Sosiaalihuollon asiakastietomäärittelyjen ja palvelutuotannon toiminnallisten määrittelyjen hallinta Erja Ailio Jarmo Kärki Jaakko Penttinen Antero Lehmuskoski Maarit Rötsä Versio 2.0 Lokakuu 2018
Muutoshistoria Versio Muutos Tekijä PVM 1.0 Ensimmäinen julkaistu versio THL (EA, JK, JP, AL, MR) 11.4.2018 2.0 Korjattu taulukkoa 3. THL (JP) 8.10.2018 2
Lukijalle Tässä julkaisussa kuvataan sosiaalihuollon asiakastietomäärittelyjen ja palvelutuotannon toiminnallisten määriteltyjen laadukas ja toimiva hallinnointitapa. Hallintamallin avulla tavoitellaan määrittelyjen yhtenäisyyttä, ajantasaisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta. Tavoitteena on myös muutosehdotusten hallinta, mahdollisimman nopea käsittely sekä tehtyjen muutosten läpinäkyvyys ja jäljitettävyys. Sosiaalihuollon asiakastietomallin hallintaa kuvattiin ensimmäisen kerran vuonna 2011 Tikesos-hankkeen raportissa Hyppönen et al.: Sosiaalihuollon tietomääritysten hallintamalli. Hallintaprosessit ja linjausehdotukset. Hallintamalli päivitettiin ja julkaistiin vuonna 2013 Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) työpaperina Ailio & Kärki: Sosiaalihuollon asiakastietomallin hallinta. Työpaperissa esitettyä muutostenhallintaa on ehditty pilotoida vuodesta 2013 lähtien ja kokemuksen perusteella luovuttiin muun muassa muutospyyntö-lomakkeesta. Tänä aikana myös koko sosiaalihuollon asiakastietomalli katselmointiin yhdessä sosiaalihuollon ammattilaisten kanssa, palaute analysoitiin ja muutokset toteutettiin. Kokemusta on kertynyt myös sosiaalihuollon asiantuntijaryhmätoiminnasta ja vuonna 2017 siirryttiin aiempaa laajempaan ja ketterämpään asiantuntijaverkostotoimintaan, jossa hyödynnetään virtuaalista työskentelytapaa. Vuoden 2013 jälkeen on tapahtunut paljon myös muita tieto- ja toimintamäärittelyjen hallintaan vaikuttavia muutoksia esimerkiksi sosiaalihuollon Kanta-palvelujen ja koodistopalvelutoiminnan kehittämisessä. Tässä uudistetussa ja nyt julkaistavassa hallintamallin versiossa keskeisin ero edelliseen julkaisuun on hallintamallin laajentaminen koskemaan paitsi asiakastietomäärittelyjä myös palvelutuotannon toiminnallisia määrittelyjä. Näiden kahden määrittelykokonaisuuden yhteydet ovat niin merkittäviä, että myös niiden kehittäminen ja hallinta tulee tehdä yhtenä kokonaisuutena. Julkaisussa esitetään THL:n toimintatavat ylläpitää ja kehittää valtakunnallisia tieto- ja toimintamäärittelyjä. Lisäksi julkaisussa kuvataan ne tahot ja toimijat, jotka osallistuvat määrittelyjen hallintaan. Tässä julkaisussa kuvatun hallintamallin asteittaista käyttöönottamista jatketaan edelleen. Hallintamallia kehitetään jatkossakin käyttöönotossa saatavien kokemusten pohjalta. Hallintamallin täysimääräiseen käyttöönottoon vaikuttaa ennen kaikkea sosiaalihuollon kansallisten tietojärjestelmäpalvelujen, kuten sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston, kehittämisen aikataulu ja siihen toteutettavien toiminnallisuuksien vaiheistus. Julkaisun ensisijaisiksi kohderyhmiksi on tunnistettu sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajien tietohallinnot ja henkilöt, jotka eri rooleissaan osallistuvat sosiaalihuollon kirjaamisen, asiakirjojen ja asiakastietojärjestelmien kehittämiseen. Julkaisun sisällöistä toivotaan olevan hyötyä myös kaikille aihepiiristä kiinnostuneille alan työntekijöille, asiantuntijoille ja opiskelijoille työtehtävistä riippumatta. Kirjoittajien lisäksi tämän julkaisun työstämiseen ovat osallistuneet Konstantin Hyppönen, Hanne Laukkanen, Kirsi Lepistö ja Raine Mäki-Korte Kansaneläkelaitokselta (Kela). 3
Sisällys Lukijalle 2 1 Johdanto 6 1.1. Hallintamallin taustaa 6 1.2. Hallintamallin tavoitteet 6 1.3. Julkaisun rakenne ja keskeiset käsitteet 7 2 Hallintamalliin sisältyvät ja siihen yhteydessä olevat muut määrittelyt 9 2.1 Sosiaalihuollon asiakastietomäärittelyt 10 Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto 10 Sosiaalihuollon käsitemalli 10 Sosiaalihuollon asiakastietomalli 10 2.2 Palvelutuotannon toiminnalliset määrittelyt 11 Sosiaalihuollon palvelutehtävät ja niissä annettavat sosiaalipalvelut 11 Palveluprosessien kuvaukset 11 Sosiaalihuollon asian- ja asiakkuudenhallinnan määrittelyt 12 Asiakastietojen käyttöoikeuksien määrittelyn perusteet 12 2.3 Muut määrittelyt ja kuvaukset 12 Asiakirjoihin liittyvät metatiedot 12 Tekniset asiakirjarakenteet 12 Vaatimukset asiakastietoja käsitteleville tietojärjestelmille 12 Tiedonhallinnan tukiprosessit 13 3 Määrittelyjen hallintaan osallistuvat toimijat 14 3.1. Sosiaalihuollon määrittelytiimi 14 3.2. Sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyjen asiantuntijaverkosto 15 3.3. Koodistopalveluryhmä 15 3.4. Kansaneläkelaitos (Kela) 16 3.5. Tietojärjestelmätoimittajat 16 3.6. Muut asiantuntijat 16 4 Hallintaprosessit 17 4.1. Muutostarpeiden lähteet ja niiden havaitseminen 18 4.2. Muutostarpeen arviointi ja muutoksen suunnittelu 19 4.3. Muutoksen toteuttaminen ja julkaiseminen 21 4.4. Julkaisemisen vuosikello 21 4.5. Asiakirjarakenteen versiointi ja julkaisun tila 22 4.6. Tukiprosessit 25 4.7. Ohjaavat prosessit 26 5 Hallintamallin kehittämisen jatkotoimenpiteet 27 4
Liite 1. Yhteenveto sosiaalihuollossa kansallisesti ylläpidettävien määrittelyjen riippuvuuksista 28 5
1 Johdanto Hyvä tietää: Hallintamalli tukee asiakastietomäärittelyjen ja palvelutuotannon toiminnallisten määrittelyjen saatavuutta, tarkoituksenmukaisuutta, ajantasaisuutta ja yhtenäisyyttä. Muutosehdotusten osalta tavoitteena on niiden hallinta ja nopea käsittely, muutosten läpinäkyvyys ja jäljitettävyys sekä määrittelyjen hallinnan kustannusvaikuttavuus. Hallintamallissa kuvataan määrittelyjen hallintaan osallistuvat toimijat rooleineen, malliin sisältyvät määrittelyt sekä määrittelyjen keskeiset hallintaprosessit. 1.1. Hallintamallin taustaa Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurista eli periaatetason kuvauksista ja linjauksista sekä toiminta-, tieto-, järjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurin suunnittelusta ja kuvaamisesta vastaa sosiaali- ja terveysministeriö. Kohdealueen eri arkkitehtuurinäkökulmiin liittyvässä käytännön toimeenpanossa on Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksella (THL) keskeinen rooli. THL:n vastuulla on valtakunnallinen sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon operatiivinen ohjaus sekä yhteisesti käytettävien tietorakenteiden ja luokitusten ylläpito ja julkaisu (Laki Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta 668/2008). THL:lla toimii valtakunnallisia sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalveluja (Kantapalvelut) ja niiden kehittämistä ohjaava Operatiivisen toiminnan ohjaus -yksikkö (OPER) ja sen osana kansallinen sosiaali- ja terveydenhuollon koodistopalvelu. Koodistopalvelu ylläpitää sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojärjestelmissä käytettäviä valtakunnallisia koodistoja, luokituksia, termistöjä ja muita tietosisältöjä, mitkä julkaistaan koodistopalvelimella. Tämä julkaisu esittää mallin, jolla sosiaalihuollon sähköistä tiedonhallintaa yhtenäistämään tarkoitettuja tieto- ja toimintamäärittelyjä hallitaan, ylläpidetään ja päivitetään. Sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyjen hallinta on osa Kanta-palvelujen muutostenhallinnan kokonaisuutta. Tässä julkaisussa ei käsitellä terveydenhuollon määrittelyjen eikä sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisten määrittelyjen hallintaa. 1.2. Hallintamallin tavoitteet Määrittelyt säilyvät harvoin muuttumattomina. Muutosten hallinnalla tavoitellaankin jatkuvasti käyttötarkoitukseensa sopivia ja yhtenäisiä määrittelyjä. Toimintaympäristön ja tietotarpeiden muuttuessa myös määrittelyjen kehittämiseen kohdistuu paineita. Asiakastietomäärittelyt vaativat jatkuvaa ja systemaattista kehittämistä. Toimintamäärittelyt ovat luonteeltaan hieman stabiilimpia. Hallintamallissa kuvataan sosiaalihuollon määrittelyjen laadukas ja toimiva hallinnointitapa. Kuvauksen tarkoitus on edistää myös määrittelyjen käytettävyyttä. Hallintamallilla tavoitellaan viivytyksetöntä, ketterää, tehokasta ja taloudellista reagointikykyä suhteessa niihin muutostarpeisiin, joita syntyy esimerkiksi sosiaalihuollon toimintojen kehittymisen tai lainsäädännön uudistumisen seurauksena. 6
