ILOMANTSIN EV.LUT.SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 3 /2018 1 (7) KOKOUSAIKA 2.5.2018 klo 17 KOKOUSPAIKKA Seurakuntatalon alasali JÄSENET Kuosmanen Seppo kirkkoherra, puheenjohtaja Puhakka Ulla Maija, varapuheenjohtaja Hassinen Arja Hämäläinen Mirja Kettunen Päivi Lipsanen Eila Määttänen Toivo POISSA MUUT KOKOUKSEEN OSALLISTUVAT KOKOUKSEN AVAUS KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN PÖYTÄKIRJANTARKAS- TAJIEN VALINTA PÖYTÄKIRJAN ALLEKIRJOITUKSET PÖYTÄKIRJAN- TARKASTUS Urjanheimo Hannu Turunen Jari Konttinen Sirkka, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Sorjonen Liisa, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Hiltunen Hilkka, talouspäällikkö, sihteeri 33 Puheenjohtaja avasi kokouksen ja piti alkuhartauden. 34 Kokous todetaan laillisella tavalla koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. PÄÄTÖS: Kokous todettiin laillisella tavalla koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 35 Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. PÄÄTÖS. Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. 36 Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. PÄÄTÖS: Pöytäkirjantarkastajaksi valittiin Arja Hassinen ja Mirja Hämäläinen. Seppo Kuosmanen Hilkka Hiltunen puheenjohtaja sihteeri Olemme tarkastaneet pöytäkirjan 2.5.2018 ja todenneet sen kokouksen kulun ja tehtyjen päätösten mukaiseksi. Pöytäkirjan käsittelylehdet on samalla varustettu nimikirjaimillamme. Arja Hassinen Mirja Hämäläinen PÖYTÄKIRJA OLLUT YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä kirkkoherranvirastossa / - / 2018 välisenä aikana. Kirkkoneuvoston puheenjohtaja Seppo Kuosmanen Ilmoitus pöytäkirjan nähtävillä olosta on ollut seurakunnan kirkkoherranviraston ilmoitustaululla / - / 2018 toimistosihteeri Tiina Vänskä
ILOMANTSIN EV.LUT.SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 3 /2018 2 (7) SIUNAUSKAPPELIN LAAJENNUS JA MUUTOSTYÖT 3 Kn 37 PÄÄTÖS: Esitys hyväksyttiin. 5 EU:N TIETOSUOJA-ASETUKSEN VAATIMUKSEN MUKAISEN TIETOSUOJAVASTAAVAN NIMEÄMINEN 6 Kn 38 PÄÄTÖS: Esitys hyväksyttiin. 7 TIETOSUOJAN YHTEYSHENKILÖN NIMEÄMINEN 7 Kn 39 PÄÄTÖS: Esitys hyväksyttiin. 7 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN SEKÄ OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS 7 Kn 40 Kirkkoneuvosto antaa oheisena muutoksenhakuohjeen. 7 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 7
ILOMANTSIN EV.LUT.SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 3 /2018 3 (7) SIUNAUSKAPPELIN LAAJENNUS JA MUUTOSTYÖT Kn 37 Siunauskappeli on rakennettu v. 1964 ja peruskorjattu v. 2007. Suunnitelmat on tehnyt rakennusmestari Väinö Tikka. Nykytila Vainajien säilytystilat (kellari) on kappelin alakerrassa, joka pidetään kylmänä. Portaissa kulkeminen ja vainajien siirtäminen on hankalaa. Kylmiötilan kylmälaite olisi uusittava pikaisesti. Kappelissa ei ole wc-tiloja ollenkaan ja tämä on erittäin suuri epäkohta. Uudet suunnitelmat Alkuvaiheessa suunnittelimme hissin rakentamista kellaritiloihin. Kellarillinen ratkaisu osoittautui epäkäytännölliseksi ja kalliiksi hisseineen ja ulkokautta kulkemisen takia. Kellarissa olisi tällöin ollut tehtävä myös muita merkittäviä kustannuksia nostavia rakenteellisia korjauksia ja mm. viemäröinti olisi toteutettava pumppaamalla. Tästä ajatuksesta luovuimme suurten kustannusten ja tilojen toimimattomuuden vuoksi. Toisessa vaiheessa suunnitelmat tehtiin niin, että saadaan toimivat tilat (vainajien säilytystila, wc-tilat) samaan tasoon ja samaan rakennukseen. Tässä ratkaisussa vainajan siirtäminen siunattavaksi tapahtuu siirtokärryllä ja kantajia ei tarvita. Samalla saadaan vainajien kylmiötilan (kylmäkaapit) yhteyteen hiljentymispaikka, jossa omaiset voivat jättää jäähyväiset. Siunauskappelin kunnostaminen pääperiaatteet: Vainajien säilytystilat tehdään laajennusosaan kappelin vasemmalle puolelle. Kappelin oikealle puolelle olevaan siipeen tehdään wc-tilat. Suunnitelmat: Arkkitehtitoimisto Lappalainen & Korjonen Oy/arkkitehti Markku Korjonen. Kirkkoneuvosto hyväksyi 21.3.2018 jatkosuunnittelua varten siunauskappelin kunnostamisen pääperiaatteet: Vainajien säilytystilat tehdään laajennusosaan kappelin vasemmalle puolelle. Kappelin oikealla puolella olevaan siipeen tehdään wc-tilat.
ILOMANTSIN EV.LUT.SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 3 /2018 4 (7) Suunnitelmista on pyydetty museoviraston lausunto. Museoviraston lausunto on kokonaisuudessaan liitteenä 1 (MV/38/05.01.02/2018). Museovirasto ei voi puoltaa tätä symmetristä ratkaisua vaan esittää, että suunnittelija tutkisi edelleen toiminnallisia parannusvaihtoehtoja siten, että vainajien säilytys sijaitsisi joko sakastin puolelle tai kellarissa. Nyt ehdotettu laajennussuunnitelma muuttaisi 1960-luvun ratkaisun tekemällä rakennuksesta symmetrisen. Suunnitelmien mukaisesti sijoitettuna vainajien säilytystilat käsittävä laajennus merkitsee kirkkolain 14. luvun 2 tarkoittamaa kirkollisen rakennuksen olennaista muutosta, jota koskeva kirkkovaltuuston päätös on alistettava Kirkkohallituksen vahvistettavaksi. Yli-intendentti Petri Halinen, Intendentti, restaurointi Teiju Autio Museoviraston lausunnon jälkeen selvitettiin asiaa ja todettiin: Laajennusosaa ei saada mahtumaan sakastin puolelle tilanpuutteen vuoksi ja kellariin tehtävä ratkaisu ei ole toimiva. Hautasijat ovat niin lähellä, että mm. ruumisautolle ei saa tehtyä kääntöpaikkaa. Näin ollen laajennuksen sijoittaminen samalle sivulle nykyisen sakastin kanssa on mahdotonta. Siunauskappelin säilytystilaa käytetään kaikkien ilomantsilaisten tai Ilomantsiin haudattavien vainajien säilytystilana. Vainajia on vuodessa noin 100-120. Ilomantsin väestöstä on 36,9 % yli 65 vuotiaita. Siunauskappelin laajennus ja kunnostaminen lyhyesti: - laajennusosaan tehdään vainajien säilytystilat ja pieni erillinen hiljentymistila, joka erotetaan verholla muusta tilasta. - invawc-tilat tehdään nykyisen sakastin viereen - invaluiska tehdään ulkopuolelle ja samalla lisätään kaide - vesikatteen uusiminen - tarvittavat sähkö ja lvityöt Kirkkovaltuuston päätös, joka koskee kirkollisen rakennuksen ulko- tai sisäasun olennaista muutosta, on alistettava kirkkohallituksen vahvistettavaksi (Kirkkolaki 14:2). Olennaisena pidetään kirkon ulkoasun tai värin muutosta, sekä usein muutoksia sisätilassa, kuten alttaripöydän siirto, valaistus tai esteettömyyteen liittyvät muutokset.
