Pirjo Vehkamäki Luentotiivistelmä 13.10.2006 Asiakirjojen julkisuus ja salassapito opetustoimessa Lex specialis derogat legi generali erityissäännös syrjäyttää yleissäännöksen, esim. koululakien ja potilaslain säännökset julkisuuslain säännökset. Yleissäädös on laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet) (621/1999 sekä asetus 1030/1999) Lain tarkoitus (3 ): - avoimuus ja hyvä tiedonhallintatapa - mahdollisuus valvoa, muodostaa vapaasti mielipiteensä ja vaikuttaa julkisen vallan käyttöön (PL 14.3 ja 20.2 ) - valvoa oikeuksiaan Viranomaisten asiakirjat ovat julkisia (1 ) ja jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta (9 ) (liite 1). (Var och en har rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling) Oikeus saada tietoja viranomaisten julkisista asiakirjoista on perusoikeus, jota voidaan rajoittaa vain lain tasoisella säännöksellä (PL 12.2 ). Tärkein näistä julkisuutta rajoittavistakin laeista on julkisuuslaki nimestään huolimatta.
2 1. Viranomaisia ovat (med myndigheter avses) (4 ) organisatorisin ja funktionaalisin perustein mm. - valtion ja kunnalliset viranomaiset - julkista tehtävää hoitavat yhteisöt niiden käyttäessä julkista valtaa (välillinen julkishallinto, esim. yksityisessä oppilaitoksessa ainakin oppilaaksi ottaminen, oppilaan arviointi, kurinpito ja erityisopetukseen siirtämisestä päättäminen) - laki koskee myös ostopalveluja ja toimeksiantotehtäviä (5.2 ) 2. Asiakirjan (handling) käsite on välineriippumaton (5.1 ) - kirjallinen ja kuvallinen esitys - viesti, joka on saatavissa selville apuvälinein (atk-, ääni- ja kuvatallenteet) - julkisuus voi koskea vain sisällöltään julkista tallennettua tietoa; vaitiolovelvollisuus koskee myös asiakirjaan merkitsemättömiä tietoja (23.1 ), jotka tallennettuina olisivat sisällöltään salassa pidettäviä - hyväksikäyttökielto (23.2 ) 3. Viranomaisen asiakirja (myndighetshandling) (5.2 ) on viranomaisen hallussa ja määräysvallassa oleva asiakirja, joka on laadittu viranomaisessa tai joka on toimitettu sille sen tehtäviä varten. Asiakirjat, jotka sisältävät sellaisia ratkaisun perusteita, jotka eivät sisälly päätösasiakirjoihin, kuuluvat lain piiriin. Viranomaisen asiakirjana ei kuitenkaan pidetä eräitä viranomaisen hallussa olevia asiakirjoja (5.3 ) eivätkä eräät viranomaisen asiakirjat kuulu julkisuuslain soveltamisalalle (5.4 ). Näitä ovat esim. 3.1. sisäistä koulutusta, tiedonhakua tai muuta sisäistä käyttöä varten hankitut asiakirjat (kirjastoklausuuli, esim. hakuteokset, sanakirjat, internet-yhteydet) 3.2. virkamiehen oman muistin tueksi laatimat muistiinpanot ja sellaiset luonnokset, joita laatija ei ole vielä antanut esittelyä tai käsittelyä varten (viimeksi mainitut eivät virkamiehen kannalta ole vielä valmiita asiakirjoja) 3.3. (5.4 ) viranomaisissa työskentelevien, viranomaisten tai niiden lukuun toimivien välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta sisäistä työskentelyä varten laaditut asiakirjat, ellei niitä ole liitettävä arkistoon eli elleivät ne liity viranomaisessa päätettävän asian sisältöön Kommunikoinnin ja mielipiteiden vaihdon vapaus viranomaisen toiminnan turvaamiseksi on säilytetty. Tällaisia asiakirjoja ovat esim. sisäisiä kokouksia ja sisäistä hallintoa varten laaditut vapaamuotoiset viestit, tiedotteet, muistiot, sisäiset pöytäkirjat ja keskusteluja korvaavat kirjalliset kommentit. Kursiivilla merkittyjen asiakirjojen sisällöltään salassa pidettäviä kohtia koskee silti salassapito, 5.5, vaikka ne eivät ole lain soveltamisalan piirissä sillä tavalla, että kukaan voisi vaatia tietoa niiden muusta osasta julkisuuteen vedoten.
3 4. Salassapito sivullisilta, yleisöltä Salassapitoon (skyldighet att iaktta sekretess) kuuluu - asiakirjasalaisuus (handlingssekretess) - vaitiolovelvollisuus (tystnadsplikt) - hyväksikäyttökielto (förbud mot utnyttjande). Nimestään huolimatta julkisuuslaki on myös tärkein salassapitoa koskeva laki hallinnossa, sen 24 :ssä on 32 konkreettista salassapitoperustekohtaa. Salassa pidettäviin asiakirjoihin tehdään salassapitomerkintä, kun asiakirja annetaan asianosaiselle (25 ). Tietojensaantioikeutta voidaan rajoittaa vain lailla ja vain välttämättömäksi katsotun edun eli salassapitointressin turvaamiseksi. Asiakirjan sisältö ratkaisee salassapidon. Suojattava etu voi olla yksityinen (24 :n kohdat 16, 20, 23 32), yleinen (1 11, 14 15), molempia (6, 12 13, 21 22), mutta vain harvoin julkisyhteisön oma etu (17 19). Edut, joita julkisuuslaissa suojellaan salassapidolla (salassapitointressit) - kansainväliset suhteet (tätä etua suojaavat 24 :n kohdat 1 2) - rikosten ehkäiseminen ja syytteeseen saattaminen (3 5) - turvajärjestelyjen toteuttaminen (7) - poikkeusoloihin varautuminen (8) - valtion turvallisuus (9 10) - tulo-, finanssi-, raha- ja valuuttapolitiikka (11 13) - luonnonarvojen suojelu (14) - viranomaisen valvonta- ja tarkastustoiminnan tehokkuus (15) - tiedonantajan luottamuksensuoja (16) - julkinen taloudellinen etu (17 19) - yksityinen taloudellinen etu (20) - tutkimus- ja kehittämistyön sekä opetuksen etu (16, 21 22) - turvapaikan hakijan turvallisuus (24) - yksityisyys (6, 23, 25 32) Konkreettiset salassapitoperusteet em. etujen suojaamiseksi on siis säädetty 24 :n 32 kohdassa. 4.1. salassapito (vahinkoedellytyslausekkeeton salassapito) (ovillkorlig sekretessbestämmelse eller s. oberoende av skaderekvisit): Asiakirjat ovat salassa pidettäviä riippumatta siitä, aiheutuisiko tiedon antamisesta yksittäisessä tapauksessa vahinkoa kohdan suojaamalle edulle eli intressille (ks. kohdat 1, 4, 13, 16, 17 alku, 20 alku, 23, 25, 26 alku, 27, 29, 30, 31 ja 32) - usein yksityisyyden suojaksi (esim. terveydentilatiedot)
