Piirihallitus Pöytäkirja 1 (9) Hallituksen kokous 7/2018 Aika: lauantai 16.6.2018 klo 10.00 Paikka: Turun partiotoimisto Läsnä: Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Ida Arminen varapuheenjohtaja Sanna Ahtiainen projektiministeri Anna Lagerroos yhteiskuntasuhdeministeri poistui 18 aikana Teppo Laine alueministeri Susanna Koivisto viestintä ja markkinointiministeri Outi Kronlund jäsenhankintaministeri Maarit Pirinen kasvatusministeri Ville Sahlström talousministeri Helena Siivonen vapaaehtoistuen ministeri Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Pöytäkirja 7/18 1. Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 11.58. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hallitus on päätösvaltainen, jos hallituksen puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet muista jäsenistä on paikalla. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1.) Hyväksyttiin hallituksen 6/2018 kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirja toimitetaan piirihallitukselle ja on julkaistu piirin nettisivuilla. Liite 1. 4. Kokouksen esityslista (liite 2) 5. Saapunut posti (liite 3) Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Käsitellään piirin saapunut posti. Liite 3 kokouksessa Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi ja päätettiin, että: Säkylän Partion 80 v juhlille 29.7. os allistuvat Ida Arminen ja Stefan Stjärnstedt. Ida Arminen ja Kalle-Pekka Mannila edustavat piiriä LiiKun Pitkisleirillä 4.7.
Piirihallitus Pöytäkirja 2 (9) 6. Ryhmien jäsenet, jaostojen puheenjohtajat ja valmentajat Asia Nimitetään ryhmien jäsenet, jaostojen puheenjohtajat ja valmentajat. Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat ao. esityksen mukaan: Vuosikirjan päätoimittajaksi pestattu Johanna Reponen, Henrikin Tapulitytöt. Seikkailijajaoston puheenjohtajaksi on nimetty Heidi Hietanen, Kaarinan Korpiklaani. 7. Uudet partiojohtajat (liite 5) Asia Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Liite kokouksessa Päätettiin vahvistaa 7 kpl piirinjohtajan myöntämää partiojohtajavaltakirjaa. 8. Piirin toiminnanalojen kuulumiset (liite 6) Asia Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Toiminnanalojen dl:t: piirihallitus keskiviikkona 13.6. ja toimisto täydentää torstaina 14.6. Liitteet Todettiin liitteet ja päätettiin merkitä liitteen mukaan tiedoksi toiminnanalojen kuulumiset, joista nostoina: JÄSENHANKINTA JA KASVU Kasvun johtoryhmän kokous kaksi piiriä miettineet konkreettisia lukuja (L-SP toinen niistä) aikataulu ollut liian kiire lukujen pohtimiseen Outi Kronlund ja Susanna Koivisto menevät Kasvun inspiraatioryhmään ja Riikka Söderström aik uisryhm ä -rekryryhm ään. Kasvun lippukuntamateriaalit - ryhmään etsitään edelleen piiristä edustajaa. Koordinaatioryhmät toimivat siten, että aluksi kukin ryhmä määrittelee, mitä materiaaleja ja työkaluja tarvitaan, jotta ryhmän teema toteutuu. Tämän jälkeen ryhmän jäsenet tsekkaavat onko tällainen matsku jo