Tiedotustilaisuus vierailun järjestäjäorganisaatioille ( )

Transkriptio

1 Tiedotustilaisuus vierailun järjestäjäorganisaatioille ( ) Vierailun elementit Paula Tyrväinen/CIMO

2 Mistä lähteä liikkeelle? Lähtökohtana katalogikuvaus Suunnitteluryhmä/ohjausryhmä Yhteistyötahot Käytännön toteuttajat Budjetti Osallistujien profiilit (tiedot Olivesta, s-postitse) Tiedonkeruu osallistujilta ml. kommentit / toiveet

3 Vierailuohjelman peruselementit Epävirallinen tapaaminen Luennot / esitelmät aiheesta Vierailut kohteisiin Osallistujien omat esitelmät: rajaa aihe tarkasti etukäteen Keskusteluja, vapaata aikaa, vuorovaikutusta Loppuraportin rakentaminen Sosiaalista / kulttuuriohjelmaa -> tarkoituksena oppiminen ja jaettu asiantuntijuus

4 Yleistä ennen opintovierailua Ole yhteydessä osallistujiin hyvissä ajoin ennen vierailua Kokoa vierailun ohjelma ja päivitä se riittävän usein Kartoita organisaatiot/oppilaitokset, joissa aiotte vierailla ja ole niihin yhteydessä Ole yhteydessä puhujiin/luennoitsijoihin Tutustu osallistujien ammatilliseen profiiliin ja teemaan liittyviin intresseihin Informoi esim. paikallislehteä tulevasta vierailusta Kerro tulevasta vierailusta esim. oppilaitoksen verkkosivuilla -> LLP-ohjelman logot saatavilla CIMOn verkkopalvelusta

5 Yleistä vierailun aikana Järjestä ryhmälle ns. epävirallinen kokoontuminen Kerro selkeästi vierailun tavoitteista Informoi osallistujia ryhmäraportin valmistelusta Ota kaikki osallistujat huomioon siten, että kaikilla on tasapuolisesti mahdollisuus osallistua keskusteluun ja työskentelyyn Pyri mahdollisuuksien mukaan ottamaan huomioon osallistujien ammatilliset kiinnostuksen kohteet myös vierailun aikana Ole tavoitettavissa koko vierailun ajan, varamiesjärjestely Valmista/jaa osallistumistodistus vierailusta

6 Vierailun jälkeen Toimita osallistujille mahdollinen lisämateriaali ja tallenna esitykset esim. oppil./organisaatiosi verkkosivulle Toimita vierailuraportti relevanteille tahoille Levitä tietoa vierailusta keskeisille tahoille esim. paikallislehtiartikkelin muodossa Järjestä arviointi/palautekeskustelu vierailun jälkeen Anna mielellään palautetta myös organisaatioille ja oppilaitoksille, joissa olette vierailleet, muista kiitokset Halutessasi voit jakaa kokemuksiasi myös CIMOn tilaisuuksissa/julkaisuissa/verkkosivuilla Tarvittaessa CIMO toimittaa todistuksen vierailun järjestämisestä

7 Ohjelman suunnittelu Aloita suunnittelu hyvissä ajoin ennen vierailun alkua Ota useampi henkilö mukaan suunnitteluun (esim. ohjausryhmä) Opiskelijat voivat olla mukana esim. oppaina Vertaa ohjelma >< katalogin kuvaus (sisällön tulisi vastata toisiaan) Muista budjetti, sovi kuka huolehtii talousasioista (vrt. mitä voidaan maksaa organisaation/cimon tuella) Virallinen ohjelma klo 9:00-17:00, ryhmällä yleensä myös yhteinen iltaohjelma (kartoita kulttuuritarjonta, iltatilaisuudet) Yhteinen aloitustapaaminen (esim. edeltävä su) Varaa ohjelmaan riittävästi aikaa keskustelulle ei pelkkiä luentoja ja vierailuja

8 Yhteydenpito osallistujiin Ensimmäinen yhteydenotto sähköpostitse varmista, että yhteydet toimivat, sähköpostiosoite voi olla virheellinen Seuraavassa viestissä tietoa vierailun ohjelmasta, majoituksesta (hinta, varaus), matkustamisesta, järjestäjistä, paikkakunnasta Pyydä vahvistus/lomake osallistumisesta, joka sisältää: - yhteystiedot - erikoisruokavaliot/allergiat - matkustustiedot; tarkat tulo- ja lähtöajat Lähetä osallistujille tietoa Suomen koulutusjärjestelmästä (esite, linkkilista) ja teemaan liittyvää materiaalia

9 Järjestäjällä on mahdollisuus pyytää osallistujia lähettämään oma profiili/ esittäytymään sähköpostitse ryhmälle ennen vierailua perustaa ns. keskustelufoorumin/verkkosivun nettiin, mutta varmista, että sinulla on aikaa myös päivittää tietoja pyytää osallistujia valmistamaan lyhyen esityksen oman maan koulutusjärjestelmästä ja/tai varaamaan materiaalia aiheesta tiedustella osallistujilta mahdollisia toiveita ohjelmaa ja teemaan liittyen

10 Vierailukohteet Kiinnitä huomiota siihen, että vierailukohteet ovat riittävän erilaisia, laatu >< määrä Opiskelijoiden/henkilökunnan tapaaminen >< luento Pyri informoimaan kohteita/puhujia siten, että eri vierailuilla ei käsitellä aihetta samasta näkökulmasta tai samoja asioita useaan otteeseen Järjestä tarvittaessa tulkkaus

11 Miten valmentaa vierailukohde? Kerro, minkä tyyppinen opintovierailu on kyseessä ja keitä osallistujat ovat (lähetä etukäteen esim. ohjelma+osallistujalista+esite) Selvitä yhteyshenkilöt/ketä on paikalla Tiedustele onko vierailun isännillä toiveita/odotuksia ryhmän suhteen Tarkista kulkuyhteydet/kulkeminen hyvissä ajoin Huolehdi, että kohteessa tiedetään tarkka aikataulu ja että sen venymiseen voidaan mahdollisesti varautua Tiedustele tarjotaanko kohteessa ruokailua/kahvit Kerro esim. päivän aluksi mihin olette menossa ja ketä tapaatte, voitte myös miettiä yhdessä mahdollisia keskustelun teemaan/ kohteeseen liittyviä kysymyksiä Pyydä isänniltä tietoa organisaatiosta/puhujista/aiheesta

12 Hotellin valinnassa huomioitavaa Kokoustilat, laitteisto Ruokailutilat Hinta (ns. keskihintainen) Keskeinen sijainti Hyvät paikallisliikenneyhteydet Internetyhteydet -> Lähetä lista osallistujista hotelliin -> Ilmoita osallistujalle, että hän huolehtii varauksesta itse!! -> Tarkista, että kaikki ovat vahvistanee varauksen

13 Liikkuminen ja paikallisliikenne Minibussin vuokraus usein hyvä vaihtoehto Ilmoita osallistujille etukäteen, jos heidän on varattava rahaa paikalliseen liikkumiseen Muista myös ryhmäliput Tarvittaessa jaa kaikille kartta Huomioi ohjelmassa, että ryhmän kanssa liikkuminen vie aikaa

14 Informal meeting Ennen virallisen ohjelma alkua on tapana järjestää ns. epävirallinen tapaaminen (edellisenä iltana) Esittäytyminen; vetäjä/järjestäjä ja osallistujat Ohjelman läpikäynti pääpiirteissään; tavoitteet, rakenne, teema Keskustelu osallistujien odotuksista Vierailuun liittyvät käytännön asiat ja mahdollisesti joitain kulttuurisia erityispiirteitä Kertoa ryhmäraportin laatimisesta ja valita esittelijä Ryhmäytä!

15 Raportointi Järjestäjä varaa aikaa raportointiin vierailuohjelmassa (mahdollisuus tietokoneen käyttöön useampana päivänä) Vierailun alussa ryhmä valitsee joukostaan henkilön esittelijäksi Esittelijä vastaa raportin toimittamisesta Cedefopiin, kaikille osallistujille ja järjestäjälle vierailun jälkeen Valmis raporttipohja on saatavilla CIMOn ja Cedefopin sivuilta Raporttiin voi lisätä esim. kuvia tai omia osioita etc. Tarkoituksena on, että kaikki ryhmän jäsenet osallistuvat raportin laadintaan tasapuolisesti (voidaan esim. jakautua pienimpiin ryhmiin ja koota kommentit yhteen) Vierailun järjestäjä lähettää kopion ryhmäraportista CIMOon Huom! Raportti on oppimisen ja keskustelujen työkalu!

16 Mahdolliset ongelmatilanteet Kielitaito: joidenkin osallistujien kielitaito voi olla puutteellinen Aikataulut: aikataulua voidaan joutua muuttamaan Peruutukset: myöhäisen peruutuksen kustannukset kattaa osallistuja itse Sairastumiset: osallistuja voi joutua poistumaan vierailulta Varkauksien varalta puhelinnumerot tiedoksi Matkaseura : Osallistujia tulee ohjeistaa siten, että läheisten mukaantulo vierailulle ei ole suotavaa; vierailulla myös vapaa-aika vietetään yleensä ryhmän jäsenten kesken Ilmapiiri: tyytymättömyys ohjelmaan/aiheeseen, ryhmäytymistä ei tapahdu tms., ryhmän sisäisen jännitteet

17 OLIVE-tietokannan käyttö Cedefop lähettää järjestäjille ohjeet Olivetietokannan käytöstä ja tarvittavat tunnukset sisään kirjautumiseen Järjestäjille: Management door Group Management (tiedot vierailusta ja osallistujista) General information: oppaat järjestäjille ja osallistujille Osallistujille: Participants management

18 Opintovierailut-ohjelman yhteystiedot Sähköposti: Yhteyshenkilöt CIMOssa: Tiina Karro p Paula Tyrväinen p

19 CEDEFOP European Centre for the Development of Vocational Training CEDEFOP P.O.Box 22427, Finikas GR Thessaloniki

20 Innostavia suunnitteluhetkiä ja onnistunutta vierailua kaikille!