Lions Clubs International 300 West 22nd Street, Oak Brook, Illinois , USA Puhelin: Faksi:

Transkriptio

1 Lions Clubs International 300 West 22nd Street, Oak Brook, Illinois , USA Puhelin: Faksi: PVM: Lokakuu 2015 KENELLE: ASIA: 1. varapiirikuvernöörit ja piirikuvernööri-elektit 2016 Piirikuvernööri-elektien seminaari ja 99. kansainvälinen vuosikongressi Meillä on ilo lähettää sinulle tietoa koskien piirikuvernööri-elektien (DGE) seminaaria ja kansainvälistä vuosikongressia Fukuokassa, Japanissa. Tämä paketti sisältää tiedot seuraavista asioista: Ilmoittaudu DGE-seminaariin ja kansainväliseen vuosikongressiin Varaa hotellihuone Fukuokassa Varaa matkaliput Suunnittele mitä pakkaat mukaan DGE-seminaariin Olet jo saanut lähetyksen, jossa oli vuoden DGE-tehtäväopas. Tässä oppaassa on neljä tehtävää, joissa käsitellyt aiheet ovat erittäin tärkeitä piirikuvernöörinä menestymiselle. On tärkeää, että nämä tehtävät suoritetaan ja vastaavat verkossa täytettävät arvioinnit sekä lionien oppimiskeskuksen verkkokurssit suoritetaan eräpäivään mennessä, jotta saat DGE-ateriakorvauksen vuoden 2016 DGE-seminaarissa. Lue nämä materiaalit huolellisesti. Alustava aikataulu on liitteenä. Huomioi aikataulu tehdessäsi matkasuunnitelmia. Palauta ilmoittaumis- ja matkustuslomake LCI:hin viimeistään keskiviikkona, 30. joulukuuta 2015 jotta LCI voi varata hotellihuoneen ja tehdä matkajärjestelyt. Saat toisen lähetyksen toukokuussa 2016 joka sisältää hotellivarauksesi, lentokenttäkuljetusliput, päivärahashekin (jos tehtävät on suoritettu vaatimusten mukaan) ja päivitettyä tietoa seminaarista. Kysymyksissä koskien vuoden 2016 DGE-seminaaria sinun tulee ottaa yhteyttä: Kysymyksissä koskien: Yhteystiedot Puhelin Sähköposti Ilmoittautuminen/hotellivaraukset Penny Siwula Kathy Gorgan Matkat/lentovaraukset Lynda Rohr Jan Uecker Matkakorvaukset Laura Delgado Seminaarin ohjelman sisältö/ vaatimukset ateriakorvausten saamiseksi Lisa Klaban Ateriakorvausten maksaminen Linda Brzoska Päivitettyä tietoa on saatavilla LCI:n virallisilla verkkosivuilla: (hakusana DGE ) Odotamme innolla tapaamistamme Fukuokassa! 2016 DGE LM #1.FI

2 Sisällysluettelo MERKITSE KALENTERIISI...3 ILMOITTATUMINEN - DGE-SEMINAARI JA VUOSIKONGRESSI...3 MATKUSTUSSÄÄNNÖT JA -TOIMENPITEET...4 DGE:den matkakulujen korvauskäytäntö... 4 Aikuiskumppanin kulut ja korvauskäytäntö... 4 Hyväksytyt matkustuspäivämäärät... 5 Matkustaminen ennen kongressia tai sen jälkeen... 5 ATERIAKORVAUKSET...6 HOTELLIMAJOITUS...6 Ohjeet koskien hotelleja... 7 Erityistarpeet... 7 Hotellivarauksen vahvistus... 7 RYHMÄATERIAT...8 TULKKAUS...8 Henkilökohtaiset tulkit... 8 PASSIT JA VIISUMIT...9 SUOSITELTU PUKEUTUMINEN...9 MUUTOSTEN TEKEMINEN ILMOITTAUTUMISPAKETIN LIITTEET

