ORIMATTILAN LIIKUNTATILOJEN KÄYTTÖVUOROJEN JAKOPERIAATTEET JA MENETTELYTAPAOHJEET Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta 16.12.2014 157
Liikuntatilojen käyttövuorojen jakoperiaatteet ja toimintaohjeet Orimattilan kaupunki noudattaa seuraavia periaatteita ja menettelytapaohjeita jakaessaan vuoroja. Vuorohakemukset Vakiovuorot tulee hakea tarkoitusta varten laaditulla hakemuslomakkeella kesäkaudeksi (1.6. 31.8.) maaliskuun viimeiseen arkipäivään mennessä ja talvikaudeksi (1.9. 31.5.) huhtikuun viimeiseen arkipäivään mennessä. Hakuajat ovat nähtävillä liikuntapalveluiden internetsivuilla. Ilmoitus kausikohtaisten vuorojen hakuajoista julkaistaan paikallislehdissä, kaupungin kotisivuilla ja lähetetään sähköpostilla seuroille. Vakiovuoroja voi hakea ympäri vuoden, mutta hakuaikoihin mennessä saapuneet hakemukset käsitellään ensin. Yksittäisille vuoroille tai tapahtumille ei pääsääntöisesti ole hakuaikoja vaan vuoroja voi hakea pitkin kautta. Hakemuslomakkeen saa kaupungin nettisivulta www.orimattilanliikuntapalvelut.fi > liikuntaseuroille > liikuntapaikkojen käyttö, sivistyspalveluiden toimistosta ja uimahallilta. Hakemukset tulee lähettää osoitteeseen Orimattilan kaupunki, Sivistyspalvelukeskus, liikuntapalvelut, Pappilantie 2, 16300 Orimattila tai toimittaa sivistyspalvelukeskuksen toimistoon. Vuorojen jaossa noudatetaan seuraavia periaatteita: 1) Kaupungin liikuntapalvelut, kaupungin muut yksiköt ja Wellamo opisto ovat etuoikeusjärjestyksessä ennen muita. 2) Rekisteröityneet orimattilalaiset urheiluseurat, yhdistykset ja yhteisöt 3) Muut tahot, kuten orimattilalaiset yritykset ja rekisteröimättömät ryhmät 4) Ulkopaikkakuntalaiset tahot Vuoro myönnetään vain vuoroa hakeneen urheiluseuran tai muun yhteisön jäsenistöä varten. Vuoro myönnetään vain hakemuksessa ilmenevää sarja/harrasteliikuntatasoa edellyttäville ja hakeneille joukkueille/ryhmille. Harjoitusvuoroa tai sen osaa ei saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle. Vakituiset käyttövuorot voidaan peruuttaa otteluiden, kilpailujen ja tapahtumien vuoksi. Liikuntapalveluiden järjestämät tai sellaiset tapahtumat, joissa Orimattilan kaupunki on huomattavalta osin järjestelyissä mukana, ovat etuoikeusjärjestyksessä ennen urheiluseurojen ja muiden yhteisöjen järjestämiä tapahtumia. Vakiovuoroja ei myönnetä mikä hakijalla/käyttäjällä on maksamattomia vuoroja. Täytäntöönpano Tilojen myönnetyt käyttövuorot tiedotetaan käyttäjille kesäkauden osalta huhtikuussa ja talvikauden osalta kesäkuussa. Myönnetyistä vuoroista lähetetään vuoron saaneille varausvahvistus ja vakiovuorot syötetään Tilakalenteriin. Varatut vuorot näkyvät reaaliajassa Tilakalenterissa. Liikuntapalvelut järjestää tarvittaessa ennen päätöksentekoa vuoroja hakeneille pääkäyttäjäseuroille tilaisuuden, jossa seuroilla on mahdollisuus vaikuttaa jakoesitykseen.
Myönnetyn harjoitusvuoron saajan on ilmoitettava elokuun loppuun mennessä, mitkä vuorot ovat aikuisten vuoroja ja mitkä juniorivuoroja. Ellei ilmoitusta tule, vuorot laskutetaan aikuisten vuorojen mukaan. Mikäli harjoitusvuoro jää käyttämättä kolmena peräkkäisenä kertana ilman käyttäjän tekemää asianmukaista ilmoitusta, myönnetty vuoro annetaan toiselle käyttäjälle. Jokaisella vuorolla tulee olla vastuuhenkilö. Vapaat vuorot/tapahtumat/ottelut Varmista ensin Tilakalenterista, että toivomasi aikaväli on vapaa ja varattavissa. Huomioi tilaisuuden valmistelu- ja purkuajan tarve (esim. tuolien siirtämiset) ja sisällytä ne hakemukseen. Varaa vuoro Julius järjestelmästä (ohje liitteenä) tai yhteyshenkilöiltä: - Urheilutalon (palloiluhalli, uimahalli, monitoimisali, kuntosali, juoksusuora, takkahuone, tilaussauna ja Urheilutalon eteisaula), Salpauksen, Artjärven salien/tilojen ja ulkokenttien vapaita vuoroja: liikunta- ja nuorisotoimenjohtajalle teemu.makipaakkanen@orimattila.fi. - Koulujen vapaita vuoroja: tilapalvelujen toimistosihteerille raija.haretdin@orimattila.fi tai puh. 044-781 3585 klo 9.00 12.00. - Urheilutalon yksittäisiä sulkapallo vuoroja voi varata uimahallin kahviosta. Avaimet Koulujen, monitoimihallin, urheilutalon vakiovuorojen avaimet saa tilapalveluista klo 9.00 12.00 p.044-781 3585. Salpauksen avaimet saa Sivistyspalvelukeskuksesta tai Salpauksesta. Artjärven vakiovuorolaiset voivat noutaa avainkortin Uimahallin kassalta. Jos sinulla on jo avainlätkä, varmista että se on toiminnassa/koodattu oikein. Vakiovuoroista, tapahtumista ja otteluista ilmoitetaan hakijoille erikseen Julius -varausjärjestelmän kautta sekä niistä johtuvista vakiovuorojen peruuntumisista. Palauta avainlätkät vuorojen viimeisten kertojen jälkeen Tilapalveluihin ja Salpauksen avaimet Sivistyspalvelukeskukseen. Harjoitusvuoron peruuttaminen Käyttäjän on vuoron peruuttamisesta ilmoitettava vähintään seitsemän päivää ennen ao. vuoroa, muuten perimme täyden maksun. Vakiovuoro voidaan perua tilapäisesti. Peruutuksista ilmoitetaan, mikäli mahdollista, viikkoa ennen kyseistä vuoroa. Koulu voi perua liikuntasalin vuoroja koulun omien juhlien ja tilaisuuksien järjestämiseksi. Orimattilan kaupungin liikunta- ja tilapalveluilla on oikeus peruuttaa myönnetty vakiovuoro, mikäli yhteisöllä on vuoromaksut maksamatta. Vuorojen peruutus astuu voimaan seuraavan kalenterikuukauden alusta lukien. Urheilutalon palloiluhallin, uimahallin, monitoimisalin, kuntosalin, Salpauksen, Artjärven salien/tilojen ja ulkokenttien peruutukset: - liikunta- ja nuorisotoimenjohtajalle teemu.makipaakkanen@orimattila.fi / puh. 040-587 0733 tai toimistosihteerille anja.varpa@orimattila.fi / puh. 044-781 3533
koulujen peruutukset: - tilapalvelujen toimistosihteerille raija.haretdin@orimattila.fi tai puh. 044-781 3585 klo 9-12. Seuranta ja laskutus Vakiovuoron saanut yhteisö on velvollinen suorittamaan harjoitus- ja kilpailuvuoroista sivistys- ja vapaa-aikalautakunnan sekä teknisen lautakunnan määrittelemät korvaukset. Vuorot laskutetaan jälkikäteen. Jos hintoihin tulee muutoksia, niistä tiedotetaan etukäteen Liikuntapalvelut laskuttaa Urheilutalon (palloiluhalli, uimahalli, monitoimisali, kuntosali, juoksusuora, takkahuone, tilaussauna ja Urheilutalon eteisaula), Artjärven ja Salpauksen tilat/salit sekä ulkoliikuntapaikat. Tilapalvelut laskuttaa koulujen salit. Koulutilojen hintoja korotetaan vuosittain kiinteistön ylläpidon kustannusindeksillä. Hinnastot päivitetään uusilla hinnoilla aina vuoden vaihteessa. Välineet ja tilat Välineitä on käytettävä siten, etteivät ne rikkoudu käytön aikana. Mikäli käyttäjälle luovutetut välineet käytön aikana rikkoutuvat, tulee siitä ilmoittaa liikuntapalveluihin tai tilapalveluihin. Rikkoutumistapauksessa noudatetaan vahingonkorvauslakia. Liikunta- ja pukeutumistiloissa tulee noudattaa järjestystä ja siisteyttä. Tahallinen sotkeminen laskutetaan voimassa olevan työhinnaston mukaisesti. Palauta kaikki tavarat takaisin paikalleen vuorosi päätettyä. Lähtiessäsi sulje valot ja katso, että ovet tulevat kiinni. Liikuntapaikoilla olevia tai työskentelevän henkilökunnan antamia ohjeita on noudatettava. Mikäli edellä mainittuja yleisiä menettelytapoja ei noudateta, liikuntapalveluilla on oikeus peruuttaa annettu vakiovuoro. Jos ovet eivät aukea, ongelmatilanteissa voit soittaa tilapalvelun palvelunumeroon/päivystykseen p. 044-781 3700 Lisätietoja: Urheilutalon (palloiluhalli, uimahalli, monitoimisali, kuntosali, juoksusuora, takkahuone, tilaussauna ja Urheilutalon eteisaula), Salpauksen vuorot, Artjärven liikuntahallin sekä ulkokenttien vuorot: Liikunta- ja nuorisotoimenjohtaja Teemu Mäkipaakkanen, p. 050-587 0733 tai teemu.makipaakkanen@orimattila.fi Koulujen salien vuorot: Toimistosihteeri Raija Hairetdin, p. 044 781 3585 tai raija.hairetdin@orimattila.fi
Liikuntapaikkojen varaaminen Julius-varauskalenterista Liikuntapaikkojen tilavaraukset voi tehdä Julius-varauskalenterista Orimattilan kaupungin sivuilta / sähköiset palvelut / vuokrattavat tilat tai liikuntapalveluiden sivuilta: http://www.orimattila.fi/sivu.php?id=54&sivuid=475 http://www.orimattilanliikuntapalvelut.fi/varaa-tila/ Varaustilannetta voi varausohjelman lueteltujen kiinteistöjen osalta tarkastella kirjautumatta ohjelmaan klikkaamalla haluamansa kohteen. Takaisin etusivulle pääsee klikkaamalla vasemmasta ylälaidasta 1. otsikkoa Kalenterit. Nettivarauksia pystyy tekemään aikavälille 10 vrk - 365 vrk varaushetkestä. Jos sinulla on jo tunnukset, kirjaudu kalenteriin oikeasta yläreunasta Kirjaudu. Jos olet unohtanut salasanan, valitse kirjautumisen sijaan Salasana unohtunut ja saat käyttäjätunnuksella muistutuksen salasanastasi sähköpostiisi, mikäli sellainen oli määritelty asiakastiedoissasi (vasemman puoleinen kenttä). Jos sinulla ei ole tunnuksia, valitse vasemmasta ylälaidasta 3. otsikko Rekisteröidy: Täytä asiakas- ja laskutusosoitetiedot (huom! myös henkilötunnus tai y-tunnus) Salasanan tulee olla vähintään 6 merkkiä pitkä. Rekisteröidy, Takaisin ja Kirjaudu ja voit alkaa tehdä varausta. Omia varauksiasi ja tietojasi voit kirjautumisen jälkeen tarkastella ja muuttaa vasemman yläreunan linkeistä Omat varaukset / Omat tiedot. Takaisin etusivulle pääsee klikkaamalla vasemmasta ylälaidasta 1. otsikkoa Kalenterit. Valitse kiinteistö, päivä, tila, aika ja klikkaa kalenteria siitä kohtaa. Erityistoiveisiin voit kirjoittaa mm. varaukseen liittyviä haluamiasi toimenpiteitä esim. ovien aukiolosta, kalustuksesta yms. Jos teet varauksen vain yhdelle päivälle, valitse lisää yksi ja lisää kellonajat ja paina Lisää : esim. 24.12.2011 klo 15:00 - klo 1900 + Lisää Jos teet varauksen useammalle päivälle, valitse lisää monta, valitse mistä päivästä mihin päivään ja lisää kellonajat ja paina Lisää : esim. 24.12.2011 klo 15:00-2359 ja 25.12.11 klo 0000-15:00 + Lisää Kellonajat kirjoitetaan yhteen (4 numeroa) tai tuntien ja minuuttien väliin laitetaan kaksoispiste (ohjelma ei huoli pistettä eikä pilkkua tässä kohtaa). Tallenna varaus ja varaushakemuksestasi lähtee sähköposti varauskalenterin ylläpitäjälle (nettivaraus@orimattila.fi) sekä sinulle, jos laitoit sähköpostiosoitteesi asiakastietoihin. Ylläpitäjä lähettää varausvahvistuksen asiakastiedoissa antamaasi sähköpostiosoitteeseen. Lopuksi kirjaudu ulos.