Mitä odottaa EVS-hankkeelta TIETOPAKETTI, OSA 1 MITÄ ODOTTAA EVS-HANKKEELTA Youth in Action -ohjelma TIETOPAKETTI Osa 1 Toukokuu 2011
Johdanto Tämä julkaisu on tarkoitettu EVS-ohjelmaan (Eurooppalainen vapaaehtoispalvelu, European Voluntary Service) osallistuville vapaaehtoisille ja organisaatioille. Siinä annetaan yleistä tietoa siitä, mitä vapaaehtoispalvelulta voi odottaa ennen sen alkua, sen aikana ja sen jälkeen. Julkaisun tarkoituksena on myös auttaa osallistujaorganisaatioita, ohjelmaa hallinnoivia toimistoja sekä Euroopan komissiota ehkäisemään EVSvapaaehtoisiin kohdistuvia riskejä. Kaikki vapaaehtoiset ovat yksilöitä ja ansaitsevat luottamuksellisen ja heidän yksilöllisiä ajatuksiaan, odotuksiaan, tarpeitaan ja tapojaan kunnioittavan ympäristön. Lähettävät, vastaanottavat ja hankkeita koordinoivat organisaatiot käyttävät paljon aikaa, energiaa ja voimavaroja EVS-hankkeiden suunnitteluu ja toteutukseen. Heillä onkin oikeus odottaa, että vapaaehtoinen osoittaa samanlaista kunnioitusta ja luottamusta heidän panostukseensa kehittää paikallisyhteisöään. Tämän tekstin päätarkoitus on siten selventää, mikä on jokaisen hankkeeseen osallistuvan (myös vapaaehtoisten) rooli hyvän EVS-hankeympäristön luomisessa. Mitä odottaa EVS-hankkeelta -julkaisussa annetaan ohjeita EVS-hankkeiden tiettyjen osa-alueiden toimeenpanoon. Näissä ohjeissa otetaan huomioon se, että hankekumppanit, hankemuodot ja vapaaehtoispalvelualat voivat olla hyvin erilaisia ja niitä täytyy soveltaa kunkin hankkeen erityistarpeiden mukaan. Nämä ohjeet täydentävät Youth in Action -ohjelmaoppaassa 1 annettuja tietoja ja ovat osa vapaaehtoisille ennen heidän lähtöään annettavaa tietopakettia. On erittäin suositeltavaa, että mahdolliset vapaaehtoiset lukevat tämän julkaisun ennen kuin he sitoutuvat ottamaan osaa EVS-hankkeeseen. 1 Mikäli näissä kahdessa julkaisussa annetut tiedot ovat ristiriitaisia keskenään, noudatetaan ohjelmaoppaassa annettuja tietoja.
Mitä odottaa EVS-hankkeelta 1. Tiedonvälitys ja viestintä Vapaaehtoisille täytyy kertoa Youth in Action -ohjelmasta, sen filosofiasta, päämääristä, painopisteistä ja menettelytavoista ja siitä miten EVS-hankkeita toteutetaan. Ennen vapaaehtoispalveluun lähtöä vapaaehtoisille täytyy antaa selkeää tietoa EVShankkeesta, erityisesti työtehtävistä, asunnosta sekä tarjotusta koulutuksesta ja tuesta. Jos vapaaehtoinen suorittaa palvelunsa siinä yhteisössä, jossa hän myös asuu, hänelle täytyy kertoa etukäteen häntä koskevista yhteisön säännöistä ja olosuhteista. Vapaaehtoisella on velvollisuus kertoa järjestäville organisaatioille kaikista seikoista, joilla saattaa olla vaikutusta hänen kykyynsä suorittaa tiettyjä tehtäviä, ja mahdollisista erityistarpeista. Tarpeen mukaan hänen täytyy antaa tietoa terveydentilastaan. Vapaaehtoisen täytyy ilmoittaa koordinoivalle, lähettävälle ja vastaanottavalle organisaatiolle tarkat lähtö- ja saapumispäivät. Tiedot täytyy antaa hyvissä ajoin ennen vapaaehtoispalvelun alkua. 2. Talous- ja hallintosäännöt Vapaaehtoisen täytyy lukea, hyväksyä ja allekirjoittaa EVS-sopimus yhdessä koordinoivan, lähettävän ja vastaanottavan organisaation kanssa. Vapaaehtoisen täytyy myös lukea hänen hankettaan koskeva EVS-apurahahakemus, jonka kansallinen toimisto tai EU:n toimeenpanovirasto on hyväksynyt. Jokaisella hankkeeseen osallistujalla (vapaaehtoinen mukaan lukien) on velvollisuus noudattaa EVS-sopimuksessa annettuja hankkeen sääntöjä. EVS-hankkeeseen osallistuminen on vapaaehtoisille maksutonta. Lukuun ottamatta mahdollista, korkeintaan 10% osuutta matkakuluista vapaaehtoisia