Henkilökohtaisen budjetin palvelusetelin toimintaohje eohjat-hanke 1.1 31.12.2018 (1.1. -31.10 2019)
SISÄLLYSLUETTELO JOHDANTO... 1 1 ENNAKOIVASTI OMAN ELÄMÄN OHJAKSISSA, EOHJAT-KOKEILUHANKE... 1 2 HENKILÖKOHTAISEN BUDJETIN PALVELUSETELIN TOIMINTAOHJE... 2 3 HENKILÖKOHTAISEN BUDJETIN PALVELUJEN JÄRJESTÄMINEN PALVELUSETELILLÄ... 3 3.1 HENKILÖKOHTAISEN BUDJETIN PALVELUSETELILLÄ TUOTETTAVAT PALVELUT... 3 3.2 OMAVASTUUOSUUS... 4 3.3 SOPIMUS TUOTETTAVASTA PALVELUSTA... 4 3.4 PALVELUN PERUUNTUMINEN... 5 3.5 SOPIMUKSEN PURKU... 5 4 ASIAKKAAT... 5 4.1 ASIAKKAAN OIKEUS HENKILÖKOHTAISEN BUDJETIN PALVELUSETELIIN... 5 4.2 KOKEILUN ASIAKASPROSESSI... 6 4.3 HENKILÖKOHTAISEN BUDJETIN TOTEUTUS... 7 4.3.1 Asiakassuunnitelma... 7 4.3.2 Päätös henkilökohtaisen budjetin palvelusetelillä myönnettävästä palvelusta... 7 4.3.3 Seuranta ja arviointi... 8 4.3.4 Henkilökohtaisen budjetin kertymisen keskeytyminen... 8 4.4 ASIAKASPALAUTTEET, MUISTUTUKSET, KANTELUT JA POTILASVAHINKOILMOITUKSET... 8 4.5 ASIAKKAAN JA PALVELUNTUOTTAJAN ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN... 8 4.6 ASIAKKAAN OSTAMAT LISÄPALVELUT... 9 5 ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRIN VELVOITTEET... 9 6 PALVELUNTUOTTAJIEN HYVÄKSYMISPERUSTEET... 10 6.1 PALVELUNTUOTTAJIEN VELVOITTEET... 11 6.2 HAKEMUKSEN LIITTEEKSI EDELLYTETTÄVÄT ASIAKIRJAT... 13 6.3 ALIHANKINTA... 13 7 PALVELUNTUOTTAJIEN OMAVALVONTA JA PALVELUJEN LAATU... 14 7.1 OMAVALVONTASUUNNITELMA... 14 7.2 OMAVALVONTASUUNNITELMAN PÄIVITTÄMINEN JA TOIMITTAMINEN EKSOTELLE... 14 7.3 SALASSAPITO- JA VAITIOLOVELVOLLISUUS... 14 7.4 TILAT, LAITTEET, APUVÄLINEET JA HOITOTARVIKKEET... 15 7.5 KOTIIN TUOTETTAVA PALVELU... 15 7.6 PALVELUNTUOTTAJAN TOIMIPAIKASSA TUOTETTAVA PALVELU... 15 7.7 PALVELUNTUOTTAJAN HENKILÖKUNNAN PÄTEVYYSVAATIMUKSET... 15 7.8 LÄÄKEHOITOPALVELUJEN TUOTTAMINEN... 16 8 PALVELUNTUOTTAJIEN OHJAUS- JA VALVONTA... 16 8.1 OHJAUS JA VALVONTA... 16 8.1 PALVELUNTUOTTAJAN HYVÄKSYMISEN PERUUTTAMINEN... 17 8.2 PALVELUN VIRHE JA REKLAMAATIO... 18 8.3 VAHINGONKORVAUS... 18 9 PALVELUNTUOTTAJAN ASIAKAS- JA POTILASASIAKIRJAT SEKÄ TIETOSUOJA... 19
9.1 TIETOJEN KÄSITTELY JA TIEDON KULKU... 19 9.2 TIETOTURVA JA TIETOSUOJAN OMAVALVONTASUUNNITELMA... 19 9.3 ASIAKAS- JA POTILASASIAKIRJOJEN REKISTERINPITO... 20 9.4 ASIAKAS- JA POTILASASIAKIRJOJEN SÄILYTYS JA SIIRTÄMINEN EKSOTELLE... 20 10 PALSE.EKSOTE.FI-SIVUSTO, BUDJETIN ARVO JA PALVELUJEN HINNOITTELU... 21 10.1 PALSE.EKSOTE.FI-SIVUSTO... 21 10.2 HENKILÖKOHTAISEN BUDJETIN ARVO... 21 10.3 PALVELUJEN HINNOITTELU... 22 11 VEROTUS... 22 11.1 TULOVEROTUS... 22 11.2 ARVONLISÄVEROTUS... 22 12 TOIMINTAOHJEEN VOIMASSAOLO, MUUTTAMINEN JA IRTISANOMINEN... 23 13 LASKUTUSOHJE... 24 Liitteet 1. Lait ja asetukset 2. Asiakasprosessi 3. Sanasto/määritelmät 4. Kokeilussa raportoitavat asiat 5. Palvelukuvaukset (tulevat liitteeksi kokeilun edetessä)
Johdanto Valinnanvapauslakiehdotuksen mukaan henkilökohtainen budjetti on järjestämisvastuussa olevan maakunnan liikelaitoksen myöntämä sitoumus korvata asiakkaalle hänen valitsemiensa palveluntuottajien palvelut. Maakunnan liikelaitos määrittäisi henkilökohtaisen budjetin arvon ja asiakas valitsee palvelun sisällön ja palvelun tuottajat tai palvelun toteuttavat henkilöt asiakassuunnitelman ja siihen liittyvän henkilökohtaisen budjetin päätöksen perusteella. Asiakkaan tulisi pystyä joko itse tai tuettuna suunnittelemaan ja valitsemaan omat palvelunsa ja budjetin käyttämisen tulee olla asiakkaan edun mukaista. Henkilökohtainen budjetti on joukko keinoja, joilla asiakkaan yksilöllisten tarpeiden mukaiset palvelusisällöt ja niiden asiakaslähtöinen toteuttaminen voidaan mahdollistaa. Se mahdollistaa palvelujen tuottamisen asiakkaan elämäntilanteen huomioivalla tavalla sekä perinteisistä palveluista poikkeavalla tavalla. Palvelujärjestelmän näkökulmasta henkilökohtaisen budjetoinnin yksi tavoite on osaltaan rakentaa tehokasta ja monipuolista palveluverkostoa, joka vastaa asiakkaiden tarpeita. Henkilökohtaisen budjetin lähtökohtana on mahdollistaa joustavasti myös olemassa olevista palveluista ja tavanomaisista ratkaisuista eroavien valintojen tekeminen sekä kannustaa palvelutarjonnan monipuolistumista. Palveluntuottajien näkökulmasta henkilökohtainen budjetti tukee erityisesti sellaisten valinnanvapausmarkkinoiden syntymistä, jotka ovat houkuttelevia myös pienemmille palveluntuottajille. Palveluntuottajien markkinoille tulo perustuu palveluntuottajille asetettuihin ehtoihin ja näiden noudattamiseen sekä palveluntuottajan sitoutumiseen tuottaa asiakkaan palvelut asiakkaan saaman henkilökohtaisen budjetin päätöksen mukaisesti. Etelä-Karjalan sosiaali-ja terveyspiiri (Eksote) on mukana Sosiaali- ja terveysministeriön rahoittamassa Palvelusetelikokeilussa. Palvelusetelikokeilu tuottaa tietoa sosiaali- ja terveyspalvelujen valinnanvapautta koskevaan valmisteluun, ja se on osa valtioneuvoston Palvelut asiakaslähtöiseksi -kärkihanketta. Palvelusetelikokeilun hankkeissa sovelletaan tällä hetkellä voimassa olevaa palvelusetelilakia (569/2009) ja asiakasmaksulakia (734/1992). Eksotessa henkilökohtainen budjetti on ollut käytössä vammaispalvelussa ja henkilökohtaista budjettia kehitetään parhaillaan myös perhepalveluiden Avain Kansalaisuuteen- hankkeessa. Toimintamallit poikkeavat toisistaan tällä hetkellä jonkin verran. 1 Ennakoivasti oman elämän ohjaksissa, eohjat-kokeiluhanke Eksoten eohjat- hankkeessa tarjotaan henkilökohtaisen budjetin käyttöä palvelutarpeen arvion perusteella ikääntyville tai vammaisille henkilöille (omaishoito). Kokeilun tavoitteena on saada tietoa henkilökohtaisen budjetin käytöstä, sen arvon laskemisesta ja valinnan vapauden toteutumisesta ja luoda toimintamalli Etelä-Karjalaan. Toimintamalli sisältää henkilökohtaisen budjetoinnin: asiakaspolun määrittelyprosessin,
henkilökohtaisen budjetin sisällön ja kustannusten määrittelyperusteet, asiakassuunnitelman mallintamisen sekä seurantajärjestelmän. Tuloksena syntyy Etelä-Karjalaan toimintamalli, jossa kootaan HB-periaatteet ja -käytännöt yhteen: tehdään yhteinen käsikirjan perusosio, jossa myös IT-ratkaisut. Kokeilun asiakaskohderyhmät Henkilökohtaiseen budjettia voidaan tarjota henkilöille, joilla oikeus saada sosiaali- tai terveyspalveluja vanhuspalvelulain, vammaispalvelulain tai kehitysvammaisten erityishuollosta annetun lain perusteella, sekä joilla on jatkuvaa, laaja-alaista avun ja tuen tarvetta tai hoidon ja huolenpidon tarvetta ja jotka pystyvät joko itse tai tuettuna suunnittelemaan ja hankkimaan omat palvelunsa Sosiaali- ja terveysministeriön palvelusetelikokeilun tavoitteena on tuottaa tietoa tulevan valinnanvapausmallin ja lainsäädännön valmisteluun ja jatkokehittämisen tueksi. Lisätietoa löytyy STM:n Internet-sivulta, osoitteesta: https://stm.fi/palvelusetelikokeilu 2 Henkilökohtaisen budjetin palvelusetelin toimintaohje Tällä toimintaohjeella Eksote asettaa hyväksymisperusteet ja muut vastaavat palveluntuottajaa velvoittavat vaatimukset Eksoten palvelusetelikokeilun henkilökohtaisen budjetin palvelusetelin osalta. Palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan tämän toimintaohjeen ehtoja ja liitteitä allekirjoittaessaan hakemuksen palvelusetelituottajaksi. Eksote on palvelusetelilain nojalla velvollinen valvomaan hyväksymiensä yksityisten palveluntuottajien tuottamien palvelujen tasoa ja poistamaan palveluntuottaja hyväksyttyjen palveluntuottajien luettelosta, mikäli toimintaohjeen määräyksiä ei noudateta. Toimintaohjeessa kuvataan, miten kokeilussa määritellään seuraavat keskeiset seikat: Asiakkaan asema, oikeudet ja velvollisuudet Eksoten asema, oikeudet ja velvollisuudet Palveluntuottajan asema, oikeudet ja velvollisuudet Palveluntuottajaksi hakeutuminen, hyväksyminen ja seuraamukset sääntörikkomuksista Henkilökohtaisen budjetin palvelusetelikokeilun aikainen toiminta Kokeilun asiakasprosessi (liite 2) Kokeilussa raportoitavat ja seurattavat asiat (liite 4) Toimintaohjeessa kuvatut kokeilun ehdot ja periaatteet ovat voimassa Eksoten hallituksen päätöksestä lähtien toistaiseksi. Palvelua toteutetaan Eksoten budjetin puitteissa. Toiminta-
