Lehtien kirjaaminen ja numerointi Saapumisvalvonta ohjelmassa 1 Lehtien kirjaaminen ja numerointi Saapumisvalvonta ohjelmassa 1 Evästykseksi 1 Todellinen numero 2 Numeroiden poistaminen saapumisvalvonnasta 3 Lisänumerot 3 Rivien kopiointi 4 Mistä numerotiedot tarkistetaan ja miten ne merkitään tietokantaamme 5 Lehden oman numeroinnin merkitseminen Saapumisvalvonnan huomautuskenttään 5 Lehden oman numeroinnin merkitseminen Luettelointitietueeseen 6 Evästykseksi Koska kaikki PIKI kirjastot kuuluvat samaan tietokantaan/kirjastoverkkoon, on tärkeää, että kaikki toimivat yhteisten sääntöjen mukaan. Kuulumme Nellin ja Frankin ym. portaalien kautta vieläkin laajempaan verkkoon, joten tiedot pitää viedä tietokantaan niin Piki kirjastoverkon tasolla sovittujen sääntöjen kuin valtakunnallisten ja kansainvälisten standardienkin mukaan. Jos Saapumisvalvontaan merkitään lehdet sääntöjen vastaisesti tai luettelointitietoihin viedään vääriin kenttiin tietoa, eivät meidän omat hakuohjelmat tai eri tietokantojen väliset ohjelmat löydä tietoa tietokannastamme. Hakukoneethan hakevat tietoja tietyistä FINMARC kentistä tiettyjen sääntöjen mukaan, ja jos esimerkiksi ISSN numero on viety väärään kenttään, eivät hakuohjelmat (kuten PallasPro, lehtipiki, Nelli tai Frank) löydä meidän lehteä, mikäli haku kohdistuu kenttään 022, jonne tuon standardinumeron pitäisi olla syötettynä. Sen sijaan oikein ja sääntöjen mukaan vietyjen lehtien hakemiseen on tiedon etsijälläkin selkeät ohjeet, joten hänen ei tarvitse arvailla, miten lehti on viety tietokantaan. Tietoja tietokantaan saavat kirjata ne, joilla on riittävä perehtyneisyys ja tarkkuus tähän vaativaan työhön. Tavoitteenamme on tietokanta, josta tiettyjen yhteisesti sovittujen sääntöjen mukaan löydämme tiedot meillä olevasta materiaalista nopeasti. Kyllä kirjastotietokannat hakuominaisuuksillaan Googlen voittavat, jos säännöissä pitäydytään! Terveisin Kaarina Karjalainen (kaarina.karjalainen@tampere.fi) Eeva Riitta Peltonen (eeva riitta.peltonen@tampere.fi)
Todellinen numero 2 Saapumisvalvonnassa jätetään todellisen numeron kohtaan aina ohjelman valmiiksi antama numero. Jos lehden oma numerointi poikkeaa tästä, se ilmoitetaan huomautuskentässä, ks. kohta Lehden oman numeroinnin merkitseminen Saapumisvalvonnan huomautuskenttään. Numerot merkitään saapumisvalvontaan lehden numerojärjestyksessä, eli 1 merkitään numero 1 kohdalle, 2 numeron 2 kohdalle jne. Jos huomataan, että lehden ja saapumisvalvonnan numerot ovat keskenään ristiriitaiset (esimerkiksi käsiteltävä lehti on numero 8 ja saapumisvalvonnan mukaan pitäisi tulla numero 7), tarkistetaan a) onko lehtiä jäänyt tulematta vai b) onko aikaisemmat numerot merkitty virheellisesti saapumisvalvontaan. Jos saapumisvalvonnassa huomataan virheitä, ne korjataan oikeiksi. Puuttuville/ karhuttaville numeroille jätetään tila/numero saapumisvalvontaan ja tullut lehti merkitään sen lehden kohdalle, mikä sen oletetaan olevan. Jos saapumisvalvonnassa merkitään vahingossa väärä numero tai tehdään muu numerointivirhe, se korjataan merkitsemällä tietue saapumattomaksi (hiiren kakkospainikkeella avautuvasta valikosta). Virheellistä merkintää ei saa korjata siten, että poistaa numeron, sillä silloin koko numero poistuu saapumisvalvonnasta, eikä se ole enää käytettävissä. Jos vuoden lopussa numeroita tuleekin enemmän, kuin Saamisvalvontaan on luotu numeroita, ei siirretä numerointia jatkumaan tulevan vuoden numeroille, jos lehden numerot selkeästi kuuluvat kuluvalle vuodelle, sillä se sotkee tulevan vuoden numerointia. Jos lehden numerolta puuttuu Saapumisvalvonnasta tietue, pyydetään lisänumeroita niiden tekemiseen luvan saaneelta henkilöltä, ks. kohta Lisänumerot. Lisänumeroita voi tulla myös kesken vuotta kuten esimerkiksi Tekniikan maailma 20E, jolloin sille