LOUNAIS-SUOMEN PARTIOPIIRI 1(7) HALLITUKSEN KOKOUS 11/ 2015 PÖYTÄKIRJA Aika 08.10.2015 klo 17.30-20.15 30.10.2015 Paikka Varsinais-Suomen Maakuntasäätiö, Linnankatu 9-11 C 40 20100 Turku Läsnä Mari Kousa puheenjohtaja Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Maarit Heikkinen alueryhmä Laura Kajala koulutusryhmä poistui 6 jälkeen Eeva Kivilä viestintäryhmä Inka Lähteenmäki ohjelmaryhmä Anna Nyrhinen talousryhmä Anniina Palola yhteiskuntasuhteet Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18:10. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksytään hallituksen 13.9. pidetyn kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirja on toimitettu hallituksen jäsenille kokousmateriaalien liitteenä. Liite 1. 4. Työjärjestys Päätettiin siirtää seuraavaan kokoukseen, koska pöytäkirja todettiin toimitetun jäsenille liian myöhään ennakkotutustumista varten. Puheenjohtaja esittelee kokouksen työjärjestyksen ja esityslistan. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 5. Saapunut posti Käsitellään esityslistan liitteenä ollut saapunut posti. Liite 2 Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi. 6. Talousasiat 1 Talouskatsaus touko elokuulta. Liite 3. Talousministeri Anna Nyrhinen ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka esittelevät. Merkitään talouskatsaus tiedoksi ja päätettiin tarkastaa taloustilanne marraskuun piirihallituksen kokouksessa mahdollisten toimenpiteiden varalta tilinpäätöstä varten.
2(7) 7. Syyskokous 2015 Esitysten hyväksyminen ja vastuiden kertaus Päätettiin, että syyskokouksen esitykset pitää olla 25.10 mennessä PH:n drive-kansiossa syyskokous. Kommentit esityksistä pitää antaa 28.10. mennessä. Päätetiin piirihallituksen jäsenten vastuista syyskokouksessa. Päätettiin esittää liitteenä 4 olevaa menettelytapasääntöä syyskokouksen menettelytapasäännöksi. Liitteessä 4, menettelytapasääntö. 8. Uudet partiojohtajat Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Ei vahvistettavia partiojohtajavaltakirjoja. 9. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat. Toimitusjaoston pj Ella Toppari, Loimaan Nuotioloimut, eroaa jaoston toiminnasta. 10. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Tilinpäätösanalyysi, Liite 5 Merkittiin tiedoksi 11. SP:n kuulumiset 1 Laajennetut valiokunnat II/2015 Laajennettujen valiokuntien kokoukset pidetään 10. 11.10.2015 Hyvinkäällä, Hotelli Rantasipi Sveitsissä. Kutsu liitteenä 6. Käsitellään toimialakohtaisesti laajennettujen valiokuntien kokousasiat. piirihallituksen kokouksessa käsitellään laajennettujen valiokuntien oleelliset asiat, joihin ryhmien puheenjohtajat tekevät päätösesityksen piirihallituksen jäsenille ja piirin vastaavien ryhmien jäsenille toimitetaan sähköpostitse laajennettujen valiokuntien muistio kokouksen jälkeen, jokaisen ministerin toimesta Päätetään merkitä toiminnanalojen nostot tiedoksi, joista tärkeimpinä: Alue: Ei päätösasioita Lähetekeskustelussa & työstössä: o Lippukuntatuen kehittäminen (Irkun saatekirjeessä maininta: Sunnuntaina kehitetään lippukuntatukea vapaaehtoistuen ja kasvatusvaliokuntien kanssa ) o Toimintasuunnitelman toteuttaminen vuonna 2016 ja piirin rooli o Arvopohjainen johtajuus Tiedoksi asioita: Uudenmaan lpk-sparraus, ongelmaklinikka, ohjaajaryhmän siirtyminen aluevaliokunnan alaisuuteen, Von Frenckell -apurahan projektit, materiaalipäivitysten tilanne, uuden lippukunnan perustamisen prosessi. Koulutus: Piirikysymys yhdessä Hämeen kanssa siitä, miten Laajennetun valiokunnan toimintasuunnitelma saadaan toteutettua: useita elintärkeitä hankkeita, joiden toteuttamisesta vastaa projektiryhmä. Pohdimme piirien mahdollisuutta panostaa tähän ja toisaalta rekrytointia (ja sen haasteellisuutta) näihin hankkeisiin ylipäätään. asiat: o Koulutusjärjestelmän peruskorjaus - KR kannattaa o Mentorointi partiossa o Ko-Gi -kurssin kurssilaisen ja ohjaajan ohje - KR kommentoinut jo aiemmin, kannatetaan. Työstettävät asiat: o Koulutusjärjestelmän peruskorjaus, työstö
3(7) o Osaamisalueet o Lippukuntatuen kehittäminen o Mentorointi partiossa o Turvallisuusilmoitusmenettely partiolaisille Ohjelma Ei varsinaisia päätösasioita. Lippukuntatuen kehittäminen -> ohjaajakoulutus ja ohjaajapestit Muut aiheet: Lippukunnan tapahtuman opas, Roihuvuosi, Metsäohjelma, Tarpojaohjelman kehittäminen Viestintä Ei päätösasioita Y-t Ei päätösasioita Keskustellaan: o Toimintasuunnitelmasta ja sen toteuttamisesta o Kuntavaalikampanjasta 2017 ja toiveista SP:n kattokampanjaa kohtaan o Roihun hyödyntämisestä sidosryhmäyhteistyössä o Kuullaan: Metsäkoordinaattori Jaakko Nippalan katsaus partion metsäohjelmaan ja käydään siitä keskustelua 2 Varainhankinnan inspiraatio, varajohtajan ja toiminnanjohtajan yhteenveto Mika Kuusisto esitteli SWOT-malliin rakennetun inspiraatiopäivänkoosteen, jossa käytiin läpi varainhankinnan suhteen piirin vahvuuksia, heikkouksia, uhkia ja mahdollisuuksia. Päätettiin merkitä raportti tiedoksi. 12. Vuosiselostekysymykset Lippukunnille toimitettavan vuosiselosteen piirikohtaiset kysymykset Päätetään avata tiedosto, johon toiminnanalat voivat lisätä omat esityksensä kysymyksistä ja todettiin, että lippukunta- ja piiriviisarit toimitetaan PH:n jäsenille, niiden ilmestyttyä. 13. Muut mahdolliset asiat 1 Edustajan nimeäminen TVP-toimikuntaa, liite 7 ja liite 8 : Päätettiin nimetä Paavo Vilpo L-SP:n edustajaksi TVP-toimikuntaan seuraavaksi kolmivuotiskaudeksi. 2 Suomen Partiolaisten lippukuntaposti vuonna 2016 Päätettiin osallistua, viimevuosien tapaan, Suomen Partiolaisten lähettämään lippukuntapostiin vuonna 2016. 14. Piirin projektit 1 Tules 2016 Kuultiin, että: Lippukuntapäivässä oli Tules 2016 messupiste Ilmoittautumisohjeet lähtee tällä viikolla (viikko 41) lippukuntiin Ilmoittautuminen leirille alkaa 12.10. ja päättyy 15.11. Merkittiin tiedoksi!