ei saa veloittaa hankkeeseen osallistumisesta kokonaan eikä osittain, suoraan eikä epäsuorasti. Tämä tarkoittaa sitä, että vapaaehtoisella on oikeus yhteen meno-paluumatkalippuun lähettävän ja vastaanottavan maan välillä, vakuutukseen, ruokaan (ateriat tai ruokarahaa on tarjottava myös vapaapäivinä ja loma-aikoina) ja paikallisliikenteeseen. Vapaaehtoisella on myös oikeus kuukausi- tai viikkorahaan (taskurahaan) koko vapaaehtoispalvelun ajan, myös siihen kuuluvana loma-aikana. Rahan suuruus määritellään ohjelmaoppaassa. Taskurahaa ei ole tarkoitettu kattamaan hankkeen toteuttamiseen liittyviä kuluja (esimerkiksi paikallisliikennemaksuja tai ruokaa). Vapaaehtoisella täytyy olla koko vapaaehtoispalvelun ajan voimassaoleva, pakollinen EVS-ryhmävakuutus, jonka Euroopan komissio on järjestänyt. Vapaaehtoisen täytyy lukea huolellisesti EVS-tietopaketissa annettu tieto vakuutuksesta. Vapaaehtoinen voi pyytää ja hänellä on oikeus saada apua osallistuvilta organisaatioilta vastaanottavan maan vaatiman viisumin hankkimisessa. Kansallinen toimisto,
toimeenpanovirasto tai SALTO-keskus voi myös laatia viisumianomusta tukevan kirjeen, jos sellaista pyydetään heiltä hyvissä ajoin. Vapaaehtoisella on oikeus saada Youthpass-todistus, jossa vahvistetaan hänen osallistumisensa EVS-ohjelmaan ja kuvataan vapaaehtoispalvelun aikana saadut kokemukset ja taidot (lisätietoa sivulla www.youthpass.eu). Vapaaehtoispalvelun jälkeen vapaaehtoisen täytyy täyttää pyydetyt tiedot hankkeen loppuraporttiin. 3. Myönteinen asenne EVS-hankkeessa Vapaaehtoisen tulee osallistua aktiivisesti oman EVS-hankkeensa järjestelyihin yhdessä osallistujaorganisaatioiden kanssa ja lähettävän, vastaanottavan ja koordinoivan organisaation tulisi rohkaista häntä siinä. Vapaaehtoisen täytyy kunnioittaa vastaanottavan organisaation sääntöjä ja rakenteita. Vapaaehtoisen täytyy myös noudattaa vastaanottavan maan voimassaolevia lakeja. Vastaanottavalla organisaatiolla on oikeus tietää missä vapaaehtoinen liikkuu ja oleskelee koko palvelun ajan ja vapaaehtoisen velvollisuus on kertoa se organisaatiolle. Vapaaehtoisen täytyy antaa säännöllisesti palautetta ulkomaankokemuksestaan vastaanottavalle organisaatiolle sekä antaa lähettävälle organisaatiolle kokonaisarvio hankkeesta vapaaehtoispalvelun päätyttyä. 4. Käytännön järjestelyt Vastaanottava organisaatio on vastuussa vapaaehtoisen tukemisesta ja ohjauksesta siitä hetkestä lähtien kun tämä saapuu vastaanottavaan maahan. Vapaaehtoisella on oikeus ilmaiseen majoitukseen ja ylläpitoon. Majoituksen täytyy olla hänen käytössään koko palveluajan, lomapäivät mukaan lukien. Vastaanottavan ja koordinoivan organisaation on varmistettava, että vapaaehtoisen asunto on turvallinen ja siisti ja että tämä saa tarpeeksi ja terveellistä ruokaa. Vapaaehtoisen täytyy pitää hyvää huolta hänelle tarjotusta asunnosta. Vapaaehtoisella on oikeus kahteen perättäiseen vapaapäivään kerran viikossa (ellei toisin ole yhteisesti sovittu vapaaehtoisen ja koordinoivan organisaation välillä ja niin nimenomaan kirjattu EVS-sopimukseen) ja kahteen lomapäivään kuukaudessa. Lomaaika ja viikoittaiset lepopäivät täytyy sopia vastaanottavan organisaation ja vapaaehtoisen kesken. 5. Tuki, koulutus ja kokoukset Ennen lähtöä vapaaehtoisten on saatava EVS-tietopaketti ja lähettävän/koordinoivan organisaation on tarjottava heille riittävää, kunkin tarpeiden mukaista valmennusta ulkomailla oleskeluun EVS-valmennus ja -arviointijaksojen ohjeiden ja vähimmäislaatuvaatimusten mukaisesti (EVS Training and Evaluation Cycle guidelines and minimum quality standards).
Vastaanottavaan maahan saapuessaan vapaaehtoisilla on oikeus ja velvollisuus osallistua tulovalmennukseen. Niillä vapaaehtoisilla joiden palvelu kestää kuusi kuukautta tai enemmän on myös oikeus ja velvollisuus osallistua väliarviointiin. Vapaaehtoisten täytyy saada asianmukaista tukea ja ohjausta, jotta he pystyvät selviytymään sovituista tehtävistä. Vastaanottavan/koordinoivan organisaation on järjestettävä vapaaehtoisille maksutonta kielikoulutusta. Koulutus voi olla virallista tai epävirallista ja sen muoto, kesto ja tiheys voi vaihdella vapaaehtoisten tarpeiden, tehtävien ja organisaation mahdollisuuksien mukaan. Vapaaehtoisilla on oltava henkilökohtainen tukihenkilö (mentori), jonka kanssa he tapaavat säännöllisesti koko palvelun ajan. Vastaanottava organisaatio nimittää tukihenkilön, joka ei saa olla sama kuin vapaaehtoisen esimies tai muu henkilö, jonka kanssa vapaaehtoinen on suoraan tekemisissä päivittäisissä toimissaan. Tukihenkilön tulisi auttaa vapaaehtoista kotiutumaan organisaatioon, hankkeeseen ja paikalliseen yhteisöön. Tukihenkilön tulee tarvittaessa auttaa vapaaehtoista virallisissa asioissa. Vapaaehtoisen on hyväksyttävä tukihenkilön rooli hänen hyvinvoinnistaan vastaavana henkilönä ja hänen täytyy osallistua tukihenkilön järjestämiin säännöllisiin tapaamisiin. Hankkeen päätyttyä lähettävän organisaation on autettava vapaaehtoista EVShankkeeseen osallistumisen arvioinnissa, jonka tarkoitus on auttaa vapaaehtoista saamaan mahdollisimman paljon irti kokemuksesta. Pyydettäessä vapaaehtoista tulisi myös auttaa takaisinsopeutumisessa kotimaahan ja antaa neuvoja henkilökohtaisiin hankkeisiin. Vapaaehtoispalvelun päätyttyä vapaaehtoisten tulisi osallistua heidän kansallisen toimistonsa järjestämään vuosittaiseen EVS-tilaisuuteen. Vapaaehtoiset voivat myös pyytää neuvoja ja tukea (esim. vapaaehtoispalvelun tunnustaminen, vakuutus, viisumi, kriisienhallinta) asianomaiselta kansalliselta toimistolta tai toimeenpanovirastolta. 6. Vapaaehtoisten tehtävät Vapaaehtoispalveluolosuhteissa täytyy ottaa huomioon vapaaehtoisten terveys, turvallisuus ja arvokkuus ja niissä täytyy noudattaa vastaanottavan maan lakeja. Vapaaehtoispalvelun täytyy olla kokopäiväistä. Vapaaehtoisten hankkeeseen liittyvien tehtävien (hankkeeseen liittyvä kieli- ja muu koulutus mukaan lukien) tulee kestää vähintään 30 tuntia ja korkeintaan 38 tuntia viikossa. Vapaaehtoisille ei saa antaa tehtäväksi rutiinitehtäviä, jotka normaalisti tekisi palkallinen työntekijä. Vapaaehtoisia ei saa pyytää tekemään suurta vastuuta vaativia tehtäviä yksin tai ilman valvontaa. Vapaaehtoiset eivät saa olla yksin päivittäisessä vastuussa haavoittuvassa asemassa olevien henkilöiden hoidosta (vauvat ja lapset, sairaat, vanhukset ja vammaiset jne.). Vapaaehtoiset eivät saa opettaa tai toimia opetusavustajina muodollisessa koulutuksessa. Vapaaehtoisia tulee rohkaista omien ideoiden, luovuuden ja kokemusten käyttämiseen oman hankkeen tai vastaanottavan organisaation toimintojen kehittämisessä.
Kaikkien hankkeessa tai vapaaehtoisten tehtävissä, vastuualueissa, tuessa ja koulutuksessa tapahtuvien muutosten täytyy olla hyväksytyn hankkeen mukaisia ja niistä täytyy sopia yhdessä vapaaehtoisen ja vastaanottavan organisaation kesken. 7. Riskien ja ristiriitojen hallinta Vapaaehtoiset eivät saa toiminnallaan mitenkään asettaa itseään tai muita loukkaantumisvaaraan. Mahdollisissa ristiriitatilanteissa vapaaehtoinen voi pyytää tukihenkilöltä apua keskustelemaan paikallisyhteisön tai vastaanottavan organisaation kanssa. Tukihenkilön pitäisi pystyä arvioimaan tilanne itsenäisesti ja puolueettomasti. Jos vapaaehtoisen ja tukihenkilön välillä on ristiriitoja, vapaaehtoinen voi pyytää saada toisen tukihenkilön. Ristiriitatilanteissa vapaaehtoisen täytyy saada tukea ja hänen täytyy pitää aktiivisesti yhteyttä koordinoivaan, lähettävään ja vastaanottavaan organisaatioon viestintäongelmien välttämiseksi. Vakavan tilanteen sattuessa vapaaehtoisella on oikeus odottaa, että tukihenkilö tarvittaessa ottaa ja pitää yhteyttä lähettävään organisaatioon, lähiomaiseen (tarvittaessa tai pyydettäessä) ja vakuutusyhtiöön. Sellaisen vakavan tilanteen tai ristiriidan sattuessa jota ei voida muutoin ratkaista vapaaehtoinen voi lähteä hankkeesta. Tämän tulisi kuitenkin aina olla viimeinen vaihtoehto ja siitä tulee sopia kansallisen toimiston/toimeenpanoviraston kanssa.