b. Kutsut puhujatilaisuuksiin ja niiden arvojärjestys

Transkriptio

1 LUKU XXI MATKA- JA KULUKORVAUKSET PUHUJATILAISUUDET, MATKUSTUSSÄÄNNÖT JA KORVAUKSET Nämä säännöt koskevat nykyisiä hallintovirkailijoita, entisiä kansainvälisiä presidenttejä, entisiä kansainvälisiä johtajia, kansainvälisiä johtajia ja joitakin entisiä piirikuvernöörejä, joilla on matkustuskuluja, joista vastaa Lions Clubs International. A. PUHUJATILAISUUDET 1. Puhujatilaisuudet puhujan oman vaalipiirin alueella a. Yleiset säännöt puhujille (1) Yksi vaalipiirin alueella asuva virallinen puhuja voi vierailla piirin vuosikokouksessa tai vastaavassa piirin laajuisessa tilaisuudessa. Jos pyydetty puhuja asuu vaalipiirin ulkopuolella, kansainvälisen presidentin tulee hyväksyä tämä puhujapyyntö. Puhujamatka voidaan hyväksyä jos matkustusbudjetissa on varaa matkaan. (2) Muita puhujia ei hyväksytä jos osapiirin vuosikokous järjestetään moninkertaispiirin vuosikokouksen yhteydessä. (3) Yksittäis- ja moninkertaispiiri, mukaan lukien sen alapiirit, voi lähettää kutsun yhdelle hallintovirkailijalle vuodessa. (4) Erityisolosuhteissa, jolloin useamman kuin yhden virkailijan vierailu on tarpeellista, voi kansainvälinen presidentti hyväksyä useamman virkailijan vierailun. (5) Jos vaalipiirin alueella asuvat puhujat eivät pysty matkustamaan tilaisuuteen, puhujan mailibudjetti voidaan siirtää puhujilta, jotka eivät pysty matkustamaan, sellaiselle henkilölle, joka pystyy matkustamaan kyseiseen tilaisuuteen. Heidän molempien tulee asua saman vaalipiirin alueella. Tällainen siirto voidaan hyväksyä vain jos lähetetään hyväksymiskirje, jossa puhuja luovuttaa budjettinsa toisen käyttöön. Mikäli hyväksyntä evätään, voi kansainvälinen presidentti harkintansa mukaan valtuuttaa budjetin uudelleenjakamisen presidentin vuotensa aikana. (6) Puhujat, jotka valitaan ja jotka asuvat vaalipiireissä 1 ja 2, voivat matkustaa molempien vaalipiirien alueilla. (7) Matkakulut virallisiin puhujatilaisuuksiin otetaan puhujan matkustusbudjetista. (8) Puhujat voivat osallistua väliaikaispiirin tai piirittömän alueen kokoukseen, jos budjetissa on varoja jäljellä. b. Kutsut puhujatilaisuuksiin ja niiden arvojärjestys (1) Piiri (yksittäis-, osa tai moninkertaispiiri) voi suoraan kutsua mahdollisen puhujan sopivaan kokoukseen. Kansainvälinen presidentti voi hyväksyä poikkeukset kutsukäytäntöön. Mahdolliset puhujat, jotka on valittu ja jotka asuvat sen vaalipiirin alueella, missä kutsu esitetään, hyväksytään seuraavien Sivu 1

2 sääntöjen mukaisesti: i. Kansainvälinen presidentti: Kansainvälinen presidentti voi matkustaa mihin tahansa liontilaisuuteen maailmassa, jos kulut pysyvät budjetin puitteissa. Tilaisuuksien tulisi olla koko piiriä (yksittäis- tai moninkertaispiiriä) edustavia tilaisuuksia. ii. Muut hallintovirkailijat: Edellinen kansainvälinen presidentti ja kansainväliset varapresidentit voivat matkustaa hyväksyttyihin kokouksiin ja muihin liontilaisuuksiin heidän omien vaalipiiriensä alueella. Matkustaminen lionstilaisuuteen oman vaalipiirin ulkopuolella tapahtuu budjetin puitteissa. iii. Kuka tahansa kansainvälinen johtaja tai, jos heitä ei ole, silloin iv. Kuka tahansa entinen kansainvälinen presidentti tai jos heitä ei ole, silloin entinen kansainvälinen johtaja tai, jos heitä ei ole, silloin v. Entinen piirikuvernööri yksittäis- tai moninkertaispiirin alueelta, jossa tapahtuma pidetään. c. Travel Department -osaston apu puhujatilaisuuksiin matkustamisessa (1) Matkustuspyynnöt tulee esittää LCI:n Travel Department -osastoon, jotta henkilökunta voi auttaa matkajärjestelyjen tekemisessä. (2) Travel Department -osasto antaa pyydettäessä listan mahdollisista puhujista, joilla on mahdollisuus tulla tilaisuuteen, edellä mainitun järjestyksen mukaisesti. (3) Puhuja-anomuslomake on täytettävä ja lähetettävä matkaosastoon vähintään kuusikymmentä (60) päivää ennen kokousta. Tätä kuudenkymmenen (60) päivän sääntöä ei noudateta varapuhujien matkoista tai kolmannen varapresidentin tai ensimmäisen vuoden johtajien matkoista tilaisuuksiin heinä-, elo- ja syyskuussa. (4) Jos pyydetty virkailija ei pysty matkustamaan tilaisuuteen, LCI:n Travel Department -osasto keskustelee hallintovirkailijoiden kanssa, jotta päätetään toisen virkailijan mahdollisuudesta osallistua tilaisuuteen. Hallintovirkailijat voivat järjestää videon kautta järjestettävän puheen. (5) Kun puhuja on valittu, matkapalveluiden osasto varmistaa puhujan suostumisen tehtävään. (6) Matkapalveluiden osasto lähettää tiedon kaikista saaduista puhujakutsuista sekä kutsun esittäneelle henkilölle että puhujalle. (7) Matkapalveluiden osasto selvittää suorimmat ja edullisimmat reitit, jotta vältetään turhia lentoja. Näin virkailijoilla on enemmän aikaa puhujatilaisuuksiin, palvelutehtäviin ja lionien kanssa keskustelemiseen. Tätä kautta vähennetään myös kuluja ja kansainvälisen matkustamisen fyysistä rasitusta. d. Puhujan vastuut (1) Yleiset vastuut ja tarkoitus. Jotta kaikki tapahtumaan osallistuvat saisivat Sivu 2

3 mahdollisimman paljon irti virallisen puhujan hankkimisesta, on virallisen puhujan ensisijainen tarkoitus edistää jäsenkasvua ja kertoa yleisölle järjestön ohjelmista, erityisesti uusimmista ja olennaisimmista, sekä tiedottaa järjestön saavutuksista, säännöistä, mukaan lukien LCIF:n ohjelmat ja saavutukset. Puhujan tulee puhua aiheista, jotka innostavat ja hyödyttävät paikallisia klubeja ja piiriä joka isännöi tilaisuutta. Matkakustannuksia sekä tulevien puhujamatkojen kuluja voidaan jättää korvaamatta, mikäli puhuja valitsee puhua aiheista jotka eivät liity järjestön ohjelmiin. e. Keskustelutilaisuus. Vierailusta vastaavan toimikunnan tulee järjestää osana virallista vierailua keskustelutilaisuuden puhujan ja piirin johtajien välillä. Kokouksen tarkoitus on: (1) Antaa puhujalle mahdollisuus kertoa piirin johdolle kansainvälisen lionsjärjestön viimeisistä uutisaiheista ja muutoksista. (2) Antaa piirin johdolle mahdollisuus kertoa piirin lionismista, keskustella ideoista, ratkaista ongelmia, jne. (3) Antaa mahdollisuus läheiseen henkilökohtaiseen keskusteluun kaikkiin lionismiin liittyvissä asioissa. f. Vierailuraportti. Kaikki viralliset puhujat, joille Lions Clubs International korvaa matkakulut, ovat velvoitetut täyttämään vierailuraportin. Se lähetetään korvaushakemuksen mukana. Ilman vierailuraporttia korvausta ei makseta. Hallintovirkailijoiden ei tarvitse lähettää vierailuraporttia. g. Piirin velvollisuudet. Isäntänä toimivan piirin velvollisuutena on maksaa virallisen puhujan kulut, mukaan lukien hotelli-, ateria- ja paikalliskuljetuskulut. Piirit, jotka eivät hoida näitä velvollisuuksia eivät voi kutsua puhujia piiriin ennen kuin näistä kuluista johtuvat velat on maksettu. Jos puhujalla on oikeus lepopäivään, hotelli- ja ateriakulut korvataan tilintarkastussääntöjen mukaisesti. 2. Puhujatilaisuudet puhujan piirin alueella (yksittäis-, osa- tai moninkertaispiiri) a. Lupakäytäntö Etukäteislupaa kansainvälisestä toimistosta ei tarvita puhujamatkoihin oman yksittäis- ja moninkertaispiirin alueella, mistä puhuja valittiin virkaan ja missä hän asuu. Kulut piirin tilaisuuksiin osallistumisesta katetaan budjetista. Jos puhuja asuu nyt piirissä, jossa häntä ei valittu virkaan, hän voi puhua piirissä, jossa hän asuu parhaillaan jos toista puhujaa ei ole saatavilla, arvojärjestyksen mukaisesti. Matkakulut virallisiin puhujatilaisuuksiin otetaan puhujan matkustusbudjetista. Sivu 3

4 b. Hyväksytyt puhujat. Puhujat tulee kutsua (yksittäis-, osa- tai moninkertaispiirin) puhujatilaisuuksiin heidän omien piiriensä alueella seuraavia sääntöjä noudattaen: (1) Entiset kansainväliset presidentit ja entiset kansainväliset johtajat voivat osallistua tilaisuuksiin, jotka pidetään heidän omien yksittäis- tai moninkertaispiiriensä alueella, kun kulut sisältyvät heidän budjetteihinsa. (2) Hyväksytyt entiset kansainväliset johtajat i. Kaksi viimeisintä kansainvälistä johtajaa voivat ottaa puhujapyynnön vastaan, kun tilaisuus pidetään heidän piirinsä alueella. Sellaisille moninkertaispiireille, jotka kattavat suuren maantieteellisen alueen, kansainvälinen presidentti voi hyväksyä muidenkin kansainvälisten johtajien sallimisen. ii. Alla olevassa taulukossa näkyvät edellisten kansainvälisten johtajien lukumäärä, jotka voivat ottaa vastaan puhujapyyntöjä moninkertaispiirin jäsenmäärän mukaisesti (30.4. kumulatiivinen raportti): Moninkertaispiirin jäsenmäärä Yli Yli Yli Hyväksytyt puhujat Kolme Neljä Viisi iii. Siinä tapauksessa, että joku entinen kansainvälinen johtaja jolle on hyväksytty budjetti, ei käytä omaa piirin budjettiaan minään vuonna, voi toinen entinen kansainvälinen johtaja, jolle ei ole hyväksytty budjettia (samasta moninkertaispiiristä) hakea vuosittain tätä budjettia käyttöönsä. Tällainen hakemus voidaan hyväksyä vain jos liitteenä on entisen kansainvälisen johtajan allekirjoituksella hyväksymä asiakirja jossa hän luovuttaa budjettinsa toisen käyttöön. Mikäli hyväksyntä evätään, voi kansainvälinen presidentti harkintansa mukaan valtuuttaa budjetin uudelleenjakamisen presidentin vuotensa aikana. B. LIONJOHTAJIEN BUDJETIT 1. Entiset kansainväliset presidentit, kansainväliset johtajat ja entiset kansainväliset johtajat. Jokaiselle entiselle kansainväliselle presidentille, kansainväliselle johtajalle ja vaatimukset täyttäville entisille kansainvälisille johtajille annetaan jokavuotinen budjetti kattamaan järjestön toimintaan liittyviä kuluja, mukaan lukien piirin tai moninkertaispiirin tehtävät, joihin liittyvät kulut noudattavat yleisiä korvaussääntöjä (Kappale C. tässä säännössä). Vuosibudjetti perustuu seuraaviin tekijöihin: a. Entiset kansainväliset presidentit Sivu 4

5 (1) Piirin sisäinen budjetti US$ (2) Budjetti kattamaan matkakuluja hyväksyttyihin kokouksiin piirin/moninkertaispiirin ulkopuolella ja osallistuminen kansainvälisen presidentin koolle kutsumiin kunniatoimikunnan kokouksiin mailin budjetti per toimivuosi puhujatilaisuuksiin osallistumiseksi. Erityisolosuhteissa kansainvälisellä presidentillä on oikeus hyväksyä korkeintaan lisämailia budjettiin. Suurten maantieteellisten alueiden johtajille kansainvälinen presidentti voi myöntää ylimääräiset mailia. b. Kansainväliset johtajat (1) Piirin sisäinen budjetti Kansainväliset johtajat saavat US$2200 plus US$0,15 per jäsen kuten on raportoitu edellisen vuoden huhtikuun 30. päivän kumulatiivisessa raportissa oman yksittäis- tai moninkertaispiirin alueella, minimi on US$3200 ja maksimi on US$9000. (2) Mailibudjetti hyväksyttyihin kokouksiin osallistumiseksi oman piirin/moninkertaispiirin ulkopuolella mailin budjetti toimivuodelle, jotta he voivat osallistua virallisiin kokouksiin heidän omien yksittäis- tai moninkertaispiirien ulkopuolella. Kansainvälinen presidentti voi hyväksyä ylimääräisen mailin lisän erityisessä tilanteessa. Suurten maantieteellisten alueiden johtajille kansainvälinen presidentti voi myöntää ylimääräiset mailia. Kansainväliset johtajat ovat oikeutettuja kutsusta osallistumaan yksittäis- tai moninkertaispiirien piirikokouksiin tai kuvernöörineuvoston kokouksiin oman yksittäis- tai moninkertaispiirin ulkopuolella, mutta oman vaalipiirin alueella ja mailin budjetin puitteissa silloin kun ei ole muita johtajia tai jos erityisolosuhteet vaativat niin. Kopio kutsukirjeestä tai puhujalomake tulee lähettää laskun mukana, jotta kulut korvataan. c. Hyväksytyt entiset kansainväliset johtajat (1) Piirin sisäinen budjetti US$0,12 per per jäsen kuten on raportoitu edellisen vuoden huhtikuun 30. päivän kumulatiivisessa raportissa oman yksittäis- tai moninkertaispiirin alueella, minimi on US$1,200 ja maksimi US$4000. Katso kappaletta A.2.b.(2), jossa kerrotaan kansainvälisistä johtajista, jotka ovat oikeutettuja tähän budjettiin. (2) Mailibudjetti hyväksyttyihin kokouksiin osallistumiseksi oman piirin/moninkertaispiirin ulkopuolella Sivu 5

6 mailin budjetti toimivuodelle, jotta he voivat osallistua virallisiin kokouksiin heidän omien yksittäis- tai moninkertaispiirien ulkopuolella. Erityisolosuhteissa kansainvälisellä presidentillä on oikeus hyväksyä korkeintaan lisämailia budjettiin. Suurten maantieteellisten alueiden johtajille kansainvälinen presidentti voi myöntää ylimääräiset mailia. Entinen kansainvälinen presidentti, kansainvälinen johtaja ja entinen kansainvälinen johtaja voi kutsusta osallistua lionstilaisuuteen toisessa moninkertaispiirissä, jossa hän asuu ja jossa hän ei ole virallinen puhuja. Kulut otetaan hänen piirin sisäisestä budjetista. Kopio kutsusta tulee lähettää kululaskun mukana, jotta menot korvataan. d. Määräraha lahjoihin. Kun entinen kansainvälinen presidentti, kansainvälinen johtaja tai entinen kansainvälinen johtaja matkustaa tilaisuuteen oman yksittäis- tai moninkertaispiirin ulkopuolelle ja hänen oletetaan antavan lahjan tässä tilaisuudessa, hän saa korvauksena lahjan hinnan, korkeintaan US$75. C. YLEISET KORVAUSSÄÄNNÖT Seuraavat yleissäännöt ja säädökset koskevat kuluja, jotka johtuvat edellä selostetuista puhujamatkoista ja jotka entiset kansainväliset presidentit, kansainväliset johtajat, hyväksytyt entiset kansainväliset johtajat ja muut kansainväliseen hallitukseen nimitetyt jäsenet esittävät korvattavaksi. Mitään muita kuluja paitsi niitä, jotka on erityisesti mainittu näissä korvaussäännöissä, ei saa veloittaa eikä laskuttaa järjestön puolesta matkustavan yksilön nimissä. Matkustajien oletetaan käyttävän järjestön varoja huolellisesti ja suunnittelemaan matkat niin, että kulut eivät ylitä budjettia. On matkustajan vastuulla raportoida hänelle aiheutuneet kulut kulukorvaussääntöjen mukaisesti. 1. Kulukorvauslomake a. Kulukorvaukset tulee lähettää tilintarkastusosastoon joka kuukausi, seuraavan kuun 20. päivään mennessä. Korvaushakemukset tulee lähettää 60 päivän kuluessa. Rahastonhoitaja voi tarkistaa ja hyväksyä korvaushakemukset, jotka lähetetään 60 päivän eräpäivän jälkeen. Nämä ovat poikkeustapauksia yhden vuoden ajan. Kuukausi Korvaushakemuksen Korvauksia ei makseta tämän eräpäivä jälkeen Heinäkuu 20. elokuuta 20. lokakuuta Elokuu 20. syyskuuta 20. marraskuuta Syyskuu 20. lokakuuta 20. joulukuuta Lokakuu 20. marraskuuta 20. tammikuuta Marraskuu 20. joulukuuta 20. helmikuuta Sivu 6

7 Joulukuu 20. tammikuuta 20. maaliskuuta Tammikuu 20. helmikuuta 20. huhtikuuta Helmikuu 20. maaliskuuta 20. toukokuuta Maaliskuu 20. huhtikuuta 20. kesäkuuta Huhtikuu 20. toukokuuta 20. heinäkuuta Toukokuu 20. kesäkuuta 20. elokuuta Kesäkuu 20. heinäkuuta 20. syyskuuta (1) Jotta henkilö voi saada korvauksen matkakuluista, hänen tulee: (2) Lähettää virallinen allekirjoitettu korvaushakemus ja eritellyt kuitit; (3) Kuitilla tulee näkyä nollasaldo osoittamaan, että maksu on suoritettu; (4) Jos korvaushakemus täytetään verkossa, digitaalinen allekirjoitus ja skannatut kopiot eritellyistä kuiteista hyväksytään; (5) Korvaus maksetaan paikallisessa valuutassa tai pankkiohjeiden mukaisesti. b. Kuitit tulee liittää mukaan jos summa on suurempi kuin $US75, ellei paikallisissa säännöissä vaadita toisin. c. Kaikkien matkalaskujen mukana tulee olla vierailuraportti, jotta korvaus virallisista puhujatilaisuuksista voidaan maksaa. d. Matkanjärjestäjän tai lentoyhtiön virallinen matkakertomus sekä muut mahdolliset tositteet vaaditaan. 2. Lentomatkustus Matkajärjestelyt tulee aina hoitaa järjestön valitseman matkanjärjestäjän kautta. Jos järjestöllä ei ole jossakin maassa paikallista matkanjärjestäjää, tulee matkustajan hankkia etukäteen hyväksyntä matkan hinnalle järjestön matkustusosastolta. Hinta ei saa ylittää 1000 US dollaria. Alle 1000 US dollarin hintainen lentolippu tulee varata alhaisimmalla mahdollisella hinnalla, suorinta reittiä, ennalta hyväksytyssä matkustusluokassa ja hyväksytyille matkustuspäiville. Korkeintaan kaksi johtajaa tai kaksi hallintovirkailijaa voivat matkustaa samalla lennolla. Hyväksytyt matkustajat voivat matkustaa heille hyväksytyssä matkustusluokassa ja he voivat aina valita matkustamisen halvemmassa palveluluokassa. Matkustusluokka lentomatkoilla on economy-luokka, paitsi seuraavilla henkilöillä: a. First class (1) Presidentti (2) Edellinen kansainvälinen presidentti (3) Ensimmäinen varapresidentti Sivu 7

8 (4) Toinen varapresidentti (5) Mukana matkustava aikuiskumppani b. Business class (1) Kolmas varapresidentti (vuosibudjetti mailia) (2) Entiset kansainväliset presidentit, joille myönnetään oikeus palveluluokan muuttamiseen, määrä on lipun varsinaisen hinnan ja edullisimman businessluokan lipun hinnan erotus ja siitä tulee tehdä asianmukaiset veroilmoitukset. c. Businessluokan matkalippu hyväksytään niissä tapauksissa, joissa edestakaisen lentomatkan kesto ylittää kymmenen tuntia, lukuun ottamatta aikaa lentokentällä jatkolentoa odottamassa. (1) Kansainväliset johtajat (2) Hallituksen jäsenet, jotka matkustavat hallituksen kokouksiin ja vuosikokoukseen, muut kuin entiset kansainväliset presidentit (3) Entiset kansainväliset johtajat (4) Hallintovirkailijat (5) Mukana matkustava aikuiskumppani d. Coach Economy -luokka voidaan muuttaa Premium Economy -luokaksi silloin kun kokonaismatkustusaika edestakaiselle matkalle ylittää 10 tuntia lukuun ottamatta aikaa lentokentällä jatkolentoa odottamassa. (1) Maailmanlaajuisen toimintaryhmän johtajat lukuun ottamatta entisiä kansainvälisiä presidenttejä, jotka on mainittu yllä (2) Piirikuvernööri-elektien seminaarin ryhmänjohtajat ja yhteistyövirkailijat e. Lisäksi seuraavat seikat tulee ottaa huomioon korvausten saamiseksi: (1) Lentoliput korvataan varsinaisten kulujen mukaisesti. (2) Lippujen muutokset korvataan, jos järjestö on vaatinut muutosta ja hyväksynyt etukäteen muutoksen. (3) Elektronisia lentolippuja tulee käyttää aina kun mahdollista. (4) Lentoliput tulee ostaa vähintään 14 päivää ennen lentoa, jotta varmistetaan lentoyhtiön mahdolliset alennukset tai jotta järjestö voi neuvotella hinnasta. (5) Jos sallitussa matkustusluokassa ei ole tilaa Business Class -matkustajille, he voivat lentää seuraavassa ylemmässä luokassa halvimman loogisen reitin mukaan ylemmässä palveluluokassa ja kyseisen ajankohdan mukaisesti. (6) Järjestön etukäteislupa tarvitaan henkilökohtaisen lentokaluston käyttöön. (7) Jos matka sisältää kuuden tunnin, tai pidemmän jatkolennon, sallitaan matkustajalle yksi yö hotellissa. Yksi hotelliyö (katso E.h.) ja ateriakulut korvataan yleisiä hotelli- ja ateriakuluja koskevien korvaussääntöjen mukaisesti. Yhden yön hotelliyöpyminen hyväksytään myös siinä tapauksessa, että matkustajan matka pitenee lennon viivästymisen tai peruuntumisen takia kuudella tai useammalla tunnilla. 3. Muut matkustusmuodot. Junaa tai linja-autoa voi käyttää milloin mahdollista ja kun se on edullisin saatavilla oleva matkustusmuoto. Tällaisissa tapauksissa tulee pyytää Sivu 8

9 hyväksyntä matkasuunnitelmalle, jotta voidaan varmistaa niiden korvauskelpoisuus. Taksimatkat korvataan aiheutuneiden kulujen mukaan, sisältäen juomarahan. 4. Automatkustus. Standardi kilometrikorvaus on 0,31 dollaria kilometriltä (US$0,50 per maili), johon sisältyy paitsi bensan hinta, myös auton käyttö ja kulutus, kuten renkaiden kuluminen, auton arvon alentuminen, vakuutus, yms. Autoa voi käyttää jos se on joustavampi vaihtoehto sekä edullisin. Matkan aikana aiheutuneet aterioiden, yöpymisen, pysäköintikulujen, kilometrikulujen, tiemaksujen, taksi- ja lauttamatkojen kulut voidaan korvata mikäli niiden yhteishinta ei ylitä edestakaisen lentolipun hintaa. Tällaisissa tapauksissa tulee pyytää hyväksyntä matkasuunnitelmalle, jotta voidaan varmistaa niiden korvauskelpoisuus. 5. Vuokra-autot. Autonvuokraus sallitaan silloin kun vuokra-auton hinnaksi tulee sama hinta tai alhaisempi kuin mitä muilla matkustustavoilla. Kuluihin tulee sisällyttää polttoaineet, tiemaksut, autonvuokra, pysäköinti ja muut mahdolliset lisät. Kokonaishinta ei saa olla edestakaista, sallitun matkustusluokan lentolipun hintaa korkeampi. Varaukset tulee tehdä aina mahdollisuuksien mukaan etukäteen ja vuokra-auton on oltava ekonominen malli. Matkustaja on vastuussa halvimman mahdollisimman hinnan saamiseksi matkan vaatimuksiin vastatakseen. Matkustajan tulee hankkia tapaturmavastuuvakuutus (Loss Damage Waiver, LDW)USA:n mantereella käytettävään vuokra-autoon. Kaikki vauriot ja menetykset koskien vuokra-autoa ovat matkustajan vastuulla, sillä järjestö ei korvaa matkustajalle tai autovuokraamolle tällaisia vaurioita. 6. Lepopäivä pitkillä matkoilla. Matkustettaessa puhujatilaisuuteen, hallituksen kokoukseen tai kansainväliseen vuosikongressiin ja menopaluulentomatkan kesto ylittää 10 tuntia, on matkustaja oikeutettu lepopäivään paikanpäällä, jossa kokous tai tilaisuus pidetään. Tästä voidaan korvata yksi yö hotellissa (kts. E.h.) ja yhden päivän ateriakulut. 7. Aikuiskumppanin matka ja muiden perheenjäsenten matkat. Yhden aikuiskumppanin matkakulut korvataan yllämainituissa kappaleissa selitetyissä tilanteissa vain silloin, kun matkan katsotaan olevan Lions Clubs Internationalin etujen mukainen. Tämä tarkoittaa matkustusta tapahtumiin tai kokouksiin kt. puhujatilaisuudet, hallituksen kokoukset, kansainväliset vuosikongressit ja muut sallitut tilaisuudet, mitkä luokitellaan tärkeiksi ja tarkoituksenmukaisiksi puolison osallistumiselle. Muille perheenjäsenille ei korvata matkakuluja. 8. Hotelli. Kansainvälisten johtajien, entisten kansainvälisten presidenttien ja hyväksyttyjen entisten kansainvälisten johtajien kulut kahden hengen huoneesta korvataan. Kansainväliset johtajat ja entiset kansainväliset johtajat saavat korvauksen yhden makuuhuoneen sviitistä heidän oman yksittäis- tai moninkertaispiirin vuosikokouksessa. 9. Ateriat. Korvaus maksetaan varsinaisten kulujen mukaan, lukuun ottamatta alkoholia. Jokaisen aterian kulut tulee merkitä järjestön viralliselle kululomakkeelle. Sellaiset ateriat, joilla korvausta pyydetään vieraiden aterioille, heidän nimensä tulee listata Sivu 9

10 kululaskulle tai liitteenä olevalle kuitille. Eritellyt kuitit vaaditaan kaikista ateriakuluista. 10. Henkilökohtaiset kulut. Jos järjestö maksaa virkailijan, entisten kansainvälisten presidenttien, kansainvälisten johtajien tai hyväksyttyjen entisten kansainvälisten johtajien, muiden hallitukseen nimitettyjen jäsenten henkilökohtaisia kuluja matkojen aikana, lähetetään siitä lionille lasku. Tällaiset kulut vähennetään tulevista kulukorvauksista. Mikäli kyseisellä lionilla ei ole avoimia kulukorvauksia, lähettää säätiö henkilökohtaisista kuluista laskun. Kaikki henkilökohtaisten kulujen laskut tulee maksaa 30 päivän kuluessa laskun päivämäärästä. 11. Korvattavat menot. Korvaus maksetaan seuraavista menoista, kun matkalaskun liitteenä on hyväksyttävät todisteet ellei toisin mainita. a. Kuljetukset (1) Lento (2) Lentokenttäverot (3) Pysäköinti (4) Junaliput (5) Linja-autoliput (6) Taksi (7) Autonvuokraus (8) Mailikorvaus (9) Moottoritiemaksut (10) Lautta b. Ateriat & Majoitus c. Foorumit. Matkakulut korvataan vain entisille kansainvälisille presidenteille, kansainvälisille johtajille ja hallituksen jäsenille (ja mukana matkustaville aikuiskumppaneille), jotka on valittu sen vaalipiirin alueelta, missä foorumi pidetään. d. Muu (1) Juomarahat (2) Pesulapalvelut (3) Pankkimaksut (4) Visa veloitukset (5) Passikuvat (6) Maksut ylimääräisestä matkatavarasta (7) Ilmoittautuminen (8) Vieraskirjat (9) Kokoushuoneiden vuokra (10) Audio/visuaalisten laitteiden vuokra (11) Puhelin/Faksi (12) Internet Sivu 10

11 (13) Postituskulut/kuriiriposti (14) Toimistotarvikkeet (15) Painetut materiaalit (kirjepaperi, käyntikortit & kopiot) 12. Kulut joita ei korvata. Seuraavia kuluja ei korvata. a. Lippujen muutoksia, joita ei ole hyväksytty etukäteen b. Alkoholijuomat c. Hotellin kuntosali ja harrastustilat d. Hotellin elokuvanvuokraukset e. Huvimenot f. Kauneushoitolan kulut g. Postikortit ja henkilökohtaiset kortit h. Liput ja viirit D. ERITYISTEHTÄVÄT Erikoistapauksissa kansainvälinen presidentti voi antaa puhujatehtävän, jonka kustannukset veloitetaan erikoismäärärahasta. Tuleva presidentti ehdottaa talousarvioon tarvittavan erikoismäärärahan joka vuoden kesäkuussa. Talous- ja päämajatoimikunta tarkastaa tästä budjetista veloitetut kulut jokaisessa kokouksessaan. Sallitut kulut veloitetaan erikoistehtäväbudjetista. E. HENKI- JA TAPATURMAVAKUUTUS/MATKAVAKUUTUS Järjestö tarjoaa kaikille virkailijoille, entisille kansainvälisille presidenteille, kansainvälisille johtajille, entisille kansainvälisille johtajille ja piirikuvernööreille maailmanlaajuisen tapaturmavakuutuksen ja henki- ja tapaturmavakuutuksen, joka tarjoaa vakuutusturvan lionsaiheisiin matkoihin oman maan ulkopuolella. Yhteenveto vakuutuksen ehdoista on saatavilla lakiasiain jaostosta. F. UUDEN JOHTAJAN PEREHDYTYS Jokaiselle vastavalitulle kansainväliselle johtajalle korvataan hänen matka- ja majoituskulunsa yleisten korvaussääntöjen mukaan hänen vieraillessaan kansainvälisessä toimistossa Oak Brookissa (Illinois, USA) perehdytystarkoituksessa. Tämä vierailu tulee tehdä mahdollisimman pian ja mikäli mahdollista jonkun hyväksytyn matkan yhteydessä ja ennen hallituksen kokousta loka/marraskuussa. Kansainvälinen presidentti hyväksyy vierailun keston ja siihen liittyvän puolison matkustuksen ja majoituskulujen korvauksen. G. KUMPPANIN MATKOIHIN LIITTYVÄT VASTUUT JA OHJEET 1. Aikuiskumppani, muu kuin laillinen puoliso, joka matkustaa entisen kansainvälisen presidentin, kansainvälisen johtajan, entisen kansainvälisen johtajan, hallituksen jäsenen Sivu 11

12 tai virallisen puhujan kanssa hallituksen kokouksiin tai kansainväliseen vuosikokoukseen tarvitsee vuoden alussa kansainvälisen presidentin hyväksynnän. 2. Aikuiskumppanin matkakulut korvataan, yleisten korvaussääntöjen mukaisesti, mikäli kumppani osallistuu ennalta määriteltyihin Lions Clubs Internationalin tapahtumiin ja tilaisuuksiin joihin kumppanin odotetaan osallistuvan. Kuluja ei korvata jos kumppani ei osallistu mainittuihin tilaisuuksiin. Nämä säännöt koskevat nykyisiä kansainvälisen hallituksen jäseniä, entisiä kansainvälisiä presidenttejä, entisiä kansainvälisiä johtajia ja joitakin entisiä piirikuvernöörejä, joilla on matkustuskuluja, joista vastaa Lions Clubs International. A. SALLITUT KOKOUKSET Järjestö korvaa hallintovirkailijoiden, kansainvälisten johtajien, entisten kansainvälisten presidenttien ja entisten kansainvälisten johtajien matkustuskulut, kun he edustavat järjestöä sallituissa kokouksissa. 1. Sallitut puhujatilaisuudet oman vaalipiirin alueella, mutta oman yksittäis- tai moninkertaispiirin ulkopuolella Jokainen piiri (yksittäis-, osa ja moninkertaispiiri) on oikeutettu yhteen viralliseen puhujaan vuosikokouksessa tai vastaavassa piirinlaajuisessa tilaisuudessa. Jos osapiirin vuosikokous järjestetään moninkertaispiirin vuosikokouksen yhteydessä, vain yksi virallinen puhuja sallitaan. Yksittäis- ja moninkertaispiiri, mukaan lukien sen alapiirit, voi lähettää kutsun yhdelle hallintovirkailijalle vuodessa. Erityisolosuhteissa, jolloin useamman kuin yhden virkailijan vierailu on tarpeellista, voi kansainvälinen presidentti hyväksyä useamman virkailijan vierailun. Virallisen puhujan tulee asua saman vaalipiirin alueella. Puhujatilaisuudet oman vaalipiirin ulkopuolelle voidaan sallia kansainvälisen presidentin hyväksynnällä ja riippuen puhujan matkustusbudjetista. Puhujat, jotka valitaan ja jotka asuvat USA:ssa tai sen alueilla, Bermudassa, Bahamasaarilla tai Kanadassa, voivat matkustaa molempien vaalipiirien alueilla. Matkakulut virallisiin puhujatilaisuuksiin otetaan puhujan matkustusbudjetista. a. Kutsumenettely (1) Piiri (yksittäis-, osa tai moninkertaispiiri) voi suoraan kutsua mahdollisen puhujan sopivaan kokoukseen. Kansainvälinen presidentti voi hyväksyä poikkeukset kutsukäytäntöön. Mahdolliset puhujat, jotka on valittu ja jotka asuvat sen vaalipiirin alueella, missä kutsu esitetään, hyväksytään seuraavien sääntöjen mukaisesti: Sivu 12

13 i. Kansainvälinen presidentti: Kansainvälinen presidentti voi matkustaa mihin tahansa liontilaisuuteen maailmassa, jos kulut pysyvät budjetin puitteissa. Tilaisuuksien tulisi olla koko piiriä (yksittäis- tai moninkertaispiiriä) edustavia tilaisuuksia. ii. iii. iv. Muut hallintovirkailijat: Edellinen kansainvälinen presidentti ja kansainväliset varapresidentit voivat matkustaa hyväksyttyihin kokouksiin ja muihin liontilaisuuksiin heidän omien vaalipiiriensä alueella. Matkustus liontilaisuuksiin heidän omien vaalipiiriensä ulkopuolelle tulisi tapahtua kunkin matkustusbudjetin puitteissa ja kansainvälisen presidentin on tarkistettava ja hyväksyttävä matkan tarkoitus etukäteen. Kuka tahansa kansainvälinen johtaja tai, jos heitä ei ole, silloin Kuka tahansa entinen kansainvälinen presidentti tai entinen kansainvälinen johtaja tai, jos heitä ei ole, silloin v. Entinen piirikuvernööri yksittäis- tai moninkertaispiirin alueelta, jossa tapahtuma pidetään. (2) Matkapalveluiden osasto antaa pyydettäessä listan mahdollisista puhujista, joilla on mahdollisuus tulla tilaisuuteen, edellä mainitun järjestyksen mukaisesti. (3) Puhujan anomuslomake on täytettävä ja lähetettävä matkaosastoon vähintään kuusikymmentä (60) päivää ennen kokousta. Tätä kuudenkymmenen (60) päivän sääntöä ei noudateta varapuhujien matkoista tai toisen varapresidentin tai ensimmäisen vuoden johtajien matkoista tilaisuuksiin heinä-, elo- ja syyskuussa. (4) Kun puhuja on valittu, matkapalveluosasto varmistaa puhujan suostumisen tehtävään. (5) Piirejä rohkaistaan pitämään vuosikokouksensa perjantain ja sunnuntain välillä, jolloin lentohinnat ovat edullisempia. (6) Matkapalveluiden osasto lähettää tiedon kaikista saaduista puhujakutsuista sekä kutsun esittäneelle henkilölle että puhujalle. b. Puhujan vastuut (1) Yleiset vastuut ja tarkoitukset Jotta kaikki tapahtumaan osallistuvat saisivat mahdollisimman paljon irti virallisen puhujan hankkimisesta, on virallisen puhujan ensisijainen tarkoitus edistää jäsenkasvua ja kertoa yleisölle järjestön ohjelmista, erityisesti Sivu 13

14 uusimmista ja olennaisimmista, sekä tiedottaa järjestön saavutuksista, säännöistä, mukaan lukien LCIF:n ohjelmat ja saavutukset. Puhujan tulee puhua aiheista, jotka innostavat ja hyödyttävät paikallisia klubeja ja piiriä joka isännöi tilaisuutta. Matkakustannuksia sekä tulevien puhujamatkojen kuluja voidaan jättää korvaamatta, mikäli puhuja valitsee puhua aiheista jotka eivät liity järjestön ohjelmiin. (2) Keskustelutilaisuus Vierailusta vastaavan toimikunnan tulee järjestää osana virallista vierailua keskustelutilaisuuden puhujan ja piirin johtajien välillä. Kokouksen tarkoitus on: i. Antaa puhujalle mahdollisuus kertoa piirin johdolle kansainvälisen lionsjärjestön viimeisistä uutisaiheista ja muutoksista. ii. Antaa piirin johdolle mahdollisuus kertoa piirin lionismista, keskustella ideoista, ratkaista ongelmia, jne. iii. Antaa mahdollisuus läheiseen henkilökohtaiseen keskusteluun kaikkiin lionismiin liittyvissä asioissa. (3) Vierailulomake Kaikki viralliset puhujat, joille Lions Clubs International korvaa matkakulut, ovat velvoitetut täyttämään vierailulomakkeen. Matkakululaskun mukana tulee olla täytetty vierailulomake, jotta korvaukset maksetaan. Ilman vierailuraporttia korvausta ei makseta. c. Piirin velvollisuudet Isäntänä toimiva piiri on vastuussa puhujan hotellikuluista, aterioista ja paikallisliikenteen kustannuksista. Piirit, jotka eivät hoida näitä velvollisuuksia eivät voi kutsua puhujia piiriin ennen kuin näistä kuluista johtuvat velat on maksettu. Jos puhujalla on oikeus lepopäivään, hotelli- ja ateriakulut korvataan yleisten korvaussääntöjen mukaisesti. d. Mailibudjetti (1) Kansainvälisille johtajille myönnetään mailin budjetti tilivuodelle, jotta he voivat osallistua virallisiin kokouksiin heidän omien yksittäis- tai moninkertaispiirien ulkopuolella. Kansainvälinen presidentti voi hyväksyä ylimääräisen mailin lisän erityisessä tilanteessa. Suurten maantieteellisten alueiden johtajille kansainvälinen presidentti voi myöntää ylimääräiset mailia. Sivu 14

15 Kansainväliset johtajat ovat oikeutettuja kutsusta osallistumaan yksittäis- tai moninkertaispiirien piirikokouksiin tai kuvernöörineuvoston kokouksiin oman yksittäis- tai moninkertaispiirin ulkopuolella, mutta oman vaalipiirin alueella ja mailin budjetin puitteissa silloin kun ei ole muita johtajia tai jos erityisolosuhteet vaativat niin. Kopio kutsukirjeestä tai puhujalomake tulee lähettää laskun mukana, jotta kulut korvataan. (2) Entisille kansainvälisille presidenteille myönnetään mailin budjetti per toimivuosi, jotta he voivat osallistua virallisiin kokouksiin omien yksittäis- ja moninkertaispiirien ulkopuolella. Erityisolosuhteissa kansainvälisellä presidentillä on oikeus hyväksyä korkeintaan lisämailia budjettiin. Entiset kansainväliset presidentit voidaan hyväksyä virallisiksi puhujiksi heidän moninkertaispiirinsä naapurimoninkertaispiireihin huolimatta siitä, onko istuva johtaja saatavissa. Kustannukset katetaan mailibudjetista. (3) Entiset kansainväliset johtajat saavat mailin budjetin tilivuodelle, jotta he voivat osallistua virallisiin kokouksiin omien yksittäis- tai moninkertaispiirien ulkopuolella. Erityisolosuhteissa kansainvälisellä presidentillä on oikeus hyväksyä korkeintaan lisämailia budjettiin. Entiset kansainväliset johtajat voidaan hyväksyä virallisiksi puhujiksi heidän moninkertaispiirinsä naapurimoninkertaispiireihin huolimatta siitä, onko istuva johtaja saatavissa. Kustannukset katetaan mailibudjetista. (4) Sellaisessa tapauksessa, että entinen piirikuvernööri on puhuja, järjestö korvaa kulut varsinaisten kulujen mukaisesti. e. Satunnaiset kulut Matkustajille korvataan kohtuulliset satunnaiset kulut kuten pesulapalvelut, puhelin, juomarahat, valet-palvelun käyttö ja ateriat. Tällaiset kulut tulee eritellä kululaskulla ja kuitit tulee liittää mukaan, jos niitä on ja jos summa on suurempi kuin $US25, ellei paikallisissa säännöissä ole määritelty toisin. f. Määräraha lahjoihin Kun kansainvälinen johtaja, entinen kansainvälinen presidentti tai entinen kansainvälinen johtaja matkustaa tilaisuuteen oman yksittäis- tai moninkertaispiirin ulkopuolelle ja hänen oletetaan antavan lahjan tässä tilaisuudessa, hän saa korvauksena lahjan hinnan, korkeintaan US$50. Näistä tulee toimittaa maksukuitit. 2. Piirin (yksittäis-, osa-, moninkertaispiiri) tilaisuudet, ei viralliset puhujatilaisuudet a. Lupakäytäntö Sivu 15

16 Etukäteislupaa kansainvälisestä toimistosta ei tarvita puhujamatkoihin oman yksittäisja moninkertaispiirin alueella, mistä puhuja valittiin virkaan ja missä hän asuu. Kulut piirin tilaisuuksiin osallistumisesta katetaan budjetista. b. Hyväksytyt puhujat Puhujat tulee kutsua (yksittäis-, osa- tai moninkertaispiirin) puhujatilaisuuksiin heidän omien piiriensä alueella seuraavia sääntöjä noudattaen: (1) Kansainväliset johtajat ja entiset kansainväliset presidentit voivat osallistua tilaisuuksiin, mitkä pidetään heidän omien yksittäis- tai moninkertaispiirien alueella, kun kulut sisältyvät heidän budjetteihinsa. (2) Hyväksytyt entiset kansainväliset johtajat B. ALUEFOORUMIT i. Kaksi viimeisintä kansainvälistä johtajaa voivat ottaa puhujapyynnön vastaan, kun tilaisuus pidetään heidän piirinsä alueella. Sellaisille moninkertaispiireille, mitkä kattavat suuren maantieteellisen alueen, kansainvälinen presidentti voi hyväksyä muidenkin kansainvälisten johtajien sallimisen. ii. Moninkertaispiireissä, joissa on yli jäsentä (edellisen huhtikuun 30. päivän kumulatiivisen raportin mukaan) katsotaan kolme edellistä entistä kansainvälistä johtajaa sallituiksi puhujiksi. iii. Moninkertaispiireissä, joissa on yli jäsentä (edellisen huhtikuun 30. päivän kumulatiivisen raportin mukaan) katsotaan neljä edellistä entistä kansainvälistä johtajaa sallituiksi puhujiksi. iv. Moninkertaispiireissä, joissa on yli jäsentä (edellisen huhtikuun 30. päivän kumulatiivisen raportin mukaan) katsotaan viisi edellistä entistä kansainvälistä johtajaa sallituiksi puhujiksi. v. Siinä tapauksessa, että joku entinen kansainvälinen johtaja jolle on hyväksytty budjetti ei käytä omaa piirin budjettiaan minään vuonna, voi toinen entinen kansainvälinen johtaja, jolle ei ole hyväksytty budjettia, samasta moninkertaispiiristä, hakea vuosittain tätä budjettia käyttöönsä. Tällainen hakemus voidaan hyväksyä vain jos liitteenä on entisen kansainvälisen johtajan allekirjoituksella hyväksymä asiakirja jossa hän luovuttaa budjettinsa toisen käyttöön. Mikäli hyväksyntä evätään, voi kansainvälinen presidentti harkintansa mukaan valtuuttaa budjetin uudelleenjakamisen presidentin vuotensa aikana. 1. Lions Clubs International hyväksyy aluefoorumien tarkoituksiksi seuraavat: Sivu 16

17 a. Lions Clubs Internationalin periaatteiden ja tarkoituksen edistäminen; b. kouluttaa, valistaa ja motivoida piiri- ja klubivirkailijoita; c. tarjota tilaisuuksia palveluaktiviteetteja käsittelevään tiedonvaihtoon ja keskusteluun, mukaan lukien tilaisuudet yhteistyöpalveluprojekteihin; d. edistää Lions Clubs Internationalin säätiön etuja. 2. Foorumit tulee koordinoida matkaosaston kanssa ennen kuin vahvistetaan foorumin pitopäivä ja sijainti, jotta vältetään ristiriidat kansainvälisen hallituksen kokousten kanssa tulevina vuosina. Aluefoorumeiden halutut ajankohdat ovat seuraavat: USA/Kanada Syyskuun toinen tai kolmas täysi viikko EUROOPPA Lokakuun viimeinen tai marraskuun ensimmäinen täysi viikko OSEAL Marraskuun toinen tai kolmas täysi viikko ISAAME Joulukuun toinen tai kolmas täysi viikko FOLAC Tammikuun toinen tai kolmas täysi viikko ANZI-Pacific Elokuun viimeinen tai syyskuun ensimmäinen täysi viikko 3. Foorumin toteutus ja toiminta, mukaan lukien mutta ei vain tässä mainitut, suunnittelu, aikataulu ja ohjelman sisältö ovat valittujen hallituksen johtajien vastuulla sen vaalipiirin alueella, missä foorumi pidetään. Nämä hallituksen jäsenet voivat jakaa foorumin toiminnan tarvittavan toimikunnan (toimikuntien) tehtäväksi, mutta he ovat vastuussa siitä, että sääntökokoelman tarkoitusta noudatetaan. Jos useampi kuin yksi ensimmäisen vuoden kansainvälinen johtaja palvelee saman vaalipiirin alueelta, missä foorumi pidetään, kansainvälinen presidentti nimittää ensimmäisen vuoden kansainvälisen johtajan palvelemaan suunnittelutoimikunnassa. Jos sen vaalipiirin alueelta, jossa foorumi järjestetään ei ole ensimmäisen vuoden kansainvälistä johtajaa, kansainvälinen presidentti voi nimittää entisen kansainvälisen johtajan sen vaalipiirin alueelta, jossa foorumi järjestetään. Kaikki epäselvyydet tulee ilmoittaa Lions Clubs Internationalin toimeenpanevalle toimikunnalle, jotta voidaan varmistaa, että näiden sääntöjen tarkoitusta noudatetaan. Tehtävään nimitetyn henkilön tulee toimia seuraavissa välittäjätehtävissä: a. Tehtävään nimitetty henkilö toimii päämajan henkilökunnan ja foorumin puheenjohtajan välisenä yhteyshenkilönä. Pyynnöt kokoustilan tai esitelmän pidon ajan varaamiseksi tehdään suoraan yhteyshenkilölle ja foorumin toimikunta hyväksyy ne. b. Tehtävään nimitetty henkilö toimii yhteyshenkilönä vaalipiirin johtajien ja foorumin toimikunnan jäsenten välillä. Hän pitää johtajat ajan tasalla kirjallisesti ilmoittamalla foorumin yksityiskohtaiset tiedot, mukaan lukien pyynnöt muiden johtajien osallistumisesta foorumiin. c. Tehtävään nimitetyn henkilön tulee antaa foorumin suunnittelutoimikunnalle Lions Clubs Internationalin protokolla kuten se on esitetty Hallituksen Sivu 17

18 sääntökokoelmassa luvussa XX, jotta varmistetaan, että kaikki kohdat otetaan huomioon. d. Jokaisella foorumilla tulisi olla missiolausunto ja tehtävään nimitetyn henkilön tulee tehdä yhteistyötä foorumin puheenjohtajan kanssa sen päivittämiseksi tarpeen tullen. e. Tehtävään nimitetty henkilö toimii Lions Clubs Internationalin matkaosaston kanssa varmistaakseen, että kaikki tarvittava tieto saadaan virkailijoiden, johtajien ja hallituksen jäsenten vierailuista. Tehtävään nimitetyn henkilön tulee myös varmistaa, että henkilökunnalla on tulevien foorumien päivämäärät tiedossaan heti kun mahdollista, jotta tulevien virkailijoiden vierailuja voidaan suunnitella edeltä käsin. f. Tehtävään nimitetyn henkilön tulee antaa kirjallinen raportti hallitukselle foorumia välittömästi seuraavassa hallituksen kokouksessa. Raportin tulee olla yhteenveto foorumin tapahtumista ja mitkä olivat ko. alueen virkailijoiden ja johtajien roolit foorumissa. Kopio raportista tulee lähettää hallintojohtajan toimistoon niin pian kuin mahdollista foorumin jälkeen, jotta varmistetaan tarpeellinen aika raportin kääntämiselle hallituksen jäsenille. 4. Kaikkien foorumien tulee olla rahallisesti itsenäisiä ja kaikki kustannukset ovat kyseisen foorumin vastuulla. Jokaisella foorumilla tulee olla oikeus kerätä sopivan suuruiset ilmoittautumismaksut. 5. Kaikki lionit sen vaalipiirin alueella, missä foorumi pidetään, tulee kutsua osallistumaan. 6. Foorumi tulee pitää sellaisessa paikassa, johon kaikki vaalipiirin lionsklubien jäsenet voivat vapaasti ilmoittautua ja jossa heidän piirinsä ja maansa tunnustetaan. 7. Lionsklubien kansainvälisen järjestön presidentti tulee kutsua foorumiin. Foorumin tulee mahdollistaa seuraavat asiat kansainväliselle presidentille tai hänen edustajalleen: a. tervehtiä kaikkia mukana olevia lioneita; b. tervehtiä kaikkia nykyisiä mukana olevia piirikuvernöörejä, erillisessä kokouksessa. 8. Presidentin valitsema lion esittelee kussakin foorumissa kansainvälisen presidentin ohjelman ja tavoitteet. 9. Foorumin tulee tarjota kansainväliselle presidentille tai hänen edustajalleen yhden makuuhuoneen sviitin ja ateriat. Järjestö korvaa ateriat ja majoituksen ja ne veloitetaan kansainvälisen presidentin matkabudjetista. 10. Edellinen kansainvälinen presidentti ja ensimmäinen varapresidentti voivat osallistua kaikkiin aluefoorumeihin. Toinen ja kolmas varapresidentti voi osallistua hänen oman alueensa aluefoorumiin. Järjestö korvaa ateriat ja majoituksen ja ne veloitetaan virkailijan matkabudjetista. 11. Foorumit voidaan järjestää niin, että mukaan otetaan lioneita viereisen vaalipiirin alueelta. Sivu 18

19 12. Sellaisissa moninkertaispiireissä, joissa klubeja sijaitsee kahden eri vaalipiirin alueella, ja toisella vaalipiirillä ei ole foorumia, kaikki lionit näistä moninkertaispiireistä ovat oikeutettuja osallistumaan viereisen vaalipiirin foorumiin täysivaltaisina osallistujina. 13. Aluefoorumi ei voi: a. menetellä kansainvälisten sääntöjen ja ohjesäännön vastaisesti; b. periä jäsenmaksuja. Jokaisella foorumilla tulee olla oikeus kerätä sopivan suuruiset ilmoittautumismaksut. c. niihin osallistuminen on täysin vapaaehtoista; d. valita tai kehittää minkäänlaista hallintojärjestelmää piiri- ja moninkertaispiiritason yläpuolelle; e. osallistua mihinkään ei-lionistiseen toimintaan. 14. Aluefoorumien ei tule sisältää kuluja Lions Clubs Internationalille lukuun ottamatta matkustamiseen liittyviä kuluja kansainvälisille johtajille, entisille kansainvälisille presidenteille ja hallituksen nimeämille henkilöille (ja mukana oleville aikuiskumppaneille), jotka on valittu sen vaalipiirin alueelta, missä kyseinen foorumi pidetään. Presidentin nimittämä henkilö foorumin suunnittelutoimikuntaan saa korvaukset matkakuluista, hotellista ja aterioista korkeintaan kahteen yhteen foorumin suunnittelukokoukseen. C. BUDJETIT Korvaussäännöt kansainvälisille johtajille, entisille kansainvälisille presidenteille ja hyväksytyille entisille kansainvälisille johtajille: 1. Kullakin kansainvälisellä johtajalla, entisellä kansainvälisellä presidentillä ja hyväksytyillä entisillä kansainvälisillä johtajilla on oikeus saada korvausta järjestön toimintaan liittyvissä kuluissa, mukaan lukien piirin ja moninkertaispiirin aktiviteetit. Vuosibudjetti perustuu seuraaviin tekijöihin: a. Kansainväliset johtajat saavat US$2200 plus US$0,15 per jäsen kuten on raportoitu edellisen vuoden huhtikuun 30. päivän kumulatiivisessa raportissa oman yksittäis- tai moninkertaispiirin alueella, minimi on US$3200 ja maksimi on US$9000. b. Entiset kansainväliset presidentit saavat US$ c. Hyväksytyt entiset kansainväliset johtajat saavat US$0,12 per jäsen kuten on raportoitu edellisen vuoden huhtikuun 30. päivän kumulatiivisessa raportissa oman Sivu 19

20 yksittäis- tai moninkertaispiirina alueella, minimi on US$1200 ja maksimi on US$4000. Katso kappaletta A.2.b.(2), jossa on kuvaus entisistä kansainvälisistä johtajista, jotka ovat oikeutettuja tähän budjettiin. 2. Kansainvälinen johtaja, entinen kansainvälinen presidentti ja entinen kansainvälinen johtaja voi kutsusta osallistua lionstilaisuuteen naapurimoninkertaispiirissä, missä hän ei ole virallinen puhuja. Kulut otetaan hänen piirin sisäisestä budjetista. Kopio kutsusta tulee lähettää kululaskun mukana, jotta menot korvataan. D. ERIKOISTEHTÄVÄT Erikoistapauksissa kansainvälinen presidentti voi antaa puhujatehtävän, jonka kustannukset veloitetaan erikoismäärärahasta. Tuleva presidentti ehdottaa talousarvioon tarvittavan erikoismäärärahan joka vuoden kesäkuussa. Talous- ja päämajatoimikunta tarkastaa tästä budjetista veloitetut kulut jokaisessa kokouksessaan. Sallitut kulut veloitetaan erikoistehtäväbudjetista. E. YLEISET KORVAUSSÄÄNNÖT Seuraavat yleissäännöt ja säädökset koskevat kuluja, jotka johtuvat edellä selostetuista puhujamatkoista ja jotka kansainväliset johtajat, entiset kansainväliset presidentit, hyväksytyt entiset kansainväliset johtajat ja muut kansainväliseen hallitukseen nimitetyt jäsenet esittävät korvattavaksi. Mitään muita kuluja paitsi niitä, jotka on erityisesti mainittu näissä korvaussäännöissä, ei saa veloittaa eikä laskuttaa järjestön puolesta matkustavan yksilön nimissä. Matkustajien oletetaan käyttävän järjestön varoja huolellisesti ja suunnitella matkat niin, että kulut eivät ylitä budjettia. On matkustajan vastuulla raportoida hänelle aiheutuneet kulut kulukorvaussääntöjen mukaisesti. a. Kulukorvaukset tulee lähettää tilintarkastusosastoon joka kuukausi, seuraavan kuun 20. päivään mennessä. Korvaushakemukset tulee lähettää 60 päivän kuluessa. Kansainvälinen presidentti voi hyväksyä kulukorvaushakemukset US$1000 dollariin saakka 60 päivän eräpäivän jälkeen yhden vuoden aikana. Toimivuosi Kuukausi Laskun eräpäivä Laskun oltava perillä Heinäkuu 20. elokuuta 20. lokakuuta Elokuu 20. syyskuuta 20. marraskuuta Syyskuu 20. lokakuuta 20. joulukuuta Sivu 20

21 Lokakuu 20. marraskuuta 20. tammikuuta Marraskuu 20. joulukuuta 20. helmikuuta Joulukuu 20. tammikuuta 20. maaliskuuta Tammikuu 20. helmikuuta 20. huhtikuuta Helmikuu 20. maaliskuuta 20. toukokuuta Maaliskuu 20. huhtikuuta 20. kesäkuuta Huhtikuu 20. toukokuuta 20. heinäkuuta Toukokuu 20. kesäkuuta 20. elokuuta Kesäkuu 20. heinäkuuta 20. syyskuuta (1) Saadakseen korvauksen järjestön asioiden hoitamiseen liittyvien matkakulujen kattamiseksi matkustajan tulee täyttää järjestön virallinen kululomake. (2) Kuitit tulee liittää mukaan jos summa on suurempi kuin $US25, ellei paikallisissa säännöissä ole määritelty toisin. (3) Kaikkien matkalaskujen mukana tulee olla vierailuraportti, jotta korvaus virallisista puhujatilaisuuksista voidaan maksaa. (4) Matkanjärjestäjän tai lentoyhtiön virallinen matkakertomus sekä muut mahdolliset tositteet vaaditaan. b. Lentomatkustus Matkajärjestelyt tulee aina hoitaa järjestön valitseman matkanjärjestäjän kautta. Jos järjestöllä ei ole jossakin maassa paikallista matkanjärjestäjää, tulee matkustajan hankkia etukäteen hyväksyntä matkan hinnalle järjestön matkustusosastolta. Hinta ei saa ylittää 1000 US dollaria. Alle 1000 US dollarin hintainen lentolippu tulee varata alhaisimmalla mahdollisella hinnalla, suorinta reittiä, ennalta hyväksytyssä matkustusluokassa ja hyväksytyille matkustuspäiville. Korkeintaan kaksi johtajaa tai kaksi hallintovirkailijaa voivat matkustaa samalla lennolla. Matkat korvataan seuraavien palveluluokkien mukaisesti: (1) Kansainvälisen hallituksen jäsenten ja heidän puolisoidensa matkat korvataan turisti-economy luokassa. Businessluokan matkalippu hyväksytään niissä tapauksissa, joissa edestakaisen lentomatkan kesto ylittää kymmenen tuntia, lukuunottamatta välilaskuja koneenvaihtoa varten. (2) Entisillä kansainvälisillä presidenteillä ja heidän aikuiskumppaneillaan on lupa matkustaa businessluokassa. Ylempään matkustusluokkaan siirtyminen voidaan hyväksyä heidän matkustaessaan yli kymmenen tuntia, lukuunottamatta aikaa lentojen välillä. Päivärahan määrä on lipun varsinaisen hinnan ja edullisimman businessluokan lipun hinnan erotus ja siitä tulee tehdä asianmukaiset veroilmoitukset. (3) Hallintovirkailijat ja heidän aikuiskumppaninsa ovat oikeutettuja matkustamaan turistiluokassa. Businessluokan matkalippu hyväksytään niissä Sivu 21

22 tapauksissa, joissa edestakaisen lentomatkan kesto ylittää kymmenen tuntia, lukuunottamatta välilaskuja koneenvaihtoa varten. Lentoliput korvataan varsinaisten kulujen mukaisesti. Lippujen muutokset korvataan, jos järjestö on vaatinut muutosta ja hyväksynyt etukäteen muutoksen. Elektronisia lentolippuja tulee käyttää aina kun mahdollista. Lentoliput tulee ostaa vähintään 14 päivää ennen lentoa, jotta varmistetaan lentoyhtiön mahdolliset alennukset tai jotta järjestö voi neuvotella hinnasta. Järjestön etukäteislupa tarvitaan henkilökohtaisen lentokaluston käyttöön. Jos matka sisältää kuuden tunnin, tai pidemmän jatkolennon, sallitaan matkustajalle yksi yö hotellissa. Yhden yön hotellikulut (katso kohtaa E.h.) ja ateriat korvataan myös. Yhden yön hotelliyöpyminen hyväksytään myös siinä tapauksessa, että matkustajan matka pitenee lennon viivästymisen tai peruuntumisen takia kuudella tai useammalla tunnilla. c. Muut matkustusmuodot Junaa tai linja-autoa voi käyttää milloin mahdollista ja kun se on edullisin saatavilla oleva matkustusmuoto. Tällaisissa tapauksissa tulee pyytää hyväksyntä matkasuunnitelmalle, jotta voidaan varmistaa niiden korvauskelpoisuus. Taksimatkat korvataan aiheutuneiden kulujen mukaan, sisältäen juomarahan. d. Automatkustus Standardi kilometrikorvaus on 0,31 dollaria kilometriltä (0,50 dollaria per maili), mihin sisältyy paitsi bensan hinta, myös auton käyttö ja kulutus, kuten renkaiden kuluminen, auton arvon alentuminen, vakuutus, yms. Autoa voi käyttää jos se on joustavampi vaihtoehto sekä edullisin. Matkan aikana aiheutuneet aterioiden, yöpymisen, pysäköintikulujen, kilometrikulujen, tiemaksujen, taksi- ja lauttamatkojen kulut voidaan korvata mikäli niiden yhteishinta ei ylitä edestakaisen lentolipun hintaa. Tällaisissa tapauksissa tulee pyytää hyväksyntä matkasuunnitelmalle, jotta voidaan varmistaa niiden korvauskelpoisuus. e. Vuokra-autot Autonvuokraus sallitaan silloin kun vuokra-auton hinnaksi tulee sama hinta tai alhaisempi kuin mitä muilla matkustustavoilla. Kuluihin tulee sisällyttää polttoaineet, tiemaksut, autonvuokra, pysäköinti ja muut mahdolliset lisät. Kokonaishinta ei saa olla edestakaista, sallitun matkustusluokan lentolipun hintaa korkeampi. Varaukset tulee tehdä aina mahdollisuuksien mukaan etukäteen ja vuokra-auton on oltava ekonominen malli. Matkustaja on vastuussa halvimman mahdollisimman hinnan saamiseksi matkan vaatimuksiin vastatakseen. Matkustajan tulee hankkia tapaturmavastuuvakuutus (Loss Damage Waiver, LDW) USA:n mantereella käytettävään vuokra-autoon. Kaikki vauriot ja menetykset koskien vuokra-autoa ovat matkustajan vastuulla, sillä järjestö ei korvaa matkustajalle tai autovuokraamolle tällaisia vaurioita. Sivu 22