ja aina TYÖSKENTELY OPTIMASSA 9
tarvittaessa muokata. Myös muita käyttäjätietoja voi muokata. Käyttäjiä voi tarvittaessa poistaa työtiloista ja ympäristöstä. Työtilan jäsenillä on erilaisia rooleja. Samassa työtilassa voi olla esimerkiksi kurssin suunnittelija, opettaja, tutor ja opiskelija. Optimassa eri roolien tarpeisiin on työtiloissa käytettävissä neljä erilaista profiilia: supervisor, tutor, user ja visitor. Roolit voivat olla erilaisia eri työtiloissa. Työtilan supervisor-profiilissa oleva käyttäjä pääsee muokkaamaan työtilakohtaisesti profiileja työtilan hallinnassa. Työtilatason profiilien avulla voi jokaiselle käyttäjäryhmälle antaa sopivat ja tarvittavat oikeudet työtiloittain. Näin esimerkiksi kurssin opettajalla, tutorilla ja opiskelijalla on erilaiset oikeudet muokata ja lisätä objekteja. Profiilien avulla voi esimerkiksi antaa käyttäjille käyttöön vain teksti- ja web-editorit, tutorille näiden lisäksi mahdollisuuden luoda kansioita ja opettajalla voisi olla oikeus luoda kaikenlaisia objekteja työtilaan. Hallintatyökalut Optimassa työtilan hallinnoinnin työkaluilla voidaan määrittää työtilan asetuksia, kuten muokata työtilan profiileja, lisätä käyttäjiä työtilan jäseneksi ja hallita kurssin rakennetta. Kaikille objekteille työtila mukaan lukien löytyvät omat hallintatyökalut yläkehyksen oikeasta reunasta. Hallintatyökalujen avulla voidaan vaihtaa esimerkiksi objektin nimeä, käyttöoikeuksia ja muita asetuksia (esimerkiksi piilottaa objekti näkyvistä työtilassa tai asettaa objektille tietty voimassaoloaika). Käyttöoikeudet ja versionhallinta Optiman ympäristöön luodaan käyttäjätunnuksia, joita voidaan lisätä työtiloihin jäseniksi. Optimaan voidaan määritellä ympäristö- tai työtilatasolla ryhmiä ja lisätä käyttäjä yhteen tai useampaan ryhmään. 10TYÖSKENTELY OPTIMASSA
Optimassa voidaan määritellä käyttöoikeudet käyttäjä- tai ryhmäkohtaisesti. Käyttöoikeuksien avulla voidaan määritellä, ketkä käyttäjät näkevät objektin (lukuoikeus) sekä ketkä voivat muokata objektia tai mihin kansioon he voivat materiaalia tuottaa (kirjoitusoikeus). Kirjoitusoikeuden omaavat käyttäjät voivat: muokata objektin sisältöä kopioida objektin kansiosta toiseen täyttää objektin kenttiä (lomake) tai kirjoittaa viestejä (keskustelualue, päiväkirja, chat) Käyttöoikeuksilla voidaan määritellä, mitä oikeuksia käyttäjällä on työtilan sisällä. Käyttöoikeuksia voidaan määritellä myös yksittäisten kansioiden ja objektien kohdalla. Näin voidaan työtilaan rakentaa esimerkiksi ryhmäkohtaisia kansioita, joihin on käyttöoikeudet ja pääsy vain kyseisellä ryhmällä. Käyttöoikeudet voi määritellä heti materiaalin tekemisen jälkeen tai myöhemmin. Myöhemmin käyttöoikeuksien määrittäminen tai muuttaminen tapahtuu Objektin hallinnan kautta. Muutetut asetukset astuvat voimaan heti. Esimerkiksi jonkin tehtävän voi poistaa näkyvistä tai laittaa uusia tehtäviä näkyviin parilla hiiren klikkauksella. Optiman versiohistoria mahdollistaa sen, että Optimaan tuotujen ja Optimassa tehtyjen tiedostojen aiemmat versiot säilyvät. Niitä on mahdollista katsoa ja tarvittaessa ne voi helposti palauttaa nykyisen version tilalle. TYÖSKENTELY OPTIMASSA 11
Oma tila Optimassa on mahdollista antaa kullekin käyttäjälle käyttöön henkilökohtainen Oma tila. Oma tilasta löytyy erilaisia tietoja ja toimintoja ympäristössä työskentelemiseen liittyen. Profiilista ja käyttöoikeuksista riippuen käyttäjä voi: muokata käyttäjätietojaan ja vaihtaa salasanan Optimaan vaihtaa ympäristön kielen luoda ja tallentaa omia dokumenttejaan henkilökohtaiseen kotikansioonsa tarkastella kootusti työtilojen uusia tapahtumia, uusia dokumentteja sekä viestejä tarkastella omien suoritustensa tuloksia tarkastaa suorituksia kootusti yhdestä paikasta, jos käyttäjä on tarkastajana työtiloissa olevissa harjoituksissa ja tehtävissä 12 TYÖSKENTELY OPTIMASSA
Materiaalin tuottaminen Optimassa on useita työkaluja, joiden avulla voidaan tuottaa ja tuoda materiaalia Optimaan. Materiaalia tuodaan / tuotetaan valitsemalla haluttu objektityyppi Optiman Uusi objekti -listasta. Objekteja löytyy moneen erilaiseen tarkoitukseen, mm.: materiaalin tuottamiseen ja hallintaan vuorovaikutuksen ja yhteisöllisyyden synnyttämiseen ja tukemiseen harjoitusten ja tehtävien teettämiseen sekä niiden arviointiin ja seurantaan Objekteja voi olla rajattomasti yhdessä työtilassa ja työtilaan voidaan perustaa myös useita samankaltaisia objekteja rajoituksetta. Objektin lisääminen Optimaan voidaan lisätä Optiman omia objekteja tai tuoda dokumentteja Optiman ulkopuolelta. Objekti lisätään vasemman kehyksen Uusi objekti -linkistä ja valitaan tämän jälkeen objektien listasta haluttu toiminto. Tämän jälkeen voidaan tehdä tarvittavat valinnat ja määritellä objektin ominaisuudet ja sisältö. Uusi objekti -linkki näkyy ainoastaan sellaisissa rakenteissa, mihin käyttäjällä on kirjoitusoikeus. MATERIAALIN TUOTTAMINEN 13
Objektia lisättäessä määritellään: nimi ja mahdolliset asetukset. Asetusten avulla voidaan esimerkiksi piilottaa objekti näkyvistä tai sille voidaan asettaa voimassaoloaika objektin käyttöoikeudet (luku- ja kirjoitusoikeudet). Oikeuksien avulla voidaan määritellä ne työtilan jäsenet ja / tai ryhmät, jotka pääsevät näkemään objektin tai muokkaamaan sitä. Esimerkiksi useamman henkilön saman tekstidokumentin muokkaaminen voidaan mahdollistaa antamalla kyseisille henkilöille kirjoitusoikeudet objektiin. Lukuoikeus on oletusarvoisesti kaikilla, mutta kirjoitusoikeudet annetaan aina erikseen objektin sisältö sen mukaan, mistä objektista on kyse Objektia kuvaava kuvake ilmestyy lisäämisen jälkeen vasempaan kehykseen, josta sen voi avata pääkehykseen. 14 MATERIAALIN TUOTTAMINEN
Kansio Kansiot ovat keskeinen työkalu Optiman rakenteen muokkaamiseen ja työtilan järjestämiseen. Kansion avulla voidaan luokitella eri objekteja Optimassa halutulla tavalla ja saadaan jäsenneltyä työtilan sisältöä haluttujen otsikoiden alle. Esimerkiksi projektin työtilassa voidaan kansioiden avulla luoda selkeitä rakenteita tukemaan projektin materiaalinhallintaa ja materiaalin löytymistä. Kansioilla voidaan jakaa työtila vaikka erilaisiin toiminnallisuuksiin, kuten materiaaleihin, harjoituksiin, viestintään ja yhteiseen työskentelyyn. Tekstidokumentti Optimassa on tekstieditori, jolla voi tuottaa helposti yksinkertaisia tekstidokumentteja. Editoria on nopea käyttää, joten dokumenttien päivityksetkin sujuvat nopeasti aina, kun siihen tulee tarvetta. Helppokäyttöisyytensä ansiosta tekstidokumentti on hyvä väline myös useamman henkilön yhteisen dokumentin kirjoittamiseen. Tekstidokumentti sisältää puhdasta tekstiä, jota voi muotoilla ainoastaan rivivaihdoilla. Kuvia ja muotoiluja sisältäviin dokumentteihin Optimassa on Kevyt web-editori. Html-dokumentti Kevyt web editorilla Kevyt web-editorilla voi tehdä kuvia, muotoiluja ja linkityksiä sisältäviä www-sivuja Optiman sisälle. Kevyt web-editori on helppokäyttöinen editori, jonka avulla näkee jo sivua rakentaessa, miltä sivu tulee näyttämään. Käyttäjän ei tarvitse osata HTML-kieltä tehdäkseen editorilla www-sivuja. MATERIAALIN TUOTTAMINEN 15
Kevyt web-editorissa on mahdollista käyttää valmiita sivupohjia ja tyylitiedostoja sivujen tekemisessä. Sivupohjia hyödyntämällä voidaan luoda organisaation yhteinen tyyli kaikille Optima-ympäristön työtilojen www-sivuille. Sivupohjien käyttö nopeuttaa ja helpottaa www-sivujen tekemistä ja niiden avulla saadaan kaikkiin työtiloihin käyttöön organisaation valittu visuaalinen ilme. Käyttöä helpottaa ja nopeuttaa vielä se, että sivupohjia voidaan tehdä Optiman materiaalivarastotyyppiseen työtilaan ja sieltä helposti kopioida työtilassa yhden painikkeen avulla kunkin uuden www-sivun pohjaksi. Ulkoiset dokumentit Optimaan voi tuoda omalta tietokoneelta mitä tahansa tiedostoja. Rajoitteena ovat ainoastaan www-selaimen ja tietokoneelle asennettujen ohjelmien rajoitteet. Optiman kautta voi katsella sellaisia tiedostoja, jotka käyttäjän selain pystyy näyttämään sekä dokumentteja, joiden avaamiseen tietokoneella on tarvittava ohjelma (esim. Office-ohjelmat). Ulkoinen dokumentti tuodaan Optimaan samalla tavalla kuin mikä tahansa uusi objekti lisätään Optimaan Uusi objekti -linkin kautta. Ulkopuolisia dokumentteja on mahdollista myös muokata suoraan Optimasta käsin, jos käyttäjälle on annettu tähän oikeus. Optimassa on myös mahdollista tuoda useita tiedostoja kerralla Optimaan Tuo useita tiedostoja -toiminnolla. Useamman tiedoston tuontitoiminto sekä ulkopuolisten dokumenttien muokkaus vaativat käyttäjän koneelle asennetun Java plug-inin. Muita materiaalin tuottamisen objekteja Optimassa Optimassa on myös mahdollista äänittää lyhyitä äänitiedostoja ääninauhuri-objektin avulla. Myös vuorovaikutustyökaluissa, kuten keskustelualue ja päiväkirja, on mahdollista liittää ääninauhurin avulla äänitiedostoja viestien liitteiksi. Optimaan voidaan tehdä myös linkkejä Internetiin Optiman ulkopuolella olevaan materiaaliin. Image Map - editorin avulla puolestaan voidaan tehdä linkkejä sisältäviä näyttäviä kuvia, esimerkiksi työtilan aloitussivuksi tai työtilan sivukartaksi. Materiaalia voidaan tuottaa myös kirjoitusalue-objektilla, joka mahdollistaa myös vuorovaikutuksen ja yhteisöllisen materiaalin tuottamisen. 16 MATERIAALIN TUOTTAMINEN
Vuorovaikutus ja yhteisöllisyys Optimassa on erilaisia objekteja vuorovaikutuksen ja yhteisöllisyyden mahdollistamiseen ja tukemiseen erilaisissa tarpeissa. Keskustelualue Keskustelualueiden avulla voi toteuttaa monenlaisia vuorovaikutuksellisia toimintoja. Niiden avulla voidaan tukea ryhmätyöskentelyä ja verkoston vuorovaikutusta. Keskustelualueita voidaan käyttää myös esimerkiksi tehtävänannon apuna, ilmoitustauluna sekä palautekanavana. Keskustelualueelle on valittavana kolme tyyppiä: tavallinen keskustelualue tutor-keskustelualue, jossa voidaan mahdollistaa ohjaajan ja ohjattavien välisiä keskusteluita siten, että ohjaaja näkee kaikkien viestit, mutta muut käyttäjät vain omat keskustelunsa ohjaajan kanssa. Ohjaajan vaihtuessa voidaan viestit vaihtaa helposti seuraavan ohjaajan vastuulle viestien pysyessä tallessa anonyymi keskustelualue, jossa käyttäjät esiintyvät nimimerkeillä ja keskustelualuetta voidaan käyttää esimerkiksi keskusteluihin, joissa käyttäjät toimivat ennalta annetuissa rooleissa Keskustelualue perustetaan kuten mikä tahansa muukin objekti Optimaan. Keskustelualueen käyttöoikeuksia määriteltäessä voidaan valita monipuolisista vaihtoehdoista. Lukuoikeuksien avulla voidaan antaa jäsenille / ryhmille mahdollisuus lukea viestejä ja kirjoitusoikeuksien avulla mahdollisuus myös osallistua keskustelualueen keskusteluihin. VUOROVAIKUTUS JA YHTEISÖLLISYYS 17
Kaikki Optima-ympäristössä olevat viestit voi lukea, ja myös kirjoittaa, Oma tilan kautta. Keskustelualueen hallinnassa voi objektin omistaja tehdä helposti koosteen keskustelualueesta tekstidokumenttina. Keskustelijoiden aktiivisuudesta ja viestien suunnista saa helposti myös visuaaliset esitykset. Kalenteri Optiman kalentereita voidaan käyttää monilla eri tavoilla. Kalenteria voidaan käyttää apuna tiedottamisessa esimerkiksi koulutuksen tai projektin aikatauluista. Tätä toimintoa tukee mahdollisuus lähettää kalenterimerkinnöistä sähköposti-ilmoituksia. Kalentereita voidaan käyttää myös yhteisinä kalentereina, esimerkiksi työryhmien omat kalenterit, jolloin kalenteriin voidaan merkitä useamman henkilön kalenterimerkinnät samaan kalenteriin. Käyttöoikeuksien avulla voidaan rajata kalenterin käyttäjiä. 18 VUOROVAIKUTUS JA YHTEISÖLLISYYS
Kaikkia Optima-ympäristössä olevia kalentereita voi käyttää myös Oma tilan kautta, jossa voi tehdä yhdistelmäkalentereita useista eri kalentereista. Kalenterissa on seuraavia toiminnallisuuksia: saadaan helposti näkymään yksittäiset merkinnät tai kuukauden kaikki merkinnät listattuna saadaan näkymään vain valittujen käyttäjien merkinnät kalenteritiedot on mahdollista tallentaa icalendar-muotoiseen tiedostoon, josta ne voidaan viedä ulkoiseen kalenteriohjelmaan voidaan lähettää sähköpostia kalenterin käyttäjille Kalenterimerkintää tehtäessä on mahdollista antaa merkinnälle tarkempi kuvaus ja määritellä keitä kalenterimerkintä koskee. Merkinnästä voidaan myös muistuttaa sähköpostitse tai Optiman ilmoitus-toiminnon kautta. Päiväkirja Optiman päiväkirja-objektia voidaan käyttää henkilökohtaisena- tai ryhmäpäiväkirjana. Päiväkirjaa voi käyttää esimerkiksi oppimispäiväkirjana, prosessikirjoittamisessa tai projektin edistymisen raportoimisessa. Päiväkirjan sisällä voidaan valita erilaisia toimintoja: käyttäjille voidaan antaa mahdollisuus lukea toistensa päiväkirjoja tai määritellä, että vain ohjaaja näkee käyttäjän päiväkirjan käyttäjille voidaan antaa mahdollisuus kommentoida toistensa päiväkirjoja merkintöihin voidaan lisätä liitteitä ja ääniliitteitä päiväkirjamerkinnät voidaan jäsennellä eri teemoihin valmiiksi asetettujen avainsanojen avulla. Avainsanoja voidaan käyttää avuksi päiväkirjan sisäisessä Haku-toiminnossa Antamalla päiväkirjaan kommentointimahdollisuus voidaan tukea yhteisöllistä työskentelyä ja rakentaa erilaisia yhteisöllisiä kirjoittamisja kommentointifoorumeja. Päiväkirjan asetuksissa voidaan määritellä myös, että muut käyttäjät eivät näe toistensa päiväkirjoja. Täysin henkilökohtainen päiväkirja voi olla esimerkiksi käyttäjän ja ohjaajan / projektin vetäjän välinen oppimisen tai työskentelyn etenemisen raportointiväline. VUOROVAIKUTUS JA YHTEISÖLLISYYS 19
Henkilökohtaisessa päiväkirjassa kullakin käyttäjällä on oma päiväkirjansa. Ryhmäpäiväkirja on tarkoitettu ryhmän yhteiseen käyttöön, jolloin koko ryhmä voi kirjoittaa yhteiseen päiväkirjaan. Ryhmään kuuluville määritetään luku- ja kirjoitusoikeudet päiväkirjaan. Lukuoikeuksia voidaan vaikka myöhemmin laajentaa muille, jolloin eri ryhmät voivat lukea toistensa päiväkirjoja. Kirjoitusalue Kirjoitusalue-työkalulla on mahdollista työstää yhteistä tekstiä yhdessä useamman käyttäjän kanssa. Työkalua voi käyttää prosessikirjoittamiseen sekä laajojenkin ryhmätöiden, raporttien ja dokumenttien kirjoittamiseen, muokkaamiseen ja kommentointiin. 20
Kirjoitusalueella työskentely jakautuu tekstin suunnitteluun, tekstien kirjoittamiseen ja julkaisemiseen. Teksti voidaan jakaa tarvittaessa eri kokonaisuuksiksi ja lisätä kuhunkin kokonaisuuteen muokattavia sivuja, joihin tekstiä kirjoitetaan. Kirjoitusalueen hallinnoija voi vaihtaa sivujen luokittelua ja järjestystä tarvittaessa milloin tahansa. Kullekin sivulle voidaan määritellä kirjoitusoikeudet erikseen. Näin voidaan työstää ryhmätyönä isompaakin tekstikokonaisuutta, jossa jaetaan eri sivujen kirjoitusvastuut tietyille henkilöille tai ryhmille. Jos tekstejä halutaan työstää wiki-tyylisesti, voidaan kaikille sivuille antaa kirjoitusoikeudet kaikille käyttäjille, jolloin kaikki voivat muokata haluamaansa sivua vapaasti. Kirjoitusalue säilyttää sivujen versiohistorian ja sivun aiempi versio voidaan milloin tahansa palauttaa takaisin. Julkaisuvaiheessa voidaan päättää, mitkä kirjoitusalueen sivut sisällytetään lopulliseen julkaistavaan tekstiin ja mitkä sivut ovat olleet esimerkiksi vain työstämisessä käytettyjä suunnitteludokumentteja, joita ei haluta julkaistavan osana lopullista tekstiä. Kirjoitusalueella on mahdollista työstää haasteellisia ja laajojakin kirjoitusprojekteja erilaisilla käyttöoikeuksilla yhteistyössä useamman eri henkilön kesken. 21
Reaaliaikainen tapahtumien seuranta Kunkin käyttäjän on mahdollista ottaa Optimassa käyttöönsä reaaliaikainen tapahtumien seuranta -työkalu (nk. Majakka-toiminto). Majakka-toiminnon avulla saa reaaliaikaisesti tietoa ympäristöön lisätyistä objekteista (mm. uudet dokumentit työtiloissa, joihin käyttäjällä on pääsy), uusista keskustelualueen viesteistä ja kalenterimerkinnöistä. Majakka-toiminnossa on myös mahdollista viestiä muiden työtilan käyttäjien kanssa sekä reaaliaikaisesti että ei-reaaliaikaisesti. Muita vuorovaikutustyökaluja Optimassa Muita vuorovaikutusta ja yhteisöllisyyttä tukevia työkaluja Optimassa ovat reaaliaikainen esitys, jolla voidaan näyttää reaaliaikaisesti haluttuja objekteja muille työtilan käyttäjille sekä chat, jolla voidaan käydä reaaliaikaista keskustelua Optimassa. Chat-keskustelut voidaan tarvittaessa tallentaa automaattisesti, jolloin keskusteluun osallistumattomatkin voivat lukea sen myöhemmin. 22VUOROVAIKUTUS JA YHTEISÖLLISYYS
Harjoitukset ja lomakkeet Optimassa on erilaisia objekteja, joilla voidaan toteuttaa tehtäviä ja harjoituksia sekä kerätä tietoa käyttäjiltä. Harjoituksiin ja tehtäviin voidaan ottaa käyttöön arviointiskaala, jonka avulla tehtävien arviointi helpottuu ja nopeutuu. Kussakin organisaatiossa voidaan määritellä halutunlaiset hyväksyttyjä ja hylättyjä arvosanoja sisältävät arviointiskaalat käyttöön. Lomake Optiman lomaketta voidaan käyttää muun muassa tehtävien antamiseen ja palauttamiseen sekä palautteiden keräämiseen. Lomake on täten hyvä väline erilaisen vuorovaikutuksen mahdollistajana sillä se mahdollistaa myös lomakkeelle annettujen vastausten kommentoinnin. HARJOITUKSET JA LOMAKKEET23
