1 European Law Students Association ELSA Turku ry Oikeustieteellinen tiedekunta 20014 Turun yliopisto VUODEN 2015 HALLITUKSEN KOKOUS 9/2015 PÖYTÄKIRJA Päivämäärä ja aika: 27.2.2015 klo 14.00. Paikka: KH116 Caloniankuja 3 20014 Turun yliopisto Läsnä: Lauri Havia Jussi Väätäinen Noora Wilén Elina Ryymin Suvi Kankare Emmi Simonen Lauri Ikonen President Treasurer Vice President for Seminars & Conferences Vice President for Academic Activities Vice President for Marketing Vice President for Student Trainee Exchange Programme Director for External Relations ************************ 1 Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen 14.06. 2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Esityslistan hyväksyminen ja mahdolliset muutokset Muutettiin esityslistaa niin, että lisättiin kohta 4 Järjestäytyminen. 4 Järjestäytyminen Valittiin kokouksen sihteeriksi Elina Ryymin.
5 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen 2 PTK 7 ja 8 hyväksytään ensi kokouksessa. 6 Ilmoitusasiat elsa- hallitus@lists.utu.fi maililista. Havia kertoi olleensa yhteydessä yliopiston IT palveluihin. Jatkossa sähköpostiviestien pitäisi tulla nykyisen hallituksen listalle. Calonian remontti. Havia kertoi, että Calonialle on tulossa remontti vuonna 2016. ELSAn toimiston kohtalo on vielä auki. Tuutorihaku. Havia muistutti, että tiedekunnan tutor haku on vielä auki ja kehotti kaikkia hakemaan. Myös kv tuutoriksi voi hakea. Karonkka. Karonkkaa vietettiin viime lauantaina ja se sujui kaikin puolin mukavasti. Hallitus oli saanut kiitosta päivästä viime vuoden hallitukselta. Hallituksen vapaailta. Hallituksen vapaailtaa vietettiin viime tiistaina. Ilta oli ollut hauska. ICM Cluj Napoca. ICM delegaatio on valittu. Hakuaikaa on pidennetty niin, että hakuaika päättyy vasta 1.3. Tällä hetkellä ELSA Turun hallituksessa on lähdössä Havia, Simonen, Väätäinen ja Wilén. elsa- info mailing list. Havia kehotti hallituksen jäseniä liittymään ELSAn kv listalle. elsaturku.fi verkkotunnus. Havia ilmoitti, ettei elsaturku.fi verkkotunnus ole enää voimassa. 7 Kuukausikatsaus Havia kertasi kuukauden tapahtumia, joita järjestettiinkin paljon. Maaliskuussa on tulossa KW- ilta, NCM ja 1. sääntömääräinen kokous. 8 Academic Activities Ryymin kertoi, että KW illan suunnittelu on hyvässä vauhdissa ja myös osallistujia on saatu hyvin. Havia kertoi, että OP excursio on tulossa huhtikuussa. 9 Seminars & Conferences SV. Wilén kertoi, että Study Visitin mainonta on aloitettu. Kankare tekee viikonlopun aikana matkasta Facebook tapahtuman ja julisteen. Wilén ilmoitti, että georgialaiset tulevat Turkuun syksyllä. Hallitus päätti yksimielisesti Study Visitin hinnaksi 170 sisältäen gaalan. Wilén kehotti hallitusta markkinoimaan tapahtumaa myös suullisesti.
