Peltokalliontie 18 Tehtävätarvekartoitus Sivu 1 /8 Vesi-isännöintitehtävien kartoituslomake Vesi-isännöitsijä on vesihuoltolaitoksen tai vesiosuuskunnan toimitusjohtaja, jonka tärkein tehtävä on osakeyhtiön, vesiyhtymän tai vesiosuuskuntakokouksen ja hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaan hoitaa vesiosuuskunnan tai vesiosakeyhtiön juoksevaa hallintoa. Vesiosuuskunta/Vesiyhtymä/Vesiosakeyhtiö (jatkossa asiakas) voi tehdä vesiisännöintisopimuksen vesi-isännöitsijän tehtävien hoitamisesta erillisen yhtiön kanssa, jonka palveluksessa vesi-isännöitsijä toimii. Vesi-isännöinti voi olla hoidettu myös siten, että vesiisännöitsijä on suorassa sopimussuhteessa vesiosuuskuntaan. Vesi-isännöitsijän tehtävän keskeisin osa on huolehtia asiakkaan normaalin toiminnan sujumisesta. Tämän vuoksi ei voida luetella kaikkia vesi-isännöitsijän yksittäisiä tehtäviä. Ratkaisevaa on, että kokonaisuus toimii. Osan tehtävistä vesi-isännöitsijä hoitaa itse, osaan hän voi, tai hänen jopa pitää, palkata asiantuntijoita. Asiakasorganisaation hallitus johtavana hallintoelimenä valvoo vesiisännöitsijän toimintaa ja voi antaa vesi-isännöitsijälle toimintaohjeita yksittäisten tehtävien suorittamisessa. Tehtävänsä vesi-isännöitsijän on suoritettava ammattitaitoisesti ja hyvää isännöintitapaa (HIT) noudattaen. Vesi-isännöitsijän juoksevaan hallintoon kuuluvista tehtävistä osa voidaan myös siirtää muun kuin isännöitsijän hoidettavaksi. Vesi-isännöitsijän tehtäväkartoitus Ennen vesi-isännöintisopimuksen laadintaa suoritetaan tehtäväkartoitus. Tehtäväkartoituksessa käydään asiakkaan kanssa tarpeet vesi-isännöinnille.kartoituslomakkeessa on määritelty normaalit juoksevaan hallintoon kuuluvat vesi-isännöintitehtävät.
Peltokalliontie 18 Tehtävätarvekartoitus Sivu 2 /8 Ne tehtävistä, joiden tulee aina sisältyä normaaliin on ja vesi-isännöitsijän perustehtäviin, merkitään sarakkeeseen A. Muut tehtävät merkitään kohtaan B, mikä merkitsee sitä, että tehtävästä peritään erilliskorvaus. Erilliskorvauksen määrät on sovittava joko isännöintisopimuksen liitteessä tai kussakin yksittäistapauksessa etukäteen. Erilliskorvaus voidaan sopia perittäväksi joko vesiosuuskunnalta tai toimeksiantajalta (esim. osakas tai muu) tehtävästä riippuen. Jos palvelua, se merkitään sarakkeeseen C. vaihtoehdon voi toteuttaa myös siten, että vesi-isännöitsijä käyttää ulkopuolista palveluntuottajaa. Jos tehtävä sisältyy kiinteään korvaukseen, maksaa hän konsultin käytön omalla kustannuksellaan. Muussa tapauksessa on yksittäistapauksittain sovittava konsultin käytöstä hyvän isännöintitavan mukaisesti. Mainittujen tehtävien lisäksi vesi-isännöitsijällä on oikeus periä erikseen korvaus asiakkaaseen kohdistettavissa olevista suoranaisista kuluista, kuten monistus-, kopiointi-, telekopio-, postitus-, painatus- ja ilmoituskuluista, pankkisiirto- ym. maksuista, toimitustarvikkeista ja atk-papereista. Sama koskee matkakuluja ja muita kuin luettelossa mainittuja erillistodistuksia. Kokouksista maksetaan eri korvaus sopimuksen mukaisesti. Vesi-isännöitsijätoimisto vastaa omista toimiston yleiskuluistaan. (Vesi-isännöintisopimuksen päättyessä kaikki yhtiön aineisto luovutetaan pois välittömästi. Kaikki sopimukseen perustuvat, taloyhtiöön kohdistuvat työsuoritukset loppuvat samana päivänä kuin sopimus lakkaa olemasta voimassa.) Tämä tarvekartoituslomake liitetään aina liitteeksi vesi-isännöintisopimukseen.
Peltokalliontie 18 Tehtävätarvekartoitus Sivu 3 /8 1. Hallinnolliset tehtävät A 1.1. Kokoukset Hallituksen kokoukset kokousasioiden valmistelu kokouskutsun toimittaminen hallituksen päättämällä tavalla ja päättämässä ajassa hallituksen jäsenille pöytäkirja ensi tilassa, viimeistään kuukauden kuluessa hallituksen jäsenille asialistan ja mahdollisten asiakirjojen toimittaminen hallituksen päättämässä ajassa (esimerkiksi viikon kuluessa) Vesiosuuskuntakokoukset /Yhtymäkokoukset/Yhtiökokoukset kokousasioiden valmistelu kirjallisen kokouskutsun toimittaminen yhtiöjärjestyksen mukaisesti tilinpäätösasiakirjojen ja talousarvion liittäminen kokouskutsuun pöytäkirjan laatiminen kuukauden kuluessa osakastiedotteen toimittaminen yhtiökokouksen päätöksistä tarvittaessa Kokouksiin osallistuminen Muut kokoukset muut vesiosuuskunnan/vesiyhtymän/vesiosakeyhtiön hoidon kannalta tarvittavat kokoukset rakennuttamiseen liittyvät kokoukset (kuten työmaakokoukset) 1.2. Vesiosuuskunnan/Vesiyhtymän/Vesiosakeyhtiön sopimusasiat osuuskunta- liittymä-, vakuutus- ja liittymissopimusten valmistelu, laadinta ja valvonta huolto-, päivystys-, ym. sopimusten valmistelu, laadinta ja valvonta sopimusriitojen hoitaminen neuvottelujen käynnistäminen sopimusriitojen hoitaminen mahdollisten jatkotoimenpiteiden A
Peltokalliontie 18 Tehtävätarvekartoitus Sivu 4 /8 käynnistäminen (esim. oikeudenkäynti) 1.3. Valvonta A osuuskuntalain/osakeyhtiölain sekä viranomaisten määräysten noudattamisen valvonta henkilökunnan,huolto- ja päivystysyritysten ja huoltoliikkeiden toiminnan valvonta sopimusten valvonta (esim. vakuudet) osakkuuden ja/tai liittymissopimuksen irtisanominen ja hallintaanoton jatkotoimenpiteiden toimeenpano (oikeudenkäyntimenettely, täytäntöönpano sekä mahdolliset oikeustoimenpiteet) valvontatutkimusohjelman laatiminen ja ylläpito näytteenottosuunnitelman laatiminen ja näytteenottotulosten valvonta ja raportointi 1.4. Vesiosuuskunnan/Yhtiön työntekijöiden työsuhdeasiat työsuhteen solmiminen ja päättäminen työehtosopimusten ja lakien noudattaminen työsuojelumääräysten soveltaminen lain mukaisen työterveyshuollon järjestäminen työnantajan työnjohto-oikeuden käyttö koulutuksen ja perehdyttämisen järjestäminen sijaisuusjärjestelyjen hoitaminen työsuhde-erimielisyyksien hoitaminen neuvottelujen käynnistäminen työsuhde-erimielisyyksien hoitaminen mahdollisten jatkotoimenpiteiden hoitaminen (esim. oikeudenkäynti) A 1.5. Ilmoitusvelvollisuudet A kaupparekisteriin tehtävien muutosilmoitusten teko (hallituksen ja vesi-isännöitsijän muutokset) osakas- ja liittymätiedotteiden toimittaminen yhtiöjärjestyksen, hallituksen tai yhtiökokousten päätösten mukaisesti veroilmoitusten, vuosi- ja tarkkailuilmoitusten teko
Peltokalliontie 18 Tehtävätarvekartoitus Sivu 5 /8 vakuutusilmoitusten teko Tilastokeskukselle tehtävien ilmoitusten teko palkkatilastointi-ilmoitusten teko työnantajain yhteisöön työsuhteista johtuvien ilmoitusten teko yhtiöjärjestysmuutosten hoitaminen ja muutosilmoitusten teko kaupparekisteriin valvontatutkimusohjelmaan määriteltyjen raporttien laadinta ja toimittaminen viranomaisrekistereihin 1.6. Muut hallinnolliset tehtävät A asiakaspalvelu tavoitettavuus toimiston aukioloaikoina tai sovittuina vastaanottoaikoina tiedottaminen vesiosuuskunnat.fi -palvelun vesiosuuskunnan omalla sivulla asiakirjojen ja arvopaperien asiallinen arkistointi ja säilyttäminen (tositteet säilytetään 6 v ja tilinpäätökset 10 v ) kunnallisten ilmoitusten ja tiedotusten seuraaminen luetteloiden ylläpito liittymäsopimusten ylläpito osuuskunnan osakasluettelon ylläpito tai osakeyhtiön osakasluettelon ylläpito haltijavelkakirjat kiinnitysten hakeminen huolehtiminen valitusten laatimisesta viranomaisille aloitteiden ja reklamaatioiden teko kunnallisille viranomaisille talkoojärjestelyjen hoitaminen 2. Taloudelliset tehtävät 2.1. Taloussuunnittelu A toiminta- ja rahoitussuunnitelman laadinta talousarvion laadinta tulo- ja menoerätileittäin, perustelut hallitukselle ajan tasalla oleva maksuvalmiusseuranta ja kassavarojen tarkoituksenmukainen hoito
Peltokalliontie 18 Tehtävätarvekartoitus Sivu 6 /8 2.2. Laskentatoimi A laskujen hyväksyminen ja maksaminen ajallaan lainojen hoito ajallaan lainaosuuksien määräaikaislaskenta osakassuorituksia varten kirjanpidon hoito ja tilinpäätösehdotuksen laadinta niin, että toimintakertomuksesta ilmenee Hallinto: hallituksen kokoonpano ja kokouskerrat, yhtiökokous, tilintarkastajat, isännöitsijä, kiinteistönhoito ja siivous Talous: vastikkeet jälkilaskelmineen, käyttökorvaukset, vuokrat, lainat, palkat ja palkkiot, vakuutukset, ehdotus tuloksen käsittelemiseksi, talousarviovertailu (elleivät ne ilmene tuloslaskelmasta tai taseesta) Kulutustiedot: lämpö, sähkö, vesi tuloslaskelmasta ja taseesta ilmenee vertailu edellisvuoteen ja talousarvioon talousarviovertailu hallitusta varten vähintään kerran vuodessa tilintarkastuksen järjestäminen vuokra- ja vastikekirjanpito sekä saatavien perintähuomautusten teko palkkojen laskenta ja maksatus määräajassa ennakonpidätysten tilitys ennakkoperintälain mukaisesti määräajassa sosiaalivakuutusmaksujen tilitys ennakkoperintälain mukaisesti määräajassa kulutustilastointi (energia, vesi) erillislaskelma lainaosuuden suorittamista varten perintätoimista huolehtiminen kulutuslaskutus mittarien perusteella (energia, sähkö, vesi) käyttökorvausten laskutus arvonlisäverollisuuteen liittyvä ylimääräinen laskentatyö 3. Tekniset tehtävät 3.1. Vesiosuuskunnan/Vesiyhtymän/Vesiosakeyhtiön hoitotehtävien järjestäminen A
Peltokalliontie 18 Tehtävätarvekartoitus Sivu 7 /8 päivystys- ja huoltotyön järjestäminen, seuranta, valvonta ja ohjaaminen kulutustavoitteiden asettaminen ja seuranta (energian, veden ja sähkön kulutus) tavoite- ja seurantatietojen mukaisten toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus energiatariffien ja muutosten seuranta päivystys- ja huoltotyötä varten tarvittavien materiaalien hankinta ja töihin liittyvät järjestelyt (mm. irtain käyttöomaisuus, tarveaineet) päivystys- ja huolto asiakirjojen laatiminen hoito- ja huolto-ohjelmat laatumäärittelyt huoltokirjan ylläpito 3.2. Kunnossapito A peruslaitejärjestelmien (LVIS jne), rakenteiden kunnon seuranta, jaettavan veden laadun seuranta ja seurannan mukaisten toimenpiteiden käynnistäminen kertaluonteisten korjaustöiden hallinnolliset järjestelyt kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen yhtiön edun valvonta osakkaiden huoneistokohtaisissa muutos- ja korjaustöissä äkillisten ja satunnaisesti tapahtuvien korjausten hoitaminen järjestelmäteknisen huolto- ja ylläpitosuunnitelman laatiminen kustannusarvioineen ylimääräisiin tarkastuksiin ja katselmuksiin osallistuminen (esim. vahinkotapahtumat, laitteistotai putkistotarkastuskäynnit) 3.3. Korjaus-, perusparantamis- ja rakennuttamisasiat A uuden verkostonosan tai uuteen liittymän vastaanottoon liittyvät asiat teknisten asiakirjojen urakoitsijalta saamisesta ja oikeellisuuden tarkistamisesta huolehtiminen takuuaikana esiin tulevien ongelmien tilastointi takuuajan vakuuksien seuranta
Peltokalliontie 18 Tehtävätarvekartoitus Sivu 8 /8 tarvittavat yhteydenpidot työselitysten ja piirustusten laatiminen tarjouspyyntöasiakirjojen (tarjouserittely ja urakkaohjelma) laatiminen tarjousten pyytäminen tarjousvertailujen laatiminen urakkasopimuksen laatiminen valvonta vastaanotto takuuaikajärjestelyt korjausurakoiden aiheuttama ylimääräinen työ, joka ei ole ns. normaalia juoksevaa hallintoa (projektinhoitopalkkio) 4. Muut erikseen määritellyt työtehtävät (tarvittaessa erillinen erittely) A Tarvekartoituksen suorittaneiden allekirjoitukset Päiväys Asiakkaan edustajan allekirjoitus / / 20 Päiväys Vesi-isännöitsijän allekirjoitus / / 20