Avustustoiminta HAKULOMAKKEIDEN TÄYTTÖOHJEET 2011 1
Ulkoasu: Dynamo Taitto: Graiksi/Pauliina Sjöholm Julkaisija: RAY Voimassa 1.3.-31.12.2011 2
Sisältö 1. Johdanto...5 2. Avustushakemus (RAY3701)...5 2.1 Hakemusvuosi...5 2.2 Hakija...5 2.3 Raha-automaattiyhdistykseltä haettavat avustukset...5 2.4 Allekirjoitukset...6 2.5 Liitteet...6 3. Järjestön perustiedot (RAY3702)...6 3.1 Hakijan perustiedot...6 3.2 Yhteyshenkilöiden tiedot...6 4. Yleisavustuksen (Ay) toimintaselostelomake (RAY3706)...7 4.1 Tiedot hakijasta ja haettavasta avustuksesta...7 4.2 Toiminnan tarkoitus...7 4.3 Järjestön yhteiskunnalliset tehtävät, roolit tai tehtäväalueet...7 4.4 Toimintavuoden keskeisimmät tavoitteet...7 4.5 Tavoitteiden seuranta...7 4.6 Järjestön yleishyödyllisen toiminnan henkilöstö...7 4.7 Erittely yleisavustuksella toteutettavasta toiminnasta (ilman henkilöstökuluja)...8 4.8 Yhteenveto kuluista ja henkilöstömääristä...12 4.9 Täsmennys tai täydennys toiminnan erittelyyn...13 4.10 Selvitys yleisavustuksella ostettavista palveluista...13 4.11 Erittely yleisavustuksella tuetun toiminnan toimitiloista...13 4.12 Perustelu avustuksen tarpeelle...13 4.13 Liitteet...13 5. Kohdennetun toiminta-avustuksen (Ak) toimintaselostelomake (RAY3703)...13 5.1 Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot...13 5.2 Toiminnan päämäärä ja tavoitteet...13 5.3 Toiminnan toteuttaminen...14 5.4 Toiminnan tulokset ja vaikutukset...14 5.5 Selvitys toiminnan resursseista ja taloudesta...14 5.6 Liitteet...15 3
6. Investointiavustuksen (B) toimintaselostelomake (RAY3704)...15 6.1 Hakijan ja hankkeen perustiedot...15 6.2 Kuvaus investointihankkeesta...16 6.3 Yhteenveto hankkeen menoista ja rahoituksesta...17 6.4 Yksikössä toimivat henkilökunnan määrä toiminnoittain...18 6.5 Yksikössä toimivat muut toimijat...18 6.6 Hankkeen toimintaympäristö...18 6.7 Investointikohteen tuloksena syntyvät toimintayksiköt arvioidut käyttökulut ja -tuotot...18 7. Uuden projektiavustuksen (Ci, Ck) toimintaselostelomake (RAY3705)...18 7.1 Projektin perustiedot...18 7.2 Projektin perustelu...18 7.3 Projektin tavoitteet...18 7.4 Projektin toteutus...18 7.5 Projektin tulokset ja vaikutukset...19 7.6 Projektin resurssit...20 7.7 Liitteet...20 8. Käynnissä olevan projektin (C) toimintaselostelomake (RAY3707)...20 8.1 Projektin perustiedot...20 8.2 Projektin toteutus ja eteneminen...20 8.3 Projektin seuranta ja arviointi...21 8.4 Projektin vaihetavoitteiden saavuttaminen...21 8.5 Projektin seuraavan vuoden keskeisimmät tavoitteet...21 8.6 Projektin tulosten ja vaikutusten varmistaminen...21 8.7 Resurssimuutokset...21 8.8 Laskelma aiemmin myönnetystä avustuksesta...21 8.9 Selvitys talousarvion ja rahoituslaskelman muutoksista...22 8.10 Liitteet...22 4
1. JOHDANTO 1. Johdanto Täytä avustusta hakiessasi aina RAY:n päälomake (RAY3701) Järjestön perustietojen ilmoitus (RAY3702) Toimintaseloste avustuslajista/hakuajasta riippuen (Ay, Ak, B tai C) Toimintaselostelomakkeet 2. Avustushakemus (RAY3701) Avustushakemuksen päälomake tulee jättää RAY:lle kunkin hakuajan yhteydessä (maaliskuu, toukokuu, syyskuu). Päälomakkeelle kootaan kaikki kyseiseen hakuaikaan kohdistuvat avustushakemukset. Yleisavustuksen (Ay) toimintaseloste Kohdennetun toimintaavustuksen (Ak) toimintaseloste Investointiavustuksen (B) toimintaseloste rakentaminen, peruskorjaus, hankinnat Uuden projektin (Ci, Ck) toimintaseloste Innovatiiviset kehittämisprojektit (Ci) käynnistys- tai muut määräaikaiset projektit (Ck) Käynnissä olevan projektin (C) toimintaseloste jatkorahoituksen hakeminen RAY3706 RAY3703 RAY3704 RAY3705 RAY3707 2.1 Hakemusvuosi Täytä se vuosi, jolle haet avustusta (kalenterivuotta seuraava vuosi). Avustusta voi hakea vain vuodeksi kerrallaan. 2.2 Hakija Täytä hakijan tiedot ja järjestönumero, jos se on tiedossa. Hakukelpoisia ovat yleishyödylliset yhteisöt ja säätiöt. RAY täyttää kohdat Alaryhmä ja Avustusvalmistelija. 2.3 Raha-automaattiyhdistykseltä haettavat avustukset Kokoa päälomakkeelle kaikki kyseiseen hakuaikaan kohdistuvat hakemuksesi (maaliskuun, toukokuun tai syyskuun hakuaika) ei koko vuoden avustuksia. Ilmoita kukin haettava avustus yhdellä rivillä. Sarakkeessa Haettavat avustukset tuhansina euroina ilmoita kunkin haetun avustuksen kokonaissumma. Hakemuslomakkeelle ei tarvitse eritellä, mistä kuluista kokonaissumma koostuu. Avustussumma eritellään tarkemmin sekä toimintaselostelomakkeella (RAY3703-3707) että talous arviossa. Summaa haettavien avustusten kokonaisuus Yhteensä-riville tuhansina euroina. 5
3. JÄRJESTÖN PERUSTIEDOT (RAY3702) 2.4 Allekirjoitukset Yhdistyksen säännöissä on mainittu, ke(i)llä on sen nimissä virallinen nimenkirjoitusoikeus. Useimmiten nimenkirjoitusoikeus on vähintään hallituksen puheenjohtajalla. Mikäli allekirjoittaminen on siirretty valtakirjalla väliaikaisesti jollekin toiselle henkilölle, toimita hakemuksen liitteenä valtakirjasta kopio RAY:lle. 2.5 Liitteet Liitteet ovat tärkeä osa hakemuskäsittelyä. Pakollisia liitteitä ovat yhdistyksen voimassa olevat säännöt tulevan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio edellisen vuoden toimintakertomus ja/tai vuosikertomus sekä tilinpäätös. Jos liite on aiemmin kuluvana vuonna jo lähetetty RAY:lle (esimerkiksi vuosiselvityksen yhteydessä), sitä ei tarvitse lähettää enää uudelleen hakemuksen yhteydessä. Tällöin rastita lomakkeelle, että liite on jo aiemmin tänä vuonna toimitettu RAY:lle. 3. Järjestön perustiedot (RAY3702) Perustietoilmoitus on avustushakemuksen pakollinen liite. Ilmoitus tulee jättää RAY:lle kunkin hakuajan yhteydessä maaliskuussa, toukokuussa ja syyskuussa riippumatta siitä, onko se jo aiemmin samana vuonna toimitettu RAY:lle. 3.1 Hakijan perustiedot Täytä järjestön nimi ja yhteystiedot. Rekisteröintitunnuksella tarkoitetaan Patent tija rekisterihallituksen antamaa rekiste röin ti numeroa. Sen sekä yhdistyksen rekis ter öinti vuoden löydät esimerkiksi PRH:n verkko palvelusta os. yhdistysrekisteri.prh.fi Jos yhdistys on vasta perusteilla, ilmoita lomakkeella ajankohta, jolloin rekisteröintihakemus on jätetty Patentti- ja rekisterihallitukselle. 3.2 Yhteyshenkilöiden tiedot Ilmoita RAY:lle järjestön yhteyshenkilöt. Kohdassa lisätietoja voit ilmoittaa, jos jokin yhteyshenkilö- tai osoitetieto on lähiaikoina muuttumassa. Tilintarkastus avustuksensaajan on järjestettävä tilintarkastuslaissa ja yhdistys- sekä säätiölaissa säädetyllä tavalla. Tilintarkastus on toteutettava joko ammattitilintarkastuksena (KHT-/ HTM-tilintarkastaja) tai maallikoiden suorittamana toiminnantarkastuksena (pienet yhdistykset). Mikäli tilintarkastuslain mukaista velvollisuutta ammattitilintarkastajan valitsemiselle ei ole, yhdistys voi päättää, valitseeko se tarkastustoimen suorittajaksi tilintarkastajan vai toiminnantarkastajan. RAY suosittelee kaikkiin avustusta saaviin yhdistyksiin ammattitilintarkastuksen suorittamista. Säätiöissä on aina suoritettava ammattitilintarkastus säätiölaissa määrätyllä tavalla. 6
4. YLEISAVUSTUKSEN (AY) TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3706) 4. Yleisavustuksen (Ay) toimintaselostelomake (RAY3706) 4.1 Tiedot hakijasta ja haettavasta avustuksesta Täytä järjestön nimi ja RAY:n antama järjestönumero, jos se on tiedossa. Valitse rastittamalla, mikä kolmesta kuvauksesta parhaiten vastaa järjestön sääntöjen mukaista luonnetta. Valitse, onko kyseessä uusi yleisavustushakemus vai jo myönnetyn rahoituksen jatko. 4.2 Toiminnan tarkoitus Muotoile lyhyt, tiivis ja konkreettinen kuvaus järjestön toiminta-ajatuksesta tai missiosta. Lähtökohta kuvaukselle ovat yhdistyksen säännöt. Sääntöihin kirjattua toiminnan tarkoitusta voi täydentää, konkretisoida tai päivittää tarpeen mukaan. Kuvaa järjestön koko toiminta-ajatus. Tarkoitus ei ole rajoittua vain siihen osaan järjestön toimintaa, jota rahoitetaan RAY:n yleisavustuksella. 4.3 Järjestön yhteiskunnalliset tehtävät, roolit tai tehtäväalueet Valitse rastittamalla ne tehtävät, roolit tai tehtäväalueet, jotka oman järjestösi toiminnassa ovat keskeisiä. Roolien täsmentäminen avaa tiivistetysti toiminnan luonteen RAY:lle. Roolien ei tarvitse olla tarkkaan rajattuja vaan ne voivat mennä myös limittäin. Voit myös tarpeen mukaan täydentää lomakkeeseen kirjattuja rooleja. Tarkoitus ei ole rajoittua vain siihen osaan järjestön toimintaa, jota rahoitetaan RAY:n yleisavustuksella. 4.4 Toimintavuoden keskeisimmät tavoitteet Kuvaa kohdassa tulevan vuoden keskeisimmät tavoitteet. Tarkoitus ei ole rajoittua vain siihen osaan järjestön toimintaa, jota rahoitetaan RAY:n yleisavustuksella. 4.5 Tavoitteiden seuranta Kuvaa lyhyesti, miten järjestösi seuraa tavoitteiden toteutumista ja toiminnan tuloksellisuutta. Tarkoitus ei ole rajoittua vain siihen osaan jär jestön toimintaa, jota rahoitetaan RAY:n yleisavustuksella. 4.6 Järjestön yleishyödyllisen toiminnan henkilöstö Erittele tässä kohdassa järjestön koko henkilökunta ja henkilöstökulut (palkka ja sivukulut) yleishyödyllisen toiminnan osalta. Yleishyödyllisellä toiminnalla tarkoitetaan sitä osaa toiminnasta, joka on RAY-avustuskelpoista. Esimerkiksi saman konsernin palvelua tuottavien yhtiöiden henkilöstöä ei ilmoiteta. Huomaa, että kohdassa ilmoitetaan vain henkilöstökulut. Toiminnan muut kulut erotellaan lomakkeen kohdassa 7. Henkilöstökuluja aiheutuu yhdistykseen joko vakituisesti tai määräaikaisesti rekrytoitujen koko- tai osa-aikaisten henkilöiden palkoista ja lakisääteisistä sekä vapaaehtoisista palkan sivukuluista. Vuokrattu tai ostettu henkilöstö tai ostetut asiantuntijapalvelut eivät kuulu henkilöstökuluihin. Ne eritellään lomakkeen kohdissa 7 Erittely toiminnoista ja 10 Selvitys yleisavustuksella ostettavista palveluista. 7
4. YLEISAVUSTUKSEN (AY) TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3706) Henkilöstön määrä ja Henkilöstökulut Ilmoita näissä kohdissa: RAY:n yleisavustuksella, kohdennetulla toiminta-avustuksella ja projektiavustuksella palkattavat henkilöt Muulla ulkopuolisella rahoituksella palkattavat henkilöt (esim. kuntien tai säätiöiden rahoitus) Omalla rahalla palkattavaan henkilöstöön kuuluvat henkilöt, joiden kulut järjestö maksaa omilla tuotoillaan (esim. varainhankinnalla, rahoitustuotoilla tai satunnaisilla tuotoilla) Ilmoita henkilöstökulut tuhansina euroina. Huom! Lomakkeella ilmoitettujen, RAY:n avustuksilla palkattavien henkilöstökulujen tulee vastata todellista avustustarvetta. Omasta toiminnasta saatavat tuotot ja oma varallisuus tulee siis ottaa huomioon, kun avustustarvetta määritetään. Yleisavustuksella palkattavan henkilöstön nimikkeet Luettele tässä kohden henkilöstönimikkeet vain RAY:n yleisavustuksella palkatun henkilökunnan osalta (esim. toiminnanjohtaja, toimistosihteeri, aluetyöntekijä jne.). Jos samalla nimikkeellä työskentelee useita henkilöitä, merkitse suluissa perään henkilömäärä (esim. sihteeri [2] ). Jos henkilö toimii ainoastaan osittain yleisavustuksella, tulee nimikkeen perässä olla merkintä (1/2) tai vastaava jakosuhde. 4.7 Erittely yleisavustuksella toteutettavasta toiminnasta (ilman henkilöstökuluja) Erittele kohdassa kulut (ilman henkilöstökuluja) yleishyödyllisen toiminnan osalta. Yleishyödyllisellä toiminnalla tarkoitetaan sitä osaa toiminnasta, joka on RAY-avustuskelpoista. Täytä vain ne kohdat, jotka koskevat oman järjestösi toimintaa. Muut kohdat voit jättää tyhjiksi. Kuluja ei pidä jakaa liian pieniksi kokonaisuuksiksi. Jotta jotkin toiminnanalat kannattaa esittää erikseen, tulee niiden välillä olla olennaisia laa- 8
4. YLEISAVUSTUKSEN (AY) TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3706) dullisia eroja. Erikseen informoitava toiminnanala edellyttää myös sellaista laajuutta, että sen esittäminen erikseen on tarkoituksenmukaista. Esimerkiksi kansainvälisen toiminnan kulut saattavat olla niin vähäisiä, että ne voidaan esittää myös osana hallinnon kuluja. Ilmoita summat tuhansina euroina. Tarvittaessa voit käyttää desimaalia tarkemman luvun esittämiseksi. Huom! Lomakkeella ilmoitettujen kulujen tulee vastata todellista avustustarvetta. Omasta toiminnasta saatavat tuotot ja oma varallisuus tulee siis ottaa huomioon, kun avustustarvetta määritetään. Kuluja jaettaessa on myös muistettava myös kustannusten tukikelpoisuus RAY:lle (Laki raha-automaattiavustuksista 2001/1056, 11 ja 12 ). Tarkempia luonnehdintoja ja kuvauksia eriteltävistä toiminnoista ja/tai toiminnan aloista 4.7.1 Perusjärjestötyö a) edunvalvonta (esim. lainvalmistelutyössä mukana olemisesta aiheutuvat kulut) b) neuvonta ja ohjaus (esim. neuvontapisteen kulut) c) osallistumismahdollisuuksien tarjoaminen (esim. jäsenille tarjottavan avoimesti käytössä olevan tilan kulut, vapaan kansalaisjärjestötoiminnan yleiset kulut) 4.7.2 Aluetoiminta a) aluehenkilöstö (esim. aluetyöntekijän matkustaminen) b) Jäsenjärjestöjen avustaminen (jäsenjärjestöille suoraan kohdistettava osuus RAY:n yleisavustuksesta) c) järjestöpalvelu (esim. jäsenjärjestöjen ohjauskäyntien kulut) 4.7.3 Hallinto a) toimitila- tai toimistokulut (toimitilasta aiheutuvat vuokrat tai vastikkeet; toimistokuluja ovat myös esim. puhelin-, atk-, sähkö-, leasing-, ja vakuutuskulut) b) luottamusmieshallinto (luottamushenkilöiden kokous ym. kulut) c) taloushallinto (kirjanpito, tilintarkastus ym.) d) verkostoituminen (esim. järjestöjen yhteistoiminnasta aiheutuvat kulut) e) muu (yleishallinto, esim. rekrytointikulut) 4.7.4 Koulutus Jos koulutukset kohdistuvat usealle ryhmälle yhtä aikaa, tilannetta kannattaa selkiyttää Lisäselvitys tai täsmennys -kohdassa. Huomaa, että vapaaehtoisten koulutus ilmoitetaan kohdassa vapaaehtoistyö. 4.7.5 Tiedotus/viestintä Julkaisuilla tarkoitetaan painettuja julkaisuja kuten kirjoja. Aineistot voivat pitää sisällään esimerkiksi painettuja esitteitä, lehtisiä tai monisteita. 4.7.6 Tutkimus/kehittämistoiminta a) kehittämistoiminnan perusrakenteet (esim. kehittämisyksikön kulut) b) järjestön hallinnoimat projektit (omat projektit, joista aiheutuu kuluja yleisavustukseen) c) osallistuminen muihin projekteihin (esim. yleisavustuksella katettava kansallisen rahoituksen osuus EU-hankkeissa) 4.7.7 Vapaaehtoistyö/vertaistoiminta Tässä kohdassa ilmoitetaan myös vapaaehtoisten koulutus (vrt. yllä kohta 4.7.4). 4.7.8 Kansainvälinen toiminta a) Vaikuttaminen kansainvälisissä verkostoissa (esim. kansainvälisen katto-organisaation puheenjohtajuudesta tai jäsenyydestä aiheutuneet kulut) b) Kansainvälisen koulutukset (sekä Suomessa että ulkomailla pidettyjen koulutusten ja seminaarien kulut) 4.7.9 Järjestölähtöinen auttamistyö Järjestölähtöinen auttamistyö tarkoittaa ammattihenkilöstön voimin toteutettua ihmisten auttamista, jossa voi olla mukana myös vapaaehtoisia. Toiminta ei kuulu kuntien lakisääteisiin tehtäviin eikä ole myytävää toimintaa. 9
4. YLEISAVUSTUKSEN (AY) TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3706) 4.7.10 Muu sääntöjen mukainen toiminta Esimerkiksi järjestöille annetut erityistehtävät ovat tällaisia. Lähtökohtaisesti tähän kohtaan voidaan liittää se osa toiminnasta, joka ei luontevasti istu yllä esitettyjen otsikoiden alapuolelle. Sarakkeiden täyttöohje Toiminnan kulut ilman henkilöstökuluja (1000 ) Yleisavustuksen osuus toiminnan kuluista (1000 ) Toiminnan kokonaishenkilöstömäärä, kpl. Yleisavustuksella palkattava henkilöstö, kpl. Ilmoita yhteensä rivillä (ensimmäi senä) tuhansina euroina koko toiminnon tai toiminnan alan kulut ilman henkilöstökuluja. Erittele kulut tarkemmin alariveille. Tarvittaessa voit käyttää desimaalia tarkemman luvun esittämiseksi. Ilmoita yhteensä rivillä tuhansina euroina koko toiminnon tai toiminnan alan ne kulut (ilman henkilöstökuluja), jotka aiotaan rahoittaa RAY:n yleisavustuksella. Erittele kulut tarkemmin alariveille. Tarvittaessa voit käyttää desimaalia tarkemman luvun esittämiseksi. Tässä kohdassa eritellään kohdassa 6 ilmoitettu henkilöstömäärä toiminnoittain. Erittele Yhteensäriville, kuinka monta toimihenkilöä hoitaa järjestössä kyseistä toimintoa/toiminnan alaa. Yhdistä osaaikainen ja eri toimintojen kesken jaettu henkilöstö kokoaikaisiksi toimihenkilöiksi. Erittele henkilömäärät tarkemmin alariveille. Tarvittaessa voit käyttää desimaalia tarkemman luvun esittämiseksi. Tässä kohdassa eritellään kohdassa 6 ilmoitettu yleisavustuksella palkattava henkilöstömäärä toiminnoittain. Erittele yhteensä riville, kuinka monta toimihenkilöä on palkattu RAY:n yleisavustuksella hoitaman kyseistä toimintoa/ toiminnan alaa. Yhdistä osa-aikainen ja eri toimintojen kesken jaettu henkilöstö kokoaikaisiksi toimihenkilöiksi. Erittele henkilömäärät tarkemmin alariveille. Tarvittaessa voit käyttää desimaalia tarkemman luvun esittämiseksi. 10
4. YLEISAVUSTUKSEN (AY) TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3706) Esimerkki hallintokulujen erittelystä Esimerkin järjestössä hallinnon kokonaiskulut ilman henkilöstökuluja ovat 24 000 euroa, joista 22 000 euroa katetaan RAY:n yleisavustuksella. Toiminnan kokonaishenkilömäärä on 5 henkeä. Heidät on kaikki palkattu RAY:n yleisavustuksella. Tarkempi erittely alla kertoo, että esimerkin järjestössä a) Toimitila- ja toimistokulut ovat 16 000 euroa. Niistä 14 000 katetaan RAY:n yleisavustuksella. Kohdassa on ilmoitettu toiminnan kokonaiskulut ilman henkilöstökuluja (palkka ja sivukulut). Toimistohenkilöstön määrä on 5 henkeä, ja heidät kaikki on palkattu RAY:n yleis avustuksella. b) Luottamusmieshallinnon kulut ovat 4 000 euroa. Toiminta rahoitetaan kokonaan RAY:n yleisavustuksella. c) Taloushallinnon kulut ovat 4 000 euroa. Kulut katetaan kokonaan RAY:n yleisavustuksella. 11
4. YLEISAVUSTUKSEN (AY) TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3706) 4.8 Yhteenveto kuluista ja henkilöstömääristä Tässä kohden kootaan yhteen kohdissa 6 ja 7 ilmoitettuja tietoja. Täyttöohjeet riveittäin Toiminnan kulut, (ilman henkilöstökuluja) Laske tähän lomakkeen kohdasta 7 kyseisen otsikon alla olevien kulujen summa. Summa ilmoitetaan sekä kulujen kokonaismäärän että yleisavustuksella katettavien kulujen osalta. Henkilöstökulut, Kulujen kokonaismäärä Katso lomakkeen kohdasta 6 Henkilöstökulut Koko henkilöstö yhteensä -sarakkeen summa ja siirrä tieto tähän kohtaan. Yleisavustuksella katettavat kulut Katso lomakkeen kohdasta 6 Henkilöstökulut RAY:n yleisavustuksella palkattava henkilöstö -sarakkeen summa ja siirrä tieto tähän kohtaan. Kulut yhteensä Laske yhteen sekä kulujen kokonaismäärä että yleisavustuksella katettavat kulut. Kohdassa Yleisavustuksella katettavat kulut yhteensä, ilmoitetaan, paljonko RAY:ltä haetaan yleisavustusta tulevalle vuodelle. Summan tulee täsmätä päälomakkeella (RAY3701) ilmoitetun yleisavustuksen hakusumman kanssa. Henkilöstön määrä, kpl Toiminnan kokonais henkilöstö määrä, kpl Katso lomakkeen kohdasta 6 Henkilöstön määrä Koko henkilöstö yhteensä sarakkeen summa ja siirrä tieto tähän kohtaan Yleisavustuksella palkattava henkilöstö, kpl Katso lomakkeen kohdasta 6 Henkilöstön määrä RAY:n yleisavustuksella palkattava henkilöstö -sarakkeen summa ja siirrä tieto tähän kohtaan 12
4. YLEISAVUSTUKSEN (AY) TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3706) 4.9 Täsmennys tai täydennys toiminnan erittelyyn Jos kohdassa seitsemän tehty erittely vaatii selvennystä tai täydennystä, voit täsmentää sitä. Tätä mahdollisuutta kannattaa käyttää mieluummin laveasti, koska oikeiden ja riittävien tietojen antamisvelvollisuus hakemusvaiheessa on avustuksen hakijan lakisääteinen velvollisuus (avustuslain 5 ). 4.10 Selvitys yleisavustuksella ostettavista palveluista Erittele yleisavustuksella ostettavat palvelut, palvelun tarjoajat ja hinnat. Tyypillisiä ulkoa ostettavia palveluja ovat esimerkiksi kirjanpito, jäsenlehden toimitus, vuokratut henkilöt ja ATK-palvelut. Erittele kohdassa myös kokonaan omassa omistuksessanne olevilta yhtiöiltä ostettavat palvelut. Tähän ei tarvitse luetella pieniä toimistokuluja, koska ne ovat osa hallinnon kuluja. Ulkopuolisiin palveluihin ei kirjata järjestöä välillisesti hyödyttäviä palveluita (jos niistä ei makseta), kuten esimerkiksi vartiointia, jonka ostaa järjestön omistuksessa oleva kiinteistöyhtiö. Leasing-vuokratut järjestötoiminnassa käytettävät laitteet voidaan kirjata kokonaisuutena esimerkiksi tilinpäätöksen liitetiedoista, niitä ei tarvitse eritellä. 4.11 Erittely yleisavustuksella tuetun toiminnan toimitiloista Toimitiloilla tarkoitetaan tiloja, joihin yleisavustuksella tuettu toiminta sijoittuu. Toimipisteitä voi olla useita ja ne voivat olla järjestön omistamia, vuokrattuja tai esim. käyttöoikeuksia yhteistiloihin. 4.12 Perustelu avustuksen tarpeelle Perustele lyhyesti avustuksen tarve ja määrä. Mikäli haettava avustus poikkeaa ohjeellisesta avustussuunnitelmasta, perustele muutokset toiminnassa ja taloudessa. Kohdassa tarkastellaan vain sitä osaa järjestön toiminnasta, jonka kulut rahoitetaan kokonaan tai osin RAY:n yleisavustuksella. 4.13 Liitteet Liitä mukaan toimintasuunnitelma, talousarvio, toimintakertomus ja/tai vuosikertomus, tilinpäätös sekä muut tarpeelliset liitteet, ellei niitä jo aiemmin saman vuonna ole toimitettu RAY:lle. 5. Kohdennetun toiminta-avustuksen (Ak) toiminta selostelomake (RAY3703) 5.1 Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot Täytä järjestön nimi ja RAY:n antama järjestönumero, jos se on tiedossa. Kuvaa lyhyesti toiminto, johon avustusta haetaan. Valitse, onko haettava avustus kokonaan uusi aikaisemmin RAY:n projektiavustusta saanut toiminta aikaisemmin jotakin muuta kuin RAY:n avustusta saanut toiminta toiminta, jolla on rahoituksen jatkosuunnitelma (RAY:n ohjeellinen avustussuunnitelma) Ilmoita myös alue tai paikkakunnat, joilla toiminta toteutetaan toiminnan alkamisajankohta sisällöstä ja taloudesta vastaavien henkilöiden yhteystiedot 5.2 Toiminnan päämäärä ja tavoitteet Muotoile lyhyt, tiivis ja konkreettinen kuvaus toiminnan perustelusta ja päämäärästä. Voit tarpeen mukaan täydentää, konkretisoida tai päivittää aikaisempina vuosina kirjattua toiminnan päämäärää. 13
5. KOHDENNETUN TOIMINTA-AVUSTUKSEN (AK) TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3703) Kuvaa toiminnan päätavoite. Päätavoitetta voi selkeyttää jakamalla sen osatavoitteisiin, jolloin tavoitteiden toteutumista on myös helpompi seurata. Kerro, mitkä seikat toimintaympäristössä perustelevat toimintaa ja sen tavoitteita. Onko esi merkiksi jossakin tarjolla vastaavia toimintoja tai haettavaan toimintaan läheisesti liittyviä toimintoja? Arvioi toiminnan kilpailuvaikutukset. Toiminta vaikuttaa kilpailuun, jos samaa tai vastaavaa toimintaa tarjoavat myös muut toimijat korvausta vastaan. Selkeä kilpailuvaikutus syntyy esimerkiksi tilanteessa, jossa yritys tarjoaa samaa toimintaa markkinahintaan. Mikäli kilpailuvaikutuksista on laadittu ulkopuolisia lausuntoja tai arvioita, liitä ne mukaan hakemukseen. Kerro miten toimintaa ja sen toteuttamista seurataan. Kohdennettua toiminta-avustusta tulee hakea vuosittain. Pitkäkestoisessa toiminnassa on kuitenkin hyvä esittää myös näkymät tuleville vuosille. Kuvaa lopuksi tulevan/seuraavan toimintavuoden tärkeimmät tavoitteet ja toimenpiteet. 5.3 Toiminnan toteuttaminen Kuvaa lyhyesti, miten ja millaisin työmuodoin toiminta toteutetaan. Jos työmuotoja on useita, kuvaa myös, miten eri muodot painottuvat toiminnassa. Kuvaa kaikki toiminnan kohderyhmät ja mahdolliset painotukset ryhmien kesken (mikä on tärkein jne.). Kohderyhmät ovat usein sidoksissa toiminnan toteuttamistapaan ja eri työmuodoilla tavoitetaan eri kohderyhmiä. Kerro haettavan toiminnan nykyiset ja mahdollisesti tulevat yhteistyökumppanit ja niiden roolit. Selvitä lyhyesti, mitä yhteistyö järjestöjen tai muiden hankkeen kannalta olennaisten toimijoiden kanssa on ja miten se aiotaan toteuttaa. Kerro esimerkiksi: Millä konkreettisella, arjessa näkyvällä tavalla yhteistyökumppani osallistuu ko. toimintaan? Osoittaako kumppani toimintaan resursseja? Millä tavalla kumppani hyötyy ko. toiminnasta? Entä kuinka siitä hyödytään laajemmin? Mikä on kumppanin näkemys toiminnan merkityksestä toimintaympäristössä? Mikäli yhteistyökumppaneilta on lausuntoja tai toiminnasta on tehty aiesopimuksia, liitä ne mukaan hakemuksen. Kuvaa tulevan toimintavuoden keskeisimmät viestintätoimenpiteet. Kerro myös, kuinka haettavan toiminnan viestintä on suunniteltu ja kuinka sitä toteutetaan. Erillisen viestintäsuunnitelman voi liittää hakemuksen liitteeksi. Kuvaa toimintaa uhkaavat riskit ja se, kuinka niihin on varauduttu. Riskienhallinnalla varmistetaan, etteivät ennalta odottamattomat asiat pääse estämään toimintaa. Keskeisiä toimenpiteitä ovat merkityksellisten riskien arviointi sekä varautuminen toimenpiteisiin ja korjausliikkeisiin. Riskien arviointia kannattaa tehdä toiminnan etenemisen eri vaiheissa 5.4 Toiminnan tulokset ja vaikutukset RAY kiinnittää yhä vahvemmin huomiota siihen, miten toiminnan tulokset saadaan hyötykäyttöön. Tämä edellyttää usein pitkäjänteistä ja suunnitelmallista työtä ja seurantaa. Jos kyseessä on pitkään jatkunut toiminta, kuvaa jo tähän mennessä aikaansaatuja tuloksia lyhyesti. Toiminnan jatkuessa pidempään on myös hyvä täsmentää ja tarkentaa käsitystä siitä, mitä vaikutuksia toiminnalla tavoitellaan; mihin asiaan on voitu vaikuttaa, missä muutokset näkyvät, miten vaikutukset voitaisiin saada näkyviin tai mitä ovat ne toimintakäytännöt, joiden muuttamiseen tai parantamiseen toiminnalla tähdätään. 5.5 Selvitys toiminnan resursseista ja taloudesta Luettele kohdennetun toiminnan vaatima henkilöstö ja erottele henkilöstö tehtävänimikkeittäin (esim. vastaava ohjaaja, sihteeri, koulutuspäällikkö jne.). Jos samalla nimikkeellä työskentelee useita henkilöitä, merkitse suluissa perään henkilömäärä (esim. sihteeri [2] ). Jos henkilö toimii ainoastaan osittain tässä kohdennetussa toiminnassa, tulee nimikkeen perässä olla merkintä (1/2) tai vastaava jakosuhde. Ilmoita, mikäli toimintaan ostetaan jotain palvelua tai työpanosta ulkopuolelta. Kerro myös, mistä työpanos ostetaan (esim. järjestön tai yrityksen nimi). Ilmoita toiminnasta mahdollisesti saatavat tuotot ja perittävät asiakasmaksut (arvio riittää). 14
5. KOHDENNETUN TOIMINTA-AVUSTUKSEN (AK) TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3703) Mikäli toimintaan on saatu RAY:n avustusta edellisenä avustusvuonna, arvioi aikaisemmalta vuodelta siirtyvä avustusmäärä ja syy avustuksen siirtymiseen. Mikäli kyseessä on aiemmin avustettu toiminta, kerro toiminnan keskeiset muutokset edelliseen vuoteen verrattuna. Mitä aiotaan muuttaa? Miten aiotut muutokset vaikuttavat resursointiin tai muuhun toiminnan järjestämiseen? 5.6 Liitteet 5.6.1 Talousarvioerittely Talousarvio on kohdennetun toiminta-avustushakemuksen pakollinen liite. Talousarviosta on käytävä ilmi toiminnasta aiheutuvat tuotot ja kulut. Mikäli haet avustusta jo meneillään olevaan toimintaan, liitä mukaan myös vertailu kuluneen vuoden toteutuneesta tilanteesta. Erittele tuottoja ja kuluja riittävästi, jotta avustuksen käyttötarkoitus voidaan todentaa talousarviosta vaikeuksitta. Huomaa, että talousarvioon sisällytettävien kulujen on oltava hyväksyttäviä, tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia kuluja (vrt. avustuslain 9-14 ). Kohdennetuissa toiminta-avustuksissa sovelletaan tuottojen ja kulujen osalta erilliskuluperiaatetta. Erilliskuluilla tarkoitetaan kuluja, joita ei syntyisi ilman kyseistä toimintaa. Erillistuotot ovat puolestaan tuottoja, joita ei saataisi ilman kyseistä toimintaa (esim. osallistumismaksut, asiakasmaksut, palvelumaksut, vuokrat ja muut julkiset avustukset, jotka on avustuspäätöksessä kohdennettu samaan toimintaan kuin RAY-avustus). Erityisen tärkeitä budjetoitavia kuluja ovat mm. hankkeesta aiheutuvat hallintokulut, toimitilakulut, matkakulut, RAY-avustuksella katettavat hankinnat, henkilöstökulut ja erilaiset ulkopuolelta ostettavat palvelut. Kaikki sellaiset kulut on eriteltävä, joita voidaan pitää olennaisina hankkeen kokonaiskulut huomioiden. Hyväksyttäviä ovat vain todelliset kulut: sellaiset, jotka tullaan rahalla maksamaan tai joiden maksamiseen on syntynyt velvoite ja jonka määrä pystytään luotettavasti osoittamaan. Esimerkiksi poistot, arvonvähennykset, vuokraarvot eivätkä sellaiset varaukset tai sellaiset laskennalliset erät, jotka eivät perustu jo toteutuneisiin kuluihin tai menetyksiin, eivät ole hyväksyttäviä kuluja. Tilinpäätösvaiheessa kuluksi ja lomapalkkavelaksi kirjattavat henkilöstökulut (palkat ja sivukulut) hyväksytään sen tilivuoden kuluksi, jona ne kuluk sikin kirjataan, vaikka ne maksetaan vasta seuraavana tilikautena, koska niiden maksamiseen on syntynyt lakiin perustuva velvoite. Talousarvio tulee aina laatia suoriteperusteisesti. Huom! Kohdennettua toiminta-avustusta (Ak) ei voi käyttää kattamaan avustusvuotta edeltävän vuoden kuluja. Toiminnan vuosittainen alijäämä on katettava järjestön omista varoista, ellei avustuspäätöksessä toisin mainita. 5.6.2 Muut liitteet Liitä mukaan toimintasuunnitelma, toimintakertomus ja/tai vuosikertomus, tilinpäätös sekä muut tarpeelliset katsomasi liitteet, ellei niitä jo aiemmin saman vuonna ole toimitettu RAY:lle. 6. Investointiavustuksen (B) toimintaselostelomake (RAY3704) 6.1 Hakijan ja hankkeen perustiedot Täytä järjestön virallinen nimi ja RAY:n antama järjestönumero. Jos kyseessä on uusi hakija, joka ei ole aikaisemmin hakenut RAY:ltä avustusta, voit jättää kohdan täyttämättä. RAY antaa hakijalle järjestönumeron, kun hakemus on kirjautunut RAY:n tietojärjestelmään. Muotoile lyhyt, tiivis ja konkreettinen kuvaus järjestön toiminta-ajatuksesta tai missiosta. Lähtökohta kuvaukselle ovat yhdistyksen säännöt. Kuvaa myös itse hanke eli se käyttötarkoitus, johon investointiavustusta RAY:ltä haetaan. RAY ei avusta investointia yhdellä kertaa vaan jaksottaa avustettavista kustannuksista lasketun 15
6. INVESTOINTIAVUSTUKSEN (B) TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3704) avustuksen yleensä useammalle vuodelle. Tällöin jatkorahoitusta tulee hakea niin monta kertaa, että hanke tulee avustusprosentin mukaisesti avustetuksi. Rastita tässä kohden, onko kyseessä uusi hanke, johon ei vielä ole myönnetty RAY:n investointiavustusta vai hanke, johon on vähintään kerran jo myönnetty avustusta. Kohdenumero B on numero, jonka RAY on antanut haetulle investointikohteelle. Jos RAY ei ole antanut vielä kohdenumeroa, jätä kohta täyttämättä. 6.1.1 Omistusmuoto Jos kyseessä on hakijan omaan omistukseen tuleva kohde, rastita kohta oma tai jos kyseessä on vuokra- tai leasingkohde, rastita kohta vuokrakohde. Vuokrakohteen omistaja on se taho, jolta kohde aiotaan vuokrata. Vuokra-aika kertoo vuokrakohteen jäljellä olevan vuokra-ajan vuosina. Jos investointikohde sijaitsee yhtiössä, valitse, onko kyseessä asunto-osakeyhtiö vai kiinteistöyhtiö ja ilmoita hakijan prosentuaalinen osuus yhtiöstä, jossa investointikohde sijaitsee. 6.1.2 Muita perustietoja Täytä kohtaan hankkeen toteutuspaikkakunta se kunta tai kaupunki, jossa investointikohde sijaitsee. Aloittamisajankohta on se ajankohta, jolloin hanke on suunniteltu aloitettavaksi ja päättymisajankohta, jolloin koko hankkeen on suunniteltu valmistuvan. Anna hankkeen toteutuksesta ja sisällöstä sekä hankkeen taloudesta vastaavien ihmisten yhteyshenkilöt ja yhteystiedot. 6.2 Kuvaus investointihankkeesta Perustele tässä kohden hankkeen toteutus RAY:lle: miksi hanke pitää toteuttaa, mitä hyötyjä sillä saadaan aikaiseksi ja mitä hyötyä siitä on hankkeen kohderyhmälle. Kerro myös, onko investointitarpeen taustalla nykyisten toimintojen kasvu, uusia toimintoja tai muutoksia toimintaympäristössä. Selvitä ne käyttäjät/käyttäjäryhmät, jotka tulevat käyttämään suunniteltua investointia sekä ne toiminnat, joita kyseinen investointihanke palvelee. Seuraavista kolmesta kohdasta valitse täytettäväksi investointihankkeen luonteen mukaan joko yksi tai useampi kohta: 6.2.1 Toimisto/toimintatilat, kohta 6.2.2 Asunnot tai kohta 6.2.3 Käyttöomaisuushankinnat. 6.2.1 Toimisto-/toimintatilat Rastita, onko kyseessä toimitilojen hankinta, rakentaminen, peruskorjaus vai laajennus. Voit rastittaa tarvittaessa useamman kohdan. Hankkeen sisältämät toimisto- ja toimintatilat toiminnoittain Kokoa tähän kohtaan yhteen huonetilaohjelmassa ilmoitetut toimisto- ja toimintatilat päätoiminnoittain. Avustettava hyötyala Ilmoita tässä kohden se osa hankkeen hyötyalasta, jonka katsot kuuluvan RAY:n investointiavustuksen piiriin. Kyseessä on hyötyalan määritelmän mukainen pinta-ala päätoiminnoittain. Ei avustettava hyötyala Ilmoita tässä kohden se osa hankkeen hyötyalasta, jonka et katso kuuluvan RAY:n investointiavustuksen piiriin. Kyseessä on hyötyalamääritelmän mukainen pinta-ala päätoiminnoittain. Avustettavat kustannukset Ilmoita tässä RAY:n avustamaksi katsomasi hyötyalamääritelmän mukaisen pinta-alan investointikustannukset. Ei avustettavat kustannukset Ilmoita tässä se osa hankkeen hyötyalan investointikustannuksista, joiden et katso kuuluvan RAY:n investointiavustuksen piiriin. 6.2.2 Asunnot Rastita, onko kyseessä asuntojen hankinta, rakentaminen, peruskorjaus vai laajennus. Voit rastittaa tarvittaessa useamman kohdan. Käyttäjäryhmä Ilmoita se käyttäjäryhmä tai ne käyttäjäryhmät, joille asunnot suunnitellaan (esim. nuoriso, ikäihmiset, kehitysvammaiset tms.) 16
