MARTINKOSKEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 1 Kokousaika: Torstaina 10.1.2019 klo 18 Kokouspaikka: Seurakuntatalo / kahvio, Maijankuja 6 Läsnä Elmgren Eija x jäsen Hacklin Outi x jäsen Harstinen Pirjo x jäsen Hämäläinen Risto x jäsen Kaskinen Liisa x jäsen Kraappa Maarit x jäsen Laine Pirjo x jäsen Leppänen Anssi x jäsen Lintunen Suvi x jäsen Mikkola Kalle x jäsen Mäkinen Sampsa x jäsen Nurminen Raimo x jäsen Savonen Maija x jäsen Valta Anne x jäsen, saapui 4 aikana klo 18.10 Vesanen Heikki x jäsen Muut läsnäolleet: Hietalahti Tapio x kirkkoherra Tulonen Sirkku x sihteeri, talouspäällikkö Yleisöä paikalla kolme henkilöä. Käsiteltävät asiat: 1 16 Sivut: 1 9 Allekirjoitukset: Pirjo Laine Outi Hacklin Sirkku Tulonen puheenjohtaja (1-5 ) puheenjohtaja (6-16 ) sihteeri Eija Elmgren pöytäkirjantarkastaja Pirjo Harstinen pöytäkirjantarkastaja Kokouksen tarkastettu pöytäkirja on nähtävänä11.1. 11.2.2019 kirkkoherranvirastossa viraston aukioloaikoina. Todistaa Koskella Tl 12.2.2019 Sirkku Tulonen, sihteeri
MARTINKOSKEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 2 1 KOKOUKSEN AVAUS Paikalla oleva iältään vanhin valtuuston jäsen avaa kokouksen. Pirjo Laine avasi kokouksen. Kirkkoherra Tapio Hietalahti piti rukoushetken. 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS KJ 8:5, 1-2 Kirkkovaltuuston kutsuu koolle puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Jos varapuheenjohtajallakin on este, kutsun antaa kirkkoneuvoston puheenjohtaja. Kutsun valtuuston ensimmäiseen kokoukseen antaa kirkkoneuvoston puheenjohtaja. KJ 13:9 Kun seurakuntavaalien tulos on vahvistettu, järjestelytoimikunnan puheenjohtaja kutsuu kirkkovaltuuston ensimmäiseen kokoukseen. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka ja siihen on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kutsu asialuetteloineen on lähetettävä kirkkovaltuuston jäsenille viimeistään viikkoa ennen kokousta sekä pidettävä seurakunnan ilmoitustaululla viikon ajan ennen kokousta. Kirkkovaltuuston työjärjestyksen mukaan asioita valtuustolle esiteltäessä tulee valtuuston käytettävissä olla esityslista, johon sisältyy selostus käsiteltävistä asioista ja kirkkoneuvoston ehdotus valtuuston päätökseksi. Esityslista liitteineen ja muut mahdolliset asiakirjat on, elleivät erityiset syyt ole esteenä, toimitettava valtuutetuille vähintään viikkoa ennen valtuuston kokousta. KJ 8:6 Asiaa, joka on kirkkoneuvoston valmisteltava, ei saa ottaa päätettäväksi, ellei kirkkoneuvostolla ole ollut tilaisuutta sitä käsitellä. KJ 8:5,3 Jos asia on kiireellinen eikä tarkoita uutta määrärahaa tai entisen korottamista, kirkkovaltuusto voi päättää ottaa sen käsiteltäväksi, vaikka sitä ei ole mainittu kokouskutsussa. KL 10:1,6 Kirkkoneuvoston on valmisteltava kirkkovaltuustossa käsiteltävät asiat. Asioita, jotka koskevat valtuuston toiminnan sisäistä järjestelyä, kirkkoneuvoston ei kuitenkaan tarvitse valmistella. KL 7:4,1 Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty jäsenille ja laitettu esille seurakunnan ilmoitustaululle 19.12.2018. Kokouksesta ilmoitettiin Auranmaan Viikkolehden kirkollisissa ilmoituksissa 4.1.2019. Kokouksessa on puheenjohtajan lisäksi 14 jäsentä, kirkkoherra ja sihteeri. Päätösehdotus: Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
MARTINKOSKEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 3 3 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT JA ÄÄNTENLASKIJAT Päätösehdotus: Pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valitaan aakkosjärjestyksen mukaan vuorossa olevat Eija Elmgren ja Outi Hacklin. Pöytäkirja on tarkastettavissa heti kokouksen jälkeen. Pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Eija Elmgren ja Pirjo Harstinen. 4 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYS Päätösehdotus: Hyväksytään kokouskutsu kokouksen työjärjestykseksi. Liite 1. 5 KIRKKOVALTUUSTON PUHEENJOHTAJAN VAALI VUOSIKSI 2019-2020 Järjestelytoimikunta 11.12.2018 / 82 KIRKKOVALTUUSTON PUHEENJOHTAJAN VALINTA KJ 8:2 Kirkkovaltuusto valitsee toimikautensa ensimmäisen ja kolmannen vuoden ensimmäisessä kokouksessa puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Järjestelytoimikunta esittää kirkkovaltuustolle, että se suorittaa kirkkovaltuuston puheenjohtajan vaalin. Päätös / järjestelytoimikunta: Kirkkovaltuusto valitsi Outi Hacklinin kirkkovaltuuston puheenjohtajaksi vuosiksi 2019-2020. 6 KIRKKOVALTUUSTON VARAPUHEENJOHTAJAN VAALI VUOSIKSI 2019-2020 Järjestelytoimikunta 11.12.2018 / 83 KIRKKOVALTUUSTON VARAPUHEENJOHTAJAN VALINTA
MARTINKOSKEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 4 Järjestelytoimikunta esittää kirkkovaltuustolle, että se suorittaa kirkkovaltuuston varapuheenjohtajan vaalin Päätös / järjestelytoimikunta: Kirkkovaltuusto valitsi Pirjo Harstisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtajaksi vuosiksi 2019-2020. 7 KIRKKONEUVOSTON OHJESÄÄNTÖ Järjestelytoimikunta 11.12.2018 / 81 KIRKKONEUVOSTON OHJESÄÄNTÖ KJ 13 9 Kun seurakuntavaalien tulos on vahvistettu, järjestelytoimikunnan puheenjohtaja kutsuu kirkkovaltuuston ensimmäiseen kokoukseen. Kirkkovaltuuston on viipymättä ryhdyttävä toimiin, jotka ovat tarpeen seurakunnan hallinnon järjestämiseksi. Valtuuston on tehtävä päätökset kirkkoneuvoston ohjesäännön hyväksymisestä, jäsenten valitsemisesta kirkkoneuvostoon, tarpeellisten toimielimien asettamisesta ja virkojen perustamisesta. Valtuuston on hyväksyttävä myös talousarvio ensimmäiseksi varainhoitovuodeksi. Kirkkovaltuuston hyväksymää kirkkoneuvoston ohjesääntöä noudatetaan väliaikaisesti, kunnes ohjesääntö on vahvistettu. Martinkosken seurakunnan uuden kirkkovaltuuston on ensimmäisessä kokouksessaan hyväksyttävä Martinkosken seurakunnan kirkkoneuvoston ohjesääntö. Tämän hyväksymisen jälkeen ohjesääntö lähetetään Turun arkkihiippakunnan tuomiokapitulin hyväksyttäväksi. Ohjesääntö on laadittu lakimiesasessori Matti Mäkisen lähettämän malliohjesäännön pohjalta (liite 9). Martinkosken luonnos poikkeaa kapitulin malliohjesäännöstä 2 luvun 7 n kohdalla. Kirkkoherra Tapio Hietalahti kävi valmisteluvaiheessa keskustelua Kosken Tl seurakunnan kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan ja Marttilan seurakunnan kirkkovaltuuston puheenjohtajan kanssa. Näissä keskusteluissa nousi esille se että tiedonsiirron ja avoimuuden kannalta, olisi hyvä, että kirkkovaltuuston puheenjohtajistolla olisi puhe- ja läsnäolo-oikeus kirkkoneuvoston kokouksissa. Esille nostamisen arvoisia seikkoja uudessa ohjesäännössä ovat seuraavat kohdat: 2 luku 8 :ssa pykälässä on tehty selkeä rajaus siihen miten kirkkoherran ja talouspäällikön esittelyvastuut on jaettu. Kirkkoherra esittelee seurakunnan hengelliseen elämään liittyvät asiat. Talouspäällikkö esittelee muut asiat.
MARTINKOSKEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 5 Lisäksi esille täytyy nostaa 4 luvun 12 n kohta e, jonka mukaan talouspäällikkö käy yhdessä virka- ja työehtosopimukseen liittyvät paikallisneuvottelut yhdessä kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan kanssa. Tämä on merkittävä muutos koskien kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan asemaa. Tämä omalta osaltaan vahvistaa seurakuntalaisten omistajuutta seurakunnan hallintoon, sekä lisäksi vahvistaa myös paikallisseurakunnassa kirkon synodaalista hallintotapaa. Järjestelytoimikunta esittää kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy Martinkosken seurakunnan kirkkoneuvoston ohjesäännön. Liite 10. Päätös / järjestelytoimikunta Päätös / kirkkovaltuusto Kirkkovaltuusto päätti hyväksyä Martinkosken seurakunnan kirkkoneuvoston ohjesäännön ja lähettää sen tuomiokapituliin hyväksyttäväksi. Liite 2 8 KIRKKONEUVOSTON VARAPUHEENJOHTAJAN JA HENKILÖKOHTAISEN VARAJÄSENEN VAALI VUOSIKSI 2019-2020 Järjestelytoimikunta 11.12.2018 / 84 KIRKKONEUVOSTON VARAPUHEENJOHTAJAN JA HENKILÖKOHTAISEN VARAJÄSENEN VALINTA Kirkkoneuvoston ohjesääntö 1:1 Kirkkoneuvostoon kuuluvat virkansa puolesta kirkkoherra puheenjohtajana sekä valittuina jäseninä varapuheenjohtaja ja 7 muuta jäsentä. Valitulla jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. (KL 10 luku) Järjestelytoimikunta esittää kirkkovaltuustolle, että se suorittaa kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan sekä hänen henkilökohtaisen varajäsenensä vaalin. Päätös / järjestelytoimikunta: Kirkkovaltuusto valitsi Kalle Mikkolan kirkkoneuvoston varapuheenjohtajaksi ja eri vaalissa hänen henkilökohtaiseksi varajäsenekseen Sampsa Mäkisen vuosiksi 2019-2020.
MARTINKOSKEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 6 9 KIRKKONEUVOSTON JÄSENTEN JA HENKILÖKOHTAISTEN VARAJÄSENTEN VAALI VUOSIKSI 2019-2020 Järjestelytoimikunta 11.12.2018 / 85 KIRKKONEUVOSTON JÄSENTEN JA HENKILÖKOHTAISTEN VARAJÄSENTEN VALINTA Järjestelytoimikunta esittää kirkkovaltuustolle, että se suorittaa kirkkoneuvoston jäsenten (7) ja heidän henkilökohtaisten varajäsentensä vaalin. Päätös / järjestelytoimikunta Kirkkovaltuusto valitsi seuraavat henkilöt kirkkoneuvoston jäseniksi ja henkilökohtaisiksi varajäseniksi: Kaskinen Liisa Leppänen Anssi Nurminen Raimo Rautavuori-Lehtinen Mirja Savonen Maija Valta Anne Vesanen Heikki Elmgren Eija Björk Pasi Lahti Juha Laine Pirjo Lintunen Suvi Kraappa Maarit Hämäläinen Risto 10 TOIMINTARYHMÄT JA JOHTORYHMÄ Järjestelytoimikunta 11.12.2018 / 76 TOIMINTARYHMÄT JA JOHTORYHMÄ Kosken Tl ja Marttilan seurakunnissa on ollut työntekijöiden tukena työn suunnittelussa ja toteuttamisessa seurakuntalaisista koottu työ- /toimintaryhmiä. Kyseiset ryhmät eivät ole käyttäneet varsinaista päätösvaltaa, mutta niillä on ollut esitys- ja aloiteoikeus kirkkoneuvostoon nähden. Päätösehdotus/Kirkkoherra Järjestelytoimikunta esittää Martinkosken seurakunnalle, että se asettaa seuraaville työaloille toimintaryhmät; Diakoniatyö, kasvatus- ja perhetyö,
MARTINKOSKEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 7 kiinteistö, jumalanpalvelus- ja musiikkielämä. Lähetystyölle asetetaan omat toimintaryhmänsä sekä Koskelle että Marttilaan. Lisäksi järjestelytoimikunta esittää, että kirkkovaltuusto asettaa johtoryhmän, johon kuuluvat kirkkovaltuuston pj ja vpj, kirkkoherra, kirkkoneuvoston vpj ja talouspäällikkö, tukemaan hallinnon valmistelutyötä. Järjestelytoimikunta esittää myös, että kirkkovaltuusto hyväksyy toimintaryhmien ohjesäännön. Liite 3. Päätös/Järjestelytoimikunta: Kirkkovaltuusto päätti hyväksyä ja asettaa esitetyt toimintaryhmät Kirkkovaltuusto päätti hyväksyä ja asettaa esitetyn johtoryhmän. Kirkkovaltuusto päätti hyväksyä toimintaryhmien ohjesäännön. 11 MARTINKOSKEN SEURAKUNNAN TALOUSARVIO JA TOIMINTASUUNNITELMAT VUODELLE 2019 SEKÄ SUUNNITELMAKAUDELLE 2020-2021 Järjestelytoimikunta 11.12.2018 / 79 MARTINKOSKEN SEURAKUNNAN ENSIMMÄINEN TALOUSARVIO JA TOIMINTASUUNNITELMAT VUODELLE 2019 SEKÄ SUUNNITELMAKAUDELLE 2020-2021 Esitellään kokouksessa. Liitteet: 6, toimintasuunnitelma ja talousarvio, tiliryhmätaso pääluokittain ja koko srk 7, talousarvio kustannuspaikoittain ja koko srk yhteensä Valtuuston kokouksessa liitteet 4 ja 5. Päätösehdotus / talouspäällikkö: Järjestelytoimikunta ehdottaa, että Martinkosken kirkkovaltuusto vahvistaa talous- ja toimintasuunnitelman vuosille 2019-2021. Päätös / Järjestelytoimikunta
MARTINKOSKEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 8 Kirkkovaltuusto päätti vahvistaa Martinkosken seurakunnan ensimmäisen talousarvion ja toimintasuunnitelmat vuodelle 2019 sekä suunnitelmakaudelle 2020-2021. 12 TILINTARKASTUSYHTEISÖN VALINTA Järjestelytoimikunta 11.12.2018 / 86 TILINTARKASTUSYHTEISÖN VALINTA Järjestelytoimikunta valitsi kokouksessaan 25.10.2018 Martinkosken seurakunnalle tilintarkastusyhteisön. Kirkkohallituksen yleiskirje nro 17/2018 19.11.2018 TILINTARKASTAJAN VALINTA VALTUUSTOKAUDELLE 2019 2022 Kirkkojärjestyksen 15 luvun 7 :n mukaan kirkkovaltuusto tai yhteinen kirkkovaltuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten joko vähintään yhden varsinaisen ja yhden varatilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön. Tilintarkastajan valinta kuuluu uudelle, marraskuun seurakuntavaaleissa valitulle ja vuoden 2019 alusta toimintansa aloittavalle, kirkkovaltuustolle tai yhteiselle kirkkovaltuustolle. Nykyinen kirkkoneuvosto tai yhteinen kirkkoneuvosto voivat käynnistää tilintarkastuksen valintaprosessin, ja tarvittaessa toimeenpanna tarjouskilpailun, jo vuoden 2018 aikana. Järjestelytoimikunta 25.10.2018 / 49 Martinkosken seurakunnalle pitää valita tilintarkastusyhteisö. Talouspäällikkö on pyytänyt tarjoukset nyt kummankin lakkaavan seurakunnan tarkastusta tekevältä BDO Audiatorilta sekä KPMG:ltä. Tarjous on saatu vain BDO Audiatorilta. Tarkastajaksi he tarjoavat tällä hetkellä Kosken Tl seurakunnan tilintarkastajaa Sinikka Niitynperää. Liite 10: tarjous tilintarkastuspalveluista Järjestelytoimikunta on kyseisessä kokouksessa tehnyt tarvittavat valmistelut tilintarkastusyhteisön valitsemiseksi. Päätösehdotus / talouspäällikkö: Järjestelytoimikunta esittää kirkkovaltuustolle, että se valitsee Martinkosken seurakunnan tilintarkastajaksi tilintarkastusyhteisö BDO Audiatorin sekä vastaavaksi tarkastajaksi Sinikka Niitynperän. Päätös / järjestelytoimikunta Kirkkovaltuusto päätti valita Martinkosken seurakunnan tilintarkastajaksi tilintarkastusyhteisö BDO Audiatorin sekä vastaavaksi tarkastajaksi Sinikka Niitynperän.
MARTINKOSKEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 9 13 MARTINKOSKEN SEURAKUNNAN LEIMASIN Järjestelytoimikunta 25.10.2018 / 46 Kristallimedia / Tuomo Aaltonen on tehnyt Martinkosken seurakunnalle kuusi leimasinmallia. Häntä on vielä pyydetty muokkaamaan kahta ehdotuksista ja niistä kuvat tulevat maanantaina. Näistä ehdotuksista valitaan yksi Martinkosken seurakunnan leimaksi, joka lähetetään tuomiokapitulin hyväksyttäväksi ennen käyttöönottoa. Kokouksessa esitellään seurakunnan tiedotusvastaavien seurakuntasihteeri Päivi Pakkasen ja diakoni Kaarina Saarenpään tekemä lausunto leimasimesta. Liite 7; leimasinehdotukset 6 kpl, kahdesta tulee kuvat myöhemmin Päätösehdotus / kirkkoherra Järjestelytoimikunta valitsee vaihtoehdoista yhden Martinkosken seurakunnan leimasimeksi, joka lähetetään tuomiokapituliin lausuntoa ja hyväksymistä varten. Päätös / järjestelytoimikunta Järjestelytoimikunta valitsi Martinkosken seurakunnan leimasimeksi Jokiristin hennolla taimella. Leimasimen valinnalla oli kiire, koska Martinkosken seurakunta tarvitsee heti vuoden 2019 alusta alkaen leimasimen käyttöönsä. Kirkkoherra ja talouspäällikkö olivat yhteydessä tuomiokapitulin lakimiesasessoriin, joka tarkisti leimaehdotuksen ja totesi sen säädösten mukaiseksi. Hän antoi ohjeeksi tilata leimasimet ja viedä asia vielä valtuuston päätettäväksi, jonka jälkeen se lähetetään kapitulin hyväksyttäväksi. Liite 6 Päätös / kirkkovaltuusto Kirkkovaltuusto päätti valita Martinkosken seurakunnan leimaksi Jokiristi hennolla taimella ja lähettää sen tuomiokapituliin hyväksyttäväksi. 14 Muut mahdolliset asiat Muita asioita ei ollut. 15 Ilmoitusasiat Luottamushenkilöille järjestetään perehdytystilaisuus helmikuussa. Kutsu toimitetaan myöhemmin. 16 Kokouksen päättäminen ja valitusosoituksen antaminen, liite 7 Puheenjohtaja antoi valitusosoituksen ja päätti kokouksen klo 19.17.