JÄRVENPÄÄN KAUPUNGIN SISÄISEN TARKASTUKSEN OHJE 1
Sisällysluettelo Järvenpään kaupungin sisäisen tarkastuksen ohje... 3 Sisäisen tarkastuksen ohjeen tarkoitus... 3 Sisäisen tarkastuksen tarkoitus... 3 Asema ja valtuudet... 3 Tehtävät... 4 Eettiset toimintaperiaatteet... 4 Toiminnan suunnittelu... 4 Tehtävien toteuttaminen... 5 Raportointi... 5 Dokumentointi... 5 Laadunvarmistus... 6 Voimaantulo... 6 2
Järvenpään kaupungin sisäisen tarkastuksen ohje Sisäisen tarkastuksen ohjeen tarkoitus Järvenpään kaupunki ja Keravan kaupunki ovat järjestäneet sisäisen tarkastuksen yhteistyösopimuksella siten, että kaupungeilla on yhteinen sisäinen tarkastaja. Keravan kaupunki toimii isäntäkuntana. Sisäisen tarkastuksen ohjeessa annetaan määräykset sisäisen tarkastuksen menettelyistä ja asemasta Järvenpään kaupungilla. Sisäisen tarkastuksen tarkoitus Sisäinen tarkastus on riippumatonta ja objektiivista arviointi- ja varmistus- sekä konsultointitoimintaa, jonka tarkoituksena on tuottaa lisäarvoa organisaatiolle ja parantaa sen toimintaa. Sisäinen tarkastus tukee kaupungin johtoa tavoitteiden saavuttamisessa tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan organisaation riskienhallinta-, valvonta- sekä johtamis- ja hallintoprosessien tehokkuuden arviointiin ja kehittämiseen. Asema ja valtuudet Sisäinen tarkastaja toimii kaupunginjohtajan alaisuudessa. Sisäisen tarkastajan toiminta-alueena ovat Järvenpään kaupunkikonsernin kaikki toiminnot ja palvelualueet sekä palveluntuottajille ulkoistetut toiminnot ja palvelut. Sisäinen tarkastaja ei kuitenkaan vastaa tarkastusoikeuden sisällyttämisestä esimerkiksi palvelusopimuksiin. Sisäisellä tarkastajalla on oikeus saada tarkastustehtäväänsä varten tarpeelliset tiedot, asiakirjat ja tietojärjestelmien käyttöoikeudet salassapitosäännösten estämättä. Lisäksi se on oikeutettu saamaan toimintayksiköiltä tehtäviensä hoitamisen kannalta tarpeellista apua. Sisäisellä tarkastajalla on asiantuntijavastuu työstään. Sisäisellä tarkastajalla ei ole päätösvaltaa eikä toiminnallista vastuuta tarkastettavien toimintojen suhteen. 3
Tehtävät Eettiset toimintaperiaatteet Sisäisen tarkastajan tehtävänä on selvittää kaupungin johdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuutta ja riittävyyttä sekä suorittaa tarkastussuunnitelman mukaiset ja muut kaupunginjohtajan määräämät tarkastustehtävät. Sisäinen tarkastaja tarkastaa ja arvioi kaupungin johtamis- ja hallintojärjestelmää, toimintojen lain- ja päätöksenmukaisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta sekä johtamisessa ja päätöksenteossa käytettävän tiedon luotettavuutta ja antaa suosituksia niiden parantamiseksi. Sisäinen tarkastaja voi antaa tarkastus- ja arviointisuositusten perusteella sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevaa neuvontaa. Tämä ei kuitenkaan saa vaarantaa sisäisen tarkastajan riippumattomuutta ja objektiivisuutta. Sisäisen tarkastajan tulee huolehtia riittävästä yhteistyöstä ja yhteydenpidosta ulkoisen tarkastuksen kanssa. Sisäisen tarkastajan on toiminnassaan otettava huomioon yleisesti hyväksytyt sisäisen tarkastuksen ammattistandardit, suositukset ja eettiset periaatteet. Sisäisen tarkastajan on oltava riippumaton tarkastettavista toiminnoista ja sisäisen tarkastuksen tulee olla työssään objektiivinen. Sisäisen tarkastajan tulee pidättäytyä arvioimasta sellaisia toimintoja, joista hän on ollut vastuussa viimeksi kuluneen vuoden aikana. Sisäisen tarkastuksen tehtävien suorittamisessa on otettava huomioon hallintolain (434/2003) esteellisyyssäädökset. Sisäisen tarkastajan on ilmoitettava kaupunginjohtajalle riippumattomuutta tai objektiivisuutta