Tässä julkaisussa esitetyllä hallintamallilla tavoitellaan seuraavia asioita: Ajantasaisten määrittelyjen saatavuus Hallintamallilla varmistetaan, että ajantasaiset määrittelyt ovat käyttäjien saatavavilla sovitulla tavalla ja sovitussa aikataulussa. Hallintamalli mahdollistaa määrittelyjen muuttamisen esimerkiksi lakien, standardien ja työtapojen kehittyessä sekä varmistaa, että tarvittavat muutostarpeet havaitaan ja niihin reagoidaan riittävän nopeasti. Määrittelyjen tarkoituksenmukaisuus Määrittelyjen käyttötarkoitukset tunnistetaan eikä turhia määrittelyjä ylläpidetä vaan ne poistetaan. Määrittelyjen yhtenäisyys Hallintamallin avulla tunnistetaan ja huomioidaan määrittelyjen riippuvuudet ja varmistetaan, että samoja tietotarpeita tai muita määrittelyvaatimuksia ei ole toteutettu usealla eri tavalla eri määrittelyissä. Muutosehdotusten hallinta ja nopea käsittely Hallintamallissa dokumentoidaan määrittelyjä koskevat muutosehdotukset sekä seurataan niiden käsittelyä niiden koko elinkaaren ajan. Hallintamallissa määritellään tarvittavat työvaiheet. Turhia työvaiheita ja käsittelykierroksia vältetään. Muutosten läpinäkyvyys ja jäljitettävyys Muutokset määrittelyjen koko elinkaaren aikana dokumentoidaan ja perustellaan. Muutoksiin liittyvä dokumentaatio säilytetään yhdessä paikassa. Määrittelyjen hallinnan kustannusvaikuttavuus Määrittelyjä ylläpidetään ja kehitetään taloudellisesti ja tehokkaasti toimintaan osoitettujen voimavarojen puitteissa. 1.3. Julkaisun rakenne ja keskeiset käsitteet Julkaisun aluksi luvussa kaksi kuvataan hallintamalliin sisältyvät ja siihen liittyvät muut määrittelyt. Tässä julkaisussa itse määrittelyt kuvataan lyhyesti ja kerrotaan mistä ajantasaiset määrittelyt löytyvät. Seuraavaksi luvussa kolme kuvataan sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyjen hallintaan osallistuvat toimijat ja heidän roolinsa. Luku neljä sisältää kuvaukset eri määrittelyjen hallintaprosesseista. Lopuksi luvussa viisi esitetään ehdotuksia hallintamallin kehittämisen jatkotoimenpiteiksi ja niiden toteuttamisaikatauluksi. Taulukossa yksi on määritelty tässä julkaisussa käytetyt keskeiset käsitteet. Taulukko 1. Julkaisussa käytetyt keskeiset käsitteet Käsite Kuvaus Lähde Asiakasasiakirja Asiakirja, joka sisältää henkilöasiakasta koskevaa tietoa. Asiakastieto Henkilöasiakasta koskeva tieto, joka sisältyy asiakaslaissa tarkoitettuun asiakirjaan. Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto, Versio 4.0 THL Mukaillen Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjois- 7
Asiakastietomalli Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteiden, tietokomponenttien ja luokitusten muodostama asiakastietomäärittelyjen kokonaisuus. Kanta-palvelut Kelan ylläpitämät ja tarjoamat sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut asiakastietojen ja hyvinvointitietojen käsittelyä varten. ta Tämä julkaisu Kanta-sanaston lausuntoluonnos 31.1.2018 Kokonaisarkkitehtuuri Asiakas- ja hyvinvointitietojen käsittely Kanta-palveluissa kattaa kaiken sen, mitä tiedolle voi tehdä, esimerkiksi tallentamisen, luovutuksen ja käytön. Toiminnan, prosessien ja palvelujen, tietojen, tietojärjestelmien ja niiden tuottamien palvelujen muodostaman kokonaisuuden rakenne, jolla hallinnoidaan ja kehitetään toimintaa ja sen rakenteita. Mukaillen avoindata.fi-sanasto ja Finto Tietotermit Luokitus Muutosehdotus Muutostarve Palvelutuotannon toiminnalliset määrittelyt Semanttinen yhteentoimivuus Tiedonhallinta Kokonaisarkkitehtuuria tarkastellaan eri näkökulmista, joista keskeisimpiä ovat toiminnalliset rakenteet (toiminta-arkkitehtuuri), käytetyt tiedot ja näiden rakenteet ja suhteet (tietoarkkitehtuuri), tietoja käsittelevät sovellukset ja sovelluskokonaisuudet (tietojärjestelmäarkkitehtuuri) sekä teknologinen infrastruktuuri ja keskeiset teknologiavalinnat (teknologia-arkkitehtuuri). Ilmiöiden ryhmittely luokkiin niiden samankaltaisten ominaisuuksien perusteella niin, että luokat eroavat toisistaan. Tiettyä määritystä koskeva konkreettinen ja dokumentoitu muutostarve, jota esitetään hyväksyttäväksi ja toteutettavaksi. Määritystä tai määrittelyjä koskeva yleisellä tasolla oleva havainto tai ehdotus muutoksesta. Sosiaalihuollon palvelutuotantoa kuvaavien määrittelyjen kokonaisuus, johon sisältyvät muun muassa palveluprosessien kuvaukset sekä palvelutehtäviä ja sosiaalipalveluja kuvaavat luokitukset. Yhteentoimivuus, joka mahdollistaa tiedon siirtämisen ja käsittelyn tavalla, jossa tiedon merkitys säilyy muuttumattomana ja ymmärrettävänä kaikille osapuolille. Tietoprosessien järjestäminen siten, että tietojen saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys eri tarkoituksiin pyritään varmistamaan tiedon elinkaaren ajan. Tietoarkkitehtuuri Kokonaisarkkitehtuurin näkökulma, joka kuvaa käytetyt tiedot sekä tietojen rakenteet ja suhteet. Tietokomponentti Semanttinen tietokokonaisuus, jota käytetään asiakirjallisen sisällön rakenteistamisessa. Tietomäärittely Tietorakenne Tiettyyn aihepiiriin kuuluvan kohteen tai sen osien ominaisuuksien tarkka osoittaminen, rajaaminen ja esittäminen määrämuotoisella tavalla niin, että esitystä voidaan hyödyntää kyseisen kohteen ymmärtämiseen tai sen käsittelyyn. Yksinkertaisista tiedoista koostuva rakenne, jonka avulla tieto voidaan tallentaa ja tapa tallentaa tietokoneen käsittelemää dataa niin, että sen käyttö on mahdollisimman tehokasta. Finto Tietotermit Tämä julkaisu Tämä julkaisu Tämä julkaisu Finto Tietotermit Finto Tietotermit Mukaillen avoindata.fi-sanasto Sosiaalihuollon tietokomponenttien sanasto 3.0. Mukaillen MOT Tietotekniikan liiton ATKsanakirja Mukaillen Finto Yleinen suomalainen asiasanasto 8
2 Hallintamalliin sisältyvät ja siihen yhteydessä olevat muut määrittelyt Hyvä tietää: Hallintamallin piiriin kuuluvat sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto, sosiaalihuollon käsitemalli, sosiaalihuollon asiakastietomalli, sosiaalihuollon palvelutehtävien ja niissä annettujen sosiaalipalvelujen määrittelyt, palveluprosessien kuvaukset, sosiaalihuollon asian- ja asiakkuudenhallinnan määrittelyt ja asiakastietojen käyttöoikeuksien perusteet. Tietojärjestelmämäärittelyt kuten metatiedot eivät kuulu tämän hallintamallin piiriin, vaikka useilla tieto- ja toimintamäärittelyillä onkin niihin yhteyksiä. Hallintamalliin kuuluvat asiakastietomäärittelyt ja palvelutuotannon toiminnalliset määrittelyt esitellään tässä luvussa (kuva 1). Luvun alussa esitellään sosiaalihuollon asiakastietomäärittelyjen kokonaisuus. Sen jälkeen esitellään palvelutuotannon toiminnalliset määrittelyt sekä muut määrittelyt ja kuvaukset, joilla on yhteyksiä hallintamallissa käsiteltäviin määrittelyihin. Tähän hallintamalliin sisällytettyjen määrittelyjen keskeinen ominaisuus on se, että niiden laadulla on tulevaisuudessa vaikutuksia paitsi tiedonhallintaan niin välillisesti myös sosiaalihuollon ammattilaisten työn tekemiseen ja asiakkaiden saamaan palveluun. Hallintamallin ulkopuolelle on rajattu tietojärjestelmämäärittelyt, kuten vaatimukset asiakastietoja käsitteleville tietojärjestelmille, tiedonhallinnan tukiprosessit tai sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen metatiedot. Ne eivät kuulu tämän hallintamallin piiriin, vaikka useilla tieto- ja toimintamäärittelyillä onkin niihin yhteyksiä. Kuva 1. Sosiaalihuollon tarkoituksiin tehtyjen määrittelyjen ryhmittely hallintamallissa 9
2.1 Sosiaalihuollon asiakastietomäärittelyt Asiakastietomäärittelyjä hyödynnetään muun muassa sosiaalihuollon asiakastiedon kirjaamisessa. Asiakastietomäärittelyjä ovat esimerkiksi sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet, tietokomponentit, käsitemalli ja sanasto. Asiakasasiakirjamäärittelyjen tulkinnan tueksi on laadittu lukuohje Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet. Ohje tulkitsemiseen ja palautteen antamiseen. Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto sisältää suomenkieliset tiedot noin 630 palveluihin, palveluprosesseihin ja asiakastietoihin liittyvästä käsitteestä. Sanasto on laadittu terminologista sanastotyön menetelmää käyttäen. Sosiaalihuollon käsitemalli Sosiaalihuollon käsitemalli kuvaa yleisellä tasolla sosiaalihuollon palvelutuotannon kokonaisuuden, sen osatekijöitä ja yhteiskunnallista kontekstia. Käsitemallissa julkinen palvelutuotanto on kiteytetty 13 käsitteeseen. Sosiaalihuollon asiakastietomalli Sosiaalihuollon asiakastietomalli sisältää määrittelyt sosiaalihuollon asiakastietojen tallentamisessa ja esittämisessä käytettävistä tietosisällöistä ja -rakenteista. Asiakastietomalliin kuuluvat määrittelyt esitetään asiakasasiakirjoina, tietokomponentteina ja luokituksina sekä niiden välisinä suhteina. Asiakasasiakirjat ja asiakirjatyyppi -luokitus Asiakasasiakirjat-kokonaisuus sisältää sosiaalihuollon eri palvelutehtävien ja sosiaalipalvelujen sekä kaikille palvelutehtäville yhteiset asiakasasiakirjarakenteet. Asiakasasiakirjarakenteita on yli 200. Asiakasasiakirjatyypeistä on laadittu luokitus, joka kuvaa sosiaalihuollossa laadittavien ja vastaanotettavien asiakasasiakirjojen tyyppejä. Asiakasasiakirjan tyyppi määrittelee asiakirjan käyttötarkoituksen ja ohjaa sen rakennetta. Yleisiä asiakirjatyyppejä ovat esimerkiksi hakemus, päätös ja suunnitelma. Tarkennettuja asiakirjatyyppejä ovat esimerkiksi päätös lapsen huostaanotosta ja sijaishuollosta sekä aktivointisuunnitelma. Luokitus ei sisällä arkistohallinnon asiakirjojen tarkennettuja asiakirjatyyppejä, kuten asia-asiakirjaa. Tietokomponenttikirjasto Tietokomponenteilla mallinnetaan tietoja sosiaalihuollon palvelutuotannon kannalta olennaisista reaalimaailman ilmiöistä, kuten ihmisistä (yksityishenkilö), heidän yhteystiedoista (osoite), elämäntilanteista ja taloudellisista olosuhteista (velka, meno tai tulo). Tietokomponentit muodostavat sosiaalihuollon asiakastietomallin perustan, johon asiakirjojen välinen semanttinen yhteentoimivuus perustuu. Tietokomponenttien ja asiakirjojen sisältämät luokitukset Tietokomponentin tai asiakirjan yksittäisen tietokentän esitysmuotona voi olla koodi, jolla viitataan tiettyyn luokitukseen. Luokitusta käytetään esitysmuotona, kun tieto on tilastoitava, siirtyy tai tulee siirtymään toisesta järjestelmästä tai helpottaa työntekijää tiedon kirjaamisessa. 10
Luokitukset voidaan jakaa niiden hallinnoinnin näkökulmasta kolmeen kategoriaan: sosiaalihuollon valtakunnalliset luokitukset, sosiaalihuollon tilastotuotannossa käytettävät luokitukset ja muiden toimijoiden hallinnoimat luokitukset, joita käytetään sosiaalihuollossa. Sosiaalihuollon valtakunnallisia luokituksia hallinnoi, ylläpitää ja kehittää OPER-yksikön sosiaalihuollon määrittelytiimi. Sosiaalihuollon valtakunnallisessa tilastotuotannossa käytettäviä luokituksia hallinnoidaan, ylläpidetään ja kehitetään OPER-yksikön ja THL:n Tilastot ja rekisterit -yksikön yhteistyönä. Muiden toimijoiden hallinnoimia luokituksia hyödynnetään sosiaalihuollossa, jos ne soveltuvat alan käyttötarkoituksiin ja ovat muutoin vapaasti hyödynnettävissä. Tällaisia sosiaalihuollossa käyttökelpoiseksi havaittuja luokituksia ovat esimerkiksi jotkut Väestörekisterikeskuksen ja Tilastokeskuksen ylläpitämät luokitukset. Sosiaalihuollon määrittelytiimi seuraa näihin luokituksiin liittyvää kehitystyötä ja muutoksia ja osallistua tarvittaessa niiden jatkokehittämiseen yhteistyössä niitä hallinnoivien tahojen kanssa. 2.2 Palvelutuotannon toiminnalliset määrittelyt Toiminnallisia määrittelyjä hyödynnetään sosiaalihuollon palvelujen kuvaamisessa ja asiakirjojen hallinnoinnissa Kanta-palveluissa. Palvelutuotannon toiminnallisia määrittelyjä ovat muun muassa sosiaalihuollon palvelutehtäviin ja niissä annettaviin sosiaalipalveluihin liittyvät määrittelyt, sosiaalihuollon palveluprosessit ja asiakastietojen käyttöoikeuksien määrittelyn perusteita koskeva määräys. Toiminnallisten määrittelyjen tulkinnan tueksi on laadittu opas Asiakasasiakirjojen konteksti. Opas sosiaalihuollon asiakirjojen kontekstinkuvailuun Kantapalveluissa. Sosiaalihuollon palvelutehtävät ja niissä annettavat sosiaalipalvelut THL on antanut määräyksen sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta. Määräyksen antaminen perustuu lakiin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015 23 ). Palvelutehtävä on tietynlaisiin tuen tarpeisiin vastaavien sosiaalipalvelujen ja muun tuen kokonaisuus. Luokituksessa on tunnistettu seitsemän palvelutehtävää. Sosiaalipalvelu on palvelu, jonka tarkoituksena on edistää asiakkaan sosiaalista hyvinvointia ja toimintakykyä sekä ehkäistä, vähentää ja poistaa sosiaalisia ongelmia. Luokituksessa on tunnistettu yli 40 sosiaalipalvelua. Palvelutehtävät ja niissä annettavat sosiaalipalvelut on kuvattu myös taulukkomuodossa. Palveluprosessien kuvaukset Sosiaalihuollon palveluprosessikuvausten avulla kuvataan tiedonhallinnan kannalta keskeisten ydintoimintaprosessien tavoitetilaa ja toimintaprosesseihin liittyvää asiakastietojen käsittelyä. Käytännössä palveluprosesseilla kuvataan sitä, mitä asiakasasiakirjoja missäkin asiankäsittelyn vaiheessa laaditaan, käsitellään ja arkistoidaan. Sosiaalihuollon palveluprosessi - luokituksessa on tunnistettu viisi erillistä prosessia. Sosiaalihuollon palveluprosessit julkaistaan Arkkitehtuuripankissa. Sen lisäksi ne esitetään kuvina diaesityksen muodossa. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ja niihin liittyvistä palvelutehtävistä, sosiaalipalveluista ja palveluprosesseista on julkaistu taulukko. 11
Sosiaalihuollon asian- ja asiakkuudenhallinnan määrittelyt Asiakastietoja hallitaan sosiaalihuollon Kanta-palveluissa asiakkuuksien ja asioiden avulla. Sosiaalihuollon asian- ja asiakkuudenhallinnan määrittelyjä ovat muun muassa asiakkuus- ja asia-asiakirjat sekä Asiakastietojen katselun erityinen syy -luokitus. Asiakkuusasiakirja muodostetaan palvelunjärjestäjäkohtaisesti kaikista henkilöistä, joiden tietoja käsitellään. Asiaasiakirja sisältää yhden asian hallintaa varten tarvittavat keskeiset tiedot ja niiden avulla voidaan hakea esimerkiksi asiakkaan kaikki tietyssä palvelutehtävässä käsitellyt asiat. Asiakastietojen katselun erityinen syy -luokitusta käytetään tietojärjestelmissä kuvaamaan ammattihenkilön kirjaamaa erityistä syytä asiakastietojen hakemiselle esimerkiksi Kanta-arkistosta tai organisaation omasta asiakastietojärjestelmästä. Asiakastietojen käyttöoikeuksien määrittelyn perusteet THL on antanut määräyksen käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin. Määräyksen antaminen perustuu lakiin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015 23 ). Määräyksellä edistetään sosiaalihuollossa asiakkuuden perusteella talletettujen henkilötietojen suojaamista asiattomalta ja oikeudettomalta käytöltä. 2.3 Muut määrittelyt ja kuvaukset Asiakirjoihin liittyvät metatiedot Sosiaalihuollossa käytettäviin ja tallennettaviin asiakasasiakirjoihin liitetään yhtenäinen joukko metatietoja. Metatiedoilla tarkoitetaan tässä liitännäis- tai kuvailutietoja, joiden avulla asiakirjojen käsittelyä ja sisältöä hallitaan järjestelmissä. Metatietoja tullaan tarvitsemaan sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen sähköisessä arkistoinnissa ja arkiston käytössä. Vaikka metatiedoissa hyödynnetään joitakin sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyjen luokituksia, ne eivät kuulu tämän hallintamallin piiriin. Tekniset asiakirjarakenteet Jotta sosiaalihuollon sisällöllisiä asiakasasiakirjarakenteita on mahdollista hyödyntää tietojärjestelmissä, asiakirjoista muodostetaan myös tietokoneen ymmärtämät rakenteet. Tällaisia konekielisiä määrityksiä kutsutaan teknisiksi asiakirjarakenteiksi. Tekniset asiakirjarakenteet eivät kuitenkaan kuulu tämän hallintamallin piiriin. Vaatimukset asiakastietoja käsitteleville tietojärjestelmille Kaikkien sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyvien asiakastietojärjestelmien tulee noudattaa määriteltyjä vaatimuksia. Vaatimukset koskevat muun muassa asiakirjojen, kuvailutietojen ja koosteiden noutamista sekä käyttövaltuuksia, rooleja, tunnistamista, varmenteita ja 12
käyttölokia. Vaatimukset asiakastietoja käsitteleville tietojärjestelmille eivät kuulu tämän hallintamallin piiriin. Tiedonhallinnan tukiprosessit Tiedonhallinnan tukiprosessit kuvaavat asiakastietoa käsittelevien järjestelmien ja Kantapalvelujen välistä työnjakoa. Tukiprosessit ovat yleisiä ja niitä voidaan noudattaa kaikissa palvelutehtävissä. Tukiprosesseissa kuvataan muun muassa asiakkuuden syntymistä, tietojen hakua ja asiakirjojen muodostamista. Tiedonhallinnan tukiprosessit eivät kuulu tämän hallintamallin piiriin. 13
3 Määrittelyjen hallintaan osallistuvat toimijat Hyvä tietää: Sosiaalihuollon asiakastietomäärittelyjen ja palvelutuotannon toiminnallisten määrittelyjen hallinta vaatii monipuolista osaamista. Keskeiset määrittelyjen hallintaan osallistuvat toimijat ovat sosiaalihuollon määrittelytiimi, sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyjen asiantuntijaverkosto, koodistopalveluryhmä, Kansaneläkelaitos (Kela) ja tietojärjestelmätoimittajat. Sosiaalihuollon asiakastietomäärittelyjen ja palvelutuotannon toiminnallisten määrittelyjen hallintaan osallistuvat toimijat ovat sosiaalihuollon määrittelytiimi, sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyjen asiantuntijaverkosto, koodistopalveluryhmä, Kansaneläkelaitos (Kela) ja tietojärjestelmätoimittajat sekä muut asiantuntijat. Sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyjen ylläpito vaatii monipuolista osaamista sosiaalihuollosta, terveydenhuollosta, terminologisesta sanastotyöstä ja käsitemallinnuksesta sekä tietotekniikasta. Siksi sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyjen ylläpidossa ja kehittämisessä hyödynnetään monentyyppistä asiantuntijuutta ja usean toimijaryhmän yhteistyötä. 3.1. Sosiaalihuollon määrittelytiimi Sosiaalihuollon määrittelyjen hallinnointi-, ylläpito- ja kehittämisvastuu on THL:n OPERyksikön sosiaalihuollon tiimissä, jonka tehtävänä on kartoittaa ja selvittää uusien määrittelyjen tarve ja suunnitella ja toteuttaa uudet määrittelyt, valmistella olemassa olevien määrittelyjen päivitykset muutostarpeiden pohjalta, huomioida määrittelyjen vaikutukset ja riippuvuudet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tai muiden Kanta-palvelujen toteutukseen tai muuhun Kanta-palvelujen kehittämistyöhön huomioida sosiaalihuollon valtakunnallisen tilastoinnin tarpeet määrittelyjen tekemisessä, varmistaa määrittelyjen eheys ja yhtenäisyys, vastata määrittelyjen ajantasaisuudesta ja laadusta, esitellä määrittelyt käsittelyprosessin eri vaiheissa eri asiantuntijatahoille, valmistella tai osallistua käyttöönottojen tukimateriaalin valmisteluun ja viestiä ja kerätä palautetta tieto- ja toimintamäärittelyistä. Sosiaalihuollon määrittelytiimi kokoontuu viikoittain käsittelemään määrittelyjen tilannetta, priorisoimaan työtehtäviä ja sopimaan työnjaosta. Sosiaalihuollon määrittelytiimi toimii tiiviissä yhteistyössä sosiaalihuollon tiimin, muun OPER-yksikön, sosiaalihuollon Kanta-palveluihin liittyvien projektien ja muun kehittämistoiminnan kanssa. 14
3.2. Sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyjen asiantuntijaverkosto Sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyjen asiantuntijaverkosto koostuu THL:n kutsumista asiantuntijoista ja sen tehtävänä on tukea THL:n vastuulla olevaa sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käytön ja toteuttamisen suunnitteluun, ohjaukseen ja seurantaan liittyvää määrittelytyötä tieto- ja toiminta-arkkitehtuurin osalta, tarjota asiantuntemusta sosiaalipalveluihin liittyvien toimintaprosessien, asiakasasiakirjojen, luokitusten ja käsitteiden sisältökysymyksissä, tehdä ja käsitellä ehdotuksia toimenpiteistä, joilla yhdenmukaistetaan alan valtakunnallisen toiminta- ja tietoarkkitehtuurin mukaisia määrityksiä, ylläpitää ja levittää valtakunnallisten määrittelyjen ja linjausten tuntemusta palvelunantajaorganisaatioissa ja tukea kirjaamiseen liittyvien tietorakenteiden kehittämistä ja osaltaan alueellisten kirjaamisvalmentajaverkostojen työtä. Sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyjen asiantuntijaverkosto toimii pääasiassa virtuaalisesti sähköistä työtilaa hyödyntäen. Verkkokeskusteluja käydään lähes kuukausittain ja paikan päällä THL:lla verkostokokouksia järjestetään pari kolme kertaa vuodessa. Asiantuntijaverkoston kokoonpanossa on varmistettu laaja-alainen sosiaalipalvelujen asiantuntijuus eri puolilta Suomea. Verkostoa voidaan täydentää vähitellen ja hallitusti. 3.3. Koodistopalveluryhmä THL:n Oper-yksikössä toimiva koodistopalveluryhmä on osa koodistopalvelua. Sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyjen osalta koodistopalveluryhmän tehtävänä on varmistaa koodistojen laatu, arvioida määrittelyjen terminologian oikeellisuus ja harmonisointitarpeet, varmistaa määrittelyjen tekninen oikeellisuus ja yleisten luokitusperiaatteiden noudattaminen, hallinnoida koodistojen ruotsintamista, tuoda määrittelyihin terveydenhuollon- sekä tilasto- ja rekisteriasiantuntijoiden palaute, hakea koodistolle julkaisulupa tietopalvelut osaston tietojohtajalta ja julkaista koodisto koodistopalvelimella. 1 Koodistopalveluryhmä kokoontuu kaksi kertaa kuukaudessa ja näissä kokouksissa on tarvittaessa mukana myös sosiaalihuollon määrittelytiimin edustaja. Kaikki sosiaalihuollon tietorakenteet viedään koodistopalveluryhmän käsiteltäväksi, mutta tietorakenteista vain luokitukset julkaistaan koodistopalvelimella. Sosiaalihuollon asiakirjarakenteet ja tietokomponentit julkaistaan Sosmeta-palvelussa. 2 1 https://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tiedon-ja-vaatimustenyhdenmukaistaminen/koodistopalvelu/koodistopalvelutoimintaan-osallistuvatryhmat/koodistopalvelun-julkaisutoimikunta 2 Helmikuussa 2018 Sosmeta-palvelua ei vielä ole julkaistu. 15
3.4. Kansaneläkelaitos (Kela) Kansaneläkelaitos (Kela) vastaa Kanta-palvelujen teknisestä suunnittelusta, määrittelystä, kehittämisestä ja toteuttamisesta. Sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyillä ja niiden muutoksilla on vaikutusta Kelan teknisiin määrittelyihin ja niiden aikatauluihin. Tästä syystä THL:n vastuulla olevien tieto- ja toimintamäärittelyjen kehittäminen tulee koordinoida yhdessä Kelan teknisten määrittelyjen kanssa. Kelan asiantuntijat ja sosiaalihuollon määrittelytiimi kokoontuvat kerran kahdessa viikossa käsittelemään määrittelyjen tilannetta, priorisoimaan työtehtäviä ja sopimaan työnjaosta. 3.5. Tietojärjestelmätoimittajat Tietojärjestelmätoimittajat vastaavat sosiaalihuollon palvelunantajaorganisaatioissa käytettävistä tietojärjestelmistä. Sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyjen osalta tietojärjestelmätoimittajat toteuttavat sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyjen vaatimat muutokset Kantapalveluihin liittyviin sosiaalihuollon asiakastietoja käsitteleviin järjestelmiin ja antavat määrittelyistä palautetta tietojärjestelmien kehittämisen ja määrittelyjen toteuttamisen näkökulmasta. Tietojärjestelmätoimittajille järjestetään joka toinen kuukausi kyselytunti. Kyselytunneilla käydään läpi määrittelyjä, järjestelmäkehitystä ja Kanta-palveluihin liittymistä koskevia kysymyksiä. 3 3.6. Muut asiantuntijat Muilta asiantuntijoilta saadaan määrittelyjen kehittämisen tueksi esimerkiksi juridista ja muiden toimialojen asiantuntemusta. Sosiaalihuollon määrittelytiimi konsultoi muita asiantuntijoita tarvittaessa. Muiden asiantuntijoiden palautetta saadaan myös avoimilla lausunto- ja kommentointikierroksilla. Sosiaalihuoltoa ja sen tiedonhallintaa sääntelee runsas joukko lakeja ja asetuksia. Siksi määrittelyjen tekemisessä tarvitaan usein juridista asiantuntemusta. Ohjausta, neuvontaa ja valvontaa koskevaa asiantuntemusta voidaan pyytää myös esimerkiksi Valviralta tai tietosuojavaltuutetulta. Sosiaalihuollolla on yhteyksiä myös moniin muihin toimialoihin kuten työvoimahallintoon, opetustoimeen ja varhaiskasvatukseen, minkä vuoksi sosiaalihuollon asiantuntemuksen rinnalla tarvitaan myös muihin toimialoihin liittyvää osaamista. 3 http://www.kanta.fi/web/ammattilaisille/sosiaalihuollon-arkisto-kehittamisen-tuki 16
4 Hallintaprosessit Hyvä tietää: Määrittelyjen hallinta voidaan jakaa ydin-, ohjaaviin - ja tukiprosesseihin. Tunnistetut muutostarpeet arvioidaan Muutostarpeen arviointi ja muutoksen suunnittelu -prosessissa. Muutosmäärittelyt toteutetaan ja julkaistaan Muutoksen toteuttaminen ja julkaiseminen -prosessissa. Ohjaavia prosesseja ovat määrittelyjen hallinnan seuranta ja arviointi. Tukiprosesseja ovat viestintä ja tiedottaminen, koulutus sekä muutosten pilotointi ja testaus. Muutostenhallinta on määrittelyjen muutostarpeiden tunnistamista ja niiden arvioimista, muutosten valmistelua sekä selkeää muutosten hyväksyttämismenettelyä ja niistä viestimistä. Muutosten hyväksymisen jälkeen niiden käyttöönotto ja käytön seuranta kuuluvat myös hallinnan piiriin. Ennalta kuvatun mallin mukaisia muutoksia on helppo kontrolloida ja ne tulevat systemaattisesti dokumentoitua. Hallinnalla varmistetaan myös se, että muutokset ovat arkkitehtuurilinjausten mukaisia, sekä tehostetaan viestintää ja tiedottamista tehdyistä muutoksista. Tässä luvussa esitellään sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyihin kohdistuvien muutosten hallinnan prosessit. 4 Määrittelyjen hallinta voidaan jakaa ydinprosesseihin (Kuva 2) siten, että tunnistetut muutostarpeet arvioidaan Muutostarpeen arviointi ja muutoksen suunnittelu - prosessissa. Muutoksen suunnittelun tuloksena saadaan muutosmäärittelyt, jotka toteutetaan ja julkaistaan Muutoksen toteuttaminen ja julkaiseminen -prosessissa. Määrittelyjen hallintaa tukevia prosesseja ovat viestintä ja tiedottaminen, koulutus sekä muutosten pilotointi ja testaus. Mikäli muutos suunnitellaan ja toteutetaan osana jotakin tiettyä projektia, Kanta-projektien ohjausryhmä hyväksyy projektin aloittamisen ja päättämisen. 4 Sosiaalihuollon asiakastietomallin hallintaprosesseja rakennettaessa on hyödynnetty erityisesti ITIL-viitemallin mukaista muutostenhallintaa ja JHKA hallintamallia. ITIL:stä on soveltaen lainattu joitakin käsitteitä kuten muutosehdotus (Change proposal) sekä muutosmäärittely (Change implementation). 17
Kuva 2. Tieto- ja toimintamäärittelyjen hallinnan prosessit 4.1. Muutostarpeiden lähteet ja niiden havaitseminen Merkittävistä sosiaalipalvelujen tuotannossa tapahtuneista muutoksista, kuten huomattavista palveluprosessimuutoksista, uuden palvelun syntymisestä tai vanhan palvelun poistumisesta, seuraa yleensä muutostarpeita sekä palvelutuotannon toiminnallisiin määrittelyihin että asiakastietomalliin. Toiminnan muutosten lisäksi määrittelyjen muutostarpeen voivat aiheuttaa esimerkiksi: kohdealuetta koskevien lakien ja asetusten muutokset Kanta-palvelujen kehittäminen ja tehtyjen määrittelyjen tekninen toteuttaminen terveydenhuollon määrittelyjen tai sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisten määrittelyjen muutokset kohdealueen kokonaisarkkitehtuurin, suositusten ja standardien muuttuminen valtakunnallisten sosiaali- ja terveydenhuollon tilastointivaatimusten muutokset JHS-suositusten muutokset sosiaalipalvelujen ja tiedonhallinnan asiantuntijoiden, tutkijoiden, kehittäjien ja tietojärjestelmätoimittajien muutostarpeet ja -ehdotukset Osa muutoslähteistä edellyttää aktiivista ja systematisoitua seurantaa, kun taas toiset lähteet edellyttävät toimivien viestintäkanavien kehittämistä, ylläpitoa ja seurantaa. Sama muutostarve voi tulla esiin myös monesta eri lähteestä. Esimerkiksi lainsäädännön muutos saattaa aiheuttaa tarpeen seurata lakimuutoksen toteutumista tilastollisesti valtakunnan tasolla. Sosiaalihuoltoa, tiedonhallintaa ja henkilötietojen käsittelyä sääntelee runsas joukko lakeja ja asetuksia. Lakien ja asetusten muutokset ovat yksi keskeisimmistä muutoslähteistä. Myös muiden hallinnonalojen säädösten muutoksilla voi olla vaikutuksia sosiaalihuollon määrittelyihin. Lakien ja asetusten liittyvästä muutoksien seurannasta vastaa sosiaalihuollon määrittelytiimi. Seurannassa käytetään välineinä ministeriöiden uutiskirjeitä, osallistumista ministeriöiden järjestämiin tilaisuuksiin ja yhteistyötä ministeriöiden asiantuntijoiden kanssa. Myös 18
OPER-yksikön lakimies, joka osallistuu ja seuraa lainsäädännön kehittämistä, tuo lakien ja asetusten muutoksia esille. Muutostarpeita ja -ehdotuksia voivat esittää esimerkiksi sosiaalipalvelujen tai tiedonhallinnan asiantuntijat, tutkijat ja kehittäjät sekä tietojärjestelmätoimittajat. Muutostarpeiden ja - ehdotusten vastaanottamiseen käytetään sosiaalihuollon tiedonhallinnan sähköpostiosoitetta sostiedonhallinta@thl.fi, josta sähköpostit ohjataan käsiteltäväksi ja vastattavaksi oikeille tahoille. 4.2. Muutostarpeen arviointi ja muutoksen suunnittelu Sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyihin kohdistuvien muutostarpeiden käsittely ja mahdollinen muutoksen suunnittelu on esitetty kuvassa 3 prosessina. Kuva 3. Muutostarpeen arviointi ja muutoksen suunnittelu Arviointiprosessin alussa sosiaalihuollon määrittelytiimi ottaa muutostarpeen tai -ehdotuksen esikäsittelyyn. Mikäli vastaava muutostarve on käsitelty viimeisen vuoden sisällä eivätkä olosuhteet ole olennaisesti muuttuneet, prosessi päätetään. Samoin toimitaan, mikäli muutostarpeen toteuttaminen kuuluu tietojärjestelmätoimittajan vastuulle tai muutos ei muuten ole toteutuskelpoinen, esimerkiksi teknisesti toteutettavissa. Mikäli määrittelystä, johon muutostarve kohdistuu, vastaa joku kolmas taho, tiimi viestii muutostarpeen sille. Näissä tapauksissa tiimi seuraa muutostarpeen käsittelyä ja osallistuu siihen tarvittaessa. Jos tiimi arvioi, ettei muutostarvetta ole syytä edistää, tiimi tiedottaa päätöksen perusteluineen muutostarpeen esittäjälle. Tarvittaessa tiimi pyytää tätä ennen palautetta sosiaalihuollon tietoja toimintamäärittelyjen asiantuntijaverkostolta. Mikäli määrittely kuuluu tiimin vastuulle, tiimi laatii tai täydentää saapunutta muutosehdotusta ja tekee arvion siitä, miten muutosehdotus vaikuttaa erityisesti tieto- ja toimintamäärittelyihin, mutta myös muihin Kanta-palveluihin ja niiden määrittelyihin. Arvioinnin alussa ei vielä täsmällisesti määritellä kaikkia määrittelyihin kohdistuvia muutoksia, vaan käsitellään muutoksen mahdollisia vaikutuksia yleisellä tasolla. Määrittelyjen hallinnan yhtenä tärkeimmistä tavoitteista on määrittelyjen yhtenäisyyden säilyttäminen muutoksissa. Yhtenäisyyttä arvioidaan muutoksen suunnitteluprosessissa jokaisen muutoksen kohdalla. Jos arvion tuloksena todetaan, että yhtenäisyys vaarantuu, käydään tarvittaessa neuvotteluja muista toteutusvaihtoehdoista. 19
Uusien tietotarpeiden osalta selvitetään tietojen tarkka käyttötarkoitus. Selvittämisen avulla voidaan parantaa tietomäärittelyjen laatua, välttää tarpeettomien tietojen keräämistä sekä vähentää jonkin verran hallittavien määrittelyjen määrää. Myös tietomäärittelyjen kompleksisuuteen tulee kiinnittää erityistä huomiota. Asiakastietomallin koko ja kompleksisuus kasvavat kohtuuttomasti, mikäli siinä huomioidaan kaikki mahdolliset tietotarpeet ilman tietojen käyttötarkoitusten riittävän kriittistä selvittämistä. Tämä tekee asiakastietomallin ylläpidosta hidasta ja työlästä. Sosiaalihuollon määrittelytiimi priorisoi muutosehdotuksen sen lähteen ja kriittisyyden perusteella (taulukko 2). 5 Muutostarpeiden lähteinä priorisoidaan voimaantulevat lakien ja asetusten sekä valtakunnallisten sosiaali- ja terveydenhuollon tilastointivaatimusten muutokset. Myös määräysten muutostarpeet käsitellään korkeimman prioriteetin mukaan. Astetta pienemmän prioriteetin saavat muutostarpeet, jotka tulevat useammasta kuin yhdestä lähteestä. Muut yksittäisistä lähteistä tulevat muutosehdotukset saavat pienimmän prioriteetin. Vakavia virheitä ovat esimerkiksi tietorakenteissa olevat virheet tai puutteet, jotka vaikuttavat sosiaalihuollon lakisääteisten tehtävien hoitoon tai jotka voivat vaarantaa asiakkaan terveyden ja hyvinvoinnin. Kehitysehdotuksia voivat tehdä esimerkiksi sosiaalihuollon hankkeet tai projektit ja ehdotukset voivat käsitellä esimerkiksi asiakirjassa olevien otsikoiden ymmärrettävyyden lisäämistä. Huomioita ovat esimerkiksi havainnot kirjoitusvirheistä. Taulukko 2. Muutosehdotusten prioriteettiluokat ja niiden kriteerit Prioriteetti Arvioinnin kriteerit 1 Voimaantuleva laki- tai asetusmuutos Määräyksen muutostarve Valtakunnallinen sosiaali- ja terveydenhuollon tilastointivaatimuksen muutos Vakava virhe tai puute 2 Muutostarve, joka on esitetty useasta eri lähteestä Virhe tai puute, joka ei ole vakava 3 Yksittäisestä lähteestä tullut muutosehdotus Kehittämisehdotus Priorisoinnin jälkeen sosiaalihuollon määrittelytiimi selvittää tarkemmin muutoksen vaikutusta määrittelyihin. Yhtenäisyyden säilyttämiseksi tiimi selvittää, aiheuttaako suunniteltu muutos yhtenäistämistarvetta. Arvioinnin apuna käytetään taulukkoa, johon on kuvattu määrittelyjen keskinäiset riippuvuudet (liite 1). Sen jälkeen tiimi määrittelee ja kirjaa yksityiskohtaisesti tulevat muutokset: lisäykset, päivitykset ja poistot ko. määrittelyyn. Tämän jälkeen tiimi arvioi, tarvitaanko sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyjen asiantuntijaverkostolta tai muilta asiantuntijoilta palautetta. Prioriteetin yksi saavat muutosehdotukset käsitellään seuraavassa tai viimeistään sitä seuraavassa asiantuntijaverkoston kokouksessa. Prioriteetin kaksi saavat muutosehdotukset käsitellään puolen vuoden sisällä. Prioriteetin kolme saavat muutosehdotukset käsitellään vuoden sisällä. Muutosehdotusten käsittelyajat ovat tavoiteaikoja. Uusien määrittelyjen tai isojen määrittelymuutosten kohdalla voidaan tarvittaessa järjestää myös lausuntokierros. Esimerkiksi määräyksen valmistelun prosessiin kuuluu 5 Muutosehdotusten kriittisyys voidaan luokitella JHS 182 -suositusta mukaillen joko vakavaksi virheeksi, virheeksi tai puutteeksi, kehitysehdotukseksi tai huomioksi. 20
kuuleminen. Kuulemisen avulla pyritään selvittämään valmisteltavaan asiaan liittyvät erilaiset näkökohdat, vaikutukset ja käytännön toteuttamismahdollisuudet. 6 Lopuksi tiimi täydentää muutosehdotuksen, kirjaa tiedot pyydetyistä kommenteista ja ehdotuksen perustelut. 4.3. Muutoksen toteuttaminen ja julkaiseminen Sosiaalihuollon tieto- ja toimintamäärittelyihin kohdistuvien muutosten toteuttaminen ja julkaiseminen on esitetty kuvassa 4 prosessina. Kuva 4. Muutoksen toteuttaminen ja julkaiseminen Muutoksen suunnitteluprosessin tuloksena syntyvien muutosmäärittelyjen jälkeen määrittelyt viimeistellään. Määrittelyt, jotka ovat Kanta-palveluissa tuotantokäytössä tai menossa tuotantokäyttöön, käännetään ruotsiksi. Tietopalvelut-osaston tietojohtaja allekirjoittaa koodistojen julkaisuluvat ja määräykset. Määräykset allekirjoittaa myös OPER-yksikön päällikkö. Muutoksen toteuttamisen jälkeen uudet tai päivitetyt koodistot julkaistaan koodistopalvelimella. Sosmeta-palvelussa julkaistaan uudet tai päivitetyt tietokomponentit ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet. Valtiovarainministeriön arkkitehtuuripankissa julkaistaan prosessikuvaukset. Muut määrittelyt julkaistaan THL:n sosiaalihuollon tiedonhallinnan tai tiedonhallinta sosiaali- ja terveysalalla verkkosivuilla, joista on tarvittava linkitys myös koodistopalvelimelle, Sosmetaan, arkkitehtuuripankkiin ja kanta.fi -sivuille. Kiireelliset muutokset julkaistaan mahdollisimman pikaisesti. Kiireettömät muutokset julkaistaan osana tietyin määräajoin tapahtuvia julkaisukokonaisuuksia, joista kerrotaan lisää seuraavassa luvussa. Näin muutokset ovat paremmin sosiaalihuollon ammattilaisten ja tietojärjestelmätoimittajien ennakoitavissa. 4.4. Julkaisemisen vuosikello Kunkin vuoden julkaisut suunnitellaan samassa yhteydessä muun vuosisuunnittelun kanssa. Edellisen vuoden lopussa tai viimeistään vuoden alussa julkaistaan kunkin vuoden määrittelyjen julkaisusuunnitelma, jota täsmennetään ja päivitetään vuoden aikana. Julkaisuajankohdat ovat maalis-, kesä-, syys- ja joulukuu. Julkaisusuunnitelma ja uudet julkaisut käsitellään yh- 6 Valtioneuvoston periaatepäätös 4.2.2016 Säädösvalmistelun kuulemisohje 21
dessä Kelan kanssa ja niihin tehdään tarvittavat muutokset. Julkaisusuunnitelma ja kunkin julkaisupaketin sisältö esitellään myös tietojärjestelmätoimittajille kyselytuntien aikana. Taulukko 3. Sosiaalihuollon määrittelyjen julkaisemisen vuosikello toimijoittain Kuukausi Tieto- ja toimintamäärittelyjen asiantuntijaverkosto Tammikuu Virtuaalikokous Helmikuu Virtuaalikokous Maaliskuu Virtuaalikokous Huhtikuu Verkostokokous Toukokuu Virtuaalikokous Kela Julkaisuaikataulun käsitteleminen Julkaisun käsitteleminen Julkaisun käsitteleminen Tietojärjestelmätoimittajat THL Julkaisuaikataulun esitteleminen Julkaisun esitteleminen Julkaisun esitteleminen Julkaisu Kesäkuu Virtuaalikokous Julkaisu Heinäkuu Elokuu Virtuaalikokous Julkaisun käsitteleminen Syyskuu Virtuaalikokous Julkaisun esitteleminen Julkaisu Lokakuu Verkostokokous Marraskuu Virtuaalikokous Julkaisun käsitteleminen Julkaisun esitteleminen Joulukuu Virtuaalikokous Julkaisu 4.5. Asiakirjarakenteen versiointi ja julkaisun tila Asiakirjarakenteen julkaisun tilaa voidaan kuvata viisiportaisesti: kehityksessä - luonnos - testissä - valmis - vanhentunut. Kehityksessä tarkoittaa, että asiakirjarakenne on vielä sosiaalihuollon määrittelytiimillä työn alla ja siihen voi tulla paljonkin muutoksia. Asiakirjarakennetta voidaan kehittää myös rajatun asiantuntijaryhmän kanssa. Luonnos tarkoittaa, että asiakirjarakenne on sosiaalihuollon määrittelytiimin puolesta valmis laajemminkin asiantuntijoiden kommentoitavaksi. Kommenttien perusteella asiakirjarakennetta kehitetään edelleen eteenpäin. Testissä tarkoittaa, että asiakirjarakenteen perusteella tehdään esimerkiksi jo arkistototeutuksia, se on käytettävissä asiakastiedon arkiston asiakastestiympäristössä ja yhteistestauksessa tai siihen kohdistetaan muita teknisiä toimenpiteitä. Palautetta kerätään erityisesti Kelalta ja tietojärjestelmätoimittajilta. Valmis tarkoittaa, että asiakirjarakenteen kehitysiteraatio on valmis. Asiakirjarakenne on virallinen ja tuettu versio Kanta-palveluissa. Valmista asiakirjarakennetta ei voida muuttaa ilman uutta versiota. Vanhentunutta versiota ei poisteta, vaan siihen voidaan palata, vaikka se ei enää ole virallinen ja tuettu versio Kanta-palveluissa. Kela ja THL vastaavat asiakirjarakenteiden versioinnista. Versiot jaetaan minor (vähäinen muutos) ja major (suuri muutos) -luokkiin. Minor-versio on eteen- ja taaksepäin yhteensopiva uusien tietomäärityksien kanssa. Major-versio ei ole yhteensopiva vanhojen tietokomponenttien tai asiakirjojen kanssa, ja käyttöönotto edellyttää muutoksia asiakastietojärjestelmiin. Taulukossa neljä on kuvattu minor-päivityksen aiheuttavat muutokset. Kaikki muut muutokset aiheuttavat major-päivityksen. 22
Taulukko 4. Minor-päivityksen aiheuttavat muutokset Muutos Päivitä tietokomponenttia tai tietokomponentin kenttää kirjastossa ja asiakirjassa Päivitä "itsenäinen" tietokenttä asiakirjaan Lisää tietokomponentti tietokomponenttikirjastoon Selite Sisältää vain seuraavien ominaisuuksien päivitykset: määritelmä huomautus toteutusohje esimerkki fraasi Sisältää vain seuraavien ominaisuuksien päivitykset: määritelmä huomautus toteutusohje esimerkki fraasi Tietokomponenttikirjastoon lisätään uusi tietokomponentti, jota ei vielä käytetä missään asiakirjassa. Yhteistestaus on Kanta-palvelujen toiminnallisuuksien suunnitelmallista testaamista. Testauksen tarkoituksena on varmistaa järjestelmien välinen yhteentoimivuus. Testaus tapahtuu Kelan tarjoamassa asiakastestiympäristössä. 7 Taulukossa viisi on kuvattu asiakastietomallin muutostilanteet, jotka aiheuttavat major-päivityksen ja joista pitää erikseen informoida tietojärjestelmätoimittajia tai jotka vaativat tietojärjestelmien uutta yhteistestausta. Taulukko 5. Major-päivityksen aiheuttavat muutokset Muutos Selite Informointi / yhteistestaus Tietokomponenttikohtaiset kentät ja niiden käyttö asiakirjoissa Muu kuin minor-tason muutos tietokomponenttikirjastoon ilman muutoksen propagointia asiakirjoihin Sisältää mm. seuraavat muutokset: Tarve informoinnille, mutta ei Olemassa olevaan tietokomponenttiin lisätään uusia tietokenttiä tässä vaiheessa yhteistestaukselle. Muutetaan tietokenttien pakollisuuksia tai toistuvuuksia. Poistetaan tietokomponenteista tietokenttiä tai poistetaan tietokomponentteja kirjastosta. Muutetaan tietokomponenttien tai niiden tietokenttien nimiä. Muutetaan käytettävää koodistoa koodistopohjaisessa tietokentässä. Muutetaan tietokentän esitysmuotoa (tietotyyppiä). Tehdään olennainen muutos tietokentän määritelmään tai toteutusohjeeseen. Päivitä asiakirjarakenteessa käytettävän tietokomponenttikirjaston versio Tietokomponenttikirjasto versioituu. Kun tietokomponenttikirjaston uusi versio otetaan käyttöön asiakirjarakenteiden päivityksen yhteydessä, muutokset vaikuttavat asiakirjarakenteisiin ja tietojärjestelmien toteutuksiin. Asiakirjan rakenne päivitetään ja samalla otetaan uusi tietokomponenttikirjaston versio käyttöön. Tarve informoinnille aina. Yhteistestauksen tarve: 7 http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/testaus 23
Muutos Selite Informointi / yhteistestaus Lisää tietokomponentti tai tietokomponentin kenttä asiakirjaan Poista tietokomponentti tai tietokomponentin kenttä kirjastosta ja asiakirjasta Lisättävä tietokomponentti voi olla pakollinen tai ei-pakollinen. Jos tietokomponentti tai tietokomponentin kenttä lisätään useampaan eri asiakirjaan, jokainen lisäys muodostaa oman muutoksensa. Lisättävä tietokomponentin kenttä on pakollinen tai ei-pakollinen, toistuva tai ei-toistuva sen mukaan, miten se on kirjastoon määritelty, mutta pakollisuutta/toistuvuutta voidaan asiakirjakohtaisesti kiristää. Poistettava tietokomponentin kenttä voi olla pakollinen tai ei-pakollinen. Poistettava tietokomponentti voi olla toisessa asiakirjassa pakollinen ja toisessa ei-pakollinen. Pakollinen, jos asiakirja sisältää tietokomponentteja, joihin on kohdistunut major-tason muutoksia käyttöön otettavassa uudessa tietokomponenttikirjastossa (verrattuna käytössä olleeseen versioon). Tapauskohtainen muissa tapauksissa, yleensä ei yhteistestauksen tarvetta. Tarve informoinnille aina. Yhteistestauksen tarve: Pakollinen, jos tietokenttä tai tietokomponentti on asiakirjassa pakollisena. Tapauskohtainen, jos tietokenttä tai tietokomponentti on valinnainen. Tietokomponentin tai kentän poistaminen kirjastosta, jos se ei ole käytössä yhdessäkään asiakirjassa: Ei tarvetta informoinnille eikä yhteistestaukselle. Tietokomponentin tai kentän poistaminen kirjastosta, jos se on käytössä vähintään yhdessä asiakirjassa: Ei ole mahdollinen (ensin tulee muokata asiakirjarakenteita, joissa kyseistä tietokomponenttia tai kenttää käytetään). Päivitä tietokomponenttia tai tietokomponentin kenttää asiakirjassa Tietokomponentin tai kentän poisto asiakirjasta: Tarve informoinnille aina Yhteistestaus pakollinen, jos poistettava tietorakenne oli pakollinen. Yhteistestauksen tarve tapauskohtainen, jos kyse on valinnaisesta tietorakenteesta. Muut kuin minor-tason muutokset, Tarve yhteistestaukselle aina. esim.: Pakollisuuden/toistuvuuden kiristäminen asiakirjakohtaisesti (valinnainen tietokenttä pakolliseksi tai toistuva tietokenttä ei-toistuvaksi). Palaaminen tietokomponenttikirjastossa määriteltyyn pakollisuuteen/toistuvuuteen aiemmin kiristetystä. Merkittävä muutos tietokentän asiakir- 24
Muutos Selite Informointi / yhteistestaus jakohtaiseen toteutusohjeeseen. Asiakirjakohtaiset, "itsenäiset" kentät Lisää, poista tai muokkaa "itsenäinen" tietokenttä asiakirjassa Poista "itsenäinen" tietokenttä asiakirjasta Lisättävä tietokenttä voi olla pakollinen tai ei-pakollinen. Poistettava tietokenttä voi olla pakollinen tai ei-pakollinen. Tarve informoinnille aina. Yhteistestauksen tarve: Pakollinen, jos tietokenttä on asiakirjassa pakollinen. Tapauskohtainen, jos tietokenttä on valinnainen. Tarve informoinnille aina. Yhteistestauksen tarve: Pakollinen, jos poistettava tietokenttä oli pakollinen. Tapauskohtainen, jos tietokenttä on valinnainen. Päivitä "itsenäistä" tietokenttää asiakirjassa Muut kuin minor-tason muutokset, esim.: Pakollisuuden tai toistuvuuden muutos Nimen muutos Tietotyypin muutos Koodistoviittauksen muutos Tarve yhteistestaukselle aina. Asiakirjat Lisää asiakirja Poista asiakirja Lisätään uusi asiakirja ja otetaan se käyttöön ATJ:ssä ja Kanta-palveluissa. Ei mahdollista jos asiakirja on käytössä. Voidaan poistaa tuotannosta, mutta säilyy versiohistoriassa ja vanhoissa julkaisuissa. Tarve informoinnille ja yhteistestaukselle aina. Informointi pakollinen. Yhteistestausta ei tarvita. 4.6. Tukiprosessit Määrittelyjen hallintaa tukevia prosesseja ovat muutosten pilotointi ja testaus, viestintä ja tiedottaminen sekä koulutus. Kunkin muutoksen osalta analysoidaan, mitä tukiprosesseja sen yhteydessä tarvitaan ja mihin prosessin vaiheeseen ne tulisi kohdistaa. Viestintää ja tiedottamista tarvitaan muutosprosessin kaikissa vaiheissa. Aktiivista viestintää ja tiedottamista tarvitaan erityisesti siksi, että sidosryhmien huomaamat muutostarpeet saadaan sosiaalihuollon määrittelytiimin tietoon ja toisaalta tehdyn muutoksen vaikutukset takaisin sidosryhmien tietoon. Muutostarpeiden arvioinnissa on keskeistä tiedottaa ehdotetusta muutoksesta muita sidosryhmiä ja kuulla siitä heidän näkemyksiään esimerkiksi kommentoinnin ja lausuntojen kautta. Saatua palautetta voidaan hyödyntää myös muutoksen suunnittelussa. Muutoksen toteuttamisen tehtäviin kuuluvat määrittelyihin liittyvän dokumentaation, kuten ohjeistuksen tekeminen tai päivittäminen ja versiointi. Keskeistä on myös tehdyistä muutoksista tiedottaminen kohdealueen toimijoille, kuten sosiaalihuollon ammattilaisille. Menetelminä viestinnässä ja tiedottamisessa käytetään muun muassa Ajankohtaista sosiaalihuollon tiedonhallinnasta -uutiskirjettä, Kanta-uutiskirjettä, sosiaalista mediaa, esityksiä erilaisissa tapahtumissa ja THL:n sosiaalihuollon tiedonhallinnan verkkosivuja. Viestinnän tuki järjestetään Kansa-hankkeen viestintäryhmän kautta ja viestinnässä hyödynnetään myös OPERyksikön Asiakkuus-tiimiä ja eri alueiden verkostoja. 25
Määrittelyjen pilotointi, testaus ja koulutus vaativat projektoimista, aikaa ja taloudellisia resursseja. Siksi määrittelyjen pilotointi-, testaus- ja koulutustarpeet käsitellään ja ratkaistaan osana Kansa-hanketta. 4.7. Ohjaavat prosessit Määrittelyjen hallintaa ohjaavat prosessit liittyvät määrittelyistä saadun palautteen seurantaan ja arviointiin. Seurantaa ja arviointia tehdään osana sosiaalihuollon määrittelytiimin toimintaa. Sosiaalihuollon määrittelyihin kohdistuvista muutoksista tarvitaan ajantasaista tietoa kehitystyön johtamista varten. Työtä voidaan seurata muun muassa mittareiden avulla. Mittareiden avulla voidaan analysoida miten ylläpito- ja kehittämistyötä pitäisi suunnata. Mittareiden tarkastelujaksojen väli tulee olla korkeintaan kuusi kuukautta. Seuraavanlaisia mittareita on tunnistettu: käsiteltyjen muutosehdotusten kokonaislukumäärä käsiteltyjen muutosehdotusten lukumäärä o eri palvelutehtävissä o palvelutuotannon toiminnallisista määrittelyistä: sosiaalihuollon palvelutehtävät ja niissä annettavat sosiaalipalvelut palveluprosessien kuvaukset sosiaalihuollon asian- ja asiakkuudenhallinnan määrittelyt asiakastietojen käyttöoikeuksien perusteet o tietomäärittelyistä: asiakirjarakenteet tietokomponentit luokitukset käsiteltyjen muutosehdotusten hyväksymisten lukumäärät o hyväksytyt o osittain hyväksytyt o hylätyt muutosehdotusten käsittelyaikojen jakauma ja keskiarvo muutosehdotusten hylkäämisen syyt muutosehdotusten priorisoinnit 26
5 Hallintamallin kehittämisen jatkotoimenpiteet Kanta-palvelut otetaan sosiaalihuollossa käyttöön vaiheittain. Ensimmäisessä vaiheessa mahdollistetaan tiedon tallennus PDF- tai XHTML-muodossa rekisterinpitäjän omaan käyttöön. Toisessa vaiheessa tiedot saadaan käyttöön valtakunnallisesti. Vasta näiden vaiheiden jälkeen otetaan asiakastiedon rakenteinen tallentaminen käyttöön. Rakenteisen tallentamisen käyttöönoton jälkeen, jatkuvan ylläpitotyön ohella tulee järjestää jokaisen sosiaalihuollon palvelutehtävän tieto- ja toimintamäärittelyistä avoin palautekierros vähintään kerran viidessä vuodessa. Palautekierroksen tehtävänä on kerätä muutostarpeet palvelutehtävän määrittelyjen muodostamasta kokonaisuudesta. Palautekierroksille on määritelty oma vuosikello, jonka tarkoituksena on varmistaa tieto- ja toimintamäärittelyjen laatu, ajantasaisuus ja yhtenäisyys. Vuosikellon esimerkissä on huomioitu myös muutostarpeiden käsittelyyn ja muutosehdotusten laatimiseen kuluva aika. Vuosikello on alustavasti suunniteltu kahdelle vuodelle (taulukko 6). Taulukko 6. Esimerkki sosiaalihuollon määrittelyistä järjestettävien palautekierrosten ja niistä saatavan palautteen käsittelyvaiheiden vuosikellosta aihepiireittäin Kuukausi Pariton vuosi: Käsiteltävät määrittelyt Parillinen vuosi: Käsiteltävät määrittelyt Käsittelyvaihe Tammikuu Lastensuojelu Työikäisten palvelut Muutostarpeiden kerääminen Helmikuu Maaliskuu Muutostarpeiden käsittely ja priorisointi Muutosmäärittelyjen toteuttaminen Huhtikuu Lapsiperheiden palvelut Päihdehuolto Muutostarpeiden kerääminen Toukokuu Kesäkuu Muutostarpeiden käsittely ja priorisointi Muutosmäärittelyjen toteuttaminen Heinäkuu Vammaispalvelut Iäkkäiden palvelut Muutostarpeiden kerääminen Elokuu Syyskuu Lokakuu Perheoikeudelliset palvelut Useammalle kuin yhdelle palvelutehtävälle yhteiset asiakirjat Marraskuu Joulukuu Muutostarpeiden käsittely ja priorisointi Muutosmäärittelyjen toteuttaminen Muutostarpeiden kerääminen Muutostarpeiden käsittely ja priorisointi Muutosmäärittelyjen toteuttaminen Rakenteisen tallentamisen käyttöönoton jälkeen tulisi kerätä tietoa esimerkiksi siitä, miltä osin asiakastietomalli on todellisuudessa käytössä. Tällaista asiakirjarakenteiden ja niiden tietokenttien käyttötietoa voitaisiin saada esimerkiksi vertaamalla ammattilaisen tallettamia ja operatiivisen tietojärjestelmän muodostamia asiakirjoja tietomalliin. Näin paljastuvat asiakirjarakenteet ja tietokentät, joita sosiaalihuollon asiakastyössä ei koskaan käytetä. Tämän tiedon perusteella voidaan asiakastietomallista tarvittaessa poistaa turhaan ylläpidettäviä tietorakenteita. 27
Liite 1. Yhteenveto sosiaalihuollossa kansallisesti ylläpidettävien määrittelyjen riippuvuuksista Sosiaalihuollon käyttöön tehtyjen ja valtakunnallisesti ylläpidettävien määrittelyjen keskinäisen riippuvuuden ilmaiseva taulukko. Määrittelyjen välillä on tunnistettu riippuvuus, jos kentässä -merkki. 28