LAPPEENRANNAN KUNTAKIINTEISTÖT OY PÖYTÄKIRJA NRO 8/2017 1 KOKOUSTIEDOT Aika Torstai klo 17.00-18.25 Paikka Kaukaan edustuskerho OSALLISTUJAT Iitiä Markus kokouksen puheenjohtaja Pietiläinen Päivi sihteeri Hallituksen jäsenet Ruokoniemi Kimmo hallituksen puheenjohtaja Arminen Larisa jäsen Hooman Ari jäsen Muut osallistujat Jay Clarisse Kaijansinkko Leena Nousiainen Satu Papinniemi Markku Pulkkinen Tiina Räsänen Erkki Seppälä Tarja Vilkko Antti, saapui klo 17.55, paikalla kohdat 3-5 Hietamies Mikko Hämäläinen Timo Alatalo Johanna Lappalainen Hannu Murto Pekka Tolvanen Katri Kakkola Risto toimitusjohtaja kiinteistöjohtaja lakimies satamajohtaja tukipalvelujohtaja toimitilajohtaja kaupunginhallituksen puheenjohtaja ALLEKIRJOITUKSET Markus Iitiä Päivi Pietiläinen Larisa Arminen puheenjohtaja sihteeri Kimmo Ruokoniemi Ari Hooman
KÄSITELLYT ASIAT 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus... 3 2 Lappeenrannan Toimitilat Oy:n ja toimitilakonserniin kuuluvien yhtiöiden välisen palvelusopimuksen ja erillisveloituksessa käytettävän tuntihinnoittelun hyväksyminen... 3 3 Hankintaoikaisuvaatimus Kesämäenrinteen koulun peruskorjauksen pääsuunnittelijavalintaa koskevassa asiassa... 4 4 Yhteenvedot tilikauden aikaisesta tilintarkastuksesta... 7 5 Kokouksen päättäminen... 7
LAPPEENRANNAN KUNTAKIINTEISTÖT OY PÖYTÄKIRJA NRO 8/2017 3 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pj. Todetaan hallituksen kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2 Lappeenrannan Toimitilat Oy:n ja toimitilakonserniin kuuluvien yhtiöiden välisen palvelusopimuksen ja erillisveloituksessa käytettävän tuntihinnoittelun hyväksyminen Valmistelija/lisätiedot: Kiinteistöjohtaja Timo Hämäläinen, puh. 0400 518 358 Tukipalvelujohtaja Pekka Murto, puh. 040 778 2965 Lakimies Eero Immonen, puh. 040 703 9227 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liite 1: Palvelusopimusluonnos Lappeenrannan Toimitilat Oy:n ja toimitilakonserniin kuuluvien yhtiöiden välille on valmisteltu palvelusopimus, jossa sovitaan yhtiöidenvälisten työvoima-, rahoitus- ja muiden yhteisten palvelujen tuottamisesta. Erillisveloituksia varten LATO Oy:n työntekijät on jaettu kolmeen luokkaan: - johtavat asiantuntijat - asiantuntijat - tukihenkilöstö Tj. hyväksyy Lappeenrannan Toimitilat Oy:n ja toimitilakonserniin kuuluvien yhtiöiden välisen palvelusopimuksen oheisen luonnoksen mukaisena. Lisäksi hallitus hyväksyy tuntihinnoittelun erillisveloituksia varten seuraavasti: - johtavat asiantuntijat 105 /tunti - asiantuntijat 75 /tunti - tukihenkilöstö 45 /tunti Hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Hyväksyttiin.