4 4.2. Ehdollinen salassapito (vahinkoedellytyslausekkeellinen salassapito) (villkorlig sekretessbestämmelse eller s. beroende av skaderekvisit): Tiedon antaminen asiakirjasta riippuu siitä, aiheutuuko sen antamisesta yksittäisessä tapauksessa vahinkoa kohdan suojaamalle edulle eli intressille; harkintavalta on sillä viranomaisella, jolta tietoa pyydetään. Julkisuusolettama (offentlighetspresumtion): tiedot ovat salassa pidettäviä vain, jos tiedon antaminen vaarantaa kohdan suojaaman edun eli intressin (ks. esim. kohta 14, luonnonsuojelu) (kohdat 2, 5, 6, 8, 11, 12, 14, 15, 17 loppu, 18, 19, 20 loppu, 22 ja 26 loppu) Salassapito-olettama (sekretesspresumtion): tiedot ovat salassa pidettäviä paitsi, jollei ole ilmeistä, että tiedon antamisesta ei aiheudu vahinkoa kohdan suojaamalle edulle eli intressille (ks. esim. kohta 9, suojelupoliisin turvallisuustiedot) (kohdat 3, 7, 9, 10, 21, 24 ja 28) Opetustoimessa sovelletaan ensisijaisesti salassapitoa koskevia eri koululakien erityissäännöksiä (POL 40.1, LL 32.1, LAK 42.1, LAA 16 ), sillä erityislaki syrjäyttää yleislain. Liitteenä 2 on julkisuuslain 24 :n kaikki salassapitokohdat, joista osa soveltuu myös opetustoimeen em. koululakien erityissäännösten lisäksi. Opetustoimessa sovellettavat säännökset ja salassapitoperusteet on selostettu tarkemmin liitteessä 3. Osajulkisuus (10 ) 4.3. Salassapito viranomaisen sisällä Salassapitovelvollisuus on voimassa myös saman viranomaisen sisällä. Sivullisia ovat ne, joiden tehtäviin asian käsittely ei kuulu. Työtehtävät ja tiedot kuuluvat yhteen. 4.4. Salassapidosta poikkeaminen (undantag från sekretess) (26 30 :t), liite 4 (salassapitovelvollisuus siirtyy yksityiselle tämän saadessa asiakirjan) Viranomainen voi antaa salassa pidettävästä asiakirjasta tiedon sivulliselle esim. - jos peruste on laissa erikseen säädetty - ao. henkilö on antanut suostumuksensa 4.5. Myös muulle viranomaiselle (29 ) voidaan antaa ehdottomasti salassa pidettäviä tietoja yleensä vain - ao. henkilön suostumuksen - tai lain säännöksen perusteella (ks. esim. poliisilain 35 ) Ks. opetustoimessa POL 40.2, LL 32.2, LAK 42.2 ja LAA 16 sekä potilaslain 13, sosiaalihuollon asiakaslain 17 18 :t ja lastensuojelulain 40. 4.6. Salassapidon lakkaaminen (upphörande av sekretess) (31 ) - 25 vuotta asiakirjan päivämäärästä, valmistumisesta tai saapumisesta - yksityisyyttä suojaavat 50 vuotta henkilön kuolemasta (tai 100 v edellisestä)
5 5. Julkisuuden alkaminen Laki määrittelee, mistä ajankohdasta sisällöltään julkisen asiakirjan julkisuus alkaa eli mistä hetkestä alkaen jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. (Tidpunkten för när en handling som upprättats av en myndighet blir offentlig): 5.1. Viranomaisen laatimien asiakirjojen julkisuus alkaa siitä hetkestä, kun ne ovat valmistuneet (6 )*, esim. - merkintä, kun se on tehty (diaarimerkinnän ja asiakirjojen julkisuuden erillisyys) - esitys, ehdotus, ilmoitus, aloite, hakemus sekä lausunto-, selvitys- ja tarjouspyyntö, kun se on allekirjoitettu - päätös, lausunto, toimituskirja, sopimus sekä niiden käsittelyä varten laadittu sisäinen valmisteluaineisto kuten muistio ja pöytäkirja, kun se on allekirjoitettu (8 k) - (virallinen) pöytäkirja, kun se on tarkastuksen jälkeen allekirjoitettu (6 k) Viranomaisen on tarvittaessa mahdollisuuksien mukaan huolehdittava siitä, että asianosainen saa tiedon asiakirjan sisällöstä ennen sen julkiseksi tulemista (6.3 ). 5.2. Viranomaiselle toimitettujen asiakirjojen julkisuus alkaa siitä hetkestä, kun ne ovat saapuneet viranomaiselle (tidpunkten för när en handling som inkommit till en myndighet blir offentlig) (7 ), - kun viranomainen on saanut asiakirjan - apuvälinein selville saatava, kun se on viranomaisen käytettävissä 5.3. Harkinnanvarainen julkisuus Tiedon antaminen sisällöltään julkisesta asiakirjasta ennen julkiseksi tulemisen ajankohtaa* on viranomaisen harkinnassa (utlämnande av uppgifter ur en handling som ännu inte är offentlig är beroende av myndighetens prövning) (9.2 ). 6. Asianosaisen/henkilön itsensä oikeus tiedonsaantiin (en parts rätt att ta del av en handling/rätt att ta del av en handling som gäller en själv), (11 12 ), vrt. asianosaisen salassapitovelvollisuus (23.2 ) Asianosaisella on oikeus saada tieto muustakin kuin julkisesta asiakirjasta, jos se voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn, ei kuitenkaan esim. - vastoin erittäin tärkeää yleistä (esim. valtion turvallisuus) tai lapsen tai muuta erittäin tärkeää yksityistä etua (esim. psyykkinen sairaus; lastensuojeluilmoituksen, kantelun tai ilmiannon tekijän henkilötiedot) - esittelymuistiosta eikä ratkaisuehdotuksesta ennen asian käsittelyn päättymistä 7. Millä tavalla tieto asiakirjasta annetaan? (hur en handling skall lämnas ut?) (16 ja 13 ) Pyytäjän haluamalla tavalla, ellei se aiheuta kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle - suullisesti (myös puhelimitse; henkilörekisterien julkisia tietoja vain varovasti) - nähtäväksi ja jäljennettäväksi paikan päällä - kuunneltavaksi (ja katsottavaksi) - kopiona - tulosteena
6 Asiakirjapyyntö on yksilöitävä, viranomaisen on avustettava yksilöinnissä. Kun asiakirja on julkinen, pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään (toisin ehdollisesti salassa pidettävien tietojen ja harkinnanvaraisesti julkisten tietojen antaminen sekä henkilörekisterin tietojen luovuttaminen, 13.2 ) 8. Tiedon antamisesta päättäminen (päätöstoimivalta ja harkintavallan käyttövalta) (beslut om att en handling lämnas ut) (14 15 ) - viranomainen, jonka hallussa asiakirja on (viranomaisten erillisyys) - kunnanvaltuusto voi johtosäännöllä antaa viranomaiselle oikeuden siirtää toimivaltaa viranhaltijalle Viranomaisessa tiedon antaa se henkilöstöön kuuluva, jolle se on määrätty tai jonka tehtäviin se muuten kuuluu (tehtäväjako ja toimivalta, ks. JulkA 4.1 1 kohta). Jos henkilö kieltäytyy antamasta tietoa - on ilmoitettava syy - annettava tieto, että asia voidaan siirtää henkilöltä viranomaiselle, ja tiedusteltava, haluaako pyytäjä siirtoa - tieto on annettava viipymättä, viimeistään 2 viikon (-1 kk:n) kuluessa - viranomaisen päätöksestä voi valittaa hallintolainkäyttölain mukaan (33 ), myös kunnallisten elinten päätöksistä 9. Viranomaisen velvollisuudet edistää tiedonsaantia ja hyvää tiedonhallintatapaa (myndigheternas skyldighet att främja möjligheterna att ta del av en handling samt en god informationshantering) (17 21 :t ja JulkA) - tietojen saatavuus, käytettävyys, eheys, laatu ja suojaaminen - luettelot ratkaisuista ja asioista asiakirjojen löytämiseksi - koulutettava henkilöstö (asiakaspalvelu) - viranomaisella on tiedonantovelvollisuus keskeneräisissä asioissa (ei asiakirjan esittämisvelvollisuutta) - viranomaisella on velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoa toiminnastaan (oppaat, tilastot, esitteet, tiedot kirjastoissa ja tietoverkoissa ) Tietosuoja Henkilötietolaki koskee sitä, kuka saa kerätä, käyttää ja muuten käsitellä tunnistettavia henkilötietoja ja pitää rekistereitä. Se säätää myös henkilötietojen käsittelyvaatimuksista ja rekisterinpidosta. Henkilörekisteriin kuuluvat kaikki tiettyyn tarkoitukseen kerätyt henkilötiedot riippumatta siitä, käsitelläänkö niitä manuaalisesti vai automaattisesti ja säilytetäänkö niitä yhdessä paikassa. Esimerkiksi kaikki oppilaan arvioinnin suorittamiseksi kerättävät tiedot muodostavat yhden rekisterin eri tietojen erilaisesta tallennustavasta riippumatta (looginen rekisteri).
7 Viranomaisten henkilörekisterien henkilötietojen julkisuus ja salassapito ratkeaa julkisuuslain mukaan, samoin niiden antaminen ja luovuttaminen (henkilötietolain 8.4 ). Salassapidossa on kysymys yleensä asiakirjan sisällöstä (esim. terveydentilasta, liike- ja ammattisalaisuudesta). Tietosuojassa on kysymys (julkistenkin) henkilötietojen käyttötarkoituksesta ja luovutusmenetelmistä. Tietosuoja ei ole salassapidon synonyymi eikä viranomaisjulkisuuden vastakohta. Viranomaisen henkilörekisterien julkisten henkilötietojen antaminen ja luovuttaminen sivullisille Julkisuuslain 16 :n 1 ja 3 momenttien mukaan tietojen antamista on niiden antaminen paikan päällä suullisesti tai antaminen nähtäväksi ja jäljennettäväksi. Henkilörekisterien julkisia tietoja voidaan antaa kenelle tahansa kuten muitakin julkisia tietoja. Laajasti käytettynä jäljentäminen voi toki vaarantaa yksityisyyden suojan. Sen sijaan julkistenkin henkilötietojen luovuttaminen kopiona, tulosteena tai sähköisesti sivullisille on mahdollista vain, jos luovutuksensaajalla itselläänkin on oikeus käsitellä ao. henkilötietoja. Tällaisista tapauksista tavallisimmat ovat ne, joita henkilötietolaki ei koske - tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiin - lehtimiehelle toimituksellisiin tarkoituksiin
8 Liite 1. Asiakirjan julkisuus ja salassapito Viranomainen 4 Asiakirja 5.1 Viranomaisen asiakirja (julkisuulakia sovelletaan)* 5.2-4 Sivulliset, ulkopuolella ja virastossa Sisällöltään Sisällöltään julkinen salainen 1.1 ja 9.1 22-24 Asianosainen/ henkilö itse Asiakirja 11-12 Ei vielä sovelleta*, alustavat hahmotelmat 5.3 2) kohta Harkinnanvaraisesti julkiset, keskeneräiset asiakirjat Lain soveltamisala Ehdottomasti julkiset, valmiit ja saapuneet asiakirjat (va. tila) 9.2 6-7
9 Liite 2. 24 :n mukaiset salassapitoperusteet Salassa pidettäviä ovat eräät asiakirjat, jotka koskevat seuraavia asioita. Määrittelyjä tässä kärjistetty, joten salassapitoon perehtyminen edellyttää ao. kohtaan tutustumista. Sal. ol. Sal. ol. Sal. ol. Sal. ol. Sal. ol. Sal. ol. Sal. ol. 1) ulkopolitiikka 2) Suomen kansainväliset suhteet 3) rikosilmoitus, esitutkinta ja syyteharkinta 4) rikosten ehkäiseminen ja selvittäminen, henkilötuntomerkit 5) poliisin yms taktiset ja tekniset menetelmät ja suunnitelmat 6) kanteluasiakirjat ennen asian ratkaisua, jos tiedon antaminen vaikeuttaisi asian selvittämistä tai aiheuttaisi asiaan osalliselle kärsimystä 7) turvajärjestelyt 8) onnettomuudet ja poikkeusolot 9) valtion turvallisuuden ylläpitäminen 10) sotilastiedustelu ja sotilaallinen maanpuolustus 11) finanssi-, tulo-, raha- ja valuuttapolitiikka 12) rahoitusmarkkinat ja vakuutustoiminta 13) pääoma- ja rahoitusmarkkinat 14) luonnonsuojelu 15) tarkastus- ja muuhun valvontatoimeen liittyvät seikat, jotka vaarantaisivat valvontaa tai aiheuttaisi vahinkoa osalliselle 16) tilastointia ja tutkimusta varten annetut tiedot 17) julkisyhteisön liike- ja ammattisalaisuudet; julkisyhteisön liiketoimintaa koskevat seikat 18) julkisyhteisöä työmarkkinaosapuolena tai maataloustukineuvottelijana koskevat tiedot 19) julkisyhteisön oikeudenkäynnin osapuolena valmistelemat asiakirjat 20) yksityisen liike- ja ammattisalaisuudet; yksityisen elinkeinotoimintaa koskevat seikat 21) opinnäytetyön tai tieteellisen tutkimuksen suunnitelma ja perusaineisto, teknologinen tai muu kehittämistyö (tietotaito, patentoitava idea) 22) pääsy- ja muu koe ja testi (tehtäväpankit) 23) yksityishenkilön vuositulot ja kokonaisvarallisuus 24) pakolaista sekä turvapaikan, oleskeluluvan tai viisumin hakijaa koskevat asiakirjat 25) sosiaalihuolto, työhallinnon henkilöasiakkaan palvelut, terveys (mm. kaikki lääkärintodistukset), vammaisuus, seksuaalinen käyttäytyminen ja suuntautuminen 26) rikosasioissa henkilön yksityiselämään liittyvät arkaluonteiset tiedot tiedot rikoksen uhrista 27) rikosasioissa mielentilatutkimus, henkilötutkinta ja soveltuvuusselvitys 28) hallintoviranomaisen tiedot tuomitusta ja vapautensa menettäneestä 29) psykologinen testi, soveltuvuuskoe tai niiden tulos taikka arviointi 30) oppilashuoltoasiakirjat, koesuoritukset (arvostelumerkintöineen), henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallinen arviointi, ylioppilastutkintolautakunnan arvioijien koulukohtainen työnjako vuoden ajan tutkintokerrasta
10 31) salainen puhelinnumero ja matkaviestimen sijaintipaikka sekä muutkin puhelin- ja osoitetiedot, jos henkilö on pyytänyt salassapitoa ja jos on hänellä on perusteltu syy pelätä turvallisuutensa tulevan uhatuksi (turvakielto) 32) poliittinen vakaumus (ei poliittisessa toiminnassa) ja yksityiselämän piirissä esitetyt mielipiteet, tiedot elintavoista (esim. valtakirja ay-maksujen perimiseksi), osallistumisesta yhdistystoimintaan, vapaa-ajan harrastuksista, perhe-elämästä ja muista henkilökohtaisista oloista
11 Liite 3. (teksti pääpiirteissään sama kuin Julkisuus ja tietosuoja opetustoimessa - oppaassa) Henkilötietojen käsittelyn (tietosuojan) kannalta on hyvä huomata, että viranomaisten henkilörekisterien henkilötietojen salassapito ratkeaa julkisuuslainsäädännön perusteella, ei henkilötietolain. Viranomaisten henkilörekisterien julkistenkin henkilötietojen luovuttamista sivullisille kopiona, tulosteena tai sähköisesti on rajoitettu. Useimmissa tapauksissa salassapito on oppilaitoksissa ehdotonta, eikä oppilaitokselle siis ole jätetty harkintavaltaa. salassapito Ensisijaiset ehdottomat salassapitosäännökset sisältyvät eri koululakeihin (POL 40.1, LL 32.1, LAK 42.1, LAA 16 ), joita julkisuuslain säännökset täydentävät. POL 40.1 Opetuksen järjestämisestä vastaavien toimielinten jäsenet, 37 :ssä tarkoitetut henkilöt ja opetusharjoittelua suorittavat eivät saa luvattomasti sivullisille ilmaista, mitä he ovat koulutukseen liittyviä tehtäviä hoitaessaan saaneet tietää oppilaiden tai tässä laissa tarkoitetun henkilöstön taikka heidän perheenjäsentensä henkilökohtaisista oloista ja taloudellisesta asemasta. Eri koululakien säännökset on muotoiltu jo ennen julkisuuslain säätämistä. Säännösten tarkoittama henkilöpiiri on laajempi kuin julkisuuslain eli se ulottuu myös eräisiin oppilaitoksen ulkopuolisiin. Julkisuuslain 24 :n 32 kohdassa säädetään myös salassa pidettäviksi tiedot henkilökohtaisista oloista, joihin siinä luetaan tiedot elintavoista, osallistumisesta yhdistystoimintaan, vapaa-ajan harrastuksista ja perhe-elämästä, joten koululakien ja julkisuuslain säännökset ovat osin päällekkäisiä. Julkisuuslaissa opetustoimea koskevat seuraavat tapaukset, joissa salassapito on ehdotonta: Oppilashuolto ja arviointi (julkisuuslain 24 :n kohta 30). Laissa säädetään, että salassa pidettäviä asiakirjoja ovat oppilashuoltoa ja oppilaan opetuksesta vapauttamista koskevat asiakirjat, oppilaan ja kokelaan koesuoritukset sekä sellaiset oppilaitoksen antamat todistukset ja muut asiakirjat, jotka sisältävät oppilaan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevia tietoja. Salassa pidettäviä ovat myös sellaiset asiakirjat, joista ilmenee ylioppilastutkintolautakunnan määräämien arvostelijoiden arvostelutehtäviä koskeva koulukohtainen työnjako, kunnes on kulunut vuosi kyseisestä tutkintokerrasta. Suojattavana on tässä kohdassa lähinnä yksityinen etu. Koesuorituksiin kuuluvat myös arvostelumerkinnät. Kokeet eivät siis voi olla avoimesti jaossa, eivätkä oppilaat voi jakaa niitä toisilleen. Salassapito koskee luonnollisesti vain muita kuin oppilasta itseään tai hänen huoltajiaan. Heillä on oikeus tutustua arvosteltuun koesuoritukseen ja oikeus saada tieto arviointiperusteista ja niiden soveltamisesta oppilaan arviointiin.
12 Käyttäytymisen sanallinen arviointi, myös lomakkeen valmiisiin vastausvaihtoehtoihin rastilla merkittynä, on henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointia, samoin esimerkiksi sellainen maininta, että oppilas soittaa huonosti, koska hänen sormensa ovat koskettimille liian lyhyet. Sellainen sanallinen arviointi, jossa ei arvioida oppilaan henkilökohtaisia ominaisuuksia, on julkinen. Tällaisia ovat esimerkiksi maininnat siitä, onko oppilas saavuttanut asetetut tavoitteet vai tarvitseeko hän lisäharjoitusta. Soveltuvuuskokeen numeroarviointi ja muutkin pistemäärät ovat kuitenkin salaisia, jos ne sisällöllisesti selvästi kertovat opiskelijan henkilökohtaisista ominaisuuksista. Tenttituloksia ja vastaavasti koesuoritusten arvosanoja koskevien tietojen julkisuus on tulkinnanvarainen. Mainitut tiedot lienevät julkisia, ja niistä annetaan pyynnöstä tietoja. Opintosuoritusrekisteri on julkinen asiakirja. Tenttitulosten ja arvosanojen julkistamisesta ei ole erityisiä säännöksiä. Ne voidaan julkistaa yksinomaan opiskelijanumerolla yksilöiden. Edellytyksenä on, että oppilaitoksesta ei ole missään muodossa saatavissa tietoa (esim. opiskelijaluettelosta), joka yhdistää opiskelijanumeron opiskelijaan. Ilman tunnistetietoja tenttitulokset voidaan ilmoittaa myös Internetissä tai intranetissä ilman suostumustakin. Opiskelijan henkilötietoja (nimi, häneen yhdistettävissä oleva valokuva, arvosanatiedot jne.) voidaan viedä Internetiin, esimerkiksi koulun kotisivulle, vain oppilaan tai alaikäisen oppilaan huoltajan suostumuksella. Kyseessä on henkilörekisteriin sisältyvien henkilötietojen sähköinen luovutus. Luovutuksensaajia ovat kaikki, jotka voivat kotisivuja katsella. Koska oppilaitoksessa oppilaan henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yleensä nimenomaan opetuksen järjestäminen, on aiheellista pohtia, onko henkilötietojen vieminen Internetiin ollenkaan tieto- ja viestintätekniikan opettamisen vuoksi tarpeellista. (TSV 1331/41/2001/6.11.2001.) Lukukausi-, jakso-, päättö- ja erotodistukset ovat julkisia mahdollista henkilökohtaisia ominaisuuksia koskevaa sanallista arviointia lukuun ottamatta. Nimenomainen tieto erityisopetuksen saamisesta on salassa pidettävä. Tällainen on myös tieto siitä, että oppilas on erityiskoulun oppilas. Oppilashuoltoa koskevat asiakirjat ovat siis salassa pidettäviä, ja niihin kuuluvat myös oppilashuoltoryhmän työskentelystä tehdyt kirjaukset. Oppilashuollolla tarkoitetaan oppilaan hyvän oppimisen, hyvän psyykkisen ja fyysisen terveyden sekä sosiaalisen hyvinvoinnin edistämistä ja ylläpitämistä sekä niiden edellytyksiä lisäävää toimintaa. Oppilashuoltoon sisältyvät opetuksen järjestäjän hyväksymän opetussuunnitelman mukainen oppilashuolto sekä kansanterveyslain mukainen kouluterveydenhuolto ja lastensuojelulaissa tarkoitettu kasvatuksen tukeminen. Oppilashuoltoasiakirjoja eivät ole tiedot opetuksen, kuljetuksen, majoituksen ja kouluaterian maksuttomuudesta eikä päätös opintososiaalisista eduista sellaisenaan. Sen sijaan näihin asiakirjoihin saattaa sisältyä sellaisia tietoja, jotka muulla perusteella ovat salassa pidettäviä. Esimerkiksi erityisruokavalio voi liittyä terveydentilaan tai
13 uskonnolliseen vakaumukseen ja koulukuljetuksen järjestäminen oppilaan terveydentilaan. Sekä ylioppilastutkintolautakunnalla että lukiolla on oikeus antaa ylioppilaiden nimet julkaistaviksi, kun tulostiedot on lähetetty lukiolle ja niiden oikeellisuus on varmistettu, ellei kokelas ole hyvissä ajoin kieltänyt nimensä julkaisemista. Koululla ei ole lupa julkistaa kokelaiden arvosanatietoja eikä ilmoittaa niitä todistuksenjakotilaisuudessa julkisesti, ellei kokelas ole antanut siihen lupaa. Julkistaminen kevätjuhlassa ja sanomalehdelle julkaistavaksi antaminen ovat eri asia kuin tiedon julkisuus eli tiedon antaminen pyynnöstä. Ylioppilastodistus on julkinen kuten muutkin todistukset. Henkilötietolaki ja julkisuuslaki eivät estä oppilaitokseen hyväksyttyjen tai sieltä valmistuneiden nimien luettelon luovuttamista lehdistölle toimituksellisiin tarkoituksiin. Jos pyytäjän toimittaja-asemasta on varmistuttu ja jos hän ilmoittaa käyttävänsä pyytämiään tietoja toimituksellisiin tarkoituksiin, luovuttamiselle ei ole estettä. Toimituksellista käyttöä ei ole luettelon julkaiseminen sellaisenaan, vaan siihen on liitettävä jokin sanoma, mielipide tms. (TSV 540/41/2000/28.9.2000.) Oppilaitoksessa käytetyt ojentamiskeinot on kirjattava esimerkiksi rangaistus- tai päiväkirjaan. Kurinpitorangaistuksista eli kirjallisesta varoituksesta ja määräaikaisesta erottamisesta on tehtävä hallintopäätös. Perusteltu päätös valitusosoituksineen on annettava oppilaalle tiedoksi. Tiedot ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei niihin sisälly muista syistä salassa pidettäviä kuten esimerkiksi terveydentilaa koskevia tietoja. Terveydentila ja sosiaalihuolto (kohta 25). Salassa pidettäviä ovat kaikki tiedot terveydentilasta (mm. kaikki lääkärintodistukset), vammaisuudesta sekä seksuaalisesta käyttäytymisestä ja suuntautumisesta. Samoin salassa on pidettävä tiedot sosiaali-huollon asiakkaista, heidän saamistaan etuuksista tai tukitoimista tai sosiaalihuollon palveluista sekä työhallinnon henkilöasiakkaan palveluista. Jo tieto siitä, että lapsi on päivähoidossa, tai tieto sosiaalihuollon asiakassuhteesta on aina pidettävä salassa. Tieto siitä, että lapsi saa esiopetusta päiväkodin tiloissa, ei kuitenkaan ole salassa pidettävä, koska esiopetus on perusopetuslain alaista toimintaa. Henkilökohtaiseen opetuksen järjestämistä koskevaan suunnitelmaan (HOJKS) sisältyy monia kohdan 25 mukaisia tietoja. Nimenomainen tieto siitä, että oppilas on otettu tai siirretty erityisopetukseen, on salassa pidettävä. Kun oppilaitoksen palveluksessa oleva on sairaslomalla, ilman henkilön suostumusta on syytä kertoa häntä tiedusteleville, että henkilö ei ole paikalla. Psykologiset testit (kohta 29). Psykologinen testi, soveltuvuuskoe ja niiden tulos tai arviointi ovat salassa pidettäviä. Näitä esiintyy esimerkiksi oppilasvalinnassa, perusopetuksen alkamisajankohdan varhentamisessa tai myöhentämisessä sekä työntekijöitä valittaessa ja heidän palkkaustaan määriteltäessä. Testit kuvaavat henkilön persoonallisuutta, ja yksityisyyden suoja edellyttää niiden salassapitoa.
14 Yhteystiedot (kohta 31). Salainen puhelinnumero ja matkaviestimen sijaintipaikka on pidettävä salassa, samoin muutkin puhelin- ja osoitetiedot, jos henkilö on pyytänyt salassapitoa ja jos hänellä on perusteltu syy pelätä turvallisuutensa tulevan uhatuksi (turvakielto). Jos henkilö pyytää turvakieltoa oppilaitokselta, hänet on ohjattava pyytämään sitä myös maistraatilta. Turvakieltoa ei sovelleta viranomaisten välillä eli viranomaiselta toiselle henkilön yhteystietoja voi antaa. Osoitteen tiedustelijaa voidaan kehottaa pyytämään osoitetta koulun sijasta rekisteriviranomaiselta eli maistraatilta. Tieto siitä, että henkilö on koulun oppilas, on julkinen, ellei tiedon antamisella paljastu muulla perusteella salassa pidettävä seikka, esimerkiksi vammaisuus. Yksityiselämä (kohta 32). Salassa pidettäviä tietoja ovat poliittinen vakaumus (ei poliittisessa toiminnassa) ja yksityiselämän piirissä esitetyt mielipiteet sekä tiedot elintavoista, osallistumisesta yhdistystoimintaan, vapaa-ajan harrastuksista, perheelämästä ja muista henkilökohtaisista oloista. Elintavoilla tarkoitetaan esimerkiksi tietoa siitä, että henkilö on antanut valtakirjan ayjäsenmaksujen perimiseksi palkasta, samoin tietoja päihteiden käytöstä. Salassa pidettävä on myös tieto siitä, elääkö henkilö yksinään vai parisuhteessa. Jos oppilas on kirjoittanut aineeseensa tietoja itsestään tai perheensä jäsenestä, aineen saa lukea ääneen vain oppilaan ja kyseisen perheenjäsenen suostumuksella. Eri koululaeissa olevien ensisijaisten pykälien mukaan ehdottomasti salassa pidettäviä ovat tiedot henkilökohtaisista oloista ja taloudellisesta asemasta. Oppilaitoksen ulkopuolisille tarpeelliset tiedot oppilaitoksen henkilöstön asemasta ja tehtävistä sekä työpaikan yhteystiedot ovat julkisia. Tutkimus ja tilastointi (kohta 16). Tilastoviranomaisille tilastoja varten annetut tiedot ja asiakirjat, jotka on vapaaehtoisesti annettu viranomaiselle tutkimusta tai tilastointia varten, ovat salassa pidettäviä. Korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisun mukaan kouluarviointien raportit ja niiden koulukohtaiset tulokset ovat julkisia. - Koululakien mukaan lakisääteisen arvioinnin keskeiset tulokset on julkistettava eli annettava julkisuuteen kenenkään pyytämättä. Varallisuus (kohta 23). Tiedot yksityishenkilön vuosituloista ja kokonaisvarallisuudesta ovat salassa pidettäviä. Julkishallinnon eli valtion, kuntayhtymien, kuntien ja seurakuntien palveluksessa olevien palkkatiedot ovat kuitenkin julkisia. Opintotukihakemus ja -päätös eivät sellaisinaan ole salaisia, mutta niihin saattaa liittyä myös salassa pidettäviä tietoja. Yksityiset liike- ja ammattisalaisuudet (kohta 20) ovat salassa pidettäviä. Sen, onko jokin seikka liike- tai ammattisalaisuus, ratkaisee viranomainen. Yritys voi toki esittää oman käsityksensä asiasta. Liike- ja ammattisalaisuuksia oppilaitokselle voi tulla esimerkiksi tarjouskilpailujen yhteydessä.
15 Salassapito-olettama Salassapito-olettama tarkoittaa, että tiedot ovat salassa pidettäviä, paitsi jos oppilaitos harkitsee, että yksittäisessä tapauksessa pyydetyn tiedon antamisesta ei ole vaaraa suojattavalle edulle. Salassapito-olettama koskee mm. seuraavia asioita: Turvajärjestelyt (kohta 7). Esimerkiksi hälytyslaitteita ja tietojärjestelmien turvallisuutta koskevat tiedot voidaan pitää salassa. Tähän kohtaan kuuluvat myös suojelupoliisin antamat luotettavuuslausunnot. Opinnäyteaineisto (kohta 21). Asiakirjat, jotka koskevat opinnäytetyön, esimerkiksi pro gradu- tai diplomityön, tai tieteellisen tutkimuksen suunnitelmaa tai perusaineistoa taikka kehittämistyötä tai niiden arviointia, ovat salassa pidettäviä. Tämä kohta koskee ensi sijassa muita oppilaitoksia kuin peruskouluja ja lukioita. Suojan kohteena on opiskelijan tai tutkijan osaaminen. Tutkimussuunnitelma voi sisältää salattavaa tietotaitoa. Valmis opinnäyte on julkinen. Mahdolliset liikesalaisuudet on syytä sijoittaa erilliseen tausta-aineistoon, joka on tarkastajien käytössä, mutta ei yleisön saatavissa. Julkisuusolettama Julkisuusolettama tarkoittaa sitä, että tiedot ovat lähtökohtaisesti julkisia, mutta ne pidetään salassa, jos tiedon antaminen ulkopuolisille yksittäisessä tapauksessa oppilaitoksen mielestä vaarantaa suojeltavan edun. Seuraavien tietojen oletetaan olevan julkisia: Kantelut (kohta 6). Hallintokanteluasiakirjat ovat ennen asian ratkaisua salassa pidettäviä vain, jos tiedon antaminen vaikeuttaisi asian selvittämistä tai jos se ilman painavaa syytä aiheuttaisi vahinkoa tai kärsimystä kantelijalle, kantelun kohteelle tai muulle asiaan osalliselle. Jos esimerkiksi rehtorille on tehty kantelu koulun henkilökunnasta, kanteluasiakirjojen oletetaan olevan julkisia. Rehtori voi kuitenkin pitää ne salassa tässä esitetyin edellytyksin. Asian tultua ratkaistuksi päätös on julkinen, ellei siinä ole muista syistä salassa pidettävää tietoa esimerkiksi terveydentilasta. Vaikka kanteluasiakirja on tullut julkiseksi, Internetiin tai intranetiin ei pidä tarpeettomasti viedä yksityiselämää koskevia tietoja. Vaihtoehtona on tunnistetietojen poistaminen asiakirjasta. Jos päätös sisältää salassa pidettäviä tietoja, tietoja ei saa viedä Internetiin ilman asianomaisen suostumusta. Koetehtävät (kohta 22). Kokeet, pääsykokeet ja testit on pidettävä salassa, jos tiedon antaminen vaarantaisi kokeen tai testin tarkoituksen toteutumisen tai testin käyttämisen vastaisuudessa. Tällaisia ovat esimerkiksi psykologiset testit taikka Opetushallituksen tai paikallisten tehtäväpankkien tehtävät. Suojattavana on tässä julkinen intressi. Muuten koekysymykset ja testitehtäväpaperit ovat kokeen tai testin jälkeen julkisia. Koesuoritukset arvosteluineen on kuitenkin pidettävä salassa sivullisilta. Tentin ja kokeen tulokset lienevät julkisia.
16 Henkilötietolain mukaan opiskelijavalinnan tuloksesta voidaan ilmoittaa Internetissä. Siihen on kuitenkin saatava jokaiselta suostumus. Henkilötunnusta ei pidä viedä Internetiin. Jos samannimisiä on kaksi tai useampia, ilmoitetaan Internetissä nimen lisäksi syntymäaika. Valitut on parasta ilmoittaa aakkosjärjestyksessä, eikä valitsematta jääneistä ole syytä ilmoittaa nimeä eikä mitään yksittäisiä tietoja. Yksityisen elinkeinotoimintaa koskevat seikat (kohta 20). Eräät muut elinkeinotoimintaa koskevat seikat kuin liike- ja ammattisalaisuudet voidaan tämän kohdan perusteella pitää salassa siinä esitetyin edellytyksin. Eräissä tapauksissa oppilaitoksella on poikkeuksellisesti oikeus pitää salassa asiakirjoja oppilaitoksen oman edun vuoksi, jotta oikeudenkäynti-, tarjous-, sopimus- ja neuvottelutilanteissa viranomaisella ja toisella osapuolella olisi tasa-arvoinen asema (neutraliteettiperiaate). Oppilaitos ei näissä tapauksissa toimi julkisen vallan käyttäjänä. Kunnan koulutoimessa kunta hoitaa keskitetysti tällaiset asiat. Viranomaisen liike- ja ammattisalaisuudet (kohta 17). Oppilaitoksen, sen ylläpitäjän tai opetuksen järjestäjän liike- ja ammattisalaisuudet ovat ehdottomasti salassa pidettäviä. Muut viranomaisen liiketoimintaa koskevat tiedot voidaan tämän kohdan nojalla pitää salassa siinä esitetyin edellytyksin (julkisuusolettama). Oikeudenkäynti ja työmarkkina-asiat (kohdat 18 ja 19). Jos oppilaitos, sen ylläpitäjä tai opetuksen järjestäjä valmistelee asiakirjaa työnantajan ominaisuudessa tai oikeudenkäynnin toisena osapuolena, asiakirja on periaatteessa julkinen. Se voidaan kuitenkin pitää salassa, jos tiedon antaminen olisi vastoin oppilaitoksen etua.
17 Liite 4. Poikkeaminen salassapidosta POL 40.2 Edellä 1 momentissa tarkoitetut henkilöt sekä kouluterveydenhuollosta ja muusta oppilashuollosta vastaavat henkilöt saavat sen estämättä, mitä 1 momentissa tai salassapitovelvollisuudesta erikseen säädetään, antaa toisilleen sekä koulutuksesta vastaaville viranomaisille opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot. Oppilashuoltoon liittyvän lainsäädännön uudistamistyöryhmän ehdotukset (STM:n selvityksiä 2006:33) 5.6 Tietosuoja oppilashuollossa (esillä on tietosuojan ohella julkisuus ja salassapito, PV:n huomautus) Oppilas- ja opiskelijahuoltoon sisältyvistä palveluista säädetään sosiaali- ja terveydenhuollon erityislainsäädännössä. Säädösten perusteella oppilashuollon palvelujen järjestäminen kuuluu eri hallinnonalojen alaisuuteen. Eduskunnan sivistysvaliokunta on mietinnössään kiinnittänyt huomiota siihen, että sijoittuminen eri hallinnonalojen rajaalueelle vaikeuttaa oppilashuollon järjestämistä. Valiokunta on katsonut, että oppilashuoltoa koskevat säännökset ja lastensuojelulain velvoitteet edellyttävät välttämättä opetus- ja sosiaalitoimen kiinteätä yhteistyötä. Sivistysvaliokunta on mietinnössään esittänyt, että henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevia säännöksiä on pyrittävä selkiyttämään siten, että oppilashuoltopalvelujen järjestäminen oppilaan ja opiskelijan kokonaisvaltaisen edun mukaisesti helpottuu. Menettelytavat on välttämätöntä selkeyttää myös ottaen huomioon oppilashuollon piirissä toimivan henkilöstön suuri määrä ja heidän koulutustaustansa sekä se vallitseva tilanne, ettei henkilöstöllä ole työssään päivittäinkin esiintyvissä tulkintatilanteissa mahdollisuutta juridiseen konsultaatioon. Erityisesti tämä koskee tietosuojaa koskevia kysymyksiä, jotka ovat keskeisiä oppilashuoltoon liittyvien tietojen luonteen vuoksi. Salassapitovelvollisuus ja salassa pidettävien tietojen luovuttaminen Oppilashuoltotyöhön osallistuvien ammattihenkilöiden tietojen salassapitoa ja salassa pidettävien tietojen luovuttamista koskevia säännöksiä sisältyy koulutusta koskevaan lainsäädäntöön ja sosiaali- ja terveydenhuollon erityislainsäädäntöön sekä yleislainsäädäntöön. Säännökset ovat hajanaisia, eri ammattikunnille erikseen kirjoitettuja, jonka johdosta ne muodostavat vaikeasti hahmotettavan kokonaisuuden. Ongelmana on lähinnä ollut epätietoisuus velvollisuudesta luovuttaa salassa pidettäviä tietoja ja oikeudesta saada niitä. Lähtökohtana on, että kukin ammattikunta tuntee omat
18 säännöksensä ja toimii niiden mukaisesti, mutta ilmeisesti tietämättömyys toista ammattikuntaa koskevista säännöksistä ja toisaalta myös se, että aina ei ole velvollisuutta tai oikeutta antaa salassa pidettäviä tietoja, aiheuttaa ongelmallisia tilanteita. Käytännössä tämä saattaa hankaloittaa ja hidastaa lasta koskevaa päätöksentekoa ja tukitoimien järjestämistä. Tietojen salassapitoperusteet määräytyvät eri ammattihenkilöiden osalta eri perustein. Koulun henkilöstöä koskeva salassapitosäännös on perusopetuslain 40 :n 1 momentissa. Vastaavan sisältöinen säännös on lukiolain 32 :ssä ja ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 42 :ssä. Kouluterveydenhuollon ammattihenkilöitä koskevat salassapitosäännökset ovat terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetussa laissa ja potilaslaissa. Koulupsykologiin terveydenhuollon ammattihenkilönä sovelletaan potilaslakia. Sosiaalihuollon asiakaslain soveltamisesta kuraattorien ja psykologien toimintaan on epäselvyyttä ja erilaisia tulkintoja. Koska sosiaalihuollon asiakaslakia sovelletaan sosiaalitoimen palveluksessa oleviin kuraattoreihin, on heillä salassapitosäännösten, tietojensaantioikeuksien ja tietojen luovutuksen osalta erilainen asema kuin muiden hallintokuntien palveluksessa olevilla kuraattoreilla. Lastensuojelulainsäädännön ja sen esitöiden mukaan koulukuraattorin työ liittyy kiinteästi kouluun ja sitä kautta on tulkittu, että heillä on oma asiakasrekisterinsä. Ei ole tarkoituksenmukaista, että sosiaalihuollon erityislainsäädännön soveltaminen kuraattoreihin riippuu siitä mihin kuraattoritoiminta on hallinnollisesti sijoitettu. Kaikkiin tahoihin soveltuu ilmeisesti toissijaisena viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24. Pääsäännön mukaan salassapidettävästä asiakirjasta saa antaa tietoja vain oppilaan ja hänen laillisen edustajansa nimenomaisella suostumuksella tai niin kuin laissa erikseen säädetään. Julkisuuslain 26 :ssä säädetään yleisesti viranomaisen oikeudesta antaa tieto salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta silloin, jos se, jonka etujen suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty, antaa siihen suostumuksensa. Sekä sosiaalihuollon asiakaslaissa että potilaslaissa säädetään asiakkaan suostumuksesta tietojen luovuttamiseen. Säännökset vahvistavat asiakkaan itsemääräämisoikeutta. Perusopetuslain 3 :ssä säädetään yleisesti opetukseen liittyen yhteistyöstä kotien kanssa. Nimenomaista säännöstä, joka ottaisi huomioon oppilaan ja hänen laillisen edustajansa käsityksen tiedon luovuttamistilanteissa ei perusopetuslaissa (eikä muussa koulutusta koskevassa lainsäädännössä) ole. Tällä hetkellä oppilaan ja hänen laillisen edustajansa käsityksen merkitys tiedon luovuttamistilanteissa jää opetustoimen osalta julkisuuslain 26 :n yleissäännöksen varaan. Perusopetuslain säännökset eivät riittävän selkeästi korosta oppilaan ja hänen huoltajiensa itsemääräämisoikeutta. Myös salassapidettävien tietojen ilman asianomaisen henkilön suostumusta tapahtuvaa luovuttamista koskevat säännökset tarvitsevat täsmentämistä. Salassapidettävien tietojen luovuttaminen oppilashuollossa perustuu perusopetuslain 40 :n 2 momentin säännökseen. Perusopetuslain 40 :n 2 momentissa ei ole yksityiskohtaisesti säännelty niitä tilanteita, joissa oppilaan salassapidettäviä tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille oppilaan ja hänen huoltajiensa suostumuksesta riippumatta. Perusopetuslain 40 :n 2 momentissa tiedon siirto on rajattu opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämiin välttämättömiin tietoihin. Perusopetuslaki ei määrittele, mitkä ovat opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömiä tietoja. Opetuksen järjestämisen
19 kannalta välttämätön tieto jää siten kulloisenkin tiedonhaltijan harkintaan. Määrittely aiheuttaa käytännössä tulkintaongelmia. Oikeuskäytäntöä säännöksen tulkinnasta ei juurikaan ole. Perusopetuslain 40 :n 2 momentin käsitteet kouluterveydenhuollosta ja muusta oppilashuollosta vastaavat ovat tulkinnanvaraisia. Myös oikeudesta luovuttaa tietoja oppilaan siirtyessä toiseen kouluun tai koulutusmuotoon on säännöksen perusteella erilaisia tulkintoja. Epäselväksi jää kenelle opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömiä tietoja saa säännöksen perusteella luovuttaa. Epäselväksi jää siten myös se, ketkä saavat ilman oppilaan ja hänen huoltajiensa suostumusta osallistua yksittäisen oppilaan oppilashuoltoasioiden käsittelyyn ja millä ehdoin he voivat tietoja toisilleen antaa. Yksittäisen oppilaan oppilashuoltotyöhön osallistuvia koskeva säädösehdotus opetuslakiin: Silloin kun käsitellään yksittäistä oppilasta koskevaa asiaa, oppilashuoltotyöhön voivat osallistua ne oppilaan opetuksen järjestämiseen osallistuvat henkilöt, kouluterveydenhoitaja ja -lääkäri sekä koulupsykologi ja -kuraattori, joiden tehtäviin oppilaan asian käsittely välittömästi kuuluu. Oppilashuoltotyötä toteutetaan yhteistyössä oppilaan ja hänen huoltajiensa kanssa. Oppilaan huoltajan kirjallisella suostumuksella tai lain niin salliessa oppilaan asian käsittelyyn voi osallistua myös muita tarvittavia tahoja. Tietojen salassapitoa ja niiden luovutusta koskeva säädösehdotus opetuslakiin: Opetuksen järjestämisestä vastaavien toimielinten jäsenet, perusopetuslain (628/1998) 37 :ssä tarkoitetut henkilöt ja opetusharjoittelua suorittavat eivät saa luvattomasti sivullisille ilmaista, mitä he ovat tämän lain mukaisia tehtäviä hoitaessaan saaneet tietää oppilaiden tai tässä laissa tarkoitetun henkilöstön taikka heidän perheenjäsentensä henkilökohtaisista oloista ja taloudellisesta asemasta. Lisäksi sovelletaan, mitä tietojen salassa pidosta on säädetty viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa. Oppilaan oppilashuoltotyöhön osallistuvalla on oikeus saada oppilasta ja hänen perhettään koskevia opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömiä salassa pidettäviä tietoja oppilaan huoltajan kirjallisen suostumuksen mukaisesti. Oppilaan oppilashuoltotyöhön osallistuva voi oppilaan huoltajan kirjallisella suostumuksella ja yhteisymmärryksellä pyytää opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömiä salassa pidettäviä tietoja myös muilta tahoilta. Ellei oppilaan ja hänen huoltajansa suostumusta saada, edellä 1 momentissa tarkoitetut henkilöt sekä kouluterveydenhuollon edustaja ja koulukuraattori sekä koulupsykologi saavat sen estämättä, mitä 1 momentissa tai salassapitovelvollisuudesta erikseen säädetään, antaa toisilleen sekä oppilaan tämän lain mukaisesta opetuksesta ja toiminnasta vastaavalle viranomaiselle opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyt-
20 tämät välttämättömät tiedot (silloin, kun se käsittelee yksittäistä oppilasta koskevaa asiaa). Jos oppilas siirtyy toisen opetuksen järjestäjän tämän lain mukaisesti järjestämään opetukseen tai toimintaan tai toiseen koulutusmuotoon salassa pidettäviä tietoja voidaan antaa vain oppilaan huoltajan kirjallisella suostumuksella. Opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömiä tietoja ei ole mahdollista tyhjentävästi luetella lainsäädännössä. Viime kädessä luovutettavien tietojen välttämättömyyttä koskeva harkinta ja perusteluvelvollisuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti. Tältä osin tilannetta esitetään selkeytettäväksi informaatio-ohjauksen avulla. Tiedonsaantioikeus Perusopetuslaista puuttuu koulukuraattorin, koulupsykologin, kouluterveydenhuollon ammattihenkilön sekä opetushenkilöstön ja opetuksen järjestäjän (henkilötietojen) tiedonsaantioikeutta koskeva säännös. Nykyinen perusopetuslain 40 2 momentti ei velvoita tietojen luovuttamiseen eikä oikeuta tietojen saamiseen. Opetuksen järjestäjän tiedonsaantioikeutta koskeva säädösehdotus opetuslakiin: Opetuksen järjestäjällä on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada oppilaan opetuksen järjestämisen (ja sitä koskevan päätöksenteon) kannalta välttämättömät tiedot sosiaali- tai terveydenhuollon viranomaiselta. Henkilötietojen kirjaaminen ja säilytysajat Oppilashuoltoasioiden kirjaamisesta ei ole erillisiä säännöksiä. Kirjausten tekemiseen sovelletaan henkilötietolain yleissäännöksiä kuten henkilötietojen käsittelyä koskevia tarpeellisuus- ja virheettömyysvaatimuksia sekä vaatimusta siitä, että henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Kouluterveydenhuollon ammattihenkilöihin sovelletaan sosiaali- ja terveysministeriön asetusta potilasasiakirjojen laatimisesta. Asetusta sovellettaneen myös koulupsykologeihin silloin kun he antavat terveyden- tai sairaanhoitoa. Käytännössä epätietoisuutta aiheuttaa se, minkälaisia kirjauksia koulun oppilashuoltotyössä tulisi tehdä ja miten syntyneitä asiakirjoja tulisi säilyttää. Kirjaamiskäytännöt vaihtelevat, koska oppilashuollon järjestämistavatkin vaihtelevat. Toiminnan erilaisuuteen vaikuttaa muun muassa käsiteltävien asioiden laatu sekä se, käsitelläänkö asiaa yleisellä tasolla vai yksittäistä oppilasta koskevana. Oikeus osallistua itseään koskevien asioiden suunnitteluun ja saada tietoja on yksilön keskeinen perusoikeus. Silloin kun oppilashuoltotyössä käsitellään yksittäistä oppilasta koskevaa asiaa, asian kirjaamisvelvollisuudesta tulisi säätää erikseen. Kirjaamista edellyttää ensinnäkin se, että asian käsittelyyn osallistuvat tahot vaihtelevat ja jos kirjaamisesta ei säädetä, oppilaalla tai oppilaan huoltajilla ei ole mahdollisuutta saada tietää mistä oppilaan asiaa käsiteltäessä on puhuttu, mitä tietoja oppilaasta on annettu ja kenelle. Jos käsiteltyjä asioita ei kirjata, oppilaalla ja oppilaan huoltajilla ei ole tosiasiallista mahdollisuutta valvoa viranomaisen toimintaa ja oppilaan oikeuksien
21 toteutumista. Sosiaalihuollon järjestämisen kannalta kirjaamisen tai sen puutteen merkitys havaitaan erityisesti lastensuojeluilmoitusten ja huostaanoton yhteydessä. Myös hallintolain 42 :ssä säädetyt oikeusturvanäkökohdat edellyttävät asioiden kirjaamista. Säännöksen mukaan asian ratkaisuun eli päätökseen vaikuttavat seikat pitää kirjata ja henkilöllä itsellään on yleensä oikeus nähdä häntä koskevan päätöksen perusteena olevan seikat. Oppilashuoltoryhmä ei ole kuntalain mukainen toimielin, jolle kuntalain mukaan voidaan delegoida itsenäistä päätösvaltaa. Oppilashuoltotyössä voidaan kuitenkin käsitellä esimerkiksi oppilaan erityisopetuksen tai avustajan tarpeeseen liittyviä, päätöksentekoon vaikuttavia seikkoja. Henkilötietojen säilyttämisaika ratkaistaan viranomaistoiminnassa arkistolain perusteella. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat säilytetään pysyvästi. Muuten säilytysajoista päättää arkistonmuodostaja arkistonmuodostamissuunnitelmassa. Säilytysaikojen määrittelyssä tulee ottaa huomioon arkaluonteisia henkilötietoja koskeva henkilötietolain 12 :n 2 momentti. Henkilötietojen kirjaamista koskeva säädösehdotus opetuslakiin: Yksittäistä oppilasta koskevaa asiaa käsiteltäessä oppilashuoltotyössä tulee kirjata asian vireillepanija, aihe, päätetyt jatkotoimenpiteet ja niiden perustelut, asian käsittelyyn osallistuneet sekä mitä tietoja ja kenelle oppilaasta on annettu. Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan henkilötietolakia. Syntyvien henkilötietojen käsittelystä vastaa rekisterinpitäjänä opetuksen järjestäjä.