Työnantajan päiväraha-asioinnin muutokset 12.1.2019 Verkkoseminaari työnantajille 8.1.2019
Sisällys Sähköiset päätökset Päivärahojen hakeminen tulorekisterin kautta Tulorekisterin kautta lähetetyn hakemuksen käsittely Kelassa Päätöstietojen tarkistaminen ja sähköisten päätösten vastaanotto Katsosta Suomi.fihin Lisätietoja Seminaarissa kysyttyä, vastauksia 2
Päiväraha-asioinnin muutokset 12.1.2019 Työnantaja voi valita, vastaanottaako päivärahapäätökset postitse vai sähköisesti. Työnantaja saa sähköpostiviestin, kun sähköinen päätös on luettavissa Kelan asiointipalvelussa. Kela ottaa käyttöön tulorekisterin kautta lähetettyjen hakemusten käsittelyn järjestelmissään 17.1.2019. Työnantaja voi tarkistaa saamansa päätökset aikaisempaa helpommin Työnantajan asiointipalvelusta. 3
Sähköiset päätökset 18.1.2019 Työnantajan päiväraha-asioinnin muutokset 12.1.2019
Suostumus sähköiseen päätökseen 1/2 Työnantaja voi valita Kelan päätösten vastaanottotavan Työnantajan asiointipalvelussa. Päätökset toimitetaan sähköisesti vain, jos työnantaja antaa tätä koskevan suostumuksen. Suostumus on annettava, jos etuuksia haetaan tulorekisterin kautta. Asiointipalveluun avataan uusi toiminto suostumuksen antamista varten. Suostumusta ei voi rajata vain osaan päätöksistä. Suostumuksen ja sen muutoksen voi ilmoittaa vain Kelan asiointipalvelussa ei tulorekisterissä, ei suomi.fi:ssä, ei paperilomakkeella eikä puhelimitse. Suostumuksen antaneen työnantajan on tarkistettava Kelan päätökset Työnantajan asiointipalvelussa. 5
Suostumuksen ilmoittaminen 1/2 Valinta näkyy, jos palveluun kirjautunut käyttäjä on Katso-pääkäyttäjä tai Katso-rinnakkaispääkäyttäjä tai hänellä on rooli Kela suostumus Valtuutuksen myöntämien ohje Katso-palvelussa
Suostumuksen ilmoittaminen 2/2 Sähköpostiosoite on pakollinen. Tekstiviestiä ei voida lähettää. Kun suostumus on lähetetty, näytöllä voi muuttaa annettua sähköpostia tai peruuttaa suostumuksen. Suostumus koskee kaikkia Kelan päätöksiä: sairauspäivärahat, vanhempainpäivärahat, kuntoutusraha, perhevapaakorvaus, lomakustannuskorvaus ja näitä koskevat takaisinperintäpäätökset.
Suostumus sähköiseen päätökseen 2/2 Annetut tiedot käsitellään automaattisesti ja huomioidaan heti tiedon vastaanottamisen jälkeen tehtävissä päätöksissä. Esim. suostumus annetaan klo 15.1.2019 klo 12.45: Päätökset, jotka on annettu ennen tätä kellonaikaa, lähetetään postitse. Päätökset, jotka annetaan tämän kellonajan jälkeen, ovat luettavissa vain asiointipalvelussa. Ilmoittajan vastuulla antaa oikea sähköpostiosoite Viestin vastaanottamista ei tutkita Lakkautetusta tai virheellisestä osoitteesta palautuneita viestejä ei tutkita. Ilmoitettu sähköpostiosoite näytetään asiointipalvelun kautta lähetettävällä hakemuksella. Saman sähköpostiosoitteen voi ilmoittaa usealle työnantajalle. 8
Sähköpostiviesti päätöksen antamisesta Viestin otsikko Viestin sisältö Kelan päätös tai päätöksiä on luettavissa: Firma Oy Kela on antanut sairauspäivärahaa, kuntoutusrahaa, vanhempainpäivärahaa, vuosilomakustannuskorvausta tai perhevapaakorvausta koskevan päätöksen tai päätöksiä. Käy lukemassa päätös Kelan Työnantajan asiointipalvelussa osoitteessa www.kela.fi/tyonantajat. Tähän viestiin ei voi vastata. Ystävällisesti Kela Viesti lähetetään automaattisesti, jos asiointipalvelussa on luettavissa vähintään yksi uusi päätös. Viesti lähetetään varhain aamulla päätöksen antamista seuraavana arkipäivänä. Perjantaina annetut päätökset -> viesti maanantaiaamuna Viikonloppuna ja maanantaina annetut päätökset -> viesti tiistaiaamuna Viesti lähetetään ruotsinkielisenä, jos työnantajan asiointikieli (YTJ) on ruotsi. 9
Mikä muuttuu hakemuksissa? Työnantajan asiointipalvelu Hakemuksen Yhteystiedot-sivulla näytetään, onko työnantajalla voimassa oleva suostumus sähköisten päätösten vastaanottoon ja mihin sähköpostiosoitteeseen viesti lähetetään. esara-xml Osoitetiedot säilyvät pakollisina, kunnes uusi versio julkaistaan. Osoitetietoja ei käytetä, jos suostumus on voimassa, kun hakemus käsitellään. Kela käyttää 12.1.2019 lukien Pankkiyhteys/Tarkenne elementistä 29 merkkiä (nykyisin 20 merkkiä). esara-peräkkäistiedostoihin ei muutoksia Osoitetiedot säilyvät pakollisina. Osoitetietoja ei käytetä, jos suostumus on voimassa kun hakemusta käsitellään.
Päivärahojen hakeminen tulorekisterin kautta 18.1.2019 Työnantajan päiväraha-asioinnin muutokset 12.1.2019
Mitä etuuksia voi hakea tulorekisterin kautta? Sairauspäiväraha Palkallisen poissaolon syy = 1 Sairaus Äitiys-, isyys- ja vanhempainpäiväraha Palkallisen poissaolon syy = 3 Äitiys-, isyys- tai vanhempainvapaa Erityisäitiysraha Palkallisen poissaolon syy = 4 Erityisäitiysvapaa Kelaan on toimitettava erikseen todistus työolosuhteista Kuntoutusraha kokoaikaisesta poissaolosta Palkallisen poissaolon syy = 5 Kuntoutus Perhevapaakorvaus Palkallisen poissaolon syy = 3 Äitiys-, isyys tai vanhempainvapaa 12 18.1.2019
Mitä etuuksia ei voi hakea tulorekisterin kautta? Osasairauspäiväraha Tulorekisterin tiedoissa ei voi ilmoittaa osa-aikatyön viikkotyöaikaa eikä osa-aikatyön kestoa Tartuntatautipäiväraha ja luovutuspäiväraha Näitä poissaolon syitä ei voi ilmoittaa tuloreksiterissä tiedon arkaluonteisuuden vuoksi Osakuntoutusraha Tulorekisterin tiedoissa ei voi ilmoittaa työssäolon ja poissaolon työaikaa Osittainen vanhempainraha Tulorekisterin tiedoissa ei voi ilmoittaa osa-aikatyön viikkotyöaikaa eikä osa-aikatyön kestoa Lomakustannuskorvaus Tulorekisterin kautta ei voi ilmoittaa, miltä ajalta henkilölle on kertyy vuosilomaoikeutta äitiys-, isyys tai vanhempainvapaan ajalta ja minkä verran tältä ajalta maksetaan vuosiloma-ajan palkkaa. 13 18.1.2019
Mitkä tiedot tarvitaan Kelan hakemuksiin? 1/7 1. Maksajan tunnisteen tyyppi tulee olla 1 =Y-tunnus tai 2 = henkilötunnus, suomalainen Jos maksajalla ei ole Y-tunnusta tai suomalaista henkilötunnusta, maksajalle voi hakea etuuksia vain paperilomakkeilla (Y17 ja SV28). Jos maksaja toimii sijaismaksajana, etuudet haettava toistaiseksi varsinaisen työnantajan nimissä paperilomakkeella. 2. Tulonsaajan tunnisteen tyyppi tulee olla 2 =henkilötunnus Jos tulonsaajalla ei ole suomalaista henkilötunnusta, työnantaja voi ohjata hänet ottamaan yhteyttä maistraattiin. Suomalaisen henkilötunnuksen 4 viimeistä merkkiä ei koskaan ala numerolla 9, esim. 010199-900A
Mitkä tiedot tarvitaan Kelan hakemuksiin 2/7 3. Sisällöllisen yhteyshenkilön (vastuualue =1) puhelinnumero, sähköpostiosoite ja nimi Jos hakemuslomake on lähetetty puutteellisena tai siinä on esim. ristiriitainen tieto aiemmin ilmoitettuun tietoon, Kela ottaa yhteyttä puhelimitse tai sähköpostitse ja viittaa viestissä Maksajan ilmoitusviitteeseen. 4. Osa-aikaisuuden prosentti tulee olla annettuna, jos haetaan perhevapaakorvausta. Vaihtoehtoisesti voi ilmoittaa palvelussuhteen tyypin. Perhevapaakorvaukseen on oikeus vain, jos tulonsaajan työaika on ennen äitiysrahakauden tai adoptioäidin vanhempainrahakauden alkamista vähintään 80 % alan kokoaikaisesta säännöllisestä työajasta.
Mitkä tiedot tarvitaan Kelan hakemuksiin 3/7 5. Palkkauksen muoto tulee olla 1 = kuukausipalkka tai 2 = tuntipalkka 6. Palvelussuhteen voimassaolon alkupäivä tulee olla annettuna Palvelussuhde tulee olla voimassa sinä aikana, jolta haetaan päivärahaa tai perhevapaakorvausta Kelasta
Mitkä tiedot tarvitaan Kelan hakemuksiin? 4/7 7. Ammattiluokka tai nimike Kela käyttää TK10 ammattikoodistoa Ammattinimike on suositeltava tieto varsinkin, jos käytössä jokin muu kuin TK10-koodisto 8. Poissaolojen ilmoitusjakso Haettava ajanjakso tulee sisältyä poissaolojen ilmoitusjaksoon 9. Mikään ilmoitettu poissaolojakso ei saa olla päällekkäin toisen poissaolojakson kanssa Jos poissaololle on useampia syitä, valitaan syyksi se, jonka mukaan poissaoloajan palkka pääsääntöisesti määräytyy. Esim. jos tulonsaaja on vuosilomalla ja vuosiloma keskeytyy sairauden vuoksi, poissaolon syyksi ilmoitetaan sairaus siitä lukien, kun tulonsaajalle maksetaan sairausajan palkkaa.
Mitkä tiedot tarvitaan Kelan hakemuksiin? 5/7 10. Poissaolo jatkuu mihin asti päivä annetaan vain, jos samasta palkallisesta poissaolosta tullaan maksamaan palkkaa pidempään kuin nyt on ilmoitettu. Esim. tulonsaaja on toimittanut lääkärintodistuksen ajalle 15.3. 12.6., jolta ajalta palkkaa maksetaan 31.5. asti ja loppuaika on palkatonta. Ensimmäisellä ilmoituksella annetaan palkat ajalta 15.3. 30.4., jolloin Poissaolojen ilmoitusjakso = 15.3. 12.6. Palkaton poissaolojako = 1.6. 12.6. Poissaolon syy = 1 sairaus Palkallinen poissaolojakso= 15.3. 30.4. Poissaolo jatkuu mihin asti = 31.5. Poissaolon syy = 1 sairaus Palkan määrä palkalliselta poissaolon ajalta = 4305,20 Maksutiedon tyyppi = 1 Maksun tarkenne = 12345678912345678912345678912 (Kela käyttää 29 merkkiä)
Mitkä tiedot tarvitaan Kelan hakemuksiin? 6/7 11. Maksutiedon tyyppinä ilmoitetaan 1 = Kela, päivärahahakemus tai 2 = Kela, perhevapaakorvaus Päivärahahakemus-valinta on sallittua, jos ilmoituksella haetaan sairauspäivärahaa, äitiys-, isyys- tai vanhempainrahaa, erityisäitiysrahaa tai kuntoutusrahaa Samalla ilmoituksella voidaan hakea useita, eri aikaan kohdistuvia päivärahoja, mutta ei sekä päivärahaa että perhevapaakorvausta. Perhevapaakorvaus-valinta on sallittua, jos ilmoituksella haetaan perhevapaakorvausta. Huomaa perhevapaakorvauksen ohjeet : Palkallinen poissaolo äitiys-, isyys- tai vanhempainvapaa syyllä on tällä tai aikaisemmalla ilmoituksella yhteensä vähintään 30 päivää ja Palvelussuhde on sovittu vähintään vuoden mittaiseksi.
Mitkä tiedot tarvitaan Kelan hakemuksiin? 7/7 12. Kela hyödyntää hakemusten käsittelyssä myös muita pakollisia tietoja, esim. Aineiston tyyppi Ilmoituksesta muodostettavassa hakemusasiakirjassa näytetään teksti Mitätöity asiakirja, jos hakemuksen sisältänyt tulorekisteri-ilmoitus mitätöidään. Korvaava ilmoitus, jos hakemustiedot on saatu tulorekisteri-ilmoituksen korvaavalta ilmoitukselta tai korvaavalta ilmoitukselta on poistettu hakemustiedot. Suorituksen maksupäivä tai muu ilmoituspäivä Maksajan ilmoitusviite Ilmoituksen versionumero Tietolähde
Miten hakemus lähetetään? Hakemusten sisältö on ohjeistettu Tulorekisterin sivuilla: Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: poissolotiedot Hakemustiedot lähetetään palkkaohjelman ohjeistamalla tavalla. Hakemustiedot voi ilmoittaa myös tulorekisterin käyttöliittymällä, mutta tämä ei ole suositeltavaa. Tulorekisterin käyttöliittymä ei tarkista, onko hakemuksessa riittävät ja ristiriidattomat tiedot. Jos palkkaohjelma ei mahdollista poissaolotietojen ilmoittamista, lähetä hakemukset Työnantajan asiointipalvelussa, esara-tiedostona tai paperilomakkeella.
Selvitä palkkaohjelmasta seuraavat asiat ennen kuin hakemuksia lähetetään tulorekisterin kautta Onko palkkaohjelma tehnyt testausta Kelan kanssa? Miten palkkaohjelma on toteuttanut hakemustietojen muodostamisen tulorekisteri-ilmoitukselle? Mm. Mistä poissaoloista hakemukset muodostetaan? Varmista, että hakemukset muodostetaan vain palkallisen poissaolon syykoodeista 1,3,4 ja 5 Varmista, että sairauspäivärahan omavastuuaika on laskettu ohjelmassa oikein tai että sairauspoissaolon hakemuksen voi tarvittaessa lisätä tai poistaa, esim. jos sairauspoissaolo ei jatku yli omavastuuaikaa tai omavastuuaikaa ei ole. Miten hakemustiedot korjataan? Voiko palkkaohjelmasta lähettää hakemuksia aluksi vain yksittäisistä tapauksista, jotta mahdolliset virheet hakemusprosessissa tulee esille ajoissa? 22 18.1.2019
Mitä ilmoituksella on vähintään oltava, jotta se vastaanotetaan hakemuksena? Tulorekisteri-ilmoitus tutkitaan hakemuksena vain, jos ilmoituksella on nämä tiedot: Maksajan tunnisteen tyyppi on 1 =Y-tunnus tai 2= henkilötunnus Ei käsitellä, jos maksajalle on ilmoitettu eurooppalainen kaupparekisteritunnus tai muu yhteisötunnus. Tulonsaajan tunnisteen tyyppi on 2 = henkilötunnus Ei käsitellä, jos tulonsaajalla on keinotunnus tai ei tunnusta ollenkaan. Maksutiedon tyyppi on valittu Ei käsitellä, jos vain poissaolon aika ja palkka on ilmoitettu. Palkallisen poissaolon syy on 1, 3, 4 tai 5 Ei käsitellä, jos poissaolon syy on joku muu kuin edellä lueteltu.
Tulorekisterin kautta hakemisessa huomioitavaa 1/2 Kela antaa päätökset kaikista saapuneista hakemuksista (ks. sivu 22). Aiheettomista ja puutteellisista hakemuksista voi tulla turhaa työtä. Hakemus kannattaa lähettää myös alle 9 arkipäivää jatkuneesta sairaudesta, jos sama sairaus uusiutunut 30 päivän sisällä sen jälkeen kun päivärahaa on jo myönnetty tai sairaus alkaa välittömästi kuntoutuksen tai osasairauspäivärahan jälkeen tai omavastuuajan laskeminen ei ole selvillä
Tulorekisterin kautta hakemisessa huomioitavaa 2/2 Työnantaja voi hakea päivärahan määräytymistä hakemuksessa esitetyillä työtuloilla vain esittämällä työtulot Kelaan. Jos työntekijä hakee esim. äitiysrahaa 6 kuukauden työtulojen perusteella eikä työnantajan hakemusta ole saatu, Kela tutkii, löytyvätkö riittävät tiedot tulorekisteristä. Tarvittaessa Kela pyytää lisätietoja tulonsaajalta tai työnantajalta. Työnantaja voi esittää 6 kuukauden työtulot nykyisellä tavalla myös päätöksen jälkeen ilman määräaikaa (tuloselvityksiä voi esittää työnantajan aikataulun mukaan, esim. jos sairauspäiväraha on maksettu kokonaan työnantajalle). Sairausvakuutuslakiin on esitetty muutos (HE 296/2018) 1.1.2020 lukien. Päiväraha määräytyy pääsääntöisesti etuuden alkamista edeltäneen 12 kk:n tulojen perusteella, jolloin palkkatulot saadaan tulorekisterin pakollisista tiedoista.
Tulorekisterin kautta lähetetyn hakemuksen käsittely Kelassa 18.1.2019 Työnantajan päiväraha-asioinnin muutokset 12.1.2019
Miltä hakemusasiakirja näyttää? Tulorekisteri-ilmoituksen tiedoista muodostetaan Kelassa asiakirja (pdf), jos sivulla 22 luetellut ehdot täyttyvät. Asiakirjan voi tarkistaa lähetystä seuraavana arkipäivänä Työnantajan asiointipalvelusta valitsemalla Aiemmin lähetetyt. Päivärahojen hakemukset näytetään myös tulonsaajalle henkilöasiakkaan asiointipalvelussa. Etuus maksetaan työnantajan Kelaan ilmoittamalle pankkitilille, jota hakemuksessa ei näytetä. 27
1 1 esara-hakemus Tulorekisteriin lähetetty Kela-hakemus 28
1 1. Tulorekisterin ilmoituksesta muodostetaan sairauspäivärahan hakemus, jos Maksutiedon tyyppi ja Poissaolojakso/Poissaolon syy = 1 2. Hakemuksen saapumisaika = Ilmoituksen tallennusaika (päivä ja kellonaika, jolloin ilmoitusversio tallennettiin Tulorekisteriin) 3 3. Aineiston yhteyshenkilö /Nimi /Puhelinnumero Sähköpostiosoite Vastuualue= 1 4. Ammattiluokka tai -nimike /Ammattiluokan tai nimikkeistön tyyppi =1/Ammattiluokan tai nimikkeen tunniste 5 7 4 8 3 6 Vaihtoehtoisesti Ammattinimike (vapaamuotoinen) 5. Palvelussuhteen voimassaoloaika Alkupäivä Poissaolojakso /Alkupäivä ja Loppupäivä 6. Palkallinen poissaoloaika ja palkan määrä 7. Poissaolo jatkuu, mihin asti 8. Palkkauksen muoto (Tuntipalkka = Muu palkka) 9 9. Tunnistetiedot, joita käytetään mahdollisissa lisäselvityksissä.
Korvaavat ja mitätöidyt ilmoitukset Jos hakemus on korvaavalla ilmoituksella: Jos saman päivän aikana on lähetetty Uusi ilmoitus (jossa hakemus) ja tästä Korvaava ilmoitus, Kela muodostaa hakemuksen vain korvaavasta ilmoituksesta. Jos hakemus on lähetetty eri päivänä Korvaavalla ilmoituksella (jossa hakemusta on muutettu), Kela muodostaa myös korvaavasta ilmoituksesta hakemuksen. Asiakirja liitetään joko käsiteltävänä olevaan työhön tai jos etuusratkaisu on jo annettu, muodostetaan uusi työ annetun ratkaisun tarkistamiseksi. Jos hakemustiedon sisältänyt ilmoitus mitätöidään: Jos saman päivän aikana on lähetetty Uusi ilmoitus (jossa hakemus) ja tämän Mitätöinti, Kela ei muodosta hakemusta lainkaan. Jos hakemus on lähetetty uudella tai korvaavalla ilmoituksella ja tästä lähetetään eri päivänä Mitätöinti, Kela muodostaa pdf-lomakkeen, jossa on ilmoitus mitätöinnistä. Asiakirja liitetään käsiteltävään työhön tai jos etuusratkaisu on jo annettu, muodostetaan uusi työ annetun ratkaisun tarkistamiseksi.
Miten tulorekisterin muita tietoja hyödynnetään päivärahojen käsittelyssä? Kelan käsittelijä voi tarkistaa tulorekisterin tiedot esim., jos henkilön hakemuksella ilmoitetaan työnantaja, mutta työnantajan hakemus puuttuu. Hakemus jätetään odottamaan työnantajan hakemusta, jos tulorekisteristä näkyy, että haetulla ajalla on maksettu palkkaa eikä palkan määrässä näy vähennystä aikaisempaan palkanmaksuun verrattuna. Hakemus pyydetään työnantajalta, jos työnantajan palkanmaksu on ilmeistä eikä sitä ei ole saatu kohtuullisessa ajassa tai etuuden hakija kiirehtii ratkaisua. 31
18.1.2019 Päätöstietojen tarkistaminen ja sähköisten päätösten vastaanotto
Päätöstietojen tarkistaminen 1/2 Valinta näkyy, jos palveluun kirjautunut käyttäjä on Katso-pääkäyttäjä tai Katsorinnakkaispääkäytt äjä tai hänellä on Kelan rooli Hakemukset, maksut ja päätökset
Päätöstietojen kooste Kooste helpottaa päätösten tarkistamista. Koosteella näytetään tiedot päätöksistä, jotka on annettu 1.1.2019 alkaen. Päätöstiedot voi tarkistaa henkilö, jolla on oikeus lähettää hakemuksia. Organisaatiossa voidaan sopia, kuka päätöstiedot hakee ja miten tietoja organisaatiossa käsitellään. Päätöstietojen katsomisesta kertyy lokitiedot, joita organisaatio voi valvoa. Koosteella näytetään linkki päätösasiakirjaan (PDF). Päätöksen voi tarkistaa myös toisella tavalla: kun palveluun kirjautuu työntekijäkohtaisilla tiedoilla ja valitsee Päätökset työnantajalle Vuoden 2019 aikana päätösten näyttämisen aikaa pidennetään: Jatkossa päätöksen voi tarkistaa työntekijäkohtaisesti 5 edeltävän kalenterivuoden ajalta. 34
Päätöstietojen haku 04.02.2019 07.02.2019 35
36 Päätöstietojen kooste (luonnos testiympäristöstä)
Huomioita Maksetaan asti päivä tiedosta Maksetaan asti -päivämäärää ei näytetä seuraavissa tilanteissa: Etuutta koskeva takaisinperintäpäätös Hakemus on hylätty Haettu aika ei ylitä omavastuuaikaa Etuutta ei jää maksuun esim. muun etuuden vähentämisen vuoksi Maksetaan asti on se päivä, mihin asti päätöksellä maksetaan päivärahaa työnantajalle. Eri asia kuin tulorekisteri-ilmoituksella ilmoitettava Poissaolo jatkuu mihin asti päivä. Päätös asti on se päivä, mihin asti päätös on annettu. Päätös kannattaa tarkistaa aina, kun Päätös asti -päivä on eri kuin Maksetaan asti -päivä
Linkki päätökseen Päätöksessä ei näytetä osoitetta, jos työnantaja on suostunut sähköisiin päätöksiin. Valitusosoitus on aina viimeinen kokonainen sivu. Valitusosoitus on samanlainen paperipäätöksessä ja sähköisessä päätöksessä.
Katsosta Suomi.fi:hin 18.1.2019 Työnantajan päiväraha-asioinnin muutokset 12.1.2019
Katsosta suomi.fi:hin Työnantajan asiointipalvelu siirtyy käyttämään suomi.fi tunnistautumista ja valtuutusta lokakuussa 2019. Käytännön vaikutuksista kerrotaan talven ja kevään aikana mm. kela.fi:ssä ja Kelan työnantajainfoissa, esim. tapahtuuko siirtyminen kerralla vai voiko myös Katsoa käyttää siirtymäajalla miten siirtyminen vaikuttaa esara-peräkkäistiedostoihin. Jos suomi.fi siirtyminen aiheuttaa peräkkäistiedostoon muutoksia, peräkkäistiedostojen vastaanotto päättyy.
Lisätietoja 18.1.2019 Työnantajan päiväraha-asioinnin muutokset 12.1.2019
Lisätietoja ja muistutuksia Seuraa uutisia https://www.kela.fi/tyonantajat sivuilla ja Työnantajainfoista. Lue oppaat Suostumuksen antamisesta ja Päätöstietokoosteen käytöstä (kela.fi/tyonantajat >Tukea työnantajalle>ja Oppaat ja esitykset/ På svenska https://www.kela.fi/web/sv/arbetsgivare-guider). Samalta sivustolta voit kerrata myös tämän tilaisuuden materiaalin. Ruotsinkielinen materiaali julkaistaan muutaman päivän viiveellä. Ilmoita mahdollisista teknisistä ongelmista tekninentuki (at) kela.fi Palkkaohjelmaa suositellaan olemaan yhteydessä Kelaan testauksen sopimiseksi, ennen kuin hakemusten lähettäminen mahdollistetaan palkkaohjelmassa. esara (at) kela.fi tai jaakko.makela (at) kela.fi, 42
Asiointioppaita työnantajalle Näin haet sairauspäivärahaa työnantajalle (pdf) Näin haet äitiys-, isyys- ja vanhempainrahaa työntantajalle Näin haet perhevapaakorvausta työntantajalle (pdf) Näin ilmoitat työnantajan suostumuksen sähköiseen päätökseen (pdf) Näin tarkistat työnantajan päätökset asiointipalvelussa (pdf) Näin saat työnantajan maksutiedot asiointipalvelusta (pdf) Näin tarkista lokitiedot Työnantajan asiointipalvelusta (pdf) Ohjeita esara-tiedostojen lähettäjälle (pdf) Työnantajan päiväraha-asioinnin muutokset tulorekisterin takia 12.1.2019 (pdf) Näin haet Kelan etuuksia tulorekisterin kautta (pdf) Lisää asiointioppaita osoitteessa www.kela.fi/tyonantajat-oppaat
Seminaarissa kysyttyä 18.1.2019 Työnantajan päiväraha-asioinnin muutokset 12.1.2019
Seminaarissa kysyttyä/vastauksia 1/4 Meidän palkanlaskenta on ulkoistettu, jolloin toinen lähettää hakemukset ja me tarkistetaan ja arkistoidaan Kelasta postitetut päätökset. Miten tulorekisterin kautta hakeminen vaikuttaa meihin? Jos kumppani taho lähettää hakemukset kuten nytkin, teidän tehtävänjako säilyy nykyisellään Jos hakemukset lähettävä taho siirtyy ilmoittamaan hakemustiedot tulorekisterin palkkatietoilmoituksella, ette enää saa päätöksiä paperilla. Teidän on sovittava hakemuksen lähettämisen kanavasta, koska se vaikuttaa työnjakoonne. Voimmeko vaikuttaa siihen, mistä kanavasta hakemukset lähetetään? Suosittelemme kysymään palkanlaskentaa hoitavalta kumppanilta, millä järjestelmillä hakemukset Kelaan jatkossa lähetetään Jos kumppani siirtyy tulorekisterin kautta hakemiseen, teidän on annettava Kelaan suostumus sähköisten päätösten vastaanottamiseen, koska näissä tilanteissa Kelassa ei ole postitusosoitteita ja päätös voidaan toimittaa vain sähköisesti
Seminaarissa kysyttyä 2/4 Mistä tiedämme, miten onko meidän annettava suostumus sähköiseen asiointiin? Hakemusten lähettämisen kanava vaikuttaa asiaan, koska tulorekisterin kautta etuuksia haettaessa hakemuksissa ei voi ilmoittaa päätöksen postituksessa tarvittavia tietoja. Voitte siirtyä sähköisten päätösten vastaanottamiseen, vaikka hakemukset toimitettaisiin edelleen postitse Jos kumppaninne lähettää hakemukset tulorekisterin kautta eikä suostumusta saada kohtuullisessa ajassa, Kelan käsittelijä soittaa tulorekisteriin ilmoitetulle sisällölliselle yhteyshenkilölle ja pyytää suostumuksen ilmoittamista. Webinaarisssa väläytettiin jostain sähköisestä työnantajakoosteesta, mistä päätöksiä voi tarkastaa, millainen tämä on? Työnantaja saa ilmoittamaansa sähköpostiin ilmoituksen, kun asiointipalvelussa on vähintään yksi uusi päätös luettavana. Viestissä ilmoitetaan osoite, josta asiointipalveluun voi kirjautua. Kooste näytetään asiointipalveluun kirjautuneelle henkilölle, jolla on oikeus lähettää hakemuksia Kelaan (teidän tapauksessa ainakin kumppanillanne on nämä oikeudet) Työnantaja voi sopia, kuka päätöstiedot tarkistaa ja jälkikäteen valvoa palvelun Lokitiedot-toiminnolla, onko tätä sopimusta noudatettu.
Seminaarissa kysyttyä 3/4 Miten selvityspyynnöt näkyvät asiointipalvelussa? Asiointipalvelussa ei näytetä lisäselvityskirjeitä Kela pyrkii pyytämään tarvittavat lisätiedot ensisijaisesti puhelimitse. Jos työnantajan hakemukset saadaan tulorekisterin kautta, käsittelijä soittaa lisätietoja tarvitessaan tulorekisteriin ilmoitetulle sisällölliselle yhteyshenkilölle. Jos lisäselvitys joudutaan lähettämään postissa, hakemuksen käsittelijällä on yleensä käytössä vain työnantajan YTJ:n mukainen osoite. Miten hylkypäätökset näkyvät asiointipalvelussa? Hylkäävän päätöksen erottaa myöntöpäätöksestä siitä, että Maksetaan asti päivää ei näytetä. Koostesta on ohjeita tässä materiaalissa sekä oppaassa Näin tarkistat työnantajan päätökset asiointipalvelusta Näissä tilanteissa päätösasiakirja kannattaa lukea, koska maksu voi puuttua myös muusta syystä kuin etuuden hylkäämisestä, esim. jos etuudesta on vähennetty muu etuus tai jos kyse tarkistuspäätöksestä, josta maksua ei muodostu.
Seminaarissa kysyttyä 4/4 Näytetäänkö asiointipalvelussa kaikki työnantajan päätökset? Saako niitä jotenkin rajattua eri käyttäjille esimerkiksi toimialoittain? Koosteella näytetään kaikki sen Y-tunnuksen päätökset, jolla palveluun on kirjauduttu. Näkymän voi saada myös excel-muodossa, jolloin excelin muodostaja voi lajitella päätöstiedot esim. hakemuksella ilmoitetun viitenumeron tai tarkennetiedon perusteella (jos tiedot on ilmoitettu toimialoittain) ja jakaa excelit vastuuhenkilöille. Vastuuhenkilö voi sitten hakea asiointipalvelusta ne päätösasiakirjat, jotka on tarpeen lukea, tulostaa tai tallentaa omaan järjestelmään. Tällöin henkilö valitsee palvelun kirjautumissivulta valinnan Lähetän hakemuksia tai ilmoituksia tai tarkistan työntekijäkohtaisia tietoja ja kirjaa henkilötunnuksen täyttökenttään sen henkilötunnuksen, jonka päätösasiakirjaa on tarkistamassa. Tarkenteena voi ilmoittaa 29 merkkiä (peräkkäistiedostoa käytettäessä vain 20 merkkiä). Kela ei käytä sen enempää viitenumeroa kun tarkennetietoakaan etuuden käsittelyssä, mutta kuljettaa sitä hakemuksen käsittelyssä ja välittää sen maksun yhteydessä pankkiin, jotta tieto välittyy maksun viestitiedoissa pankin tiliotteelle.
Kiitos!