IV. Wilén kertoi hakeneensa yhdessä Oksasen kanssa Turun Universitas hankkeen apurahaa ja TYYn projektiavustusta. Wilén kertoi myös, että tänään on laitettu Euroopan Parlamentille harkinnanvarainen avustusrahahakemus kirjeitse postiin ja lähetetty sähköpostilla. Wilén kiitti koko sydämestään Oksasta, Stenrothia ja Väätäistä saamastaan avusta. Hän kertoi aikovansa tehdä Lakimiesliiton ryhmäavustushakemuksen pikimmiten. Suomalaisen Lakimiesyhdistyksen avustushakemuksien hakuaika aukeaa vasta kesäkuussa, jolloin Wilén lupasi IV tiimin tätä kyseistä avustusta hakevan. Euroopan Parlamentin kanssa vierailusta on alustavasti sovittu ja ryhmälle on varattu Role Play Game Parlamentariumiin kahden ja puolen tunnin peliaika 28.9 klo 14 alkaen. Wilén on myös aloittanut linja- autoyritysten kilpailutuksen matkaa varten. Wilén kertoi Ikosen luvanneen auttaa IV:n yritysyhteistyöasioissa. Lisäksi Wilén muistutti, että matkan tarkemmat suunnitelmat on löydettävissä hallituksen Google Drivesta. 10 Student Trainee Exchange Programme Simonen kertoi, että job hunting on kesken. Kolmeen yritykseen on nyt otettu yhteyttä. Viimeisimmässä syklissä hakeneet eivät ole saaneet paikkoja. Kun student hunting alkaa, niin Simosen tarkoitus on pitää Calonialla info- tilaisuuksia. Simonen toivoi, että STEPin markkinointia kehitettäisiin. 11 Markkinointi Juntunen oli laittanut viestiä, että blogi asia etenee ensi viikolla. Kankare kertoi pohtineensa NCM:n markkinointia. Hallitus mietti, riittääkö pelkkä Facebook tapahtuma ja sunnuntaimailit, mutta päätyi sitten päätökseen, että myös julisteita kyseisestä tapahtumasta laitetaan Calonialle. 12 ELSA News Uusi ELSA News lehti on ilmestynyt tällä viikolla. 13 Talous Kuitit. Kohta poistettu. Täydellinen pöytäkirja toimistolla. Ikonen poistui 14.45 Ikonen palasi 14.46. Hallitus päätti, että myös jatkossa pienimmätkin kuitit hyväksytään kokouksissa, jotta muutkin hallituksen jäsenet pystyvät seuraamaan yhdistyksen rahankäyttöä. 14 NCM Turku Riihimäki oli laittanut viestiä Havialle NCM:n järjestelyiden etenemisestä. Hänen mukaansa osakuntasali on varattu in sääntömääräistä kokousta varten. Ruokakabinetit on varattu 3
perjantaille ja bussit varattu sitovasti. Leirikeskuksesta lähdetään sunnuntaina jo klo 10. Perjantain workshopeille on varattu kaksi isoa salia Arcaniumista. ELSA Helsinki on tiedustellut kysymyksiä käytännön järjestelyistä. Hallitus päätti, että vuodepaikat on tarkoitus jakaa niin, että kv vieraat saavat ensin niistä paikan ja vasta sitten loput paikat jaetaan paikallisryhmille. Simonen kysyi patjahankinnoista ja Havia vastasi, että asiasta keskustellaan myöhemmin. Ruokasponsoreita ei Ryymin ole vielä saanut. Simonen ehdotti, että muutama hallituksen jäsen kävisi katsastamassa leirikeskuksen tilat etukäteen. Havia muistutti in sääntömääräisestä, jossa valitaan uusi hallitus iin. Myös muutoksia in Desicion Bookiin saa ehdottaa. 15 Yhteistyösuhteet Ei uutta tiedotettavaa. 16 Training Kohta poistettu. Täydellinen pöytäkirja toimistolla. 17 I sääntömääräinen Ajankohta. Ajankohta on vielä auki. Uudelle hallitukselle sopisi parhaiten 25.3 ja Havia lupasi selvittää vielä miten tämä sopisi vanhan hallituksen puheenjohtajalle ja taloudenhoitajalle. 24.3. ei sovi edellisen hallituksen pj:lle eikä pääsihteerille. Havia ehdotti kellonajaksi klo 16. Tilinpäätöksen allekirjoitus. Hyväksyttiin yksimielisesti tilinpäätös annettavaksi toiminnantarkastajalle. Havia muistutti, että sääntömääräisessä tulisi käsitellä sääntömuutokset Patentti ja rekisterihallituksen muutosohjeiden mukaisesti. Havia kertoi aikovansa tehdä sijoitusohjesäännön hallitukselle. Wilén kysyi, ketkä olisivat sääntömääräisen puheenjohtaja ja sihteeri. Edellisen hallituksen jäsenet eivät olisi käytettävissä. Havia sanoi hankkivansa sääntömääräiseen puheenjohtajan. 18 Muut esille tulevat asiat Simonen kertoi aikovansa kirjoittaa kv infomailiin Study Visitistä, NCM:stä ja matkatukihakemuksesta. Havia muistutti, että matkatukihakemuksen säännöt ovat tiukat. Havia muistutti, että hänelle on kerrottava hyvissä ajoin, jos ei pääse kokoukseen. Samaten on kerrottava, jos kokoukseen on tulossa myöhässä. Havia toivoi, että kaikki lukisivat pöytäkirjat aina läpi kokonaan. 4
19 Seuraavan kokouksen ajankohta 5 Seuraava kokous järjestetään tiistaina 3.3 klo 14. 20 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen 15.17. Pöytäkirjan vakuudeksi Turussa 3.3 Lauri Havia President Elina Ryymin Vice President for Academic Activities