Miten toteuttaa onnistunut Klubin laatualoitteen workshop OHJAAJAN OPAS
VALMISTAUTUMINEN WORKSHOPIIN TAVOITE Tämän workshopin yleisenä tavoitteena on edistää avointa keskustelua klubin jäsenten välillä, jotta löydetään kehittämistä vaativat alueet ja määritellään toimintasuunnitelma. OHJAAJAN ROOLI Ohjaajan tehtävänä on olla vastuussa workshopin sisällöstä, pitää osallistujat aiheessa ja huolehtia, että käytössä oleva aika käytetään tehokkaasti. OSALLISTUJAT Ohjelman tavoitteena on kerätä palautetta klubin kaikilta jäseniltä. Osallistujat tulisi jakaa noin 5-7 hengen pienryhmiin. Jos et pysty jakamaan heitä pienryhmiin, kannattaa opinto-ohjelmaan silloin tehdä joitakin muutoksia, joihin palataan myöhemmin tässä oppaassa. Tämä workshop, johon sisältyy yksi 15 minuutin tauko, tulisi suorittaa alle neljässä tunnissa. Voit valintasi mukaan laajentaa tai lyhentää ohjelmaa ajankäyttövaatimustesi perusteella. Kokousvalmistelut 1. Pyydä Klubin laatualoitteen työkirjat piiri- ja klubihallinnon jaostosta (sähköposti: clubqualityinitatives@lionsclubs.org) 2. LCI:n verkkosivuilta löytyy PowerPoint -esitys tai sen voi tilata Piiri- ja klubihallinnon osastolta clubqualityintiatives@lionsclubs.org auttamaan kouluttajaa materiaalin esittämisessä. 3. Jos osallistujia pyydetään tekemään työkirjan tehtävät ennen kokousta, muistuta heitä että he tuovat sen mukaan (voit ehkä lähettää heille linkin). Tuo ylimääräisiä työkirjoja niille, jotka unohtivat sen kotiin. Tehtävä Valitse materiaaleja, jotka voisivat täydentää Klubin laatualoite -kirjasen tietoja. Kirjoituspaperia jokaisella pöydällä Fläppitaulu ja tusseja (Jos digitaalisia laitteita ei ole käytössä - valinnainen) Kannettava tietokone ja projektori PowerPoint - esityksiä varten (valinnainen) Puhujakoroke ja mikrofoni Huoneen valmistelu Pyöreät pöydät Mikrofonit Materiaalipöytä suoritettu ( ) Muistiinpanot
EHDOTETTU TAULU (puolen päivän workshop) Säästä aikaa ja järjestä lyhyempi seminaari pyytämällä osallistujia suorittamaan arvioinnit ennen seminaaria. Jaa kirjaset kaikille ja käy ne läpi. 25 minuuttia 94 minuuttia OSA Vaihe yksi: Esittely, Muutosprosessin ymmärtäminen ja yleiskatsaus (Etukäteen suoritettava tehtävä) Vaihe kaksi: Päätä muutoksen tarpeesta Arviointi yksi: Laajenna palvelun vaikutusta Arviointi kaksi: Muokkaa julkista mielipidettä ja paranna näkyvyyttä Arviointi kolme: Pyri erinomaisuuteen klubin kaikissa toimissa Arviointi neljä: Paranna jäsenyyden arvoa ja pyri uusille alueille AKTIVITEETIT Ohjelman yleiskatsaus ja odotukset, LCI Forward -aloite Työkirjat kerätään workshopin lopussa Yleiskatsaus arvioinneista Harjoitus: Jokainen vastaa arviointiin ja keskustelee tuloksista ryhmässä Harjoitus: Jokainen vastaa arviointiin ja keskustelee tuloksista ryhmässä Harjoitus: Jokainen vastaa arviointiin ja keskustele tuloksista ryhmässä Harjoitus: Jokainen vastaa arviointiin ja keskustelee tuloksista ryhmässä 50 minuuttia 50 minuuttia Tauko (valinnainen) Vaihe kolme: Aseta tavoitteet Vaihe neljä: Laadi suunnitelmat 10 minuuttia Vaihe kuusi: Yhteenveto Kokonaisaika: 244 minuuttia Vaihe viisi: Toteuta muutos ja ylläpidä sitä Yleiskatsaus järkevistä tavoitteista Harjoitus: Jokainen laatii järkevät tavoitteet Harjoitus: Ryhmät päättävät prioriteeteista, laativat ja esittelevät suunnitelman Yleiskatsaus muutoksen ylläpitämisestä Yhteenveto klubin laatuprosessista ja aikataulun mukaiset edistymisraportit Kerää täytetyt työkirjat
ESITTELYT KALVO 1. Tervehdi jokaista osallistujaa avaushuomautustesi aikana. Esittele kaikki mahdolliset tarkkailijat. Ilmoita aterioista, tauoista, jne. 8 minuuttia 2. Pyydä jokaista lionia kertomaan heidän nimensä ja arvonsa. Varmista, että jokainen lion toivotetaan tervetulleeksi ja heitä kannustetaan osallistumaan. Kalvo 1 3. Kerro, että tämän workshopin tarkoitus on käsitellä klubin eri puolia, jotta löydetään alueet, joilla menee hyvin ja alueet, joilla tarvitaan parannusta. 4. Kerro heille harjoitusten tarkoitus. Ne on suunniteltu auttamaan meitä arvioinnin tekemisessä. Kirjoittakaa ylös ideoita, keskusteluja miten parantaa klubin toimintaa. 5. Jaa työkirjat ja selitä, että suurimman osan ajasta workshopissa keskitytään työkirjaan. Ne on suunniteltu kannustamaan keskustelua. Kerro, että kaikki keskusteltavat ideat kirjoitetaan keskustelutaululle ja klubivirkailijat näkevät ne (vahtoehto: anna työkirjat klubivirkailijoille). Kalvo 2 Sivu 5 6. Esittele Klubin laatualoite ja aloita esitelmä. Esittele viisi vaihetta Vaihe yksi: Muutosprosessin ja LCI Forwardin ymmärtäminen Vaihe kaksi: Päätä muutoksen tarve tärkeiden arviointien avulla Vaihe kolme: Aseta tavoitteet Vaihe neljä: Laadi suunnitelmat Vaihe viisi: Toteuta muutos ja ylläpidä sitä Huomaa, että muutos on jatkuva prosessi, jota tulisi tapahtua koko ajan.
6 minuuttia KALVO Kalvo 3 Vaihe yksi: MUUTOSPROSESSIN YMMÄRTÄMINEN OPASKIRJAN Sivu 6 1. Esittele LCI Forward. Mainitse että ohjelma perustuu LCI:n strategiseen suunnitelmaan ja että jokainen klubi, piiri ja moninkertaispiiri pystyy parantamaan sen toimintaa keskittymällä LCI Forward -aloitteen neljään osa-alueeseen. Kalvo 4 Sivu 7 Ensimmäinen osa-alue: Laajenna palvelun vaikutusta ja aluetta - huomaa että kaiken mitä teemme tulisi alkaa tavoitteesta palvella useampia ihmisiä joka vuosi. Toinen osa-alue: Muokkaa mielipidettä ja paranna näkyvyyttä - mainitse miten tärkeää viestintä on sekä sisäisesti että ulkoisesti. Näin kannustetaan sekä jäseniä ja paikkakunnan asukkaita tutustumaan ja osallistumaan klubin projekteihin. Kolmas osa-alue: Pyri erinomaisuuteen klubeissa, piireissä ja koko järjestössä - mainitse miten tärkeää on klubin toiminta jäsenten osallistumisessa, läpinäkyvyydessä ja tehokkaissa kokouksissa sekä projektinhallinnassa. 3 minuuttia Neljäs osa-alue: Paranna jäsenyyden arvoa ja saavuta uusia alueita - mainitse miten jokaisen klubin tulee varmistaa, että jäsenet ovat tyytyväisiä jäsenyyteen ja että klubin tulisi aina etsiä uusia tapoja saada uusia jäseniä. 2. Tarkista että kaikki ovat ymmärtäneet aiheet, joista on keskusteltu. Selvennä jos tarpeen.
