Rekisteriseloste Tämä on Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 13 mukainen henkilötietoihin liittyvä rekisteriseloste, jolla täytetään asetukseen pohjautuva tiedonantovelvollisuus 1. Rekisterinpitäjä JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Linjatie 55a 61300 Kurikka 2. Rekisterin vastuuhenkilö 2.1Rekisteriasioita hoitava henkilö tai yhteyshenkilö 2.2 Osarekistereiden hoitajat 2.3 Tietosuojavastaava Johtava ylilääkäri Elina Majapuro, Pappilantie 2, 60800 Ilmajoki, puh. 044 790 2310 Ikääntyneiden palvelujohtaja Tarja Palomäki, Linjatie 55a, 61300 Kurikka, puh. 044 790 2540 Hoitotyön päällikkö Johanna Heino, Pappilantie 2, 60800 Ilmajoki, puh. 044 790 2315 Ylihammaslääkäri Johanna Kriikkula, Mäntylammintie 4, 61600 Jalasjärvi, puh. 044 550 2476 Työterveyspalvelujen ylilääkäri Liisa Lempiäinen, Mäkitie 47, 61300 Kurikka, puh.(06) 458 5350 Ylilääkäri Jouni Parkkonen, Mäkitie 47, 61300 Kurikka, puh.(06) 458 5301 Apulaisylilääkäri Kaija Hautala Koskitie 4, 61600 Jalasjärvi, puh. (06) 458 5101 Kliininen ylilääkäri Katja Issakoff-Talala, Pappilantie 2, 60800 Ilmajoki, puh. (06) 458 5201 Perheiden palvelujohtaja Elise Lepistö, Perhekeskus Viikeri, Puskantie 2, 61600 Jalasjärvi, puh. 040 529 7238 JIK ky:n tietosuojavastaava Päivi Kupila Puh. 044 790 2373, paivi.kupila(at)jikky.fi 3. Rekisterin nimi EP-Potti-Effica-potilastietojärjestelmä 4. Rekisterin käyttötarkoitus Rekisteri sisältää 1.4.2014 alkaen syntyneet seuraavia käyttötarkoituksia varten tallennetut tiedot: Potilaan/asiakkaan neuvonnan, hoidon ja kuntoutuksen suunnittelu, toteutus ja seuranta. Rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu. Potilas/asiakassuhteeseen liittyvien maksujen laskutus. Henkilötietolain 4. luvun mukainen henkilötietojen käsittely erityisiä tarkoituksia varten: tutkimus asiakkaan suostumuksella tai STM:n luvalla tilasto (asiakaskäynnit, hoitopäivät, toimenpiteet ja niihin kuuluvat palkkiot) Erityislainsäädäntöön kuuluvien tehtävien hoitaminen (lääkäripalvelujen, työterveyshuollon, suunterveydenhuollon, mielenterveystyön, neuvolatoimintojen, fysioterapian, psykologin, terapeuttien, laboratorion, röntgenin ja kotihoidon palvelujen
antaminen sekä vuodeosastojen, perheneuvoloiden ja asumispalveluyksiköiden palvelut). Kansanterveyslaki Terveydenhuoltolaki Mielenterveyslaki, Laki potilaan asemasta ja oikeuksista Laki ja asetus terveydenhuollon asiakasmaksuista Valtioneuvoston asetukset työterveyshuollosta Laki rintamaveteraanien kuntoutuksesta/sotilasvammalaki STM:n asetus potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä Sosiaalihuoltolaki Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä Laki sähköisestä lääkemääräyksestä Kehitysvammalaki 5. Rekisterin tietosisältö potilaan/asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, kotikunta potilaan/asiakkaan suostumuksella saatavat tiedot; puh.nro, tiedot lähiomaisista, muut osoitetiedot potilaan nimeämä yhteyshenkilö, alaikäisen potilaan huoltaja potilaan ajanvaraustiedot tieto potilaan/ asiakkaan saamasta informaatiosta tieto potilaan/ asiakkaan kirjallisesti antamista suostumuksista/kielloista potilaan/asiakkaan hoidon kannalta välttämättömät terveydentila- ja muut hoitoon liittyvät tiedot laskutus-, palkkio- ja tuntikertymätiedot muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot, kerätään tarvittaessa osarekistereihin Kaikki potilasrekisteritiedot muodostavat loogisen kokonaisuuden 6. Säännönmukaiset tietolähteet Väestörekisterikeskukselta sekä asiakkaalta/potilaalta saadut tiedot, myös pitkäaikaispotilaan maksupäätökselle asiakas antaa taloudellista asemaansa koskevat tulotiedot. Terveydenhuollon/sosiaalihuollon ammattihenkilöstö kirjaa hoitotiedot, jotka syntyvät hoitotilanteessa neuvonnan, tutkimuksen ja hoidon tuloksena. Potilaskertomukseen liitetään tiedot myös laboratoriotutkimustuloksista, röntgenvastauksista sekä fysioterapian hoitotuloksista. Toisista hoito-organisaatioista saadaan potilaan suostumuksella hoitoon liittyviä tietoja kuten hoitopalautteet. JIK ky:n ostamat palvelut yksityisiltä palveluntuottajilta.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten (laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/89) 3, tartuntatautilaki (589/86) 23 a. Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ovat tällä hetkellä: Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen ylläpitämät: hoitoilmoitusrekisteri syntyneiden lasten rekisteri raskauden keskeyttämis- ja steriloimisrekisteri syöpärekisteri epämuodostumarekisteri näkövammarekisteri Lääkelaitoksen ylläpitämät: lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri implanttirekisteri huumausaineseurantarekisteri Kansanterveyslaitoksen ylläpitämä: tartuntatautirekisteri Kuukausittain laskutettaviin tarvittavat tiedot: kiireellistä ensiapua saaneet ulkopaikkakuntalaiset maksusitoumusasiakkaat (salassa pidettävät tiedot ovat laskun liitteenä). Kansaneläkelaitokselle vuodeosastojen hoitojaksotiedot. Päivittäin reskontraan siirrettävä aineisto (yksittäiset laskutustiedot salassa pidettäviä, laskutusaineiston kirjanpidollinen loppusumma julkinen). Muiden tietojen luovuttamiseen tarvitaan potilaan/asiakkaan kirjallinen lupa. Potilastietoja on tallennettu 7.6.2014 alkaen Kelan ylläpitämään valtakunnalliseen potilastiedon arkistoon. 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan ao. potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/92 13 ). Sosiaalihuollon asiakirjat, jotka sisältävät tietoja sosiaalihuollon asiakkaasta tai muusta yksityisestä henkilöstä, ovat salassa pidettäviä (laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2009 14 ). Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille rekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.
Tietoja/ asiakirjoja säilytetään tiedonhallintasuunnitelmien mukaisesti ja hävitetään heti, kun säilytysaika on kulunut umpeen tai käyttötarkoitus on saavutettu. Tietoja/asiakirjoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työsuhteen päätyttyä. A. Manuaalinen aineisto Manuaaliset potilas-/asiakasasiakirjat säilytetään potilasarkistossa tai ko. yksikössä lukitussa tilassa. Hoidon/palvelun suunnittelua, toteutusta tai seurantaa varten laaditut listaukset ja vastaavat manuaaliset tiedot säilytetään ko. yksikössä lukitussa tilassa ja ovat vain niiden käytössä, joilla on siihen oikeus. B. Atk:lla käsiteltävät tiedot Rekisteritietojen suojaaminen ja säilyttämistapa: rekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla, järjestelmässä olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, rekisteritietojen käyttöä valvotaan, rekisteriin ei ole ulkoista verkkoyhteyttä, rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. pyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla yksilöidysti, tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä, potilaan/asiakkaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista, potilastiedot antaa terveydenhuollon toimintayksikön määräämä lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö, asiakastiedot antaa ko. vastuualueen johtaja, potilaalla/asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat rekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena, tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa. 11. Muut rekisteröidyn oikeudet Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto annettujen ohjeiden mukaisesti. korjauspyyntö tehdään kirjallisesti tai suullisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle tarvittaessa rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan korjauksen tekee rekisteriasioita hoitava henkilö
Jos tiedon korjaamisesta tai tarkastusoikeuden toteuttamisesta kieltäydytään, annetaan rekisteröidylle kirjallinen kieltäytymistodistus. Päätöksessä on mainittava syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, vastustaa käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ja vaatia tietojen poistamista siten kuin yleisessä tietosuoja-asetuksessa (EU 216/678) on säädetty. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaiselle. 12. Rekisterin ylläpito Rekisterin tietojen säilytysajat perustuvat ao. lainsäädäntöön sekä Arkistolaitoksen ja/tai Kuntaliiton antamiin määräyksiin, ohjeisiin ja suosituksiin. Tietojen säilytysajat kuvataan JIK ky:n tiedonhallintasuunnitelmissa.sää tähän kohtaan tarvittaessa laki, johon säilytysaika perus 13. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko Henkilötietoihin ei kohdistu automaattista päätöksentekoa.