TILALIIKELAITOKSEN VIESTINTÄSUUNNITELMA 22.11.2017
1 Sisällys 1. Johdanto... 2 2. Tilaliikelaitoksen strategia... 2 3. Viestinnän pääpainopisteet... 2 4. Viestinnän tavoitteet... 2 5. Kriisiviestintä... 3 6. Viestinnän vastuuhenkilöt... 3 7. Kohderyhmät... 3 7.1 Sisäinen viestintä... 3 7.2 Ulkoinen viestintä... 4 8. Sisäisen viestinnän vastuut, keinot ja kanavat, seuranta ja jatkuva kehittäminen... 4 8.1 Sisäisen viestinnän vastuut, keinot ja kanavat... 4 8.2 Sisäisen viestinnän seuranta ja jatkuva kehittäminen... 5 9. Ulkoisen viestinnän vastuut, keinot ja kanavat, seuranta ja jatkuva kehittäminen... 5 9.1 Ulkoisen viestinnän vastuut, keinot ja kanavat... 5 9.2 Ulkoisen viestinnän seuranta ja jatkuva kehittäminen... 6 LIITTEET... 6
2 1. Johdanto Tämän viestintäsuunnitelman tavoitteena on tukea ja ohjata Tilaliikelaitoksen ulkoista ja sisäistä viestintää. noudattaa kaikessa viestinnässään Rovaniemen kaupungin viestintäohjelmaa, jonka kaupunginhallitus on hyväksynyt kokouksessaan 28.11.2016 485. Viestinnän päätavoite on lisätä kaikin tavoin Tilaliikelaitoksen kohderyhmien tiedonsaantia ja osallistumista. Viestintäsuunnitelmaa päivitetään vuosittain. Jokainen viestinnästä vastaava toteuttaa viestintää laaditun suunnitelman mukaisesti eikä siitä saa poiketa. 2. Tilaliikelaitoksen strategia omistaa pääosan Rovaniemen kaupungin omassa toiminnassaan tarvitsemista tiloista. Tavoitteena on tarjota toimivat, viihtyisät ja turvalliset toimitilat Rovaniemen kaupungin toimintoja varten. Tilaliikelaitoksen rooli kaupungin perustehtävän toteuttamisessa ja tavoitteen saavuttamisessa on varsin merkittävä. vastaa omistamastaan rakennusomaisuuden kehittämisestä ja ylläpidosta sekä hyvästä vuokrausasteesta. vastaa myös investointi- ja peruskorjausohjelmiin sisältyvien kohteiden rakennuttamisesta kaupunginvaltuuston hyväksymän investointiohjelman mukaisesti. 3. Viestinnän pääpainopisteet on asiantuntijaorganisaatio, jonka tehtävänä on tukea Rovaniemen kaupunkia saavuttamaan omat kaupunkistrategiassa määritellyt tavoitteensa alueen elinvoimaisuus yritysten kilpailukyky asukkaiden hyvinvointi ja viihtyisä kaupunkiympäristö. käyttää viestinnässään selkeää ja ymmärrettävää kieltä huomioimalla kohderyhmien erilaiset tarpeet. 4. Viestinnän tavoitteet Tilaliikelaitoksen viestintä on ennakoivaa, avointa, tasapuolista ja tosiasioihin perustuvaa. Viestintää toteutetaan siten, että viesti tavoittaa kohderyhmän oikeaan aikaan. Viestintä on oikea-aikaista ja järjestelmällistä. Keskeisimmät säännölliset viestintäajankohdat on kirjattu viestinnän vuosikelloon.
3 5. Kriisiviestintä Kriisiviestinnän avulla tavoitetaan kohderyhmä nopeasti. Mahdollisia kriisitilanteita ovat: äkilliset ja ennalta arvaamattomat häiriöt infrastruktuurissa (lämmön-, sähkön- ja vedenjakelun keskeytykset) tulipalot onnettomuudet. Jokaisessa Tilaliikelaitoksen omistamassa rakennuksessa on lakisääteinen palo- ja pelastussuunnitelma, jossa on määritelty vastuuhenkilö (esim. koulun rehtoti) ja toimintaohje kriisitilanteen sattuessa. Tämän lisäksi Tilaliikelaitoksen omassa valmiussuunnitelmassa on selkeä viestintäohjeistus. 6. Viestinnän vastuuhenkilöt Tilaliikelaitoksen johtaja vastaa Tilaliikelaitoksen kokonaisviestinnästä sekä siitä, että viestintä on linjassa kaupungin tavoitteiden kanssa ja tukee kaupungin strategian toteutumista. Tilaliikelaitoksen johtajan poissa ollessa viestinnästä vastaa hänen sijaisensa. Jokainen työntekijä on viestijä omassa työroolissaan. Vastuu hyvästä viestinnästä on jokaisella Tilaliikelaitoksen työntekijällä. 7. Kohderyhmät 7.1 Sisäinen viestintä Sisäinen viestintä on vuorovaikutuksellista ja tukee henkilöstön työhyvinvointia. Tilaliikelaitoksen sisäisen viestinnän keskeisimmät kohderyhmät ovat: Tilaliikelaitoksen henkilöstö Yksiköiden vastuuhenkilöt (toimialajohtajat, palvelualuepäälliköt, koulujen rehtorit, päiväkotien johtajat ja muut yksiköiden vastuuhenkilöt) Kaupungin johtoryhmä Liikelaitoksen johtokunta Konsernikokous Yhteistyötoimikunta Sisäiset yhteistyökumppanit (työsuojeluvaltuutetut, rakennusvalvonta, ruoka- ja puhtauspalvelut ja ympäristöterveydenhuolto) Luottamushenkilöt
4 7.2 Ulkoinen viestintä Tilaliikelaitoksen ulkoisen viestinnän keskeisimmät kohderyhmät ovat: Tilojen käyttäjät Kuntalaiset Media Luottamushenkilöt Ulkoiset yhteistyökumppanit (rakennusliikkeet, suunnittelutoimistot ja muut asiantuntijaorganisaatiot; AVI ja ELY sekä muut viranomaiset ja yhteistyökumppanit) 8. Sisäisen viestinnän vastuut, keinot ja kanavat, seuranta ja jatkuva kehittäminen 8.1 Sisäisen viestinnän vastuut, keinot ja kanavat Tilaliikelaitoksen oma henkilöstö on sisäisen viestinnän tärkein kohderyhmä. Tärkein sisäisen viestinnän keino on toimiva henkilöstöjohtaminen ja hyvä esimiestyö. Tilaliikelaitoksen organisaation mukaisesti sisäisen viestinnän ylin vastuuhenkilö on Tilaliikelaitoksen johtaja. Yksiköiden päälliköt tukevat omalla toimialaosaamisellaan johtajan viestintää ja vastaavat oman yksikkönsä sisäisestä viestinnästä. Sisäisen viestinnän kohderyhmän tarpeet määrittävät kulloinkin valittavan kanavan: sähköposti, säännölliset työpaikka- ja muut henkilöstöpalaverit, Lanssi-intranet -palvelu, IMS-toimintajärjestelmä ja tiedote Kuva. Tilaliikelaitoksen sisäisen viestinnän vuosikello.
5 8.2 Sisäisen viestinnän seuranta ja jatkuva kehittäminen Tilaliikelaitoksen henkilöstölle toteutetaan vuosittain palautekysely (esimerkiksi työhyvinvointikysely), jolla mitataan sisäisen viestinnän ja johtamisen vaikuttavuutta. Myös muille sisäisille kohderyhmille suunnataan vuosittainen palautekysely. Molempien kyselyiden tuloksia hyödynnetään sisäisen viestinnän kehittämisessä. 9. Ulkoisen viestinnän vastuut, keinot ja kanavat, seuranta ja jatkuva kehittäminen 9.1 Ulkoisen viestinnän vastuut, keinot ja kanavat Tilaliikelaitoksen johtaja vastaa ulkoisesta viestinnästä. Johtajan ollessa poissa ulkoisesta viestinnästä vastaa hänen sijaisensa. Tilaliikelaitoksen johtaja toimii Liikelaitoksen johtokunnan kokousten valmistelijana. Mikäli esityslistalle on tulossa merkittävä kuntalaisia koskettava asia, asiasta tiedotetaan ensin henkilöstölle. Liikelaitoksen johtokunnan esityslistan julkaisemisen yhteydessä ko. asiasta julkaistaan tiedote. Liikelaitoksen johtokunnan päätöksistä laaditaan tarvittaessa tiedote. Koulujen loma-aikoina tehtävistä korjauksista etukäteistiedottamisesta vastaa rakennuspäällikkö. Muu ulkoinen tiedottaminen tehdään tiiviissä yhteistyössä eri hallintokuntien viestinnän vastuuhenkilöiden (toimialajohtajat) kanssa. Tilaliikelaitoksessa ulkoisten tiedotteiden laatimiseen osallistuvat tarvittaessa myös päälliköt. Kuva. Tilaliikelaitoksen ulkoisen viestinnän vuosikello.
6 9.2 Ulkoisen viestinnän seuranta ja jatkuva kehittäminen Ulkoisen viestinnän seurantaa tehdään tiiviissä yhteistyössä kaupungin viestintäyksikön kanssa. Viestintäyksiköllä on käytössään erilaisia välineitä viestinnän seurannan tueksi. Viestintäyksikkö seuraa esimerkiksi tiedotteiden määrää ja sosiaalisen median kattavuutta. Lisäksi viestinyksiköllä on käytössään medianseurantapalvelu (Meltwater). toteuttaa ja kehittää viestintäänsä yhteistyössä kaupungin viestintäyksikön kanssa. Jokaisen viestinnästä vastaavan on välitettävä hyvissä ajoin tietoa merkittävistä viestintätoimistaan kaupungin viestintäyksikölle. Kaupungin viestintäyksikkö seuraa ja tukee Tilaliikelaitoksen viestintää erilaisin kaupungin viestintäohjelmassa kuvatuin toimenpitein ja mittarein. Tilaliikelaitoksella on tiedottamisen ja viestinnän tekninen vastuuhenkilö, joka omalta huolehtii tiedotteiden julkaisemisesta valitulla julkaisualustalla. LIITTEET Liite 1: Rovaniemen kaupungin Viestintäohjelma (KH 28.11.2016 485) Liite 2: Sosiaalisen median linjaukset henkilöstölle