PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 09/2015 Aika: 6.5.2015 klo 18.00 Paikka: HO / Paasikivi Paikalla: Tapio Hatakka kuraattori Olga Penkkilä varapuheenjohtaja Maija Häkkinen sihteeri Taneli Laine toiminnanohjaaja (poistui kohdan 12. aikana) Ville Timonen taloudenhoitaja Jukka Heliö (poistui kohdan 12. ajaksi) Saara Leino (saapui kohdassa 3.) Taru Toivanen (poistui hetkeksi kohdassa 15., poistui kohdan 18. jälkeen) Teemu Laakso Poissa: Jenni Rönkkö Laura Kylliäinen 1. Avaus Kuraattori Tapio Hatakka avasi kokouksen kello 18.16. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous oli kutsuttu koolle yli kolme päivää aikaisemmin sekä kokouksessa on paikalla vaadittava määrä hallituslaisia. 3. Työjärjestys Kohta 16. Koivuniemen kesäkuun isännän suosituksen antaminen siirrettiin kohdaksi 12. ja numerointia siirrettiin vastaavasti eteenpäin. Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi muutoksin (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksyttiin hallituksen kokouksen 8/15 pöytäkirja muutoksitta.
5. Ilmoitusasiat Toiminnanohjaaja Taneli Laine ilmoitti, että osakunnan vappu meni hyvin. KSO:n kanssa järjestettävät Separaatiositsit ovat 15.5. Casalla. Ilmoittautuminen on auki ja ilmoittautuneita on yhteensä jo reilu 30. Molemmille osakunnille on asetettu 30 hengen kiintiöt. Laine ilmoitti, että Koivuniemen remontti on alkanut ajallaan ja sen etenemistahti on ollut hyvä. Osakunnan remontti alkaa pian ja remonttitoimikunta on siitä vastuussa. Remontin aikana kenelläkään osakuntalaisella ei ole magneettiavaimissa kulkuoikeuksia osakunnalle. Teemu Laakso ilmoitti, että 22. 24.5. järjestetään Koivuniemen kevättalkoot. 6. Tehdyt edustusvierailut 25.4. Kymenlaakson Osakunnan kuraattorivaihtokaronkka sekä inspehtorin virkaanastujaiset. Kuraattori Hatakka sekä Hassisen Pekka osallistuivat. Veivät lahjoiksi kirjoja sekä kuohuvaa. 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja ilmoitti asiansa jo ilmoitusasioissa. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja Ville Timonen kertoi isännän maksaneen saamansa lisälainan jo takaisin osakunnalle. Lisäksi Timonen on vienyt melkein kaikki osakunnan käteisvarat pankkiin. 9. Saapunut posti Ei saapunutta postia. 10. Saapuneet kutsut Ei saapuneita kutsuja. 11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite 2) Teemu Laakso huomautti lisänneensä ja muotoilleensa omaa osuuttaan paremmaksi pelikerhon osalta. Jukka Heliö kertoi Hälläpyörän saaneen HYY:ltä lehtitukea reilu 500 euroa. Leffaklubi järjestää tänään viimeisen leffaillan ennen kesää. Juristit askartelevat Kristoja varten lauantaina. Taru Toivanen toi esille vielä liitteessäkin mainitun kohdan UAV:n säännöistä. Heidän
ohjesäännössään lukee, että hallituksen tulee hyväksyä ulkomaille edustamaan lähtevät henkilöt. Hallitus kokee, että ohjesäännössä olevan kohdan tehtävänä on pitää huoli informaation kulusta UAV:n ja hallituksen välillä. Hallituksen on hyvä tietää saapuneista kutsuista sekä se, että keitä osakuntalaisia on osallistumassa tapahtumiin. Saara Leino ilmoitti, että kulttuurivaliokunta järjestää excursion katsomaan Kesäyön unelma - balettia. 12. Koivuniemen kesäkuun isännän suosituksen antaminen Jukka Heliö poistui kokouksesta kohdan käsittelyn ajaksi. Jenni Rönkkö on ilmoittanut sähköpostitse hallitukselle saaneensa kesätöitä kesäkuun puolivälistä alkaen Tampereella ja olevan siksi estynyt olemaan kesäkuun kesäisäntä (liite 3). Kuraattori Hatakka kertoi esittäneensä säätiön hallitukselle erilaisia vaihtoehtoja hoitaa kesäkuun isännyys ja pyysi heidän mielipidettään. Säätiön hallituksen puheenjohtaja oli vastannut, että heidän mielestään olisi parasta, jos koko kuukauden hoitaisi yksi isäntä. Se, että isännät ovat ennenkin keskenään vaihtaneet päiviä tai tuuranneet toisiaan on hyväksyttävää. Kovin rikkonaista ja monen hallinnoimaa kuukautta ei toivottu. Hallitus keskusteli pitkään vaihtoehdoista ja lopulta päätti pysyä aikaisemmassa päätöksessään valiten Jenni Rönkön tehtävään. Rönkölle soitettiin kokouksesta ja varmistettiin halukkuus tehtävään. Rönkkö tulee olemaan Koivuniemessä kesäkuun kaksi ensimmäistä viikkoa sekä viikonloput. Hänen vastuullensa jää hankkia itsellensä tuuraaja loppukuukauden arkipäiviksi. 13. Ulkojäsenhakemukset Ei jätettyjä ulkojäsenhakemuksia. 14. Määräraha-anomukset a. Viiri Anselmi Pesulalle häälahjaksi (liite 4) Hallitus koki Tossavaisen määräraha-anomuksen hyväksi ja hyväksyi sen lisäten lahjaan vielä 0,7 litran lasisen Koskenkorva-pullon. Kulut maksetaan ytm:stä.
15. Tilahakemukset a. Puhallus-festivaalien majoitus 4. 6.9. (liite 5) Hallitus kokee, että kyseiseen tarkoitukseen tilojen antaminen käyttöön olisi mukavaa, varsinkin hakemuksessa ilmenneiden etujen takia. Vielä kuitenkaan ei pystytä varmuudella sanomaan, onko remontti valmis ja tilat käytössä. Hakijoille on kerrottava selkeästi, että tilat tulevat tuskin olemaan käytössä, eikä tällä hetkellä voida luvata mitään. Asiaan palataan myöhempänä, kun nähdään miten remontti etenee. Päätettiin pöydätä asia kesäkokoukseen, jossa hallitus on toivottavasti fiksumpi syksyn aikataulujen suhteen. Kuraattori Hatakka jatkaa yhteydenpitoa hakijoiden kanssa. 16. Jenni Rönkön eroanomus hallituksesta Jenni Rönkkö on lähdössä syksyllä vaihtoon ja on tämän takia jättänyt eroanomuksen hallituksesta (liite 6). Hallitus myönsi eron virasta. Ero astuu voimaan elokuun lopussa ja uusi hallituslainen astuu virkaan syyskuun alussa. Toukokuun yleiskokouksessa valitaan uusi hallituksen jäsen. 17. Osakunnan remontin kuulumiset Remonttivalmisteluissa on tullut ilmi, että Osakunnan soittimien lista on päivitettävä. Remontin urakoitsijana toimii Kenno-Rakenne Oy ja remonttitoimikunnan puheenjohtaja Teemu Laakso on tavannut heidät. Laakso ilmoitti, että remonttijärjestelyitä ja talkoita varten budjetoitu raha ei tule riittämään, joten hän tulee urakan edistyessä hakemaan lisää määrärahaa. Osakuntabaarin kanssa on sovittu, että talkoilijat saavat lounasta ruokalipukkeilla. Koska keittiö ei ole käytössä, tullaan illalla tarjoamaan noutoruokaa. Tärkeää on pitää talkoilijoilla hyvä vireys ja energiataso, jotta haavereita ei pääse tapahtumaan. Saara Leino tiedusteli onko osakunnan nykyhetkeä taltioitu mitenkään. Olga Penkkilä kertoi, että kaikki huonekalut ja elektroniikka on listattu vakuutusta varten. Lisäksi
Osakunnan taide on valokuvattu ja taideluetteloa päivitetään. Osakuntabaarin työtekijöille on luvattu, että heidän keittiöstään otetaan kattavasti kuvia kalliiden keittiövälineiden takia. Lisäksi todettiin, että talkoista olisi kiva saada kuvia. Laakso ilmoitti, että urakoitsijalta tullaan kysymään mahdollisuuksista jättää Pro Patria -taulut Osakuntabaarin seinään remontin ajaksi. Ne on kiinnitetty varsin hyvin eikä niiden paikkaa tultaisi edes vaihtamaan remontissa. Osakunnan vastuulla olisi kuitenkin suojata ne erittäin hyvin remontin ajaksi. Kuraattori Hatakka tiedusteli poistettavan tavaran kierrätyksestä ja siitä, onko esimerkiksi vanhoja kalusteita tarjottu eteenpäin. Penkkilä vastasi, että Osakuntabaarin tuoleja aijotaan antaa kiertoon. Koivuniemeen sekä Susanna Heinon työpaikalle viedään osa. Lisäksi Antti Artjoki on kysymässä Latokartanosäätiöltä kiinnostusta tuoleihin. Laakso kertoi, että säätiön kanssa tullaan vielä erikseen käymään läpi mitä huonekaluja hankitaan remontin yhteydessä. Talkoissa tullaan siis säästämään hyvin paljon huonekaluja siltä varalta, että kaikkia suunniteltuja kalusteita ei uusitakaan heti. 18. Muut asiat a. Hallituksen kämppäappro Doodleen tulleiden vastauksien perusteella päätettiin pitää hallituksen kämppäappro sunnuntaina 24.5. klo 12 alkaen. Sihteeri Maija Häkkinen organisoi reitin. Kaikkien hallituslaisten tulee ilmoittaa sihteerille osoitteensa. b. Kaasupullojen osto/hankinta/myynti Teemu Laakso on toiminnanohjaajavuotenaan ostanut omalla rahalla kolme kaasupulloa osakunnan käyttöön. Hän ei löytänyt kuitteja ostoistaan, mutta on käynyt tarkistamassa niiden hinnaksi 99 euroa/pullo. Hallitus päätti ostaa kaasupullot Laaksolta yhteishintaan 297 euroa. Hankinta maksetaan ytm:stä. c. Koivuniemen aukiolo Kesäpaikkavastaava Emil Artjoki anoi hallitukselta lupaa Koivuniemen käyttöön 22. 24.5. kevättalkoita varten sekä 29. 31.5. kesäkauden avausta varten (liite 7).
Hallitus antoi luvan Koivuniemen käyttöön. d. Suursitsit Olga Penkkilä ilmoitti, että Osakunta on saanut suursitseille 56 paikkaa. Ilmoittautuminen avataan pian. Paikkoja tullaan varaamaan inspehtorille aveceineen, kuraattorille, emännistölle sekä isännistölle. Penkkilä kehotti hallitusta olemaan nopea ilmoittautumisessa. 19. Kokouksesta tiedotettavat asiat Sihteeri tiedottaa, että yleiskokouksessa valitaan uusi hallituksen jäsen. 20. Seuraava kokous Seuraavan kokouksen ajankohdan päättämistä varten järjestetään doodle. Kokous järjestetään sihteeri Häkkisen kotona ja hän toimii kahviministerinä. 21. Kokouksen päättäminen Kuraattori Hatakka päätti kokouksen kello 19.47. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Tapio Hatakka Kuraattori Maija Häkkinen Sihteeri