1 (4) ESITYS 26.10.2017 ESITYS JOENSUUN KAUPUNGIN VUODEN 2018 SUURTAPAHTUMABUDJETTIIN AMPUMAHIIHDON MAAILMANCUPIN, VETERAANIEN MESTARUUSKILPAILUJEN (MASTERS) JA AMPUMAHIIHDON SM- KILPAILUJEN SUURTAPAHTUMATUEKSI 1. ESITYS 75 000 EURON SUURTAPAHTUMATUEKSI Kontiolahden Urheilijat ry esittää, että Joensuun kaupunki myöntäisi Kontiolahden Urheilijat ry:lle suurtapahtumatukea 75 000 euroa vuonna 2018 järjestettävien ampumahiihdon suurtapahtumien järjestämiseen. Tämän lisäksi esitetään, että Joensuun kaupunki osallistuisi yhdessä Kontiolahden kunnan kanssa maailmancupissa IBUn henkilöstön, joukkueiden johdon ja kutsuvieraiden vastaanoton järjestämiseen. Yleiskatsaus Vuosi 2018 Kontiolahden Urheilijat ry järjestää vuosina 2017-2018 seuraavat merkittävät kilpailut: 2017 Ampumahiihdon kansainvälinen Grand Prix 18.-19.11.2017 Maastohiihdon kansainväliset FIS-hiihdot 25.-26.11.2017 2018 Ampumahiihdon kansalliset 17.-18.2.2018 Ampumahiihdon maailmancup 5. 11.3.2018 Lasten ja nuorten talvipäivät (Kontiolahden kunta) 13.-19.3.2018 Ampumahiihdon kv. veteraanien mestaruus kilpailut MASTERS 22.-25.3.2018 Ampumahiihdon SM-kilpailut 31.3.-2.4.2018 Jaama Run (kesäkuu) Ampumajuoksun kansalliset (elokuu) Ampumahiihdon kansainvälinen Grand Prix 18.-19.11.2018 (haetaan) Maastohiihdon kansainväliset FIS-hiihdot 25.-26.11.2018 (haetaan) Ampumahiihdon kansalliset (joulukuu, haetaan) Vuonna 2018 ampumahiihtokeskuksessa järjestetyn ampumahiihdon maailmancupin aluetaloudelliset vaikutukset ovat noin 3,5 miljoonaa euroa.
2 (4) Tulevaisuus ja tavoitteet Kontiolahden organisaatiokomitean tavoitteena on pysyä maailman huipuilla kansainvälisten ampumahiihtokisojen järjestämisessä ja Suomen huipulla maastohiihdon SM-kisojen isäntänä. Suurkilpailujen jatkuvuuden säilyttämiseksi on ampumahiihdon maailmancup 2018 järjestettävä korkealla kansainvälisellä tasolla niin olosuhteiden kuin henkilöstön osaamisen puolesta. Tällä taataan kansainvälinen jatkuvuus. Kontiolahden Urheilijat ry on jättänyt kansainväliselle ampumahiihtoliitto IBU:lle hakemuksen nelivuotiskaudelle 2018/19 2021/22. Kun IBU on päättänyt seuraavan nelivuotiskauden maailmancupohjelman, Kontiolahden Urheilijat ry tekee lopullisen suunnitelman erilaisten kansainvälisten ampumahiihtokilpailujen ja maastohiihdon SM-kilpailujen hakemisesta. Näitä ovat mm. ampumahiihdon nuorten MM kisat, EM-kilpailut, IBU Cup ja kesäampumahiihdon MM-kilpailut. Merkittävimpien kilpailujen kuvaus 1) Ampumahiihdon maailmancup 5.-11.3.2018-30 38 osallistuvaa maata - 500 joukkueen jäsentä + TV ja media - teknisen toteutuksen tason oltava korkealla tasolla - IBU:n tuki järjestelyihin on 100 000 - Budjetti 1,5 miljoonaa euroa Maailmancupin runko-ohjelma: 5.3. Joukkueiden saapuminen 6.3. Virallinen harjoittelu ja joukkueiden saapuminen 7.3. Virallinen harjoittelu 8.3. Miesten pikakisa 10 km 9.3. Naisten pikakisa 7,5km 10.3. Sekapariviesti ja sekaviesti 11.3. Yhteislähtö M 15 km ja N 12,5 km 2) Ampumahiihdon SM-kilpailut 31.3. 2.4.2018 (pääsiäinen) - näkyvä kilpailu Suomessa - 350/600 osallistujaa/huoltajaa - kilpailusta mahdollinen televisiointi, yhdellä lähetyksellä 400 000 500 000 katsojaa (luvut maastohiihdon SM-kisoista). Toistaiseksi televisioinnista ei ole tehty sopimusta. SM kisojen runko-ohjelma: 30.3. Virallinen harjoittelu 31.3. Viestit (yleinen sarja) 1.4. Pikamatkat 2.4. Normaalimatkat tai yhteislähtö/nuorten viestit 3) Ampumahiihdon veteraanien kansainvälinen mestaruuskilpailu (Masters-kilpailu) 22.-25.3.2018 - osallistujia noin 200 yhteensä 10 12 maasta - monipäiväinen tapahtuma, 6 7 päivää - tapahtuman merkitys kasvanut vuosi vuodelta - merkittävä kansainvälisen matkailun kannalta
3 (4) Suurtapahtumatuki käytettäisiin seuraavasti: 1. Ampumahiihdon maailmancup 60 000 2. Veteraanien mestaruuskilpailut 5 000 3. Ampumahiihdon SM-kilpailut 10 000 Yhteensä 75 000 Suurtapahtumatuen käytön erittely 2018 1. Ampumahiihdon maailmancup Esitys tueksi 60 000 Käyttökohteita ovat: - joukkueiden huoltoalueen koppien vuokrat ja sähköistys (kontteja noin 75 kpl) - joukkue- ja mediakuljetukset - Family Club:n ruokapalvelut - äänentoisto - tulostauluelektroniikka (Kurvinen) - katsomot - lumetus - aitaukset - auraukset - puhtaanapito ja hiekoitus - henkilöstökulut - tuomariston kulut Kilpailun budjetti on noin 1 500 000 euroa, josta läpikulkueriä noin 400 000 euroa. 2. Ampumahiihdon SM-kilpailut 30.3. 2.4.2017 Esitys tueksi 10 000 Käyttökohteita ovat: - Lupamaksu - lumetus - erilaiset vuokrat ja rakenteet - tilapäiset WC:t - ylimääräiset huoltotilat - ylikulkusilta - aidat - äänentoisto - mahdolliset televisiointikulut - henkilöstökulut - Kilpailun budjetti on noin 150 000 euroa. 3. Ampumahiihdon veteraanien kansainväliset mestaruuskilpailut 22. 25.3.2018 Esitys tueksi 5 000 Käyttökohteita ovat: - lumetuskulut - gaalan tilavuokrat
4 (4) - henkilöstökulut ja ostopalvelut Muut asiat Lisäksi Kontiolahden Urheilijat ry esittää, että järjestelyorganisaatio saisi veloituksetta käyttöönsä: - latukoneen varakoneeksi ampumahiihdon maailmancupiin - liikenteen opastuksen materiaalit ja asennukset Joensuun kaupungin ja Kontiolahden kunnan alueella - ulkokatsomoita tapahtumakäyttöön Mitä Joensuun kaupunki saa vastikkeeksi? - maailmancupissa kyseessä on Kontiolahti-Joensuun organisaatiokomitea - Joensuun kaupungin pääsy- ja VIP-lipuista sovitaan erikseen sopimuksella ampumahiihdon maailmancupiin ja ampumahiihdon SM-kilpailuihin - Kaikkien tapahtumien käsiohjelmassa on Joensuun kaupungin mainos, koko 1/1 A5 2. JOENSUUN KAUPUNGIN TEKNINEN TUKI Esitetään, että Joensuun kaupunki järjestää teknisenä tukena Kontiolahden ampumahiihdon maailmancuptapahtumaan seuraavat palvelut: 2.1 Yleisökuljetus Joensuun kaupunki järjestää kustannuksellaan asiakkaille ilmaisen yleisökuljetuksen Kontiolahden ampumahiihdon Maailmancup-tapahtumaan reitillä Joensuun uimahalli Kontiolahden ampumahiihtostadion. Joensuun kaupunki vastaa yleisökuljetuksen aikataulujen suunnittelusta ja tarvittavien kuljetusliikkeiden kilpailuttamisesta sekä hankintasopimuksen laatimisesta kaikista yleisökuljetuksen hankintaan liittyvistä kustannuksista yleisökuljetuksen kokonaiskoordinaatiosta kaupungin osalta tarvittavista lähtölaiturijärjestelyistä (aidat, opasteet, somisteet, infot, valaisu) omalta osaltaan yleisökuljetuksiin liittyvän liikennesuunnitelman laatimisen kustannuksista keskustan lähtölaitureilla tapahtuvasta järjestyksenvalvonnasta ja asiakkaiden ohjaamisesta Kontiolahden ampumahiihtostadionin yleisökuljetuspysäkin ohjaushenkilökunnan hankkimisesta ja mahdollisista kuluista Kontiolahden Urheilijat ry vastaa riittävistä pysäkkijärjestelyistä Kontiolahden ampumahiihtostadionilla kaikista pysäkkijärjestelyjen suunnitelmista, toteutuksesta, purkamisesta ja tuotantokustannuksista ampumahiihtostadionin pysäkkien osalta (tarvittavat aidat, opasteet, auraukset, lähtölaiturirakenteet, valaisu, ym.) yleisökuljetusten järjestyksenvalvonnasta osana ampumahiihtostadionin järjestyksenvalvontaa
5 (4) 2.2 Yleisöteltta Joensuun kaupunki järjestää kustannuksellaan ampumahiihtokisojen asiakkaille laadukkaan yleisöteltan Kontiolahden ampumahiihdon Maailmancup-tapahtumaan. Joensuun kaupunki vastaa toimittaa paikalle yhteisesti sovittavan kokoisen laadukkaan yleisöteltan, jonka kokoluokka määritellään tarvekohtaisesti. Yleisöteltta sisältää telttarakenteen, ovet, lattiat ja messumaton yleisöteltan vuokraamisen kilpailuttamisesta, hankintasopimuksesta ja kustannuksista yleisöteltan ravintola- ja ohjelmapalvelutuottajan valitsemisesta ja sopimuksesta yleisötelttaan liittyvästä ääni-, valo- ja screen-tekniikasta yleisötelttaan tarvittavasta esiintymislavasta yleisötelttaan tarvittavasta lämmitysjärjestelmästä ja lämmityskustannuksista yleisöteltan tapahtuma-aikaisesta järjestyksenvalvonnasta Kontiolahden Urheilijat ry vastaa yleisöteltan paikan osoittamisesta tapahtuma-alueella yleisöteltan pystytyksen mahdollisesti tarvitsemasta kaapelinäytöstä yleisöteltan pystyttämiseen ja purkamiseen tarvittavan henkilökunnan toimittamisesta yleisöteltan lastaamissa purkamisessa ja rakennus- sekä purkutöissä tarvittavista työkoneista sekä näiden kustannuksista yleisöteltan rakennus-, tapahtuma- ja purkuaikaisista sähkö-, vesi- ja teleliittymäkustannuksista yleisöteltan veden- ja sähkön kulutukseen pohjaavista kustannuksista yleisöteltan vartioinnista tapahtuman rakennus-, tapahtuma- ja purkuaikana yleisötelttaan mahdollisesti tarvittavan kuvayhteyden järjestämisestä screenille 2.3 Info- ja lipunmyyntipiste Carelicumissa Kontiolahden Urheilijat ry järjestää Carelicumiin info- ja lipunmyyntipisteen viikon nro. 10 ajaksi Carelicumin normaalien aukioloaikojen puitteissa. Joensuu vastaa Carelicumin aulaan sijoitettavan info- ja lipunmyyntipisteen tilan tarjoamisesta veloituksetta sähkökustannuksista verkkoyhteyksistä pöydistä ja penkeistä info- ja lipunmyyntipisteessä Kontiolahden Urheilijat ry vastaa tarvittavasta kielitaitoisesta henkilökunnasta lipunmyyntijärjestelmästä kaikesta tarvittavasta info- ja somistemateriaalista pohjakassasta, tilittämisestä ja kaikesta rahaliikenteestä 2.4 Maailmancup-tapahtuman mahdolliset vastaanotot Joensuun kaupunki sitoutuu osallistumaan maailmancup-tapahtuman kutsuvierasvastaanoton (n. 150 henkilöä) järjestelyihin kustantamalla puolet vastaanoton kustannuksista. Joensuun kaupunki koordinoi kutsuvierasvastaanoton järjestelyt. Vastaanottojen kustannuksien kattamisesta sovitaan tarkemmin erikseen yhdessä Kontiolahden Urheilijat ry:n ja Kontiolahden kunnan kanssa.
6 (4) 2.5 Viestintä maailmancup-tapahtumasta Kisojen markkinointi toteutetaan osaksi maakuntaliiton hankkeena (70 000 ), johon omavastuut jakautuisivat seuraavasti: - Maakuntaliitto 30 000 - Josek 10 000 - Kontiolahden Urheilijat 15 000 - Joensuun kaupunki 7 500 - Kontiolahden kunta 7 500 Sopimuksen osapuolet sitoutuvat suunnittelemaan ja toteuttamaan ampumahiihdon Maailmancuptapahtuman viestintää ja markkinointia parhaalla mahdollisella tavalla yleisökuljetusten sekä yleisöteltan esiintuomiseksi tapahtuman asiakkaille. Sopimusosapuolet sitoutuvat tuomaan esille tässä sopimuksessa sovittua yhteistyötä positiivisessa valossa. Konkreettista yksittäisistä toimenpiteistä yleisökuljetusten, yleisöteltan ja Carelicumin info- ja lipunmyyntipisteen osalta sovitaan markkinointityöryhmän kokouksissa normaalien käytäntöjen mukaisesti. Joensuun kaupunki omalta osaltaan tuo toiminnallisen tukensa tapahtuman viestintään ja markkinointiin yllämainittujen palveluiden esiintuomiseksi. 3. Yhteyshenkilöt Kontiolahden Urheilijat ry:n puolesta yhteyshenkilöinä toimivat toiminnanjohtaja/tapahtuman johtaja Tomi-Pekka Riihivuori, p. 0400 128 140, sähköposti tomi-pekka.riihivuori@biathlon-kontiolahti.fi sekä maailmancupin apulaisjohtaja Sami Leinonen, p. 050 557 8003, sähköposti wcup@biathlon-kontiolahti.fi. Kontiolahti 19.1.2018 Kontiolahden Urheilijat ry Tapani Rönkkö puheenjohtaja Tomi-Pekka Riihivuori Toiminnanjohtaja