ASIKKALAN SEURAKUNTA KOKOUSKUTSU/ESITYSLISTA/ PÖYTÄKIRJA 1/2018 VAALILAUTAKUNTA Aika 20.6.2018 klo 16.30 Paikka Iltarusko, Sirkkusentie 1 Läsnä Kari Karjalainen pj Timo Ristkari jäsen Lasse Lappalainen jäsen Pekka Niskanen jäsen Anneli Pekkala jäsen Markku Ruini varajäsen Hilka Ruusunen varajäsen Pinja Halme sihteeri Petri Tervo kirkkoherra Asiat 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kirkkovaltuusto / seurakuntaneuvosto on kokouksessaan 15.5.2018 valinnut vaalilautakunnan ja nimennyt puheenjohtajaksi Kari Karjalaisen (KL 23:19 ja KVJ 2:4,1). Vaalilautakunnan on viimeistään 1.8.2018 kokoonnuttava laatimaan ehdokasasettelua koskeva kuulutus (KVJ 2:12,1). Kokouskutsu esityslistoineen on lähetetty 29.5.2018. Vaalilautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. (KL 7:4,1). Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi (KL 7:4,1). todettiin 3 Varapuheenjohtajan ja sihteerin valinta Vaalilautakunta valitsee itselleen varapuheenjohtajan varsinaisista jäsenistä ja sihteerin (KVJ 2:4,1).
2 Vaalilautakunta nimeää ensimmäisessä kokouksessaan itselleen sihteerin. Sihteerin ei tarvitse olla vaalilautakunnan jäsen. Suositeltavampaa onkin, että sihteeriksi nimetään joku seurakunnan viranhaltija tai työntekijä, jolla on aikaisempaa kokemusta vastaavan tyyppisistä tehtävistä. Valitaan vaalilautakunnalle varapuheenjohtaja varsinaisista jäsenistä ja sihteeri. Valittiin varapuheenjohtajaksi Pekka Niskanen ja sihteeriksi Pinja Halme 4 Pöytäkirjantarkastajien valinta Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Timo Ristkari ja Lasse Lappalainen 5 Ehdokasasettelua koskeva kuulutus ja perustamisasiakirjojen vastaanotto Vaalilautakunta päättää valitsijayhdistyksen perustamisasiakirjojen vastaanottamisesta ja laatii sitä koskevan kuulutuksen, josta käy ilmi -kirkkovaltuustoon valittavien jäsenten määrä, -ehdokkaiden vaalikelpoisuuden edellytykset, sekä -minä päivinä ja kellonaikoina ja mihin valitsijayhdistysten perustamisasiakirjat on jätettävä. (KVJ 2:12,1) Valitsijayhdistyksen perustamisasiakirja liitteineen on toimitettava kirkkoherranvirastoon tai vaalilautakunnan määräämään muuhun paikkaan viimeistään 17.9.2018 ennen kello 16 (KVJ 1:2,2 ja 2:16). Laaditaan ehdokasasettelua koskeva kuulutus ja julkaistaan se seurakunnan ilmoitustaululla x.x. x.x.2018 (vähintään 9.8. 17.9.2018 kello 16 asti) ja XX-lehdessä x.8.2018 (viimeistään 9.8.2018). Liite 1. Laadittiin ehdokasasettelua koskeva kuulutus ja päätettiin julkaista se seurakunnan ilmoitustaululla 9.8. 17.9.2018 kello 16 asti ja Kirkonseutu -lehdessä 7.7.2018. Liite 1. Todettiin, että seurakunnan jäsenmäärään suhteutettuna kirkkovaltuustoon valitaan 19 jäsentä. Vaalikelpoisuuden edellytyksenä on seurakunnan jäsenyys.