vaarantavista tekijöistä ja olennaisista poikkeamista sisäisen tarkastuksen ammattistandardeista. Sisäisellä tarkastustoiminnolla tulee kokonaisuutena olla tai sen tulee hankkia tehtäviensä suorittamiseen tarvittavat tiedot, taidot ja muu pätevyys. Sisäinen tarkastaja voi erikseen sovittavalla tavalla käyttää ulkopuolista apua tehtäviensä suorittamiseen. Sisäisen tarkastajan tulee varmistaa tehtävien edellyttämä jatkuva ammatillinen kehittyminen. Hänellä on oltava riittävä oman organisaation ja sen toiminnan tuntemus. Toiminnan suunnittelu Toimintaa suunnitellaan yhdessä kaupunginjohtajan ja talous- ja hallintojohtajan kanssa. 4
Tehtävien toteuttaminen Raportointi Sisäinen tarkastaja tuottaa sekä arviointi- ja varmistuspalveluja että konsultointipalveluja. Tarkastus on prosessi, johon kuuluu suunnittelu, tietojen hankkiminen, analysointi ja arviointi sekä tulosten raportointi. Tarkastuksesta laaditaan tarkastussuunnitelma ja tarkastusraportti. Tarkastukseen kuuluu aloitus- ja loppukeskustelu. Sisäisen tarkastajan tulee seurata antamiensa suositusten perusteella toteutettavia toimenpiteitä. Sisäinen tarkastaja tekee suositusten seurannan yhdessä tarkastuskohteiden johdon kanssa vuosittain. Arviointi- ja varmistuspalvelussa sisäinen tarkastaja arvioi objektiivisesti tarkastusaineistoa tuottaakseen riippumattoman arvion tai johtopäätöksen arvioinnin kohteena olevasta asiasta. Sisäinen tarkastaja määrittää toimeksiannon luonteen ja laajuuden. Sisäisen tarkastuksen konsultointipalvelut ovat neuvonanto- ja muita sen luonteisia palveluita, joiden luonteesta ja laajuudesta sovitaan toimeksiantajan kanssa. Dokumentointi Kaupunginjohtaja raportoi vuoden aikana suorituista tarkastuksista kaupunginhallitukselle. Sisäinen tarkastaja raportoi työnsä tulokset kaupunginjohtajalle. Kaupunginjohtaja päättää yksittäisten raporttien viemisestä kaupunginhallituksen käsittelyyn. Tarkastusraportit tai otteet niistä jaetaan kaupunginjohtajalle, tarkastuskohteen johdolle ja tilintarkastajalle. Sisäisen tarkastajan tulee antaa tarkastettavasta tai arvioitavasta kohteesta vastuussa oleville mahdollisuus esittää näkemyksensä havainnoista ja johtopäätöksistä ennen lopullisen raportin antamista, ellei ole perusteltua syytä menetellä toisin. Sisäisen tarkastajan on viivytyksettä raportoitava kaupunginjohtajalle havaitsemistaan merkittävistä sisäisen valvonnan tai riskienhallinnan puutteista sekä väärinkäytöksistä. Muilta osin sisäinen tarkastaja päättää itse raportoinnistaan. Sisäisen tarkastajan on laadittava työpaperit, jotka dokumentoivat tehtyä työtä koskevat tiedot tarkastus- tai arviointikohteittain. Työpaperit on laadittava ja säilytettävä siten, että havainnot ja suositukset voidaan myös jälkikäteen niiden perusteella todentaa. 5
Tarkastusraportit säilytetään arkistointia koskevien määräysten mukaisesti. Tarkastusraporttien julkisuus määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Asiakirjan valmistuttua on otettava tarpeen mukaan kantaa asiakirjan tai sen osien salassapitoon. Laadunvarmistus Sisäisen tarkastajan tulee kehittää ja ylläpitää sisäisen tarkastuksen laadunvarmistusmenettelyitä. Menettelyihin on sisällytettävä sekä jatkuvat laadunvarmistusmenettelyt että säännöllisin väliajoin tehtävät sisäiset tai ulkoiset arvioinnit sisäisen tarkastuksen toiminnan laadusta. Voimaantulo Tämä ohje tulee voimaan xx.xx.2018. Sisäisen tarkastajan on vuosittain arvioitava ohjeen päivitystarpeet ja tarvittaessa esitettävä siihen tehtävät muutokset. Sisäisen tarkastuksen ohje annetaan tiedoksi johtoryhmälle, palvelualueiden johtoryhmille ja keskeisille kaupunkikonserniin kuuluville yhteisöille. 6