Ohjeita yhdistyksen toimintatilaston tekijälle

Transkriptio

1 Ohjeita yhdistyksen toimintatilaston tekijälle

2 Sisältö Kirjautuminen tilastosovellukseen... 3 Tapahtumat ja raportit... 4 Muistilistaa tapahtumien kirjaamiseksi... 5 Esimerkkejä... 9 Uudenmaan Martat ry Lapinlahdenkatu 3A Helsinki Versio 2.0 Korjaus sivu 6: Myyjäiset ja muu varainhankinta (Järjestötoiminta) 2

3 Kirjautuminen tilastosovellukseen Linkki tilastosovellukseen Rekisteröidy käyttäjäksi Jäsennumero löytyy jäsenkortista sekä Martat-lehden takaa Sähköposti, jonka ilmoitat rekisteröityessäsi on jatkossa sinun käyttäjätunnus Salasanassa tulee olla vähintään 8 merkkiä, joista kaksi isoa kirjainta ja kaksi numeroa Kirjaudu sisään Sähköpostiosoite ja salasana Käytä sitä sähköpostia ja salasanaa, jota käytit rekisteröityessäsi Jos olet unohtanut salasanasi, PAINA Unohditko salasanasi, niin saat sähköpostiisi välittömästi uuden salasanan. Salasanan voit käydä muuttamassa helpommaksi omat asetukset kohdassa. 3

4 Tapahtumat ja raportit Voit 1) lisätä uusia tapahtumia 2) korjata tai muuttaa jo kirjattua tapahtumaa 3) poistaa tapahtuman 4) hakea ruudulle tapahtumalistoja 5) tulostaa raportteja Muista aina tallentaa uusi tapahtuma. Jos korjaat tapahtumaa jälkeenpäin, tarkista, ettei se ole kirjautunut tuplana. Voit pyytää ruudulle tapahtumalistan joko - koko kuluvalta vuodelta tai - voit syöttää aikarajat - voit myös hakea tapahtumia järjestäjän, toteutustavan tai aihe-alueen mukaan. Voit hakea ja tulostaa raportteja, jossa on - kaikki kuluvan vuoden tapahtumat tai - voit syöttää aikarajat - voit myös hakea ja tulostaa raportit järjestäjän, toteutustavan tai aihealueen mukaan. Raportti tulee PDF-muodossa ruudulle, josta sen voi tulostaa. 4

5 Muistilistaa tapahtumien kirjaamiseksi Marttaliiton ohje on, että tapahtuma kirjataan mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen. Tapahtumat kirjataan kuitenkin vähintään puolivuosittain. Koska tapahtumien kirjaamisen yhteydessä helposti unohtuu asioita/töitä, alla on muistilista tilaston tekijän avuksi. Käsitöiden, kuten sukkien, lapasten ja kaulaliinojen, tekemiseen on määritetty keskiarvoaika, jota yhdistyksen tulee käyttää tilastoissa. Samoin ruokien ja leivonnaisten kuten kakkujen ja pullien tekemiseen käytetään määritettyä keskiarvoaikaa. Muuten kirjataan toteutuneet tunnit. Yleiset toimistotyöt (Järjestötoiminta) Jos toimistotöitä kirjataan könttänä esimerkiksi kaksi kertaa vuodessa, kirjaa tapahtuman nimeksi Toimistotöitä. Jos kirjaat toimistotyöt useammin, esimerkiksi aina tietyn työn jälkeen ne kannattaa kirjata tehdyn työn nimellä. Esimerkiksi Nettisivujen päivitystä>muu tapahtuma> Järjestötoiminta>Nettisivujen päivitys. Näin Nettisivupäivitys tulee tapahtuman nimeksi ja näkyy raportissa Järjestötoimintana. Toiminnan suunnittelu Nettisivujen päivitys SoMe-päivitys, mm. Facebook, Twitter Nettipalaverit Toimintatilastointi (Huomio, tilastointi tapahtuu myös kokouksen, marttaillan tai muun tapahtuman yhteydessä) Rahastonhoitajan ja/tai kirjanpitäjän työt, mm. laskujen maksu, kirjanpito Vuosikokouksen jälkeiset toimistotyöt Pöytäkirjojen arkistointi Tiedotus mm. piirin ja marttayhdistyksen viestit, kokouskutsut Sähköposteihin vastaaminen Uusien jäsenten vastaanottaminen, yhdistyksen jäsenten yhteystietojen päivittäminen Jäsenrekisterin päivitys Muut yhdistysasiat ja järjestötyöt Vuosikokous (Järjestötoiminta) Tilavaraukset Valmisteleva kokous (hallitus) Kokouskutsu ja esityslista (pj ja sihteeri) Tilinpäätös, tuloslaskelma ja tase (rahastonhoitaja) Talousarvio (rahastonhoitaja) Toimintakertomus (pj ja sihteeri) Toimintasuunnitelma (pj) Toiminnantarkastus (toiminnantarkastajat) Vuosikokouspapereiden kopiointi kokousväelle (esim. sihteeri) Kokouksen puheenjohtaja Pöytäkirja (kokoussihteeri) Ääntenlaskijat ja pöytäkirjan tarkastajat Vuosikokouksen kahvitus (emännät), ks. kohta Marttailta Vuosikokouksen jälkeiset toimistotyöt, kuten allekirjoitusten haku pöytäkirjaan (esim. sihteeri) Ilmoitukset PRH:een (Patentti-ja Rekisterihallitus) 5

6 Yhteystietojen päivitykset kotisivuille ja sähköpostin osoitekirjaan (esim. sihteeri, tiedottaja) Toimintatilastointi, ks. kohta Yleiset toimistotyöt, käytetty aika kirjataan vain yhteen kertaan Hallituksen kokous (Järjestötoiminta) Kokousvalmistelut Kokouskutsu ja esityslista (pj ja sihteeri) Raha-asiat (rahastonhoitaja) Kokous (hallitus) Pöytäkirja (sihteeri) Toimintatilastointi, ks. kohta Yleiset toimistotyöt (merkitään vain yhteen kertaan) Kevät- ja syyskauden ohjelman suunnittelu (Järjestötoiminta) Merkitään erillisenä tapahtumana tilastoon tai sisällytetään ko. marttailtaan. Marttailta (Järjestötoiminta) Marttaillan tai -kurssin suunnittelu, valmistelu ja toteuttaminen: - Vetäjä/t, ohjelman järjestäjä/t - Esiintyjä omasta yhdistyksestä / ulkopuolinen esiintyjä, Huom. vain vapaaehtoistoiminta - Puheenjohtaja ja sihteeri Emännät: kirjataan sekä etukäteisvalmistelut että vapaaehtoistoiminta marttaillassa marttaillan keston mukaan. Etukäteisvalmisteluina kakun tai pullan tms. leipomisesta merkitään tilastoon 2 tuntia. Marttailtaan käytettyyn aikaan lisätään jokaiselle vapaaehtoiselle myös matka-aika. Tiedotus (tiedottaja, puheenjohtaja tai muu vastuuhenkilö) Toimintatilastointi ja SoMe-päivitys, ks. kohta Yleiset toimistotyöt, Huom. käytetty aika kirjataan vain yhteen kertaan Toimitilan vuokranmaksu talkootyönä esim. seurakunnalle, kirjataan vapaaehtoisten tunnit toteutuneen tuntimäärän mukaan Uusien Marttojen ilta (Järjestötoiminta) Suunnittelu Materiaalikansioiden kasaaminen uusille ja nimilappujen hankinta (esim. sihteeri) Illan vetäminen (vetäjä/t) Tiedotus, mm. kutsut/ilmoittautumiset (tiedottaja tai muu vastuuhenkilö) Toimintatilastointi, ks. kohta Yleiset toimistotyöt, käytetty aika kirjataan vain yhteen kertaan Oman yhdistyksen järjestämät kurssit (Järjestötoiminta) Ruokakurssit yhdistyksen jäsenille, ks. kohta Marttailta Muut, esim. Hygieniapassi Myyjäiset ja muu varainhankinta (Järjestötoiminta) Myyjäistoimikunnan kokoukset (osallistujat) Reseptien suunnittelu ja tarkistus: kakut, muut leivonnaiset, laatikot ym. Ostoslistan laatiminen ja ostospaikoista päättäminen Tarvikkeiden hankinta, mm. kaupassa käynti Tiedotus, mm. ilmoittelu/mainokset (tiedottaja tai muu vastuuhenkilö) 6

7 Etikettien/tuoteselosteiden tekeminen ja kopiointi Leivonnaisten ja ruokien valmistus: kirjataan keskiarvotunnit alla olevien ohjeiden mukaan, muut toteutuneen tuntimäärän mukaan. - Kakkujen leipominen: 2 tuntia/1 kakku, 3 tuntia/2 kakkua jne. - Muiden levonnaisten leipojat - Kotona leivotut - Laatikkomassojen sekoitus: 3 tuntia - Laatikoiden paistaminen: 2 tuntia - Sinappi jne. Käsitöiden tekeminen, kirjataan keskiarvotunnit alla olevista, muut toteutuneen tuntimäärän mukaan: - Miesten sukat: 10 tuntia - Naisten sukat: 8 tuntia - Lasten sukat: 5 tuntia - Aikuisten lapaset: 8 tuntia - Lasten lapaset: 5 tuntia - Kaulaliina: 6 tuntia - Myssy: 3 tuntia - Kassit, tyynyt, koristeet, muut käsityöt. Myyjäistilojen järjestely (myyjät ym.) Tuotteiden myyminen (myyjät) Loppusiivous (myyjät ym.) Rahojen laskeminen, tuotot (rahastonhoitaja) Toimintatilastointi, ks. kohta Yleiset toimistotyöt, käytetty aika kirjataan vain yhteen kertaan Käsityökerho, muu kerho (Järjestötoiminta) Valmistelut, mm. materiaalihankinnat ym. (vastuuhenkilö/t) Kerhon vetäminen (vetäjä/t) Tiedotus (tiedottaja tai muu vastuuhenkilö) Toimintatilastointi, ks. kohta Yleiset toimistotyöt, käytetty aika kirjataan vain yhteen kertaan Liikuntakerho (Muu toiminta-> liikunta, terveys, hyvinvointi) Tiedotus Kerhon vetäminen Tilastointi Käsityö- tai muun näyttelyn järjestäminen (Tapahtumat ja tilaisuudet kolmannelle osapuolelle) Suunnittelu Toteutus ja purkaminen (vastuuhenkilö/t) Tiedotus, mm. mainokset ja mainostaminen (tiedottaja tai muu vastuuhenkilö) Juhlat, kevät, joulu, muut (Järjestötoiminta) Juhlatoimikunnan suunnittelutyö (vastuuhenkilö/t) Ohjelma (vastuuhenkilö/t) Tarjoilut (esim. emännät) Juhlan läpivienti (vastuuhenkilö/t) Tilojen siivous ja järjestely (vastuuhenkilö/t) 7

8 Muistamisten, kuten kukkien ja muiden lahjojen hankinta (vastuuhenkilö/t) Yhteistyötapaamiset muiden yhdistysten kanssa (Järjestötoiminta) Suunnittelu Yhteistyötapaamiset (osallistuja/t) Tapahtumat kolmansille osapuolille (Tapahtumat ja tilaisuudet kolmannelle osapuolelle) Kirjataan säännöllisesti toistuvat kolmansien osapuolten tapahtumat, joita tehdään pitkin vuotta, vähintään puolivuosittain kertatapahtumiksi. Suunnittelupalaveri/t ja käynnit paikan päällä (vastuuhenkilö/t) Ohjelman suunnittelu (vastuuhenkilö/t) Tapahtumaan osallistuminen (vastuuhenkilö/t) Jälkityöt (vastuuhenkilö/t) Retket (Retki-> Järjestötoiminta) Suunnittelu, mm. tarjouspyynnöt ja niiden käsittely Varaaminen, vahvistaminen (hallituksen päätös, vastuuhenkilö/t) Tiedotus, mm. ohjelman muokkaaminen nettisivuille ja ilmoittautumislomake (tiedottaja, sihteeri tai muu vastuuhenkilö) Ilmoittautumiset ja maksujen tarkistus (rahastonhoitaja) Yhteiskyytien järjestelyt, jos mennään omilla autoilla Toimintatilastointi, ks. kohta Yleiset toimistotyöt, Huom. käytetty aika kirjataan vain yhteen kertaan Nettiopastusta jäsenille esimerkiksi kirjastossa, kurssi, luento tai ketjukoulutus (Järjestötoiminta) Opastajat (yhdistyksen vapaaehtoiset) Käsityö-, puutarha- tai muu luento, teatteri- ja muut käynnit ym. (Valitaan aihealue ja kirjataan aihe-alueen mukaan) Luennot, teatteri ja muut käynnit, jumppatapahtumat ym. merkitään toimintatilastoon, jos ne ovat yhdistyksen suunniteltua toimintaa. Toimintatilastoon kirjataan tapahtuman vastuuhenkilön/vastuuhenkilöiden tunnit toteutuneiden tuntien mukaan. Jos martta omaksi ilokseen menee oppimaan käsitöihin, puutarhaan, sieniin tai muuhun vastaavaan liittyviä asioita, tätä ei merkitä toimintatilastoon, ELLEI hän sitten opasta asiaa suunnitellusti marttaillassa (ketjukoulutusperiaate). Tapahtuma tilastoidaan vasta silloin, kun marttailta on toteutunut, ks. kohta Marttailta (Marttaillan suunnittelu valmistelu ja toteuttaminen = osallistuminen luennolle, valmistelut ja tapahtuman järjestäminen). Kurssit piirissä tai muualla (Järjestötoiminta) Jos martta omaksi ilokseen osallistuu esim. piirin järjestämälle kurssille, tätä ei merkitä toimintatilastoon, ELLEI hän sitten opasta asiaa suunnitellusti marttaillassa tai yhdistyksen järjestämällä kurssilla (ketjukoulutusperiaate). Tapahtuma tilastoidaan vasta silloin, kun marttailta/kurssi on toteutunut, ks. kohta Marttailta (Marttaillan tai -kurssin suunnittelu, valmistelu ja toteuttaminen = osallistuminen esim. piirin kurssille, valmistelut ja tapahtuman järjestäminen). Piirin kursseja ovat mm. seuraavat: 8

9 - Ruoka, puutarha, kranssi - Sieni - Garderobi - Kansainvälinen (kv) toiminta Piirin tapahtumaan osallistuminen (Järjestötoiminta) Vertaismarttakoulutus (osallistuja/t) Vertaismarttakäynnit (vertaismartta) Puheenjohtajan neuvottelupäivä (pj) Sihteerin neuvottelupäivä (sihteeri) Rahastonhoitajan koulutus (rahastonhoitaja) Piirin vuosikokous (kokousedustaja/t) Käsityölahjoituksia (Tapahtumat, tilaisuudet kolmannelle osapuolelle) Kirjataan käsityölahjoitukset, joita tehdään pitkin vuotta puolivuosittain kertatapahtumiksi. Esimerkiksi: - Sytomyssyjä sairaaloille ja vauvasukkia neuvoloille, tehty pitkin vuotta - Sukkia Marttaliiton aikuispakkaukseen, tehty pitkin vuotta. Esimerkkejä MARTTAILTA HALLITUKSEN KOKOUS 9

10 TOIMISTOTÖITÄ 10