ohjetta voidaan muuttaa eohjat-kokeiluhankkeen aikana saatujen kokemusten perusteella (15 vrk). Ehdot ja periaatteet sitovat niin palvelunjärjestäjää kuin palveluntuottajaa. Eksote voi tehdä muutoksia toimintaohjeeseen ja sen liitteisiin. Kokeilussa muutokset ehtoihin ja periaatteisiin syntyvät yhteiskehittämisen tuotoksena Eksoten ja kokeilussa mukana olevien asiakkaiden sekä tuottajien kesken. Eksote ja palveluntuottaja nimeävät henkilön tai henkilöt, jotka toimivat yhteyshenkilöinä ja vastuuhenkilöinä tämän toimintaohjeen vaatimusten toteuttamisessa ja ilmoitusten vastaanottamisessa. Kokeilun aikana toimitaan voimassa olevan lainsäädännön mukaan. Toimintatapaa muutetaan, mikäli uusi valinnanvapaus lainsäädäntö tulee voimaan ja uuden toimintatavan pilotointi tulee ajankohtaiseksi. Toimintaohjeessa käytettyjä käsitteitä määritellään liitteessä 3. 3 Henkilökohtaisen budjetin palvelujen järjestäminen palvelusetelillä Henkilökohtainen budjetti on vaihtoehtoinen tapa järjestää Eksoten järjestämisvastuulla olevia sosiaali- ja terveydenhuoltopalveluja. Budjetti on tarkoitettu henkilön palvelujen ja tuen eli palvelukokonaisuuksien yksilölliseen järjestämiseen. Henkilökohtaisessa budjetissa asiakas voi vaikuttaa palvelun sisällön ja palveluntuottajan valintaan. Budjetti muodostetaan asiakkaan tarpeiden, toiveiden sekä tuen ja palvelujen kustannusten perusteella. eohjat- kokeilussa henkilökohtainen budjetti myönnetään palvelusetelinä. Palveluseteli voi olla tulosidonnainen tai tasasuuruinen. Tulosidonnainen tarkoittaa, että asiakkaan tulot vaikuttavat palvelusetelin suuruuteen. Tasasuuruinen palveluseteli on kaikille asiakkaille yhtä suuri asiakkaan tuloista riippumatta. Eksoten toimesta tehtävän palvelutarpeen arvioinnin ja asiakassuunnitelman perusteella asiakas suunnittelee palvelujensa tarkemman sisällön ja valitsee palvelujensa tuottajan. Budjettia ei luovuteta rahana asiakkaan omaan hallintaan, vaan Eksote vastaa toteutetun palvelun kustannuksista ja maksuista suoraan palveluntuottajille. Henkilökohtaista budjettia hallinnoidaan Effector/palse.eksote.fi-sivuston kautta. 3.1 Henkilökohtaisen budjetin palvelusetelillä tuotettavat palvelut Henkilökohtaiseen budjettiin voidaan sisällyttää hyvin monipuolisesti sosiaali- ja terveyspalveluja. Palvelut määrittyvät yksilökohtaisesti asiakkaiden tarpeiden ja asiakassuunnitelman mukaisesti. Henkilökohtaisen budjetin tavoitteena on mahdollistaa, että asiakas saa elää omaa kunnioitettavaa elämäänsä omassa rytmissään, osallistuu, suunnittelee ja tekee valintoja. Palvelun tulee vastata asiakkaan palvelutarpeeseen ja tukea asetettuja tavoitteita. Palvelut toteutetaan asiakkaan toimintakykyä ja omatoimisuutta tukien. Asiakkaan tarvitsema tuki ja palvelut suunnitellaan, määritetään ja myönnetään palvelutarpeen arvion perusteella. Tuen ja palvelujen tarve kirjataan asiakassuunnitelmaan. Henkilökohtaisella budjetilla voidaan toteuttaa kaikki asiakkaan tarvitsemat palvelut tai vain osa asiakassuunnitelmaan kirjatuista palveluista.
eohjat -kokeilussa asiakkaan saama tuki ja palvelu voi olla kotihoitoa ja/tai sosiaalipalveluna tuotettavan kotipalvelun tukipalvelua, joita ovat ateria-, peseytymis-, vaatehuolto- ja siivouspalvelut sekä sosiaalista kanssakäymistä edistävät palvelut. eohjat-hankkeessa tehdään parhaillaan palvelukuvauksia kokeilussa olevista henkilökohtaisen budjetin palvelusetelipalveluista. Palvelukuvaukset lähetetään palveluntuottajille tutustuttavaksi. Palvelun sisältö tulee olla palvelukuvausten mukainen. Asiakas voi valita palveluntuottajan Eksoten asettamat hyväksymisperusteet täyttävien yksityisten palveluntuottajien joukosta. Palvelun sisältöön saattavat vaikuttaa osaltaan laissa palveluntuottajalle asetetut edellytykset. Palvelu ja tuki perustuvat asiakassuunnitelman sisältöön. Henkilökohtaisen budjetin palvelusetelin käyttöön ja palveluun liittyvissä kysymyksissä palveluntuottajan tulee ohjata asiakasta ottamaan yhteyttä asiakasohjaajaan. Asiakas antaa tarvittavat palveluaan/hoitoaan koskevat tiedot palveluntuottajalle. Palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan hoitoa/palvelua saatujen tietojen mukaisesti. Henkilökohtaisen budjetin palvelusetelillä hankittu palvelu ei oikeuta kotitalousvähennykseen. 3.2 Omavastuuosuus Asiakkaalle voi jäädä maksettavaksi omavastuuosuutta palvelusetelillä tuotetusta palvelusta. Budjetin suunnitteluvaiheessa asiakkaalle selvitetään mahdollinen asiakkaan omavastuuosuus ja omavastuun arvioitu suuruus. Asiakkaalle on ilmoitettava myös vastaavan julkisen palvelun asiakasmaksu. Asiakas vertaa palvelusetelin omavastuuta vastaavan palvelun asiakasmaksuun päättäessään palvelusetelin vastaanottamisesta. Asiakasmaksulailla maksuttomiksi säädettyjen palvelujen kohdalla palvelusetelin tulee kattaa koko hinta. Henkilökohtaisen budjetin palvelusetelillä voidaan ostaa ainoastaan arvonlisäverotonta sosiaali- ja terveydenhuollon palvelua (palvelusetelilaki). Verottaja on antanut ohjeen sosiaalipalvelujen (diaarinumero 604/40/2011) ja terveyden- ja sairaanhoitopalvelujen (diaarinumero 61/40/2010) arvonlisäverotuksesta. Tarkemmat ohjeet arvonlisäverottomuudesta löytyvät verohallinnon sivulta (www.vero.fi). 3.3 Sopimus tuotettavasta palvelusta Asiakkaan ja Eksoten asiakasohjaajan yhdessä tekemä asiakassuunnitelma määrittää asiakkaan ja palveluntuottajan välistä sopimusta henkilökohtaisen budjetin palvelusetelillä tuotettavassa palvelussa. Palvelusopimuksen osapuolet ovat palveluja tuottava yritys sekä kuluttaja-asemassa oleva henkilökohtaisen budjetin palveluseteliä käyttävä asiakas. Asiakkaan ja palveluntuottajan välille tulee tehdä kirjallinen sopimus, jossa sovitaan sopimusehdot mm. palvelun sisällöstä, kestosta, virheestä, irtisanomisesta, palvelukerran peruutuksesta, sopimuksen purkamisesta ja kotiin tuotettavassa palvelussa asiakkaan avainten hal-
linnasta. Asiakas ja palveluntuottaja sopivat asiakassuunnitelman mukaisen palvelun sisällöstä ja tekevät yhdessä palvelusuunnitelman ja sopimuksen. Kertaluonteisesta palvelusta riittää suullinen sopimus, joka päättyy ilman irtisanomista palvelun toteuduttua. Palveluntuottaja voi käyttää omaa sopimuspohjaa. Sopimusmalleja löytyy esim. Elias.fi-sivulta: http://www.elias.fi/sopimukset.php. Asiakkaan ja palveluntuottajan väliseen suhteeseen sovelletaan kuluttajansuojalakia, joka takaa asiakkaalle kuluttajan oikeudet. Asiakas voi puolestaan sopia palveluntuottajan kanssa sellaisista palvelun tuottamiseen liittyvistä asioista, joilla ei poiketa Eksoten asettamista ehdoista tai asiakassuunnitelmasta. Tällaisia asiakkaan kanssa sovittavia asioita ovat esimerkiksi palveluntuottajan kanssa sovitut palvelut, palveluajat ja palvelun peruuntumisen ehdot. Sopimukseen sovelletaan sisällön mukaan määräytyviä kuluttaja- ja sopimusoikeudellisia säännöksiä ja oikeusperiaatteita. Asiakkaan ja palveluntuottajan välistä sopimusta koskevan erimielisyyden saattamisesta kuluttajariitalautakunnan käsiteltäväksi säädetään kuluttajariitalautakunnasta annetussa laissa (8/2007). 3.4 Palvelun peruuntuminen 3.5 Sopimuksen purku Palveluntuottaja vastaa palvelun toteuttamisesta asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti. Palveluntuottaja tiedottaa palvelun toteuttamisen esteestä asiakkaalle heti, kun se on palveluntuottajalla tiedossa ja sopii korvaavasta palvelusta asiakkaan kanssa. Mikäli palveluntuottaja ei pysty järjestämään itse korvaavaa palvelua, ottaa hän yhteyttä Eksoten asiakasohjaajaan mahdollisen hoidon järjestämiseksi. Palveluntuottajan täytyy sopia asiakkaan kanssa, milloin tämän on palvelun peruutus viimeistään tehtävä, jotta siitä ei tule asiakkaalle lisäkustannuksia. Eksote ei vastaa peruuntuneista palvelutapahtumista aiheutuneista kustannuksista. Asiakas saa purkaa sopimuksen ilman irtisanomisaikaa palveluntuottajan virheen tai viivästyksen vuoksi, jos sopimusrikkomus on olennainen. 4 Asiakkaat 4.1 Asiakkaan oikeus henkilökohtaisen budjetin palveluseteliin Asiakkaalle voidaan myöntää henkilökohtaisen budjetin palveluseteli, jos hän täyttää laissa säädetyn soveltamisalan kriteerit (laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista (980/2012), laki kehitysvammaisten erityishuollosta (519/1977) ja laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista (380/1987)). Asiakkaalla täytyy olla palvelutarpeen arvioinnin ja asiakassuunnitelman mukaan jatkuvaa avun, tuen tai hoidon ja huolenpidon tarvetta.
Asiakkaan asemaan vaikuttavat samat erityislainsäädännön säännökset kuin muillakin tavoin järjestetyssä sosiaali- ja terveydenhuoltopalveluissa (laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009), laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) sekä laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992). Asiakkaan tulee pystyä joko itse tai tuettuna suunnittelemaan ja hallinnoimaan omaa palvelukokonaisuuttaan. Henkilökohtaisen budjetin käyttämisen edellytyksenä on, että se on asiakkaan edun mukaista ja hän on keskiössä suunniteltaessa hänen oman elämänsä kannalta tarpeellisia palveluja ja tukea. Asiakkaalla on oikeus saada Eksotelta tietoa asemastaan henkilökohtaisen budjetin käyttäjänä, budjetin arvosta, palveluntuottajien hinnoista, ja sosiaalija terveydenhuollon asiakasmaksun määräytymisestä. Palveluntuottaja saa palvelun tuottamiseen liittyvät keskeiset tiedot asiakkaalta, asiakkaan edustajalta tai Eksoten asiakasohjaajalta. Palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan palvelua saatujen tietojen mukaisesti. Palveluntuottaja ilmoittaa asiakkaan toimintakyvyssä ja palvelutarpeessa tapahtuvista muutoksista Eksoten asiakasohjaajalle. Tarvittaessa palvelujen tai tuen tarve arvioidaan uudelleen. Asiakkaan valittua henkilökohtaisen budjetin hän voi valita palvelujen tuottajan/tuottajat Eksoten hyväksymien palvelusetelituottajien luettelosta. Tarvittaessa hän voi saada ohjausta ja tukea palvelujen tuottajien valintaan ja budjetin toteuttamiseen. Asiakkaalla on oikeus saada tietosuoja-asetuksen mukaisesti tietoa mistä muualta ja mitä häntä koskevia tietoja voidaan hänen suostumuksestaan riippumatta hankkia. Asiakkaalle on varattava tilaisuus tutustua muualta hankittuihin tietoihin ja antaa asiassa tarpeellinen selvitys. Asiakkaalla on oikeus kieltäytyä hänelle tarjotusta henkilökohtaisen budjetin palvelusetelistä. Tällöin Eksoten tulee vastata asiakkaan tarvitsemien sosiaali- ja terveyspalvelujen tuottamisesta muulla tavoin, esimerkiksi tuottamalla palvelut itse tai hankkimalla ne ostopalveluina tai maksusitoumuksella. Jos kokeilun aikana ilmenee, että asiakas haluaisi sellaista tukea tai palvelua, jota ei saa Eksoten rekisterissä olevilta palvelusetelituottajilta, kokeilussa selvitetään muut mahdollisuudet saada ko. palvelu esim. maksusitoumuksella. 4.2 Kokeilun asiakasprosessi Hankkeessa luodaan asiakasprosessia, joka tarkentuu kokeilun myötä. Asiakkaat ohjautuvat kokeiluun palvelutarpeen arvioinnin kautta. Moniammatillisen arvioinnin lopputuloksena syntyy yhteinen ja kokonaisvaltainen näkemys asiakkaan tilanteesta sekä tarvittavasta tuesta ja palveluista. Asiakkaan näkemys palvelutarpeista, omista tavoitteista ja palveluista kirjataan asiakassuunnitelmaan. Asiakassuunnitelman tekemisen apuna voidaan tarvittaessa käyttää erilaisia asiakkaan itse tekemiä tukisuunnitelmia. Suunnitelman palvelujen kokonaisuus sisältää Eksoten järjestämisvastuulla olevat tarvittavat sosiaali- ja terveyspalvelut sekä kuntoutuksen. Asiakas voi valita henkilökohtaiseen budjettiinsa joko kaikki asiakassuunnitelman mukaiset palvelut tai vain osan niistä.
Kuva 1 Yleiskuva prosessista Kokeilun aikainen asiakasprosessi on kuvattu liitteessä 2. 4.3 Henkilökohtaisen budjetin toteutus 4.3.1 Asiakassuunnitelma Asiakas ja asiakasohjaaja laativat yhdessä asiakassuunnitelman. Mukana voi olla tarvittaessa asiakkaan omainen ja /tai asioiden hoitaja. Asiakassuunnitelma perustuu palvelutarpeen arviointiin ja se on väline asiakkaan palvelukokonaisuuden hallintaan ja yhteensovittamiseen. Asiakassuunnitelmaan kirjataan asiakkaan sosiaali- ja terveyspalvelut. Asiakkaalla on asiakassuunnitelma kirjallisena ja suunnitelma tallennetaan Eksoten potilas- /asiakastietojärjestelmään. eohjat- hankkeessa kehitetään asiakassuunnitelman käytettävyyttä tietojärjestelmissä siten, että asiakassuunnitelma olisi selkeästi nähtävissä asiakkaan asioita hoitaville ammattihenkilöille ja tarvittavin osin palveluntuottajille. Asiakas ja asiakasohjaaja seuraavat palvelujen toteutumista asiakassuunnitelman mukaisesti. Asiakassuunnitelmaa ja henkilökohtaista budjettia tarkistetaan, mikäli asiakkaan palveluntarve muuttuu. Henkilökohtaisella budjetilla hankitut palvelut perustuvat asiakassuunnitelmaan/päätökseen ja asiakkaan ja palveluntuottajan väliseen sopimukseen. 4.3.2 Päätös henkilökohtaisen budjetin palvelusetelillä myönnettävästä palvelusta Kokeilun aikana päätöksen henkilökohtaisen budjetin palvelusetelillä myönnettävistä palveluista tekee Eksoten asiakkuuskoordinaattori. Asiakkaille tehdään valituskelpoinen päätös budjetin määrästä ja siihen sisältyvistä palveluista. Mahdolliset oikaisuvaatimukset käsitellään Eksoten yksilöasioiden jaostossa. Päätöksessä määritellään asiakassuunnitelmaan perustuen, mitkä palvelut kuuluvat henkilökohtaisella budjetilla järjestettäviksi. Henkilökohtainen budjetti laaditaan joko määräajaksi tai kokeilun ajaksi. Mikäli Kela korvaa asiakkaalle lääkärin lähetteellä tapahtuvista hoidon kustannuksista, palveluja ei voi henkilökohtaisella budjetilla maksaa.
4.3.3 Seuranta ja arviointi Henkilökohtaisen budjetin toteutumista arvioidaan säännöllisesti sovituin väliajoin ja aina kun asiakkaan olosuhteet tai avuntarve muuttuvat. Sovittu arviointiaika kirjataan asiakassuunnitelmaan. Eksoten asiakasohjaaja vastaa asiakkaan tarvitsemasta tuesta ja ohjauksesta. Palveluntuottajan tulee seurata asiakkaan tilannetta ja olla tarvittaessa yhteydessä Eksoten asiakasohjaajaan. Asiakas, palveluntuottaja tai omainen/asioiden hoitaja voivat olla yhteydessä asiakasohjaajaan, mikäli asiakkaan tilanteessa tai olosuhteessa tapahtuu muutoksia. 4.3.4 Henkilökohtaisen budjetin kertymisen keskeytyminen Mikäli asiakkaan budjetti koostuu kotihoidon palveluista, niin henkilökohtaisen budjetin kertyminen keskeytyy samana päivänä, kun asiakkaan kotihoito keskeytyy. Kotihoidon ja henkilökohtaisen budjetin palvelusetelillä järjestettyjen palvelujen tarve arvioidaan uudestaan kotihoidon jatkuessa. 4.4 Asiakaspalautteet, muistutukset, kantelut ja potilasvahinkoilmoitukset Asiakas voi antaa palautetta palvelusta ensisijaisesti palveluntuottajalle, mutta palautetta voi antaa myös Eksotelle. Asiakas voi tarvittaessa ottaa yhteyttä alueen sosiaaliasiamieheen tai terveydenhuollon palveluissa potilasasiamieheen. Palveluntuottajan täytyy ohjata asiakasta sosiaaliasiamiehen/potilasasiamiehen palveluista. Asiakkaalla/potilaalla on oikeus tehdä muistutus terveydenhuollon toimintayksikön vastaavalle johtajalle sekä oikeus tehdä kantelu hoidosta tai hoitoon liittyvästä kohtelustaan terveydenhoitoa valvovalle viranomaiselle Aluehallintovirastoon (Avi) tai Valviraan. Lisäksi asiakas/potilas voi potilasvahinkolain mukaisesti sattuneissa hoitovahingoissa tehdä ilmoituksen potilasvakuutuskeskukseen (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992). Asiakkaalla on oikeus tehdä muistutus kohtelustaan sosiaalihuollon toimintayksikön vastuuhenkilölle tai sosiaalihuollon johtavalle viranhaltijalle sekä oikeus tehdä kantelu sosiaalipalvelua valvovalle viranomaiselle Aviin tai Valviraan (laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000). Palveluntuottajan täytyy toimittaa Eksotelle selvitys tai jäljennökset henkilökohtaista budjettia tuotettua palvelua koskevista muistutuksista, valituksista, kanteluista ja hoitovahinkoilmoituksista samoin kuin kaikkia edellä mainittuja koskevista ratkaisuista. Mikäli edellä mainittuja tapahtumia on ollut tai on käynnissä, selvitykset tulee toimittaa Eksotelle. 4.5 Asiakkaan ja palveluntuottajan erimielisyyksien ratkaiseminen Erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan osapuolten välisillä neuvotteluilla. Sopimusriidoissa tulkinta-apuna käytetään kuluttajariitalautakunnassa muodostunutta aikaisempaa ratkaisukäytäntöä. Jos erimielisyyksiä ei voida ratkaista osapuolten välisillä neuvotteluilla, asiakas voi saattaa asian kuluttajariitalautakunnan käsiteltäväksi. Jos erimielisyydet ratkaistaan tuomioistuimessa, kanne voidaan nostaa myös asiakkaan kotipaikkakunnan yleisessä alioikeudessa.
Mikäli asiakas antaa Eksotelle palautetta saamastaan palvelusetelillä tuotetusta palvelusta, asia otetaan käsittelyyn ja Eksote on yhteydessä palveluntuottajaan ja tarvittaessa pyytää palveluntuottajalta kirjallisen selvityksen. 4.6 Asiakkaan ostamat lisäpalvelut Muiden kuin henkilökohtaisella budjetilla tuotettavien palveluiden maksamisesta palveluntuottaja ja asiakas sopivat keskenään ja asiakas vastaa näistä kustannuksista itse. 5 Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin velvoitteet Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri: 1. hyväksyy ne yksityiset palveluntuottajat palvelusetelilain edellyttämällä tavalla, joiden palvelujen maksamiseen asiakas voi käyttää Eksoten myöntämää henkilökohtaisen budjetin palveluseteliä. 2. ottaa palveluntuottajan valintaa koskevan asian käsittelyyn ja lähettää saapumistodistuksen palveluntuottajalle yhden (1) kuukauden kuluessa palveluntuottajan hakeutumisesta. 3. tekee päätöksen palveluntuottajan hyväksymisestä tai hylkäämisestä viimeistään kolmen (3) kuukauden kuluessa saapumistodistuksen lähettämisestä. 4. pitää luetteloa hyväksymistään palveluntuottajista; tiedot palveluntuottajista, näiden tuottamista palveluista ja niiden hinnoista ovat julkisesti saatavilla. 5. ohjaa asiakasta henkilökohtaisen budjetin palvelusetelin käytössä. Esittää tasapuolisesti kaikkien palveluntuottajien tiedot sekä eri vaihtoehdot palveluntuottajien palveluista asiakkaalle. 6. ohjaa palveluntuottajia palvelusetelituottajaksi hakeutumisessa ja valvoo hyväksymiensä palveluntuottajien palvelujen laatua ja että palveluntuottajat täyttävät toiminnalle toimintaohjeessa asetetut vaatimukset. 7. peruuttaa palveluntuottajan hyväksymisen ja poistaa palveluntuottajan luettelosta, jos hyväksymiselle asetetut edellytykset eivät enää täyty tai palveluntuottaja pyytää hyväksymisen peruuttamista. 8. on henkilökohtaisella budjetilla järjestettävässä palvelussa syntyvien potilas- ja asiakaskirjojen henkilötietolaissa tarkoitettu rekisterinpitäjä ja vastaa viime kädessä niiden käsittelystä. Asiakas- ja potilasasiakirjat, jotka syntyvät palvelusetelillä palvelua järjestettäessä ja toteutettaessa, ovat Eksoten asiakirjoja, jotka tulee toimittaa Eksotelle arkistoitaviksi. 9. vastaa ja ratkaisee palveluseteliasiakkaan asiakasrekisteriä koskevat tarkastus-, korjaamis- ja tietopyynnöt. Asiakas esittää tarkastus- tai korjaamispyynnön suoraan Eksotelle.
Henkilökohtaisen budjetin myöntäjän riippumattomuus Eksoten henkilökohtaisen budjetin myöntämisestä päättänyt henkilö ei voi olla työ-, toimeksianto- tai virkasuhteessa henkilökohtaisen budjetin palveluita tuottavalla palveluntuottajalla. Henkilökohtaisen budjetin myöntäneellä henkilöllä ei myöskään saa olla merkittävää omistusta, eikä hän saa käyttää merkittävää päätösvaltaa palveluntuottajan yrityksessä tai palveluntuottajan kanssa samaan konserniin kuuluvassa yhteisössä (yli 10 % osakkeista, osuuksista tai äänivallasta). 6 Palveluntuottajien hyväksymisperusteet Palveluntuottajat sitoutuvat antamaan tietoa palvelusta henkilökohtaisen budjetin kokeilussa Eksoten määrittämässä muodossa ja aikataulussa. Kokeilussa henkilökohtaisen budjetin palvelusetelituottajaksi voidaan hyväksyä sosiaali- ja /tai terveydenhuollon rekisterissä oleva palveluntuottaja sekä kotipalveluja sosiaalipalveluna tuottava tukipalvelutuottaja (ateria-, peseytymis-, vaatehuolto- ja siivouspalvelut sekä sosiaalista kanssakäymistä edistävät palvelut). Hyväksymisperusteiden tarkoituksena on turvata asiakkaan saaman palvelun laatu ja vaikuttavuus. Palveluntuottajien palvelun täytyy olla Eksoten strategian mukaista ja kaikilta palveluntuottajilta edellytetään, että tilaajavastuulain (1233/2006) edellyttämät velvoitteet ovat kunnossa, eikä yritystä ole asetettu liiketoimintakieltoon. Palveluntuottajaksi voi hakeutua jatkuvasti ilman määräaikaa. Lait yksityisistä sosiaalipalveluista (922/2011) ja yksityisestä terveydenhuollosta (152/1990) säätelevät palveluntuottajien toimintaa. Sosiaalipalvelujen tuottajien toimintaa säätelee sosiaalihuollon asiakaslaki ja terveyspalvelujen tuottajia potilaslaki. Henkilökohtaisen budjetin palvelusetelitoimintaa säätelevät lait on lueteltu liitteessä 1. Asiakkaan ja palveluntuottajan väliseen suhteeseen sovelletaan lisäksi kuluttajansuojalakia, joka takaa asiakkaalle kuluttajan oikeudet. Palveluntuottaja huolehtii, että palveluja tuotetaan suomen kielellä. Mikäli palvelua voidaan tuottaa suomen kielen lisäksi jollain toisella kielellä, palveluntuottaja toimittaa tarvittaessa todistukset henkilöstön kielitaidosta Eksotelle. Mikäli palveluntuottaja saa Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskuksen (STEA) avustusta, kunnan antamaa tukea tai muuta julkista tukea henkilökohtaisen budjetin palvelusetelillä tuotettuihin palveluihin, palveluntuottajaa ei voida hyväksyä. Mikäli palveluntuottaja on hyväksytty Eksoten palvelusetelituottajaksi, voidaan tämä hyväksyä myös kokeiluun henkilökohtaisen budjetin palvelusetelituottajaksi. Tilaajavastuulain velvoittamat, alle 3 kuukautta vanhat asiakirjat tulee kuitenkin toimittaa Eksotelle puolen vuoden kuluessa.
Hakemus palveluntuottajaksi täytetään Palse.eksote.fi portaalissa ja lähetetään allekirjoitettuna Eksoten kirjaamoon. Hakemuksen käsittelyaika on 3 kuukautta sen saapumisesta Eksotelle (saapumistodistus). Ohjeita hakeutumiseen ja yhteistyöhön Eksoten kanssa löytyy Eksoten Yksityisille palveluntuottajille suunnatulta sivulta. 6.1 Palveluntuottajien velvoitteet Palveluntuottaja: 1. on rekisteröitynyt kaupparekisteriin, yhdistys- tai säätiörekisteriin. 2. on merkitty ennakkoperintärekisteriin. 3. on merkitty työnantajarekisteriin, mikäli yritykseen/ kolmannen sektorin toimijalle on palkattu työntekijöitä. 4. huolehtii siitä, että tuotetut palvelut vastaavat vähintään sitä tasoa, jota edellytetään vastaavalta Eksoten toiminnalta. 5. on ottanut ja pitää voimassa toimintansa edellyttämät lakisääteiset vakuutukset. Vakuutusten vakuutusmäärän voidaan palvelutoiminnan laatu ja laajuus huomioon ottaen arvioida riittävän toiminnasta mahdollisesti aiheutuvien henkilövahinkojen korvaamiseen ja jotka muilta ehdoiltaan vastaavat tavanomaista vastuuvakuutuskäytäntöä. 6. on selvittänyt ja selvittää lasten kanssa työskentelevien henkilöiden rikostaustan ja soveltuvuuden, kun tuottaa palveluja alaikäisille (laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä 504/2002). 7. huolehtii siitä, että palveluntuottajalla edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö ei ole syyllistynyt rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla julkisista hankinnoista annetun lain 80 81 :ssä mainittuun rikokseen tai tekoon. 8. huolehtii verojen, eläke- ja sosiaaliturvamaksujen maksamisesta sekä muista lakisääteisistä velvoitteista. 9. noudattaa toimintaa koskevaa lainsäädäntöä sekä viranomaismääräyksiä ja ohjeita. 10. vastaa siitä, että toiminta perustuu näyttöön ja hyviin hoito- ja toimintakäytäntöihin. Toiminnan on oltava laadukasta, turvallista ja asianmukaisesti toteutettua. 11. noudattaa voimassa olevaa työsopimuslainsäädäntöä tai alan yleissitovia työehtosopimuksia. 12. noudattaa laissa säädettyä salassapito- ja vaitiolovelvollisuutta sekä allekirjoittaa Eksoten ulkopuoliselta otettavan salassapitositoumuksen. 13. toimii Eksoten ohjeistuksen mukaisesti, pitää yllä Eksoten lukuun asiakas- tai potilasrekisteriä, säilyttää ja käsittelee asiakirjoja niin kuin kulloinkin voimassa olevassa lainsäädännössä säädetään (EU:n tietosuoja-asetus (EU 2016/679), henkilötietolaki 523/1999, laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000, laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007, laki viranomaisten toiminnan
julkisuudesta 621/1999, arkistolaki 831/1994, sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 298/2009, laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015, laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992). 14. markkinoi palvelujaan asiallisesti, luotettavasti ja hyvän tavan mukaisesti. Markkinoinnilla ei tule luoda tarpeetonta sosiaali- tai terveydenhuoltopalvelujen kysyntää. 15. nimeää ja osoittaa palveluista vastaavan henkilön. 16. osallistuu palveluseteliä käsittelevään perehdytykseen ja vähintään yhteen Eksoten kutsumaan yhteistyökokoukseen vuodessa. 17. tuottaa henkilökohtaisella budjetilla korvattavat palvelut Suomessa. 18. ilmoittaa yhteystietonsa ja palvelujen hinnat hakeutumisvaiheessa sekä huolehtii niiden päivittämisestä. 19. ilmoittaa Eksotelle ja tarvittaessa valvontaviranomaisille (Avi, Valvira) kaikista muutoksista, jotka vaikuttavat joko palvelujen tuottamiseen tai palveluntuottajan toimintaan. 20. perehtyy asiakkaan asiakassuunnitelmaan tai muihin palveluntuottamisen kannalta tarpeellisiin tietoihin ja noudattaa niiden sisältöä. 21. ilmoittaa käyttämänsä alihankkijat ja vastaa alihankkijoidensa toiminnasta kuten omastaan. Alihankkijoiden tulee olla hyväksyttyjä Eksoten rekisteriin. 22. neuvoo asiakasta tämän oikeuksista sosiaali- tai potilasasiamiehen palveluihin. 23. tekee sopimuksen potilasasiamiehen kanssa, mikäli kyseessä on terveydenhuollon toimintayksikkö 24. huolehtii että palvelua suorittava henkilöstö käyttää kuvallista henkilökorttia, jossa on palveluntuottajan nimi, y-tunnus, henkilön nimi. 25. on merkittynä Aluehallintoviraston (Avin) ja Sosiaali- ja terveydenhuollon lupa- ja valvontaviraston (Valviran) ylläpitämään yksityisten sosiaali- ja terveyspalvelujen antajien rekisteriin (Valveri) tai Eksoten omaan sosiaalipalveluna tuotettavan kotipalvelun tukipalvelun palveluntuottajien rekisteriin. 26. huolehtii omavalvontasuunnitelman laadinnasta ja ylläpitämisestä (laki yksityisistä sosiaalipalveluista 922/2011, laki yksityisestä terveydenhuollosta 152/1990), sekä lähettää omavalvontasuunnitelman Eksotelle kuuden kuukauden kuluessa tuottajaksi hyväksymisestä. 27. tarkistaa, että yrityksen sote-alan työntekijöiden ammattinimikkeet löytyvät JulkiTerhikki- tai JulkiSuosikki-rekisteristä. Huolehtii omasta ja henkilöstönsä lain edellytykset täyttävästä ja riittävästä ammattitaidosta, ammattitaidon säilymisestä ja kehittämisestä sekä riittävästä täydennyskoulutuksesta (laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 559/1994, laki sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista 608/2005, sosiaalihuoltolaki 710/1982 ja 1301/2014). Todentaa tarvittaessa käydyt koulutukset Eksotelle.
28. laatii ohjeiden mukaisen lääkehoitosuunnitelman, mikäli tuottaa lääkehoitopalveluja 6.2 Hakemuksen liitteeksi edellytettävät asiakirjat Palveluntuottajilta pyydetään seuraavat asiakirjat, joista osan voi korvata tilaajavastuu - raportilla. 1. kaupparekisteri-, yhdistys- tai säätiörekisteriote 2. todistus ennakkoperintärekisteriin kuulumisesta 3. todistus maksetuista veroista ja työnantajan sosiaalivakuutusmaksuista tai verovelkaa ja erääntyneitä sosiaalivakuutusmaksuja koskeva maksusuunnitelma 4. vakuutusyhtiön todistus potilasvahinko- tai vastuuvakuutuksen voimassaolosta ja vakuutusmaksujen suorittamisesta 5. *vakuutusyhtiön todistus lakisääteisistä eläkevakuutuksista ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta 6. henkilöstöluettelo nimikkeineen ja koulutustietoineen 7. tarvittaessa todistus henkilöstön kielitaidosta 8. alle 18-vuotiaille palveluita tuottavan yrityksen palvelua suorittavan vastuuhenkilön rikosrekisteriote nähtäväksi Eksotelle ennen hyväksymistä (rikosrekisterilaki 770/2993) 9. kopio potilasasiamiehen kanssa tehdystä sopimuksesta, mikäli kyseessä on terveydenhuollon toimintayksikkö (itsenäisillä terveydenhuollon ammatinharjoittajilla ei tarvitse olla sopimusta potilasasiamiehen kanssa) 10. ajantasainen toimintasuunnitelma 11. selvitys työterveyshuollon järjestämisestä (työterveyshuoltolaki 1383/2001 2 ) 12. selvitys sovellettavasta työehtosopimuksesta ja työteon keskeisistä ehdoista 13. Eksoten ulkopuoliselta otettava salassapitositoumus allekirjoitettuna 14. todistus Avin ja Valviran Valveri-rekisteriin TAI Eksoten sosiaalipalveluna tuotettavan kotipalvelun tukipalvelu -rekisteriin merkitsemisestä TAI jäljennös Avin tai Valviran myöntämästä yksityisen terveyden- tai sosiaalihuollon palvelujen antamisen luvasta 15. mikäli yritys tuottaa lääkehoitopalveluja lääkehoitosuunnitelma, sisältäen vastuuhenkilön todistuksen lääketentin suorittamisesta, 16. omavalvontasuunnitelma sisältäen tietoturvan ov-suunnitelman Huom* palveluntuottajaksi hyväksymisen jälkeen tulee Yel- tai Tyel-todistus toimittaa vuosittain Saimaan talous ja tieto Oy:lle (ei koske osakeyhtiötä). 6.3 Alihankinta Palveluntuottaja voi tarvittaessa käyttää alihankkijaa. Palveluntuottaja vastaa alihankkijoidensa toiminnasta kuten omastaan ja alihankkijan tulee täyttää samat vaatimukset kuin palveluntuottajankin. Palveluntuottajan velvollisuus on tarkistaa alihankkijalta kohdassa 6.2 mainitut tiedot. Alihankkijan tulee olla hyväksytty Eksoten rekisteriin. Mikäli palveluntuottaja käyttää vuokratyövoimaa (työturvallisuuslaki 738/2002) on hänen selvitettävä, että mahdollisella vuokratyöntekijällä on riittävä ammattitaito, kokemus ja sopivuus suoritettavaan työhön. Vuokratyövoiman tulee täyttää palvelukohtaisissa osissa ilmoitetut henkilöstön pätevyysvaatimukset.
7 Palveluntuottajien omavalvonta ja palvelujen laatu Palveluntuottaja vastaa siitä, että palvelut ovat Suomessa noudatettavan lainsäädännön, hyvän hoitokäytännön ja palvelutason mukaista. Palvelujen laadun valvonnassa korostuu palveluntuottajien oma vastuu toiminnan asianmukaisuudesta ja tuottamiensa palvelujen laadusta sekä asiakas- ja potilasturvallisuudesta. Sosiaali- ja/tai terveysalan palveluntuottajan täytyy tehdä omavalvontasuunnitelma Valviran antaman määräyksen (1/2014) mukaisesti. Sote-palveluntuottajan täytyy ylläpitää hyvää laatua hygienian, asiakirjakäytännön, laitteiden ja materiaalien käytön sekä asiakasturvallisuuden suhteen. Asiakastyön ja -turvallisuuden laadun mittareina voidaan käyttää vahinkoilmoitusten, muistutusten, kanteluiden ja reklamaatioiden määrää. 7.1 Omavalvontasuunnitelma Palveluntuottajan täytyy tehdä omavalvontasuunnitelma terveydenhuollon palveluissa Valviran antaman määräyksen (1/2014)) ja sosiaalihuollon palveluissa sosiaalihuoltolain mukaisesti. Omavalvontasuunnitelman avulla palveluntuottaja kehittää ja seuraa palvelujen laatua toimintayksiköiden päivittäisessä toiminnassa. Omavalvontasuunnitelmassa palveluntuottaja kuvaa, miten yksikössä varmistetaan palvelun laadukkuus ja asiakasturvallisuus. Omavalvonnan avulla palveluntuottaja kehittää ja seuraa palvelujen laatua toimintayksiköiden päivittäisessä työssä. Omavalvontasuunnitelmaan kirjataan, miten yksikössä toimitaan, kun palvelu ei syystä tai toisesta toteudu sille asetettujen tavoitteiden mukaisesti tai asiakasturvallisuus uhkaa vaarantua. Omavalvonnan tavoitteena on, että henkilökunta arvioi koko ajan omaa toimintaansa, kuulee asiakkaita ja omaisia laatuun ja asiakasturvallisuuteen liittyvissä asioissa sekä ottaa asiakaspalautteen huomioon toiminnan kehittämisessä. Lisätietoa ja omavalvontasuunnitelman lomakepohja löytyy Valviran sivulta: https://www.valvira.fi/sosiaalihuolto/sosiaalihuollonvalvonta/omavalvonta/kysymyksia_ja_vastauksia 7.2 Omavalvontasuunnitelman päivittäminen ja toimittaminen Eksotelle Palveluntuottajan täytyy vuosittain ja aina tilanteen muuttuessa tarkistaa ja päivittää omavalvontasuunnitelma. Aikaisemmat omavalvontasuunnitelman versiot on säilytettävä seitsemän vuotta. Omavalvontasuunnitelma on pidettävä julkisesti nähtävillä ja palveluntuottaja voi liittää sen palse.eksote.fi-sivustolle. 7.3 Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus Henkilökohtaisella budjetilla palveluja tuottavia palveluntuottajia sitovat samat salassapitosäännöt kuin Eksoten palveluksessa olevia työntekijöitä. Salassapito palveluntuottajan toimipisteessä koskee kaikkia asiakasta tai hänen asiakirjojaan käsitteleviä henkilöitä. Palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan laissa säädettyä salassapito- ja vaitiolovelvollisuutta tämän sopimuksen mukaisten palvelujen tuottamisessa. Palveluntuottaja vastaa siitä, että asiakkaan tietoja pääsevät käsittelemään vain ne palveluntuottajan palveluksessa olevat tai
siihen toimeksiantosuhteessa olevat henkilöt, joiden työtehtävien kannalta se on välttämätöntä, ja jotka ovat antaneet kirjallisen salassapitositoumuksen. Palveluntuottaja ja Eksote sitoutuvat pitämään toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot salassa sikäli, kuin ne ovat lain perusteella salassa pidettäviä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Nämä salassapitomääräykset ovat voimassa myös sen jälkeen, kun palveluntuottaja ei enää tuota palvelusetelillä ostettavaa palvelua. Eksoten ulkopuoliselta otettava salassapitositoumuslomake löytyy Eksoten palvelusetelituottajille suunnatulta sivulta. 7.4 Tilat, laitteet, apuvälineet ja hoitotarvikkeet Palvelua tuotetaan palvelua asiakkaan tarpeen mukaisesti hänen kotonaan tai palveluntuottajan toimipaikassa. Hoidossa käytettävien laitteiden tulee täyttää EU-direktiivien turvallisuusvaatimukset ja niissä tulee olla CE-merkintä (laki terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista 629/2010). 7.5 Kotiin tuotettava palvelu Asiakkaan kotona on oltava hoidon kannalta tarpeelliset tilat ja välineet. Jos palveluntuottaja havaitsee hoitamiseen vaikuttavia puutteita hoivaympäristössä tai välineissä, hänen täytyy ohjata asiakasta välineiden tai tarvittavien muutostöiden hankkimisessa tai tarvittaessa ilmoittaa asiasta Eksoten henkilöstölle. Asiakkaan liikkumisen ja päivittäisen toiminnan kannalta tarpeelliset apuvälineet voi saada säännösten mukaisesti Eksoten apuvälinepalveluiden toimipisteistä. Palveluntuottaja auttaa tarvittaessa apuvälineiden hankkimisessa. 7.6 Palveluntuottajan toimipaikassa tuotettava palvelu Toimitilojen on oltava lain mukaiset ja niiden on jatkuvasti täytettävä turvallisuusmääräykset niin, että yksikössä huolehditaan asiakkaiden turvallisuudesta lain ja viranomaisten määräysten mukaisesti. Eksote tarkistaa toimitilat ennen hyväksymistä Avin tai Valviran delegoimana. 7.7 Palveluntuottajan henkilökunnan pätevyysvaatimukset Palveluntuottaja nimeää toiminnalleen vastuuhenkilön, joka vastaa siitä, että tuotettavat palvelut täyttävät niille asetetut vaatimukset. Vastuuhenkilön vaihtuessa tulee siitä aina ilmoittaa rekisterinpitäjälle (Avi vai Valvira) ja Eksotelle sekä kirjata muutos palse.eksote.fi- sivustolle. Sote-palveluntuottaja huolehtii, että hänen palveluksessaan oleva henkilökohtaisen budjetin palvelusetelipalveluja suorittava henkilöstö täyttää samat kelpoisuusehdot kuin Eksoten henkilöstö vastaavissa tehtävissä. Palveluntuottaja huolehtii siitä, että tuotetut palvelut vastaavat vähintään sitä tasoa, jota edellytetään Eksoten toiminnalta.
Ammattihenkilön toimintaa ohjaa saatu koulutus. Henkilökunnan osaamisen tulee olla asiakkaiden hoidon ja palvelun tarpeen edellyttämällä tasolla. Terveyden- ja sairaudenhoidollisia toimenpiteitä suorittavan henkilöstön täytyy olla terveydenhuollon ammattihenkilöitä (laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 559/1994). Muiden palvelujen palvelua suorittavalla henkilöstöllä täytyy olla tehtävien suorittamiseen soveltuva koulutus tai riittävä työkokemus ja perehdytys tehtävään. Palveluntuottajan on huolehdittava henkilöstönsä ammattitaidosta, ammattitaidon säilymisestä ja kehittämisestä sekä riittävästä täydennyskoulutuksesta. 7.8 Lääkehoitopalvelujen tuottaminen Lääkehoito on terveydenhuollon toimintaa, jota toteutetaan lääkehoidon koulutuksen saaneiden terveydenhuollon ammattihenkilöiden toimesta ja vastuulla. Palveluntuottaja varmistaa henkilöstönsä lääkeosaamisen. Palveluntuottaja huolehtii, että henkilöstöllä on ajankohtaiset, Eksoten kotihoidon henkilöstön tietoja vastaavat lääkehoidon toteuttamisen taidot. Palveluntuottaja sitoutuu huolehtimaan, että lääkehoitoa toteuttava henkilöstö suorittaa lääkeluvat (teoriakokeet, osaamisen näytöt ja lääkelaskut) Eksoten edellyttämällä tavalla. Palveluntuottajan tulee nimetä lääkehoidosta vastaava henkilö. Lisätietoja: http://www.eksote.fi/eksote/yksityiset-palveluntuottajat/yrityksenlaakehoitosuunnitelma/sivut/default.aspx Lääkehoitosuunnitelma Lääkehoitosuunnitelma tulee laatia mikäli palveluntuottaja tuottaa lääkehoidollisia palveluja. Lääkehoitosuunnitelmassa kuvataan palveluntuottajan tuottama lääkehoito. Lääkehoitosuunnitelman tulee olla THL:n Turvallinen lääkehoito -oppaan mukainen. Opas on luettavissa STM:n julkaisuarkistossa: http://www.julkari.fi/handle/10024/129969 Lääkehoitosuunnitelmasta vastaava lääkäri Lääkehoidollisia palveluja tuottavalla palveluntuottajalla tulee olla lääkehoitosuunnitelmasta vastaava lääkäri, joka tarkistaa ja hyväksyy palveluntuottajan lääkehoitosuunnitelman sekä myöntää lääkehoitoon tarvittavat luvat. Lääkehoitosuunnitelmasta vastaavalla lääkärillä tulee olla aluehallintoviraston hyväksymä rekisteröinti itsenäisestä ammatinharjoittamisesta tai vastuulääkärin palvelut voi ostaa lääkäripalveluja tuottavalta yksityiseltä yritykseltä. Palveluntuottajan asiakkaiden lääkehoidosta vastaa asiakkaan hoidosta vastaava lääkäri. Lääkehoitosuunnitelma linkitetään palse.eksote.fi-palveluportaaliin. Lääkehoitosuunnitelmassa ja suoritetuissa lääkeluvissa tulee olla vastuulääkärin allekirjoitus. Lääkehoitosuunnitelman liitteeksi laitetaan todistus lääkehoidosta vastaavan henkilön lääkeluvan suorituksesta. 8 Palveluntuottajien ohjaus- ja valvonta 8.1 Ohjaus ja valvonta
Eksoten yritysasioista vastaavat palveluohjaajat ohjaavat palveluntuottajia tuottajaksi hakeutumiseen ja hyväksyntään liittyvissä asioissa. Lisätietoa löytyy Eksoten yksityisille palveluntuottajille suunnatulta sivustolta. Avin ja Valviran ohjeen ja lainsäädännön mukaisesti Eksote tekee ohjaus- ja valvontatapaamisia palveluntuottajille säännöllisesti. Ohjaus ja valvontakäynneistä ilmoitetaan ja tapaamisen ajankohta sovitaan noin kuukautta ennen. Tarvittaessa (vakava poikkeama laadussa) ohjaus-ja valvontatapaaminen sovitaan välittömästi. Ohjaus-ja valvontatapaaminen tehdään siihen laaditun lomakkeen avulla. Lomake lähetetään etukäteen palveluntuottajalle täytettäväksi. Ohjaus-ja valvontatapaaminen tehdään yrityksen toimipisteeseen, mikäli yrityksellä ei ole toimipistettä, voidaan tapaaminen sopia Eksoten tiloihin. Ohjaus-ja valvontatapaamiseen menee aikaa 1-2 tuntia. Ohjaus- ja valvontatapaamisessa palveluntuottajan täytyy luovuttaa valvonnan toteuttamiseksi tarvittavat tiedot. Tapaamisessa katsotaan omavalvontasuunnitelma ja muut tarvittavat asiakirjat. Palveluntuottajan omavalvontasuunnitelmaa käytetään laadunvalvonnan mittarina. Palveluntuottaja antaa Eksotelle luvan tehdä asiakkailleen asiakastyytyväisyyskyselyjä ja osallistuu Eksoten järjestämään asiakaspalautteen keräämiseen. Asiakkailla on oikeus antaa Eksotelle palautetta saamastaan palvelusta. Palveluntuottajan täytyy raportoida Eksotelle tekemänsä asiakastyytyväisyyskyselyn tuloksista. Eksote järjestää yhteistyötapaamista säännöllisesti. Yhteistyötapaamisissa käsitellään ajankohtaisia asioita ja palveluntuottajien toivomia teemoja. Yhteistyötapaamiset ovat tärkeitä Eksoten ja palveluntuottajien välisen tiedonkulun keskustelun kannalta, joten palveluntuottajaa edellytetään osallistumaan ainakin toiseen näistä tapaamisista. 8.1 Palveluntuottajan hyväksymisen peruuttaminen Eksotella on oikeus peruuttaa palveluntuottajalle myönnetty hyväksyntä ja poistaa palveluntuottaja luettelosta välittömästi ilman irtisanomisaikaa, mikäli: palveluntuottaja ei noudata Eksoten kirjallisesta kehotuksesta huolimatta toimintaohjeen vaatimuksia palveluntuottaja ei noudata hyviä hoito- ja palvelukäytäntöjä palveluntuottaja on syyllistynyt ammattinsa harjoittamisessa vakavaan menettelyrikkomukseen. palveluntuottajan itsenäinen ammatinharjoittamisoikeus on rajoitettu tai poistettu lupaviranomainen on peruuttanut joko kokonaan tai osittain palveluntuottajalle antamansa luvan. palveluntuottaja on tullut maksukyvyttömäksi, ei ole kyennyt hoitamaan laskujaan eräpäivään mennessä, on aloittanut akordimenettelyn, on asetettu selvitystilaan, velkajärjestely on vahvistettu tai hakemus on vireillä tai haettu/asetettu konkurssiin.
palveluntuottaja taikka sen johtohenkilö tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on tuomittu henkilöön tai talouteen kohdistuneesta rikoksesta, jolla on merkitystä palveluntuottamisen edellytysten toteutumisessa. palveluntuottaja on laiminlyönyt vakuutusmaksujen, verojen tai sosiaaliturvamaksujen suorittamisen (poikkeuksena sopimus verottajan kanssa). palveluntuottaja on antanut olennaisesti vääriä tietoja toiminnastaan. palveluntuottaja on tuottanut palvelua asiakkaan saaman päätöksen vastaisesti. palveluntuottaja itse pyytää hyväksymisen peruuttamista. 8.2 Palvelun virhe ja reklamaatio Palvelun katsotaan olevan virheellistä, mikäli se poikkeaa toimintaohjeen, lainsäädännön tai sopimuksessa mainituista palvelun sisältövaatimuksista. Vastuu siitä, että palvelu on suoritettu laadukkaasti ja huolellisesti on palveluntuottajalla (kuluttajansuojalaki 38/1978). Eksote ei vastaa palveluntuottajan virheistä. Palvelu on myös virheellistä, jos se ei vastaa niitä tietoja, jotka palveluntuottaja on etukäteen antanut toiminnastaan ja joiden voidaan olettaa vaikuttaneen asiakkaan päätöksentekoon palvelun-tuottajaa valitessaan. Sama koskee palvelun suorittamisesta annettuja tietoja (kuluttajansuojalaki 38/1978). Asiakkaan tulee ilmoittaa palveluntuottajalle palvelun viivästymisestä tai havaitsemastaan virheestä kohtuullisen ajan kuluessa siitä, kun hän havaitsi viivästyksen tai virheen. Palveluntuottajan palveluihin liittyvät reklamaatiot on esitettävä ensisijaisesti suoraan palveluntuottajalle. Palautteiden ja reklamaatioiden antaminen ja niihin vastaaminen ovat ensisijaisesti asiakkaan ja palveluntuottajan välistä asiaa. Virhe- ja viivästystilanteissa asiakkaalla on aina oikeus vaatia palveluntuottajalta sopimuksen täyttämistä. Palveluntuottaja oikaisee omalla kustannuksellaan viipymättä palvelun virheen ja viivästyksestä aiheutuneen haitan, jos asiakas suostuu oikaisuun. Jollei virhettä tai viivästystä voida oikaista tai sitä ei tehdä kohtuullisessa ajassa, on asiakkaalla oikeus saada hyvitystä tai asiakas voi teettää saamatta jääneen palvelun toisella palveluntuottajalla sopimusrikkomuksen tehneen palveluntuottajan kustannuksella. Mikäli asiakas antaa Eksotelle palautetta saamastaan palvelusetelillä tuotetusta palvelusta, asia otetaan käsittelyyn ja Eksote on yhteydessä palveluntuottajaan ja tarvittaessa pyytää palveluntuottajalta kirjallisen selvityksen. Asiakkaalla on palvelussa esiintyneen virheen tai viivästyksen perusteella oikeus pidättyä hyväksymästä palveluntuottajan palvelusuoritusta siltä osin, kun palvelua ei ole suoritettu asianmukaisesti. Palveluntuottaja antaa selvityksen Eksotelle. Jos Eksote hyväksyy selvityksen, annettua palvelua vastaava palvelusetelin arvo suoritetaan palveluntuottajalle. 8.3 Vahingonkorvaus Palveluntuottajan aiheuttamat vahingot korvataan ensisijaisesti palveluntuottajan vakuutuksesta ja viime kädessä palveluntuottaja vastaa niistä vahingonkorvauslain (412/1974) mukaisesti. Eksote ei vastaa palveluntuottajan aiheuttamista vahingoista. Jos palvelu joudutaan
uusimaan tai asiakas tarvitsee muuta palvelua palveluntuottajan virheestä johtuvasta syystä tai toimenpiteen suorittamisen virheellisyyden vuoksi, vastaa palveluntuottaja aiheutuvista kustannuksista. Asiakkaalla on oikeus korvaukseen välittömästä vahingosta, jonka hän kärsii palveluntuottajan viivästyksen tai virheen vuoksi. Palveluntuottaja ei ole vastuussa viivästyksen aiheuttamista vahingoista, jos palveluntuottaja osoittaa, että viivästys johtui hänen vaikutusmahdollisuuksiensa ulkopuolella olevasta esteestä, jota hänen ei kohtuudella voida edellyttää ottaneen huomioon sopimusta tehtäessä ja jonka seurauksia hän ei myöskään kohtuudella olisi voinut välttää eikä voittaa. Asiakkaalla on oikeus saada korvausta palvelun viivästymisen tai virheen aiheuttamista välillisistä vahingoista vain silloin, mikäli palveluntuottaja on toiminut huolimattomasti. Asiakas on velvollinen toimimaan siten, etteivät viivästyksen tai virheen aiheuttamat vahingot hänen toimiensa tai laiminlyöntiensä seurauksena aiheettomasti lisäänny. 9 Palveluntuottajan asiakas- ja potilasasiakirjat sekä tietosuoja 9.1 Tietojen käsittely ja tiedon kulku Tietojärjestelmät Palveluntuottajalla täytyy olla käytössään Internet-yhteys: sähköpostiosoite, palomuuri ja ajantasainen virustorjuntaohjelma. Sote- alan palveluntuottajalle suositellaan sähköisen potilas- tai asiakastietojärjestelmän käyttöä. Asiakastietojärjestelmään tallennetuista tiedoista tulee ottaa säännöllisin väliajoin varmistukset. Mahdolliset lokitiedot säilytetään siten, kuin laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) säädetään. 9.2 Tietoturva ja tietosuojan omavalvontasuunnitelma Sähköisesti asiakas- ja potilastietoja käsittelevien toimijoiden on laadittava erillinen asiakastietolain 19 mukainen tietoturvaan ja tietosuojaan sekä tietojärjestelmien käyttöön liittyvä omavalvontasuunnitelma, jonka avulla varmistetaan riittävien ja yhdenmukaisten tietoturvaja tietosuoja-käytäntöjen toteutuminen toiminnassa. Omavalvontasuunnitelmassa kuvataan mm. henkilöstön riittävä henkilötietojen käsittelyyn liittyvä koulutus ja osaamisen varmistamisen keinot, järjestelmien ylläpidon tehtävät sekä organisaation tietoturvapolitiikka. Palveluntuottajalla tulee olla nimetty tietosuojavastaava. Lisätietoja:https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/kantapalvelut/sosiaalihuollon-kanta-palvelut/kanta-palvelujen-kayttoonotto/ennenkayttoonottoa-tehtavat-valmistelut/tietoturvan-ja-tietosuojan-omavalvontasuunnitelma Eksote työstää parhaillaan turvallisuussopimusta pienyrittäjille. Sopimuksesta tiedotetaan ja se lähetetään palveluntuottajille allekirjoitettavaksi. Palvelusetelituottajien täytyy tutustua ja allekirjoittaa sopimus.
9.3 Asiakas- ja potilasasiakirjojen rekisterinpito Eksote on henkilökohtaisella budjetilla järjestettävässä palvelussa syntyvien asiakas- ja potilasasiakirjojen henkilötietolaissa (523/1999) tarkoitettu rekisterinpitäjä. Toiminnassa muodostuvat asiakas- ja potilasasiakirjat ovat viranomaisen asiakirjoja, vaikka palveluntuottaja laatii asiakirjat palvelutapahtuman yhteydessä. Eksote rekisterinpitäjänä vastaa niiden käsittelystä. Palveluntuottajan täytyy huolehtia, etteivät asiakastiedot joudu sivullisten käsiin ja noudattaa huolellisuutta tietojen käsittelyssä ja tietojen säilyttämisessä. Kaikessa toiminnassa täytyy varmistaa, että salassa pidettäviä tietoja käsitellään huolellisesti. Asiakas- ja potilasrekisterin tiedot sekä tieto asiakkuudesta ovat salassa pidettäviä. Asiakirjoja on käsiteltävä lakien ja Eksoten ohjeiden mukaan. Asiakirjojen käsittelyä säätelee tietosuoja-asetus (EU 2016/679) laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) myöhemmin julkisuuslaki henkilötietolaki ja laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä, laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015, asetus potilasasiakirjoista 298/2009 sekä muu sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädäntö Asiakirjojen luovuttamista ja salassapitoa koskevia julkisuuslain säädöksiä sovelletaan asiakirjoihin silloinkin, kun ne ovat palveluntuottajan hallussa. Eksote päättää asiakaskirjojen luovuttamisesta ja tietojen antamisesta julkisuuslain nojalla. Asiakas voi esittää henkilötietolain mukaisen tarkastuspyynnön tai virheen oikaisupyynnön rekisterinpitäjälle eli Eksotelle tai, jos palveluntuottajan ja Eksoten välillä on erikseen sovittu, suoraan palveluntuottajalle. Eksote kuitenkin viime kädessä ratkaisee tarkastus- ja oikaisupyynnön. Palveluntuottaja vastaa siitä, ettei henkilökohtaisella budjetilla tuotetun palvelun yhteydessä syntyneitä asiakastietoja käytetä palveluntuottajan omassa toiminnassa ja ettei tietoja sisällytetä palveluntuottajan omaan asiakasrekisteriin ilman asiakkaan nimenomaista suostumusta. Ilman asiakkaan suostumusta asiakastietoja ei saa myöskään käyttää palveluntuottajan muiden palvelujen markkinointitarkoituksessa. Eksote voi antaa myös noudatettavaksi erillisiä tätä toimintaohjetta täydentäviä ohjeita asiakastietojen käsittelyyn. 9.4 Asiakas- ja potilasasiakirjojen säilytys ja siirtäminen Eksotelle Eksoten ja palveluntuottajan vastuulla on varmistua siitä, että asiakkaan palvelun järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot siirtyvät osapuolelta toiselle palveluprosessin eri vaiheissa. Sosiaalihuollon asiakaslaissa ja potilaslaissa ovat säännökset yksityisen palveluntuottajan oikeudesta saada välttämättömät ja tarpeelliset asiakas- ja potilastiedot. Jokaisen potilaan ja asiakkaan asiakirjat muodostavat hänen hoitonsa tai palvelunsa kannalta eheän kokonaisuuden, johon myöhemmin tulevat ratkaisut voidaan perustaa. Henkilökohtaisella budjetilla palvelujen tuottamiseksi tarpeelliset asiakas- ja potilasasiakirjamerkinnät toimitetaan Eksotelle. Kantelu- yms. asioissa asiakirjat voidaan lainata takaisin palveluntuottajalle.
Palveluntuottaja toimittaa henkilökohtaisen budjetin yhteydessä syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat palvelun päätyttyä Eksoten arkistoon. Tietojen toimittaminen Eksotelle tapahtuu kerran vuodessa vapaasti valittavana ajankohtana. Kaikista mahdollisista tietojen siirrosta aiheutuvista kuluista vastaa palveluntuottaja. Tiedot toimitetaan Eksotelle ensisijaisesti paperimuodossa. Potilas- ja asiakastiedot palautetaan täydellisinä (kaikki asiakirjat). Sähköisiin järjestelmiin tehdyt kirjaukset tulostetaan paperille. Suoraan Eksoten tietojärjestelmiin tallennettuja tietoja ei tarvitse tulostaa tai siirtää. Muussa kuin paperimuodossa tapahtuvasta siirrosta on sovittava Eksoten arkiston kanssa. Tiedot on oltava järjestettynä potilas- tai asiakaskohtaisesti syntymäaikajärjestyksessä henkilöt eroteltuna. Luovutuksesta laaditaan siirtoluettelo. Siirtoluettelon malli löytyy Eksoten yksityisille palveluntuottajille suunnatulta sivulta Palveluntuottaja voi säilyttää kopiot Eksotelle toimittamistaan asiakkaan palvelusetelipalvelussa syntyneistä asiakirjoista pyytämällä asiakkaalta kirjallisena nimenomaisen suostumuksen asiakirjojen tallettamisesta omaan asiakasrekisteriinsä. Asiakkaan antama alkuperäinen suostumusasiakirja toimitetaan Eksotelle asiakas- ja potilasasiakirjojen toimittamisen yhteydessä. 10 Palse.eksote.fi-sivusto, budjetin arvo ja palvelujen hinnoittelu 10.1 Palse.eksote.fi-sivusto Henkilökohtaisen budjetin palveluseteliä hallinnoidaan Palse.eksote.fi-sivustolla. Palveluntuottaja rekisteröityy ja hakeutuu henkilökohtaisen budjetin palveluntuottajaksi sivuston kautta. Ohjeet hakeutumiseen ovat sivustolla. Kokeilun aikana päätöksen palveluntuottajaksi hyväksymisestä tai hylkäämisestä tekee Hoivan (kotona asumisen tuki ja lyhytaikaishoito) palvelupäällikkö. Hyväksytty palveluntuottaja ilmoittaa Palse.eksote.fi-sivustolla palvelujensa hinnat, ylläpitää omia tietojaan, tarkistaa asiakkaansa henkilökohtaisen budjetin saldotilanteen, kirjaa palvelutapahtumat. Palveluntuottaja on vastuussa tietojensa oikeellisuudesta ja ajantasaisuudessa. Palvelutapahtuma täytyy kirjata viiden päivän kuluessa palvelun antamisesta, jotta asiakkaan henkilökohtaisen budjetin saldo pysyy ajan tasalla. Eksote voi edellyttää tuotetusta palvelusta raporttia, jolloin se on edellytys maksun saamiselle. Palveluraportti tehdään budjetin myöntäjän ohjeen mukaisesti palse.eksote.fi-sivustolle. Palse.eksote.fi -sivustolla asiakas voi vertailla palveluntuottajia. Asiakas valitsee itse palveluntuottajan ja tarvittaessa saa apua palveluntuottajan valintaan. Asiakas voi vaihtaa palveluntuottajaa sekä käyttää useita palveluntuottajia. Tarvittaessa asiakas voi saada palveluntuottajaluettelon kirjallisena. 10.2 Henkilökohtaisen budjetin arvo
Palveluseteli määritetään asiakkaan nimellä Palse.eksote.fi- sivustolle. Budjetin arvo määritetään euroina ja saldo vähenee toteutuneiden palvelutapahtumien mukaisesti palveluntuottajan kirjausten perusteella. Asiakas näkee saldon palse.eksote.fi-sivustolta ja asiakkaalle lähetetään saldotiliote, josta selviää henkilökohtaisen budjetin käytettävissä oleva määrä ja käyttötapahtumat. Palveluntuottaja sitoutuu tarkistamaan asiakkaan saldon määrän Palse.eksote.fi-sivustolta aina jo palvelusta sovittaessa. 10.3 Palvelujen hinnoittelu 11 Verotus Palveluntuottaja ilmoittaa palvelujensa hinnat Palse.eksote.fi-sivuston hinnastossa palveluntuottajaksi hakeutuessaan. Hintoja voi muuttaa vuosittain erikseen ilmoitettuna ajankohtana. Palveluntuottaja sitoutuu ilmoittamiinsa enimmäishintoihin kalenterivuoden ajaksi. Palvelujen hintoja voi kesken vuotta alentaa, mikäli se on tarpeellista. Hinnat ovat esillä Palse.eksote.fi -sivustolla. Eksote voi asettaa henkilökohtaisen budjetin palvelusetelillä tuotettavien palvelujen hinnoille hintakaton. 11.1 Tuloverotus Henkilökohtainen budjetti on palvelunsaajalle veroton etuus. Verottomuus edellyttää, että henkilökohtainen budjetti: myönnetään selkeästi määriteltyihin palveluihin on henkilökohtainen eikä siirrettävissä toiselle henkilölle ei ole suoraan potilaalle/asiakkaalle maksettavaa rahaa, jonka käytön hän itse määrittelee 11.2 Arvonlisäverotus Arvonlisäverolain (1501/1993) 34 :n mukaan veroa ei suoriteta terveyden- ja sairaanhoitopalvelun myynnistä. Terveyden- ja sairaanhoitopalvelulla tarkoitetaan ihmisen terveydentilan sekä toiminta- ja työkyvyn määrittämiseksi taikka terveyden sekä toiminta- ja työkyvyn palauttamiseksi tai ylläpitämiseksi tehtäviä toimenpiteitä, jos kysymyksessä on: 1 valtion tai kunnan ylläpitämässä terveydenhuollon toimintayksikössä annettava hoito taikka yksityisestä terveydenhuollosta annetussa laissa tarkoitettu hoito; 2 sellaisen terveydenhuollon ammattihenkilön antama hoito, joka harjoittaa toimintaansa lakiin perustuvan oikeuden nojalla tai joka on lain nojalla rekisteröity. Arvonlisäverolain 37 :n mukaan veroa ei suoriteta sosiaalihuoltona tapahtuvasta palvelujen myynnistä. Lain 38 :n mukaan sosiaalihuollolla tarkoitetaan valtion tai kunnan harjoittamaa sekä sosiaaliviranomaisten valvomaa muun sosiaalihuollon palveluntuottajan harjoittamaa toimintaa, jonka tarkoituksena on huolehtia lasten ja nuorten huollosta, lasten päivähoidos-
ta, vanhustenhuollosta, kehitysvammaisten huollosta, muista vammaisten palveluista ja tukitoimista, päihdehuollosta sekä muusta tällaisesta toiminnasta. Verohallinnon arvonlisävero-ohjeen (diaarinumero 604/40/2011) mukaisesti sosiaalihuoltopalvelujen arvonlisäverottomuuden edellytyksenä on, että: yksityinen palveluntuottaja on merkitty yksityisten palvelunantajien rekisteriin tai hän on tehnyt toiminnastaan ilmoituksen toimintakuntaan sosiaalihuollon järjestäminen perustuu viranomaisen tekemään päätökseen tai yksityistä sosiaalihuoltoa järjestettäessä sosiaalihuollon toteuttajan ja asiakkaan väliseen kirjalliseen sopimukseen palveluntuottaja ja asiakas ovat tehneet palvelu-, hoito-, kuntoutus- tai muun vastaavan suunnitelman. Suunnitelmaa ei tarvitse laatia, mikäli kyseessä on tilapäinen neuvonta ja ohjaus tai jollei suunnitelman laatiminen muutoin ole ilmeisen tarpeetonta. Silloin kun sosiaalihuolto toteutetaan kunnan tekemän päätöksen perusteella yksityisen sosiaalipalvelun tuottajan toimesta, vastuu suunnitelman laatimisesta kuuluu kunnan sosiaaliviranomaisille palveluntuottaja on laatinut omavalvontasuunnitelman toiminnan asianmukaisuuden varmistamiseksi 12 Toimintaohjeen voimassaolo, muuttaminen ja irtisanominen Henkilökohtaisen budjetin palvelusetelin toimintaohjeen hyväksyy Eksoten hallitus. Toimintaohje on voimassa eohjat- kokeiluhankkeen ajan ja Eksote voi tehdä muutoksia tämän toimintaohjeen ja sen liitteiden sisältämiin ohjeisiin hankkeen edistyessä. Tavoitteena on, että eohjat-hankkeessa luotu henkilökohtaisen budjetin toimintamalli jää voimaan hankkeen päättymisen jälkeen. Eksote ilmoittaa muutoksista palveluntuottajalle kirjallisesti välittömästi päätöksen tekemisen jälkeen. Kokeilun aikana muutokset tulevat voimaan 15 vuorokauden kuluttua ilmoituksen lähettämisestä. Mikäli palveluntuottaja ei halua sitoutua muutoksiin, tulee siitä ilmoittaa kirjallisesti Eksotelle 15 vuorokauden kuluessa muutosilmoituksen lähettämisestä. Mikäli Eksotelle ei toimiteta edellä mainittua ilmoitusta, sitoutuu palveluntuottaja noudattamaan muuttuneita ehtoja muutosilmoituksessa mainitusta päivästä lukien, kuitenkin aikaisintaan 15 vuorokauden kuluttua muutosilmoituksen lähettämisestä. Mikäli Eksote luopuu henkilökohtaisen budjetin käytöstä tai peruuttaa palveluntuottajan hyväksymisen muista kuin toimintaohjeen kohdassa 8.1 mainituista syistä, on sen toimitettava irtisanomisilmoitus palveluntuottajalle vähintään kolme (3) kuukautta ennen irtisanomisajankohtaa. Asiakkaiden jatkohoito sovitaan asiakaskohtaisesti. Asiakas voi halutessaan jatkaa palvelusetelin sisältämiä kesken jääneitä hoitoja tai palveluita toisella palveluntuottajalla tai Eksoten omassa palvelutuotannossa. Palveluntuottajan on toimitettava Eksotelle irtisanomisilmoitus vähintään kolme (3) kuukautta ennen haluamaansa irtisanomisajankohtaa. Irtisanomishetkellä palveluntuottajan ja asiakkaan välinen sopimus määrittää palvelun päättymisen.
13 Laskutusohje Irtisanomisilmoitus on sekä Eksoten että palveluntuottajan toimitettava kirjallisesti. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta siirtää oikeuttaan toimia palvelusetelipalveluiden tuottajana. Uuden palveluntuottajan tulee tehdä uusi hakemus Eksotelle. Laskutus tapahtuu palveluportaalin käyttöohjeen mukaisesti palveluntuottajan omalla laskutusjärjestelmällä. Eksote ei maksa erillistä toimisto-, varaus-, materiaali- tai laskutuslisää. Verkkolaskuosoite 003707259373108 Tarkenne: 108 Verkkolaskuoperaattori: Basware Oyj Operaattorin välittäjä tunnus: BAWCFI22 Tilaava yksikkö: E-K sosiaali- ja terveyspiiri Viite: henkilökohtainen budjetti /palsen laskuviite Paperiset laskut osoitteeseen: Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri PL 255 00026 BASWARE Viite: henkilökohtainen budjetti /palsen laskuviite Laskusta tulee ilmetä seuraavat arvonlisäverolain määrittelemät, pakolliset laskumerkinnät: laskun antamispäivä laskun numero (juokseva tunniste) palveluntuottajan arvonlisäverotunniste (y-tunnus) palveluntuottajan nimi ja osoite laskun saajan nimi ja osoite (etelä-karjalan sosiaali- ja terveyspiiri, pl 255, 00026 basware) palveluseteliportaalin laskuviite ja loppusumma verottomuuden peruste, esim. verottomat sosiaali- ja terveyspalvelut: veroton avl 130a :n terveyden- ja sairaanhoitopalvelun myynti veroton avl 130a :n sosiaalipalvelun myynti veroton avl 34 :n terveyden- ja sairaanhoitopalvelun myynti veroton avl 37 :n sosiaalipalvelun myynti muutos- tai hyvityslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun Puutteelliset laskut Eksote palauttaa takaisin, mikä saattaa aiheuttaa maksujen viivästymistä. Jos asiakas jättää maksamatta palveluntuottajan laskun omavastuuosuuden, huolehtii palveluntuottaja itse maksuneuvotteluista sekä mahdollisesta perinnästä. Eksote ei vastaa asiakkaan mahdollisesti maksamatta jääneistä omavastuuosuuksista.
LIITE 1 Lait ja asetukset Palvelusetelituotantoa säätelevät lait Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista annetun lain (380/1987) 1. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009) 2. Laki omaishoidon tuesta (937/2005) 3. Laki yksityisistä sosiaalipalveluista (922/2011) 4. Laki yksityisestä terveydenhuollosta (152/1990) 5. Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 6. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) 7. Potilasvahinkolaki (585/1986) 8. Terveydenhuoltolaki (1326/2010) 9. Sosiaalihuoltolaki (710/1982 ja 1301/2014) 10. Laki terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista (629/2010) 11. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) 12. Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009) 13. Työturvallisuuslaki (738/2002) 14. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon suunnittelusta ja valtionavustuksesta (733/1992) 15. Henkilötietolaki (523/1999) 16. Kuluttajansuojalaki (38/1978) 17. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 18. Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994) 19. Asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä(564/1994) 20. Laki sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista (272/2005) 21. Asetus sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista (608/2005) 22. Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista, vanhuspalvelulaki (980/2012) 23. Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista (380/1987) 24. Laki kehitysvammaisten erityishuollosta (519/1977) 25. EU:n tietosuoja-asetus (EU 2016/679) 26. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista(254/2015) 27. Asetus potilasasiakirjoista 298/2009) 28. sekä muut palvelun tuotantoa säätelevät lait
LIITE 2 Asiakasprosessi Asiakasprosessi eohjat-kokeiluhankkeen aikana (tarkentuu hankkeen edetessä)