3 MERKITSE KALENTERIISI Tiistai, 15. joulukuuta Keskiviikko, 30. joulukuuta Sunnuntai, 31. tammikuuta Sunnuntai, 31. tammikuuta Toukokuu 2016 Maanantai, 2. toukokuuta Maanantai, 20. kesäkuuta Tiistai, 21. kesäkuuta Keskiviikko, 22. kesäkuuta Torstai, 23. kesäkuuta Perjantai, 24. kesäkuuta Tiistai, 28. kesäkuuta Keskiviikko, 29. kesäkuuta Perjantai, 15. heinäkuuta Neljän DGE-seminaarin tehtävän suorittamisen eräpäivä (vaaditaan DGE-ateriakorvauksen saamiseksi) Päivämäärä jolloin pitää viimeistään palauttaa 2016 DGE-seminaarin & kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- & matkustuslomake Eräpäivä lentojen varaamiseksi vuoden 2016 DGE-seminaariin Eräpäivä matka-aikataulun lähettämiseksi päämajaan (jos tarpeen) Saat lähetyksen päämajasta, jossa on hotellivaraus, lentokenttäkuljetusliput, seminaarin aterialiput, ateriakorvaus ja päivitetyt seminaaritiedot Eräpäivä, johon mennessä lähetettävä puolison lentolipun korvaushakemus Kaikki piirikuvernööri-elektit saapuvat hotelliin Yksittäispiirien perehdytys DGE-seminaarin ilmoittautuminen ja lahjojen jakaminen DGE- ja aikuiskumppanin valokuvat DGE-seminaarin 1. päivä: Avajaisseremonia ja workshopit luokkahuoneissa DGE-seminaarin 2. päivä: Yleisistunnot ja workshopit luokkahuoneissa DGE-seminaarin 3. päivä: Yleisistunnot, workshopit luokkahuoneissa ja DGE-seminaarin juhlabanketti DG-valmistujaisseremonia päätösistunnossa Kansainvälisten virkailijoiden juhlavastaanotto (valinnainen) DG:t lähtevät hotellista, paluulennot Eräpäivä, johon mennessä lähetettävä paikalliskuljetusten korvaushakemus LCI:hin ILMOITTATUMINEN - DGE-SEMINAARI JA VUOSIKONGRESSI LCI ilmoittaa sinut ja puolisosi vuoden 2016 DGE-seminaariin ja kansainväliseen vuosikongressiin. Prosessin aloittamiseksi sinun tulee ensin täyttää 2016 DGE-seminaarin & kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- & matkustuslomake ja palauttaa se viimeistään keskiviikkona, 30. joulukuuta Suunnittelun ja käsittelyn helpottamiseksi on erittäin tärkeää, että meillä on ajan tasalla olevat tiedot sinusta ja aikuiskumppanistasi. Antamasi tiedot tullaan käyttämään postituksia ja luokkahuoneiden osallistujalistoja varten. Älä lähetä vuosikokouksen ilmoittautumismaksua omasta tai puolisosi puolesta. DGE ei maksa ilmoittautumismaksua ja aikuiskumppanilta veloitettava maksu (US$130,00) vähennetään maksettavasta päivärahasta, jos aikuiskumppani tulee mukaan. Jos olet jo toimittanut vuosikongressi-ilmoittautumisen ja hotellivarauslomakkeen maksuineen, ilmoita siitä LCI:lle osoitteella dgeseminar@lionsclubs.org viimeistään perjantaina, 1. toukokuuta 2016 jotta voimme suorittaa takaisinmaksun. Jos olet ilmoittamassa lapsia tai muita perheenjäseniä kansainväliseen vuosikongressiin, käytä helppokäyttöistä verkkopalvelua tai lataa lomake sivulta: 3

4 MATKUSTUSSÄÄNNÖT JA -TOIMENPITEET Huomaa, että DGE:n ja aikuiskumppanin lentojärjestelyt pitää tehdä viimeistään sunnuntaina, 31. tammikuuta Aikaisin tehdyt varaukset antavat mahdollisuuden suorempiin lentoihin. NOUDATA LIITTEESSÄ 2 MAINITTUJA LENTOLIPPUJEN OSTAMISOHJEITA. Toimenpiteet vaihtelevat maantieteellisen sijainnin mukaan. DGE:den matkakulujen korvauskäytäntö Lions Clubs International korvaa seuraavat matkustuskulut: Yhden (1) turistiluokan lentolipun DGE:lle, suorinta reittiä lähtömaasta päämäärään. o Lentomatkan korvaussumma määräytyy matkustusajankohdan edullisimman tai alennetun economy -luokan lipun hinnan perusteella. o Sinua sitovat LCI:n matkustusta koskevat säännöt kulukorvausten saamiseksi. Edestakaiset matkat kotisi ja lentokentän välillä korvataan LCI:n kulukorvauslaskua C-30 ja alkuperäisiä kuitteja vastaan. Viimeisin päivitetty versio löytyy LCI:n verkkosivulta, Talousasiat -kohdasta. Lentoparkkimaksut korvataan ainoastaan siinä tapauksessa, että parkkeeraaminen on edullisempi vaihtoehto kuin edestakaiset matkat taksilla, autolla, junalla tai bussilla. LCI korvaa yhden ruumaan menevän, lentoyhtiön paino- ja mittarajoitusten mukaisen matkalaukun kulut. o o Muut ruumaan menevät lisämatkatavarat ovat matkustajan itse maksettava. Lentoyhtiöillä on erilaiset säännöt matkatavaroihin liittyvistä säännöistä ja maksuista, joten tarkista oman lentoyhtiösi tiedot. Kulut yhdestä ruumaan laitetusta matkatavarasta voidaan laskuttaa yhdessä paikallisen kenttäkuljetuksen kanssa. Korvausten saamiseksi korvauslomakkeen kuitteineen tulee olla LCI:n talousraportoinnin osastolla viimeistään perjantaina, 15. heinäkuuta Aikuiskumppanin kulut ja korvauskäytäntö Lions Clubs International korvaa seuraavat aikuiskumppanin matkustuskulut: LCI korvaa hallituksen sääntökokoelman määrittelemän summan 500 US dollaria aikuiskumppanin matkakuluista DGE-seminaariin ja kansainväliseen vuosikongressiin. o Korvaus maksetaan vain matkakuluista o Ruumaan menevien laukkujen maksut ovat aikuiskumppanin henkilökohtaisia menoja Aikuiskumppanit voivat tehdä lentovaraukset jollain näistä tavoista: o Carlson Wagonlit Travel o Itse valitsemansa matkatoimisto o Suoraan lentoyhtiöstä o Verkossa matkasivustojen kautta 4

5 Kaikki aikuiskumppanit maksavat omat lentonsa kun he varaavat liput. Saadakseen enimmillään 500 US dollarin suuruisen kulukorvauksen lentolipustaan, tulee DGE:n toimittaa siitä Aikuiskumppanin matkalaskulomake (liite 3) päämajaan seuraavien tositteiden kanssa: o Kopio matkalipusta sisältäen matka-aikataulun, lentoyhtiön nimen, lennon numerot, palveluluokan, lähtö- ja paluupäivämäärät ja ajat o Maksutosite (kopio maksukuitista, luottokorttikuitista) Korvaushakemukset voi lähettää niin pian kuin liput on varattu ja kuitti maksusta on saatu. Yllämainitut tiedot tulee lähettää LCI:n talousraportoinnin & seurantaosastolle viimeistään perjantaina, 17. heinäkuuta LCI tarjoaa ja suosittelee elektronista maksutapaa, jos sinulla on mahdollisuus sellaisen käyttöön. Accounts Payable -osasto ottaa sinuun yhteyttä sähköpostitse jos tämä vaihtoehto on mahdollista. * LCI ei maksa/korvaa aikuiskumppanin kuluja, jos piiri on ollut siirtymäkauden piirinä 24 peräkkäistä kuukautta tai se on väliaikaispiiri. Piirikuvernöörivuoden lopussa jos piiri täyttää vaatimuksen 35 klubista ja 1250 jäsenestä; tai jos piiri osoittaa että nettojäsenkasvu on plus yksi, aikuiskumppanin lentolipun hinta korvataan nykyisten sääntöjen mukaan. (Jos tarvitset lisätietoja oman piirisi tilanteesta, lähetä sähköpostia osoitteeseen: districtadministration@lionsclubs.org.) Säilytä kuitit omista ja puolisosi matkakuluista. Aikuiskumppanin matkan maksuihin ei voida tehdä muutoksia. Hyväksytyt matkustuspäivämäärät Saapuminen: Maanantai, 20. kesäkuuta Lähtö: Keskiviikko, 29. kesäkuuta Edestakaiset matkat lentokentältä DGE-hotelliin ovat ilmaiset sinulle ja aikuiskumppanillesi LCI:n hyväksyminä matkustuspäivinä. Saat lentokenttäkuljetuksen liput Fukuokan lentokentältä omaan DGE-hotelliin itsellesi ja yhdelle (1) aikuiskumppanille. Liput lähetetään sinulle toukokuun 2016 postituksessa. Nämä liput ovat voimassa ainoastaan LCI:n hyväksyminä matkustuspäivinä. Voit ostaa lisää lippuja kuljetuksia varten perheenjäsenille ottamalla yhteyttä Penny Siwulaan osoitteessa: dgeseminar@lionsclubs.org. Kuten jo mainittiin aikaisemmin, nämä liput ovat voimassa ainoastaan LCI:n hyväksyminä matkustuspäivinä. Matkustaminen ennen kongressia tai sen jälkeen Jos suunnittelet matkustavasi joko ennen tai jälkeen kansainvälisen vuosikongressin, varmista, että matkustuspäivämäärät eivät ole ristiriidassa yllä mainittujen hyväksyttyjen DGE-seminaarin ja kansainvälisen vuosikokouksen päivämäärien kanssa. LCI:n kanssa erityissopimuksen tehneet matkatoimistot Goway Travel ja Team Fukuoka/JTB ovat asiantuntijoita tällä alalla. Voitte tutustua suurkaupunki Tokioon ja Kioton kauniisiin temppeleihin - nämä matkatoimistot auttavat teitä laatimaan oman aikataulunne ja budjetin mukaisen matkan. Kirjoita "kiertoajelut" LCICon -verkkosivun hakulaatikkoon ja pääset lukemaan joitakin ehdotettuja reittejä. Varaa matkat ajoissa, jotta varmistat parhaan hinnan ja että haluamasi matkapakettia ei myydä loppuun. Lentomatkakulusi korvataan alhaisimman tai tarjouksessa olevan turistiluokan lipun mukaan, loogisinta matkareittiä Fukuokaan ja takaisin, hinnalla joka olisi ollut voimassa hyväksyttyinä matkustuspäivämäärinä. Jos lentomatkasi hinta on ennen tai jälkeen vuosikongressia tapahtuvan matkailun takia korkeampi, on lipunhintojen välinen erotus itse maksettava. Lisäksi kaikki ylimääräiset hotelliyöpymiset hyväksyttyjen päivämäärien ulkopuolella ovat matkustajan henkilökohtaisia kuluja, joita ei korvata. 5

6 ATERIAKORVAUKSET Ateriakorvauksena US$95,00 vastaava summa per päivä (josta vähennetään ryhmäateriat ja mahdollinen aikuiskumppanin ilmoittautumismaksu) on hyväksytty DGE:lle Fukuokassa. Ateriakorvaus (jos olet oikeutettu sellaiseen) lähetetään sinulle toukokuun 2016 vahvistuspostituksen yhteydessä. Piirit jotka käyttävät sähköistä maksupalvelua saavat ateriakorvaukset ennen matkaa. Huomaa, että LCI ei tarjoa mitään käteis- tai valuutanvaihtopalveluita Fukuokassa. Pyydämme, että käyt vaihtamassa shekin käteiseen heti kun olet saanut sen. LCI ei myöskään kirjoita shekkejä paikan päällä. Puolisot eivät saa ateria- / päivärahaa. Kaikki matkalla aiheutuneet kulut sekä ylimääräiset yöt Fukuokassa ja henkilökohtaiset kulut hotellihuoneen luovutuksen yhteydessä ovat omalla vastuullasi. HOTELLIMAJOITUS Kaikki piirikuvernööri-elektit ja heidän aikuiskumppaninsa yöpyvät jossain seuraavista hotelleista: Grand Hyatt Fukuoka Sumiyoshi, Hakata-ku Fukuoka, Japan Puhelin: Faksi: Hotel New Otani Hakata Watanabe-Dori Chuo-ku, Fukuoka Prefecture , Japan Puhelin: Faksi: Hotel Nikko Fukuoka Hakata Ekimae Hakata-ku, Fukuoka-shi Fukuoka , Japan Puhelin: Faksi:

7 Kaikki huoneet ovat kahden hengen huoneita joko yhdellä parivuoteella tai kahdella yksittäisvuoteella. LCI maksaa suoraan hotelliin kahden hengen huoneet DGE:lle ja aikuiskumppanille. Huoneissa voi olla korkeintaan kaksi henkilöä. Hotelli ja huoneiden varustus: Ilmastoitu huone Kylpyhuoneessa amme ja suihku, hiustenkuivaaja ja hygieniatuotteita Aamutossut Kahvi/tee TV ja kelloradio Minijääkaappi Kirjoituspöytä/pöytä Ravintola/aula Concierge -palvelutiski Kuntokeskus (saattaa olla maksullinen) Ilmainen nettiyhteys Ohjeet koskien hotelleja Kun olemme saaneet lähettämäsi Ilmoittautumis- ja matkustuslomakkeen, varaamme sinulle ja aikuiskumppanillesi huoneen LCI:n hyväksymän aikataulun mukaisesti: tulo maanantaina, ja lähtö keskiviikkona, Jos tarvitset lisäöitä, ota yhteyttä LCI:n Registration and Housing -osastoon osoitteessa ja ilmoita ylimääräisten öiden päivämäärät ja matkustajien lukumäärän. LCI ottaa yhteyttä sinuun ja päivittää varauksen pyyntösi mukaisesti. Huomaa, että ylimääräiset hotelliyöt riippuvat saatavuudesta. Jotta vältämme mahdolliset epäselvyydet hotellin kanssa, älä varaa tai lähetä varausmaksua suoraan hotelliin. Sinun tulee yöpyä määrätyssä hotellissa läpi koko vuosikongressin. LCI maksaa hotelliyöt suoraan hotelliin hyväksytyn aikataulun mukaisesti. Kaikki kulut liittyen ylimääräisiin hotelliöihin, muihin satunnaisiin maksuihin, ylimääräisiin vieraisiin ja näihin liittyviin veroihin tullaan veloittamaan sinulta kun lähdet hotellista. Erityistarpeet LCI pyrkii kaikin tavoin ottamaan huomioon vieraiden erityistarpeet. Ilmoita yksityiskohtaiset tarpeet 2016 LCI DGE-seminaarin & kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- & matkustuslomakkeella sekä Erityistarpeiden lomakkeella. LCI ilmoittaa sinulle mikä on tilanne erityistarpeiden täyttämisessä. LCI toimittaa nämä pyynnöt hotellille. Erityistoiveet koskien huoneita voidaan toteuttaa saatavuuden puitteissa hotellille kirjautumisen yhteydessä eikä niitä voida luvata. Hotellivarauksen vahvistus Vahvistus hotellivarauksesta lähetetään sinulle toukokuussa Tuo se mukanasi Fukuokaan ja näytä se hotellin henkilökunnalle vastaanotossa. 7

8 RYHMÄATERIAT Seuraavat ryhmäateriat ovat osa DGE-seminaarin ohjelmaa: Piirikuvernööri-elekteille DGE- lounas keskiviikko, 22. kesäkuuta DGE- lounas torstai, 23. kesäkuuta DGE- lounas perjantai, 24. kesäkuuta DGE-seminaarin juhlabanketti - perjantai, 24. kesäkuuta Aikuiskumppaneille DGE-seminaarin juhlabanketti - perjantai, 24. kesäkuuta Jokainen DGE ja aikuiskumppani saa lipun DGE-juhlabankettiin. Lisälippuja on rajallinen määrä ja niitä voi ostaa hintaan USD125,00 kappale. Ota yhteyttä: Penny Siwula osoitteessa dgeseminar@lionsclubs.org niiden tilaamiseksi. TULKKAUS DGE:t on jaettu luokkahuoneryhmiin piirien virallisten kielten perusteella, LCI:n piiri- ja klubihallinnon osaston tietojen mukaisesti. Luokkahuoneryhmien istunnot vetää suomenkielinen ryhmäjohtaja. Mikäli haluat vaihtaa muun kieliseen luokkaryhmään, ota yhteyttä Lori Saldanaan osoitteella lori.saldana@lionsclubs.org viimeistään perjantaina, 15. tammikuuta Siirrot hyväksytään mikäli ryhmässä on tilaa. Avajaisseremonia ja yleisistunnot ovat englanniksi. LCI tarjoaa tulkkauksen seuraavilla kielillä: kiina, englanti, suomi, ranska, saksa, italia, japani, korea, portugali, espanja ja ruotsi. DGE:t ja puolisot, jotka tarvitsevat tulkkauslaitteen, saavat vaihtolipun ilmoittautumispaketissa, joka vaihdetaan sitten tulkkauslaitteeseen Fukuokassa. Olet vastuussa laitteen palauttamisesta takaisin LCI:lle DGEyleisistunnon jälkeen. LCI pitää itsellään oikeuden veloittaa DGE:tä tai kumppania $250,00 USD kadonneista kuulokkeista. Henkilökohtaiset tulkit Henkilökohtaisten tulkkien nimet (jos tarvetta muille kuin edellä mainituille kielille) tulee ilmoittaa DGEseminaaritoimistoon, ja heidän tulee noudattaa LCI:n sääntöjä ja käytäntöjä. Ota yhteyttä Penny Siwulaan osoitteella dgeseminar@lionsclubs.org pyytääksesi Henkilökohtaisen tulkin ilmoittamislomaketta. Täytetty lomake pitää palauttaa Penny Siwulalle viimeistään perjantaina, 15. tammikuuta Hyväksyntä riippuu siitä onko luokkahuoneissa tilaa. 8

9 PASSIT JA VIISUMIT Japaniin matkustavilta vaaditaan passi. Muistakaa tarkistaa että passinne on voimassa vähintään kuusi kuukautta matkan jälkeen. Lioneita pyydetään tarkistamaan Japanin suurlähetystöstä tai lähimmästä konsulaatista mitä viisumivaatimuksia heillä on. Lisätietoja löytyy myös: tai SUOSITELTU PUKEUTUMINEN Business Miehet Businesspuku tai pikkutakki ja solmio Naiset Jakkupuku tai pikkutakki ja hame, suorat housut tai mekko Virallinen Valkoinen illallistakki. (Smokki) Ilta- tai cocktailpuku Moninkertaispiirin/piirin univormu Pikkutakki ja solmio tai huivi, moninkertaispiirin sääntöjen mukaan Seuraavia asuja suositellaan käytettäväksi DGE-seminaarin aikana: Valokuvaus varapresidentti, kansleri Bob Corlewin ja Dianne Corlewin kanssa Avajaisseremonia, kaikki yleisistunnot ja luokkahuoneistunnot DGE-seminaarin juhlaillallinen Business-asut tai moninkertaispiirin/piirin univormu Business-asut tai moninkertaispiirin/piirin univormu Iltapuku tai kansallispuku MUUTOSTEN TEKEMINEN Muutoksia tietoihin ilmoittautumis- ja matkalomakkeen lähettämisen jälkeen voi tehdä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen Lähetä mahdolliset muutokset viimeistään perjantaina, 1. huhtikuuta Hotellivaraus: Hotelliin kirjautumisen tai uloskirjautumisen päivämäärien muutokset. Muutokset hyväksytään mikäli hotellissa on tilaa. Nimen kirjoitusasun muutos: Lähetä korjaus joko omasta tai puolisosi nimestä jos se oli kirjoitettu väärin. Peruuttaminen: Mikäli sinulle tai aikuiskumppanillesi tulee yllättäen este DGE-seminaariin ja/tai vuosikongressiin osallistumiselle, ole hyvä ja ilmoita LCI:lle välittömästi. 9

10 2016 ILMOITTAUTUMISPAKETIN LIITTEET DGE-seminaarin ja kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- ja matkustuslomake 2A. Lentomatkojen tilaaminen Yhdysvallat ja Kanada 2B. Lentomatkojen tilaaminen CWT:n kautta 2C. Lentomatkojen tilaaminen - paikalliset hyväksytyt matkatoimistot 3. Lions Clubs Internationalin Aikuiskumppanin matkakulujen korvaushakemus 4. Lions Clubs Internationalin matkakulujen korvaushakemus (C-30) DGE-kutsukirjepyyntö DGE-seminaarin alustava aikataulu Kansainvälisen vuosikokouksen aikataulu 8. Erityistarpeiden ilmoituslomake 10