YLEISET OHJEET Sigrid Juséliuksen Säätiön 1-3 vuotiset tutkimusapurahat Ajankohtaista kaudella 2019-2020: 1. Säätiö on vähentänyt kustannuslajien lukumäärää ja päivittänyt kongressikorvauksiin liittyvän ohjeistuksen. Lisätietoja kohdassa 4. 2. Laskutuksessa huomioitavaa: mikäli lähetätte apurahastanne maksettaviksi arvonlisäverottomia laskuja, jotka on tilattu tutkimuslaitoksenne nimissä tai y- tunnuksella, arvonlisäverojen maksamisesta sekä viranomaisilmoituksista tulee huolehtia ko.laitoksen kautta. 3. Yleiskustannuksista sovittaessa tutkimuslaitoksenne kanssa on otettava huomioon, että laitos voi veloittaa yleiskustannuksia vain tutkimuslaitoksen kautta hoidetuista maksuista. 1
Sisällysluettelo 1. Sigrid Juséliuksen Säätiön myöntämän apurahan käyttö... 3 2. Laskujen maksaminen... 3 2.1 Laskutusosoite... 3 2.2 Säätiö on suljettu koko heinäkuun... 4 2.3 Apurahakaudelle 1.5.2019 30.4.2020 kohdistuvat kustannukset... 4 3. Apurahojen ja palkkojen maksaminen... 4 3.1 Henkilökohtaiset tutkimusapurahat... 4 3.2 Palkat ja henkilöstökustannukset... 5 4. Kustannuslajit... 5 5. Raportointi... 6 6. Tutkimushankkeen tai apurahamyönnön päättyessä... 6 7. Yhteystiedot... 7 8. Lomakkeet... 7 2
1. Sigrid Juséliuksen Säätiön myöntämän apurahan käyttö Onnittelumme tutkimusryhmällenne myönnetystä apurahasta! Yleisistä ohjeistamme löydät tarpeelliset tiedot apurahojenne käyttöä varten. Kohdat 2-4 ohjeistavat tutkimukseen liittyvien maksujen ja tutkimusryhmän jäsenten henkilökohtaisten apurahojen maksutoimeksiannoissa, raportointiin ja tutkimuksen tai apurahamyönnön päättymiseen liittyvää tietoa löydät kohdista 5-6. Ohjeistuksen lopusta löydät yhteystietomme ja toimeksiannoissa käytettävät lomakkeet. Perehdythän huolellisesti ohjeisiin tai välität ohjeistuksen maksuasioistasi vastaavalle henkilölle. Tutkimusryhmälle myönnetty apuraha on tarkoitettu käytettäväksi kauden 1.5.2019-30.4.2020 aikana. Mikäli tutkimusryhmällenne myönnettyä apurahaa on kauden päättyessä käyttämättä yli 20.000 euroa, palautuu 20.000 euron ylittävä osuus automaattisesti säätiölle. 2. Laskujen maksaminen Apurahan taloushallinnosta voidaan tehdä sopimus tutkimuslaitoksen/yliopiston kanssa. Laitos laskuttaa tämän jälkeen säätiötä toteutuneiden kustannusten mukaisesti ja huolehtii myös arvonlisäverojen tilityksen sekä tarvittavat viranomaisilmoitukset. Tutkija voi myös itse, mikäli työnantaja tämän sallii, hoitaa apurahansa hallinnoinin ja lähettää tutkimuksesta aiheutuneet kululaskut suoraan säätiölle. Säätiön nimissä tai y-tunnuksella tilauksia tai muita sitoumuksia ei tule tehdä. 2.1 Laskutusosoite Tutkimustyöhön liittyvät laskut lähetetään säätiölle ensisijaisesti sähköisesti. Säätiön verkkolaskuosoite on: välittäjätunnus BAWCFI22 ja OVT-tunnus 003701165704. Huom! Laskuttajan tulee aina merkitä laskuun tutkimusryhmän/ tutkijan nimi, jotta tiedämme kenen apurahasta lasku on tarkoitus maksaa. Laskuttajalta vastaanottamamme verkkolaskut tulevat tutkimusryhmän johtajan tarkistettaviksi sähköpostiin lähetettävän linkin kautta. Tunnukset ja tarvittavan ohjeistuksen tarkastuskäytäntöön saat säätiön talousassistentilta sen jälkeen, kun säätiö on vastaanottanut ensimmäisen ryhmääsi koskevan verkkolaskun. Voit lähettää laskuja myös sähköpostitse osoitteeseen riikka.luoma@sigridjuselius.fi, sekä paperilaskuja postitse säätiön osoitteeseen Aleksanterinkatu 48 B, 00100 Helsinki. Laskuilla tulee olla ryhmänjohtajan hyväksyntä ennen niiden maksamista. Apuna voitte käyttää lomaketta F1. Euroopassa IBAN-tilinumero ja BIC-koodi ovat maksuliikenteessä pakollisia tietoja. Euroopan ulkopuolelle maksettavissa maksutoimeksiannoissa tulee sekä maksun saajasta, että lisäksi vastaanottavasta pankista olla mahdollisimman tarkat tiedot tilinumeroineen ja osoitteineen (ns. wire transfer-information) maksun onnistumiseksi. 3
