TOIMINTAOHJE Versio: 1.0 Päivämäärä: Lokakuu 2011 Laatinut: Kathrin Aigner Osasto: konsernin lakiasiainosasto

Transkriptio

1 TOIMINTAOHJE Versio: 1.0 Päivämäärä: Lokakuu 2011 Laatinut: Kathrin Aigner Osasto: konsernin lakiasiainosasto

2 JOHDANTO Monier-konserni uskoo maailmaan, jossa kattojen ko ko potentiaali hyödynnetään, jotta ihmisten elämää ja koteja voidaan parantaa. Olemme johtava kaltevien kattojen rakennusmateriaalien toimittaja ja tarjoamme valikoiman maailmanluokan ratkaisuja, muun muassaa kattoja, savupiippuja, ilmanvaihtojärjestelmiä ja asuinrakennusten energiajärjestelmiä. Kehitämme jatkuvasti uraauurtavia kestävän rakentamisen innovaatioita, kuten kattoon integroituja aurinkojärjestelmiä. Vastuullinen yrittäjämäinen käytös on välttämätöntä visiomme toteuttamisen kannalta. Laillinenn käyttäytyminen, vastavuoroinen kunnioitus, rehellisyyss ja luotettavuus ovat arvoja, jotka ohjaavat meitä päivittäisessä työssämme keskenämme ja kilpailijoidemme kanssa. Nämä arvot ovat olennainenn osa yrityskulttuuriamme ja jatkuvan menestyksemme ja Monier-konsernin erinomaisenn maailmanlaajuisen maineen perusta. Tämä toimintaohje kiinnittää huomiota lailliseen käyttäytymiseen ja eettisiin liiketoiminnann periaatteisiin olennaisena osana yrityskulttuuriamme. Se koskee yleisesti kaikkia Monier-konserninn työntekijöitä, johtajia ja toimihenkilöitä, ja siinä kuvaillaan yleiset säännöt, joiden mukaisesti me toimimme. Toimintaohjeen noudattaminen on myös henkilökohtainen asia Monier-konsernin johdolle, ja Monierin koko johtoportaan henkilöstö on valmis keskustelemaan milloin tahansaa ohjeiden noudattamista koskevista aiheista. Tuemme näitä ohjeita henkilökohta aisesti ja edistämmee tehokkaasti niiden noudattamista koko konsernin kattavan ohjeiden noudattamisen hallintajärjestelmän avulla. Kaikkia esimiehiä pyydetään kertomaan toimintaohjeen sisällöstä ja johtamaan esimerkillä toimintaohjeeseen koodattujen arvojen osalta. Lisäksi odotamme kaikilta esimiehiltä ja työntekijöiltä, että he noudattava toimintaohjetta ja soveltavat sitä jokapäiväisessä elämässään. Jokainen ilmoitus toimintaohjeen noudattamatta jättämisestä tutkitaan tarkasti, ja jokaisestaa varmistetusta toimintaohjeen rikkomuksesta seuraa juridisia ja/tai kurinpidollisia toimenpiteitä. Tämä tarkistettu toimintaohje korvaa syyskuun 2007 version, joka täten mitätöidään. Pepyn Dinandt Tri Jürgen Koch Tri Gerrit Sames Konsernin toimitusjohtaja Konsernin päätalousjohtaja Konsernin teknologia- ja tuotantojohtaja 2

3 MONIERIN TOIMINTAA OHJAAVIEN PERIAATTEIDEN YHTEENVETO 1. Lakien ja eettisten normien noudattaminen 1.1 Noudatamme aina sovellettavia lakeja ja asetuksia ja toimimme yhtiömme ohjeiden mukaan. 1.2 Toimimme rehellisesti, kunnioittavasti ja oikeudenmukaisesti. 2. Suhteet liikekumppaneihin ja kolmansiin osapuoliin 2.1 Noudatamme sovellettavaa kilpailulainsäädäntöä sekä rehellisen ja avoimen kilpailun periaatteita. 2.2 Pidättäydymme lahjomisesta ja kaikenlaisesta korruptiosta. 2.3 Emme vaadi emmekä ota vastaan lahjuksia tai laittomia etuja. 3. Eturistiriitojen välttäminen Toimimme aina Monierin parhaaksi sovellettavien lakien ja asetusten perusteella ja vältämme eturistiriitoja. 4. Terveys ja turvallisuus Pidämme terveyttä ja turvallisuutta erittäin tärkeinä. 5. Tietoturva ja yhtiön resurssit 5.1 Varmistamme, että talousraporttimme ja kirjanpitomme ovat paikkansapitävät. 5.2 Suojelemme Monierin resursseja ja pidämme sisäiset tiedot luottamuksellisina. 6. Laajuus, toteutus ja rikkomukset 6.1 Noudatamme toimintaohjetta ja takaamme, että sen sääntöjä noudatetaan. 6.2 Otamme tämän toimintaohjeen käyttöön maailmanlaajuisesti ja varmistamme, että sen periaatteita noudatetaan jatkuvasti. 3

4 TOIMINTAOHJE Laillisuus, rehellisyys ja lahjomattomuus ovat Monierin yrityskulttuurin keskeisiä tukipilareita. Tässä toimintaohjeessa määritellään toimintaamme ohjaavat periaatteet. Nämä ovat sitovia menettelyohjeita kanssakäymiseen liikekumppaneidemme, viranomaisten ja sidosryhmiemme kanssa sekä oman yrityksemme sisällä. Laillisesti ja rehellisesti toimiminen, yhtiön maineen suojeleminen ja aina yhtiön parhaaksi toimiminen ovat päivittäistä liiketoimintaamme ohjaavia perusperiaatteita. 1. LAKIEN JA EETTISTEN NORMIEN NOUDATTAMINEN 1.1 LAKIEN NOUDATTAMINEN Noudatamme aina sovellettavia lakeja ja asetuksia ja toimimme yhtiömme ohjeiden mukaan. Lakien ja asetusten noudattaminen on perusperiaatteita, joihin yhtiömme ohjeet perustuvat. Laiton toiminta voi aiheuttaa merkittävää haittaa yhtiöllemme. Kaikkien työntekijöiden on noudatettava sovellettavia lakeja ja yhtiön ohjeita. 1.2 KUNNIOITUS, REHELLISYYS JA LUOTETTAVUUS Toimimme rehellisesti, kunnioittavasti ja oikeudenmukaisesti. Konsernissa edustettuina olevien työntekijöiden ja kulttuurien kirjo on erittäin arvokas meille. Suhtaudumme hienotunteisesti erilaisiin uskomuksiin, arvoihin ja kansallisiin tai kulttuurillisiin erityispiirteisiin ja kunnioitamme jokaisen yksilöllistä arvoa ja henkilökohtaisia oikeuksia. Vastustamme kaikenlaista syrjintää ja kiusaamista. Odotamme työntekijöidemme toimivan oikeudenmukaisesti, kunnioittavasti ja rehellisesti kaikkia työtovereitaan, liikekumppaneita ja sidosryhmiä kohtaan. 2. SUHTEET LIIKEKUMPPANEIHIN JA KOLMANSIIN OSAPUOLIIN 2.1 KARTELLILAKI JA KILPAILULAINSÄÄDÄNTÖ Noudatamme sovellettavaa kilpailulainsäädäntöä sekä rehellisen ja avoimen kilpailun periaatteita. Kilpailemme laajentuvista markkinoista ja uusista asiakkaista yhtiömme aikaansaannosten ja saavutusten pohjalta. Noudatamme rehellisen ja avoimen kilpailun periaatteita emmekä tee sopimuksia kilpailijoidemme kanssa tai vaihda heidän kanssaan tietoja kaupallisesti arkaluontoisista asioista, esimerkiksi hinnoista, ehdoista tai markkinoista. Noudatamme myös kilpailulainsäädäntöä, joka on sovellettavissa toiminnassa toimittajien, asiakkaiden ja palveluntarjoajien kanssa. Kilpailua ehkäisevät käytännöt ovat kestämättömiä ja vahingoittavat omaa kilpailukykyämme. Lisäksi ne johtavat vakaviin sanktioihin ja vaarantavat yhtiömme menestyksen. Tämän vuoksi noudatamme tiukasti kussakin maassa sovellettavaa kartelli- ja kilpailulainsäädäntöä. 4

5 2.2 LAHJONTA JA KORRUPTIO Pidättäydymme lahjomisesta ja kaikenlaisesta korruptiosta. Monierin toiminta liikekumppaneiden, viranomaisten ja muiden sidosryhmien kanssa perustuu etiikkaan, tehokkuuteen ja luottamukseen. Luvattomat maksut tai laittomat edut eivät kuulu tällaisiin suhteisiin. Kaikkia työntekijöitä kielletään antamasta virkamiehille, viranomaisille, liikekumppaneille tai yksityisille tahoille mitään maksuja tai muita etuja saadakseen jonkin Monieria hyödyttävän päätöksen. Luvaton etu voi olla mitä tahansa, millä on arvoa sen saajalle, mukaan luettuina nimenomaiset lahjat tai edustuskulut ja edut lähiomaisille. Kaikkien lahjojen ja etujen on oltava sovellettavien lakien ja yhtiön ohjeiden mukaisia. Suojautuakseen Monierin liikekumppaneiden, alihankkijoiden tai edustajien sopimattomilta maksuilta vastuuasemassa olevien työntekijöiden on lisäksi varmistettava, että kaikki palkkiot ja maksut ovat kohtuullisia toimitettuun palveluun nähden. 2.3 LAHJOTTAVUUS, ETUJEN VAATIMINEN JA VASTAANOTTAMINEN Emme vaadi emmekä ota vastaan lahjuksia tai laittomia etuja. Työntekijät eivät saa hyväksikäyttää asemaansa yhtiössä sellaisten henkilökohtaisten etujen tavoitteluun, vastaanottamiseen tai lupaamiseen itselleen, sukulaisilleen tai lähipiirilleen, joita he eivät muutoin voisi saada. Satunnaisten, arvoltaan vähäisten lahjojen tai kutsujen vastaanottaminen on sallittua sovellettavan lainsäädännön ja kussakin maassa yleisesti hyväksyttyjen tapojen puitteissa, jos tilaisuus ja puitteet ovat asianmukaiset. Tällaiset lahjat tai kutsut eivät saa johtaa riippuvuussuhteeseen tai velvollisuuksiin. 3. ETURISTIRIITOJEN VÄLTTÄMINEN Toimimme aina Monierin parhaaksi sovellettavien lakien ja asetusten perusteella ja vältämme eturistiriitoja. Monier odottaa työntekijöidensä pidättäytyvän kaikenlaisesta Monierin etujen vastaisesta toiminnasta tai käytöksestä. Sivutoimet tai taloudellinen osallistuminen kilpailijoiden, asiakkaiden tai toimittajien toimintaan lukuun ottamatta vähäistä taloudellista osakkuutta pörssiyhtiöissä ovat sallittuja vain, jos ne ovat työsopimuksen mukaisia ja vain Monierin nimenomaisella kirjallisella luvalla. Tiettyjen liikekumppaneiden suosiminen yksityisen edun nimissä on kiellettyä. 4. TERVEYS JA TURVALLISUUS Pidämme terveyttä ja turvallisuutta erittäin tärkeinä. Työntekijöiden terveys ja turvallisuus on ensisijaisen tärkeää Monierille. Meille on tärkeää tarjota turvallinen ja terveellinen työympäristö kaikille työntekijöillemme. Pyrimme kaikki osaltamme saavuttamaan tämän tavoitteen vastuullisella käytöksellä ja täyttämällä velvollisuutemme aina sovellettavien työterveys- ja työturvallisuussäännösten mukaisesti. 5. TIETOTURVA JA YHTIÖN RESURSSIT 5.1 TALOUDELLINEN RAPORTOINTI JA KIRJANPITO Varmistamme, että talousraporttimme ja kirjanpitomme ovat paikkansapitävät. Taloudellisen raportoinnin ja kirjanpidon laatu on äärimmäisen tärkeää konsernin asianmukaisen hallinnan kannalta. Kaikista tilikirjoista, tiedoista ja taloudellisista raporteista on käytävä ilmi kaikki 5

6 toteutetut liiketoimet ja niiden on noudatettava lainsäädännöllisiä vaatimuksia ja yleisesti hyväksyttyjä kirjanpidon periaatteita. Työntekijöiden on työskenneltävä rehellisesti ja tarkasti ja noudatettava kaikkia sovellettavia lakeja ja yhtiön ohjeita. 5.2 YHTIÖN RESURSSIEN JA SISÄISTEN TIETOJEN SUOJELU Suojelemme Monierin resursseja ja pidämme sisäiset tiedot luottamuksellisina. Monierin varoja ja resursseja on käytettävä asianmukaisesti ja niitä on suojeltava aina. Tämä kattaa aineettoman omaisuuden, kuten liikesalaisuudet, patentit ja tavaramerkit, sekä koneet, laitteistot, varat ja omaisuuden. Näitä varoja ja resursseja saa käyttää vain niiden aiottuun käyttötarkoitukseen liiketoiminnassa ja sovellettavien sääntöjen ja säännösten mukaisesti. Muihin kuin liiketoiminnallisiin käyttötarkoituksiin varoja ja resursseja saa käyttää vain Monierin erikseen sallimissa rajoissa. Käsittelemme yhtiön sisäisiä asioita, asiakirjoja ja tietoja huolellisesti ja tarkasti, ja pidämme tällaiset tiedot luottamuksellisina kolmansilta osapuolilta. Sisäisiä tietoja ovat, ilman rajoituksia, strategiset, taloudelliset, tekniset ja liiketiedot. Työntekijät eivät sää käyttää näitä tietoja hyväkseen saavuttaakseen henkilökohtaista etua itselleen, sukulaisilleen tai ystävilleen. 6. LAAJUUS, TOTEUTUS JA RIKKOMUKSET 6.1 TOIMINTAOHJEEN NOUDATTAMINEN JA RIKKOMUKSET Noudatamme toimintaohjetta ja takaamme, että sen sääntöjä noudatetaan. Kaikkien työntekijöiden on varmistettava, että heidän omalla vastuualueellaan noudatetaan sovellettavia lakeja, tätä toimintaohjetta ja yhtiön ohjeita. Jos epäilyksiä ilmenee, työntekijöiden tulee aina toimia tämän toimintaohjeen periaatteiden mukaan, tutkia asianmukaiset tosiasiat ja käännyttävä työtovereidensa ja erityisesti esimiehensä puoleen. Ennalta ehkäiseviä neuvoja on myös saatavilla konsernin lakiasiainosastolta. Kaikki tämän toimintaohjeen rikkomukset tutkitaan tarkasti ja voivat johtaa siviilikanteen nostamiseen tai rangaistus- tai kurinpidollisiin toimiin. Työntekijät voivat ilmoittaa kaikista käytännöistä tai toiminnasta, joiden uskovat olevan sovellettavien lakien, tämän toimintaohjeen tai yhtiön ohjeiden vastaisia. Kaikki huolenaiheet voidaan tuoda työntekijän esimiehen tietoon. Huolenaiheita voi ilmoittaa luottamuksellisesti ja nimettömästi myös lakiasiainosastolle. Kaikki ilmoitukset otetaan vakavasti ja tutkitaan. Aiheettomien syytösten esittäminen tietoisesti on tämän toimintaohjeen rikkomus. 6.2 LAAJUUS JA TOTEUTUS Otamme tämän toimintaohjeen käyttöön maailmanlaajuisesti ja varmistamme, että sen periaatteita noudatetaan jatkuvasti. Tämä toimintaohje koskee maailmanlaajuisesti kaikkia yrityksiä, joissa Monierilla on enemmistöosuus, sekä näiden yritysten liiketoimintayksiköitä. Toimintaohje otetaan käyttöön konserniyrityksissä niiden hallintoalueella sovellettavien lakien mukaisesti. Monier Group S.à r.l., 5, Rue Guillaume Kroll, 1882 Luxemburg, 6