Lomake voi olla anonyymi-, käyttäjä- tai ryhmäkohtainen lomake. Käyttäjäkohtaiseen lomakkeeseen voidaan asetusten avulla antaa käyttäjille mahdollisuus nähdä myös muiden vastauksia. Ryhmäkohtaisella lomakkeella tai mahdollistamalla muiden käyttäjien lomakkeiden näkeminen, voidaan luoda erilaisia vuorovaikutuksellisia toimintoja myös lomakkeen avulla. Lomakkeen sisältö rakennetaan halutunlaiseksi valitsemalla siihen erilaisia kenttiä. Optiman lomakkeeseen on mahdollista tehdä toiminnallisuuksia täytettävien tekstikenttien, erilaisten valintavaihtoehtojen sekä kuvien ja linkkien avulla. Lomakkeelle tulleita tallennuksia voidaan katsoa hallintaikkunan avulla esimerkiksi yksi lomakkeen kohta kerrallaan, kaikki kohdat kerrallaan taulukkonäkymässä tai tietoja voidaan tarkastella käyttäjittäin. Lomakkeelle tallennetut tiedot ovat helposti tallennettavissa Optimasta yhdeksi CSV-muotoiseksi Excel-tiedostoksi. Näin niitä voidaan luokitella ja analysoida helposti myös Optima-ympäristön ulkopuolella. Monivalintatehtävä Monivalintatehtävä on monipuolinen ja käytännöllinen työkalu erilaisiin monivalintaharjoituksiin, esimerkiksi lähtötasotestinä osaamisen kartoitukseen, opitun kartoittamiseen ja loppukokeeksi. Monivalintatehtävien avulla voidaan nopeasti testata esimerkiksi kielten sanojen tai kieliopin osaamista. 24 HARJOITUKSET JA LOMAKKEET
Monivalintatehtävä harjoituksena tai tenttinä -objekti on monipuolinen editori monivalintaharjoitusten laatimiseen. Monivalintatehtävään on mahdollista määritellä erilaisia asetuksia, joiden avulla: on mahdollista tehdä sekä monivalinta- että aukkotehtäviä on mahdollista antaa vastaajille palautetta tehtävistä voidaan määritellä yksi tai useampi oikea vastaus / tehtävä voidaan määritellä, että vastaajille arvotaan isosta joukosta tietty määrä kysymyksiä kerralla. Tällöin Optima arpoo kullekin kerralle erilaisen kysymyssarjan vastattavaksi harjoitus-vaihtoehdossa käyttäjille voidaan antaa mahdollisuus vastata tehtävään useampaan kertaan tentti-vaihtoehdossa tehtävään on mahdollista asettaa käyttöön arviointiskaala tai pisteraja hyväksytylle suoritukselle, jolloin tentin jälkeen annetaan suoraan palaute vastaajalle siitä, onko tentti suoritettu hyväksytysti tenttiin vastaamiseen voidaan määritellä aikaraja, jonka aikana tentti on suoritettava loppuun HARJOITUKSET JA LOMAKKEET 25
Monivalintatehtävän monipuolisuutta lisää se, että tehtävien vastausvaihtoehdot voivat olla tekstipohjaisia tai niissä voidaan käyttää valintavaihtoehtoina erilaisia mediaformaatteja (esimerkiksi kuvia ja ääntä). Eri formaattien avulla voidaan vastata esimerkiksi musiikkialan tai kielten tarpeisiin tai sellaisten alojen tarpeisiin, joissa kuvasta tunnistaminen on oleellista, kuten esimerkiksi luonnontieteen alat tai erilaiset ammatilliset koulutukset. Monivalintatehtävän kysymykset ja vastaukset voidaan tehdä Optimassa ja kysymyksiä voidaan helposti kopioida myös muiden työtilojen monivalintatehtäviin. Monivalintatehtävän editori tukee erilaisia kysymysformaatteja, joten siihen voidaan ladata eri standardien mukaan tehtyjä kyselyjä myös Optiman ulkopuolelta. Palautuslaatikko Palautuslaatikko on kätevä työväline tiedostojen, esimerkiksi esseiden ja raporttien, palauttamiseen ja arvioimiseen. Palautuslaatikko on erittäin suosittu työkalu erilaisissa koulutuksissa, joissa palautetaan tehtäviä ja halutaan dokumenttien olevan keskitetysti yhdessä paikassa. Palautuslaatikkoon voidaan määritellä käyttäjät, jotka voivat palauttaa 26 HARJOITUKSET JA LOMAKKEET
dokumentteja sekä tarkastajat, jotka pääsevät näkemään palautetut dokumentit. Useiden tarkastajien määrittely mahdollistaa palautettujen töiden arvioinnin joustavan jakamisen useiden henkilöiden kesken. Käyttäjä voi palauttaa palautuslaatikkoon useita dokumentteja. Käyttäjä voi palauttaa uusia dokumentteja tai poistaa palauttamansa dokumentin palautuslaatikon ollessa auki. Kun tarkastaja on antanut arviointinsa, käyttäjä näkee arvioinnin suoraan palautuslaatikosta eikä voi lisätä enää uusia tiedostoja palautuslaatikkoon. Myös vertaisarviointi voidaan mahdollistaa, jolloin käyttäjä voi nähdä ja kommentoida toisten käyttäjien töitä esimerkiksi viimeisen palautuspäivän jälkeen tai palautettuaan ensin oman tiedostonsa palautuslaatikkoon. Tarkastaja näkee palautuslaatikossa käyttäjän palautuksen tilan (palautetut, palauttamattomat, arvioitu) ja pääsee arvioimaan palautettuja dokumentteja sekä sanallisen palautteen että arvosanan avulla. Tarkastaja voi tallentaa palautetut dokumentit yhtenä zip-tiedostona ja tallentaa kaikki arvioinnit yhtenä CSV-muotoisena Excel-tiedostona omalle koneelleen. Muita harjoituksia tukevia työkaluja Optimassa Harjoitusten tekoa tukevia työkaluja on myös Optiman mallivastaustehtävä. Mallivastaustehtävä on monipuolinen väline erilaisiin lyhyisiin kirjallisiin tai pidempiin esseemuotoisiin tehtäviin, joihin halutaan antaa vastaajalle heti automaattinen palaute mallivastauksen muodossa. Mallivastaustehtävä tukee käyttäjän itsearviointia, sillä käyttäjän on aina mahdollista arvioida vastaustaan ennen sen siirtymistä tarkastajan arvioitavaksi. HARJOITUKSET JA LOMAKKEET 27
Arviointi ja seuranta Seurantaobjekti ja seurantaraportti Optiman seurantaobjektia sekä siihen liitettävää seurantaraporttia voidaan käyttää erilaisten asioiden, esimerkiksi suoritusten seurantaan. Seurantakohteena voivat toimia esimerkiksi projektit, työharjoittelu tai henkilökohtainen opintosuunnitelma. Seurattavat kohteet (esimerkiksi tehtävät, suoritukset, harjoitukset) voivat olla Optimassa olevia tehtäviä tai harjoituksia tai Optiman ulkopuolella suoritettavia, joista tehdään merkintä seurantaobjektiin tehtävän valmistuttua. Eri seurantaobjekteja voidaan koota yhteen seurantaraportti-objektiin, johon voidaan raportointia varten koostaa yhteenveto kaikista tarvittavista seurantaobjekteista. Seurantaobjektissa seurattavia asioita on mahdollista koostaa erilaisiksi osioiksi ja niiden avulla on mahdollista määritellä ja tulostaa todistus kirjatuista suorituksista PDF-muodossa. 28 ARVIOINTI JA SEURANTA
Lomake Optiman lomake soveltuu mainiosti myös palautteiden keräämiseen. Lomakkeen eri asetukset mahdollistavat sekä käyttäjäkohtaisen että anonyymin palautteiden keräämisen. Palautetta voidaan kerätä sekä erilaisilla valmiilla valintavaihtoehdoilla, joista saadaan nopeasti katsottua vastausten lukumäärät ja prosentuaaliset jakaumat, että avoimilla vastauskentillä, joilla voidaan kerätä sanallista palautetta. Lomakkeelle tallennetut tiedot ovat myös helposti tallennettavissa Optimasta yhdeksi CSV-muotoiseksi Excel-tiedostoksi. Näin niitä voidaan luokitella ja analysoida helposti myös Optiman ulkopuolella. Roolilomake Optiman roolilomake on henkilökohtaistamisen haasteisiin vastaava joustava työkalu, jonka avulla voidaan laatia dynaaminen lomake. Roolilomake on alun perin kehitetty oppilaitosten henkilökohtaistamisprosessiin, mutta on joustavasti käytettävissä erilaisissa toiminnoissa, joissa on tarve lomakkeelle, jonka kentille voidaan määritellä luku- ja kirjoitusoikeuksia kenttäkohtaisesti. Roolilomaketta voidaan käyttää esimerkiksi kehityskeskusteluissa, raportointivälineenä sekä esimerkiksi erilaisten tehtävien arvioinnissa, kun prosessissa on