ILOMANTSIN EV.LUT.SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 3 /2018 5 (7) Talousarviossa on varattu siunauskappelin kunnostamista varten investointiosaan 400000 :n määräraha. SIUNAUSKAPPELIN LAAJENNUS JA MUUTOSTYÖT alv Kustannusarvio veroton 24 % yhteensä Rakennuttajan kustannukset 34 000 8 160 42 160 Rakennustekniset työt 172 000 41 280 213 280 LVI-työt 26 000 6 240 32 240 Sähkötyöt 36 000 8 640 44 640 Lisä- ja muutostyövaraus 25 000 6 000 31 000 Liite 1 Museoviraston lausunto Liite 2 Siunauskappelin laajennus- ja muutostyöt 293 000 70 320 363 320 TALOUSPÄÄLLIKÖN ESITYS: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että 1) Siunauskappelin laajennus ja muutostyöt tehdään oheisen suunnitelman mukaisesti. Vainajien säilytystilat tehdään laajennusosaan kappelin vasemmalle puolelle. Kappelin oikealle puolelle olevaan siipeen tehdään wc-tilat. Liite 2 Peruste: Kirkkoneuvoston näkemyksen mukaan uusi laajennusosa korostaa kappelirakennuksen Pyhän Kolminaisuuden vertauskuvallisuutta. Väestömme ikääntyy edelleen, ja on ensiarvoisen tärkeää saada siunauskappeliin toimivat ja esteettömät tilat. Tällä samaan tasoon (vainajan säilytystilat, invawc-tilat) tehtävällä ratkaisulla saamme toimivan ja väestömme tarpeita hyvin palvelevan kokonaisuuden. 2) Kirkkovaltuuston päätös lähetetään Kuopion hiippakunnan tuomiokapituliin lausunnon antamista varten, ja pyydetään tuomiokapitulia toimittamaan asiakirjat edelleen kirkkohallitukselle vahvistettavaksi kirkkolain 14:2 mukaisesti. Kn 37 PÄÄTÖS: Esitys hyväksyttiin.
ILOMANTSIN EV.LUT.SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 3 /2018 6 (7) EU:N TIETOSUOJA-ASETUKSEN VAATIMUKSEN MUKAISEN TIETOSUOJAVASTAAVAN NIMEÄMINEN Kn 38 Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 on tullut voimaan toukokuussa 2016 ja sitä sovelletaan kansallisesti 25.5.2018 alkaen. Tietosuojaasetusta sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn sekä julkisella että yksityisellä sektorilla. Asetuksen tavoitteena on varmistaa, että ihmisten oikeus henkilötietojen suojaan ja sitä kautta yksityisyyteen toteutuu myös digitaaliaikana. Asetus korvaa vuoden 1995 henkilötietodirektiivin sekä sen kansallisesti täytäntöön panemiseksi annetun henkilötietolain (523/1999). Asetuksen rinnalle säädetään uusi tietosuojalaki. Asetus tuo sekä rekisterinpitäjille, että henkilötietojen käsittelijöille uusia tehtäviä ja velvollisuuksia. Asetus pitää myös sisällään uusia oikeuksia rekisteröidyille. Asetus ottaa kantaa henkilötietojen lainmukaiseen käsittelyyn ja kertoo milloin, miten ja kenen toimesta henkilötietoja saa käsitellä. Tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on lisätä henkilötietojen käsittelyn avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Asetus vahvistaa rekisteröityjen oikeuksia valvoa henkilötietojensa käsittelyä. Asetuksessa on säädetty henkilötietolakia tiukemmat seuraamukset asetuksen vastaisesta henkilötietojen käsittelystä. Tietosuoja-asetuksessa säädetään henkilötietojen käsittelyä koskevista periaatteista, jotka ohjaavat henkilötietojen käsittelyä. Tietosuojaperiaatteita ovat: - käsittelyn lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys - käyttötarkoitussidonnaisuus - tietojen minimointi - tietojen täsmällisyys - tietojen säilytyksen rajoittaminen - tietojen eheys ja luottamuksellisuus - rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuus. Tietosuojaperiaatteita on noudatettava kaikissa henkilötietojen käsittelyvaiheissa. Rekisterinpitäjän on pystyttävä myös osoittamaan, että näitä periaatteita noudatetaan. Periaatteiden noudattamisen osoittaminen edellyttää rekisterinpitäjältä muun muassa henkilötietojen käsittelyn aiempaa tarkempaa suunnittelua ja dokumentointia. Julkisen sektorin toimijoilla (siis myös seurakuntien) on velvollisuus nimetä tietosuojavastaava. Tietosuojavastaavan tehtävänä on mm. seurata henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta ja auttaa organisaatiota toteuttamaan lainsäädännön asettamat velvoitteet. Tietosuojavastaavan tehtävänä on myös toimia yhteyshenkilönä sekä rekisteröidyille että valvontaviranomaisille henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä. Tietosuojavastaavan yhteystiedot on julkistettava ja ne on ilmoitettava valvontaviranomaiselle. Tietosuojavastaava ei kuitenkaan ole vastuussa henkilötietojen käsittelyn lain mukaisuudesta, vaan vastuu kuuluu edelleen rekisterinpitäjälle.
ILOMANTSIN EV.LUT.SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 3 /2018 7 (7) Itä-Suomen it-alueen johtokunta on nimittänyt kokouksessaan 13.10.2017 tietosuojavastaavan, joka Itä-Suomen it-aluekeskuksen sopimusseurakuntien on mahdollista nimittää omaksi tietosuojavastaavakseen. Tietosuojavastaavaksi nimitettiin järjestelmäasiantuntija Marko Torvinen. Seurakunnalla on mahdollisuus nimittää oma tietosuojavastaava tai käyttää It-aluekeskuksen tietosuojavastaavan palvelua. Palvelu sisältää kaikki ne tehtävät ja työt, jotka tietosuojavastaavalle asetuksen mukaan kuuluvat. Tietosuojavastaan nimittämisestä, asemasta ja tehtävistä säädetään tietosuoja-asetuksen 37-39 artiklassa. Itä-Suomen it-aluekeskuksen johtokunta päätti kokouksessaan 28.2.2018 esittää, että tietosuojavastaavan tehtävä vakinaistetaan ja esitetään seurakunnille, että seurakunnat nimeäisivät Marko Torvisen tähän tehtävään. TALOUSPÄÄLLIKÖN ESITYS: Nimetään Marko Torvinen hoitamaan seurakunnan tietosuojavastaavan tehtäviä. Kn 38 PÄÄTÖS: Esitys hyväksyttiin. TIETOSUOJAN YHTEYSHENKILÖN NIMEÄMINEN Kn 39 Iita on pyytänyt nimeämään tarvittaessa tietosuojan yhteyshenkilön (vastaava kuin tietoturvan yhteyshenkilö). Tietosuojan yhteyshenkilön tehtävän on toimia yhteyspisteenä seurakunnan ja tietosuojavastaavan välillä henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa. Tietosuojan yhteyshenkilön tulisi olla henkilö, jolla on ymmärrys henkilötietojen käsittelystä seurakunnassa, sekä tarvittaessa mahdollisuudet ja keinot selvittää niihin liittyviä asioita yhdessä tietosuojavastaavan kanssa. KIRKKOHERRAN ESITYS: Seurakunnan tietosuojan yhteyshenkilöksi nimetään talouspäällikkö Hilkka Hiltunen ja varalle toimistosihteeri Tiina Vänskä. Kn 39 PÄÄTÖS: Esitys hyväksyttiin. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN SEKÄ OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS Kn 40 Kirkkoneuvosto antaa oheisena muutoksenhakuohjeen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo