KANKAANPÄÄN TARKASTUSLAUTAKUNNAN VUODEN 2017 ARVIOINTIKERTOMUS SISÄLLYSLUETTELO: 1 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TOIMINTA... 2 1.1. Kokoonpano... 2 1.2. Tehtävät, toiminnan tarkoitus sekä tavoitteet... 2 1.3. Yhteys tilintarkastajaan... 3 1.4. Toimintamuodot... 3 2 TAVOITTEIDEN TOTEUTUMISEN SEKÄ TOIMINNAN TARKOITUKSENMUKAISUUDEN JA TULOKSELLISUUDEN ARVIOINTI... 4 2.1. Kaupunkistrategian tavoitteet ja seuranta... 4 2.2. Kaupunkistrategian ja henkilöstön johtamiseen liittyvien tavoitteiden toteutuminen... 5 2.3. Toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä toiminnan tarkoituksenmukaisuus ja tuloksellisuus... 5 2.3. Kaupungin taloutta kuvaavien tunnuslukujen toteutuminen... 8 3. KAUPUNKIKONSERNILLE ASETETTUJEN TAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN... 9 4. YHTEENVETO... 10
2 1 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TOIMINTA 1.1. Kokoonpano Kuntalain 121.1 :n mukaan kaupunginvaltuusto asettaa tarkastuslautakunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä varten. Lautakunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla valtuutettuja. Kaupunginvaltuusto on valinnut tarkastuslautakuntaan toimikaudeksi 2013-2016: puheenjohtaja Irmeli Elomaa varalla Anne Hakala, varapuheenjohtaja Sari Lehtinen varalla Arto Anttila, jäsen Tapio Isojärvi varalla Paula Kuusisto, jäsen Raili Kunnaspuro varalla Anne Tuuri, jäsen Pauli Lanne varalla Charles Myllymäki. Tämän tarkastuslautakunnan toimikausi on jatkunut vielä kevään 2017. Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan 19.6.2017 valinnut tarkastuslautakuntaan toimikaudeksi 2017-2020 seuraavat jäsenet ja varajäsenet: Varsinainen jäsen Henk.koht.varajäsen Arno Koskela, pj. (9) Sirpa Saunajoki (1) Irmeli Elomaa, vpj. (10) Matti Velhonoja Mikko Kulmala (7) Emmi Kangas Pentti Luodetlahti (8) Mia Haapala Irmeli Rosenberg (8) Lauri Ahopelto (1) Suluissa on esitetty osallistumiskerrat kokouksiin. Kokouksia on ollut 10 kpl. Tarkastuslautakunnan jäsenillä on ollut seuraavat ns. pysyvät esteellisyydet: Arno Koskela on ollut sivistyslautakunnan ja ympäristölautakunnan jäsen kevään 2017, Irmeli Elomaa on ollut ympäristölautakunnan varajäsen kevään 2017, Irmeli Rosenberg on ollut ympäristölautakunnan jäsen ja kaupunginhallituksen varajäsen kevään 2017. Esteelliset tarkastuslautakunnan jäsenet eivät ole osallistuneet tarkastuslautakunnan toimintaan kyseisten asioiden käsittelyn osalta. 1.2. Tehtävät, toiminnan tarkoitus sekä tavoitteet Tarkastuslautakunnan tehtävänä on KunL 121 :n mukaan arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet sekä onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tuloksellisuutta tarkastellaan laajasti toiminnan onnistuneisuutena, arvioiden miten hyvin kaupunki täyttää tehtävänsä asukkaiden palvelujen tuottajana.
3 Tarkastuslautakunta antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Hallitus antaa valtuustolle lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta (KunL 121.5 ). 1.3. Yhteys tilintarkastajaan Kaupungin tilintarkastajana on toiminut tilintarkastusyhteisö BDO Audiator Oy vastuullisena tilintarkastajanaan JHTT Vesa Keso. Avustavina tarkastajina ovat toimineet Leena Ahonen, Raimo Kallunki ja JHT HT Ari Virolainen. Vastuullinen tilintarkastaja on toiminut myös tarkastuslautakunnan sihteerinä. 1.4. Toimintamuodot Tarkastuslautakunta on käsitellyt kuntalain ja tarkastussäännön edellyttämiä asioita vuosille 2017-2020 hyväksytyn arviointisuunnitelman mukaisesti. Vuoden 2017 painopistealueena on ollut sosiaali- ja terveyspalvelut, hyvinvointipalvelut ja tukipalvelut. Kokouksiin on kutsuttu kaupunginjohtaja ja kaupunginkamreeri selostamaan ajankohtaisia kaupungin toimintaan ja talouteen liittyviä asioita. Tämän lisäksi jokaisessa kokouksessa on ollut työohjelman mukainen arviointiteema. Kaupunginjohtajan ja kaupunginkamreerin lisäksi toimintavuoden aikana kokouksissa on ollut kuultavana kaupunginsihteeri Anna Vanhahonko, talousjohtaja Sampo Salo (Posa), vanhuspalvelujohtaja Anne Vanhatalo (Posa), Perheja aikuispalvelujohtaja Taija Jokimaa-Frusti (Posa), kirjastotoimenjohtaja Aini Lähteenmäki, vapaa-aikasihteeri Ullamarja Kontiainen, musiikkiopiston rehtori Anna Major, museonjohtaja Eeva-Kaisa Haikonen, tietohallintopäällikkö Jukka Ehto, kuntayhtymäjohtaja Jaana Männikkö (Posa), kaupunginarkkitehti Ilmari Mattila, sivistysjohtaja Heikki Kiviniemi ja tekninen johtaja Marja Vaajasaari. Tarkastuslautakunta on saanut selvityksiä johtavien viranhaltijoiden toimesta kaupungin toiminnan ja talouden tavoitteiden toteutumisesta. Viranhaltijoiden täytettäväksi on annettu arviointilomake, joka on liitteineen toimitettu ennen kokousta tarkastuslautakunnan jäsenille. Osana arviointityötä tarkastuslautakunta seuraa kunnan toimielinten ja johtavien viranhaltijoiden toimintaa. Lautakunta on sopinut keskinäisellä työnjaolla eri toimielinten hallinnon seuraamisesta sekä kerännyt tietoja palvelutoiminnan toimivuudesta ja tavoitteiden toteutumisen tilanteesta. Lautakunnan jäsenten hallinnon seurantavastuu on ollut seuraava: Toimielin Kunnanhallitus Sivistyslautakunta Hyvinvointilautakunta Tarkastuslautakunnan jäsen Irmeli Elomaa Pentti Luodetlahti Irmeli Rosenberg
4 Tekninen lautakunta Arno Koskela Kaupunkisuunnittelulautakunta Mikko Kulmala 2 TAVOITTEIDEN TOTEUTUMISEN SEKÄ TOIMINNAN TARKOITUKSENMUKAI- SUUDEN JA TULOKSELLISUUDEN ARVIOINTI 2.1. Kaupunkistrategian tavoitteet ja seuranta Kaupunginvaltuusto hyväksyi 6.3.2017 uuden kaupunkistrategian. Strategian mukaan kaupunginvaltuusto ja -hallitus arvioivat strategian toetumista tilinpäätöksen yhteydessä. Kaupunginhallitus on toimintakertomuksessa esittänyt käytännön toimenpiteitä, joilla uutta strategiaa on ryhdytty toteuttamaan. Käytännön toimenpiteinä on esitetty elinkeinopalveluiden uudelleen organisointi ja Vatajankosken Sähkö Oy:n kanssa toteutettu Älylatuhanke. Vuoden 2017 osalta seuranta on ollut toimintakertomuksessa kaupunginjohtajan katsauksen alaotsikon Elinvoimapolitiikka ja Satakunnan vetovoimaisin yrittäjäkaupunki alla. Seuraavassa strategiaa ja sen seurantaa koskevassa tekstissä on lainauksia Kuntaliiton antamista ohjeista. Strategian seurantaan vaikuttaa suuresti se, miten strategian toteutumista kuvaavat mittarit ja niiden tavoitetasot on määritelty. Hyvä mittari on yksinkertainen, ymmärrettävä ja viestittävissä, se osoittaa kehityksen suunnan, se on ristiriidattomasti määritelty ja sen tunnusluku on helposti tuotettavissa. Mittari voi olla esim. ominaisuus, tunnusluku tai toimenpide. Mittareita voidaan jäsentää esim. seuraavalla tavalla: Tulosmittari: Onko asetettu tavoite saavutettu? (tulokset, suoritteet, laatu) Ohjausmittari: Kuljetaanko oikeaan suuntaan, onko tehty oikeat valinnat? Käynnistysmittari: Onko kyetty reagoimaan/lähtemään liikkeelle? Hyvälle seurannalle ja arvioinnille on tunnusomaista myös järjestelmä, jossa on sovittu kuka tai mikä taho seuraa ja mitä, milloin raportoidaan ja mitä, milloin ja miten poikkeamiin reagoidaan jne. Kuntaliiton mukaan yksi harkinnanarvoinen strategian toteutumisen arviointikeino on selontekomenettely, jossa kunkin strategisen päämäärän ja/tai siihen liittyvän strategian toteuttamisohjelman edistymisestä, toimenpiteistä ja niiden linkittymisestä kuntastrategiaan raportoidaan valtuustolle. Näin arviointi liittyy laajemmin ja suoremmin suoraan kuntastrategiaan: Miten kunkin strategian päämäärän saavuttamisessa on edetty, onko onnistuttu vai ei? Jos ei, niin miksi? Kvantitatiivisia mittareita voidaan tällöin käyttää tämän analyysin tukena ja osana. Kun kvantitatiiviset mittarit ovat osa laajempaa selontekoa, niin niiden väistämättömät rajoitteet voidaan kirjoittaa auki ja selostaa.
5 Vuosittaisen seurannan lisäksi kaupungin strategiaprosessia ja strategian sisältöjen toteutumista voidaan arvioida laajemmin itsearviointina puolivälissä valtuustokautta ja/tai sen päättyessä. Puolivälissä valtuustokautta tehtävä itsearviointi antaa eväitä loppuvaltuustokauden päätöksenteon ja toimenpiteiden priorisoimiseksi. Valtuustokauden lopuksi tehtävällä itsearvioinnilla voi puolestaan olla suuri merkitys uudelle valtuustolle sen miettiessä strategian tilannetta ja päivitystarvetta. Tarkastuslautakunta kehottaa kaupunginhallitusta selvittämään, mikä on tarkoituksenmukaisin tapa toteuttaa kaupunkistrategian toteutumisen seurantaa ja arviointia. 2.2. Kaupunkistrategian ja henkilöstön johtamiseen liittyvien tavoitteiden toteutuminen Johtamistyö on keskeinen tekijä pyrittäessä tulokselliseen ja tarkoituksenmukaiseen toimintaan. Tarkastuslautakunta on viranhaltijoiden ja työntekijöiden kuulemisten yhteydessä kartoittanut mm. kaupunkistrategian jalkautumista eri tulosalueille. Johtavilta viranhaltijoilta on kysytty mm. henkilöstön johtamiseen liittyvien strategian arvojen (avoimuus, edistävä johtajuus, luovuus ja tehokkuus) toteutumista. Tarkastuslautakunnan saamissa selvityksissä kyseisten strategian arvojen toteutumista pystyttiin yksilöimään vaihtelevasti. Tarkastuslautakunta kiinnitti huomiota sivistyslautakunnan käsittelemään opetustoimen arviointikertomukseen, jonka mukaan kaupungin ja oman tulosalueen strategia tunnetaan mutta niiden tavoitteita ei ole pystytty niin hyvin toteuttamaan. Haasteita on koettu olevan erityisesti johtamiseen liittyvissä asioissa. Arviointikertomuksessa todetaan myös, että johtajuuden kehittämiselle on selkeästi lisätarvetta, tukea ei ole riittävästi ja myös kannustusta kaivataan lisää. Nämä lausunnot olivat ristiriidassa tarkastuslautakunnan saaman koko sivistystointa koskevan selvityksen kanssa. Tarkastuslautakunta kehottaa kaupunginhallitusta selvittämään, miten henkilöstön johtamista koskevat strategian tavoitteet ovat toteutuneet erityisesti sivistystoimen osalta. 2.3. Toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä toiminnan tarkoituksenmukaisuus ja tuloksellisuus Tarkastuslautakunta on arvioinut hallintokuntien ja niiden tehtäväalueiden toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista sekä toiminnan tarkoituksenmukaisuutta ja tuloksellisuutta. Arviointi on tehty haastatteluiden ja arviointimateriaalin perusteella.
6 Tarkastuslautakunnan saamien selvitysten mukaan toiminta on olennaisilta osin ollut kaupunginvaltuuston asettamien tavoitteiden mukaista. Seuraavassa on esitettynä erityisesti tuloksellisuuteen liittyviä huomioita, joihin kaupunginhallitus voi ottaa kantaa kaupunginvaltuustolle antamassaan lausunnossa. Hyvinvointilautakunta Arviointityönsä suorittamiseksi tarkastuslautakunta on kuullut musiikkiopiston rehtoria, museonjohtajaa, kirjastotoimenjohtajaa ja vapaaaikasihteeriä. Lisäksi kuultavana on ollut koko hyvinvointilautakunnan osalta sivistysjohtaja. Tarkastuslautakunnan saaman käsityksen mukaan hyvinvointilautakunnan toiminta on ollut olennaisilta osin valtuuston asettamien tavoitteiden mukaista. Tarkastuslautakunnan saamien selvitysten mukaan väistötilojen käyttö on lisännyt musiikkiopiston kustannuksia ja vaikeuttanut opetustyötä. Tarkastuslautakunta kiinnitti huomiota myös musiikkiopiston sisäilmaongelmista kärsivissä tiloissa säilytettäviin instrumentteihin. Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä, että musiikkiopiston tilakysymyksessä päästään mahdollisimman nopeasti pysyvään tilaongelman ratkaisuun. Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä, että hallintokunnissa ja tulosalueilla löydetään mahdollisimman tarkoituksenmukaiset mittarit, jotka kuvaavat toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista sekä tarkoituksenmukaisuutta ja tuloksellisuutta. Sivistyslautakunta Sivistysjohtaja on ollut tarkastuslautakunnan kuultavana ja antanut selvityksen sivistyslautakunnan alaisista toiminnoista. Tarkastuslautakunnan saaman selvityksen mukaan sivistystoimessa laaditaan suuri joukko erilaisia pakollisia vertailuja ja selvityksiä. Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä, että näitä vertailuja hyödynnetään suunnitelmallisesti toiminnan johtamisessa ja kehittämisessä. Tarkastuslautakunnan saamien selvitysten mukaan opetustoimessa on tehty erilaisia kyselyitä sekä henkilökunnalle että huoltajille. Esimiehille lähetettyyn kyselyyn vastasi 43,5% ja koko opetushenkilökunnalle tehtyyn kyselyyn vastasi 44,0%. Kyselyiden vastausprosentteja voidaan pitää hyvin alhaisina. Varsinkin kun kyseessä on työnantajan työntekijälle tekemä kysely. Kankaanpään kaupunki on ollut edistyksellinen tietotekniikan hyödyntämisessä, mikä mahdollistaa myös palautteen tehokasta kokoamista kehittämisen tueksi.
7 Tarkastuslautakunta kehottaa kaupunginhallitusta selvittämään alhaisten vastausprosenttien syitä ja yhteyttä johtamiseen liittyvien strategian arvojen toteutumiseen. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota osoitettuun aktiivisuuteen sivistystoimen tietotekniikan hyödyntämisessä ja näkee kehityksen myönteisenä. Erityisesti toisen asteen koulutuksessa asian merkitys kilpailutekijänä on kasvussa. Hyvää etenemistä voidaan vahvistaa huolehtimalla päättäjien ja käyttäjäkunnan vuorovaikutuksesta, käyttäjien riittävästä edustuksesta koordinoivissa ryhmissä ja hyvästä käyttäjäkoulutuksesta. Lautakunta pitää myönteisen kehityksen jatkumista toivottavana ja kannustaa ongelmakohtien kartoittamiseen ja ennakointiin. Näemme mahdollisuuksia esim. yhteistyökouluille tarjottavan etäopetuksen teknisessä tuotteistamisessa ja etäopettajien sukupuolijakautuman saamisessa vastaamaan paremmin henkilökunnan jakautumaa. Hallintokeskus Hallintokeskuksen arvioinnissa tarkastuslautakunta on kuullut kaupunginsihteeri Anna Vanhahonkoa ja tietohallintopäällikkö Jukka Ehtoa. Tarkastuslautakunnalle on selvitetty hallintopalvelujen tavoitteita, tavoitteiden saavuttamiseksi tehtyjä toimenpiteitä ja tehtyjen toimenpiteiden vaikutuksia. Hallintopalvelujen yhteydessä on käsitelty myös siivous- ja ruokahuollon asioita. Yksi hallintopalveluille asetettu tavoite on ollut työyhteisökohtaisten kehittämissuunnitelmien toteutumisen seuranta. Tarkastuslautakunnan saaman selvityksen mukaan 16.10.2017 on lähetty esimiesjakelulla kehotus tarkastella kehityssuunnitelmien toteutumista vuoden 2017 loppuun mennessä. Samassa jakelussa on myös lähetty viesti, että kehityskeskustelut on ehdottomasti käytävä kaikkien kanssa vuosittain. Tarkastuslautakunta ei voinut saada varmuutta kyseisten henkilöstöhallintoon liittyvien toimenpiteiden toteutumisesta työyhteisössä vuoden 2017 loppuun mennessä. Kehityskeskustelujen osalta tarkastuslautakunta toteaa, että kehityskeskustelut ovat jokaisen työntekijän oikeus, myös esimiesten. Tarkastuslautakunta pyytää kaupunginhallitusta selvittämään kyseisten toimenpiteiden toteutuminen. Tarkastuslautakunta suosittelee, että osana sisäistä valvontaa otetaan käyttöön tarkoituksenmukainen seuranta pyydettyjen toimenpiteiden toteutumisen seuraamiseksi. Tämä voi olla esim. vastuuhenkilön ilmoitus, kun pyydetty tehtävä on suoritettu. Sosiaali- ja terveystoimi Sosiaali- ja terveystoimen arvioinnissa tarkastuslautakunta on kuullut Posan kuntayhtymäjohtajaa, talousjohtajaa, vanhuspalvelujohtajaa ja perhe- ja aikuispalvelujohtajaa.
8 Tarkastuslautakunnan saamien selvitysten mukaan Posan toiminta on ollut olennaisilta osin kaupunginvaltuuston asettamien tavoitteiden mukaista. Rahatalouden näkökulmasta Kankaanpään kaupungin maksuosuus pieneni 0,7% vuodesta 2016. Maksuosuus on kuitenkin ylittänyt Kankaanpään kaupunginvaltuuston talousarviossa päättämän määrän. Tuloksellisuuden parantamiseksi tehtyinä toimenpiteinä on esitetty mm. lääkärin vastaanottopalvelussa otettu uusi puhelinjärjestelmä, joka mahdollistaa vapaiden aikojen tarjoamisen koko Posan toimialueella. Kyseinen järjestelmä ei ole käytössä hammashoidossa. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota siihen, että Kankaanpäässä on pidemmät hammashoidon jonot kuin muissa Posan jäsenkunnissa. Tekninen toimi: Tarkastuslautakunta on arvioinut teknistä tointa kuulemalla teknistä johtajaa 9.5.2018. Tarkastuslautakunnan saaman selvityksen mukaan teknisen toimen suurimmat haasteet ovat katu- ja vesihuoltoverkoston suuri korjausvelka. Tarkastuslautakunta on vuosien 2013, 2014 ja 2015 arviointikertomuksissaan korostanut kiinteistöstrategian valmistelemisen merkitystä osana tuloksellista toimintaa. Tarkastuslautakunnan saaman selvityksen mukaan toimitilasuunnitelman laadinta on aloitettu vuonna 2015 ja on vielä kesken. Tarkastuslautakunta pitää edelleen tärkeänä, että kaupungin toimitiloja rakennetaan ja ylläpidetään suunnitelmallisesti. 2.3. Kaupungin taloutta kuvaavien tunnuslukujen toteutuminen Toimintatuottojen toteutuma oli 102,2 %, joka oli 320t enemmän kuin talousarviossa. Toimintakulujen toteutuma oli 100,3 %, joka oli 234t enemmän kuin talousarviossa. Verotulojen toteutuma oli 99,5 % ja valtionosuuksien 101,2 %. Tuloslaskelman osoittama vuosikate 3,9M oli 0,5M enemmän kuin talousarviossa. Poistojen jälkeen tilikauden ylijäämäksi muodostuu 13t. Arvonalentumisia on kirjattu 647t. Talousarviossa oli varauduttu 9 791t nettoinvestointeihin. Toteutuma oli 7 740t, eli 79,1 %. Lainakannan muutos oli talousarviossa 6 359t, tilikauden 2017 toteutuma oli 4 009t. Kaupungin omavaraisuusaste oli 27,0 %. Edellisenä vuonna vastaava luku oli 28,5 %. Omavaraisuus on varsin alhaisella tasolla. Tavoitteena omavaraisuuden osalta pidetään 70 %. Suhteellinen velkaantuneisuus oli 65,9 %. Edellisenä vuonna vastaava luku oli 60,5 %. Tavoitteena suhteellisen velkaantuneisuuden osalta pidetään alle 30 %. Kriisitalouden rajana on pidetty 50 %. Tilinpäätöksen mukaan taseessa oleva ylijäämä on 3 187t, 275 /asukas.
9 Yksi tapa arvioida talouden tasapainoa, on verrata pitkällä aikavälillä kumulatiivista vuosikatetta ja kumulatiivisia nettoinvestointeja. Mikäli pitkänaikavälin kumulatiivinen vuosikate on pienempi kuin nettoinvestoinnit, pitää erotus kattaa ottamalla lainaa tai myymällä omaisuutta. Mitä lähempänä oheisen taulukon käyrät ovat toisiaan, sitä lähempänä kaupungin talous on tasapainoa. Laajempi katsaus tilintarkastajan tarkastuspiiriin kuuluvien kuntien talouden tunnuslukuja vuosilta 2008 2017 toimitetaan osana tilintarkastajan raporttia. 3. KAUPUNKIKONSERNILLE ASETETTUJEN TAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN Toimintakertomuksessa on tehty selkoa, miten valtuuston asettamat tytäryhteisöjen toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet ovat toteutuneet. Toimintakertomuksessa esitetyt tavoitteet ovat olleet erilaisia tilipäätöksen tunnuslukuja. Toimintakertomuksessa on esitetty näiden tavoitteiden saavuttamista. Kaupunkikonsernin vuosikate oli 796 /asukas, suhteellinen velkaantuneisuus 75,8 % ja lainakanta 5 738 /asukas. Suhteellisen velkaantuneisuuden osalta tunnusluku ylittää kuntalain määrittelemän erityisen vaikeassa taloudellisessa asemassa olevan kunnan rajan. Lainakannan ja vuosikatteen osalta raja ei ylity. Neljäs kuntalain mukainen erityisen vaikean taloudellisen aseman mittari on kunnallisveroprosentti. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota konsernin lainakannan kehitykseen ja ennakoitavuuteen. Lainakannan ennakoinnissa korostuu konsernijohtamisen merkitys.