4(7) 2 Tammileiri Lieska, projektisuunnitelma Liite 10 Piirihallitus käsitteli Tammileiri Lieskan projektisuunnitelman ja päätti pyytää kehitysministeriä olemaan yhteydessä leirinjohtajiin ja keskustelemaan seuraavista lisäys-/täydennys kohdista: kasvatustavoitteet tulostavoite vierailupäivä leiriseurakunta perheleiri toimeksiannossa määritellyt tavoitteet 15. Piirin toiminnanalojen nosto Todetaan piirin toiminnanalojen nostot ja kuulumiset. Liitteet 11-15 Päätettiin merkitä toiminnanalojen nostot tiedoksi, joista tärkeimpinä: Alue: AR:n kokous on ollut 22.9.2015 Jaoston (piirivastaava AO:t) kokouksessa 7.1.2015 vieraili samoajajaoston edustaja samoajatapahtumiin liittyen tehdyn aluekartoituksen osalta. Yhteinen asialista jakoon alueohjaajille, käsittely alueilla 15.10.-30.11.2015 välisenä aikana Lippukuntapäivä meni hyvin, PaTu:lla noin 25 osallistujaa ja messupisteeseen olimme itse ja kävijätkin tyytyväisiä Koulutus: Oma kokous 18.9., keskiössä mm. Ko-Gi -asiat ja -suoritukset, sekä laajennettujen asiat. Luottisjaosto ja uusi aikuis- ja luottisryhmä tiiviissä yhteistyössä jo tämän syksyn aikana. Ohjelma: KR:n jäsen Helena Siivonen ehdolla koulutusministeriksi Koulutusfestarit-kokeilu 3.-4.10. Odottelemme järjestäjien ja osallistujien palautetta. Mahdollisuutena oli tehdä eri osia eri koulutuksista, ei suorittaa esim. kokonaista akelakoulutusta. Tarkoituksena on ollut pohtia aikuisten toiveita ja tarpeita ja sitä, että onko ihmiset koulutusjärjestelmää varten vai koulutusjärjestelmä ihmistä varten. Aikuis- ja luottisryhmä ja luottisjaosto kokoontuivat ensimmäiseen yhteiseen kokoukseen 7.9. Kokouksessa käsiteltiin mm. toiminnan jatkosuunnitelmia, vuoden 2016 toimintasuunnitelmaa, rekrytilannetta, ryhmän pestejä ja markkinointia sekä tulevia tapahtumia. Ryhmä osallistui lippukuntapäivään omalla messupisteellä. Seuraava kokous 12.10. ja asialistalla mm. ryhmän pestikuvaukset. Ikäkausikellot 2016, jokaiselle ikäkaudelle oma juliste esim. kolojen seinille. Lippukuntiin on postitettu yhdet kappaleet syyskokouspostin mukana. Lippukunnat joilla on useampia koloja voivat pyytää niitä lisää syyskokouksessa tai piirin toimistolta. Emit-laitteiston vuokraus ulkopuolisille? Piirihallitus pyytää kilpailujaostolta esitystä asiaan. Kisapokaaleja on hävinnyt useita uuden piirin alusta alkaen. Niitä ei ole aktiivisesti etsitty, eikä toimistolla tai jaostolla ole seurantalistaa. Piirihallitus pyytää kilpailujaostolta esitystä asiaan. Talous: Tilinpäätösanalyysikokous pidettiin 24.9.2015, TR:stä paikalla Anna, Jenni ja Jyri- Petteri. Kalenterikamppis: 106 lippukuntaa tilannut kalentereita, yhteensä kalentereita tilattu 48 050 kpl. Viime vuonna kalentereita tilattiin 113 lippukuntaan. Marianna vertaa viime vuoden listaa nykytilanteeseen ja soittelee lippukuntiin, pyytää tarvittaessa talousryhmän apua soittelussa. Viestintä: Tänä vuonna yritetään tyhjentää joulukorttivarastoja. Lippukunnilla on myynnissä joulukorttipaketti 5 hintaan, josta lippukunta saa 2,50. Kortteja on tilattu viiteen lippukuntaan yht. 280 pakettia.
5(7) Viestintäryhmän kokous pidetty 17.10. Käsitelty: o Lippukuntapäivä, jaostojen osallistuminen. o Lippukuntaposti 2016 - ollaan mukana. o SP ottaa ensi vuonna käyttöön valtakunnallisen materiaalipankin Gredin. Vain dynaamisten pohjien lisääminen sinne maksaa piireille (1800 e/kk). o HuHun ja Tammileirin nettisivut piirin sivujen yhteyteen, ylläpito Lounacomille. o Scoutaway-mobiilipelin lanseeraus ja viestintä viikolla 39. o Syksyn tuleviin koulutuksiin vain vähän ilmoittautuneita. Mitä asian eteen tehty? o Tammileirin viestinnällä olisi jo kiire. Repolainen 6/2015 tulossa juttu kuitenkin. o Seuraava kokous 27.10. Tulossa: o Office 365 > uusi Teltta ja piirien intrat. o Partion uusi ilme julkaistaan laajennetuissa 10.10. Graafinen ohje jakoon viikolla 42. Uusia aineistoja Grediin. Roihu-teemainen partioviikko. Kipinä-vinkkejä tulossa SP:ltä marraskuussa. o Turvallisesti yhdessä -teemaviikko 16. 22.11. Jäsenhankinta ja markkinointi: Maikki kokoaa porukan koolle kunnes uusi ministeri on. Re-Postiin mainontaa markkinointirahasta yms LPK-päivässä kyseltiin uusia jäseniä, rekrytarvetta ON LPK-päivässä kerättiin ylös myös paikkoja/tapahtumia/tilaisuuksia, joissa partion olisi ideaalitilanteessa hyvä olla paikalla Tavoitteena, että markkinointikalenterisuunnitelma vuodeksi 2016 valmis lokakuussa Seuraava kokous 12.10. Y-t: seuraava kokous 15.10.2015 o Kokouksessa jatketaan keväälle suunnitellun tempauspäivän suunnittelua Meripartiojaoston kanssa o Tuleksen VIP-vastaava osallistuu kokoukseen ja suunnittelemme yhdessä Tuleksen VIP-tilaisuuden o Päätetään Tammileirin VIP-vastaa, joka tulee ryhmästä o Ryhmän kanssa tullaan pohtimaan myös sitä miten toimintaa jatketaan ja kuka on ryhmän pj, jos ehdokasta kehitysministeriksi ei kuulu Kirkolliskokouksessa jaetaan adventtikalenterit ja joulukortit, Jyrki Tuominen organisoi Piirinjohtajat + toiminnanjohtaja: Tilinpäätösanalyysipalaveri SP:n talousvaliokunnan edustajan kanssa o Tiivistetysti L-SP parhaiden piirien joukossa, mutta talous nojaa vahvasti kalentereihin. Toimintasuunnitelma ja seinäkalenteri ovat painossa, Postitus 6.10, syyskokouspostin yhteydessä 5.10 Turun toimistossa aloitti työharjoittelussa yhteisöpedagogiopiskelija Kaisa Koski. Hänen työharjoittelunsa kestaa 200h Kaisan ohjaajana toimii Riitta Suomi. Toimistokokous pidetty 15.9. mukana SP:stä Ville Jokinen ja Mira Aarikka-Paavolainen, muistio kokousmateriaaleissa. L-S Partiosäätiölle jätetty alustava avustusanomus Werner Hacklinin säätiölle jätetty avustusanomus 29.9. Turvapaikanhakija-asiaa tehty paljon Satakunnan ja Varsinais-Suomen SPR:n kanssa Ansiomerkkitoimikunta esittää muutosta toimintaohjesääntöön. AMK-tmk:n kausiksi esitetään korkeintaan 5 x 2 vuotta. Perusteena pitkäjänteisyys, tuntemuksen lisääntyminen ja tasavertaisuus. Pj-pk:ille on tuotettu ansiomerkkitoimikunnalta ansiomerkkikoulutusosuus Ansiomerkkitoimikunnalta tulossa luottisharava loppuvuoteen. Helpotetaan entisestään vinkkaussysteemiä. L-S säätiön hallituksessa piirin toimet turvapaikanhakijoiden tueksi saivat kiitosta. Piirin kuulumiskirje säätiön hallintoneuvoston jäsenille lähtee piirinkuulumiset- kirje 12.10. Projektit L-SP:ssä eka tapaaminen oli positiivinen ja paljon kehittävä!
