Päivitetty 14.12.2015 TIEDOTE HENKILÖKOHTAISEN AVUSTAJAN TYÖNANTAJALLE Olette saaneet vammaispalvelutoimistosta päätöksen henkilökohtaisesta avusta työnantajamallilla. Tämä tarkoittaa, että te, teidän omaisenne tai edunvalvojanne tulette toimimaan avustajanne työnantajana. Tässä tiedotteessa kerrotaan, miten työnantajalle kuuluvia lakisääteisiä velvoitteita hoidetaan. Näitä ovat: 1) työsopimuksen tekeminen 2) työnantajan lakisääteisten vakuutusten ottaminen sekä lakisääteisten ilmoitusten tekeminen verottajalle ja vakuutusyhtiöille 3) ehkäisevän työterveyshuollon järjestäminen työntekijöille 4) palkanmaksu. Tilitoimisto HR Hoiva Oy hoitaa avustajien palkanlaskennan sekä auttaa verojen ja vakuutusten hoitamisessa. Avustajaportti, sähköinen verkkopalvelu, helpottaa henkilökohtaisten avustajien löytämistä. Henkka, Henkilökohtaisen avun keskus, luo henkilökohtaisen käyttäjäprofiilin Avustajaporttiin sekä neuvoo ja ohjaa työnantajana toimimisessa. 1. TYÖSOPIMUS Jokaisen avustajan kanssa on tehtävä kirjallinen työsopimus (Liite 1). Käyttäkää aina liitteen mukaista työsopimuslomaketta. Työsopimus tehdään kolmena kappaleena, joista yksi jää työnantajalle, yksi avustajalle ja yksi toimitetaan tilitoimistoon. Kopio jokaisesta voimassa olevasta työsopimuksesta (myös sijaisten) on toimitettava tilitoimistoon, koska vain siten tilitoimisto tietää ne työsuhteet, joihin palkanmaksu perustuu. Vakituiselle sijaiselle voi tehdä työsopimuksen, johon kirjataan, että työntekijä tulee töihin tarvittaessa esim. vakituisen avustajan sijaiseksi. Näin jokaisesta lyhyestä työsuhteesta ei tarvitse tehdä erillistä työsopimusta. Lisäksi tilitoimistoon tulee toimittaa työnantajan perustiedot -lomake (Liite 2).
Vammaispalvelulain mukaan henkilökohtaisena avustajana ei voi toimia vaikeavammaisen henkilön perheenjäsen, ellei sitä joissakin poikkeustapauksissa erikseen sovita vammaispalvelun työntekijän kanssa. 2. TYÖNANTAJAN LAKISÄÄTEISET VAKUUTUKSET SEKÄ LAKISÄÄTEISTEN ILMOI- TUSTEN TEKEMINEN VEROTTAJALLE JA VAKUUTUSYHTIÖILLE Jokaiselle työntekijälle on otettava lakisääteiset työeläke- ja työtapaturmavakuutukset. Työeläkevakuutus: Kunnan vammaispalvelutoimisto hoitaa sijaismaksajana keskitetysti työntekijöiden työeläkevakuutuksen. Työtapaturma- ja ryhmähenkivakuutus: Tilitoimisto (HR Hoiva Oy) ottaa työnantajan puolesta vakuutukset ja hoitaa maksut sekä vuosi-ilmoitukset vakuutusyhtiölle, kun työnantaja on lähettänyt sitä koskevan valtakirjan tilitoimistoon (Liite 3). Tapaturman sattuessa työnantajan tulee ottaa yhteyttä oman kuntansa vammaispalvelutoimistoon. Jokaisella työnantajalla on verottajan hallinnoima verotili, jonne kirjautuvat annetut ilmoitukset ja maksetut maksut työnantajavelvoitteista. Työnantaja voi valtuuttaa tilitoimiston seuraamaan verotiliä puolestaan (Liite 3), jolloin varmistutaan siitä, että verotili pysyy ajan tasalla. Lisätietoa valtuuttamisesta saa tilitoimistosta. Verotiliotteen voi saada tilitoimistosta postitse kotiinsa erillisestä pyynnöstä. Mikäli verotiliä haluaa seurata itse, pitää kirjautua verottajan internet-sivuilta verotilipalveluun. 3. EHKÄISEVÄ TYÖTERVEYSHUOLTO Työnantajan on tehtävä työterveyshuoltopalvelujen tuottajan kanssa sopimus lakisääteisestä työterveyshuollosta (Liite 4 ja 5). Sopimus lähetetään työterveyspalvelujen tuottajalle. Lakisääteinen työterveyshuolto tarkoittaa ehkäisevää työterveyshuoltoa (esim. työpaikkaselvitys, työterveystarkastus). Se ei kata sairaanhoitoa. Työterveyshuollon laskut toimitetaan tilitoimistoon. Tilitoimisto hoitaa työnantajan puolesta tarvittavat työterveyshuoltoa koskevat ilmoitukset Kelalle, kun työantaja on lähettänyt valtakirjan tilitoimistoon (Liite 3). 4. PALKANMAKSU Työehtosopimus Kaakkois-Suomen kunnissa noudatetaan avustajien palkkauksessa lähtökohtaisesti Henkilökohtaisia avustajia koskevaa valtakunnallista työehtosopimusta riippumatta siitä, kuuluuko työnantaja Heta-liittoon (Henkilökohtaisten avustajien työnantajaliitto). Avustajien työnantajat voivat kuitenkin halutessaan liittyä Heta-liittoon. Liittyminen mahdollistaa työaikalakia joustavamman työajan käytön sekä liiton taholta juridisen neuvonnan työsuhteeseen liittyvissä asioissa. Lisätietoa Heta-liittoon liittymisestä www.heta-liitto.fi. Kuitti Heta-liiton jäsenmaksun maksamisesta toimitetaan tilitoimis- 2
toon. Jäsenmaksu ei kuulu kunnan korvattaviin kustannuksiin. Työsopimukseen merkitään Henkilökohtaisia avustajia koskeva valtakunnallinen työehtosopimus. Palkkaus HR Hoiva Oy hoitaa avustajien palkanlaskennan. Avustajan palkan perusteena on tuntipalkka, joka merkitään työsopimukseen. Avustaja ja työnantaja sopivat työsopimuksessa myös, maksetaanko palkka kerran vai kaksi kertaa kuukaudessa. Palkkakausi on kuukauden 1. 15. päivä (palkka maksetaan saman kuun 27. päivä), 16. viimeinen päivä (palkka maksetaan seuraavan kuun 15. päivä) tai 1. viimeinen päivä (palkka maksetaan seuraavan kuun 15. päivä). Lähettäkää tilitoimistoon oikeaksi todistetut jäljennökset avustajan työtodistuksista. Tilitoimisto tarvitsee ne vuosilomaoikeuden ja kokemuslisien laskemista varten. Kokemuslisiä ja vuosilomaoikeutta laskettaessa otetaan työehtosopimuksen mukaan huomioon henkilökohtaisena avustajana tai niihin verrattavissa tehtävissä tehdyt työskentelykuukaudet. Kun uusi avustaja aloittaa työssä, hänen tulee lähettää oikeaksi todistettu jäljennös tutkintotodistuksesta tilitoimistoon (vain Haminassa ja Kouvolassa). Avustajan verokortti HR Hoiva Oy tilaa työntekijöiden verokortit sähköisesti verottajalta kerran vuodessa vuoden vaihteessa. Jos sen jälkeen tulee tarvetta muuttaa verotusta tai jos uusia avustajia tulee 1.1.2016 alkaen, tulee verokortit lähettää alkuperäisinä HR Hoiva Oy:lle. Pelkkä ilmoittaminen tilitoimistoon ei riitä vaan verokortti vaaditaan alkuperäisenä. Sivutuloverokortista riittää kopio. Tuntilistojen toimittaminen Kaikista avustajista on toimitettava tuntilista (Liite 6) tilitoimistoon. Tuntilistan avulla tilitoimisto tietää, ketkä edelleen työskentelevät. Siitä nähdään peruste lisien maksulle tai osataan korjata esim. palkattomat poissaolot seuraavassa tilissä. Toteutunut ja työnantajan allekirjoituksellaan hyväksymä tuntilista tulee toimittaa heti palkkakauden päättymistä seuraavana arkipäivänä, jotta se ehtii perille ja palkka maksetaan ajallaan. Tuntilistan myöhästymisestä johtuen palkanmaksu siirtyy seuraavaan palkanmaksupäivään (15. tai 27. päivä). Työnantajan ja (mielellään myös) työntekijän allekirjoittaman tuntilistan voi toimittaa joko sähköpostilla, kuvaviestinä, faxilla tai kirjeitse. Sähköpostitse lähetettävän, allekirjoitetun tuntilistan voi skannata tai kuvata esimerkiksi matkapuhelimen tai tabletin kameralla. Allekirjoituksellaan työnantaja vahvistaa tuntilistan paikkansapitävyyden. Jos työnantaja käyttää sähköistä tuntilistaa, se tulee täyttää ja lähettää tallennettuna työnantajan sähköpostista osoitteeseen talous@hrhoiva.fi. Tuntilistan viite-kohtaan on merkittävä työnantajan kotikunta. Jos työnantaja käyttää kuvaviestiä, se lähetetään numeroon 040 149 5112, tai faxia, se lähetetään numeroon 09 611240. Sairauslomatodistukset Kopio sairauslomatodistuksesta on toimitettava tilitoimistoon tuntilistan mukana, jotta avustajalle maksetaan palkka sairauspäiviltä. Todistus tarvitaan ensimmäisestä sairauspäivästä lähtien. Sai- 3
rauslomatodistuksen voi toimittaa myös sähköpostilla skannattuna tuntilistan liitteenä. Työsopimuslain mukaisesti avustajalle maksetaan palkka sairastumispäivältä ja sitä seuraavilta yhdeksältä arkipäivältä, mikäli työsuhde on kestänyt yli kuukauden. Jos avustajan työsuhde on kestänyt alle kuukauden, korvataan sairausajan palkkana 50 % avustajan palkasta. Työntekijä hakee itse palkattomalta sairausajalta korvauksen Kelalta. Matkalaskut Avustajalle maksettavista matkakuluista on sovittava etukäteen vammaispalvelutoimiston kanssa. Matkalasku toimitetaan tuntilistan liitteenä tilitoimistolle. Matkalaskulomakkeita (Liite 7) saa vammaispalvelutoimistosta tai Henkilökohtaisen avun keskuksesta. MITEN PALKANLASKENTA KÄYNNISTYY Vammaispalvelutoimisto on tiedottanut tilitoimistolle uudesta työnantajasta. Jotta tilitoimisto pystyy hoitamaan työnantajan puolesta tässä kirjeessä mainitut hallinnolliset tehtävät, työnantajan ja avustajan tulee toimittaa HR Hoiva Oy:lle seuraavat asiakirjat: kopio avustajan työsopimuksesta (Liite 1) työnantajan perustiedot -lomake (Liite 2) valtakirja verottajaa, vakuutuksia ja Kelaa varten (Liite 3) HR Hoiva Oy tilaa työntekijöiden verokortit sähköisesti verottajalta kerran vuodessa vuoden vaihteessa. Jos sen jälkeen tulee tarvetta muuttaa verotusta tai jos uusia avustajia tulee 1.1.2016 alkaen, tulee verokortit lähettää alkuperäisinä HR Hoiva Oy:lle. Pelkkä ilmoittaminen tilitoimistoon ei riitä vaan verokortti vaaditaan alkuperäisenä. Sivutuloverokortista riittää pelkkä kopio. Työntekijän valtakirja ay-jäsenmaksujen perimistä varten on toimitettava HR Hoiva Oy:lle, mikäli työntekijä haluaa, että tilitoimisto perii ay-jäsenmaksut suoraan palkasta (valtakirjoja saa ammattiliitoista). oikeaksi todistetut jäljennökset avustajan työtodistuksista ja tutkintotodistuksesta Toimittakaa asiakirjat tilitoimistoon palautuskuoressa tai osoitteella: HR Hoiva Oy Asematie 2 01300 Vantaa Työnantaja saa tilitoimistolta yhteenvedon työnantajan puolesta maksetuista palkoista, veroista ja vakuutuksista. Työsopimuslomakkeita saa ottamalla yhteyttä henkilökohtaisen avun keskukseen tai vammaispalvelutoimistoon. Tilitoimiston palautuskuoria ja tuntilistoja saa tilitoimistosta. 4
Lisätietoja: Hamina vammaispalvelut: Ulla Paronen p. 05 749 3047 Kotkan vammaispalvelutoimisto: Päivikki Hakola p. 05 234 5281 Kouvolan vammaispalvelutoimisto: Maija-Liisa Löksy p. 020 615 5265 Miehikkälä-Virolahti vammaispalvelut: Virpi Rökman-Pakkanen p. 040 588 3521 Pyhtää vammaispalvelut: Marjut Chydenius puhelinaika ma -pe klo 09.00-10.00, p. 044 355 4697 Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri: Imatran vammaispalvelutoimisto: Taru Huusman p. 040 354 8816 Lappeenrannan ja Taipalsaaren vammaispalvelutoimisto: Arja Nokelainen p. 0400 157 543 tai Tiina Juvakka 040 173 6511 Lemin, Luumäen ja Savitaipaleen vammaispalvelutoimisto: Katriina Kunttu p. 040 1988 890 Parikkalan, Rautjärven ja Ruokolahden vammaispalvelutoimisto: Päivi Hömppi p. 040 573 2447 HR Hoiva Oy: Susanna From p. 040 149 5112 Henkilökohtaisen avun keskus Henkka: puhelinaika ma-ke klo 9-10 ja to klo 13-15 Leena Kaukio p. 040 178 7308 tai Pirjo Herttuainen p. 040 471 7118 Liitteet: 1. työsopimuslomake (3 kpl) 2. työnantajan perustiedot -lomake 3. valtakirja verottajaa, vakuutuksia ja työterveyshuollon Kela-korvauksia varten 4. työterveyshuollon ohje/-perustiedot 5. työterveyshuollon sopimus/-ilmoitus 6. avustajan tuntilista 7. avustajan kilometrikorvaus 8. henkilökohtaisia avustajia koskeva valtakunnallinen työehtosopimus 9. henkilökohtaisen avun keskuksen Henkan esite 5