Kiteen kaupungin toimintaohjeet sisäilmaongelman selvittämisessä

Transkriptio

1 Kiteen kaupungin toimintaohjeet sisäilmaongelman selvittämisessä Sisäilmatyöryhmä Yhteistyötoimikunta Kaupunginhallitus

2 Toimintaohjeet sisäilmaongelmissa 2 (12) Sisällys 1. KITEEN KAUPUNGIN TOIMINTAMALLI SISÄILMAONGELMIEN EHKÄISYYN JA HALLINTAAN SISÄILMATYÖRYHMÄ JA SEN TOIMINTA Sisäilmatyöryhmän jäsenet Kokouskäytäntö SISÄILMAONGELMAN ILMOITUSMENETTELY Toimintatavat sisäilmaongelmasta ilmoitettaessa Tekninen ongelma ilmoitetaan suoraan esimiehelle Oireileva henkilö yhteistyössä työterveyshuollon kanssa Sisäilmayhteyshenkilö Haittailmoitus Ilmoituksen teon jälkeen ONGELMANRATKAISU Ennaltaehkäisevä toiminta Esiselvitykset ja alustava arvio Laajempi selvitys Ongelman määrittely ja arviointi Tavoitteet Toimenpiteiden toteutus Arviointi ja seuranta VIESTINTÄ... 8 LIITTEET Ilmoitus sisäilmaongelmasta tekniseen keskukseen Haittailmoitus Lyhyt toimintaohje sisäilmaongelmasta ilmoittamiseen... 12

3 Toimintaohjeet sisäilmaongelmissa 3 (12) 1. KITEEN KAUPUNGIN TOIMINTAMALLI SISÄILMAONGELMIEN EHKÄISYYN JA HALLINTAAN Työpaikan sisäympäristön tila ja sisäilman laatu vaikuttaa työntekijöiden ja myös muiden tiloja päivittäin käyttävien hyvinvointiin. Huono sisäilma aiheuttaa oireita ja sairauksia, hyvä sisäilma lisää viihtyvyyttä ja parhaimmillaan edistää työn tuottavuutta. Sisäilmaongelmat ovat usein hankalia ja niiden tutkiminen on vaikeaa suorien mittaus ja arviointimenetelmien puuttuessa. Sisäilmahaittojen tutkiminen on ongelmallista myös siksi, että syy-seuraussuhteiden osoittaminen on epävarmaa. Usein sisäilmahaittoja aiheuttavat kuiva ilma, huoneilman pölyt tai väärä lämpötila. Myös kosteus- ja homevaurioista aiheutuvat ilman epäpuhtaudet sekä huono ilmanvaihto voivat aiheuttaa oireilua. Sisäilmaongelmien ehkäisyyn ja hallintaan tarkoitetun toimintamallin avulla luodaan selkeä sisäilmaongelmien hallintaprosessi. Toimintamalli sisältää ilmoitusmenettelyn, sisäilmatyöryhmän roolin, tehtävät ja tiedottamisen. Toimintamalli koskee pääasiassa kaupungin omia kiinteistöjä, mutta myös kaupungin vuokraamien tilojen sisäilma-asioita voidaan käsitellä sisäilmatyöryhmässä. Sisäilma-asioiden käsittely tulee huomioida vuokrasopimuksissa. Kiteen kaupunki edellyttää, että työskentelytiloiksi vuokratut tilat ovat terveelliset ja turvalliset. 2. SISÄILMATYÖRYHMÄ JA SEN TOIMINTA Sisäilmatyöryhmän tehtävänä on toimia sisäilmaongelmien käsittelyelimenä. Sisäilmatyöryhmän tärkein tehtävä on suunnitelmallisesti edetä ongelmien ratkaisussa sekä pyrkiä luomaan kestäviä ja yhtenäisiä toimintasuunnitelmia. Sisäilmatyöryhmä voi tarvittaessa olla myös asiantuntija-apuna sisäilmaongelmien ennaltaehkäisyssä ja toimia aktiivisesti hyvän sisäilman puolesta kaupungin kiinteistöissä. Sisäilmatyöryhmä on yhteistyöelin, joka tekee esitykset yhdessä keskustellen ja sopien. Ryhmässä on vallalla yhteisymmärrys, tasaveroisuus ja vuorovaikutus. Työryhmän jäsenten roolien on oltava selkeitä ja kaikilla ryhmän jäsenillä tiedossa. Työryhmän arvovallan ja prosessin toimivuuden kannalta on tärkeää, että linja ulospäin on yhtenäinen. Selkeä ja yhtenäinen viestintä synnyttää luottamuksen ilmapiirin.

4 Toimintaohjeet sisäilmaongelmissa 4 (12) 2.1 Sisäilmatyöryhmän jäsenet työterveyslääkäri/työterveyshoitaja terveystarkastaja työsuojeluvaltuutettu/työsuojeluvaltuutetut työhyvinvointipäällikkö (sihteeri ja koollekutsuja) kiinteistöpäällikkö (puheenjohtaja) Lisäksi työryhmä voi käyttää muiden asiantuntijatahojen palveluita ja kutsua kokouksiinsa henkilöitä, joita asia koskettaa. 2.1 Kokouskäytäntö Sisäilmatyöryhmä kokoontuu tarvittaessa työryhmän sihteerin koolle kutsumana. Työryhmän jäsenten tulee saada käsiteltävä materiaali riittävän ajoissa ennen kokouspäivää, jotta työryhmän jäsenillä on aikaa tutustua ja perehtyä asiaan. Kokouksista tehdään muistiot, jotka arkistoi työryhmän sihteeri. Sisäilmatyöryhmä on päätösvaltainen, jos paikalla on puheenjohtaja tai sihteeri, työterveyshuollon edustaja, työsuojeluvaltuutettu ja terveystarkastaja. 3. SISÄILMAONGELMAN ILMOITUSMENETTELY Sisäilmaongelman ilmoitusmenettelyn tulee olla ennalta selkeä prosessi. Tavoitteena on, että pienet sisäilmaongelmat ja havainnot pystytään korjaamaan ilman sisäilmatyöryhmää esimiehen ja työterveyshuollon kautta. Laajat ja vaikeat ongelmat käsitellään sisäilmatyöryhmässä. 3.1 Toimintatavat sisäilmaongelmasta ilmoitettaessa Sisäilmaongelman luonteen tai käsittelyn mukaisesti ilmoitusmenettelyssä on kolme eri toimintatapaa: Tekninen ongelma ilmoitetaan suoraan esimiehelle Välittömiä toimenpiteitä vaativasta teknisestä ongelmasta (esim. vesivuoto) tulee ilmoittaa kiinteistönhoitajille puhelimitse ja sähköpostilla talkkarit@kitee.fi sähköpostiosoitteeseen. Ilmoituksen tekee se, joka ongelman havaitsee. Kopio sähköpostista pitää lähettää tiedoksi myös omalle esimiehelle.

5 Toimintaohjeet sisäilmaongelmissa 5 (12) Esimies ilmoittaa sisäilmaongelmasta eteenpäin tekniselle toimelle intranetistä löytyvällä ilmoitus sisäilmaongelmasta lomakkeella (liite 1). Tekninen toimi tai muu huoltotoimenpiteen tekijä ilmoittaa esimiehelle mitä toimenpiteitä on tehty. Esimiehen tulee arkistoida kaikki tehdyt ilmoitukset ja niihin liittyvät toimenpiteet Oireileva henkilö yhteistyössä työterveyshuollon kanssa Oireilevan henkilön tulee kääntyä työterveyshuollon puoleen, joka käynnistää työperäisyyden arvioinnin ja ohjaa työntekijän tarvittaessa työterveyslääkärille oirekuvan selvittämiseksi. Työntekijän on ilmoitettava sisäilmaongelmasta kirjallisesti myös omalle esimiehelle. Työterveyshuollon tulee tarvittaessa esimiehen pyynnöstä selvittää oireilua työyhteisössä sisäilmakyselyin, jolloin saadaan laajempaa tietoa haittatekijöistä. Työterveyshuolto voi oireiden yleisyydestä johtuen myös esittää sisäilmakyselyn tekemistä. Työterveyshuolto arkistoi tekemänsä kyselyt. Työterveyshuolto tuo tiedot sisäilmatyöryhmään Sisäilmayhteyshenkilö Niille kiinteistöille, joissa on havaittu sisäilmaongelmia tulisi nimetä sisäilmayhteyshenkilö. Esimies voi toimia itse sisäilmayhteyshenkilönä tai nimetä sisäilmayhteyshenkilön. Tarkoituksenmukaista olisi, että sisäilmayhteyshenkilö työskentelee tiloissa, joita ongelma koskee. Sisäilmayhteyshenkilö toimii yhteistyössä sisäilmatyöryhmän kanssa silloin kun hänen edustamansa kiinteistön sisäilma-asioita käsitellään sisäilmatyöryhmässä Haittailmoitus Haittailmoituksen tekoon tulee turvautua vasta, kun ongelman ratkaisua ei ole löydetty esimiehen tai työterveyshuollon kautta. Haittailmoituksen voi myös tehdä, jos henkilö tai työyhteisö ei koe saavansa asiaa eteenpäin esimiehen tai työterveyshuollon kautta lukuisista ilmoituksista huolimatta. (liite 2) Haittailmoituksen luontevin vastaanottaja on työsuojelupäällikkö, joka on myös sisäilmatyöryhmän jäsen. Työsuojelupäällikön on annettava palautetta ilmoituksen tekijälle haittailmoituksen etenemisestä. Työsuojelupäällikkö arkistoi kaikki haittailmoitukset ja niihin liittyvät muut asiakirjat. Haittailmoitukset tuodaan tiedoksi sisäilmatyöryhmään. 3.2 Ilmoituksen teon jälkeen Helposti havaittavan teknisen ongelman korjaamisen jälkeen asiasta on tiedotettava esimiestä, joka tiedottaa henkilöstölle ja ilmoituksen tekijälle. Oireileva henkilö selvit-

6 Toimintaohjeet sisäilmaongelmissa 6 (12) tää työterveyshuollon kautta oireilun tarkempia syitä. Jos työterveyshuollolla on epäily sisäilmaongelmasta, asia tuodaan sisäilmatyöryhmään työsuojelupäällikön kautta. Työsuojelupäällikkö tuo haittailmoitukset työterveyshuollon kautta sisäilmatyöryhmän käsittelyyn. Sisäilmatyöryhmän kokouksiin tulee kerätä kaikki ennalta saatava tieto käsittelyä varten. Arvioinnin tueksi tulisi kerätä riittävästi taustatietoa haitoista ja oireista: niiden yleisyydestä ja laadusta ja esiintyvyydestä työpaikalla. Näiden taustatietojen pohjalta työryhmä miettii ongelman laajuutta ja jatkotoimenpiteitä. 4. ONGELMANRATKAISU 4.1 Ennaltaehkäisevä toiminta Sisäilmaongelmien ennaltaehkäisy lähtee jo rakennusten suunnitteluvaiheessa. Riskirakenteiden tunnistaminen ja erilaisten fysikaalisten tekijöiden hallinta ovat osa työympäristötekijöiden kartoitusta ennen rakennuksen toiminnan aloittamista. Käyttöönoton jälkeen tulee rakennuksen käyttö olla suunnittelun mukaista ja rakennukset tulee huoltaa säännöllisesti. Myös hyvä ja säännöllinen siivous on osa sisäilmaongelmien ehkäisyä. Ennaltaehkäisy ei ole sisäilmatyöryhmän pääasiallinen tehtävä, vaan ohjeistukset tilojen käyttöön, korjaukseen, kiinteistöhuoltoon ja siivoukseen tulevat esimiehiltä tai toimialojen vastaavilta. Ennaltaehkäisyssä korostuu esimiesten ja tilojen käyttäjien rooli ja vastuu. Jokaisen tulee omalta kohdaltaan kiinnittää huomiota oman toimintansa vaikutuksesta sisäilman laatuun. Tarvittaessa sisäilmatyöryhmä voi olla neuvoa-antavana ryhmänä, esimerkiksi harkittaessa toimenpiteitä, joilla vältyttäisiin uusilta sisäilmaongelmilta kaupungin kiinteistöissä. Sisäilmatyöryhmän ratkaisuprosessin tulee olla suunnitelmallinen aina ongelman havaitsemisesta sen seurantaan ja arviointiin saakka. 4.2 Esiselvitykset ja alustava arvio Kun asia tulee sisäilmatyöryhmän käsittelyyn, kaikki aiempi tutkimusaineisto tulee olla työryhmän käytössä. Tärkeintä on selvittää oireiden ja haittojen laatu ja yleisyys työpaikalla. Oireilun arviointi saadaan työterveyshuollon selvityksillä. Tämä voi tapahtua haastattelujen tai työterveyslaitoksen sisäilmakyselyn avulla. Kiinteistön omistajan tulee antaa selvitys rakennuksen kunnosta ja huoltotoimenpiteistä, jos ne liittyvät ongelman asetteluun. Sisäilmatyöryhmä valitsee keskuudestaan edustajat, jotka tekevät katselmoinnin työpaikalla. Katselmoinneissa selvitetään keskeiset sisäilma-asioihin vaikuttavat

7 Toimintaohjeet sisäilmaongelmissa 7 (12) asiat, kuten ilmanvaihto, tiedossa olevat kosteusvauriot, remontit, henkilöstön oireilu ja rakennuksen historia. Kiinteistöjen taustatiedot löytyvät Kiteen kaupungin, Kiteen Kotitalot Oy:n ja Kesälahden Vuokratalot Oy:n käyttämästä Kupari Solutions kiinteistöohjelmasta. 4.3 Laajempi selvitys Jos esiselvityksen perusteella todetaan tarpeelliseksi tehdään laajempi ongelman kartoitus. Myös pienellä alueella ilmenevä ongelma on riittävä peruste rajattuihin työympäristön tutkimuksiin. Tämä tapahtuu havainnoimalla, arvioimalla pintakosteuksia ja määrittämällä materiaalien mikrobeja. Tarvittaessa rakennukselle tehdään kuntotutkimus (esim. rakenteiden kosteusmittaus, ilmanvaihdon tarkastus, mikrobinäytteiden ottaminen), jolloin rakennuksen rakenteita voidaan avata. Kuntotutkimukseen käytetään ulkopuolista asiantuntijaa. Ulkopuolisten asiantuntijoiden pätevyyden ja heidän käyttämiensä mittausmenetelmien tulee täyttää annetut säädökset ja viranomaisohjeet. Kuntotutkimuksesta ja kuntotutkimuksen tuloksista tiedotetaan sisäilmatyöryhmälle. Sisäilmatyöryhmä toimii yhteistyössä eri vastuutahojen kanssa ja avustaa tarvittavien lisäselvitysten suunnittelussa. Henkilöstölle tiedotetaan toimenpiteiden etenemisestä. Jos prosessi tulee kestämään kauan on mietittävä ratkaisuvaihtoehtoja, joilla henkilöstön oireita ja oloa helpotetaan. Keskustelu- ja tiedotustilaisuuksia järjestetään tarpeen mukaan. 4.4 Ongelman määrittely ja arviointi Sisäilmatyöryhmä määrittelee selvitysten perusteella kokonaiskuvan ongelmasta, sen taustoista ja mahdollisista syistä oikeiden ratkaisuvaihtoehtojen löytämiseksi. Arviointi perustuu rakennusteknisiin tutkimuksiin ja tarvittaessa mikrobiologisiin tai kemiallisiin selvityksiin. Arviossa huomioidaan vaurion laajuus ja ilmayhteys työtiloihin, mikrobikasvuston määrä ja laatu sekä tilannetta pahentavat tekijät. Näiden tutkimusten perusteella arvioidaan tarvittavien toimenpiteiden kiireellisyys. 4.5 Tavoitteet Tavoitteena on auttaa saavuttamaan, käytössä olevilla resursseilla, mahdollisimman hyvä sisäilma, joka ei aiheuta terveydellistä haittaa tilojen käyttäjille. Ihmisten kokemus hyvästä sisäilmasta on yksilöllinen, joten kaikkea oireilua ei voi poistaa. Tavoitteena on yleinen hyvinvoinnin lisääntyminen.

8 Toimintaohjeet sisäilmaongelmissa 8 (12) 4.6 Toimenpiteiden toteutus Toimenpiteiden tavoitteena on saada ongelmat hallintaan ja estää uusien ongelmien syntyminen. Jos sisäilmaongelma vaatii rakennuksen korjausta, korjaukset on toteutettava siten, että niistä ei aiheudu epäpuhtauksia sisäilmaan. Toimenpiteistä, korjaussuunnitelmasta ja aikataulusta tiedotetaan tilojen käyttäjiä. 4.7 Arviointi ja seuranta Tehtyjä suunnitelmia ja toteutettuja toimenpiteitä ja niiden vaikutuksia seurataan ja arvioidaan kaikissa prosessin vaiheissa. Loppuarviossa tuodaan saavutetut parannukset kaikkien näkyville. Samalla tuodaan esille toimintatapojen ja ongelmanratkaisujen ongelmakohdat, jotta niitä voidaan tulevaisuudessa parantaa. Tiedotetaan seurantatuloksista. Ne tulee käydä yhdessä läpi tilan käyttäjien kanssa. 5. VIESTINTÄ Sisäilmaongelman ratkaisussa kaikkien osallisten tiedottaminen on tärkeää. Sisäilmatyöryhmän yhteisistä tiedotteista vastaa työhyvinvointipäällikkö. Työryhmä voi myös jakaa tiedotusvastuun tapauskohtaisesti niin, että erikoisosaamista vaativissa tiedotustilanteissa tai tiedotteissa käytetään tarvittaessa ulkopuolista asiantuntijaa. Esimies tai sisäilmayhteyshenkilö huolehtii tiedottamisesta työyhteisön ja sisäilmatyöryhmän välillä ongelmanratkaisuprosessista ja sen vaiheista. Vaikeiden ja konflikteja helposti aiheuttavien asioiden käsittelyssä tulee noudattaa erityistä huomaavaisuutta ja pyrkiä toimivaan yhteistoimintaan. LIITTEET 1. Ilmoitus sisäilmaongelmasta tekniseen keskukseen 2. Haittailmoitus 3. Lyhyt toimintaohje sisäilmaongelmasta ilmoittamiseen

9 1. Ilmoitus sisäilmaongelmasta tekniseen keskukseen Toimintaohjeet sisäilmaongelmissa 9 (12)

10 2. Haittailmoitus Toimintaohjeet sisäilmaongelmissa 10 (12)

11 Toimintaohjeet sisäilmaongelmissa 11 (12)

12 3. Lyhyt toimintaohje sisäilmaongelmasta ilmoittamiseen Toimintaohjeet sisäilmaongelmissa 12 (12)