Kasvu ja kulttuuri -ydinprosessi

Transkriptio

1 Sisäisen valvonnan raportti vuodelta Kasvu ja kulttuuri -ydinprosessi Yleistä Kasvu ja kulttuuri -ydinprosessin tehtävänä on tarjota laadukasta hoitoa, kasvatusta ja opetusta päivähoitoikäisille lapsille, perusopetuslain mukaista esiopetusta esiopetusikäisille lapsille yhteistoiminnassa lasten vanhempien kanssa sekä antaa kouluikäisille lapsille ja nuorille mahdollisuus monipuoliseen kasvuun, oppimiseen ja terveen itsetunnon kehittymiseen, jotta nuori voi hankkia elämässä tarvittavia tietoja ja taitoja, saada valmiudet jatko-opintoihin ja osallistuvana kansalaisena kehittää demokraattista yhteiskuntaa. Elämänlaatuprosessin perustehtävänä on tarjota kaikille mahdollisuus henkiseen ja fyysiseen hyvinvointiin ja kasvuun sekä vahvistaa Sastamalan kaupungin yhteisöllisyyttä, identiteettiä ja imagoa. Prosessin tehtävänä on myös tarjota päivä- ja aikuislukiokoulutusta lähilukioissa sekä lukiolaisille että ammatillisessa koulutuksessa oleville kahden tai kolmen tutkinnon suorittajille. Sen tehtävänä on nuorten syrjäytymisen ja ongelmien ennaltaehkäisy yhteistyössä eri sidosryhmien kanssa, nuorten osallistaminen ja vaikutusmahdollisuuksien edistäminen. 1. Säännösten ja määräysten ja päätösten noudattaminen Prosessin ohjaus ja valvonta pohjautuu Sastamalan kaupungin sääntöihin ja määräyksiin. Kasvatus- ja opetuslautakunta ja Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta antavat omia sääntöjään, määräyksiään ja ohjeitaan tarvittaessa. Seurantaa toteutetaan jatkuvasti prosessien esimiesten ja lautakunnan toimesta. Toteutuminen: Tehtävänkuvat ja niihin sisältyvät vastuut on päivitetty tarvittaessa. Vuosittain käytävät kehityskeskustelut ovat osa sisäistä valvontaa. Jatkuva seuranta on toteutunut. Esimiehet ovat osallistuneet henkilöstöhallinnon esimieskoulutuksiin, joissa on perehdytty ohjeisiin ja sääntöihin. 2. Tavoitteiden toteutuminen Prosessitiimi, kasvatus- ja opetuslautakunta sekä kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta seuraavat kuukausittain valtuuston hyväksymien kasvu ja kulttuuri -ydinprosessin ja osaprosessien niin määrällisten kuin laadullistenkin tavoitteiden toteutumista. Osaprosessien toimintaohjelmat ja tavoitteet ovat linjassa

2 kaupunkistrategian kanssa. Toteutuminen: Kasvatus- ja opetuslautakunta sekä kulttuuri- ja vapaaaikalautakunta sekä esimiehet ovat seuranneet määrällisten tavoitteiden toteutumista. Osaprosessien vastuuhenkilöt ovat yhdessä kasvatusjohtajan kanssa osallistuneet säännöllisesti kaupunginjohtajan ja talousjohtajan kanssa talouden seurantapalavereihin. Laadulliset tavoitteet on raportoitu osavuosikatsausten yhteydessä. Toteumatiedot saatetaan myös kuukausittain lautakunnille tiedoksi. 3. Varojen käytön valvonta Kasvatusjohtaja, osaprosessien johtajat, varhaiskasvatuksen aluejohtajat, päiväkotien johtajat, aluerehtorit ja koulujen vastuuhenkilöt, aliprosessien päälliköt, prosessitiimi ja kasvatus- ja opetuslautakunta sekä kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta seuraavat talousarvion toteutumista jatkuvalla seurannalla vähintään kuukausittain. Perusopetuksen johtava rehtori valvoo myyntilaskutusta perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen päällikkö varhaiskasvatuksen osalta. Elämänlaatuprosessissa valvoo hallintosuunnittelija ja lukiossa verkostolukion rehtori. Ostolaskujen kierrosta ja oikeellisuudesta vastaavat kaikki tilivelvolliset. Heidän tehtävänään on valvoa ja tarvittaessa muistuttaa epäkohdista sekä prosessin sisällä että ulkoisille laskuttajille. Laskujen hyväksyntäohjelman käyttäjäoikeudet ja sijaisuudet tarkistetaan vuosittain, jotta mm. kesälomakaudella laskujen käsittelyssä ei tapahdu viivästymisiä. Sastamalan Tukipalvelu Oy huolehtii erääntyneiden maksujen perinnästä ulosoton kautta. Osaprosessien nimeämät vastuuhenkilöt vastaavat maksusuunnitelmien laatimisesta sekä perinnän valmistelusta ja tiedottavat em. asioista Satu Oy:lle. Kassojen, keräilytilien ja lahjoitusrahastotilien vastuuhenkilöt on nimetty. Vastuuhenkilöt seuraavat tilien käyttöä vuoden aikana. Kassojen hoito ja tarkastus tapahtuu kaupungin kassaohjeiden mukaisesti. Kassojen tarkastus suoritetaan vähintään kerran vuodessa sekä ydinprosessin nimeämien että kaupunginhallituksen nimeämien kassantarkastajien toimesta. Toteutuminen: Prosessin tilivelvolliset ovat seuranneet talousarvion toteutumista ja varojen käyttöä ja tehneet tarvittavat oikaisut. Määrärahojen riittävyyteen on kiinnitetty erityistä huomiota. Prosessin sisäisin siirroin on pyritty kattamaan osapro-

3 sessien ylitykset. Laskujen käsittelynopeuteen lomakaudella on kiinnitetty erityistä huomiota viivästyskorkojen välttämiseksi. Kassojen, keräilytilien ja lahjoitusrahastotilien vastuuhenkilöt on nimetty. Prosessin nimeämä kassantarkastaja (hallintosuunnittelija) on tarkastanut kaikki elämänlaadun kassat tarkastettu yhtä lukuun ottamatta (toteutetaan tammikuun 2017 aikana). 4. Tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus Kasvu ja kulttuuri -ydinprosessin toiminnan tuloksellisuutta arvioidaan kaupunginvaltuuston vahvistamien tuloskorttien avulla. Tavoitteet, päämäärät ja mittarit on määritelty osaprosesseittain asiakkaiden, talouden, prosessien ja henkilöstön näkökulmasta. Tuloksellisuuden arvioinnissa erityisesti talouteen liittyvät mittarit painottuvat. Nämä mittaritiedot perustuvat säännöllisesti saatavaan tilastotietoon. Tuloksellisuuden arvioinnissa on apuna laadittavat prosessikuvaukset, jotka yksilöivät todettuun tulokseen johtavan toiminnan osaprosessien sisällä. Toteutuminen: Toiminnan tuloksellisuutta on arvioitu osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen yhteydessä. Tuottavuuden osalta on noudatettu koko kaupunkia koskevia ohjeita ja määräyksiä. Tuloksellisuutta on arvioitu myös asiakas- ja henkilöstökyselyillä. Kyselyiden vastausten perusteella on valittu osaprosesseille ja yksiköille omat kehittämiskohteensa. Vuosittain käydyt kehityskeskustelut ovat osa tuloksellisuuden arviointia. 5. Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta tapahtuu kaupungin omistajapoliittisten linjausten sekä omaisuuden hankintaa ja luovutusta koskevien ohjeiden mukaisesti. Omaisuusrekisterien päivitys suoritetaan sen jälkeen, kun kaupungin yleiset ohjeet esim. irtaimiston luetteloinnista on saatu. Toteutuminen: Prosessi on osallistunut kaupungin irtaimistoluettelointiohjeiden laadintaan. Omaisuusrekisterien päivitys on edelleen kesken. 6. Sopimustoiminta Sopimusluettelot päivitetään vuosittain. Sopimusten, myös sisäisten toimittajien kanssa tehtyjen sopimusten, kustannus- ja laatukriteerien toteutumista seurataan

4 säännöllisesti. Ostopalvelusopimuksissa kiinnitetään erityistä huomiota palvelun laatuun, turvallisuuteen ja taloudellisuuteen. Toteutuminen: Sopimusluetteloa dynastyssä päivitetään ja se on ajan tasalla. Tarkistusluettelo päivitetään toukokuun 2017 loppuun mennessä. Sisäiset sopimukset laaditaan vuosittain. Ostopalvelusopimuksissa noudatetaan kaupungin hankintaohjetta ja määräyksiä hankinnoista. 7. Sisäisen tarkastuksen järjestäminen Sastamalan kaupungin ohjeistuksen mukaisesti. Ks. kohta 3. Toteutuminen: Prosessissa on toimittu kaupungin ohjeistuksen mukaisesti. 8. Riskien hallinnan järjestäminen Kasvu ja kulttuuri -ydinprosessissa järjestetään säännöllisesti riskikartoituksia. Kartoitusten pohjalta tehdään tarvittavat korjaukset ja muutokset. a. Tapaturmariskit Osaprosesseilla on turvallisuussuunnitelmat ja ohjeet tapaturmien ennaltaehkäisemiseksi. Eniten riskejä aiheuttavat koulutapaturmat. Syitä, mistä ne johtuvat, kartoitetaan ja epäkohtiin puututaan, jos se on mahdollista. Oppilaille kerrotaan vaarallisista tilanteista ja heitä opetetaan varomaan. Tapaturmat kirjataan ja niistä raportoidaan. Jos kouluissa tai muissa toimipisteissä tapahtuu katastrofeja, toimii yhtenä osapuolena Sastamalan kaupungin sosiaali- ja terveyspalvelut, Sotesi ja Pirkanmaan Aluepelastuslaitos. Yhdessä heidän kanssaan päivitetään jatkuvasti mm. yksikkökohtaiset pelastussuunnitelmat. Tilakeskukselta edellytetään ydinprosessin vuokraamien tilojen vuosittaisia tarkastuksia. Kiinteistöissä olevien epäkohtien havaitsemisen ja niistä ilmoittaminen on jokaisen työntekijän vastuulla. Toteutuminen: Jokaisessa yksikössä on päivitetyt turvallisuus- ja pelastautumissuunnitelmat. Suunnitelmat päivitetään säännöllisesti. Palotarkastukset toimintayksiköissä on toteutettu suunnitelman mukaisesti. RiskArvi on käytössä varhaiskasvatuksen, perusopetuksen, verkostolukion ja

5 elämänlaadun osalta. Kriisitilanteissa on toimittu hyväksyttyjen turvallisuussuunnitelmien mukaisesti. Henkilöstölle on järjestetty ensiapukoulutusta. b. Henkilöstöriskit: Henkilöstöön liittyvät keskeiset riskit liittyvät seuraaviin asiakokonaisuuksiin: tiedon siirtäminen henkilöstön vaihtuessa osaaminen jakaminen työyhteisöissä pätevien työntekijöiden saaminen riittävien työvoimareservien turvaaminen varahenkilöjärjestelmän toteuttaminen Henkilöstölle tehdään kerran vuodessa työtyytyväisyyskysely, jonka avulla mm. kartoitetaan erilaisia riskitekijöitä. Kyselyn tulosten perusteella toimintaa on mahdollista parantaa. Toteutuma: Kaikilla yksiköllä on päivitetyt perehdyttämisoppaat, jotka varmistavat tiedon siirtämisen uusille työntekijöille ja sijaisille. Avoimiin vakinaisiin toimiin ja virkoihin on saatu pätevät työntekijät. c. Rahoitus-ja talousriskit Keskeisiä rahoitus- ja talousriskejä ovat esimerkiksi riskit hankkeissa, joihin on saatu valtionavustusta. Hankkeille on nimettävä vastuuhenkilöt sekä määriteltävä muut selkeät talouteen liittyvät vastuut. Erityisesti on huomioitava sijaisuudet (Ks. kohdat 2-7) sekä aikataulujen tiukka noudattaminen (Ks. kohdat 2-7). Toteutuma: Jokaiselle hankkeelle on nimetty vastuuhenkilöt. Hankkeiden seuranta ja raportointi on suoritettu asianmukaisesti. d. Tietoturvariskit Tietoturvariskit kartoitetaan yhdessä Sastamalan Tukipalvelu Oy:n kanssa. Esim. jos työntekijä siirtyy pois Sastamalan kaupungin palveluksesta joko kokonaan tai virka/työvapaalle, esimiesten tulee varmistaa, että hänen oikeutensa eri ohjelmiin katkaistaan. Kasvu ja kulttuuri -ydinprosessi toimii koko kaupunkia koskevia tietoturvaohjeita noudattaen. Toteutuma: Kasvu ja kulttuuri -ydinprosessi toimii koko kaupunkia koskevia tietoturvaohjeita noudattaen.

6 e. Vahinkoriskit Kaupungilla on toiminnan vastuuvakuutus ja hallinnon vastuuvakuutus. Vahinkotapahtumat ja läheltä piti tilanteet kirjataan ja niistä raportoidaan tilinpäätöksen yhteydessä. Ohjeistusta tarkennetaan ja tiukennetaan tarvittaessa. Tehokkaalla sisäisellä valvonnalla ehkäistään niin aineellisten kuin immateriaalisten vahinkoriskien syntymistä. Ks. kohdat 1-7 Toteutuma: Riskien arviointia on suoritettu kaupungin riskienhallinnan ohjeen mukaisesti. 9. Palvelujen laadun seuranta Palvelujen laatua seurataan sekä ulospäin että prosessin sisällä tapahtuvilla vuosittaisilla asiakaskyselyillä sekä palvelusopimusneuvotteluissa. Palveluita kehitetään kyselyiden vastausten perusteella. Esim. sopimuksissa tulee olla määrällisten kriteerien lisäksi myös laadulliset kriteerit. Kasvun ja kulttuurin yhtenä painopisteenä on laatutyö. Toteutuma: Prosessin palveluiden laatua on arvioitu säännönmukaisen laatuarvioinnin mukaan. Keskeiset asiakaskyselyiden tulokset on raportoitu lautakunnille. 10. Päätöksenteko, johtaminen sekä johdon tietoisuus ympäristön toimivuudesta Kasvu ja kulttuuri -ydinprosessin sisäiset vastuut on määritelty delegointipäätöksillä ja tehtäväkuvauksilla. Pääsääntöisesti osaprosessien johtajat vastaavat oman prosessinsa toimivuudesta. Prosessitiimi ja osaprosessitiimit valmistelevat asioita Kasvatus- ja opetus- sekä Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnalle. Valmisteluvastuu lautakuntaan nähden on osaprosessien johtajilla, hallintosuunnittelijalla ja logistiikka-asiantuntija (koululaiskuljetukset) yhdessä kasvatusjohtajan kanssa. Esittelijän vastuu on kasvatusjohtajalla Kasvatus- ja opetuslautakunnassa ja kulttuurijohtajalla Kulttuuri- ja vapaa- aikalautakunnassa. Palvelujen toimivuutta seurataan asiakaskyselyillä sekä ulospäin että prosessin sisällä sekä vuosittain palvelusopimusneuvotteluissa. Samoin kerran kuussa/viikoittain kokoontuvissa prosessitiimin ja osaprosessitiimien kokouksissa. Toteutuma: Sisäisen valvonnan ja asioiden valmistelun osalta on toimittu säännösten mukaan.