olemassa, onko se tekeillä tai onko joku materiaali lähellä tarvittavaa. Puuttuvien materiaalien tekonakit jaetaan ryhmän jäsenten kesken, ja kun ryhmä on valmis (ehkäpä vuoden loppuun mennessä), meillä on kaikki tarvittavat, yhteiset materiaalit käytössämme. YHTEISKUNTASUHDEASIAT Y-traineekoulutukseen ilmoittautunut L-SP:stä 5 kpl (1.6. tämä tilanne), kurssille kokonaisuudessaan 30+2 osallistujaa (15.6.) Y-ryhmä kouluttaa lippukuntapäivässä kumppannuustoiminnasta Pride FB tapahtuma julki kesäkuun loppupuolella, Turku Pride 4.8.2018 Lippukuntapäivässä haluamme selvittää piirin jäsenten mietteitä Kestävän kehityksen sitoumuksesta, jotta siitä tulee sellainen, jonka lippukunnatkin voivat toteuttaa
Piirihallitus Pöytäkirja 3 (9) Toukokuun kokous meni suurimmassa osin TOSU:n parissa PIIRINJOHTAJAT Stefan ja K-P osallistuivat Satakunnan Partiosäätiön hallituksen kokoukseen ma 28.5. Ida ja Stefan osallistuivat SPH:n ja partioneuvoston iltakouluun valtakunnallisesta markkinointikampanjasta, sekä SP:n sääntöjen ja menettelytapasäännön muuttamisesta Piirin strategian mittarit vaiheessa, DL suunniteltu elokuun alku. Tarvittavia toiminnanaloja lähestytty kysymyksin. Siirretty tiedosto helposti nähtäville PH:n juureen Toimintasuunnitelmista annetaan palautetta juhannusviikolla toiminnanaloista vastaavalle ministerille. Välittäkää eteenpäin ja lisätkää om at huomionne. Elo - syyskuussa jaetaan tosut piirien kesken. Lippukuntapäivä: Ilmoitettuja koulutuksia 25 kpl. 4 kpl suoraan kasvusuunnitelmista + muuten kasvua tukevia. LPK-päivä VIP 23.9. Päivitetty " Kasvutaulukko_PH". (Pykälä 15, asia 2) TOIMINNANJOHTAJA/TOIMISTO Annika Öhmanin ja Sari Vihermäen työsuhteet päättyvät 30.6. Partiotoimistot palvelevat kesäajassa 1.6. -31.8.2018 Turun toimisto on kesällä kiinni 20.6. -29.7.2018. Porin toimisto on kesällä kiinni 18.6.-31.7.2018 Toimihenkilöpäivät vietettiin Tampereella 12. -13.6. Toimiston kesäkokous 20.-21.6. Toiminnanjohtaja lomalla 25.6. -13.7. ja 23.7. -3.8. ALUE Valmentajajaosto o Valmentajia pyritään rekrytoimaan syksyllä lisää. Kisse ja Teppo jalkautuvat ja käyvät aluekokouksissa markkinoimassa valmentajapestejä. Koitetaan saada lippukunnilta vihiä mahdollisista hyvistä tyypeistä valmentajiksi. o Turvallisesti yhdessä -koulutusta muistutellaan lippukunnille aluekokouksissa. Lippukuntajaosto o Kesän aikana ollaan yhteydessä muutamiin lippukuntiin, joista apua kyselty o Kesällä ollaan myös yhteydessä Kokemäelle. Lippukunnalla menee hyvin, mutta halutaan nähdä heidät livenä. o Tervetuloa partioon-koulutus tulossa lippukuntapäivään. AR o Lippukuntapäivässä koulutus perhepartioon liittyen sekä lyhyen tähtäimen toiminnan suunnittelu lippukunnissa-koulutus VAPAAEHTOISTUKI Aikuis- ja luottisryhmä Kokouksen 8.5. kuulumisia: o Keskityttiin toimintasuunnitelmaan 2019-2020 o Puheenjohtajan pestistä kiinnostuneita kaikkiaan kolme henkilöä o Piirirekryn aikataulu 2018-2019 sovittiin o Pohdittiin Lippukuntapäivän aikuisrekryosuuteen puhujavaihtoehtoja Kokouksen 29.5. kuulumisia: o Laadittiin talousarvio 2019 ja viimeisteltiin toimintasuunnitelma
Piirihallitus Pöytäkirja 4 (9) o Ryhmän puheenjohtajana aloittaa elokuussa Laura Nordgren, Turun Tähti- Tytöt o Piirirekryyn tulossa avoimia pestejä o Sovittiin Lippukuntapäivän koulutuksista ja kouluttajista o SP:n kasvun aikuisten rekrytointi -koordinaatioryhmään Riikka Söderström o Seuraava kokous 14.6. kesäkokouksen merkeissä o Elokuun kokous 14.8. Aikuisten tapahtumat: o 18.8. Majakkaretki Ukin saaristoon Koulutusryhmä Kokouksen 21.5. kuulumisia: Toiminnansuunnittelu 2019-2020 valmis Pari kurssinjohtajaa puuttuu vielä ensi vuodelta, kyselyt ovat käynnissä, uutena kokeillaan PJ-PK:ta välipäiviin Sovittiin vuoden 2019 koulutusohjaajapestien vastuualuista YhPaan liittyen työstetään PJ-PK:n moninaisuusmateriaaleja Sovittiin lippukuntapäivän koulutuksista ja kouluttajista Käytiin vuosiselosteen 2017 piirivastauksia läpi koulutuksen näkökulmasta Katsottiin syksyn 2018 koulutusten ilmoittautumistilanne ja sovittiin, mitkä ilmoittautumiset pidetään vielä auki Syksyn piirirekryyn tulee auki 4 KO -pestiä Pohdittiin tietosuoja-asetuksen vaikutusta ryhmän toimintaan ja miten huomioidaan Kevään PJ-PK-valmistumisprosentti erittäin hyvä Ko-Gi-tapaaminen Framil 8.6. Seuraava kokous 18.6. kesäkokouksen merkeissä: ei asialistaa, ainoastaan ajankohtaiset asiat Ohjaajatapaaminen 2.9. Raumalla (valmentajat, OO:t, KO:t) Elokuun kokous 23.8. KASVATUS Järjestelyvuorotaulukkoa päivitetty Luotsisatelliitin järjestely käynnissä, yöpyminen epävarmaa. Päiväksi varattu Turun tsto. Kaisa Johto hoitaa päivän osuutta (yhdessä OR:n kanssa), TaSaVa OO:t iltaa. SP:n kisasäännöt hyväksytty. Linkki: https://partio. sharepoint. com/toiminnanalat/partiokasvatus/documents/ Laajennettu%20valiokunta/Kokouk set%202018/laajennettu%20kasvatusvaliokun ta%2015. 5. 2018/partiotaitokilpailujensa%CC%88a%CC%88nno%CC%88t_hyva%C C%88ksytty150518.pdf Laajennettu OR oli onnistunut, hyvä osallistuminen.
Piirihallitus Pöytäkirja 5 (9) TALOUS Kassatilanne ja alkuvuoden nostot taloudesta erillisellä dokumentilla Talouskysely lähetetty lippukuntiin, muistutellaan vastaamisesta heinäkuun loppupuolella tulosten analysointi syksyllä Tilataan joulukorttejakortteja Hämeen Partiopiiriltä yhdeksi vuodeksi (6000 kpl) Kalenteripalkinto yli 20 kalenteria myyneille ja kalenteriketuille tänä vuonna väiski-pipo (tilattu 900 kpl) VIESTINTÄ JA MARKKINOINTI(+ IT) ViMa ehdottaa: Facebookiin yhteinen ryhmä L-SP:n lippukunnille ja luottiksille, siellä voi kysellä mm. tekijäapua, mainostaa kaikkia piirin juttuja (jotka eivät koske pelkästään luottiksia) yms. Liity partioon kampanja (SP) nyt kesän aikana. Somekuviin voi laittaa #parastapartiossa Partiopolkulehden teko edistyy IT-jaoston Ilari tarkistanut kaikki luottisläppärit Pohdinnassa piirin ulkoisen viestinnän kehittämistä. 9. Piirin projektit Asia 1: HuHu-leirin tilanne Asia 2: Päätettiin merkitä liitteen mukaan tiedoksi, joista nostoina: Muutamia haastavia tilanteita oli, mutta johtajat selvittivät kiperät tilanteet todella hyvin Vaikutuksen teki kyky paikata tekijöiden puutetta Koko leiriä ja erityisesti ohjelmaa kiiteltiin Projektien palautekokous 18.6. Framil 2018 -suurtapahtuma Päätettiin merkitä liitteen mukaan tiedoksi, joista nostoina: Paljon hyvää palautetta osallistujilta Ei suurempia ongelmia kantautunut tietoon Lisätekijöistä ei olisi ollut haittaa, mutta kaikki saatiin hoidettua Koko piiri pelasi yhteen ihan älyttömän hyvin! Projektien palautekokous 18.6. Asia 3: Tammileiri Vahvistetaan Tammileirin staabi: Leirinjohtaja Essi Virtanen Kyrön Kiurut ja Kokot Leirinjohtaja Heidi Luoto Paraisten Merikotkat Toimistopäällikkö Mia Linnansuu Piikkiön Tammipartio Ohjelmapäällikkö Jami Lehtonen Turun Eränkävijät Ohjelmapäällikkö Leevi Luoto Paraisten Merikotkat Tekniikkapäällikkö Eero Pulkkinen Auran Eräkurjet Huoltopäällikkö Henry Holm Mellilän Menninkäiset Muonituspäällikkö Tiina Tähtikari Vaakun Vartijat Alaleiripäällikkö Atte Virtanen Kyrön Kiurut ja Kokot
Piirihallitus Pöytäkirja 6 (9) Talouspäällikkö Annika Jokinen Vaakun Vartijat Viestintäpäällikkö Emma Hirsimäki Rauman Partiotytöt Turvallisuuspäällikkö Valtteri Lampi Paraisten Merikotkat Turvallisuuspäällikkö Ville Ääri Kairankiertäjät Vahvistettiin Tammileirin leiritoimikunta esityksen mukaisesti. Vahvistettiin leiripaikaksi Ahtela, sekä tiedoksi merkittiin: Esittelypiste HuHulla, mukavasti ilmoittautumisia pesteihin Ensimmäinen staabin kokous 20.6, projektiministeri menee paikalle huivittamaan uudet luottikset Ensi ma 18.6 julkaistaan nettisivuilla staabi, logo, teema, leiriaika ja paikka Projektien seuraava kokous 19.7. Asia 4: Asia 5: Piirileiri Merkittiin tiedoksi, että: Staabirekry starttaa heti syyskauden alussa Yhteiseen partioon 10. SP:n kuulumiset Ei tiedoksi asioita Kehitystyöryhmien kuulumiset Merkittiin tiedoksi: Partion päätöksenteko: työryhmä kokoontui 21.5., L-SP:stä osallistuivat Stefan Stjärnstedt ja Mirva Matikka. Työryhmä muotoili muutoksia SP:n sääntöihin ja menettelytapasääntöön, mm. etäosallistumisen mahdollistaminen partioneuvoston kokouksiin, partiolaisaloitteen kirjaaminen menettelytapasääntöön, kaksivuotislinjausten poistaminen säännöistä ja jäsenmaksusta päättäminen vuodeksi kerrallaan. Lisäksi muita muutoksia. Sääntömuutosehdotukset toimitettiin partioneuvostolle ja piireille kesäkuun alkupuolella ja niitä käsiteltiin SPH:n ja partioneuvoston iltakoulussa 11.6. Työryhmä jatkaa työskentelyä. Asia 2: SP:n toimintasuunnitelma 2019 Asia 3 Merkittiin keskustelu tiedoksi. mm: Avataan Teamsiin keskustelu - ja kommentointikanava. Ministerit keräävät toiminnanalojen kommentit 22.7. mennessä, jonka jälkeen piirinjohtajat lähettävät piirin kommentit SP:lle. Paras vapaaehtoistyö -kysely Päätettiin, että Ville Sahlström ja Anna Lagerroos käyvät kyselyn vastaukset läpi, ja antavat raporttinsa TVK:lle 14.8. mennessä.
Piirihallitus Pöytäkirja 7 (9) 11. Menneet tapahtumat 1. Paraati 6.5. Merkittiin tiedoksi 12. Tulevat tapahtumat Asia 1 Lippukuntapäivä 2018 Merkittiin tiedoksi järjestelyjen tilanne: 25 koulutusehdotusta tullut tähän mennessä. Valittiin yhteiseen osuuteen puhujat kahdesta aiheesta. Lippukuntiin lähtee seuraava viesti elokuussa. 13. Talous Asia 1: Yhdistyksen talouskatsaus 1-5/2018; talousministeri Ville Sahlström Asia 2: Merkittiin talouskatsaus tiedoksi SP:n valtakunnallinen markkinointikampanja Suomen Partiolaiset on lähestynyt piirejä vuoden 2019 aikana järjestettävällä markkinointikampanjalla ja siihen liittyvällä yhteisrahoituspyynnöllä. Lounais-Suomen Partiopiirin osuus kampanjasta olisi n. 20 000. piirinjohtaja Stefan Stjärnstedt esittelee Päätettiin tehdä vuoden 2019 talousarvioon 20 000 varaus valtakunnalliseen markkinointikampanjaan. Valtuutettiin piirinjohtaja ja toiminnanjohtaja tekemään sopimus asiasta Suomen Partiolaisten kanssa. 14. Piirin toimintasuunnitelma ja talousarvio 2019 Asia 1: Kuullaan piirin vuoden 2019 toimintasuunnitelman ja talousarvion tilanteesta. Piirin varajohtaja Ida Arminen ja talousministeri Ville Sahlström esittelevät. 15. Kasvu Asia 1 Merkittiin tiedoksi Kuulumiset SP:n kasvun johtoryhmästä, jäsenhankintaministeri Outi Kronlund esittelee Päätettiin aloittaa piirin oma kasvun koordinaatioryhmä syksyllä. Ida Arminen ja Outi Kronlund valmistelevat ryhmän kokoonpanon piirihallituksen päätettäväksi elokuun kokoukseen. Asia 2 Kasvutoimenpiteet L-SP:ssä, piirin varajohtaja Ida Arminen esittelee Merkittiin tiedoksi kasvutaulukko, jota PH työstää.
Piirihallitus Pöytäkirja 8 (9) 16. Vuosikirja 2018 Vuosikirja 2018 sisältö, työryhmän esityksen mukaisesti Susanna Koivisto esittelee Piirihallitus päätti kokouksessaan 6/2018 yhdistää vuosikirjan, toimintakertomuksen ja talousarvion. Vahvistettiin vuosikirja 2018 sisältö esityksen mukaisesti. Työryhmä Susanna Koivisto ja Ida Arminen tuovat syksyllä piirihallituksen vahvistettavaksi vuosikirjan lopullisen sisällysluettelon. 17. Rekrytointi piirissä Luottisten rekrytointi piirissä. Piirihallitus päätti kokouksessaan 6/2018 perustaa työryhmä pohtimaan luottisten rekrytointia piirissä. Helena Siivonen esittelee työryhmän pohdinnat. Merkittiin tiedoksi liitteenä olevat työryhmän pohdinnat. Työryhmä Helena Siivonen, Teppo Laine ja Susanna Koivisto esittelevät toimenpiteiden tilanteen lokakuun kokouksessa. Päätettiin selvittää partioon.fi sivun linkittämistä Turun kaupungin Minustako vapaaehtoinen? sivulle. 18. Uusi jäsenmaksuluokka 19. Piirihallitukselle tiedoksi Asia SP:n uuden jäsenmaksuluokan vaikutus piirin jäsenmaksuun. Stefan Stjärnstedt esittelee. Päätetiin jatkaa asian valmistelua. 1. Työntekijöiden kesälomat 2. Toimiston kesäaukioloajat: Partiotoimistot palvelevat kes äajassa 1. 6.-31. 8. 2018: mato klo 10-16 ja pe klo 10-14. Turun toimisto on kesällä kiinni 20.6. -29.7.2018. Porin toimisto on kesällä kiinni 18.6. -31.7.2018 3. Satakunnan Partiosäätiön vuosikokous 28.5. 4. Tietosuoja-asetuksen vaikutukset piirissä 5. Piirirekryn aikataulu, jolloin pestit ovat auki, syksyllä 22. 8. - 23.9.2018 ja ensi vuonna 1.-28.2.2019 sekä 22.8. -23.9.2019 Merkittiin tiedoksi. 20. Seuraavan kokouksen aiheita - päätetään syyskokouksen koolle kutsumisesta - Maarit Pirisen päätös ja tarjoiluvuoro 21. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.06
Piirihallitus Pöytäkirja 9 (9) Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri