KOKOUSMUISTIO 15.8.2002 Irma Reijonen SUOMEN YLIOPISTOKIRJASTOJEN NEUVOSTON KOKOUS Aika: Maanantai 17.6.2002 kello 13.30 17.00 Paikka: Åbo Akademin kirjasto, Tuomiokirkkokatu 2-4 Osallistujat: Eeva-Liisa Lehtonen (puheenjohtaja), Helsingin kauppakorkeakoulun kirjasto, Tore Ahlbäck, Åbo Akademis bibliotek Lea Karhumaa, Lapin yliopiston kirjasto Vuokko Palonen, Vaasan yliopiston kirjasto Juha Hakala (asiantuntija), Helsingin yliopiston kirjasto Irma Reijonen (sihteeri), Helsingin yliopiston kirjasto Poissa: Kai Ekholm, Helsingin yliopiston kirjasto, Anja Ukkola, Lappeenrannan teknillisen korkeakoulun kirjasto 1. Kokouksen avaus Eeva-Liisa Lehtonen avasi kokouksen. 2. Tiedotusasiat 2.1. Varastokirjasto järjestää syysseminaarin 12.9. Kuopiossa. Seminaarin teemana on kirjastojen kokoelmien yhteiskäytön edistäminen. 2.2. Juha Hakala kertoi, että OCLC:n WorldCat-tietokannan hyödyllisyyttä ja toimivuutta kopioluetteloinnissa on testattu. Tulosten perusteella siitä on hyötyä erityisesti vanhan ja harvinaisilla kielillä julkaistun aineiston luetteloinnissa. Jatkossa selvitetään mahdollisuuksia saada Lindan tietueet haettaviksi EUCATtietokantaan. Kopioluettelointimahdollisuuksia lisää myös pohjoismaisten tietokantojen avautuminen kopioluettelointiin virtuaalisen yhteisluettelon SVUCin myötä. Myös EU:n ONE2- hankkeen jatkoksi ollaan sopimassa Z39.50-pohjaisen tietueiden kopioinnin mahdollistavasta lisenssijärjestelystä. 3. Kansallisen portaalin ja digitaalisen kirjaston sovelluksen hankinta Juha Hakala kertoi kansallisen portaalin ja digitaalisen kirjaston sovelluksen hankintaprojektista. Portaalihankkeen taustana on FinELibin käyttöliittymähanke, joka integroidaan osaksi kirjastojärjestelmän, portaalin ja
digitaalisen kirjaston sovelluksen muodostamaa kokonaisuutta. Tavoitteena on edistää aineistojen yhteiskäyttöä ja parantaa sekä painetun että digitaalisen aineiston löytyvyyttä ja käytettävyyttä. Digitaalisen kirjaston sovellus antaa mahdollisuuden tallentaa ja tarjota käyttöön erilaisia elektronisia aineistoja. Sovellukset antavat kirjastoille välineitä sisältöjen tarjoamiseen ja erilaisten palvelujen tuottamiseen. Kansalliskirjasto koordinoi hanketta. Hankkeen johtoryhmä ja projektiryhmä on muodostettu FinELibin käyttöliittymähankkeen organisaation pohjalta. Sovellukset valitaan hankekilpailujen perusteella ja valintapäätökset tekee yliopistokirjastojen johtajien kokous. Sovellusten hankintaan on käytettävissä keskitettyä rahoitusta. Keskustelussa tuotiin esiin se, että hanke monella tavalla tukee verkoston strategialuonnoksessa esitettyjä tavoitteita aineistojen saatavuuden parantamiseksi. Juha Hakala ja Kristiina Hormia-Poutanen esittelevät hankkeen kirjastonjohtajien kokoukselle. Kokouksessa sovitaan alustavasta kokousaikataulusta. 4. Yliopistokirjastojen verkoston strategia vuosiksi 2003-2007 Työryhmän laatima luonnos verkoston strategiaksi on ollut kommentoitavana kirjastoissa. Kommenttien pohjalta tehdyistä muutosehdotuksista keskustellaan johtajien kokouksessa 18.6. Keskusteltiin strategialuonnoksesta. Verkoston strategia nähtiin kirjastojen tasa-arvoisen kehittämisen välineenä, jolla tavoitellaan yhtenäistä palvelutasoa ja helppokäyttöisiä palveluja asiakkaille. Yhteisellä teknisellä infrastruktuurilla alennetaan kustannuksia ja siten mahdollistetaan myös pienten kirjastojen kehitys. Kansalliskirjaston merkitys verkoston yhteisenä voimavarana on mm. siinä, että se voi toteuttaa operatiivisesti verkoston päätöksiä. Työnjako yliopistokirjastojen ja kansalliskirjaston kesken voidaan esittää esimerkiksi havainnollistavan taulukon avulla. Keskeisiksi lähivuosien kehittämishankkeiksi haluttiin nostaa tietokartan laatiminen, kansallisen portaalin ja digitaalisen kirjaston hanke, henkilöstön osaamisen kehittäminen, kirjastojen rahoitusperusteiden selvitys ja yhteisten palvelujen ylläpidon rahoitusmallien kehittäminen. Strategian toimenpidesuosituksia tarkennetaan liittämällä niihin suunnitelma aikataulusta ja toteuttajista. Strategiaa tarkistetaan vuosittain ja uudistetaan kahden vuoden välein. Tiivistelmä strategiasta esitellään rehtoreille ja opetusministeriölle. Päätettiin ehdottaa johtajien kokoukselle, että kokoonnutaan syyskuussa Kokkolan neuvottelupäivien yhteydessä käsittelemään strategian lopullista
versiota. Myös strategian tiivistetyn version tulisi silloin olla valmis hyväksyttäväksi ja julkistettavaksi. 5. Virtuaaliyliopistoasiat 5.1. Jäsenen valinta SVY:n ESR-hankkeiden ohjausryhmään SVY on organisoinut ESR-rahoitteiset hankkeensa uudelleen. Portaalin rakentamisen lisäksi ESR-rahoitusta on saatu tiedottamiseen, koulutukseen ja paikallisportaalin suunnitteluun. Hankkeille on perustettu yhteinen ohjausryhmä, johon kuuluu SVY:n johtoryhmä asiantuntijajäsenineen ja edustajat CSC:stä, YLE:stä, yliopistojen atk- ja tietohallintojohtajista, kirjastoista, opintoasianhallinnosta ja henkilöstökoulutuksesta. Lisäksi ohjausryhmän kokouksiin osallistuu hanketta rahoittavien lääninhallitusten edustajia. SVY:n kehittämisyksikkö on pyytänyt nimeämään yliopistokirjastojen edustajan hankkeiden yhteiseen ohjausryhmään. Portaalihankkeen ohjausryhmässä jäsenenä on ollut Päivi Kytömäki, joka on valmis jatkamaan myös uudistetussa ohjausryhmässä. Nimettiin yliopistokirjastojen edustajaksi SVY:n ESR-hankkeiden ohjausryhmään ylikirjastonhoitaja Päivi Kytömäki Oulun yliopiston kirjastosta. 5.2. Luonnos Suomen virtuaaliyliopiston strategiaksi Luonnos SVY:n strategiaksi on lausunnoilla yliopistoissa. Strategian keskeinen kysymys on SVY:n toiminnan ja yhteisten palvelujen organisointitapa. Keskusteltiin siitä, miten kirjastot voisivat parhaiten tuoda esille virtuaaliyliopistoa hyödyttävät palvelunsa. Esimerkiksi verkko-opiskelun prosessikuvauksen avulla voidaan hahmottaa opiskelijan tarvitsemat palvelut. 6. Tiedonhankinnan ja informaatiolukutaidon hankkeet 6.1. Tiedonhankinnan ja -hallinnan verkko-opetushankkeet Irma Reijonen kertoi, että Tiedonhaun ja -hallinnan verkko-oppimateriaalit -hankkeen käynnistyskokous pidettiin 4.6. Hankkeeseen osallistuu 8 yliopistokirjastoa, 9 ammattikorkeakoulukirjastoa ja kolme käynnissä olevaa yhteishanketta. Hanketta koordinoi Opiskelijakirjasto. Opetusministeriö myönsi rahoitusta 29 000. Saatua rahoitusta käytetään yhteisten tiedonhallinnan perusteiden koordinointiin, kartoitukseen ja yhteistyöhön sekä tiedonhakupelin pilotointiin. Käynnistyskokouksessa sovittiin, että tiedonhallinnan perusoppimateriaalin kartoitusta ja koordinointia ryhtyy tekemään Turun yliopiston kirjastosta
kirjastonhoitaja Leena Järveläinen. Tiedonhakupeliä kehittävästä ja testaavasta osiosta vastaa erikoistutkija Eero Sormunen Tampereen informaatiotutkimuksen laitokselta. Hankkeen ohjausryhmän muodostavat Ari Rouvari, Leena Järveläinen, Eero Sormunen, Markku Ylinen (Alma Media), Hanna Lahtinen (Laurea) ja Irma Reijonen. Vuokko Palonen kertoi, että TieDot-hankkeen johtoryhmä on perustettu ja että tarvittavat käyttöoikeussopimukset hankkeeseen osallistuvien yliopistojen kesken on tehty. Parhaillaan kirjastoissa laaditaan tieteenalakohtaisia tiedonhaun verkkokursseja. Hankkeen seuraava kokous pidetään 9.-10.10. 6.2. Informaatiolukutaitoa käsittelevän seminaarin järjestäminen Yhteistyössä STKS:n opintopalveluiden työryhmän kanssa järjestettävä seminaari "Informaatiolukutaidon soveltaminen tiedonhallinnan opetuksessa" pidetään 21.-22.11.2002 Helsingissä Viikin Infokeskuksessa. Irma Reijonen kertoi seminaarin alustavasta ohjelmasta. Ensimmäisenä päivänä kuullaan kaksi ulkomaista ja kaksi kotimaista alustusta. Toisena päivänä työskennellään workshopeissa. 7. Kirjastoalan koulutus ja yliopistokirjastojen henkilöstötarpeet Oulun yliopiston informaatiotutkimuksen laitos järjesti 28.5. keskustelutilaisuuden kirjastoalan koulutuksesta. Irma Reijonen, joka osallistui tilaisuuteen yliopistokirjastojen edustajana, kertoi siellä esiin tulleista asioista. Kirjastokenttä esitti sekä määrällisiä että laadullisia alan koulutukseen kohdistuvia tarpeita. Korkea-asteen oppilaitokset esittelivät omien opintoohjelmiensa sisältöjä. Toisen asteen koulutuksesta ei ollut esittelyä. Ammatillisen täydennyskoulutuksen muotoina tuli esiin kirjasto- ja informaatioalan ammattitutkinto ja Helsingin yliopiston täydennyskoulutuksessa suunnitteilla oleva muuntokoulutus. Sanna Näätänen informaatiotutkimuksen laitokselta selvittää graduaan varten kirjastojen henkilöstörakennetta ja henkilöstön vaihtuvuutta lähivuosina. Tutkimuksen laadullisessa osiossa hän selvittää myös sisällöllisiä tarpeita. Laaja-alaisten tutkintojen tarpeellisuudesta ja sivuaineopiskelumahdollisuuksien lisäämisestä oltiin hyvin yksimielisiä. Alan oppisisältöihin kohdistuu monenlaisia odotuksia. Ammattikorkeakoulujen antamaa koulutusta ei tunneta kirjastoissa kovin hyvin, mikä vaikuttaa niistä valmistuneiden sijoittumiseen työelämään. 8. Yhteistyö atk- ja tietohallintojohtajien kanssa
Irma Reijonen kertoi atk-pääsihteerin Esko Vakkilaisen kanssa käymästään keskustelusta kirjasto- ja atk-johtajien yhteistyön jatkamisesta. Kirjastojärjestelmähankkeesta alkaneen yhteistyön jatkumiseksi on löydettävä uusia sisältöjä ja kohteita. Sellaisia voivat olla esimerkiksi Virtuaaliyliopiston tarvitsemat palvelut, jotka edellyttävät yhteistyötä yliopistoissa useiden eri toimijoiden kesken. Keskustelussa todettiin, että sekä atk- ja tietohallinnon että kirjastojen puolella on käynnistynyt uusia isoja hankkeita, joista on tarpeen tiedottaa ja keskustella. HAKA (hakemistot käyttäjähallinnossa) ja KATO-projektit atkpuolella ja kirjastojen kansallisen portaalin ja digitaalisen kirjaston sovellusten hankinnat voisivat olla ensi keväänä yhteisen kokouksen aiheita. 9. Syksyn kokousaikataulu Päätettiin ehdottaa johtajien kokoukselle seuraavaa kokousaikataulua: - 25.-26.9. strategian hyväksyminen Kokkolassa - 23.10. portaalin sovelluksen valintapäätös Neuvoston kokoukset pidetään Kokkolan kirjastonjohtajien neuvottelupäivien yhteydessä ja Helsingin kirjamessujen yhteydessä 24.10. 10.Kokouksen päättäminen Eeva-Liisa Lehtonen päätti kokouksen 17.00.