6. INVESTOINTIAVUSTUKSEN (B) TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3704) Asuntojen lukumäärä Ilmoita tässä asuntojen lukumäärä käyttäjäryhmittäin. Asuntojen pinta-alat (asm2) Ilmoita tässä asuntojen yhteenlaskettu pinta-ala käyttäjäryhmittäin. Asuntojen kustannukset Ilmoita asuntojen yhteenlasketut kustannukset (tuhansina euroina, t ) käyttäjäryhmittäin. Asuntojen neliöhinta ( /asm2) Ilmoita asuntojen keskimääräinen neliöhinta (investointikustannukset/asuinpinta-ala) käyttäjäryhmittäin. Asuntojen sosiaalitekniikan kustannukset Mikäli rakennushankkeeseen liittyy tukiasuntoja, rakennuskustannusten hyväksyttämisen yhteydessä hakijalla on mahdollisuus irrottaa asuntoihin liittyvät sosiaalitekniikan kustannukset asuntojen rakennuskustannuksista ja esittää ne RAY:n avustettavaksi asuntoja suuremmalla avustusprosentilla. Sosiaalitekniikan avulla pyritään tukemaan kotona asumista, lisäämään turvallisuutta ja turvallisuuden tunnetta. RAY:n avustus sosiaalitekniikkaan voi olla enintään 70 % hyväksytyistä kustannuksista. Avustettavia voivat olla: asuntojen invavarustus tukikaiteet asuntopuolen käytävillä asuntojen keittiöiden ja wc-tilojen erityisvarusteiden ja kalusteiden lisäkustannukset turvapuhelin ja siihen liittyvät atk-järjestelmät turvavalaistusjärjestelmät paloilmoitus- ja -sammutusjärjestelmät porttipuhelinjärjestelmät ovien sähköinen lukitusjärjestelmä automatiikalla avautuvat pääovet passiiviset hälytysjärjestelmät Merkitse viimeiseen sarakkeen asuntojen toteutustapa: hankinta = H rakentaminen = R peruskorjaus = Pk laajennus = L Yhteensä Ilmoita tässä kohden asuntojen lukumäärä yhteensä, asuntojen kokonaispinta-ala yhteensä, asuntojen investointikustannukset yhteensä, asuntojen keskimääräinen asuinneliöhinta sekä asuntojen sosiaalitekniikan kustannukset yhteensä. 6.2.3. Käyttöomaisuushankinnat: Irtaimisto ja ict-ratkaisut Käyttöomaisuushankintoja ovat esimerkiksi toimisto- ja toimintatilojen ir-taimisto (työpöydät ja -tuolit, irtaimet koneet, kojeet ja laiteet) sekä ict-hankinnat (tietokoneohjelmistot ja laitteet). Asuntojen irtaimistohankintoja RAY ei avusta, koska asukkaat hankkivat itse omat huonekalunsa. Kustannukset Ilmoita tässä kohden irtaimiston ja ict-ratkaisujen kustannukset Yhteensä Ilmoita tässä hankinnan eri osatekijöiden kustannukset yhteensä. 6.3 Yhteenveto hankkeen menoista ja rahoituksesta Kokoa yhteen tilojen, sosiaalitekniikan, käyttöomaisuushankintojen tai tontin hankintakustannus tai vaihtoehtoisesti rakennuspaikan rakennusaikainen vuokrakustannus. 6.3.1 Rahoituksen erittely Jaa tässä kohdassa mainittujen osatekijöiden kustannukset omalla rahalla rahoitettavaan osuuteen, RAY:n avustusosuuteen, muihin mahdollisesti saataviin julkisiin avustuksiin, rahoituslaitoksen lainaosuuteen sekä muhin rahoitusosuuksiin (esim. yksityiset avustukset). 6.3.2 Avustusosuus Arvioi tässä kohden RAY:n prosentuaalinen avustusosuus hankkeen eri osatekijöille. 6.3.3 Yhteensä Laske yhteen kustannukset ja eri rahoituseritte lyn osat. RAY:n rahoittamaksi avustusosuus pro sentiksi kirjataan keskimääräinen avustus prosentti. 17
7. UUDEN PROJEKTIAVUSTUKSEN (CI, CK) TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3705) 6.4 Yksikössä toimivan henkilö kunnan määrä toiminnoittain Ilmoita henkilökunnan määrä eriteltynä toiminnoittain nykytilanteessa sekä hankkeen valmistuttua. Yhteensä-riville summaa henkilökunnan määrä nykytilanteessa ja hankkeen valmistuttua. 6.5 Yksikössä toimivat muut toimijat Erittele yksikössä toimivat muut toimijat tai palveluntuottajat sekä heidän henkilökuntamääränsä. 6.6 Hankkeen toimintaympäristö Kuvaa paikkakunnan muut vastaavat toimijat ja/ tai yksiköt sekä heidän toimialueensa ja toimintonsa. Kerro myös, mitkä asiat puoltavat hankkeen sijoittumista kyseiselle paikkakunnalle 6.7 Investointikohteen tuloksena syntyvän toimintayksikön arvioidut käyttökulut ja -tuotot Erittele toiminnoittain toimintayksikön käyttökulut ja toimintayksikön arvioidut tuotot tuhannen euron tarkkuudella. 7. Uuden projektiavustuksen (Ci, Ck) toimintaselostelomake (RAY3705) 7.1 Projektin perustiedot Täytä järjestön nimi ja RAY:n antama järjestönumero, mikäli se on tiedossasi. Anna projektille lyhyt ja kuvaava nimi. Valitse ruksaamalla, haetko avustusta innovatiivinen kehittämisprojektiin (Ci) vai käynnistämis- tai muuhun projektiin (Ck). Ilmoita lomakkeella projektihakemuksesta vastaava henkilö sekä projektin taloudesta vastaavien henkilöiden nimet ja määrittele projektin toteutuspaikkakunta. Projektin alkamis- ja päättymisajankohdat on tarkoituksenmukaista ilmoittaa muodossa kuukausi/vuosi (esim. 04/2011). 7.2 Projektin perustelu Muotoile lyhyt ja tiivis kuvaus siitä, mitkä asiat ovat vaikuttaneet projekti-idean syntymiseen. Jos haet avustusta Ci-projektiin, erittele ja perustele erikseen myös se, mikä tekee projektista innovatiivisen. Kuvaa myös muut alueen vastaavat toiminnat ja niiden yhteys nyt haettavaan hankkeeseen. Kerro, mitkä ovat toimialan nykyiset haasteet ja järjestönne aikaisempi perehtyneisyys aihepiiriin. Perustele, miksi juuri teidän järjestönne tulisi toteuttaa kyseinen hanke. 7.3 Projektin tavoitteet Kuvaa projektin päätavoite. Päätavoite on hankkeen keskeisin tavoite, joka yleensä kattaa koko hankekauden. Projektilla voi olla myös ala- ja vaihetavoitteita, jotka on jaettu eri vuosille tai muutoin sopiville aikajaksoille. Kuvaa tässä kohdassa myös, miten projektin etenemistä ja tavoitteiden toteutumista aiotaan seurata. Vaihetavoitteita asetettaessa kannattaa määritellä ja kuvata seurantaindikaattorit, jotka kertovat, eteneekö projekti kohti asetettuja tavoitteita vai ei. Seurannalla hankittavaa tietoa voidaan hyödyntää monin tavoin; projektin ohjaamisessa kohti tavoitetta, projektin prosessien kehittämisessä, projekti- ja emo-organisaation oppimisessa tai raportoinnissa ulkopuolisille tahoille kuten rahoittajille. Seuranta tuottaa myös tietoa arvioinnin pohjaksi (ks. arvioinnista tarkemmin kohdassa 5.1). 7.4 Projektin toteutus Kerro tiivistetysti, kuinka hanke aiotaan toteuttaa. Erittele mahdollisesti eri vuosille suunnitellut toteuttamiskeinot ja niiden painotukset. Huomaa, että liitteeksi tulevaan talousarvioerittelyyn on hyvä lisätä lyhyesti kunkin vuoden sisällölliset painotukset. 18
7. UUDEN PROJEKTIAVUSTUKSEN (CI, CK) TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3705) 7.4.1 Kohderyhmä Kuvaa projektin kohteena olevat ryhmät ennen kaikkea ne, joiden oletetaan hyötyvän hankkeesta eniten. Kerro myös, jos kohderyhmän ja valitun toteutustavan suhteen on olemassa erityisperusteluja. Jos myös muut ryhmät voivat hyötyä hankkeesta suoraan tai välillisesti, kuvaa myös kokonaiskohderyhmä ja se, mihin osaan siitä halutaan vaikuttaa. Kerro myös, jos aikataulutuksella on vaikutusta siihen, mitä ryhmiä projektin aikana voidaan tavoittaa. Liitteeksi voi lisätä mahdollisen toimintaprosessikaavion, mistä ilmenevät toteutuksen vaiheen esim. kohderyhmittäin. 7.4.2 Yhteistyö Selvitä lyhyesti, miten yhteistyö järjestöjen tai muiden hankkeen kannalta olennaisten toimijoiden kanssa on ja miten se aiotaan toteuttaa. Kerro esimerkiksi: Millä konkreettisella, arjessa näkyvällä tavalla yhteistyökumppani toimii ko. hankkeessa. Mikä on kumppanin osuus hankkeen saattamiseksi onnistuneeseen lopputulokseen? Millaisella aikataululla kumppani osoittaa hankkeeseen mahdollisia resursseja (esim. koko hankkeen ajan, alussa/lopussa tms.).? Millä tavalla kumppani hyötyy ko. projektista? Entä kuinka siitä hyödytään laajemmin? Mikä on kumppanin näkemys siitä, mikä muuttuu tämän hankkeen ansiosta ja miten hanke juurtuu toimintaympäristöön? 7.4.3 Viestintä Kuvaa lyhyesti projektin viestintätoimenpiteet. Viestintä on keskeistä projektin tulosten hyödyntämisen ja juurruttamisen näkökulmasta. 7.4.4 Riskienhallinta Kuvaa projektin riskit sekä toimenpiteet, joilla niitä hallitaan hankkeen aikana. Riskienhallinnalla varmistetaan, etteivät ennalta odottamattomat asiat pääse estämään projektin etenemistä kohti tavoitteita. Riskienhallinnan keskeisiä toimenpiteitä ovat projektin kannalta merkityksellisten riskien arviointi sekä varautuminen toimenpiteisiin ja korjausliikkeisiin. Riskien arviointia kannattaa tehdä käynnistysvaiheen lisäksi projektin etenemisen eri vaiheissa. Esimerkiksi riittävän dokumentoinnin ja sopimusten puuttuminen voi olla hankkeen kannalta etenemisen huomattava riski. 7.5 Projektin tulokset ja vaikutukset 7.5.1 Tuotokset ja tulokset Kerro, mitä tuotoksia ja tuloksia projektilla tavoitellaan. Tuotokset ovat projektin aikana syntyneitä konkreettisia oheistuotteita. Ne voivat olla esimerkiksi julkaisuja, materiaaleja tai tilaisuuksia. Projektin tavoitteiden saavuttaminen puolestaan konkretisoituu tuloksissa. Tulokset kuvaavat sitä, minkälaisia aikaansaannoksia hankkeella tavoitellaan. Tuloksena voi olla esimerkiksi kehi tetyn toimintamallin käyttöönotto järjestössä tai tiettyjen palveluiden saaminen kohderyhmän ulottuville. 7.5.2 Vaikutukset Jo projektisuunnitelmassa tulee hahmotella ja hankkeen edetessä täsmentää käsitystä siitä, mitä ovat ne laajemmat yhteiskunnalliset vaikutukset, joita projektilla tavoitellaan; minkä pitäisi muuttua, missä muutokset näkyvät, miten vaikutukset voitaisiin saada näkyviin tai mitä ovat ne toimintakäytännöt, joiden muuttamiseen tai parantamiseen projektilla tähdätään. 7.5.3 Tulosten ja vaikutusten arviointi Kuvaa tässä kohden, miten järjestönne aikoo arvioida projektin tuloksia ja onnistumista. Arviointi voidaan organisoida ja toteuttaa monin tavoin, esimerkiksi itsearviointina (projektin omana työnä), projektin emo-organisaation asiantuntijoiden sisäisenä arviointina, ulkopuoliselta asiantuntijataholta tilattuna ulkoisena arviointina tai oman ja ulkopuolisen osaamisen erilaisina yhdistelminä. 7.5.4 Tulosten juurruttaminen Projektien rahoituksessa yhä suurempi huomio kohdistuu siihen, miten kehittämistyön tulokset saadaan hyötykäyttöön ja juurrutettua toiminnaksi. Tämä edellyttää useimmiten pitkäjänteistä ja suunnitelmallista työtä jo projektin alkuvaiheista lähtien toiminnan varmistamiseksi RAY:n avustamisen jälkeen. Selvitä tässä kohden, miten projektin tuloksia ja kokemuksia aiotaan hyödyntää projektikauden jälkeen. 19
8. KÄYNNISSÄ OLEVAN PROJEKTIN (C) TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3707) 7.6 Projektin resurssit Kuvaa projektiin palkattava henkilöstö ja muut resurssit. Henkilöstön osalta kerro mahdollinen koulutusvaatimus tai -taso. Kuvaa hankkeen tilavaatimus sekä hakijan mahdollinen oma resursointi hankkeeseen. Kerro tässä kohtaa esim. kuntien osoittamat resurssit hankkeeseen. Kuvaa myös muu hankkeelle haettu rahoitus. Jos päätöstä muusta rahoituksesta ei vielä ole tullut, mainitse ajankohta milloin hakemus on jätetty sekä muun rahoittajatahon yhteyshenkilö. 7.7 Liitteet 7.7.1 Talousarvioerittely Hakemuksen liitteeksi edellytetään vuosikohtaisesti eritelty talousarvio, johon on lyhyesti kuvattu myös vuosittaiset toiminnalliset sisällöt ja tavoitteet. Talousarvio tulee laatia eriteltynä hankevuosien mukaan. Lisäksi liitteeseen tulee tehdä lyhyt luettelomainen kuvaus kunkin projektivuoden aikana toteutettavista asioista. 7.7.2 Hankesuunnitelma Kaikkien Ci- sekä laajojen Ck-projektien liitteeksi on liitettävä lomakkeen RAY3705 lisäksi myös erillinen, yksityiskohtaisempi projektisuunnitelma. 8. Käynnissä olevan projektin (C) toimintaseloste lomake (RAY3707) Mikäli projekti etenee RAY:lle esitetyn suunnitelman ja talousarvion mukaisesti, kuvaa lomakkeella lyhyesti, miten projektia on kuluvan vuoden aikana (edellisen hakemusvaiheen jälkeen) viety eteenpäin. Jos hankkeen toteu tuksessa on poikettu suunnitellusta, selvitä ja perustele muutokset yksityiskohtaisesti. 8.1 Projektin perustiedot Täytä järjestön nimi ja RAY:n antama järjestö - nu mero, projektin nimi sekä RAY:n antama kohdenumero. Anna myös projektin toteuttamisesta sekä taloudesta vastaavien yhteyshenkilöiden tiedot. Määrittele projektin toteutuspaikkakunta tai -alue sekä alkamis- ja päättymisajankohta. Alkamisja päät tymisajankohdat on tarkoituksenmukaista ilmoit taa muodossa kuukausi/vuosi (esim. 04/2010). 8.2 Projektin toteutus ja eteneminen Valitse ruksaamalla Eteneekö hanke alkuperäisen hankesuunnitelman ja talousarvion mukaisesti? Onko hankkeen toteutukseen tehty muutoksia, mutta ne eivät vaikuta hankesuunni telmassa esitettyihin tavoitteisiin tai talousarvioon? Onko hankkeen toteutukseen on tehty muutoksia, jotka vaikuttavat talousarvioon ja edelleen RAY:n ohjeelliseen avustussuunnitelmaan? Selvitä lomakkeella tarkemmin, jos projektin pää-, osa- tai vaihetavoitteisiin on tehty muutoksia tai jos projektin toteutuksessa on tapahtunut muutoksia (vrt. alkuperäinen projektisuunnitelma). 8.2.1 Yhteistyö Selvitä lyhyesti, miten projektin toteuttamisen ja onnistumisen kannalta olennainen yhteistyö on kuluvan vuoden aikana toteutunut verrattuna suunniteltuun. Toimiva yhteistyö ja toimivat verkostot ovat usein liitoksissa projektin onnistumiseen ja tulosten juurtumiseen. 8.2.2 Viestintä Kuvaa lyhyesti ne toimenpiteet, joita on tehty projektin ulkoisen viestinnän saralla. Ulkoinen viestintä on keskeistä projektin tulosten hyödyntämisen ja juurruttamisen näkökulmasta. 8.2.3 Riskien hallinta Kuvaa lyhyesti toimenpiteet, joita kuluvan vuoden aikana on tehty projektin riskien hallitsemiseksi. Riskienhallinnalla varmistetaan, etteivät ennalta odottamattomat asiat pääse estämään projek- 20
8. KÄYNNISSÄ OLEVAN PROJEKTIN (C) TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3707) tin etenemistä kohti tavoitteita. Riskienhallinnan keskeisiä toimenpiteitä ovat projektin kannalta merkityksellisten riskien arviointi sekä varautuminen toimenpiteisiin ja korjausliikkeisiin. Riskien arviointia kannattaa tehdä käynnistysvaiheen lisäksi projektin etenemisen eri vaiheissa. 8.3 Projektin seuranta ja arviointi Esitä tiivis kuvaus vuoden aikana toteutetuista seurannan ja arvioinnin toimenpiteistä. Prosessiarviointi on kehittämisen tuki ja työkalu; se voi kohdistua esimerkiksi projektin kokonaisuuteen tai sen johonkin osaan tai vaiheeseen, projektin prosessien tai etenemisstrategioiden arviointiin, tuloksellisuuteen, laatuun tai tehokkuuteen. Seurannalla hankittavaa tietoa voidaan hyödyntää monin tavoin; projektin ohjaamisessa kohti tavoitetta, projektin prosessien kehittämisessä, projekti- ja emo-organisaation oppimisessa tai raportoinnissa ulkopuolisille tahoille kuten rahoittajille. Seuranta ja arviointi voidaan organisoida ja toteuttaa monin tavoin, esimerkiksi itsearviointina (projektin omana työnä), projektin emo-organisaation asiantuntijoiden sisäisenä arviointina, ulkopuoliselta asiantuntijataholta tilattuna ulkoisena arviointina tai oman ja ulkopuolisen osaamisen erilaisina yhdistelminä. 8.4 Projektin vaihetavoitteiden saavuttaminen Kuvaa tässä kohden, miten projekti on edennyt suhteessa hankesuunnitelmassa esitettyihin tavoit teisiin. Projektityötä voidaan tehostaa vaiheistamalla tavoitteet ja jakamalla ne eri vuosille tai muutoin sopiville aikajaksoille. Mikäli tavoitteiden vaiheistusta ei ole tehty, vaiheistus kannattaa toteuttaa kun asetetaan seuraavan vuoden tavoitteita. Vaihetavoitteita asetettaessa kannattaa määrittää myös seurantaindikaattorit, jotka kertovat, eteneekö projekti kohti asetettuja tavoitteita vai ei. 8.5 Projektin seuraavan vuoden keskeisimmät tavoitteet Kuvaa seuraavan projektivuoden välitavoitteet, jotka vievät projektia haluttuun suuntaan. Tavoitteille kannattaa määrittää myös seurantaindikaattorit, jotka osoittavat, onko välitavoitteet saavutettu. 8.6 Projektin tulosten ja vaikutusten varmistaminen Kirjaa tiivistetysti keskeisimmät toimenpiteet, joilla tulosten juurruttamiseen on kuluvan vuoden aikana valmistauduttu. Projektien rahoituksessa yhä suurempi huomio kohdistuu siihen, miten kehittämistyön tulokset saadaan hyötykäyttöön ja juurrutettua toiminnaksi. Tämä edellyttää useimmiten pitkäjänteistä ja suunnitelmallista työtä jo projektin alkuvaiheista lähtien. Projektin edetessä on hyvä täsmentää ja tarkentaa käsitystä siitä, mitä ovat ne vaikutukset, joita projektilla tavoitellaan; minkä pitäisi muuttua, missä muutokset näkyvät, miten vaikutukset voitaisiin saada näkyviin tai mitä ovat ne toimintakäytännöt, joiden muuttamiseen tai parantamiseen projektilla tähdätään. 8.7 Resurssimuutokset Kuvaa projektin henkilöstössä tai muissa resursseissa tapahtuneet muutokset suhteessa RAY:lle esitettyyn projektisuunnitelmaan. Muutokset voivat olla kuluvan vuoden aikana jo tapahtuneita tai sellaisia, jotka toteutuvat tai on toteutettava sen vuoden aikana, jolle avustusta haetaan. Erityisesti muutokset, joilla on vaikutusta projektin talousarvioon, on tarpeen eritellä ja perustella tavoitteiden saavuttamisen kannalta. 8.8 Laskelma aiemmin myönnetystä avustuksesta Tässä kohdassa lasketaan arvio siirtymässä olevasta avustussummasta seuraavalle vuodelle. 1. Merkitse ensimmäiselle riville se avustus, joka projektiin on kuluvalle vuodelle myönnetty. 2. Merkitse toiselle riville se avustuksen määrä, joka edellisvuoden avustuksesta mahdollisesti on siirtynyt käytettäväksi kuluvana vuonna (avustusten käyttöaika on kaksi vuotta). 21
8. KÄYNNISSÄ OLEVAN PROJEKTIN (C) TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3707) 3. Edellisten lukujen summa muodostaa rivillä kolme avustusmäärän, joka on käytettävissä kuluvana vuonna. 4. Kirjaa kuluvan vuoden avustusmäärästä elokuun loppuun mennessä käytetty avustus. 5. Kirjaa tämän jälkeen arvio projektin kuluista ajanjaksolla 1.9. 31.12. 6. Vähennä kuluvana vuonna käytettävissä olevasta avustusmäärästä (rivin 3 summa) elokuun loppuun mennessä käytetty avustus (rivi 4) sekä arvio kuluista jaksolla 1.9. 31.12 (rivi 5). Tuloksena tulee arvio siirtyvästä avustuksesta tulevalle vuodelle. Siirtyvä avustus huomioidaan, kun seuraavan vuoden avustusta mitoitetaan. 8.9 Selvitys talousarvion tai rahoituslaskelman muutoksista Jos talousarviossa on tapahtunut muutoksia, kirjaa tähän täsmennykset, lisäkommentit tai perustelut talousarvioerittelyn lukuihin. Muutoksia voivat olla esimerkiksi tiedot uusista rahoituslähteistä tai muiden rahoittajien päätöksistä. 8.10 Liitteet Kirjaa lopuksi, mitä liitteitä hakemuksen kuuluu. 8.10.1 Talousarvioerittely Talousarvioerittely on hakemuksen pakollinen liite. Mikäli talousarvioon ei ole tehty muutoksia, erittele projektin kulut siltä vuodelta, jolle avustusta haetaan. Mikäli talousarvioon on tehty muutoksia, täytä kulu- ja rahoitustiedot avustusvuoden lisäksi myös tulevilta vuosilta. Mikäli projektiin aiemmin myönnetystä avustuksesta osa siirtyy käytettäväksi seuraavana vuonna, merkitse siirtyvän avustuksen määrä talousarvioerittelyyn. Ilmoita talousarviossa myös erikseen se avustussumma, jota tulevalle vuodelle RAY:ltä haetaan. 22