tehdään lisänumero, eikä oteta käyttöön seuraavaa numeroa, ks. kohta Lisänumerot. Jos lehti tulee vuoden vaihteessa niin, että lehdessä selkeästi ilmoitetaan sen olevan seuraavan vuoden numero, merkitään lehti seuraavan vuoden saapumisvalvonnan numeroille. Jos numero ilmestyy vuoden vaihteessa ja jakautuu useammalle vuodelle (esim. joulutammikuu), se merkitään sen vuoden saapumisvalvontaan, jona se on ilmestynyt. Huomautuskenttään merkitään lehden numero siinä muodossa kuin lehti sen ilmoittaa ja Saapumisvalvonnasta poistetaan ylimääräinen/ylimääräiset numero(t). Esimerkiksi: Newsweek 2006, 52, joka oli tuplanumero 2006,52 ja 2007,1, merkitään Saapumisvalvontaan numeroksi Newsweek 2006, 52, ja Saamisvalvonnan huomautuskenttään laitetaan huomautus December 25, 2006/January 1, 2007 ja luettelointitilassa laitetaan kenttään 500@a huomautus December 25, 2006/January 1, 2007 kenttään 745@a lisäkirjaus nimekkeestä: Newsweek 2007, 1 ks. ohje s. 3 4
Numeroiden poistaminen saapumisvalvonnasta 3 Numeron saa poistaa ainoastaan silloin, kun lehden numero on kaksoisnumero tai se kattaa vielä useampia numeroita. Tällöin lehti merkitään ensimmäiselle numerolle, jonka se kattaa ja muut numerot merkitään saapuneiksi ja poistetaan. Esimerkiksi: KOTI ja keittiö 2007, 1 2, merkitään lehti numerolle 1 ja numero 2 merkitään saapuneeksi ja poistetaan. Mikäli poistettavalla numerolla on ollut varauksia, ne pitää a) siirtää kaksoisnumerolle b) poistaa, mikäli samalla asiakkaalla on varaus jo tällä tuplanumerolla Saapumisvalvontaan ei jätetä numeroita varastoon. Esimerkiksi kaksoisnumeroista yli jääneitä numeroita ei varastoida myöhempää käyttöä varten. Lisänumerot Etenkin loppuvuodesta voi tulla ylimääräisiä numeroita, joille ei löydy Saapumisvalvonnasta tietueita. Lisänumeroita voi tulla myös kesken vuotta kuten esimerkiksi Tekniikan maailma 20E. Tällöin lehdelle tehdään lisänumero, eikä oteta käyttöön seuraavaa numeroa. Saapumisvalvontaan ei tehdä itse lisänumeroita, koska muuten saatetaan tehdä eri kirjastoissa samalle lehdelle tuplatietueita. Jos lehdellä saapumisvalvonnassa puuttuu numeroita tai ne loppuvat kesken, puuttuvien numeroiden tarpeesta ilmoitetaan henkilölle, jolla on oikeus tehdä lisää numeroita saapumisvalvontaan. Sellaisille lehdille, joita tulee myös Tampereelle Varattavat statuksella, lisänumerot tekee Tuomo Hohtari Hervannan kirjastosta (sähköpostiosoite: tuomo.hohtari@tampere.fi, puhelin 5657 2449) Muissa tapauksissa on katsottava kunnittain, tuleeko lehti myös jonkun toisen kirjaston kokoelmiin. Jos lehti tulee useampaan kirjastoon, on kirjastojen sovittava keskenään, missä kirjastossa tehdään lisänumeroita. Näin estetään tuplatietueiden syntyminen samalle lehdelle. Ennen lisänumeron tekemistä on Tiedonhaun puolella tarkastettava, onko joku jo käynyt luomassa kyseessä olevalle numerolle oman tietueen. Tällöin kannattaa etsiä lehden koko vuosikerran numerot esiin, esimerkiksi Nimeke = tekniikan maailma 2007, /* (katkaisu) Jos tietuetta ei löydy ja teillä on lupa tehdä lisänumeroita, ne tehdään siten, että Saapumisvalvonnan nimekkeiden päällä painetaan hiiren oikeanpuoleista ns. kakkospainiketta, jolloin saa esille valikon, jossa on vaihtoehto 1. Lisää uusi numero; valitse se, jolloin saat syntymään uuden rivin (huom. rivillä on väärän lehden tiedot niin kauan, kunnes luotu tietue on 2. tallennettu (levykkeen kuva työkalurivillä tai F10 näppäin). Vasta sen jälkeen luodulle tietueelle tulee oma ID tunnus ja numero). Sen jälkeen on vielä 3. muistettava käydä muuttamassa luettelointitietueen Muokkaus tilassa luodulle tietueelle oikea nimeke, esimerkiksi Tekniikan maailma 2006, 20E. Luettelointitilaan pääsee tuplaklikkaamalla hiirellä sitä tietuetta, jonka luettelointitietueeseen haluaa päästä (ks. kuva seuraavalla sivulla).