2.2 Säätiö on suljettu koko heinäkuun Säätiön toimisto on heinäkuussa suljettu. Heinäkuussa erääntyvät maksutoimeksiannot on toimitettava säätiölle viimeistään 20.6.2019. Huomioithan tämän varsinkin mikäli maksat ryhmäsi jäsenille henkilökohtaisia apurahoja. 2.3 Apurahakaudelle 1.5.2019 30.4.2020 kohdistuvat kustannukset Kauden päättyessä vastaanotamme vielä toukokuun ajan laskuja, jotka koskevat apurahakautta 1.5.2019 30.4.2020. Viimeinen toimituspäivä laskuille on 31.5.2020. 3. Apurahojen ja palkkojen maksaminen Tutkimusryhmällenne myönnettyä apurahaa on mahdollista käyttää aputyövoiman palkkamiseen. Tutkimusryhmän vetäjä huolehtii tällöin työnantajan velvoitteista. Tutkimusryhmälle myönnetystä apurahasta voi maksaa henkilökohtaista apurahaa vain niille jäsenille, jotka suorittavat varsinaista tutkimustyötä. 3.1 Henkilökohtaiset tutkimusapurahat Toimiessasi työnantajana voit maksaa tutkimusryhmäsi myönnöstä henkilökohtaista apurahaa niille tutkijoille, jotka olet ilmoittanut hakemuksessasi säätiölle. Mikäli haluat maksaa henkilökohtaista apurahaa uudelle tutkijalle, tulee säätiölle toimittaa anomus apurahan maksamisesta uudelle ryhmän jäsenelle lomakkeella O1. Säätiön maksatuspäivät henkilökohtaisille apurahoille ovat kuukauden 15. tai viimeinen päivä. Toimeksianto apurahan maksusta tulee toimittaa säätiölle vähintään viisi pankkipäivää ennen toivottua maksupäivää lomakkella S1. Huomioi, että allekirjoitettuun lomakkeeseen tulee täyttää saajan henkilötiedot ja tilinumero. Suosittelemme käyttämään suojattua sähköpostiyhteyttä tai kirjepostia. Apurahojen maksettavat enimmäismäärät ovat: professori dosentti LT, LKT, FT LL, FM LK, FK (väit.) LK, LuK (gradu) 3400-3900 /kk 3100-3300 /kk 2400-2700 /kk 2000-2200 /kk 1700-1900 /kk 1700 /kk Taulukon korkeampaa summaa maksetaan apurahansaajalle tutkimustyöstä, mikäli tälle maksetaan apurahaa yli neljän kuukauden ajan saman kalenterivuoden aikana. Tässä tapauksessa tutkija on velvollinen ottamaan Mela-vakuutuksen (myös muista rahoituslähteistä 4
maksetut apurahat tulee huomoida).voit tarvittaessa maksaa myös enimmäismääriä pienempää apurahaa (esim. osa-aikaisesta työstä). Tutkimusryhmän johtajan tulee ilmoittaa Melalle niistä tutkimusryhmän jäsenistä, joille maksaa henkilökohtaista apurahaa. Tämän jälkeen apurahaa saaneen tutkimusryhmän jäsenen tulee jättää varsinainen eläkevakuutushakemus Melalle. Lomake löytyy Melan verkkosivuilta. Lisätietoja mela.fi tai sähköpostilla vakuutus@mela.fi. Tutkimusryhmän johtajan tulee toimittaa säätiölle todistus virkavapaudesta, mikäli maksaa henkilökohtaista apurahaa itselleen tutkimusryhmälle myönnetystä apurahasta. Todistus virkavapaudesta tulee jättää ennen apurahan maksua. 3.2 Palkat ja henkilöstökustannukset Säätiö ei toimi tutkimusryhmänne jäsenten työnantajana, vaan suosittelemme palkkojen maksamista tutkimuslaitoksenne kautta. Palkanmaksusta tulee sopia erikseen laitoksenne kanssa. Laitos huolehtii työnantajan velvollisuuksista ja laskuttaa säätiöltä toteutuneet palkkakustannukset. Tutkimusryhmän johtaja ei voi maksaa myönnetystä apurahasta palkkaa itselleen. Tutkimuslaitosten tulee kausittain toimittaa säätiölle palkattujen henkilöiden lukumäärä. 