3 Valitsijayhdistyksen perustamisasiakirja liitteineen on toimitettava kirkkoherranvirastoon viimeistään 17.9.2018 ennen kello 16 (KVJ 1:2,2 ja 2:16). 6 Äänioikeutettujen luettelon tarkastajien valinta Äänioikeutettujen luettelon tarkastaa vähintään kaksi vaalilautakunnan keskuudestaan valitsemaa jäsentä. (KVJ 2:7,1) Valitaan kaksi äänioikeutettujen luettelon tarkastajaa ja heille henkilökohtaiset varajäsenet. Valittiin äänioikeutettujen luettelon tarkastajiksi Lasse Lappalainen ja Timo Ristkari. 7 Kuulutus äänioikeutettujen luettelon nähtävänä pitämisestä ja oikaisuvaatimuksen tekemisestä Vaalilautakunta laatii kuulutuksen äänioikeutettujen luettelon nähtävänä pitämisestä ja oikaisuvaatimusten tekemisestä. Kuulutuksessa on mainittava: - milloin (päivät ja kellonajat) ja missä äänioikeutettujen luettelo on nähtävillä; - miten luetteloa vastaan voidaan tehdä oikaisuvaatimus, sekä -milloin vaalilautakunta kokoontuu käsittelemään oikaisuvaatimuksia. (KL 25:8 a ja KVJ 2:8) Äänioikeutettujen luettelo on tarkastamista varten pidettävä valvonnan alaisena nähtävänä 3.9.2018 klo 10 14 ja 4.9.2018 klo 15 19 kirkkoherranvirastossa (tai muussa määrätyssä paikassa). Laaditaan kuulutus äänioikeutettujen luettelon nähtävänä pitämisestä ja oikaisuvaatimuksen tekemisestä ja julkaistaan kuulutus seurakunnan ilmoitustaululla x.8.-4.9.2018 (vähintään 24.8. 4.9.2018 kello 19 asti) ja XX-lehdessä x.8.2018 (viimeistään 29.8.2018). Liite 2. Laadittiin kuulutus äänioikeutettujen luettelon nähtävänä pitämisestä ja oikaisuvaatimuksen tekemisestä ja päätettiin julkaista kuulutus seurakunnan ilmoitustaululla 24.8. 4.9.2018 kello 19 asti ja Kirkonseutu-lehdessä 25.8.2018). Liite 2. Äänioikeutettujen luettelo on tarkastamista varten pidettävä valvonnan alaisena nähtävänä 3.9.2018 klo 10 14 ja 4.9.2018 klo 15 19 kirkkoherranvirastossa. Kuulutuksen laatiminen päätettiin jättää Petri Tervon ja Pinja Halmeen tehtäväksi.
4 Vaalilautakunta kokoontuu 1.10.2018 kokouksessa käsittelemään mahdolliset oikaisuvaatimukset. 8 Päätetään äänioikeutettujen luettelon nähtävillä olon valvojat sekä oikaisuvaatimusten ja valitsijayhdistysten perustamisasiakirjojen vastaanottajat Äänioikeutettujen luettelon nähtävillä olon valvojiksi sekä oikaisuvaatimusten vastaanottajiksi nimetään seurakuntasihteeri. Valitsijayhdistysten perustamisasiakirjojen vastaanottajiksi nimetään toimistosihteeri. Äänioikeutettujen luettelon nähtävillä olon valvojiksi sekä oikaisuvaatimusten vastaanottajiksi nimetään maanantaina 3.9. Hilkka Ruusunen ja Timo Ristkari, tiistaina 4.9. Anneli Pekkala ja Markku Ruini. Valitsijayhdistysten perustamisasiakirjojen vastaanottajiksi nimetään toimistosihteeri. 9 Muut asiat Ennakkoäänestyspaikkojen alustava päätös: Kalkkisten kirkko Maijan kammari VYK kysyttävä, onko mahdollinen ennakkoäänestyspaikka. Kari Karjalainen kysyy rehtorilta. 10 Tulevat kokousajat Vaalilautakunnan seuraavat kokoukset ovat: viimeistään 18.9.2018 (voi olla 17.9.2018 kello 16 jälkeen) 1.10.2018 kello 16 jälkeen tarvittaessa esim. 22.10.2018 (jos esimerkiksi tehty oikaisuvaatimuksia äänioikeutettujen luettelosta) 2.11.2018 hyvissä ajoin ennen kello 16 16.11.2018 kello 16 jälkeen 18.11.2018 ja tarvittaessa viimeistään 21.11.2018 Päätetään vaalilautakunnan kokousaikataulu.
5 ti 18.9.2018 1.10.2018 kello 16 jälkeen tarvittaessa esim. 22.10.2018 (jos esimerkiksi tehty oikaisuvaatimuksia äänioikeutettujen luettelosta) to 1.11.2018 pe 16.11.2018 kello 16 jälkeen su 18.11.2018 ja tarvittaessa viimeistään 21.11.2018 11 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 17.30 Vääksyssä 20.6.2018 Puheenjohtaja Sihteeri Tarkastanut Pöytäkirjantarkastaja Pöytäkirjantarkastaja