4 Uusien tietueiden luonnissa saattaa esiintyä ongelmia silloin, kun eri kirjastot ovat tilausta tehdessä määritelleet lehdelle tulevaksi eri määrän lehtiä. Esimerkiksi Tampereella on TM /Tekniikan maailma lehden tilausta tehdessä lehtien määräksi määritelty 22 lehteä vuonna 2007, mutta Mänttä ja Kangasala ovat laittanut ilmestyvien lehtien määräksi 24 lehteä. Jos nyt Hervannassa Tuomo luo uuden tietueen lehdelle, ohjelma ottaakin käyttöönsä Mäntässä/Kangasalla luodun saapumisvalvonnan tietueen, jonka nimeke tuntuu uutta tietuetta luovalle kummalliselta ja tietokannan mukaan tuolla tietueella sitten olisi jo niteitäkin em. kunnissa. Kun Tuomo sitten muuttaa nimekkeen luettelointitilassa, pitäisi kaikille olla kuitenkin selvää, minkä lehden tietueesta on kyse. Tallennuskuvake, joka tässä vielä harmaana. Lisää uusi numero vaihtoehto. Kun joku on luonut lehden numerolle oman tietueen, muut voivat lisätä oman lehtensä tietokantaan kyseiselle tietueelle Tiedonhaun puolella: 1. etsi nimeke tietokannasta: esim. nimeke = Tekniikan maailma 2007, 20e 2. mene nidetietojen ylläpitoon eli ota niteet käsittelyyn 3. lisää nidetiedot (hiiren kakkosella saa esiin tämän vaihtoehdon nidetietojen kentässä, myös ohjelman yläreunassa valikkorivillä Niteet kohdasta saa esille Lisää nidetiedot vaihtoehdon) 4. lue lehteen liimattava viivakooditarra Uusi nidetunnus kenttään ja 5. määritä osasto sekä tilakoodit (lainattavissa/varattavissa) 6. tallenna Rivien kopiointi Rivejä voi kopioida omaan saapumisvalvontaansa saman kunnan sisällä; esimerkiksi jos joku on lisännyt ylimääräisenä ilmestyneelle lehdelle uuden tietueen saapumisvalvontaan ja itsellä on käsissä lehti, jolla on täsmälleen sama numero kuin tietokannassa olevalla voi kopioida tietueen omaan saapumisvalvontaan. Tällaiset lehdethän voi viedä tietokantaan myös Tiedonhaun
puolella kirjaamatta lehteä lainkaan saapumisvalvonnan puolelle: etsii lehden tietueen, menee nidetietojen ylläpitoon ja lukee sinne uuden niteen (ks. edellinen luku). On kuitenkin muistettava, että jos kopioi omaan saapumisvalvontaansa rivin, sen luettelointitietoja (nimekettä tai numeroa) ei missään tapauksessa saa muuttaa, koska se muuttaa kaikkien tuolla samalla ID tunnuksella olevien lehtien nimekkeen! Mistä numerotiedot tarkistetaan ja miten ne merkitään tietokantaamme Lehden numeroa ei katsota lehden viivakoodialueelta, vaan lehden kannesta, lehden selkämyksestä, etu ja sisällysluettelosivulta sekä toimitustietolaatikosta, joka saattaa olla esimerkiksi lehden lopussa. Jokainen lehden antama numerointitieto otetaan huomioon. Jos lehden numerointi poikkeaa Saapumisvalvonta ohjelman valmiiksi luoduista todellisista numeroista, lehden kyseisen numeron yksilöintiä varten merkitään saapumisvalvonnan huomautuskenttään lehden numero niin kuin lehti sen ilmoittaa. Vuosittain kulmuloituvasta numeroinnista poikkeavat esimerkiksi seuraavat tavat numeroida lehti: a) lehden ilmestymismäärän ilmoittava tieto kuten lehden vuosikerta (vol.), lehden aloittamisajasta lähtien kumuloituva numero tms. b) lehden ilmestymisajan kertova tieto esimerkiksi päivä kuukausi, vuodenaika, vuosi tms. Usein lehden numeroinnissa on käytetty sekä ilmestymismäärää että ilmestymisaikaa; tällöin nämä molemmat merkitään Saapumisvalvonnan huomautuskenttään (ks. seuraava sivu). Lehden oman numeroinnin merkitseminen Saapumisvalvonnan huomautuskenttään Mikäli lehden omat numerointitiedot poikkeavat ohjelman antamasta todellisesta numerosta, ne on merkittävä tietokantaan helpottamaan lehden identifiointia. Saapumisvalvonnassa nämä tiedot laitetaan huomautuskenttään seuraavasti: Lehden yksilöintitiedot erotetaan toisistaan: piste tyhjämerkki väliviiva tyhjämerkki (. ). Esimerkkejä: 1. Connaissance des Arts lehden helmikuun 2007 lehti on todelliselta numeroltaan 2. Huomautuskenttään merkitään: N 646. fevrier 2007 2. Science lehden 4/2007 numero merkitään seuraavasti: todellinen numero 4. Huomautuskenttään merkitään: 26 January 2007. Vol. 315 No. 5811. Pages 421 556 3. National geographic lehden englanninkielisen version vuoden 2006 ensimmäinen numero merkitään todelliselle numerolle numero 1. Huomautuskenttään merkitään: January 2006. Vol. 202 No. 1 4. National Geographic lehden suomenkielisen version vuoden 2006 ensimmäinen numero merkitään todelliselle numerolle 1. Huomautuskenttään merkitään: 26/1 22/2 2006 5. Erävaeltaja lehden 22.6.2006 ilmestynyt, vuoden ensimmäinen numero on todelliselta numeroltaan 1. Huomautuskenttään merkitään: 7E/06 5
6. Glorian antiikki lehden tammikuun 2007 todellinen numero on 1. Huomautuskenttään merkitään: 61 6 7. Mennään naimisiin! 2005 todellinen numero 3. Huomautuskenttään merkitään: syksy Numerohuomautusten laittamisessa kannattaa käyttää tervettä maalaisjärkeä. Jos lehdellä on selkeä päänumerointitapa, voi huomautuksen jättää laittamatta, esimerkiksi Tammerkoski lehden vuoden 2006 ensimmäisen numeron kannessa lukee Helmikuu 2006. Voi laittaa vain Tammerkoski 2006, 1 Lehden oman numeroinnin merkitseminen Luettelointitietueeseen Vain ne. joilla on oikeudet luetteloida tietoja tietokantaan, voivat lisätä numerointia koskevat tiedot Luettelointi tilassa Luettelointitietueeseen. Sen, joka vie tietoja tietokantaan, tulee pitää ohjenuoranaan FINMARC luettelointiformaattia, jotta tiedot tulevat oikeisiin kenttiin. Muistakaa, että kenttä 255 (numerointitiedot) ei missään nimessä ole tarkoitettu lehden yksittäisen numeron merkitsemiseen! Ks. esim. Internet: http://www.lib.helsinki.fi/kirjastoala/formaatti/julkaisut/finmarc_kausijulkaisut.pdf Luettelointitilassa lisätään kenttään 500 @ a lehdessä ilmoitettu numerointi. Se on PallasProohjelmassa helppo kopioida suoraa Saapumisvalvonnan huomautuskentästä luettelointitietueeseen. Myös muut mahdolliset lehden yksilöintitiedot merkitään huomautuskenttään siinä muodossa kuin lehti sen ilmoittaa. Lehden nimekkeestä voi tehdä vielä lisäkirjauksen kenttään 745 @ a, esimerkiksi: 245 @ a = Newsweek 2006, 52 ja huomautus kenttään 500 @ a = December 25, 2006/January 1, 2007 ja lisäkirjaus kenttään 745 @ a = Newsweek 2007, 1 Numeron merkitsemisessä yksittäisen lehden luettelointitietojen huomautuskenttään noudatetaan samoja sääntöjä kuin numeron merkitsemisessä saapumisvalvonnan huomautuskenttään (ks. yllä).