4. Kustannuslajit Säätiö ottaa käyttöön seuraavat kustunnuslajit kaudesta 2019-2020 alkaen. Kulut maksetaan tutkimusryhmän apurahasta seuraavien kustannuslajien mukaan: I. Henkilökohtaiset apurahat Katso tarkemmat ohjeet kohta 3.1. henkilökohtaiset tutkimusapurahat. II. III. Palkat ja henkilöstökustannukset Kustannuslajiin kuuluvat laitoksen tai ryhmänjohtajan maksamat palkat, verot ja työnantajamaksut. Tarkemmat ohjeet kts. 3.2. Kongressikustannukset Apurahaa voi käyttää tutkimustyöhön liittyviin kohtuullisiin matka-, majoitus- sekä kongressikuluihin. Tähän kustannuslajiin liittyviin kustannuksiin on mahdollista käyttää kausittain maksimissaan 10% myönnetystä apurahamäärästä tai korkeintaan 8 000 euroa (mikäli myöntö on yli 80 000 euroa). Huom! Koska säätiö ei toimi tutkimusryhmänne jäsenten työnantajana, verottomia päivärahoja tai kilometrikorvauksia ei verohallinnon ohjeen mukaan voida suoraan korvata tutkimusryhmällenne myönnetystä apurahasta. Laitoksen tai muun 5
työnantajan maksamat, työsuhteeseen liittyvät päiväraha- tai kilometrikorvaukset voidaan korvata ko. työnantajalle työntekijälle maksetun korvauksen mukaisesti. IV. Tutkimuskustannukset Kategoriaan kuuluvat tutkimustyöhön liittyvät materiaalikustannukset, huoltomaksut, it-kulut ja ohjelmistopäivitykset. Apurahaa on mahdollista käyttää tutkimustyöhön liittyviin laitehankintoihin. Mikäli yksittäisen laitteen hinta ylittää 20 000 on sovittava laitteen omistukseen liittyvistä yksityiskohdista. Apurahansaajan ja tutkimuslaitoksen välillä tehdään vapaamuotoinen sopimus laitteen omistajuudesta ja sijoituspaikasta, joka toimitetaan säätiölle laitteen oston yhteydessä. Muita kuluja ovat esimerkiksi kirjallisuushankinnat, posti- ja puhelinmaksut, kohtuulliset kokouskustannukset sekä kielentarkistuskustannukset ja kustannukset julkaistavista artikkeleista. V. Yleiskustannukset Sovittaessa mahdollisista yleiskustannuksista tutkimuslaitoksenne kanssa, tulee huomioida, että laitos voi veloittaa yleiskustannuksia vain ko. tutkimuslaitoksen kautta hoidetuista maksuista. Yleiskustannusten maksimimäärä on 15 %. 5. Raportointi Selvitys apurahavarojen käytöstä tehdään säätiössä maksettujen toimeksiantojenne perusteella. Käyttöselvitys lähetetään säätiöstä säännöllisesti sähköpostitse tutkimusryhmän johtajalle tarkistettavaksi. Mikäli haluat käyttöselvityksen lisäksi esimerkiksi assistentillesi, voit ilmoittaa asiasta suoraan säätiön talousassistentille sähköpostilla osoitteeseen: riikka.luoma@sigridjuselius.fi. 6. Tutkimushankkeen tai apurahamyönnön päättyessä Mikäli apurahavaroja on jäljellä tutkimushankkeenne päättyessä tai uutta apurahaa ei ole myönnetty, on myönnettyjä varoja mahdollista käyttää vielä kaksi vuotta viimeisen myöntökauden jälkeen. Tämän jälkeen varat palautuvat säätiölle. 6
7. Yhteystiedot Riikka Luoma, talousassistentti: apurahansaajien taloushallinto riikka.luoma@sigridjuselius.fi, Aleksanterinkatu 48 B, 00100 Helsinki, puh: 045 675 9884. Susanne Cronstedt, assistentti: hakemukset ja myönnöt susanne.cronstedt@sigridjuselius.fi, Aleksanterinkatu 48 B, 00100 Helsinki, puh: 044 976 5717 8. Lomakkeet Liitteenä ja säätiön verkkosivuilta lomakkeet toimeksiantoja varten (http://sigridjuselius.fi/1-3-vuotiset-apurahat/): F1 = Maksutoimeksianto O1 = Anomus maksaa henkilökohtaista apurahaa S1 = Ilmoitus henkilökohtaisen apurahan maksusta www.sigridjuselius.fi 7