Vastuulliset toimintatapamme

Transkriptio

1 Vastuulliset toimintatapamme

2 Keskon muodostavat Kesko Oyj tytäryhtiöineen

3 SISÄLTÖ Toimintamme periaatteet Yhteiset periaatteet jokaisessa toimintamaassa Vastuumme on kansainvälistä Vastuullisuus arjen työssä Noudatan lakeja ja säännöksiä Vältän eturistiriidat En ota enkä anna lahjoja Luon yhdessä työkavereideni kanssa hyvän työyhteisön Varmistan turvallisen ja häiriöttömän toiminnan Pidän yrityssalaisuudet luottamuksellisina Pidän asiakastiedot luottamuksellisina Rakennan luottamusta vuorovaikutuksella ja viestinnällä Autan asiakkaitamme tekemään hyviä valintoja Apua ja ohjeita - 3 -

4 Toimintamme periaatteet Kannamme yhteiskunnallisen vastuumme on yksi neljästä perusarvostamme Keskossa. Vastuunkantaminen tarkoittaa meille kestävien valintojen tekemistä. Tämän oppaan tarkoitus on auttaa sinua tekemään työssäsi hyviä valintoja. Johtavana kaupan alan yrityksenä ja arvostettuna pörssiyhtiönä vastuullisuus on meille osa päivittäistä työtämme. Se on keskeinen tekijä myös kestävän ja hyvän taloudellisen tuloksen saavuttamiseksi. Sitoudumme itse noudattamaan tässä oppaassa kuvattuja vastuullisuusperiaatteita ja toimintatapoja, ja edellytämme vastuullista toimintatapaa myös yhteistyökumppaneiltamme. Vastuullisuus on välttämätöntä luottamuksen rakentamiseksi Keskon, K-ryhmän kauppojen, asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme välille. Seuraamme vastuullisuustyömme etenemistä ja tuloksia parhaiden kansainvälisten käytäntöjen mukaisesti

5 Ylitämme asiakkaamme odotukset Olemme alamme paras Luomme hyvän työyhteisön Kannamme yhteiskunnallisen vastuumme Keskon arvot Yhteiset periaatteet jokaisessa toimintamaassa Työtämme ja toimintaamme ohjaavat yhteiset politiikat ja periaatteet. Ne ovat työmme perusta kaikissa toimintamaissamme. Keskon keskeiset politiikat ja periaatteet on listattu alla ja löydät ne kokonaisuudessaan -sivuilta. Hallinnointiperiaatteet Henkilöstöpolitiikka Ostotoiminnan periaatteet Riskienhallintapolitiikka Sisäisen valvonnan periaatteet Sponsorointiperiaatteet Tietoturvapolitiikka Turvallisuusperiaatteet Viestintäpolitiikka Väärinkäytösten tutkinta- ja raportointiohje Yhteiskuntavastuun yleiset periaatteet Ympäristöpolitiikka Vastuumme on kansainvälistä Kesko on suomalainen ja kansainvälinen yritys. Monet kansainväliset sopimukset ja suositukset vaikuttavat Keskon ja koko K-ryhmän toimintaan. Tärkeimmät sitoumukset on kirjattu yhteiskuntavastuun yleisiin periaatteisiin, joiden tarkempi kuvaus löytyy -sivuilta. YK:n ihmisoikeuksien julistus ja lapsen oikeuksien yleissopimus Kansainvälisen Työjärjestön (ILO) keskeiset työelämän perusoikeuksia määrittelevät sopimukset YK:n Global Compact -aloite ihmisoikeuksien, työelämän oikeuksien ja ympäristönsuojelun edistämisestä ja korruption ehkäisemisestä OECD:n suositus monikansallisille yhtiöille Kansainvälisen Kauppakamarin (ICC) kestävän kehityksen peruskirja ja ICC:n lahjonnan ja korruption vastaiset ohjeet Business Social Compliance Initiativen (BSCI) ostotoiminnan periaatteet Kansainvälinen ISO standardi yhteiskuntavastuusta Kansainväliset COSO ERM -viitekehys ja ISO standardi riskienhallinnasta - 5 -

6 Vastuullisuus arjen työssä Vastuulliset toimintatapamme -oppaan lukeminen ja siitä keskusteleminen on osa työntekijän työhöntuloperehdytystä. Esimiehen on käytävä tämän oppaan asiat läpi jokaisen työntekijän kanssa ja varmistettava, että asiat on ymmärretty. Jokaisen keskolaisen on noudatettava vastuullisia toimintatapojamme ja yhteisiä toimintaperiaatteitamme sekä edistettävä omalla toiminnallaan niiden toteutumista. Seuraavassa käsitellään vastuullisen toiminnan peruskysymyksiä ja tapaamme toimia käytännön tilanteissa. Noudatan lakeja ja säännöksiä Keskolaisena noudatan tinkimättömästi lakeja ja vastuullisia toimintatapojamme kaikessa toiminnassani. Keskeisiä ovat lait ja Keskon kansainväliset sitoumukset, jotka koskevat esimerkiksi työntekijöiden asemaa, tasa-arvoa, yksilönsuojaa, lahjonnan ja muun korruption torjuntaa, kilpailua ja kuluttajansuojaa, työturvallisuutta, ympäristöä sekä tuoteturvallisuutta. Pörssiyhtiönä Keskoa sitovat myös arvopaperimarkkinoita koskevat lait ja hyvää hallinnointia koskevat säännökset ja suositukset. Toimin siis lakien, säännösten ja Keskon vastuullisten toimintatapojen mukaisesti ja edellytän sitä myös yhteistyökumppaneiltani. En ohjaa yhteistyökumppania tai muuta osapuolta tekemään mitään sellaista, mitä en itse voi lakien, Keskon sitoumusten, politiikkojen tai toimintaperiaatteiden mukaan tehdä

7 Suostutko ehdotukseen? esimerkki Olet tavaratalojohtajana pienessä kaupungissa ja kilpailet toisen kaupan kanssa kovin kampanjoin samoista asiakkaista. Kilpailijasi on tuskastunut heikentyneeseen katetasoon ja ehdottaa sinulle, että kumpikaan ei enää myisi suosittua menekkituotetta alle tietyn hinnan. Suostutko ehdotukseen? En suostu. Kilpailijan ehdottama hintakartelli on laiton. Hintakartellista voi seurata molemmille isot seuraamusmaksut ja vahingonkorvausvelvoitteet. Minun tulee kieltäytyä ehdotuksesta ja lopettaa keskustelu kilpailijan kanssa saman tien

8 esimerkki Kilpailutat mittavan tavarahankinnan, jossa yhtenä kilpailevana tarjoajana on perhetuttavasi yritys. Tiedät perhetuttavasi luotettavaksi, mutta toinen kilpaileva tarjous on työnantajallesi edullisempi. Kumman tarjouksen valitset? Työnantajani etu on ratkaiseva enkä saa antaa henkilökohtaisten suhteideni vaikuttaa päätökseen. Koska koen olevani jäävi päätöksen tekemiseen, pyydän esimieheni tekemään päätöksen. Valinta tehdään tavarantoimittajien kesken tehtyjen tarjousten perusteella työnantajani edun mukaisesti. Vältän eturistiriidat Päätökset Keskossa tehdään aina työnantajan parhaaksi. Vältän tilanteet, joissa oma etuni ja työnantajan etu eivät ole yhteneväisiä. Oman edun tavoittelu työtehtävieni hoidossa ei ole hyväksyttävää. Henkilökohtaiset tai läheisteni suhteet yhteistyökumppaneihin eivät vaikuta päätöksentekooni. Ystäviäni ja sukulaisiani kohtelen kuten muitakin yhteistyökumppaneitamme. En osallistu toimintaan, joka voi vahingoittaa reilua kilpailua. En ota enkä anna lahjoja Suhtaudumme lahjontaan ehdottoman kielteisesti. Voin antaa tai ottaa vastaan vain arvoltaan vähäisen henkilökohtaisen lahjan. Sama pätee liiketoimintaan liittyvään vieraanvaraisuuteen. En myöskään lupaa tai maksa lahjuksia tai laittomia maksuja viranomaisille tai muille tahoille edistääkseni tai turvatakseni liiketoimintaamme. Hyväksyttävä vieraanvaraisuus tai lahja on satunnainen eikä se aseta minulle tai saajalle mitään avoimia tai peiteltyjä velvoitteita, eikä siitä synny odotuksia vastapalvelusta. Hyväksyttävä lahja ja vieraanvaraisuus annetaan aina avoimesti ja kunnioittaen sen saajan mahdollisia omia ohjeita lahjojen ja vieraanvaraisuuden vastaanottamisesta. On tilanteita, joissa hyväksyttävä vieraanvaraisuus tai lahja ei ole hyväksyttävä, kuten esimerkiksi tavaran- tai palvelutoimittajan kanssa käytävien sopimusneuvottelujen aikana. Kesko-konsernin lahjoitusvaroista päätetään vuosittain Kesko Oyj:n yhtiökokouksessa, ja Kesko Oyj:n hallitus päättää rahalahjoituksista yhtiökokoukselta saamansa valtuutuksen rajoissa. Muita rahalahjoituksia emme jaa. Rahalahjoituksia poliittisille puolueille emme jaa

9 Osallistutko seminaariin? esimerkki Tavarantoimittaja kutsuu sinut kustannuksellaan viikonlopuksi ulkomaille seminaarimatkalle, jonka aikana on tarkoitus keskustella yhteistyön kehittämisestä. Uudet vuosisopimusneuvottelut ovat alkamassa muutaman viikon kuluttua. Osallistutko seminaariin? En osallistu seminaariin. Yhteistyökumppanin tarjoaman matkan sijoittuminen sopimuksen kilpailuttamisen tai neuvottelemisen ajankohtaan on peruste olla osallistumatta

10 esimerkki Tavarantoimittajan edustaja pyytää sponsorointitukea kilpa-autoharrastukseensa. Miten toimin? Kaikelle sponsorointiyhteistyölle on oltava selkeät liiketoiminnalliset tavoitteet. Esiinnymme vain sellaisessa seurassa, joka auttaa rakentamaan ja vahvistamaan yrityksemme yrityskuvaa ja liiketoimintaa suunnitellulla tavalla. Kumppanuussuhde tavarantoimittajan kanssa ei ole peruste sponsorointiin. Kesko Oyj:n ylin johto päättää sponsorointiperiaatteet. Luon yhdessä työkavereideni kanssa hyvän työyhteisön Otan työstäni vastuun. Se tarkoittaa, että vastaan itse työsuorituksistani ja päätöksistäni sekä siitä, että työskentelen tehokkaasti ja toimin rehellisesti. Vastaan myös osaltani hyvän työilmapiirin luomisesta ja ylläpitämisestä. Toimiva ja reilu työyhteisö, jossa kaikkien on hyvä työskennellä, syntyy keskinäisestä luottamuksesta, ihmisen arvostamisesta, aidosta välittämisestä, auttamishalusta sekä avoimesta yhteishengestä. Tasa-arvo, syrjimättömyys ja oikeudenmukaisuus ovat keskeisiä periaatteita Keskon ja K-ryhmän henkilöstövalinnoissa, palkkauksessa ja muissa henkilöstöasioissa. Arvioin ihmisiä pätevyyden, taitojen ja saavutusten perusteella. Arvostan aktiivisuutta, oma-aloitteellisuutta, yhteistyötaitoja ja vastuullista tuloksellisuutta. Esimiehen vastuulla on edistää suoraa, avointa ja rakentavaa keskustelua kaikista työasioista. Esimies rohkaisee alaisiaan esittämään kysymyksiä, tekemään kehittämisehdotuksia ja kertomaan mahdollisista epäkohdista. Esimies huolehtii uusien työntekijöiden perehdyttämisestä ja puuttuu välittömästi korjaamista vaativiin toimintatapoihin. Hän huolehtii, että vastuulliset toimintatapamme ja yhteiset toimintaperiaatteemme ovat kaikilla hänen yksikössään tiedossa. Esimiehen on omalla käytöksellään näytettävä esimerkkiä vastuullisesta toiminnasta eikä hän saa asettaa alaisilleen tavoitteita, joiden saavuttaminen edellyttää yhteisten periaatteidemme laiminlyöntiä. Työpaikkakiusaaminen, syrjintä tai muu sopimaton käyttäytyminen ei ole hyväksyttävää. Ammatillinen järjestäytyminen on henkilökohtainen päätös. Puoluepolitiikkaa ei harjoiteta työpaikalla

11 Mitä? teet esimerkki Olet esimiehenä palkkaamassa uutta henkilöä ja loppusuoralla on kaksi hyvää ehdokasta, joista toinen on eri sukupuolta kuin enemmistö työtiimistäsi. Mitä teet? Kuhunkin tehtävään valitaan soveltuvin ja kehityskykyisin henkilö. Henkilön ikä, sukupuoli, uskonto tai etninen tausta ei saa olla syrjivänä tekijänä missään vaiheessa henkilön työsuhteen aikana

12 esimerkki Kaupassasi on alkamassa tärkeä kampanja. Kampanjan tärkeimmät tuotteet on saatava näkyvästi esille ja joudut siirtelemään tavaroita näyttävän esillepanon toteuttamiseksi. Tila käy vähiin, mutta huomaat, että hätäpoistumistien käytävällä olisi hyvää tilaa ylimääräisille tuotteille. Käytävä ja oviaukko kapenisivat vain puoleen ja sammutinkin olisi helposti otettavissa kevyen, pahvisen esittelytelineen takaa. Siirrätkö tuotteet käytävälle? En siirrä. Minun tulee jättää hätäpoistumistiet täysin esteettömästi kuljettaviksi. Käytäville on määritetty minimileveys, jota en saa pienentää. Lisäksi minun tulee varmistaa, että alkusammutuskalusto on helposti havaittavissa ja esteettömästi otettavissa käyttöön. Varmistan turvallisen ja häiriöttömän toiminnan Turvallinen ja häiriötön toiminta varmistaa liiketoimintamme jatkuvuuden. Varmistun työssäni myös itse, että tunnen työpaikkani päivittäisen työn uhat ja riskit. Otan turvallisuusohjeet huomioon päivittäisessä toiminnassani. Ohjeiden noudattaminen takaa oman, muun henkilöstön, asiakkaiden ja kumppaneiden turvallisuuden sekä suojaa omaisuutta, tietoa, mainetta ja ympäristöä. Esimies perehdyttää yksikkönsä henkilökunnan hyviin toimintatapoihin sekä yksikkönsä olosuhteisiin ja turvallisuuskäytäntöihin. Tähän sisältyvät muun muassa työhön perehdyttäminen, turvallinen työskentely, pelastussuunnitelma ja omavalvonta. Pidän yrityssalaisuudet luottamuksellisina Pidän salassa työssäni saamani luottamukselliset tiedot yhtiön toiminnasta, henkilökunnasta, asiakkaista ja yhteistyökumppaneista enkä kerro tai luovuta näitä tietoja muille kuin asianosaisille. Luottamuksellisena pidettäviä tietoja ovat myös turvallisuusjärjestelyihin liittyvät asiat, kuten rahankäsittelyyn, tietoturvaan, hälytysjärjestelmiin ja poikkeustilanneohjeisiin liittyvät tiedot. Tietojärjestelmiä ja ohjelmia käytän sopimusten ja käyttöoikeuksien mukaisesti. Huolehdin aina siitä, ettei luottamuksellista tai tärkeää tietoa häviä tai joudu ulkopuolisten käyttöön. Käsittelen sähköisiä työvälineitäni huolellisesti. Poistuessani työpisteestäni en jätä työpöydälleni luottamuksellisia tietoja tai tallenteita, joissa on luottamuksellista tietoa

13 Kerrotko miten teillä menee? esimerkki Olet töissä tavaratalossamme. Kun olet illalla lapsesi jalkapalloharjoituksissa, samassa kaupungissa toimivan, kilpailevan kaupan työntekijä kyselee, miten myynti on kaupassanne kehittynyt. Kerrotko, miten teillä menee? En kerro. Kaupan, jossa olen töissä, toimintaan liittyvät tiedot ovat luottamuksellisia enkä jaa niitä ulkopuolisille

14 esimerkki Olen lähettämässä joulutervehdyksiä ystäville ja sukulaisille, mutta osoitekirjani on kadonnut. Ei hätää, tiedän, että monet heistä ovat työnantajani asiakkaita ja katson töissä yhtiön kanta-asiakasrekisteristä tarvitsemani osoitteet. Ei käy! Paikallinen lainsäädäntö, hyvä henkilötietojen käsittelytapa ja konserniperiaate määräävät, ettei konserninyhtiöiden hallussa olevia henkilörekistereitä saa käyttää työntekijän omiin yksityisiin tarkoituksiin. Pidän asiakastiedot luottamuksellisina K-ryhmässä noudatamme asiakastietojen käsittelyssä hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja suojausta sekä kunkin maan lainsäädäntöä. Asiakastietojen oikealla käsittelyllä voimme ylläpitää asiakasluottamusta ja tehostaa toimintaa. Noudatamme henkilötietojen käsittelyn keskeisiä periaatteita. Keräämme rekisteriin vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. Huolehdimme rekisterissä olevien tietojen oikeellisuudesta ja siitä, ettei tietojen käsittelystä ole vaaraa rekisteröidyn yksityisyyden suojalle. Kerromme rekisteröidyille rekisteristä. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot esittämällä pyynnön rekisterinpitäjälle. Luottamuksellisia tietoja käsittelevät henkilöt eivät saa ilmaista muille saamiaan henkilötietoja

15 kysymys? Kiperä

16 esimerkki Tiedätkö, miten toimia, kun media soittaa ja kysyy kiperän kysymyksen? Ulkoisessa viestinnässä yksi tärkeimmistä sidosryhmistä on media. Selvitä oman yhtiösi vastuuhenkilö ja auta mediaa olemaan yhteydessä häneen. Median kysymyksiin pyrimme vastaamaan aina mahdollisimman asiantuntevasti. Rakennan luottamusta vuorovaikutuksella ja viestinnällä Tiedonvaihto ja avoin vuorovaikutus ovat tärkeitä luottamuksen saavuttamisen ja säilyttämisen sekä yhteisen menestymisemme kannalta. Kesko on pörssiyhtiö, siksi keskolaisena minulla on velvollisuus ottaa huomioon sisäpiirisäännöt ja liikesalaisuudet, joita en voi ilmaista. En myöskään anna kommentteja kilpailijoiden toiminnasta. Markkinointiviestinnässämme esitämme tuote-, palvelu-, hinta- ja muut tekijät selkeästi ja totuudenmukaisesti, emmekä käytä harhaanjohtavia ilmaisuja. Kunnioitamme tavaramerkkisuojauksen periaatteita ja edellytämme muiden toimivan vastaavasti. Mediasuhteista vastataan yhtiössä sovitun työnjaon mukaan. Jokaisen on hyvä tietää oman yhtiönsä vastuuhenkilöt ja tarvittaessa auttaa mediaa olemaan yhteydessä oikeaan tahoon. Keskon netiketti sekä erillisiä käytännönläheisiä ohjeita yleisimmistä sovelluksista löytyy Keskon intranetistä, Keskonetistä. Viestintä on aina kaksisuuntaista ja jokainen meistä rakentaa omalla toiminnallaan ja käyttäytymisellään kuvaa Keskosta. Autan asiakkaitamme tekemään hyviä valintoja Haluan ylittää asiakkaidemme odotukset. Teen asioinnista sujuvaa ja kohtelen kaikkia asiakkaitani ja yhteistyökumppaneitani arvostaen. Huolehdin omalta osaltani siitä, että asiakkaat voivat luottaa tuotteidemme laatuun ja turvallisuuteen joka päivä. Asiakaspalvelutyössä muistan, että hymy ja ystävälliset sanat tuovat kaikille hyvän mielen. Sosiaaliseen mediaan osallistumisessa noudatamme samoja periaatteita kuin muussakin viestinnässä ja kanssakäymisessä liittyen tietojen luottamuksellisuuteen ja oikeellisuuteen. Olemme laatineet yhteiset pelisäännöt eli netiketin sosiaalisen median käytöstä. Sieltä löytyy apua ja ohjeita sosiaalisen median palveluiden käyttöön sekä yksityishenkilönä että työntekijänä

17 Asiakaspalvelutyössä hymy muistan, että & ystävälliset sanat tuovat kaikille hyvän mielen

18 Apua ohjeita Jokainen meistä toimii työssään Keskon arvojen ja vastuullisten toimintatapojen mukaisesti. Joskus voit kuitenkin joutua vaikeaan tai ristiriitaiseen tilanteeseen tai havaitset, että joku on toiminut vastoin vastuullisia toimintatapojamme. Hankalan tilanteen ratkaisemisen voit aloittaa miettimällä, onko toiminta laillista ja onko se Keskon arvojen ja vastuullisten toimintatapojen mukaista. Palautetta ja kysymyksiä Keskon vastuullisista toimintatavoista voit antaa myös Keskonetissa toimivan Suora linja -palautekanavan kautta. Suora linjaan lähetetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan Keskonetissa. Nimellä esitettyihin kysymyksiin saat aina vastauksen myös suoraan sähköpostiisi. Keskonetissa on mahdollista lähettää palautetta toimintatavoista myös Keskon pääjohtajalle. Kysymysten esittäminen ja keskustelu toimintatavoistamme on tärkeää näin voimme jatkuvasti kehittää toimintaamme. Oma esimiehesi on ensimmäinen vaihtoehto keskusteluun työpaikalla. Jos tämä ei ole mahdollista, voit ottaa luottamuksellisesti yhteyttä Kesko Oyj:n sisäiseen tarkastukseen, sähköpostitse: Työsuojeluasioissa ota yhteyttä yhtiösi työsuojeluorganisaatioon

19 - 19 -

20 Vastuulliset toimintatapamme/suomi Kesko Oyj Satamakatu 3, KESKO Puh Y-tunnus Tämä opas on käännetty kaikille Keskon toimintamaiden kielille.