Suomi.fi-palvelutietovaranto Kaikki oleellinen julkishallinnon palveluista yhdessä paikassa Ohje: Palvelujen kuvaamisen aloittaminen pohjakuvausten hyödyntämällä Huhtikuu 2018
Käyttöönottoprosessin vaiheet Tämä ohje keskittyy palvelujen tunnistamiseen ja pohjakuvausten käyttöön palvelukuvausten pohjana. 1. Mikä on PTV? 2. Organisoituminen 3. Palveluiden tunnistaminen ja määrittely Perehdy PTV:n mahdollisuuksiin, tietomalliin, hyötyihin ja tehtäviin Määrittele PTV-vastuutaho Aseta tavoitteet, resursoi ja aikatauluta projekti Liity PTV-käyttäjäksi ja hyväksy käyttöehdot Selvitä nykytila Tunnista palvelut Selvitä voitko käyttää pohjakuvauksia Varmista tietomallin pakolliset tiedot 4. PTV-tietojen tuottaminen 5. Ylläpito Priorisoi palvelut Tuota palvelutiedot PTV:hen Huolehdi tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta Ylläpitäjä saa automaattiset muistutukset tietojen päivittämisestä 2
Palvelu on erotettava sen asiointikanavista Palvelun kuvaus kertoo mihin asiakkaan tarpeeseen palvelu vastaa kenelle palvelu on suunnattu miten asiakas voi palvelun saada. Asiointikanavan kuvaus kertoo miten asiakas voi asioida kyseisessä asiointikanavassa ratkaistakseen tilanteensa ja täyttääkseen jonkin velvollisuutensa mitä erityispiirteitä asiointikanavaan liittyy. 3
Mitä Palvelutietovarannon sisällöillä tarkoitetaan PALVELU Palvelun kuvaus Ehdot ja kriteerit Toimintaohjeet Esim. Perhekummitoiminta ASIOINTIKANAVA Verkkoasiointi ASIOINTIKANAVA Verkkosivu ASIOINTIKANAVA Tulostettava lomake ASIOINTIKANAVA Puhelinasiointi ASIOINTIKANAVA Palvelupaikka Esim. sähköinen lomake, jolla voi ilmoittautua ORGANISAATIO Vastaa palvelusta ja/tai tuottaa palvelua Vastaa asiointikanavista (esim. kunta, virasto, järjestö, yritys) ORGANISAATIO Tuottaa palvelua ja/tai vastaa asiointikanavista (esim. kuntayhtymä, yksityinen palveluntuottaja, yhdistys, toinen kunta/virasto) Esim. Mannerheimin Lastensuojeluliiton Hämeen piiri ry Tietojen ylläpito ja hallinta PTV-pääkäyttäjä PTV-tietojen ylläpitäjä /virasto PTV-pääkäyttäjä PTV-tietojen ylläpitäjä 4
Miten Palvelutietovarannon sisällöt liittyvät toisiinsa Jokainen palvelu ja jokainen asiointikanava kuvataan vain kerran. Palveluihin liitetään tarvittavat asiointikanavat. Jokaisen asiointikanavan on liityttävä ainakin yhteen palveluun. Jokaiseen palveluun täytyy liittyä ainakin yksi asiointikanava. Voit hyödyntää muiden kuvaamia yhteiskäyttöisiä asiointikanavia ja liittää niitä omaan palveluusi. Organisaatiotieto luodaan PTV:hen liittymisen yhteydessä. Voit täydentää sitä. 5
Mikä on palvelu Palvelutietovarantoon ei kuvata organisaation tehtäviä tai prosesseja, vaan palvelut, joilla on asiakkaita. Tunnista palvelut asiakkaan näkökulmasta: Mihin asioihin liittyen ihmiset voivat kanssamme asioida? Mikä tarve asiakkaalla voi olla, jotta hän ottaa meihin yhteyttä? Mitä asiakas voi meiltä saada? Voit ajatella palvelua myös tuotteena. Älä niputa kaikkea organisaation toimintaa tai tuotteita yhdeksi palveluksi. Palvelut voivat olla keskenään hyvinkin erilaisia: Tapahtumatarjonta Digituki senioreille Päihdeneuvonta Järjestön ystävätoiminta: 1) ystävätoiminta henkilölle joka haluaa ystävän --> Haluatko ystävän 2) ystävätoiminta sille, joka haluaa tarjoutua ystäväksi Ryhdy ystäväksi / Mukaan ystävätoimintaan. 6
Mitä palvelukuvauksessa kerrotaan? Kerro palvelun kuvauksessa, mikä palvelu on ja kenelle se on tarkoitettu. Mieti, mitä tietoja asiakas tarvitsee saadakseen kokonaiskuvan palvelusta? Mieti, osaako asiakas toimia palvelukuvauksen perusteella tai osaisitko itse? Kunkin kuvauksen on oltava itsenäinen kokonaisuus. Palvelukuvauksesta ei saa viitata toiseen, vaikka ne koskisivat samaa aihepiiriä. Käytä sujuvaa yleiskieltä. Kuvaa kaikki asiointiin liittyvät yhteystiedot asiointikanavien kuvauksissa. Selvitä: Onko palveluista jo tarjolla esim. verkkosivutekstejä ja onko tekstit tehty asiakkaan näkökulmasta? Voiko niitä hyödyntää suoraan PTV:ssä? Ovatko kaikki PTV:ssä tarvittavat tiedot saatavilla? Mistä puuttuvat tiedot voi koota? 7
Palvelun pohjakuvaus Kuntien käyttöön on laadittu palvelujen pohjakuvauksia. Pohjakuvauksia on tällä hetkellä olemassa kuntien lakisääteisille tai muuten yleisesti tuotetuille palveluille. Yritykset ja järjestöt voivat käyttää pohjakuvauksia, jos ne tuottavat kunnan ostamaa palvelua. Pohjakuvauksiin on määritelty kunnan lakisääteisiin tehtäviin perustuvien palvelujen sisältö lyhyesti siten kuin se laissa määritellään. Kunta kuvaa lisäksi itse palvelun paikalliset tiedot palvelun kuvaukseen. Pohjakuvaukset on tuotettu niin, että yksi pohjakuvaus vastaa yhtä palvelua. Kunta voi kuitenkin halutessaan jättää pohjakuvauksen käyttämättä. Pohjakuvaukset on valmiiksi metatiedotettu luokituksilla ja asiasanoilla. Pohjakuvauksen tekstisisältöjä ei voi muuttaa. Pohjakuvauksia ylläpidetään keskitetysti VRK:lla esim. lakimuutosten yhteydessä, metatietojen muuttuessa. VRK myös tuottaa uusia ja poistaa tarpeettomia pohjakuvauksia. Pohjakuvaukset löydät PTV-käyttöliittymän etusivulta hakemalla sisältötyypillä Pohjakuvaus PTV-käyttöliittymästä Lisää Palvelu -toiminnon alta Excel-tiedostona 8
Kaikille palveluille ei ole valmista pohjakuvausta Aloita palvelukuvausten tuottaminen palveluista, joille on olemassa pohjakuvaus. Valtionhallinnon organisaatioille ei ole lainkaan pohjakuvauksia. Huomaa: Pohjakuvaukset eivät ole luettelo kuntien lakisääteistä tehtävistä! Kaikista kuntien lakisääteisiin tehtäviin perustuvista palveluista ei ole olemassa pohjakuvausta! Tavoitteena on, että organisaatiot kuvaavat kaikki palvelunsa PTV:hen, vaikka kaikille palveluille ei löydy pohjakuvausta. Jos pohjakuvausta ei ole, organisaatio voi itse ratkaista, miten palvelut kuvataan. Kuvaukset täytyy kuitenkin laatia PTV-tietomallin ja -toimituspolitiikan puitteissa. Jos huomaat muutostarpeita pohjakuvauksiin, ota yhteyttä Suomi.fiverkkotoimitukseen osoitteella suomifi@suomi.fi. 9
Saat luokitukset ja asiasanat pohjakuvauksen mukana Käyttäjien on löydettävä tarvitsemansa palvelut tehokkaasti ja nopeasti. Ilman systemaattisia, koneluettavia metatietoja tämä ei onnistu. Palveluille tulee antaa metatiedot: Palvelujen ryhmittelyyn käytetään luokituksia o o o kohderyhmät palveluluokat tilanneluokat Palvelujen kuvailuun käytetään vakioituja asiasanoja Mikäli yrityksille tarkoitetut luvat liittyvät vain tiettyihin toimialoihin, tulee valittavaksi toimialaluokitus. Jos hyödynnät palvelun kuvaamisessa pohjakuvausta, saat luokitukset ja asiasanat pohjakuvauksen mukana automaattisesti. Pohjakuvauksen mukana tulevia metatietoja et voi poistaa, mutta voit tarvittaessa lisätä niitä. Ole kuitenkin tarkka ja noudata ohjeita. Katso PTV-metatietokoulutuksen materiaali ja videotallenne PTV:n hyödyntämät luokat ja asiasanat tulevat PTVkäyttöliittymään Fintosta. Finto on suomalainen sanasto- ja ontologiapalvelu. Palveluluokat: http://finto.fi/ptvl/fi/ (hierarkia-välilehti) Asiasanat: https://finto.fi/koko/fi/. 10
Miten pohjakuvaus valitaan palvelulle? Aloita selaamalla pohjakuvauksia PTV-käyttöliittymässä. Rajaa hakua esimerkiksi palveluluokilla tai asiasanoilla. Vertaile samaan palveluluokkaan liittyviä pohjakuvauksia ja valitse niistä sopiva. Voit käyttää samaa pohjakuvausta kahden tai useammankin palvelun pohjana. Muista kuitenkin luoda näille eri palveluille toisistaan erottuvat nimet ja täydennä metatietoja tarvittaessa.
Näin luot uuden palvelun hyödyntäen pohjakuvausta 1. Valitse Lisää uusi Palvelu. 2. Etene pohjakuvauksen hakuun. 3. Hae pohjakuvaus sopivalla hakusanalla. 4. Rasti pohjakuvaus ja vahvista lopuksi valinta. 12
Kun käytät pohjakuvausta oman palvelukuvauksesi pohjana Täytä kaikki mahdolliset kentät, vaikka niissä ei olisikaan pohjakuvaukselta tulevaa tekstiä. Ethän toista pohjakuvauksen tekstiä tai kopioi sitä. Täytä etenkin Toimintaohjeet-kenttä huolellisesti. Älä luettele kentässä puhelinnumeroita tai osoitteita, vaan kuvaa ne asiointikanavina. Kuvaa nimenomaan sitä palvelua, josta pohjakuvauksessa kerrotaan. Huolehdi, että teksti toimii itsenäisesti. Tarkat ohjeet pohjakuvauksen käyttöön Käyttöliittymän käyttöohje Näin käytät pohjakuvausta palvelukuvauksen pohjana -video (tulossa). Tutustu Kirjoitus- ja tyyliohjeisiin Toimituspolitiikkaan
Kontrolloi oman organisaatiosi palvelukuvausten laatua Pääkäyttäjänä tarkista oman organisaatiosi palveluista ainakin nämä asiat: Kaikkiin organisaatiosi palveluihin on liitetty vähintään yksi asiointikanava. Jos palvelun Toimintaohje-kentässä mainitaan jokin asiointikanava, se on kuvattu ja liitetty palveluun. Kaikki asiointikanavat on liitetty johonkin palveluun. Asiointikanavien yksityiskohtaisia tietoja (puhelinnumeroita, verkko-osoitteita tai käyntiosoitteita) ei ole kirjoitettu palvelun toimintaohjeisiin vaan pelkästään asiointikanavien omiin tietoihin. Näin tietoja ei joudu ylläpitämään kahdessa paikassa Palvelutietovarannossa. Palveluista ja asiointikanavista on kirjoitettu tiivistelmä, joka ei ole kopio palvelun tai asiointikanavan nimestä. Palvelun tai asiointikanavan tiivistelmässä ei mainita mitään yksityiskohtaa, jota ei lue palvelun tai asiointikanavan varsinaisessa kuvaustekstissä. Tiivistelmä on nimensä mukaisesti lyhennelmä palvelukuvauksen sisällöstä. Jos palvelu ei ole käytettävissä koko maassa, sille on valittu aluetieto.
Erityistilanteita Jos palvelusta vastaa tai sitä tuottaa useampi organisaatio, tutustu Monituottajatilanteiden ohjeeseen Jos organisaatiosi on järjestö, tutustu Järjestöjen palvelujen ja asiointikanavien kuvaamisohjeeseen
Kiitos! Yhteydenotot: ptv-tuki@vrk.fi 16