SWECO AB (publ) Corp. ID no. 556542-9841 Gjörwellsgatan 22, Box 34044, SE-100 26 Stockholm Tel: +46 8-695 60 00 Fax: +46 8-695 60 10 E-mail: info@sweco.se www.swecogroup.com
Eettinen toimintaohje
Eettinen toimintaohje konsernijohtajan tervehdys Swecon eettinen toimintaohje kertoo, kuinka meidän tulee käyttäytyä ja mitkä ovat velvoitteemme asiakkaita, kilpailijoita, kollegoja, osakkeenomistajia ja koko yhteiskuntaa kohtaan. Tämä ohje on toimintamme perusta ja ohjaa meitä luottamuksellisten sidosryhmäsuhteiden ylläpitämisessä. Swecon eettinen toimintaohje koskee kaikkia konsernin osia, ja kaikkien työntekijöiden tulee noudattaa sitä. Odotamme myös liikekumppaniemme toimivan vastuullisesti. Swecon yritysvastuukäytäntöjen ja eettisen toimintaohjeen noudattaminen on sekä konsernin johtoryhmän että kaikkien esimiesten ja yksittäisten työntekijöiden velvollisuus. Kehotan kaikkia perehtymään ohjeeseen huolellisesti ja toimivan sen mukaan kaikissa tilanteissa. Tukholmassa huhtikuu 2015 Tomas Carlsson President & CEO, Sweco Sweco on Pohjoismaiden johtava rakentamisen asiantuntijayritys. Kaikkiaan 9 000 insinööriä, arkkitehtia ja ympäristöasiantuntijaamme tuottavat laadukkaita ja kannattavia ratkaisuja asiakkaillemme ja yhteiskunnalle. Sweco lukeutuu Euroopan 10 suurimman konsulttiyhtiön joukkoon ja toteuttaa vuosittain projekteja 80 maassa ympäri maailmaa. Swecon vuotuinen liikevaihto on noin 9 miljardia Ruotsin kruunua, ja yhtiön osakkeet noteerataan pohjoismaisessa OMX-pörssissä Tukholmassa.
Swecon eettisen toimintaohjeen tarkoitus Swecon insinöörit, arkkitehdit ja ympäristöasiantuntijat työskentelevät projekteissa, joilla on vaikutusta sekä yhteiskuntiin että yksilöiden jokapäiväiseen elämään. Tämä asettaa toiminnallemme korkeat vaatimukset niin ekologisten, eettisten kuin sosioekonomistenkin näkökohtien kannalta. Halumme vaikuttaa yhteiskunnan kestävään kehitykseen on toimintamme perusta. Kaikki Swecon työntekijät edustavat yhtiömme brändiä ja luovat mielikuvaa Swecosta. Tämä ei koske ainoastaan kehittämiämme ratkaisuja, vaan myös käyttäytymistä niin työssä kuin vapaa-ajallakin. Kaikilta Swecon työntekijöiltä edellytetään voimassa olevien lakien ja määräysten ehdotonta noudattamista. Noudatamme korruption vastaisia kilpailu- ja työmarkkinalakeja sekä kaikkia muita toimintaamme sovellettavissa olevia lakeja ja määräyksiä. Lait eivät kuitenkaan aina määritä, kuinka toimia eettisissä ja moraalisissa kysymyksissä. Myös arvomme ja se miten huomioimme asiakkaat, kilpailijat, osakkeenomistajat sekä yhteiskunnan ohjaavat toimintaamme. Tämän vuoksi on tärkeää tarjota lisäohjeistusta eettisen liiketoiminnan perusteista ja selventää, mitä ne meiltä edellyttävät. Tämä on Swecon eettisen toimintaohjeen tarkoitus. Eettinen toimintaohje kertoo, kuinka meidän tulee käyttäytyä ja mitkä ovat velvoitteemme kollegoja, asiakkaita, osakkeenomistajia ja koko yhteiskuntaa kohtaan. Swecon eettinen toimintaohje koskee kaikkia konsernin osia, ja kaikkien työntekijöiden tulee noudattaa tätä toimintaohjetta. Odotamme myös liikekumppaniemme toimivan vastuullisesti. Swecon yritysvastuukäytännöt (CSR Policy) ovat luettavissa osoitteessa www.swecogroup. com; ne määrittelevät periaatteemme vastuullisuusasioissa. Eettinen toimintaohje perustuu näihin periaatteisiin ja antaa lisäohjeita ja suuntaviivoja suhtautumisessamme ympäröivään yhteiskuntaan. Sweco on laatinut myös liiketoiminnan etiikkaan liittyvät sisäiset ohjeet ja toimintatavat, joita työntekijämme voivat käyttää lisäohjeina. Swecon yritysvastuukäytäntöjen ja eettisen toimintaohjeen noudattaminen on sekä konsernin johtoryhmän että kaikkien esimiesten ja yksittäisten työntekijöiden velvollisuus. Eettinen toimintaohje 1
Eettinen toimintaohje heijastaa arvojamme 2 Eettinen toimintaohje
Swecon visio on olla Euroopan arvostetuin rakennetun ympäristön ja teollisuuden asiantuntijayhtiö. Tämä edellyttää muutakin kuin erinomaista projektien toteutusta. Samalla rakennamme suhteita asiakkaisiimme, liikekumppaneihimme ja kollegoihimme kunnioitukseen ja vastuullisuuteen perustuen. Visiomme saavuttaminen edellyttää selkeää toimintatapaa. Swecon työntekijöinä olemme vastuussa tämän tavan määrittämisestä ja toteuttamisesta Swecon arvojen mukaisesti. Swecon arvot Uteliaisuus Halu oppia ja hyödyntää uutta tietoa motivoi minua ratkaisemaan asiakkaan haasteita. Olen aloitteellinen ja kokeilen rohkeasti uusia tapoja, joilla kehitän liiketoimintaa ja omaa ammattitaitoani alan kärjessä pysymiseksi. Sitoutuneisuus Nautin kollegojen ja asiakkaiden kanssa työskentelystä. Haluan kehittää parhaita ratkaisuja, joilla luodaan kestävää arvoa asiakkaille ja yhteiskunnalle. Monimuotoisuutemme rikastaa yhteistyötämme ja kehittämiämme ratkaisuja. Yhteistyömme summa on suurempi kuin kunkin yksilöllinen panos. Vastuullisuus Otan vastuun teoistani ja toimin lakien, määräysten ja Swecon eettisten käytäntöjen mukaan. Vastaan myös saamani toimeksiannon laadusta koko projektin ajan. Haen aina niin asiakkaan kuin Sweconkin kannalta kestäviä ratkaisuja. Jaan tietämykseni ja kokemukseni kollegojeni kanssa ja opin avoimin mielin muilta. Olen joustava ja suoraviivainen suhteessani muihin ja teen työni tehokkaasti. Eettinen toimintaohje 3
Toimintatapamme osoittaa arvomme käytännössä 4 Eettinen toimintaohje
Swecon suoraviivainen liiketoimintamalli perustuu asiakaslähtöisyyteen. Tavoitteenamme on, että työskentely kanssamme on helppoa ja mutkatonta. Swecon työntekijöinä luomme omalla toiminnallamme mielikuvaa yhtiöstämme. Toimimme hajautetussa ja asiakaslähtöisessä organisaatiossa, joka asettaa korkeat standardit yritysvastuulle sekä jokaisen työntekijämme toiminnalle. Harjoitamme liiketoimintaa sovellettavissa olevien ammatillisten normien, maan lakien ja määräysten sekä Swecon käytäntöjen ja normien puitteissa. Ymmärrämme myös, ettei eettisiä ja moraalisia käytäntöjä voi aina määrittää lailla ja säädöksillä. Swecon eettinen toimintaohje auttaa toimimaan ja harjoittamaan liiketoimintaa erilaisissa olosuhteissa ja tilanteissa. Meidän kaikkien odotetaan tuntevan, ymmärtävän ja noudattavan eettistä toimintaohjetta ja arvoja, joihin ohje perustuu. Meillä on velvollisuus auttaa muita toimimaan samoin. Toimintaohje antaa suuntaviivat suoraselkäiseen toimintaan, mutta se ei korvaa henkilökohtaista vastuuta ja velvollisuutta käyttää hyvää arviointikykyä. Tarvittaessa on hyvä pyytää ohjeita ja tukea kollegoilta, esimiehiltä, Sweco-konsernin lakiosastolta, HR:ltä tai viestinnästä. Swecon säännöt, käytännöt ja eettinen toimintaohje pätevät kaikissa toimintamaissamme. Eettinen toimintaohje 5
Swecon eettisen toimintaohjeen neljä osa-aluetta 6 Eettinen toimintaohje
Kaikki työntekijät ovat vastuussa siitä, että Swecon suhteita asiakkaisiin, yhteiskuntaan, kilpailijoihin ja liikekumppaneihin leimaa suoraselkäisyys, ammattimaisuus, kunnioitus ja eettisyys. Asiakkaat Asiakkaamme ovat keskeisessä asemassa kaikessa, mitä teemme. Olemassaolomme yrityksenä perustuu lisäarvon tuottamiseen asiakkaidemme liiketoiminnalle. Koska asiakkaat tarvitsevat tietämystämme ja asiantuntemustamme, velvollisuutemme on pysyä alamme kehityksen kärjessä. Meidän tulee olla helposti lähestyttäviä ja sitoutuneita asiakassuhteisiimme. Noudatamme sopimusehtoja, raportoimme ja veloitamme palveluistamme sovitun mukaisesti. Kunnioitamme aina asiakassuhteidemme luottamuksellisuutta ja yksityisyyttä. Harjoitamme liiketoimintaamme asiallisesti ja asiakkaamme voivat luottaa meiltä saamiinsa tietoihin. Velvollisuutemme on toimia yhteistyössä vastuullisten liikekumppanien kanssa. Kukaan meistä ei missään tapauksessa saa osallistua petokseen, salaliittoon, korruptioon tai pakkokeinojen käyttöön eikä pyytää, ottaa vastaan, tarjota, luvata tai maksaa lahjuksia. Kohtuus ja hyvä arviointikyky ohjaavat näkemystämme lahjoista ja edustamisesta. Ymmärrämme, että käytäntöä ei aina voi pitää hyväksyttävänä, vaikka sitä toteutettaisiin laajalti koko alalla. Emme tarjoa emmekä ota vastaan tai hyväksy asioita, jotka asettavat kyseenalaiseksi vilpittömyytemme tai eettisen toimintatapamme. Kaikki lahjat ja edustustoimet tulee voida selkeästi kytkeä liiketoimintaamme. Yhteiskunta Sweco harjoittaa vastuullista ja kestävää liiketoimintaa. Tämä tarkoittaa, että toimimme aina yhteiskunnan ja ympäristön kannalta vastuullisella tavalla, toimintamaidemme lakien mukaan ja YK:n ihmisoikeuksien julistuksessa määriteltyjä perusihmisoikeuksia kunnioittaen. Lisäksi ylläpidämme vuorovaikutusta ja yhteistyötä osallistuaksemme vastuullisella tavalla yhteisöjen kehittämiseen. Edustamme Swecoa tavalla, joka vahvistaa mainettamme ja on linjassa brändimme kanssa, olipa kyse viestinnästä, yleisötilaisuudesta tai muusta ulkoisesta esiintymisestä. Sitoudumme tukemaan kansainvälisiä ja paikallisia pyrkimyksiä kitkeä korruptio ja talousrikollisuus. Emme koskaan ryhdy toimenpiteisiin, joita emme pysty puolustamaan tai perustelemaan, emmekä tee päätöksiä henkilökohtaisten etujen tai epäasiallisten suhteiden perusteella. Kilpailijat Sweco uskoo, että kilpailu on tärkeää liiketoiminnan kehitykselle ja innovoinnille. Kilpailemme toimintamaidemme lainsäädännön mukaan ja tuemme asiallista ja rajoittamatonta kilpailua omien ja kumppaniemme tarjousten sekä niihin liittyvien hankintaprosessien osalta. Swecon työntekijät eivät osallistu kiellettyihin kilpailunvastaisiin toimiin, kuten laittomaan hinnoista sopimiseen, markkinaosuuksien jakoon tai johtavan markkina-aseman väärinkäyttöön. On ankarasti kiellettyä yrittää hyötyä menetelmistä, jotka voidaan käsittää lahjonnaksi tai lahjuksiksi, vaikka hyöty koituisi yhtiölle eikä työntekijälle. Swecon työntekijät eivät saa työskennellä tai epäsuorasti toimittaa palveluja organisaatiolle, joka kilpailee tai harjoittaa liiketoimintaa Swecon kanssa. Tässä asiassa työntekijän on parasta kysyä neuvoa esimieheltään. Kollegat Työntekijöiden turvallisuus on ensiarvoisen tärkeää. Vastuu asiassa on sekä Swecolla työnantajana että kaikilla Swecon työntekijöillä. Työntekijöillämme on oikeus saada henkilöstöosastolta tukea työsuhteeseen liittyvissä kysymyksissä ja ongelmatilanteissa. Swecon työntekijöinä pelaamme samassa joukkueessa. Tämä tarkoittaa, että olemme lojaaleja kollegojamme kohtaan ja tuemme heitä. Kohtelemme kaikkia kunnioittavasti, reilusti ja kohteliaasti. Toimimme ammattimaisesti, pidämme lupauksemme ja toimitamme lupaamamme asiat ajoissa. Mikäli esteitä ilmenee, ilmoitamme siitä asianosaisille. Sitoudumme luomaan työympäristön, jossa ei ole syrjintää tai ahdistelua. Vaalimme avointa viestintää, jossa kaikkien mielipiteitä kunnioitetaan. Kun päätös on tehty, kunnioitamme sitä ja toimimme yhdessä päätöksen mukaisesti. Eettinen toimintaohje 7
Eettisen toimintaohjeen noudattaminen ja seuranta Eettisen toimintaohjeen noudattaminen Jokainen swecolainen on velvollinen noudattamaan toimintaohjettamme ja auttamaan muita toimimaan samoin. Esimiestason työntekijöillä on erityinen vastuu johtaa esimerkillään ja varmistaa, että toimintaohjetta noudatetaan käytännössä. Kaikki esimiehet ovat velvollisia varmistamaan, että työntekijät, liikekumppanit ja muut asiaan kuuluvat tahot saavat tiedon toimintaohjeesta. Työntekijöille tulee tiedottaa toimintaohjeesta jo rekrytointivaiheessa, perehdytysvaiheessa ja kehityskeskusteluissa. Kaikkien työntekijöiden tulee rohkaista liikekumppaneitamme toimimaan eettisen toimintaohjeemme mukaan. Eettisen toimintaohjeen seuranta Eettisen toimintaohjeen noudattaminen on osa jokapäiväistä toimintaamme. Swecon työntekijöiden on raportoitava työnkulussa huomaamansa eettisen liiketoiminnan rikkeet, vaikka Sweco ei suoraan liittyisi asiaan tai olisi mukana kyseisessä toiminnassa. Asiasta voi puhua esimiehelle, tämän esimiehelle, henkilöstöosastolle tai konsernin lakiosastolle. Työntekijät voivat lisäksi anonyymisti raportoida eettisen liiketoiminnan rikkeistä omaan ulkoiseen ja tietosuojattuun Sweco Ethics Line -raportointijärjestelmäämme. Kun sääntöjämme on rikottu Jos Swecon eettisen toimintaohjeen rikkomista epäillään tai siitä raportoidaan, asia tutkitaan ja tarvittaessa tilanne korjataan. Toimintaohjetta, lakia tai muuta käytäntöä rikkoneet joutuvat teostaan vastuuseen, mikä voi johtaa myös irtisanomiseen. Mikäli joku Swecon liikekumppaneista rikkoo toimintaohjettamme, harkitsemme liikesuhteen lopettamista 8 Eettinen toimintaohje
Eettisen käytöksen ja päätöksenteon perusteet Nämä kysymykset toimivat tukena silloin, kun esiintyy epävarmuutta siitä, mikä on eettinen tapa toimia. Vastaukset antavat lisäohjeita toimintaamme. 1. Voiko toiminta olla jollakin tavalla laitonta? 2. Onko toiminta Swecon liiketoimintamallin vastaista? 3. Voiko toiminta vaikuttaa kielteisesti Swecon tai asiakkaan brändiin? 4. Voiko toiminta vaikuttaa muihin kuin Swecoon ja asiakkaaseen? 5. Auttaisiko lisätieto päätöksenteossa? 6. Auttaisiko, jos asian selittäisi kollegalle ja pyytäisi hänen mielipidettään? 7. Millaisia vaikutuksia toiminnalla olisi yleiseen mielipiteeseen, jos siitä kerrottaisiin tiedotusvälineissä? 8. Onko toiminta reilua kilpailijoitamme kohtaan? 9. Onko toiminta yleisesti ottaen järkevää ja hyvän arviointikyvyn mukaista? 10. Tuntuuko toiminta oikealta? Eettinen toimintaohje 9
Käytännön työvälineitä päivittäiseen käyttöön CSR Policy Yritysvastuukäytäntö on Swecon eettisen liiketoiminnan perusta. Siinä kuvataan Swecon näkemys yritysvastuuasioista ja luetellaan sitoumuksemme sekä allekirjoittamamme kansainväliset sopimukset, joita olemme sitoutuneet noudattamaan. Yritysvastuukäytäntö on julkaisu verkkosivuillamme osoitteessa http://www.swecogroup. com/en/sweco-group/about-sweco/responsibility/csr/ Sweco s Corporate Sustainability Statement Sweco s Corporate Sustainability Statement kuvaa näkemystämme kestävästä kehityksestä. Se on julkaistu verkkosivuillamme osoitteessa www.swecogroup.com Lisätietoja roolistamme kestävän kehityksen mukaisena yhtiönä löytyy WBCD:n (World Business Council for Sustainable Development) verkkosivuilta osoitteessa www.wbcsd.org. Sweco on ollut WBCSD:n jäsen vuodesta 2013. Strategiamme on kehittää ja syventää jäsenyhtiöiden roolia kestävän kehityksen edistäjinä osallistumalla tämän organisaation toimintaan. Sweco Ethics Line Toiminta, joka rikkoo tai jonka voidaan katsoa rikkovan lakia tai eettistä toimintaohjetta, tulee aina raportoida. Swecolla on sisäinen prosessi, jonka avulla työntekijät voivat raportoida eettisen liiketoiminnan rikkeistä omaan ulkoiseen ja tietosuojattuun raportointijärjestelmäämme. Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisina ja tarvittaessa anonyymisti. Sweco Ethics Line -järjestelmän yhteystiedot on julkaistu Swecon intranetissä. Sweco s Communication Policy Swecon viestintäpolitiikka sisältää perusperiaatteet sellaisesta viestinnästä ja tietojen käsittelystä, joka voi vaikuttaa asiakassuhteisiin, osakkeen hintaan ja Swecon brändiin. Politiikka sisältää muun muassa mediasuhteisiin sekä sisäiseen ja ulkoiseen viestintään liittyvät ohjeet. Kaikki työntekijät ovat velvollisia tutustumaan politiikan ja ohjeiden sisältöön ja noudattamaan niitä. Swecon viestintäpolitiikka on julkaistu Swecon intranetissä. FIDIC Code of Ethics International Federation of Consulting Engineers FIDICin mukaan suunnitteluala on ratkaisevassa asemassa yhteiskunnan ja ympäristön kestävän kehityksen edistäjänä. Järjestön jäsenenä edustamme yhteistä näkemystä siitä, että FIDIC:n eettisessä ohjeessa kuvattujen periaatteiden tulee olla kaiken toimintamme perustana yhteiskunnan luottaessa meihin neuvonantajina. Eettinen ohje on julkaistu osoitteessa http://fidic.org/node/743 10 Eettinen toimintaohje
Eettinen toimintaohje 11