Tulorekisteri: Erillisilmoitus Visma Fivaldi

Tulorekisteri: Erillisilmoitus Visma Fivaldi

1(12) Sisällysluettelo 1. Yleistä 2 1.1. Muu tulorekisteri-dokumentaatio 2 2. Erillisilmoitukseen liittyvät asetukset 3 3. Erillisilmoituksen käyttötapaukset 4 3.1. Erillisilmoitus-näkymä 4 3.2. Uuden erillisilmoituksen luominen 5 3.2.1. Erillisilmoituksen lähettäminen, jos palkkoja maksetaan 5 3.2.2. Erillisilmoituksen lähettäminen, jos palkanmaksua ei ole 7 3.3. Hylätyn erillisilmoituksen uudelleen lähetys 9 3.4. Hyväksytyn erillisilmoituksen korjaaminen 10 3.5. Erillisilmoituksen mitätöinti 11 3.6. Uuden erillisilmoituksen lähettäminen mitätöinnin jälkeen 12 Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Visma Software Oy, 2019 www.visma.fi

2(12) 1. Yleistä Tässä dokumentissa kuvataan työnantajan erillisilmoitukseen liittyvät asetukset ja käyttötapaukset Visma Fivaldissa. Työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetaan tietoja, jotka eivät kohdistu yksittäiseen tulonsaajaan. Työnantaja antaa kohdekuukaudelta vain yhden työnantajan erillisilmoituksen. Työnantajan erillisilmoituksella maksaja ilmoittaa: Kohdekuukauden aikana maksettujen palkkojen perusteella lasketun työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärän ja siitä mahdollisesti tehtävät vähennykset, tai Ei palkanmaksua -tiedon, jos maksaja kuuluu Verohallinnon työnantajarekisteriin eikä ole maksanut lainkaan palkkoja kyseisen kuukauden aikana, tai Työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismääräksi 0 euroa, jos kohdekuukauden aikana maksettujen palkkojen ja muiden suoritusten perusteella ei makseta sairausvakuutusmaksua. 1.1. Muu tulorekisteri-dokumentaatio Muita tulorekisteriin liittyviä Visma Fivaldi -dokumentteja: Tulorekisteri-toteutuksen muutokset Visma Fivaldin palkanlaskentaan. Kuukausittain päivittyvä dokumentti, jossa kuvataan yksityiskohtaisesti kaikki tulorekisteriin liittyvät muutokset Visma Fivaldissa. Tulorekisteriin liittyvät palkanlaskennan asetukset. Tulorekisteriin liittyvät tilanteet palkanlaskennassa. Lähetyksen tilanteet. Verottajan tulorekisteri-sivusto: https://www.vero.fi/tulorekisteri

3(12) 2. Erillisilmoitukseen liittyvät asetukset Erillisilmoitukselle nousevaan summaan vaikuttaa seuraava Kausiveroilmoitus-sovelluksen perustiedoissa tehty määritys (Visma Fivaldin Java-puolella Palkat > Kausiveroilmoitus, ylävalikosta Kausiveroilmoitus > Perustiedot ): Tämä valinta vaikuttaa seuraavasti: Jos on valittu Maksetut palkat, erillisilmoitukselle nousevat vain maksetuksi merkittyjen palkkakausien tiedot. Jos on valittu Maksetut ja ei maksetut palkat, erillisilmoitukselle nousevat myös niiden palkkakausien tiedot, joita ei ole merkitty maksetuksi. Muuta huomioitavaa: Jos henkilö on Alv- tai Tas-ilmoitusvelvollinen, pitää lisäksi olla kausivalinta ja (ainakin) alkupäivä josta velvollisuus alkoi (ja päätöspäivä aiemmille kausille, jos sellaisia on). TIetojen oikeellisuus on tärkeää tarkistaa; jos Alv- ja/tai Tas-kausi ei ole voimassa, ei kausiveroilmoitukselle tuoda Alv ja/tai Tas-tietoja.

4(12) 3. Erillisilmoituksen käyttötapaukset 3.1. Erillisilmoitus-näkymä Erillisilmoitukseen liittyvä toiminnallisuus Visma Fivaldissa löytyy web-puolen Palkkatietoilmoitus tulorekisteriin -sovelluksesta omalta välilehdeltään. 1. Avataan Palkkatietoilmoitus tulorekisteriin -sovellus (Visma Fivaldin web-puolella Palkat > Palkkatietoilmoitus tulorekisteriin ). 2. Valitaan Erillisilmoitus -välilehti.

5(12) 3.2. Uuden erillisilmoituksen luominen Uuden erillisilmoituksen luominen tapahtuu seuraavasti: 1. Napsauta Erillisilmoitus -välilehdellä Luo uusi erillisilmoitus -painiketta. 2. Avautuu lista, josta valitaan ilmoitettava kohdekuukausi. 3.2.1. Erillisilmoituksen lähettäminen, jos palkkoja maksetaan 1. Kun kohdekuukausi on valittu, valitaan näkymästä kohta Palkat maksetaan. Valitun kuukauden sairausvakuutusmaksun tiedot nousevat näkymään automaattisesti.

6(12) 2. Jos kohdekuukaudella on sairausvakuutusmaksuihin tehtäviä vähennyksiä, kyseinen summa syötetään omaan kenttäänsä. 3. Jos sairausvakuutusmaksun summaa pitää korjata manuaalisesti (esim. Huomioitava mukaan summa jostain muusta järjestelmästä), Sairausvakuutusmaksu (EUR) -kenttään voidaan syöttää haluttu summa. 4. Kun tarvittavat summat on syötetty kenttiin, voidaan erillisilmoitus lähettää napsauttamalla Lähetä erillisilmoitus -painiketta. 5. Esikatseluikkuna lähetettävistä tiedoista avautuu. Jos tiedot ovat kunnossa, napsautetaan Lähetä erillisilmoitus -painiketta.

7(12) 6. Erillisilmoitus -välilehdellä kyseinen erä näkyy tällä hetkellä Lähdössä -tilassa: 7. Ilmoitus lähtee Fivaldista seuraavassa automaattiajossa muutaman minuutin kuluessa. Muista käydä tarkistamassa palaute, kun se on saapunut. Jos ilmoitus on mennyt onnistuneesti läpi, näkymä on tällainen: Jos lähetettävä aineisto hylkääntyy, lisätietoa virheestä saa napsauttamalla Näytä virheet -linkkiä: 3.2.2. Erillisilmoituksen lähettäminen, jos palkanmaksua ei ole 1. Kun kohdekuukausi on valittu, valitaan näkymästä kohta Ei palkanmaksua. 2. Lähetetään erillisilmoitus napsauttamalla Lähetä erillisilmoitus -painiketta.

8(12) 3. Esikatseluikkuna lähetettävistä tiedoista avautuu. Jos tiedot ovat kunnossa, napsautetaan Lähetä erillisilmoitus -painiketta. 4. Erillisilmoitus -välilehdellä kyseinen erä näkyy tällä hetkellä Lähdössä -tilassa: 5. Ilmoitus lähtee Fivaldista seuraavassa automaattiajossa muutaman minuutin kuluessa. Muista käydä tarkistamassa palaute, kun se on saapunut. Jos ilmoitus on mennyt onnistuneesti läpi, näkymä on tällainen: Jos lähetettävä aineisto hylkääntyy, lisätietoa virheestä saa napsauttamalla Näytä virheet -linkkiä:

9(12) 3.3. Hylätyn erillisilmoituksen uudelleen lähetys Hylätyn kuukauden erillisilmoituksen uudelleen lähetys tapahtuu seuraavasti: 1. Erillisilmoitus -välilehdellä napsautetaan hylätyn kuukauden kohdalla Uudista erillisilmoitus -painiketta. 2. Tämän kuukauden tiedot palautuvat Erillisilmoitus -välilehdellä nyt samaan tilaan kuin ne olivat ennen hylätyn erillisilmoituksen lähettämistä. 3. Valitaan normaalisti joko Palkat maksetaan tai Ei palkanmaksua, täydennetään tarvittaessa tietoja syöttökenttiin, ja lähetetään erillisilmoitus napsauttamalla Lähetä erillisilmoitus -painiketta. 4. Esikatseluikkuna lähetettävistä tiedoista avautuu. Jos tiedot ovat kunnossa, napsautetaan Lähetä erillisilmoitus -painiketta. 5. Myöhemmin käydään vielä tarkistamassa kuittauspalaute, eli onko ilmoitus mennyt hyväksytysti läpi.