4 minuuttia 3 minuuttia KALVOT Kalvo 5 Kalvo 6 VAIHE KAKSI: PÄÄTÄ MUUTOKSEN TARPEESTA Kerro miten arvioinnit, jotka noudattavat samaa kaavaa kuin LCI Forward, auttavat tunnistamaan alueita, joilla vaaditaan parannusta Pyydä lioneita muodostamaan pienryhmiä ja suorittamaan tai tarkistamaan arvioinnit. Kalvo 7 Sivut 8 & 9 Arviointi 1 Mainitse, että tässä keskitytään Laajenna palvelun vaikutusta ja aluetta. Keskustele arvioinnista (ja tuloksista) ryhmän kanssa. Kalvo 8 Varmista, että kaikki ovat ymmärtäneet kysymällä osallistujilta antoivatko kysymykset ja annettu malli hyödyllisiä ideoita keskustelua varten. Kalvo 9 Sivu 10 Resurssit Mainitse työkalut Kalvo 10 Sivut 11 & 12 Arviointi 2 Mainitse että tässä keskitytään Julkisen mielipiteen muuttamiseen ja parantamaan näkyvyyttä. Keskustele arvioinnista (ja tuloksista) ryhmän kanssa. Kalvo 11 Varmista, että kaikki ovat ymmärtäneet kysymällä osallistujilta antoivatko kysymykset ja annettu malli hyödyllisiä ideoita keskustelua varten. Kalvo 12 Sivu 12 Resurssit Mainitse työkalut Kalvo 13 Kalvo 14 Sivut 13 & 14 Arviointi 3 Mainitse että tässä keskitytään Erinomaisuuden saavuttamiseen klubien, piirien ja järjestön tasoilla. Keskustele arvioinnista (ja tuloksista) ryhmän kanssa. Varmista, että kaikki ovat ymmärtäneet kysymällä osallistujilta antoivatko kysymykset ja annettu malli hyödyllisiä ideoita keskustelua varten. Kalvo 15 Sivu 14 Resurssit Mainitse työkalut Kalvo 16 Sivut 15 & 16 Arviointi 4 Mainitse että tässä keskitytään Parantamaan jäsenyyden arvoa ja saavuttamaan uusia alueita. Keskustele arvioinnista (ja tuloksista) ryhmän kanssa. Kalvo 17 Kalvo 18 Sivu 16 Varmista, että kaikki ovat ymmärtäneet kysymällä osallistujilta antoivatko kysymykset ja annettu malli hyödyllisiä ideoita keskustelua varten. Resurssit Mainitse työkalut Kalvo 19 Tauko
5 minuuttia 30 minuuttia KALVOT Kalvot 20 & 21 Kalvo 22 VAIHE KOLME: ASETA TAVOITTEET Esittele järkevät tavoitteet, jotka ovat tarkkoja, mitattavissa olevia, saavutettavia, realistisia ja aikaan sidottuja. Kerro muutama esimerkki Sivut 17 & 18 Pyydä jokaista osallistujaa laatimaan järkevät tavoitteet jokaisen arvioinnin kohdalla. Pyydä sen jälkeen jokaista ryhmää keskustelemaan tavoitteista ja laatimaan kolme järkevää tavoitetta jokaista arviointia varten. Tarkista että ryhmissä keskustellaan tehokkaasti jokaisesta arvioinnista. Kalvo 22 Pyydä jokaista ryhmää kertomaan heidän tavoitteistaan. Jos aikaa riittää, anna jokaisen ryhmän kertoa heidän kolmesta tavoitteestaan. Jos aika ei riitä, anna jokaisen ryhmän kertoa yhdestä tavoitteesta. 20 minuuttia KALVOT Kalvot 23 & 24 VAIHE NELJÄ: LAADI SUUNNITELMAT Sivut 19-21 Esittele ryhmälle Suunnitteluprosessin lomake (sivu 20) ja Toimintasuunnitelman lomake (sivu 21) työkirjassa. Pyydä ryhmiä viimeistelemään ja keskustelemaan näistä lomakkeista kunkin tavoitteen kohdalla. 30 minuuttia Kalvo 25 Pyydä jokaista ryhmää kertomaan heidän tavoitteistaan. Jos aikaa riittää, anna jokaisen ryhmän kertoa heidän kolmesta tavoitteestaan. Jos aika ei riitä, anna jokaisen ryhmän kertoa yhdestä tavoitteesta. 10 minuuttia KALVOT Kalvot 26 & 27 VAIHE VIISI: TOTEUTA MUUTOS JA YLLÄPIDÄ SITÄ Sivu 22 Kuka johtaa toimintasuunnitelmien toteuttamista jotta tavoitteet saavutetaan 5 minuuttia Kalvot 28 & 29 Mainitse että LCI:n verkkosivulta löytyy työkaluja (www.lionsclubs.org) auttamaan heitä. Katso työkirjasta lisätietoja.
5 minuuttia 5 minuuttia VAIHE KUUSI: LOPPUSANAT KALVOT Kalvo 30 Pyydä vapaaehtoisia kertomaan mikä oli tärkein asia, jonka he oppivat workshopissa ja miten he toteuttavat sitä kurssin jälkeen. Lopeta lyhyellä yhteenvedolla (ei pitkällä) workshopin kaikkein tärkeimmistä aiheista. Kiitä osallistujia heidän osallistumisestaan. Kerää keskusteluissa kirjoitetut muistiinpanot, jotta uudet ideat, tiedot potentiaalisista uusista jäsenistä ja median yhteystiedoista voidaan jakaa kaikille. District and Club Administration Lions Clubs International 300 W. 22 nd Street Oak Brook, IL 60523-8842 USA www.lionsclubs.org Sähköposti: clubqualityinitatives@lionsclubs.org Puhelin: (630) 468-6948 DA-CQI3.FI 3/2018