LAPPEENRANNAN KUNTAKIINTEISTÖT OY PÖYTÄKIRJA NRO 8/2017 4 3 Hankintaoikaisuvaatimus Kesämäenrinteen koulun peruskorjauksen pääsuunnittelijavalintaa koskevassa asiassa Valmistelija/lisätiedot: Toimitilajohtaja Katri Tolvanen, puh. 040 574 3630 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liite 2: Hankintaoikaisu 1.12.2017 1. Yleistä: Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy on kilpailuttanut Kesämäenrinteen koulun peruskorjauksen ja laajennuksen suunnittelun. Tarjouspyyntö on julkaistu Hilmassa 20.9.2017. Tarjoukset on tullut jättää 20.10.2017 klo 13:00 mennessä. Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n hallitus on 16.11.2017 6 päättänyt valita Arkkitehtuuritoimisto Ovaskainen Oy:n Kesämäenrinteen koulun peruskorjauksen ja laajennuksen arkkitehtisuunnittelijaksi. 2. Hankintaoikaisuvaatimus Arkkitehtuuritoimisto riitta ja kari ojala oy on tehnyt hankintaoikaisuvaatimuksen em. hankintapäätöstä koskien 1.12.2017 (liitteenä). Hankintaoikaisuvaatimus on saapunut lain määräämässä määräajassa, joten hankintayksikkö on ottanut sen käsiteltäväkseen. Oikaisuvaatimuksessa on nostettu esiin seuraavat asiat: 3. Hankintayksikön vastaus Seuraavassa esitetään riitta ja kari ojala oy:n väitteet yksi kerrallaan ja hankintayksikön vastine kuhunkin väitteeseen. 3.1 Pääsuunnittelijan kokemus 1. PÄÄSUUNNITTELIJAN KOKEMUS Riitta Ojalalle on merkitty kokemusvuosiksi 38 v. kokemus on 48v, vuodet on esitetty CV:ssä ja yhteenvedossa, oikaisu muuttaa pisteytystä.
LAPPEENRANNAN KUNTAKIINTEISTÖT OY PÖYTÄKIRJA NRO 8/2017 5 Hankintayksikön vastine: Kokemusvuodet on hyväksytty tarjousasiakirjojen mukaisesti, tästä 38 kokemusvuotta 3.2 Laatuarviointi 2. KOKEMUS VAATIVISTA TOTEUTETUISTA JULKISISTA TALONRAKENNUSHANKKEISTA (PERUSKORJAUS) Tarjouspyynnön mukaan laatuarvioinnissa arvostetaan pääsuunnittelijan monipuolista pääsuunnittelijakokemusta pisteitä annetaan: kokemus vaativista talonrakennuskohteista max. 17 p (sivu 14). Laatuarvioinnissa painotetaan referenssien laaja-alaisuutta ja vaativuutta. Pääsuunnittelijan kokemuksen arvioinnissa arvostetaan tarjottavan palveluryhmän alaisten töiden projektijohto- ja suunnittelukokemusta (sivu 15). Vastauksissa kysymyksiin (16.10.2017) vertailupisteet määrittyvät laatuvertailupisteet lasketaan suhteellisesti samoin kokemus vaativista rakennushankkeista kokeneimmalle 17 pistettä Kokemuksen arviointi: Laatuarviointi on tehty suoraviivaisesti referenssikohteiden lukumäärän perusteella, lukumääräperustetta ei ole ilmoitettu pisteytyksen pohjaksi! Omassa referenssiluettelossa on mainittu vain huomattavimmat peruskorjausreferenssit, joista osa on mainittu kokonaisuuksina, jotka käsittävät useita eri projekteja, eikä niitä ole eritelty. Esim. monikossa esitetyt kohteet olisi eritelty jos kappalemääräinen arviointiperuste olisi ollut kriteerinä, nyt referenssit on esitetty laatuperusteisesti. Samoin luetteloon olisi lisätty nyt oppilaitosreferensseissä ilmoitetut peruskorjauskohteet. Referenssinä on yhtenä kokonaisuutena mm. LPR:n Kylpylaitoksen kolme eri peruskorjausvaihetta uudella ja vanhalla puolella, sekä Savonlinnan Innovaatiokorttelin suojellut viisi eri kohdetta. Henkilökohtaisille referensseille ei ole vaadittu minimilaajuutta, ainoastaan toimiston referensseille. Kappaleperusteinen pisteytys ei huomioi kohteiden vaativuutta ja laajuutta. Tarjouspyynnössä ei ole referensseille vaadetta julkisista kohteista, arvostelussa se todennäköisesti on tarjouksissa laatuarvioinnin mukaan huomioitu.
LAPPEENRANNAN KUNTAKIINTEISTÖT OY PÖYTÄKIRJA NRO 8/2017 6 Oikaisu kohdistuu laatuarvioinnissa referenssien pisteytykseen tarjouspyynnön vastaisesti: Vaativien peruskorjauskohteiden kokemukseen, laaja-alaisuuden ja vaativuuden perusteella, ei suoraviivaisesti kappalemääräperusteeseen. Tarjouspyynnössä on selkeästi esitettävä kappalemääräperuste jolloin tarjoajilla on mahdollisuus tehdä projektikohtainen luettelo ko. kohteista. Hankintayksikön vastine: Hankinnassa ollutta suunnittelukohdetta vastaavat peruskorjausreferenssit on arvioitu tarjousasiakirjojen perusteella ja ne on laskettu yhteen. Hakija, jolla on ollut eniten vastaavia kohteita (28 kpl), on saanut 17 pistettä, seuraavaksi eniten (23 kpl) on saanut (23/28) x 17= 13,96 jne. jokaiselle pisteet suhteutettuna omaan referenssien määrään. Referenssiksi on huomioitu muutkin kuin julkiset vastaavat peruskorjauskohteet. Tarjousten vertailutaulukossa on virheellisesti mainittu kokemus vaativista julkisista talonrakennushankkeista. 3.3 Pääsuunnittelijan pätevyys 3. PÄÄSUUNNITTELIJAN PÄTEVYYS A2 4.22 Mukaan A-luokan suunnittelijan pätevyys on myös suunnittelijalla, joka on suorittanut rakennusarkkitehdin tutkinnon teknillisessä oppilaitoksessa tai on suorittanut vastaavan rakennussuunnittelun oppimäärän (30 ov.) sisältävän rakennusalan muun tutkinnon. Rakennusalan muuta tutkintoa A-luokassa koskevan viittauksen tarkoituksena on mahdollistaa alalle jo toimivien (A2 v. 2002) insinööritutkinnon täydentämisen vähimmäistasolle. AA-luokan pätevyys on A-luokan pätevyyden täyttävällä rakennussuunnittelijalla, jolla on vaadittu kokemus ja jolla voidaan katsoa olevan tehtävä vaatimat edellykset. Mikäli kohta 3 on tarjoajalla huomioitu ei se poista kohtien 1 ja 2 oikaisuvaateita. Hankintayksikön vastine: Tarjoajan pääsuunnittelijapätevyys on huomioitu.
LAPPEENRANNAN KUNTAKIINTEISTÖT OY PÖYTÄKIRJA NRO 8/2017 7 Tj. päättää edellä esittelytekstissä esitetyin perustein hylätä arkkitehtuuritoimisto riitta ja kari ojala oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen ja pysyttää voimassa hallituksen hankintapäätöksen 16.11.2017 6. Hyväksyttiin. Merkittiin, että Antti Vilkko saapui kohdan käsittelyn aikana klo 17.55. 4 Yhteenvedot tilikauden aikaisesta tilintarkastuksesta LATO-konsernin yhtiöiden tilintarkastaja KPMG Oy Ab on laatinut raportit tilikauden aikaisesta tilintarkastuksesta seuraavien konserniyhtiöiden osalta: Lappeenrannan Toimitilat Oy Lappeenrannan Yritystila Oy Lappeenranta Free Zone Oy Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy Williparkki Oy Tilintarkastus on suoritettu hyvän tilintarkastustavan mukaisesti ennalta laadittua suunnitelmaa noudattaen. Tarkastuksesta laadittuun muistioon (liite 3) on koottu tarkastuksen yhteydessä esiin nousseita havaintoja ja parannusehdotuksia. Suositusten tavoitteena on parantaa sisäisiä prosesseja ja välttää sisäisen valvonnan puutteita, jotka tilintarkastajan käsityksen mukaan saattaisivat johtaa taloudellisiin menetyksiin tai virheisiin. Muistio on tarkoitettu yksinomaan johdon käyttöön eikä sitä tule antaa muille osapuolille. Tj. Merkitään tiedoksi KPMG Oy Ab:n laatima yhteenveto vuoden 2017 tilikauden aikaisesta tilintarkastuksesta. Hyväksyttiin yksimielisesti. 5 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.