6(7) Sovittu mm. näkyvyydestä, läpikäyty ilmo-juttuja, luvattu hoitaa projektien johtajille talousluvut kuukausittain, Sovittu, että Mari luo pohjan Toimisto + PH-miitin tiimoilta siitä, miten palvelukuvausta lähdetään edistämään SP:n toimintasuunnitelman kommentit toimitettu 14.9. lisätään kokousmateriaaleihin liitteeksi Päätettiin TVK:ssa kokeilla mallia, jossa myös työntekijät pääsevät täydentämään toiminnanalojen kuulumisia, sillä työntekijöillä on omia työntekijäpäiviä yms. joista ei piiriin välttämättä valu mistään tietoa ja näin luottikset eivät tiedä asioista välttämättä juuri mitään. TVK:ssa sovittiin myös, että palkitsemisohjeen mukaiset muistamiset; tasavuosikymmenet ja LPK:ien synttärilahjakortit hoidetaan jatkossa automaattisesti toimistolta Aikuis- ja luottisryhmän rekrytointia ja jatkotyöstöä on tehty ja Stefan raportoi loppuvuoden suoraan Marille, joka informoi PH:ta Yhteisvastuukeräys: Syksyn aluekokousten yhteiselle listalle menee YV-keräyksestä o Suomen Partiolaisten hanke, joka liittyy syrjäytymisen ehkäisyyn partion keinoin (toteutus 2017), on valittu ensi vuoden yhteisvastuukeräyksen kotimaan avustuskohteeksi. Tällainen mahdollisuus edellyttää tietysti kaikilta partiolaisilta nyt aktiivisuutta YV-hankkeessa, joka toteutetaan vahvassa yhteistyössä partion ja seurakunnan kesken. o Onhan lippukunnallanne valittu seurakuntamyönteinen, näppärät neuvottelutaidot omaava partiojohtaja yhteisvastuuyhteyshenkilöksi ja merkitty tämä pesti hänelle myös Kuksaan. Hän saa tukea ja ideoita tehtäväänsä keskusjärjestöltä tai piiriltä. Kaikkien seurakuntien keräyspäällikkötiedot löytyvät Leenalta partiotoimistolta. o Yhteistyö lippukuntien kesken on nyt enemmän kuin suotavaa isommilla paikkakunnilla tai suunnitteluvaiheessa vaikka alueella. Srk-taustayhteisöllisillä lippukunnilla on valmiimmat yhteydet keskusteluun paikallisseurakunnan kanssa. Yhdessä on hauskempaa. Tarkoitus on vahvasti keväällä näkyä niin katukuvassa kuin mediassa. o Partiolaisten on tarkoitus aloittaa YV-hanke toteuttamalla palvelutempaus ystävänpäivänä 14.2., osallistua sen jälkeen lipaskeräykseen, joka päättyy päätöstapahtumaan partioviikolla. o Lisätietoa piirin YV-yhteyshenkilöltä Leenalta partiotoimistolta, 0503129427, leena.hongell@partio.fi Muuta tilannetietoa: o Turun ja Kaarinan srk-yhtymä on vahvalla otteella tukemassa turkulaisten ja kaarinalaisten lippukuntien osallistumista yv-keräykseen. Kun arkkihiippakunnan starttitapahtumat (16.11. ja 17.11.) ovat ohi, he kutsuvat vielä lippukuntien yvyhteyshenkilöt ja seurakuntien sepot yhteiselle illalliselle terävöittämään yvkeräyksen toteutusta palvelutempauksesta, lipaskeräyksestä ja päätöstapahtumasta. o SP on koonnut piirien yv-yhteyshenkilöt nyt kerran (7.10.) o Selvitettiin partioaseman Laura Malisen ja Saara Nykäsen työtehtävien ero. Laura palvelee meitä ja Saara keskittyy 2017 alkavaan SP:n syrjäytymisenehkäisyhankkeeseen (yv-keräyksen kohde). o Meille luvattiin aikajana, johon merkitty kaikki oleellinen hankkeen etenemisestä. o Yhteinen materiaali mm. PP-esitys piirien syyskokouksia varten. Punainen Sulka Punainen Sulka toisena valtakunnallisena kumppanuushankkeena on ajoitettu partiolaisten osalta alkavaksi käytännössä vasta syksyllä 2016 ja jatkuu vuoteen 2017. Kevät 2016 keskitytään yhteisvastuukeräykseen.
7(7) 16. Seuraavan kokouksen aiheita Lippukuntapäivän palaute ja kehittäminen Päätetään piirihallituksen vastuulla seuraavana toimintakautena olevien tilaisuuksien vastuuhenkilöt. Hyväksytään piirin markkinointisuunnitelma seuraavalle vuodelle. Toimiston joulun aukioloajat ja henkilökunnan talvilomat Arkistointi Eeva Kivilä hoitaa tarjoilut. 17. Seuraava kokous Piirihallituksen seuraava kokous on 16.11. ja työvaliokunta 5.11. Päätettiin kokouksen valmistelusta 18. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20:15 Mari Kousa puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri