YLEISET OHJEET. Sigrid Juséliuksen Säätiön Suurapurahan saajille

Transkriptio

1 YLEISET OHJEET Sigrid Juséliuksen Säätiön Suurapurahan saajille Hyvät tutkimusapurahansaajat! Sigrid Juséliuksen Säätiö on myöntänyt teille tutkimusapurahan kaudelle Perehtykää huolellisesti säätiön uusittuihin ohjeisiin tai välittäkää ohjeistus maksuasioitanne vastaavalle henkilölle. 1

2 Sisällysluettelo 1. Sigrid Juséliuksen Säätiön myöntämän apurahan käyttö Laskujen maksaminen Sähköiset laskut Säätiö on suljettu heinäkuun ajan Apurahakaudelle kohdistuvat kustannukset Apurahojen ja palkkojen maksaminen Henkilökohtaiset tutkimusapurahat Palkat Kustannuslajit Budjetti ja raportointi tutkimustuloksista sekä varojen käytöstä Tutkimushankkeen päättyessä Säätiön yhteystiedot Lomakkeet

3 1. Sigrid Juséliuksen Säätiön myöntämän apurahan käyttö Onnittelumme tutkimusryhmällesi myönnetystä apurahasta! Yleisistä ohjeistamme löydät tarpeelliset tiedot apurahavarojenne käyttöä varten. Kohdat 2-4 ohjeistavat maksujen ja tutkimusryhmän jäsenten apurahojen maksutoimeksiannoissa, raportointiin ja tutkimukseen päättymiseen liittyvää tietoa löydät kohdista 5-6. Ohjeistuksen lopusta löydät yhteystietomme ja toimeksiannoissa käytettävät lomakkeet. Tutkimusapurahaa tulee käyttää säätiön asettamien kustannuslajien perusteiden mukaisesti (kts. kohta 4). Säätiö voi periä takaisin varat, jotka on käytetty muuhun kuin hyväksyttyyn tarkoitukseen. Varat tulee ensisijaisesti käyttää kauden aikana. Mikäli Suurapurahakautesi päättyy ja käyttämättömiä varoja on yli vaikuttaa tämä haitallisesti mahdolliseen uuden apurahan myöntösummaan. 2. Laskujen maksaminen Tutkimustyöhön liittyvät laskut toimitetaan säätiölle maksettaviksi. Säätiö tarjoaa nyt myös mahdollisuuden verkkolaskujen vastaanottamiseen. Huomioi kuitenkin, että säätiön verkkolaskuosoite voi olla ainoastaan toimittajan laskutusosoitteena. Säätiön nimissä ei tule tehdä tilauksia tai muitakaan sitoumuksia. Laskulta tulee selvästi käydä ilmi kenen apurahasta lasku on tarkoitus maksaa. Huomioitavaa on myös, että säätiö ei ole verovapaa yhteisö. Mikäli lähetätte arvonlisäverottomia laskuja, tulee tarvittaessa verojen tilitys verohallinnolle huolehtia tutkimuslaitoksenne kautta. 2.1 Sähköiset laskut Tutkimukseen liittyvät laskut lähetetään säätiölle sähköisesti. Säätiön välittäjätunnus on BAWCFI22 ja OVT-tunnus Laskuttajalta vastaanotetut sähköiset laskut tulevat hyväksyttäväksesi sähköpostiisi lähetettävän linkin kautta. Tunnukset ja tarvittavan ohjeistuksen ohjelman käyttöön saat säätiön talousassistentilta. Voit lähettää laskuja myös sähköpostitse osoitteeseen tai perinteisellä postilla säätiön osoitteeseen Aleksanterinkatu 48 B. Laskussa tai laskun liitteissä tulee olla merkintä mihin kustannuslajiin (kts. kohta 4.) maksu kuuluu. Jos laskulla on useampiin luokkiin kuuluvia kuluja, tulee summat eritellä kustannuslajeittain. Euroopassa IBAN-tilinumero ja pankin yksilöivä BIC-koodi ovat maksuliikenteessä pakollisia tietoja. Ulkomaille maksettavissa laskuissa on oltava riittävän tarkat tiedot maksun suorittamista varten. Euroopan ulkopuolelle maksettavissa maksutoimeksiannoissa on huolehdittava, että sekä maksun saajasta, että vastaanottavasta pankista on mahdollisimman tarkat tiedot tilinumeroineen ja osoitteineen (wire transfer-information). 3

4 2.2 Säätiö on suljettu heinäkuun ajan Säätiö on suljettu koko heinäkuun ajan. Tämän tarkoittaa, että heinäkuussa erääntyvät maksutoimeksiannot on toimitettava säätiölle ennen juhannusta Huomioithan asian varsinkin apurahatoimeksiantojen kohdalla. 2.3 Apurahakaudelle kohdistuvat kustannukset. Apurahakaudesta alkaen käytetään apurahavarojen kirjanpidossa laskujen käsittelyssä nk. suoriteperustetta. Tämä tarkoittaa, että otamme vielä toukokuun 2019 ajan vastaan laskuja, jotka koskevat apurahakautta Viimeinen toimituspäivä apurahakauden laskuille on näin ollen Apurahojen ja palkkojen maksaminen 3.1 Henkilökohtaiset tutkimusapurahat Säätiö huolehtii toimeksiantosi mukaisesti henkilökohtaisten apurahojen maksun tutkimusryhmäsi jäsenille. Apurahojen maksupäivät ovat kuukausittain aina 15 ja viimeinen pankkipäivä. Toimeksianto tulee toimittaa säätiölle vähintään viisi pankkipäivää ennen toivottua maksupäivää (15 tai viimeinen pankkipäivä). Käytäthän lomaketta S1. Huomioi toimeksiantojen lähetyksessä, että lomake sisältää henkilötietoja (tietosuoja-asetus astuu voimaan ). Suosittelemme käyttämään joko suojattua sähköpostia tai kirjepostia. Henkilökohtaista apurahaa voidaan maksaa kokopäiväistä tutkimustyötä tekevälle tutkijalle, jos tämä on palkattomalla virkavapaalla tai ilman virkaa. Ryhmänjohtajan tulee toimittaa todistus virkavapaudesta, jos hän maksaa henkilökohtaista apurahaa itselleen. Todistus virkavapaudesta tulee jättää ennen kuin apurahan maksu aloitetaan. Huomioi, että verovapaata henkilökohtaista apurahaa voit maksaa vain tutkimusryhmän jäsenille. Ko. apurahansaajan nimen tulee olla mukana tutkimusraporteissa ja/tai julkaisuissa. Jos haluat maksaa henkilökohtaista apurahaa henkilölle, joka ei ollut mukana ryhmässä vielä alkuperäistä hakemusta tehdessäsi, säätiöltä on anottava kirjallisesti muutosta varojen käyttöön (lomake O1). Apurahojen enimmäismäärät ovat: professori dosentti LT, LKT, FT LL, FM, FK ( ylempi ) opisk., LK, FK ( alempi ) (väitösk.) opisk., LK, FK ( alempi ) (gradu) /kk /kk /kk /kk /kk /kk 4

5 Henkilökohtaiset apurahat ovat verovapaita valtion taiteilija-apurahaa vastaavaan summaan saakka, joka on vuodesta 2018 alkaen ,72 /kalenterivuosi (sisältäen Melaeläkevakuutuksen). Jos tämä summa ylittyy, ylittävä määrä katsotaan ansiotuloksi ja sen saajaa verotetaan ylittävältä osalta. Apurahansaajan (tutkimusryhmän johtajan) tulee ilmoittaa Melalle ne tutkimusryhmän jäsenet, joille aikoo maksaa henkilökohtaista apurahaa ja jotka vakuutus kattaa. Tämän jälkeen tutkimusryhmän jäsenen tulee jättää varsinainen eläkevakuutushakemus Melalle. Lomake löytyy Melan verkkosivuilta. Lisätietoja mela.fi, puh tai sähköpostilla 3.2 Palkat Säätiö ei toimi tutkimusryhmän jäsenten työnantajana. Säätiö suosittelee palkkojen maksamista tutkimuslaitoksenne kautta. Ryhmänjohtaja ei voi maksaa myönnetystä apurahasta palkkaa itselleen. 4. Kustannuslajit Lähettäessäsi laskuja säätiöön maksettaviksi pyydämme merkitsemään joko suoraan laskuihin, laskun liitteisiin tai toimeksiantolomakkeeseen (lomake F1) mihin alla olevista kustannuslajeista lasku kuuluu. A. Henkilökohtaiset apurahat Tarkemmat ohjeet kts B. Aputyövoiman ja tutkijoiden palkkaaminen Tarkemmat ohjeet kts C. Laitehankinnat Apurahaa on mahdollista käyttää laitehankintoihin, jos säätiö on myöntänyt apurahaa tähän tarkoitukseen. Mikäli yksittäisen laitteen hinta ylittää tulee säätiön kanssa sopia laitteen omistukseen liittyvistä yksityiskohdista. Apurahansaajan ja tutkimuslaitoksen välillä tehdään vapaamuotoinen sopimus, joka toimitetaan säätiölle laitteen oston yhteydessä. Laitteen omistajaksi tulee tutkimuslaitos. Laitetta ei saa siirtää eikä käyttötarkoitusta muuttaa ilman säätiön kirjallista lupaa. tutkimuslaitoksen välillä tehdään vapaamuotoinen sopimus, joka toimitetaan säätiölle laitteen oston yhteydessä. 5

6 D. Aineisto Aineistokuluja ovat esim. tutkimustyöhön liittyvät reagenssit ja kemikaalit, koeeläimet, laboratoriotarvikkeet, kaasupullot, kuljetus-, tullaus- ja huoltomaksut sekä itkulut ja ohjelmistopäivitykset. E. Matkat Tutkimukseen liittyviä matkakustannuksia on mahdollista maksaa apurahasta. Matkalaskuun tulee liittää selvitys ja perustelut matkakustannuksista. Tutkimusapurahasta ei voi maksaa verottomia päivärahoja. Apurahasta voidaan maksaa vuosittain 1-2 nuoremmalle tutkijalle kongressikuluja (kohtuulliset matka- ja majoituskustannukset). Kongressikulujen korvaaminen edellyttää, että tutkijalla on hyväksytty esitys tutkimustuloksistaan kyseisessä kongressissa. Matkan tarkoitus ja todistus esityksestä tulee liittää säätiölle toimitettavaan laskuun. Huom! Koska säätiö ei toimi tutkimusryhmänne jäsenten työnantajana, verottomia päivärahoja tai kilometrikorvauksia ei verohallinnon ohjeen mukaan voida korvata tutkimusryhmällenne myönnetystä apurahasta. F. Muut kulut Muita kuluja ovat esimerkiksi kirjallisuushankinnat, posti- ja puhelinmaksut, MEDLINE ja vastaavat kielentarkistuskustannukset sekä erillispainoskustannukset apurahamyönnön kohteena olevasta projektista julkaistavista artikkeleista. Edustuskuluja ei voi maksaa säätiön tutkimusapurahasta. G. Overhead/Yleiskustannukset Säätiö ilmoittaa apurahansaajan tutkimuslaitokselle myönnetystä apurahasta, mutta apurahansaajan on erikseen sovittava laitoksen kanssa mahdollisesti perittävän yleiskustannuksen määrästä. Maksua määritellessä on otettava huomioon, että yleiskustannuksia voidaan veloittaa vain tutkimuslaitoksen kautta hoidetuista maksuista. Yleiskustannusten maksimimäärä on 15 %. 5. Budjetti ja raportointi tutkimustuloksista sekä varojen käytöstä Budjetti tulee lähettää vuosittain säätiölle lääketieteen asiantuntijalautakunnan hyväksyttäväksi. Kauden budjetti lähetetään säätiölle huhtikuun 2019 loppuun mennessä. Säätiölle lähetetään vuosittain kauden päätyttyä väliraportti tutkimustuloksista. Selvitys apurahavarojen käytöstä tehdään säätiössä maksettujen toimeksiantojen perusteella ja lähetetään apurahansaajalle. Tarkista saamasi raportti ja ole tarvittaessa 6

7 yhteydessä säätiöön. Selvitys apurahavarojen käytöstä lähetetään säännöllisesti ryhmänjohtajan sähköpostiin. Mikäli haluat raportin tämän lisäksi esimerkiksi assistentillesi, voit ilmoittaa siitä säätiön talousassistentille. 6. Tutkimushankkeen päättyessä Mikäli tutkimukseen myönnettyjä apurahavaroja on vielä jäljellä ja tutkimushankkeenne päättyy on varoja mahdollista käyttää vielä kaksi vuotta ko. myöntökauden jälkeen. Tämän jälkeen varat palautuvat säätiölle. 7. Säätiön yhteystiedot Riikka Luoma, talousassistentti: Laskujen käsittely ja maksatus, henkilökohtaisten apurahojen maksu ja ilmoittaminen verohallinnolle, raportit apurahavarojen käytöstä ja sopimukset laitehankinnoista Aleksanterinkatu 48 B, Helsinki, puh: Susanne Cronstedt, assistentti: Myöntökirjeet ja todistukset Aleksanterinkatu 48 B, Helsinki, puh: Caj Haglund: Lääketieteen asiantuntijalautakunnan sihteeri puh: Lomakkeet Liitteenä ja säätiön verkkosivuilta löytyvät lomakkeet toimeksiantoja varten ( F1 = Maksutoimeksianto O1 = Anomus maksaa henkilökohtaista apurahaa S1 = Ilmoitus henkilökohtaisen apurahan maksusta 7