mukana useita eri toimijoita. Roolilomakkeen työskentely perustuu lomakkeen sisällä määriteltäviin rooleihin ja roolijakoon. Lomakkeen hallinnoija voi luoda haluamansa roolit lomakkeelle (esimerkiksi opiskelija / työpaikkaohjaaja / koulutuspäällikkö tai työntekijä / esimies / henkilöstövastaava). Roolien avulla lomakkeen käyttäjät asetetaan roolisuhteeseen keskenään, eli määritellään ketkä vastaavat mistä käytännöistä kenenkin käyttäjän osalta. Näin voidaan määritellä esimerkiksi ketkä opiskelijat ovat kenenkin ohjattavia tai ketkä esimiehet vastaavat kenenkin työntekijän kehityskeskusteluista. Käyttäjät pääsevät näkemään lomakkeen tietoja tehdyn roolijaon ja roolisuhteiden mukaisesti. Näin esimerkiksi opiskelija, työpaikkaohjaaja ja koulutuspäällikkö voivat nähdä ja muokata eri osia lomakkeella. Roolilomakkeella käyttäjät näkevät vain ne käyttäjien lomakkeet ja ne lomakkeen osat, joihin heille on annettu käyttöoikeus. Optima tuottaa siis jokaiselle käyttäjälle oman henkilökohtaisen lomakkeen määriteltyjen roolien ja oikeuksien mukaan. ARVIOINTI JA SEURANTA 29
Lomakkeelle voidaan rakentaa halutunlainen kokonaisuus, joka sisältää erilaisia täytettäviä taulukoita, monivalintoja tai tekstikenttiä. Lomakkeelle voidaan lisätä myös kuvia, tekstiä ja linkkejä tarpeen mukaan. Näiden lisäksi sinne on lisättävissä erilaisia kommentointikenttiä, joiden avulla voidaan kommentoida tai arvioida lomakkeelle täytettyjä tietoja. Roolilomakkeella useiden, jopa satojen, henkilöiden seuranta onnistuu siten yhdessä ja samassa paikassa. Lomakkeen täyttäjälle roolilomake on yksinkertainen, sillä käyttäjä näkee vain oman lomakkeensa. Palautekysely Palautekysely on nopea tapa tehdä monivalintavaihtoehtoihin perustuvia kysymyssarjoja. Työkalun avulla voidaan tehdä kartoituksia ja kyselyitä asioista, joihin halutaan tarjota nopea palaute annetuista vastauksista. Palautekyselyä voi käyttää esimerkiksi arvioinnin ja palautteen keräämiseen tai mielipidekyselyihin. Palautekyselyn avulla on mahdollista tehdä myös anonyymeja kyselyitä, joissa vastaajien nimet eivät näy, jos halutaan tehdä esimerkiksi yleisiä mielipidekyselyitä. Palautekyselyssä käytetään asteikkoa 1-5, johon on määriteltävissä omat vastausvaihtoehdot tai valittavissa kaksi Optiman valmista asteikkoa (täysin eri mieltä täysin samaa mieltä -asteikko tai heikko 30 ARVIOINTI JA SEURANTA
erinomainen -asteikko). Vastauksia on mahdollista tarkastella sekä visuaalisen että taulukoidun yhteenvedon avulla ja yhteenvetotieto voidaan tarjota saman tien myös kaikille vastaajille. Palautekyselystä on mahdollista tallentaa vastaukset CSV-muotoiseksi Excel-tiedostoksi, jossa vastausten käsittelyä voi jatkaa tarvittaessa. Muita arvioinnin ja seurannan työkaluja Optimassa Optimassa on seurantaan käytettävissä myös ajanseuranta-objekti, jonka avulla voidaan seurata käytettyä aikaa esimerkiksi tietyissä koulutuksissa tai projektitehtävissä. Ajanseuranta-objektin avulla käyttäjät voivat merkitä käyttämänsä tunnit ennalta määriteltyihin kategorioihin ja näin voidaan seurata, miten ajankäyttö seurattavassa kohteessa jakautuu. Organisaatio voi itse määritellä mitä asioita halutaan seurata ja määritellä nämä lomakkeelle. Ajanseurannassa voidaan katsoa sekä yleisiä että käyttäjäkohtaisia tilastoja halutuista kohteista. ARVIOINTI JA SEURANTA 31
Ota yhteyttä Discendum Oy Kiviharjunlenkki 1 E 90220 Oulu Puhelin: 020 718 1850 Fax: 020 718 1854 info@discendum.com http://www.discendum.com/