10(12) 3.4. Hyväksytyn erillisilmoituksen korjaaminen Jos hyväksyttyä erillisilmoitusta on tarve korjata, se tehdään lähettämällä korvaava ilmoitus. Korvaavan erillisilmoituksen lähettäminen tapahtuu seuraavasti: 1. Erillisilmoitus -välilehdellä napsautetaan korjattavan kuukauden kohdalla Luo uusi erillisilmoitus -painiketta. 2. Nyt erillisilmoituksen tietoja voidaan muuttaa halutulla tavalla. Sen jälkeen napsautetaan Lähetä erillisilmoitus -painiketta. 3. Esikatseluikkuna lähetettävistä tiedoista avautuu. Jos tiedot ovat kunnossa, napsautetaan Lähetä erillisilmoitus -painiketta. 4. Erillisilmoitus -välilehden näkymään muodostuu oma rivinsä äsken lähetetystä ilmoituksesta. Myöhemmin kannattaa vielä käydä tarkistamassa, että lähetyserälle on saapunut hyväksyntäpalaute.

11(12) 3.5. Erillisilmoituksen mitätöinti Tietyissä tilanteissa erillisilmoituksen jo lähetettyjen tietojen muuttamiseen ei riitä korvaavan ilmoituksen lähettäminen, vaan ensin vaaditaan lähetetyn ilmoituksen mitätöinti ja sen jälkeen uuden ilmoituksen lähettäminen. Näitä tilanteita ovat: Kohdekauden korjaus. Esimerkiksi jos tieto on ilmoitettu helmikuulle, vaikka sen piti mennä tammikuulle. Käytännössä kyse on siitä, että palkkakauden maksupäivä muutetaan toiselle kuukaudelle, jolloin kohdekausi muuttuu. Alku- ja loppupäivät eivät vaikuta. Suorituksen maksajan asiakastunnisteiden korjaus. Suorituksen maksajan asiakastunniste on y-tunnus tai henkilötunnus. Työeläkelaitoksen yhtiötunnuksen tai eläkejärjestelynumeron korjaus. Yhtiötunnus on vakuutusnumeron ennen väliviivaa oleva osuus (2-5 merkkiä). Työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus. Tapaturmavakuutusyhtiön tunniste on y-tunnus. 1. Mitätöinti tapahtuu napsauttamalla Mitätöi erillisilmoitus -painiketta. 2. Seuraavassa näkymässä napsautetaan Lähetä mitätöinti -painiketta. 3. Lähetetystä mitätöinti-ilmoituksesta ilmestyy oma rivinsä esikatseluun. 4. Onnistuneen käsittelyn jälkeen mitätöinti-ilmoitus näkyy hyväksyttynä.

12(12) 3.6. Uuden erillisilmoituksen lähettäminen mitätöinnin jälkeen Mitätöinnin jälkeinen uusi ilmoitus luodaan ja lähetetään seuraavasti: 1. Napsautetaan mitätöidyn illmoituksen Luo uusi erillisilmoitus -painiketta. 2. Näkymä muuttuu alla olevan kuvan kaltaiseksi. Tämän jälkeen valitaan joko Palkat maksetaan tai Ei palkanmaksua sekä tarvittaessa muutetaan ilmoitettavia summia numerokentissä. Kun erillisilmoitus on valmis lähetettäväksi, napsautetaan Lähetä erillisilmoitus -painiketta. 3. Varmistusikkuna avautuu. Varmistusikkunassa näytetään ilmoitettavat summat sekä ilmoituksen versio, joka mitätöinnin jälkeen on aina versio 1. Napsautetaan Lähetä mitätöinti -painiketta, jolloin ilmoitus asetetaan lähetysjonoon. 4. Ilmoitus lähtee jonosta noin 15 minuutin sisällä. 5. Onnistuneen käsittelyn jälkeen ilmoitus näkyy hyväksyttynä.