Kokous 06.03.2017 22. helmikuuta 2017 14:05 Kokouksen aihe: Lapin ICT työryhmä / Lapin maakuntauudistuksen esivalmistelu Kokouksen päivämäärä: 6.3.2017 9:00 Sijainti: Skype-kokous Kutsuviesti Osallistujat Ihalainen Harri Rovaniemi (Kokouksen järjestäjä, Liittynyt Skype for Businessissa) Perälä Marja Lapin liitto (Liittynyt Skype for Businessissa) harri.poyhonen@ely-keskus.fi Tolonen Vesa-Matti LSHP (Liittynyt Skype for Businessissa) terho.karppinen@lpshp.fi Anssi Akujärvi (Liittynyt Skype for Businessissa) esa.nordberg@kolari.fi Jutila Juhani LapIT Oy (Liittynyt Skype for Businessissa) Lepojärvi Tommi Lapin liitto (Liittynyt Skype for Businessissa) sampo.kangastalo@tornio.fi (Hylännyt Outlookissa) Hakamaa Sirpa LSHP (Liittynyt Skype for Businessissa) Vieras (Liittynyt Skype for Businessissa) Päkkilä Mikko (Liittynyt Skype for Businessissa) Muistiinpanot Osallistujat Läsnä: Harri Ihalainen, puheenjohtaja, Rovaniemen kaupunki Anssi Akujärvi, Inarin kunta Tommi Lepojärvi, Lapin sote-savotta Harri Pöyhönen, KEHA-keskus Mikko Päkkilä, Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri Vesa-Matti Tolonen, Lapin sairaanhoitopiiri Esa Nordberg, Kolarin kunta ntuntijat Juhani Jutila, LapIt Sirpa Hakamaa, Lapin sairaanhoitopiiri Marja Perälä, sihteeri, Lapin maakuntauudistus Tommi Lepojärvi, Lapin Sote-Savotta Poissa: Terho Karppinen (hiihtolomalla vko:n 10) Sampo Kangastalo, Tornion kaupunki Kokouksen aloitus ja edellinen pöytäkirja
lista Kokouksen avaus Avataan kokous ja todetaan läsnäolijat. Puheenjohtaja avasi kokouksen ja toivotti osallistujat tervetulleeksi kokoukseen, jonka tavoitteena on perehdyttää jäsenet työryhmän sähköiseen työskentelyalustaan sekä käydä läpi työryhmän suunnitelman laatimisen ajankohtaistilanne Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Käydään edellisen kokouksen pöytäkirja. Hyväksytään pöytäkirja. Käytiin läpi edellisen kokouksen pöytäkirja ja hyväksyttiin se. Sihteeri huolehtii, että pöytäkirja julkaistaan Lapin maakuntauudistuksen aineistopankissa. Sähköisen työskentely alustan ja työryhmätilan esittely Puheenjohtaja esittelee sähköiset työryhmätilat, johon kuuluu Sharepoint ja OneNote. Testataan kaikkien yhteydet ja mahdollisuuden käyttää sähköisiä työryhmätilan mahdollisuuksia. Ongelmia seuraavilla henkilöillä: Sirpa Vesa-Matti Tommi Harri Esa Mikko Päkkilä, oikeudet puuttuvat, uusi henkilö Käytiin läpi työtilan rakenne ja sovittiin, että sähköpostikirjeenvaihdon sijasta tätä työtilaa käytetään jatkossa tiedon välityksessä. Todettiin, että nyt vielä on esiintynyt kirjautumisessa jonkin verran ongelmia. Sovittiin, että teknisiin yhteyksiin liittyvissä ongelmissa voi olla yhteyksissä LapITn palvelupisteeseen.
Ennakkotehtävä kokoukseen: aloituskysymykset työryhmän jäsenille Puheenjohtaja on lähettänyt 27.2.2017 työryhmän jäsenille vastattavaksi seuraavat kysymykset: Omat työpanos ajassa? Millaisia riskejä näet sisältyvän? Mikä on oma motivaatio? Mitä voit tuoda ryhmän osaamiseen? Vastaukset on pyydetty maanantaihin 6.3.2017 mennessä. Todettiin, että toimeksianto on jäänyt huomaamatta ja päätettiin siirtää asian käsittely seuraavaan kokoukseen. Päätettiin, että jokainen työryhmän jäsen huolehtii omien vastausten kirjaamisesta seuraavan kokouksen esityslistan alla olevaan tilaan. Vastaukset käsitellään keskiviikkona 15.3.2017 pidettävässä kokouksessa. Alueellinen täydentävä tiedonkeruu työsuunnitelman pohjaksi Täydennetään valtakunnallista tiedon keruuta alueellisessa tiedon keruulla, joka aikataulutetaan seuraavasti: Tiedonkeruuvaihe, valmis vko 14 Analysointivaihe, valmis vko 18 Suunnittelu, valmis 22 (kokoontuu paikanpäälle) Loppuraportti, valmis 25 Keskustellaan työryhmän työsuunnitelman laatimisen prosessista. Esityksenä, että pohjana käytetään Pohjois-Pohjanmaan mallia. Päätettiin, että seuraavassa kokouksessa käydään kysymysrunko Juhanin valmistelemana läpi ja sen jälkeen kysely lähetetään uudistuksessa mukana oleviin organisaatioihin vastattavaksi. Päätettiin esityksen mukaisista aikatauluista. Sovittiin, että 3.5.2017 suunniteltu työryhmän kokous pidetään Rovaniemen kaupungintalolla. Tämän kokouksen keskeisenä tavoitteena on rakentaa alustava työsuunnitelma. Kokouksen luonteesta johtuen suositeltavaa on, että jäsenet pääsisivät myös fyysisesti paikalle. Päätettiin hyödyntää Pohjois-Pohjanmaan laatimaa suunnitelmaa työskentelyssä tarkoituksenmukaisilta osin. Juhani Jutila työstää kyselylomakkeen pohjan seuraavaan kokoukseen. Muiden viime kokouksessa sovittujen toimenpiteiden ajankohtaistilanne Käydään läpi sovitut toimenpiteet ja valmistelutilanne. ICT-työryhmään on täydennetty sote-substanssiin liittyvällä asiantuntemuksella ja
asiantuntijaksi työryhmään on nimetty Sirpa Hakamaa. Lisäksi työryhmään on mahdollista kutsua vielä toinen sote-asiantuntija pysyväksi jäseneksi. Sairaanhoitopiirit työstävät yhteistyössä ICT-hanke-esitystä, jolle haetaan rahoitusta, kun VM hankehaku käynnistyy maaliskuun aikana. Hankkeen pohjalta on pidetty Lapin sairaanhoitopiirissä palaveri. Suunnitelman työstämistä jatketaan. Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri nimeää henkilön hankkeen valmisteluun. ICT-työpaja pidetään alkuperäisen suunnitelman mukaan 30.3.2017 Rovaniemellä. Aamupäivän ohjelma rakentuu asiantuntijaluennoille ja iltapäivästä työskennellään työpajoissa. Valtakunnallisen palvelukeskuksen selvityshenkilö Heikki Heikkilä osallistuu tilaisuuteen. Kutsut on lähetetty 24.2.2017 ja perjantaihin 3.3.2017 mennessä työpajaan on ilmoittautunut 26 henkilöä. Työryhmän jäsenet voivat tehdä esityksiä pysyvästä asiantuntijasta työryhmään. Mikko Päkkilä selvittää, kuka Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiristä osallistuu hankkeen suunnitteluun. Seuraavan kokouksen asialistalle otetaan mukaan työpajojen suunnittelu. Muut asiat Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri on ilmoittanut, että heidän edustaja työryhmässä on jatkossa Mikko Päkkilä Talous-, henkilöstö- sekä ICT-tukipalveluiden tavoitetilanteeseen liittyen järjestetään maakunnille tapaamisia kevään aikana. Kainuun, Lapin ja Pohjois-Pohjanmaan maakuntien yhteistapaaminen (kesto noin 2 tuntia) järjestetään Oulussa 12.4.2017 aamupäivästä. ICTtyöryhmän puheenjohtajan ollessa estynyt osallistumaan kyseiseen tilaisuuteen sovitaan osallistujasta. Juhani Jutila on lähettänyt työryhmän jäsenille valtionvarainministeriön esityksen Suomi Digi pop up -kiertueesta. Esityksenä alatyöryhmien nimeäminen seuraavassa kokouksessa. Toivotettiin Mikko tervetulleeksi työryhmään. Sovittiin, että ICT-työryhmän varapuheenjohtaja Vesa-Matti Tolonen osallistuu Oulun tilaisuuteen 12.4.2017 puheenjohtaja Harri Ihalaisen ollessa estynyt. Keskusteltiin Suomi Digi pop up -kiertueen tarkoituksenmukaisuudesta ja todettiin, että kenelläkään ei ole resurssia tällaisen tilaisuuden järjestämiseen. Todettiin lisäksi, että keväälle on muutoinkin tiedossa useita sote- ja maakuntauudistukseen liittyviä tilaisuuksia ja tästäkään näkökulmasta ei ole tarkoituksenmukaista ottaa järjestettäväksi uusia. Marja toi esille maakuntauudistuksen ohjausryhmän näkemyksen, jonka mukaan erillisiä alatyöryhmiä ei ole tarkoitus perustaa minkään perustetun työryhmän alle. Työryhmät
voivat hyödyntää asiantuntijoita omassa työskentelyssään ja asioita voidaan valmistella erilaisilla kokoonpanoilla. Juhani Jutila ilmoittaa työryhmän näkemyksen valtionvarainministeriön Digi kiertueeseen. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen ja informoi seuraavasta kokouksesta, joka pidetään keskiviikkona 15.3.2017 klo 13-15. Kokouksen päättäminen