Visma L7 Vuodenvaihde: palkanlaskenta. Tiedote 2013

Transkriptio

1 Visma L7 Vuodenvaihde: palkanlaskenta Tiedote 2013

2 Oppaan päiväys: Asiakaspalvelu: Helpdesk: kirjautuminen Visma L7 infolinen tai osoitteen kautta Puhelintuki Visma L7: Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Software Oy,

3 Sisällysluettelo 1 Saate Palkanlaskenta ja vuodenvaihde Lakisääteiset muutokset Palkkatilastot Palkanlaskennan tarkistukset ja täsmäytykset Yhteisö työkorvauksen saajana Palkkayhteenveto sosiaaliturvamaksun tarkistuksessa Työajanlyhennys Edellisen vuoden työajanlyhennys Työajanlyhennyksen maksutavan vaihtaminen Laskentaohjaukset Tapaturmavakuutustilasto Lomapalkkavaraukset Verottajan vuosi-ilmoitus Vuosi-ilmoitusraportit Muutoksia vuoden 2012 vuosi-ilmoituksella Vuosi-ilmoituksen siirtotiedosto Vuosi-ilmoitustietojen yhdistely Siirtotiedostojen poisto- ja korjaustoimenpiteet Eläkevakuutukset TyEL- ja KVTEL-vuosi-ilmoitus KuEL Ay-jäsenmaksut Palkanlaskennan perustiedot Verokortit Ennakonpidätys alkuvuonna Verokorttitietojen suorasiirtomenettely Palkasta pidätettävät maksut Palkansaajan työeläkevakuutusmaksu Palkansaajan työttömyysvakuutusmaksu Sairasvakuutuksen päivärahamaksu Minipidätys (kansainväliset työskentelytilanteet) Työnantajan sosiaaliturvamaksu Jäsenmaksut Luontoisedut ja kustannusen korvaukset Ulosotto Sivukuluprosenttien muutokset Kuntarekisteri Palkkalaskelman kumulatiiviset tiedot Palkkojen kirjanpitoon siirto Kirjauspäivät Kirjausten jaksotus Uutta Ulosoton lisätietoraportti Henkilörekisteri Palkkatapahtumien syöttö ja palkkojen laskenta Vuodenvaihde: palkanlaskenta Sisällysluettelo - i

4 4.1.3 Palkkojen maksatus Palkat kirjanpitoon Veronumeroiden pyyntöaineisto PDF-palkkapussien pakkaus Raportit ja tilastot Vuodenvaihde: palkanlaskenta Sisällysluettelo - ii

5 1 Saate Tässä luvussa kuvataan vuodenvaihdedokumentin sisältö sekä kerrotaan lakisääteisten muutosten julkaisusta. 1.1 Palkanlaskenta ja vuodenvaihde Tässä dokumentissa kuvataan palkanlaskennan toimet vuodenvaihteessa. Ensimmäisenä käydään läpi, miten vuoden 2012 palkanlaskennan tiedot täsmäytetään, tilastoidaan ja lähetetään eteenpäin eri viranomaisille. Sen jälkeen kerrotaan, millaisia toimenpiteitä Visma L7 -ohjelmiston palkanlaskennassa tulee tehdä ennen kuin ensimmäisiä vuodelle 2013 kuuluvia palkkoja (maksupäivä vuonna 2013) aletaan laskea. Lopuksi tarkastellaan tulevan ohjelmistoversion uusia ominaisuuksia palkanlaskentaan liittyen. 1.2 Lakisääteiset muutokset Lakisääteiset muutokset toteutetaan Visma L7 -ohjelmiston seuraavaan versioon, joka julkaistaneen joulukuussa viikolla 50. Menestystä vuodelle 2013! Vuodenvaihde: palkanlaskenta Saate - 1

6 2 Palkkatilastot Tässä luvussa kerrotaan vuodenvaihteessa tulostettavista palkkatilastoista sekä näihin tilastoihin liittyvistä huomioitavista asioista. 2.1 Palkanlaskennan tarkistukset ja täsmäytykset Voit tulostaa palkkatilastoja maksupäivillä rajaten pääsääntöisesti milloin tahansa. Palkkajaksojen tulee olla maksettu -tilassa, jotta niiden tiedot tulostuvat palkkatilastoihin. Osa raporteista tulostuu ajonaikaisesta tilanteesta, mutta näistä mainitaan erikseen jäljempänä. Tilastoja tulostettaessa on tärkeää huolehtia seuraavista asioista: Tulostusjakson aikana käytettyjen palkkalajien tulee olla käytössä. Kaikilla kuluneen tilikauden aikana käytetyillä palkkalajeilla pitää olla Käytössä-valinta, vaikka niitä ei enää käytettäisikään. Jos valintaa ei ole, niin ko. palkkalajeilla maksetut palkat eivät tulostu mm. vuosi-ilmoitukselle, palkkayhteenvedolle ja palkkakortille. Työntekijöiden työsuhdetietojen päivämäärät ovat oikein. Samalla henkilöllä ei saa olla useampaa työsuhdetta yhtä aikaa voimassa, eikä edellisen työsuhteen viimeinen maksupäivä saa ajallisesti sisältyä uuteen työsuhteeseen. Esim. henkilön 1. työsuhde on kestänyt ja sen viimeinen maksupäivä on Saman henkilön 2. työsuhde on sijoittunut aikavälille Tällöin pitää muuttaa 1. työsuhteen viimeiseksi maksupäiväksi esim , jolloin se ei enää kohdistu 2. työsuhteen ajalle. Päättyneillä työsuhteilla on työsuhteen päättymispäivä Päättyi pvm kentässä. (Päättyy pvm -kentän tieto on määräaikaisen työsuhteen informatiivinen tieto, eikä vaikuta tilastointiin millään tavalla.) Henkilön työsuhdetiedot. Tarkista palkkayhteenvedolta, että stm-prosentti on oikein. Täsmäytä palkkatilastoista palkkayhteenveto (PLYHT8.rpt ja PLYHT9.rpt) kirjanpidon tilien kanssa (ennakonpidätysvelka, sotumaksuvelka). Täsmäytä verottajan vuosi-ilmoitukset ja tarkista ne verraten muihin palkanlaskennan tilastoihin (esim. palkkayhteenveto, palkkakortit). Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkkatilastot - 2

7 Jos verottajan vuosi-ilmoitus ei täsmää muihin palkanlaskennan tilastoihin (esim. palkkayhteenveto, palkkakortti), ero johtuu mitä todennäköisimmin henkilön työsuhteilta. Tarkista ensimmäisenä edellä mainitut henkilön työsuhteisiin liittyvät kohdat. Tarkista verottajan vuosi-ilmoitukselta, että mahdolliset sosiaaliturvamaksupalautukset on huomioitu palkanlaskennassa. Käytössä olevat ja Visma L7 -ohjelmassa ylläpidetyt vuosi-ilmoitusraportit ovat: PLVER1.rpt Verottajan vuosi-ilmoituksen palkansaajakohtainen erittely PLVER11.rpt Rajoitetusti verovelvollisten saajaerittely. Verottajan vuosi-ilmoituksessa tulostuu maatunnus suorituslajeille 5 Ns. säännönalainen (vakuutus) palkka ja 5Y Yrittäjän 6 kk säännönalainen (vakuutus). Lisää maatunnus ulkomailla työskentelevän henkilön lisätietoihin (Henkilöt Ikkuna Lisätiedot) valitsemalla Ryhmä-sarakkeesta 6kk maatunnus ja poimimalla maan nimi Lisätietoteksti-sarakkeeseen. Kirjanpitoon siirrettyjen eli hyväksytty -tilalla olevien palkkajaksojen tietojen ylläpitäminen on estetty. Osan tiedoista voit virkistää palkkajaksolle Virkistä jakson henkilötiedot toiminnolla. Mikäli havaitset, että palkkajaksoilla on tällaisia virheellisiä/puutteellisia tietoja, tee korjaukset henkilön työsuhdetietoihin. Tämän jälkeen voit päivittää Palkanlaskenta Palkkatapahtumien syöttö Toiminnot Virkistä jakson henkilötiedot -toiminnolla valittuna olevalle palkkajaksolle henkilön työsuhteelta mahdolliset muuttuneet tiedot (verollisuus, eläkevakuutuskoodi, palkkaus, ay-liitto). Jakson henkilötietojen virkistäminen Yhteisö työkorvauksen saajana Visma L7 -järjestelmässä on mahdollista määritellä työkorvauksen saaja yhteisöksi, jolloin tälle maksetut suoritukset eivät ohjaudu kausiveroilmoitukselle lainkaan, mutta verottajan vuosi-ilmoitukselle kyllä. Kausiveroilmoituksessa ohitetaan henkilö, jonka Henkilöt Ikkuna Lisätiedot -ikkunassa on ryhmälle Yhteisö määritelty lisätietoteksti 1. Työkorvausten käsittelystä Visma L7 Palkanlaskennassa on saatavilla erillinen ohje, jossa on kerrottu työkorvauksia varten perustettavat palkkalajit ja tilastoja varten tehtävät ohjaukset. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkkatilastot - 3

8 Henkilön lisätiedot Palkkayhteenveto sosiaaliturvamaksun tarkistuksessa Sosiaaliturvamaksun tarkistamisessa voit käyttää Palkanlaskenta Palkkatilastot Palkkayhteenveto -valinnalla löytyviä palkkayhteenvetoraportteja PLYHT8.rpt (Uusi palkkayhteenveto sotunalainen ansio) sekä PLYHT9.rpt (Uusi palkkayhteenveto sotu muutos). Näillä raporteilla näkyy sosiaaliturvamaksu euroina ja prosentteina henkilöittäin ja jaksoittain. 2.2 Työajanlyhennys Palkanlaskenta Palkkatilastot Työajanlyhennyslistat tulosteet muodostuvat ajonaikaisten kumulatiivisten tietojen mukaisina eli maksupäivärajauksella ei ole merkitystä tilaston tulostuksessa. Jos työajanlyhennyksiä jää pitämättä ja ne siirtyvät seuraavalle vuodelle, kannattaa ajaa raportti Pitämättömät pekkaset ennen kuin maksat palkkoja, joiden maksupäivä on tammikuussa Jos kumulatiivisen palkkalajin nollaus on kalenterivuosi, nollaus tapahtuu seuraavan vuoden ensimmäisessä palkanlaskennan laskenta-ajossa Edellisen vuoden työajanlyhennys Jos työajanlyhennystä ei pidetä kuluvana vuonna, vaan se siirretään seuraavalle vuodelle, voit halutessasi siirtää vanhan vuoden pitämättömät työajanlyhennystunnit erilliselle kumulatiiviselle palkkalajille. Tätä varten tarvitset uusia palkkalajeja Työajanlyhennyksen maksutavan vaihtaminen Jos tähän asti olet maksanut lyhennykset joka tilissä ja nyt siirryt keräämään ta-lyhennystä, ajoita muutos vuodenvaihteeseen sekä tee uudet palkkalajit Laskentaohjaukset Työajanlyhennysvapaiden kertyminen TES-kohtaisella ohjauksella 25/3 saat voimaan energia-alan käsittelysäännön. Se kerryttää vapaata 25 tuntia jokaista vuosineljännestä kohden, jonka aikana työntekijä on työtuntijärjestelmän mukaisesti työskennellyt vapaata kerryttävässä työaikamuodossa. Vapaata ei kerry sellaiselta vuosineljännekseltä, jonka aikana työntekijä on ollut tekemättä työtä edellä mainitussa työaikamuodossa enemmän kuin 12 työpäivän ajan. Ohjauksella 100/12 on voimassa käsittelysääntö, jolloin vapaata kertyy vuosilomanlaskentasäännön perusteella, eli jos henkilö on töissä kuukauden aikana vähintään 14 päivää, kertyy kuukaudelta työajan lyhennystä 8.33 tuntia. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkkatilastot - 4

9 Kuukauden työpäivät Voit asettaa työajan lyhennysten kertymistä edellyttävän kuukauden työpäivien minimimäärän TES-kohtaisesti, jos se on jotain muuta kuin 14. Esimerkiksi energia-alalla lyhennykset alkavat kertyä vasta, kun kuukaudessa on 17 työpäivää. Tämä määriteltäisiin kenttäkirjaston parametrille X317 TYÖEHTOSOPIMUS seuraavasti: 1. Valitse haluttu työehtosopimus. 2. Kirjoita TEKSTI-kenttään TYLYMINKKTYOPVT(17). Sulkuihin kirjoitat siis kuukauden työpäivien minimimäärän. 2.3 Tapaturmavakuutustilasto Henkilöt Työsuhde -ikkunassa määrittelet henkilölle toimenkuvan mukaisen tapaturmavakuutuskoodin eli ns. riskiryhmän, jonka perusteella saat tapaturmavakuutustilastolle maksetut palkat. Tapaturmavakuutuskoodeja ylläpidät Henkilöt Asetukset Ohjaukset -ikkunassa parametrilla TVAKKOODI. Tapaturmavakuutustilaston tulostat Palkanlaskenta Palkkatilastot ohjelman kautta. Mikäli tapaturmavakuustilastolle kertyvä ansio poikkeaa veronalaisesta ansiosta, tulee ohjelmaan tehdä muutama uusi määritys. 1. Lisää palkkalajille 715 Veronalainen ansio ohjaus 716 olemassa olevien lisäksi. Perusta uusi tilastopalkkalaji 716 Tapaturmavakuutuksen veronal. ansio. Tilastopalkkalaji Määrittele uusi tilastopalkkalaji (716) kenttäkirjaston parametrille P153 arvon TTVAK tekstikenttään. Ko. kohdassa ilmoitat palkkalajin 715 tapaturmavakuutustilastolla korvaavan palkkalaji. Jos palkkalajia ei ole määritelty, ohjelma käyttää palkkalajia 715 kuten ennenkin. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkkatilastot - 5

10 Määritelty poikkeava palkkalaji arvolle TTVAK. 3. Määrittele poikkeava arvo (701,715,716) Palkanlaskenta Palkkatilastot Asetukset Tilastojen palkkalajiohjaukset ikkunassa tilastolle tapaturmavakuutustilasto PLTVA. Poikkeava arvo. 2.4 Lomapalkkavaraukset Palkanlaskenta Palkkatilastot ohjelman kautta voit tulostaa Maksamattomat lomapalkat -raportin sekä ajaa koeajona lomapalkkalaskennan kuluvan lomavuoden alusta kalenterivuoden loppuun. Näiden tulosteiden avulla saat laskettua lomapalkkavarauksen kalenterivuoden lopussa kirjanpitoon. Maksamattomat lomapalkat - raportti tulostuu ajonaikaisesta tilanteesta eli se on tulostettava ennen mahdollisia lomapalkkojen maksutapahtumia (raportille tulostuvat kuukausipalkkaisista vain lomien ja lomarahojen määrät). Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkkatilastot - 6

11 Huom! Henkilöt Asetukset Ohjaukset -ikkunassa tulee parametrilla PLLOMA olla maksupalkkalajit määritelty asianmukaisesti, jotta esimerkiksi kuukausipalkkaisten lomapalkkasummat tulostuvat raportille. Lomat-sovelluksen ollessa käytössä voit tulostaa erillisellä Lomapalkkavarausraporttiohjelmalla raportin maksamattomista lomista. Lomapalkkavarausraportille lasketaan kuluvan lomavuoden lomapalkka sekä haetaan pitämättömät lomat lomarekisteristä. On tärkeää, että lomia on ylläpidetty lomarekisterissä asianmukaisesti. 2.5 Verottajan vuosi-ilmoitus Tarkista verottajan vuosi-ilmoitukset sekä täsmäytä ne muihin palkanlaskennan tilastoihin (palkkayhteenveto ja palkkakortit) ja kirjanpitoon Vuosi-ilmoitusraportit Vuosi-ilmoitusraportit tulostat ohjelman Palkanlaskenta Palkkatilastot Verottajan vuosi-ilmoitus kautta. Käytössä olevat ja Visma L7 -ohjelmassa ylläpidetyt vuosiilmoitusraportit ovat: PLVER1.rpt Verottajan vuosi-ilmoituksen palkansaajakohtainen erittely PLVER11.rpt Rajoitetusti verovelvollisten saajaerittely Vuosi-ilmoitukseen vaikuttaa mm. henkilöiden työsuhdetietoihin merkitty verollisuus, joka on tallentunut edelleen palkkajaksolle. Tilastoa tulostaessasi voit valita mukaan joko Verolliset jaksot, Verottomat jaksot (ulkomaan palkat/6 kuukauden sääntö) tai molemmat. Tilastossa tulostuu omille sivuilleen päätoimesta ja sivutoimesta maksetut palkat. Sosiaaliturvamaksun ikärajat (16 ja 68v) on huomioitu tilastoinnissa vain suorituslajien P = palkka päätoimesta, 1 = palkka sivutoimesta, PY = yrittäjän palkka päätoimesta, 1Y = yrittäjän palkka sivutoimesta ja H = työkorvaus, ei siis esim. ulkomaanpalkkojen suorituslajeissa. Kohta 36 tulee tällöin tarkistaa ja tehdä tarvittavat muutokset käsin. Mikäli käytät maksajatunnuksena ns. alitilityspistetunnusta, syötä se Palkanlaskenta Perustiedostot Toimipisteet -ikkunassa Verottajan maksajatunnus kenttään. Kun käytät vuosi-ilmoituksen maksajatunnuksena y-tunnusta, ei erillistä maksajatunnusta tallenneta toimipisteen tietoihin. Mikäli olet määritellyt yrityksen eri yksiköille kullekin oman ns. keinotekoisen y- tunnuksen ja haluat yhdistää nämä verottajan vuosi-ilmoituksella yhteen ilmoitukseen, anna kaikille toimipisteille verottajan maksajatunnukseksi sama virallinen y-tunnus Muutoksia vuoden 2012 vuosi-ilmoituksella Vuosi-ilmoituksen yhteenveto ja erittely (lomake Veroh 7801) -lomakkeen muutokset on kuvattu seuraavissa alaluvuissa. Tarkemmat tiedot muutoksista, sähköisen ilmoittamisen ohjeet sekä tietuekuvaukset löytyvät osoitteesta Suorituksen maksajan tiedot Ennakonpidätys osakeyhtiöltä, osuuskunnalta tai muulta yhteisöltä on ilmoitettava päätilittäjän Y-tunnuksella (ei tilityspisteen Y-tunnuksella). Vuosi-ilmoitus on annettava samalla tunnuksella kuin kausiveroilmoitus. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkkatilastot - 7

12 Jos yrityksesi eri toimipisteillä on Verohallinnon antamat tilityspistetunnukset, ja jokin tilityspiste maksaa suorituksia em. yhteisöille, ilmoita nämä suoritukset ja ennakonpidätykset päätilittäjän Y-tunnuksella (ei tilityspisteen Y-tunnuksella). Muodosta näissä tapauksissa Verottajan vuosi-ilmoitus kahdessa osassa. Tulosta vuosi-ilmoitus ensin toimipisteittäin/tilityspistettäin normaalisti, pois lukien em. osakeyhtiöt, osuuskunnat ja muut yhteisöt, ts. rajaa tulostettavista henkilöistä pois em. yhteisöt. Valitse seuraavaksi tulostettavaksi pelkästään ko. yhteisöt. Jotta ilmoitukselle tulostuu päätilittäjän Y-tunnus, käy tyhjentämässä tulostuksen ajaksi Palkanlaskenta Perustiedot Toimipisteet -ikkunasta Verottajan maksajatunnus -kenttä. Jos on muita palkkoja, jotka ilmoitat myös päätilittäjän y-tunnuksella, yhdistä em. siirtotiedosto (yhteisöt) Verottajan vuosi-ilmoituksen siirtotiedostojen yhdistely - toiminnolla (ks ) Palkkaerät, jotka eivät kuulu sairausvakuutuksen päivärahamaksun perusteeseen Kohdassa 36 ilmoitetaan myös suoritukset, jotka on maksettu ennen sitä seuraavaa kuukautta, jona henkilö täyttää 16 vuotta, tai suoritukset, jotka on maksettu 68 vuoden täyttämiskuukauden jälkeen. Tästä löytyy tarkempi ohje palkanlaskennan erillisohjeesta ohjelmistoversioon 7.6 liittyen. Visma L7 -ohjelmistossa kohtaan 36 ohjautuu tietoa palkkalajien 721 ja 722 kautta 7.6- versiosta lähtien Luontoisetuautojen ikäryhmät vuonna 2012 A = käyttöönotetut autot B = käyttöönotetut autot C = 2006 tai sitä ennen käyttöönotetut autot U = Ulkomailla saatu autoetu Visma L7 -ohjelmistossa tiedot ohjautuvat seuraavasti: Ikäryhmään A ohjautuvat tilastopalkkalajit 910 (vapaa autoetu ikäryhmä A) ja 911 (auton käyttöetu ikäryhmä A). Ikäryhmään B ohjautuvat tilastopalkkalajit 909 (vapaa autoetu ikäryhmä B) ja 912 (auton käyttöetu ikäryhmä B). Ikäryhmään C ohjautuvat tilastopalkkalajit 903 (vapaa autoetu ikäryhmä C) ja 906 (auton käyttöetu ikäryhmä C). Ikäryhmään U ohjautuvat tilastopalkkalajit 904 (vapaa autoetu ulkomailla) ja 907 (auton käyttöetu ulkomailla) Puhelinetu Työnantajan palkansaajan kotiin kustantamasta puhelimesta muodostuvan puhelinedun raha-arvo on 20 euroa kuukaudessa. Edun arvo kattaa puheluista aiheutuneet kustannukset. Työnantajan palkansaajalle kustantaman matkapuhelimen luontoisetuarvo on 20 euroa kuukaudessa. Edun arvo kattaa puheluista, tekstiviesteistä ja multimediaviesteistä aiheutuneet kustannukset Työsuhdematkalippu Työnantajan työntekijälle antama enintään 300 euron arvoinen joukkoliikenteen henkilökohtainen matkalippu asunnon ja työpaikan välistä matkaa varten on verovapaata tuloa. Lisäksi matkalippu on verovapaata tuloa 600 euron ylittävältä osalta euroon Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkkatilastot - 8

13 asti. Työsuhdematkalipusta on aina tehtävä vuosi-ilmoitusmerkintä, myös silloin kun verotettavaa etua tai vähennettävää määrää ei ole. Visma L7 Palkanlaskennan ohjeista löytyy erillisohje työsuhdematkalippujen käsittelystä Vuosi-ilmoituksen siirtotiedosto Työantajan, joka on kalenterivuoden aikana työllistänyt yli 15 työntekijää, vuosiilmoitustiedot on annettava sähköisesti joko TYVI-palvelun tai Ilmoitin-palvelun kautta. Verottajan vuosi-ilmoitusta tulostettaessa on äärimmäisen tärkeää ottaa mukaan valinta Työsuhde päätt. Valitse siirtotiedoston muodostamiseksi Palkanlaskenta Palkkatilastot Verottajan vuosiilmoitus -tulostuksessa kohta Siirtoaineisto : Verottajan vuosi-ilmoituksen siirtotiedosto VERVUO.DTA muodostuu yrityksen datapolun SIIRTO-kansioon ja korvaa siellä mahdollisesti olevan edellisen samannimisen tiedoston. Siirrettävä tiedosto VEROVUO.DTA on tämän jälkeen liitettävissä valitun operaattorin yhteyteen. Rajoitetusti verovelvollisten saajakohtaisista erittelyistä muodostuu erillinen siirtotiedosto VERVUO2.DTA. Tähän tiedostoon viedään tiedot niiltä palkkajaksoilta, joiden verollisuusarvona on joko Lähdeveronalainen (st-maksu) tai Lähdeveronalainen (ei stmaksua). Huom! Työnantajan tulee säilyttää Verohallinnolle lähettämästään tiedostosta varmuuskopio. Kopio kannattaa tallentaa jonnekin muualle kuin SIIRTO-kansioon, koska uusi siirtoaineisto muodostuu aina vanhan päälle Vuosi-ilmoitustietojen yhdistely Mikäli palkanlaskentanne on hajautettu useampaan yritysympäristöön (esimerkiksi palkkayritys) ja haluat yhdistää verottajan vuosi-ilmoitusten siirtotiedostoaineistot, on Palkkatilastot-sovelluksessa erillinen tiedostojen yhdistelytoiminto tätä varten. Yhdistelyssä kahdesta eri ympäristön siirtotiedostosta muodostetaan yksi yhteinen aineisto. Siirtotiedostojen yhdistäminen tapahtuu Palkanlaskenta Palkkatilastot Toiminnot Verottajan vuosi-ilmoituksen siirtotiedostojen yhdistely -toiminnolla. Ikkunassa määrittelet erilliset lähdetiedostot, niiden sijainnin sekä uuden kohdetiedoston. 1. Muodosta Verottajan vuosi-ilmoitusten siirtotiedostot molemmissa yrityksissä. 2. Avaa Siirtotiedostojen yhdistelyikkuna: Toiminnot Verottajan vuosi-ilmoituksen siirtotiedostojen yhdistely. 3. Poimi kenttään Lähdetiedosto 1 varsinaisen yrityksen VERVUO.DTA -tiedosto. 4. Poimi kenttään Lähdetiedosto 2 palkanlaskentayrityksen VERVUO.DTA -tiedosto. 5. Anna Kohdetiedosto-kenttään DTA-pääteinen nimi. 6. Rajoitetusti verovelvollisten saajakohtaista erittelyä eli VERVUO2.DTA -tiedostoa ei saa yhdistellä. Palkkayhteenvedossa ovat mukana myös rajoitetusti verovelvolliset. 7. Ohjelma kuittaa vielä tiedoston yhdistetyksi. 8. Ohjelma ilmoittaa yhdistelyn onnistumisesta ja myös, jos yhdistely ei onnistu Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkkatilastot - 9

14 Siirtotiedostojen yhdistely Siirtotiedostojen poisto- ja korjaustoimenpiteet Virheellisen aineiston poisto Jos lähettämäsi vuosi-ilmoitusaineisto on ollut virheellinen tai puutteellinen, on Palkanlaskenta Palkkatilastot Verottajan vuosi-ilmoitus tilaston kautta mahdollista muodostaa poisto- ja korjaustiedostoja valitsemalla ko. kohdat tulostuksessa: Saajakohtaiset erittelytiedot korjaat poisto ja lisäys -toiminnolla. Maksajakohtaiset tiedot, yhteenveto tai yhteyshenkilötiedot korjaat antamalla korvaavan ilmoituksen. Vuosi-ilmoituksen poisto- ja korjausoptiot. 1. Ennen kuin teet korjauksia tietoihin, muodosta poistoaineisto aktivoimalla henkilö, johon korjaukset liittyvät. 2. Valitse kohdat Siirtoaineisto ja Poisto. 3. Paina Aloita. 4. Ohjelma muodostaa aineiston VERVUOP.DTA tai rajoitetusti verovelvollisesta henkilöstä aineiston VERVUOP2.DTA. Aineisto muodostuu Data/Siirto kansioon. 5. Tee tämän jälkeen tarvittavat korjaukset Korvaavan aineiston muodostaminen 1. Kun olet tehnyt tarvittavat korjaukset, tulosta korjauslisäys. 2. Valitse henkilö, jonka tietoja korjaat. 3. Valitse Siirtoaineisto ja Korjauslisäys. 4. Paina Aloita. 5. Ohjelma muodostaa aineiston VERVUOL.DTA tai rajoitetusti verovelvollisesta aineiston VERVUOL2.DTA. Aineisto muodostuu Data/Siirto polkuun Korvaava yhteenveto 1. Korvaava yhteenveto on lähetettävä tapauksissa, jos korjaukset ovat kohdistuneet rahamääriin. Tämä uusi yhteenveto korvaa aikaisemmin annetut yhteenvedot. 2. Ohjelma muodostaa aineiston VERVUOY.DTA. Aineisto muodostuu Data/Siirto polkuun Verottajalle lähetettävät tiedot Verottajalle lähetät aineistot VERVUOP.DTA ja/tai VERVUOP2.DTA sekä VERVUOL.DTA ja/tai VERVUOL2.DTA sekä, jos korjaus on kohdistunut euromääriin, myös VERVUOY.DTA. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkkatilastot - 10

15 Tarkemmat tiedot poisto- ja korjaustiedostojen muodostamisesta löytyvät Visma L7 Palkanlaskennan käsikirjasta. 2.6 Eläkevakuutukset TyEL- ja KVTEL-vuosi-ilmoitus TyEL- ja KVTEL-ilmoitukset tulostat Palkanlaskenta Eläketilastot -sovelluksella. Valitse TyEL-tilastoille oikean tilaston lisäksi haluamasi eläkevakuutussopimus Eläkevakuutusalasvetovalikosta KuEL Eläketilastot. Eläketilastoissa huomioidaan sellaiset palkkajaksot, joille on henkilön työsuhdetietojen pohjalta tallentunut kyseisen tilaston mukainen eläkevakuutuskoodi. Palkkajaksojen eläkekoodit saat näkyville Palkanlaskenta Palkkatapahtumien syöttö -ikkunassa napauttamalla hiiren kakkospainiketta rivitietojen päällä ja näin avautuvassa valikossa kohtaa Valitse sarakkeet Eläkevakuutuskoodi. Mikäli henkilön eläkeansio on tilastolla väärin, tarkista ensimmäiseksi henkilön palkkajaksojen eläkekoodien oikeellisuus. Siirtotiedoston muodostamiseksi valitse Eläketilastot-ikkunassa kohta Siirtoaineisto. Siirtoaineisto muodostuu yrityksen data-polun SIIRTO-hakemistoon nimellä *.DTA. Muodostettu tiedosto korvaa kansiossa mahdollisesti olevan aiemman samannimisen tiedoston. Tallenna varmuuskopio tämän vuoksi johonkin toiseen kansioon. Kuntien eläkevakuutuksen palvelussuhde- ja vuosiansioilmoitukset on mahdollista tuottaa uuden tietuekuvauksen mukaisina kalenterivuoden alusta alkaen, mikäli olet erikseen sopinut siitä eläkevakuutusyhtiön kanssa. Uuden aineistomuodon käyttöön liittyvät asetukset teet Henkilöt Asetukset Ohjaukset - ikkunan parametrilla PLTIL-3 (kenttäkirjasto P153). Parametrilla määrittelet ilmoituskohtaisesti siirtoaineiston muodostuksessa käytettävän ini-tiedoston, päivämäärän, josta alkaen ko. ohjausta käytetään sekä ilmoitusvälineen. Määritykset teet siinä vaiheessa, kun haluat ottaa uudenmuotoisen ilmoitustavan käyttöön ja olet sopinut siitä eläkevakuutusyhtiön kanssa. Muutosta ei suositella tehtäväksi kesken kalenterivuotta. Tarkemmat ohjeet löytyvät Visma L7 Palkanlaskennan käyttöönotto-oppaasta. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkkatilastot - 11

16 2.7 Ay-jäsenmaksut Tilitetyistä ay-jäsenmaksuista annetaan liitoille selvitysluettelo esim. puolivuosittain tai neljännesvuosittain. Ay-selvitysluettelon tulostat palkanlaskennan tilastoista. Tiedot saat halutessasi konekieliseksi siirtoaineistoksi Siirtoaineisto-valinnan myötä. Ammattiyhdistysliitto löytyy kunkin palkansaajan työsuhdetiedoista, ja tallentuu sieltä palkkajaksoille. Näin liiton muutos vaikuttaa vain muutoshetken jälkeen avattuihin jaksoihin. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkkatilastot - 12

17 3 Palkanlaskennan perustiedot 3.1 Verokortit Tässä luvussa käydään läpi palkanlaskennan perustietoihin tehtävät muutokset sekä muut palkkojen käsittelyssä vuodenvaihteessa huomioitavat asiat Ennakonpidätys alkuvuonna 2013 Verohallinnon tiedotteen mukaan vuoden 2013 verokorttien arvioidaan tulevan voimaan Tammikuussa 2013 ennakonpidätys toimitetaan voimassa olevan verokortin mukaisesti, ellei työntekijä toimita työnantajalle muutosverokorttia, joka astuu voimaan Verokortin kumulatiivinen tuloseuranta katkaistaan ja , jos tammikuussa käytetään vuoden 2012 verokorttia. Henkilöt Toiminnot Verokorttien päivitysajo -ohjelmalla saat päätettyä henkilöiden verokorttitiedoissa vuonna 2012 käytetyt verokortit samalla, kun lisäät henkilöille uudet verokorttitiedot. Vanhan verokortin päättymispäivän ja uuden verokortin tiedot voit tallentaa myös käsin valinnalla Henkilöt Verokortit. Verokorttien päivitys. Tätä ohjetta annettaessa ei ole tiedossa, miten portaikkoverokortin tulorajat muuttuvat vuodelle Tarkista tulorajat Verohallinnon Internet-sivuilta, jossa ne ovat nähtävillä joulukuun puolenvälin tienoilla. Verohallituksen päätös ennakonpidätysperusteiden voimaantulosta annetaan joulukuussa Päätös sisältää määräykset ennakonpidätyksen toimittamisesta vuonna Tarkista tiedot osoitteesta Verokorttitietojen suorasiirtomenettely Verokorttien pyyntötiedoston muodostamistoiminnolla saat työntekijöiden verokorttitiedot Verohallinnolta konekielisenä aineistona, jonka avulla saat päivitettyä ne henkilöiden verokorttitietoihin. Verohallitus julkaisee suorasiirtomenettelyä koskevat ohjeet Internet-palveluosoitteessaan (TYVI-palvelu). Jos haluat tehdä pyynnön sähköisesti TYVI-operaattorin välityksellä, lähetä se mennessä. Verohallinnon tavoitteena on palauttaa verokorttitiedot viikon kuluessa suorasiirtopyynnön tekemisestä. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkanlaskennan perustiedot - 13

18 Pyyntötiedoston muodostaminen Valinnalla Palkanlaskenta Verokortit Verokorttien pyyntötiedoston muodostaminen muodostat aineiston, jonka lähetät Verohallitukselle. Annan ennen aineiston tekoa verovuosi. Mikäli haluat aineistoon myös rakennusalalla käytetyt veronumerot, valitse kohta Veronumero pyydetään. Muodosta tällöin vähintään kaksi pyyntötiedostoa esimerkiksi henkilöryhmien avulla rajaten, koska veronumeroa ei haeta kaikille työntekijöille. Rajauksessa tarvittavat tiedot määrität Asetukset Valintalistat/Valintajärjestys valintojen kautta. Kun painat Tee aineisto, ohjelma pyytää määrittelemään tiedoston tallennuspolun. Aineiston nimeksi tulee oletusarvoisesti PYYNTO.ASC. Mikäli teet veronumeroiden vuoksi toisen aineiston, nimeä se eri tavalla (esim. PYYNTOV.ASC). Lähetä molemmat tiedostot verottajalle. Aineistojen muodostumisen jälkeen näytölle päivittyvät tiedot siirtotiedoston tallennuspaikasta, tiedoston nimestä sekä verokorttipyyntöjen lukumäärästä. Mahdolliset virheet näet ikkunan alaosassa. Verokorttien pyyntötiedoston muodostaminen Verokorttiaineiston päivitys Ohjelmalla Palkanlaskenta Verokortit Verokorttien päivitys päivität Verohallinnosta verokorttitiedoilla palautetun aineiston henkilörekisteriin. Päivitysajolle annat verokorttien voimaantulopäivämäärän. Ohjelma kysyy, avataanko verokortit kumulatiivisina vai jaksottaisina. Mahdolliset virheet näet ikkunan alaosassa. Päivitysajo merkitsee henkilöiden vanhat verokortit päättyneiksi sekä avaa uudet verokortit aineistossa olevilla tiedoilla. Jos henkilöllä on jo avattuna verokortti annettua voimaantulopäivää uudemmalla päivällä, päivitystä ei tehdä. Mikäli olit pyytänyt aineistoon myös veronumerot, päivittyvät ne samalla ajolla henkilörekisteriin. Huomaa, että aineistoja voi tällöin olla kaksi, jolloin sinun tulee lukea molemmat sisään järjestelmään. Huomioi, että veronumeroa ei pidä pyytää kaiken varalta. Veronumeroa tarvitsevat rakennustyömaalla työskentelevät henkilöt. Henkilön tiedot voidaan poistaa julkisesta veronumerorekisteristä henkilön omasta pyynnöstä hänen esitettyään selvityksen siitä, että hän ei enää toimi rakennusalalla. Tällaisena selvityksenä tulee kysymykseen esimerkiksi selvitys siirtymisestä muulla toimialalla toimivan yrityksen palvelukseen. Verohallinto voi myös oma-aloitteisesti poistaa henkilön rekisteristä, jos hän ei enää toimi rakennustyömailla Suomessa. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkanlaskennan perustiedot - 14

19 Verokorttiaineiston sisäänluku. Huom! Työntekijän on aina toimitettava työnantajalle myös paperinen verokortti, vaikka verokorttitiedot noudettaisiin suorasiirtomenettelyllä. 3.2 Palkasta pidätettävät maksut Palkansaajan työeläkevakuutusmaksu Työntekijän työeläkevakuutusmaksun on vuonna 2013 säilyy samana, eli on 5.15% palkasta vuotiailla ja vuotiaiden työntekijöiden työeläkevakuutusmaksun on vahvistettu olevan 6,5 % palkasta Prosentit ja palkkalajit Palkkalaji 750 TT Eläkemaksu. Työeläkemaksujen perintä on mahdollista tehdä korotetun prosenttiohjauksen mukaisesti TEL-ohjauksen avulla. Tämä edellyttää, että olet vaihtanut palkkalajin 750 Ohjauskenttään prosenttiohjauksen tilalle tunnuksen TEL ja määritellyt Henkilöt Asetukset Ohjaukset -ikkunan parametrit TTEL (työntekijän eläkemaksuohjaus) ja TYEL (yrittäjän eläkemaksuohjaus). Palkkoja laskettaessa henkilön ikää verrataan maksupäivään. Määrittele voimassa olevat prosentit Henkilöt Asetukset Ohjaukset -ikkunassa parametrille TTEL (työntekijän eläkemaksuohjaus) arvojen Selite-kenttään. Mahdolliset muutokset on tehtävä ennen kuin lasket sellaisia palkkajaksoja, joiden maksupäivä on vuoden 2013 puolella. Parametrointi vaikuttaa eläkevakuutusmaksun työntekijäosuuden pidätykseen, ei muuhun tilastointiin. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkanlaskennan perustiedot - 15

20 Eläkemaksun esto alle 18- ja yli 68-vuotiailta Jos haluat automatisoida, ettei alle 18-vuotiailta ja/tai yli 68-vuotiailta peritä työntekijän eläkemaksua, määrittele arvot seuraavassa kuvassa näkyvällä tavalla: TTEL-parametrin ylläpito. Huomioi tällöin, että arvo 0 estää ainoastaan työntekijän osuuden automaattisen perinnän. Eläketilastoille tulostumisen estät antamalla työsuhdetietoihin eläkevakuutuksen alkamispäivän Eläkevak.pvm -kenttään. Alle 18-vuotiaille työntekijöille voit määritellä eläkevakuutuksen alkamispäivän tulevaisuuteen ja valita Eläkevakuutus-alasvetovalikosta oikean TyEL-vakuutuksen jo valmiiksi. Huom! Käytä desimaalierottimena pistettä, ei pilkkua. Edelleen on mahdollista toimia myös siten, että estät työntekijäosuuden perimisen tallentamalla palkkalajin 750 henkilön vakioihin ja muuttamalla vakion ohjaukseen TEL tilalle 0.0% (huom. Alkaen-päiväys) Yrittäjien eläkemaksu Yrittäjien osalta määrität vastaavat tiedot Henkilöt Asetukset Ohjaukset -ikkunassa parametrilla TYEL Palkansaajan työttömyysvakuutusmaksu Työttömyysvakuutusmaksu koskee vain vuotiaita palkansaajia. Ikärajan käytännön vaikutus alkaa täyttämistä seuraavan kalenterikuukauden ensimmäisestä palkanmaksupäivästä lukien. Tätä varten palkkalajeilla on nyt käytettävissä uusi TVMohjaus (työntekijän työttömyysvakuutusmaksun prosentti), jonka voit määritellä henkilön iän mukaan kenttäkirjaston koodilla P140. Koodilla P140 arvo on ikäraja ja selitteessä kerrotaan käytettävä prosentti Vuonna 2013 palkansaajan ( vuotiaat) työttömyysvakuutusmaksun arvioidaan olevan 0.6 % palkasta ja ns. osaomistajan 0.2%. Työttömyysvakuutusmaksuprosentin määrittäminen iän mukaan. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkanlaskennan perustiedot - 16

21 Huom! Käytä desimaalierottimena pistettä, ei pilkkua. TVM-määrityksen teet palkkalajille 752, minkä jälkeen ko. palkkalajia ei tarvitse määritellä henkilön vakioihin niissä tapauksissa, kun poikkeava maksu liittyy henkilön ikään. Palkkalajin 752 tallennat vakioihin vain, jos on kyseessä osaomistajan tai yrittäjän poikkeava maksu vuonna Palkkalaji 752 TT Työttömyysvakuutusmaksupalkkalajin TVM-määritys Sairasvakuutuksen päivärahamaksu Päivärahamaksu peritään ennakonpidätyksen yhteydessä ja se sisältyy verokortin ennakonpidätykseen. Palkkapussille tulostuu kiinteästi teksti Ennakonpidätykseen sisältyy päivärahamaksu alkaen. Sairasvakuutuksen päivärahamaksun arvioidaan olevan vuonna % ja YELyrittäjiltä 0.88 %. Määritä päivärahamaksuprosentti Henkilöt Asetukset Ohjaukset -ikkunassa parametrin PÄIVÄRAHAMAKSU arvojen YLE ja YLEIS Selite-kentässä. Arvo YEL koskee yrittäjiä (eläkekoodi YEL) ja arvo YLEIS palkansaajia. PÄIVÄRAHAMAKSU-parametri ja palkkalaji. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkanlaskennan perustiedot - 17

22 3.2.4 Minipidätys (kansainväliset työskentelytilanteet) Minipidätys vakuutuspalkasta ulkomaantyössä arvioidaan olevan 2.04% vuonna Maksun pidätetään palkkalajilla 744. Tarkista vahvistetut prosentit osoitteesta Työnantajan sosiaaliturvamaksu Työnantajan sairausvakuutusmaksua eli stm-prosenttia ei ole vielä vahvistettu vuodelle Tee muutos Visma L7 -ohjelmistoon ennen kuin lasket sellaisia palkkoja, joiden maksupäivä on vuoden 2013 puolella Prosentit ja palkkalajit Sosiaaliturvamaksuprosentteja ylläpidät Palkanlaskenta Perustiedostot Henkilöt Asetukset Ohjaukset -ikkunassa parametrin STM arvojen Selite-kentässä. Huom! Käytä desimaalierottimena pistettä, ei pilkkua. STM-parametrin ylläpito. Huomaa, että Selite-kentässä ei saa olla useammalla arvolla täsmälleen samaa lukua. Tarkista vahvistetut prosentit osoitteesta Työnantajan sosiaaliturvamaksuluokan määrittelet palkkalajien 900 ja 902 Ohjauskentässä, jossa TA1 tarkoittaa maksuluokkaa I, TA2 maksuluokkaa II ja TA3 maksuluokkaa III. Jos palkkalajien 900 ja 902 debet- ja kredit-tilinä on sama tili, on sinun määriteltävä sosiaaliturvamaksu myös sivukuluihin. Palkkalaji 900 Sosiaaliturvamaksu muuttuvat. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkanlaskennan perustiedot - 18

23 Sosiaaliturvamaksun määrästä tehdyt vähennykset Vuosi-ilmoituksen ja kausiveroilmoituksen siirtotiedostoon on mahdollista saada sosiaaliturvamaksun määrästä tehdyt vähennykset. Sotumaksun vähennyksen voit syöttää palkkatapahtumiin jollekin henkilölle joko kuukausittain tai kerran vuodessa. Jos syötät vähennykset kerran vuodessa, toimi seuraavasti: - avaa henkilölle palkkajakso ajalle Merkitse palkkajakson maksupäiväksi Nollaa vero- ja työpäivät. - syötä jaksolle sotumaksun vähennys palkkalajilla muuta jakson tila käsin syötetty, tarkistettu -tilasta hyväksytty -tilalle eli älä tee sille laskentaa, maksatusta tai kirjanpitoon siirtoa. Kuukausittain syöttäessäsi kirjaa vähennys yhdelle henkilölle palkkalajilla 6800 normaaleilla palkkajaksoilla. Sotumaksuvähennystä varten tarvitset syöttöpalkkalajin 6800 sekä tilastopalkkalajin 908. Tilastopalkkalajin 908 tulee olla mukana Verottajan vuosi-ilmoitus PLVER- sekä Palkkayhteenveto PLYHT ohjauksissa, joita ylläpidät valinnalla Palkkatilastot Asetukset Tilastojen palkkalajiohjaukset. Palkkalaji Ryhmä Tyyppi Syöttös. Ohjaus 6800 St-maksun vähennykset (vuosi-ilm.) 908 St-maksun vähennykset (vuosi-ilm.) summa/jakso siir.laskenta vain eur 908 tilasto tilasto vain eur S Jäsenmaksut Palkkalajin 6800 tulostumisen palkkalaskelmalle estät rajaamalla palkkalajin parametrin Palkanlaskenta Perustiedostot Henkilöt Asetukset Ohjaukset PUSSIPALK1 OSA1 tekstiosiossa. Sairauspäivärahan hakuaika on lyhentynyt kahteen kuukauteen Mikäli ay-jäsenmaksuihin tulee vuoden vaihteessa muutoksia, korjaa ne jäsenmaksurekisteriin ja/tai henkilön työsuhdetietoihin ennen kuin lasket sellaisia palkkajaksoja, joille muutokset tulevat voimaan. Jos kaikki jäsenmaksut ovat rekisterissä ja olet poiminut ne sieltä työntekijöille, ei henkilökohtaisia korjauksia työsuhdetiedoissa tarvita. Jäsenmaksujen ylläpito: Palkanlaskenta Perustiedostot Jäsenmaksurekisteri. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkanlaskennan perustiedot - 19

24 3.2.7 Luontoisedut ja kustannusen korvaukset Ulosotto Vuoden 2013 matkakustannusten korvausten verovapaita enimmäismääriä ei ole vielä vahvistettu. Ne ovat tarkistettavissa osoitteesta Mahdolliset palkkalajien á-hinnan muutokset tallennat palkkalajien Palkka-kenttään. Huomioi tässä yhteydessä myös palkkalajien mahdolliset laskutushintojen muutokset. Vuodenvaihteen syötön helpottamiseksi voit avata korvauksille toiset rinnakkaiset syöttöpalkkalajit, jolloin pääset syöttövaiheessa valitsemaan edellisen vuoden tai uuden korvauksen välillä. Seuraavan kerran hintojen muuttuessa voit ottaa käyttöön esimerkiksi vuoden 2012 palkkalajit vuodelle 2013 muuttamalla nimeä ja hintaa jne. Tarvittaessa lisää uudet palkkalajit matkalaskuille sekä työtapahtumien syötön mallipohjiin. Jos olet määritellyt palkkalajit henkilöiden vakioihin, tee muutokset myös Palkat Perustiedostot Henkilöt Vakiot ikkunassa päättämällä vanha vakio ja avaamalla uusi vakio uudella yksikköhinnalla. Velkajärjestelyssä olevien velallisten välttämättömiksi elinkustannuksiksi laskettaviin rahamääriin tulee korotus vuoden 2013 alusta Suojaosuus Tallenna henkilön vakiotapahtumiin ainoastaan ulosoton palkkalaji ja jätä ulosoton suojaosuus määrittelemättä. Tallenna ulosoton suojaosuus henkilön lisätietoihin. Valitse ryhmäksi tällöin Ulosoton suojaosuus ja kirjaa suojaosuuden määrä (euroa/päivä) Lisätietoteksti-kenttään. Ohjauksen Alkaen-päivää ohjelma vertaa palkkajakson maksupäivään. Anna päättymispäiväksi ulosmittauksen loppumispäivä. HUOM. Henkilön lisätiedoissa annettu määritys on voimassa vain, jos ulosottopalkkalajin ohjauksissa henkilön vakiotapahtumissa ei ole kerrottu suojaosuutta (= ULOS0 ) Pidätyksen minimi- ja maksimisummat Määrittele ulosottopidätyksen minimi- ja maksimisummat henkilön lisätiedoissa tarvittaessa ryhmille Ulosoton minimisumma ja Ulosoton maksimisumma. Anna summat euroina per palkkajakso ja vertaa niitä ohjelman laskemaan pidätyksen määrään. Minimi ei saa olla pienempi kuin suojaosuudella rajattu suurin mahdollinen perintäsumma. Maksimilla ei ole rajoitusta. 3.3 Sivukuluprosenttien muutokset Palkanlaskenta Perustiedostot Palkkalajit Asetukset Sivukulut -ikkunassa teet muutokset palkkojen sivukuluprosentteihin, mikäli sivukulut uudella tilikaudella poikkeavat edellisen tilikauden sivukuluista. Jos käytät ns. karkeaa sivukululaskentaa, tee muutokset ennen kuin syötät palkkatapahtumia ensimmäiselle sellaiselle palkkajaksolle, jonka maksupäivä on vuonna Jos käytät ns. tarkkaa sivukululaskentaa ( tarkka laskennallinen sotu käytössä ), tee muutokset ennen kuin viet kirjanpitoon ensimmäisiä vuoden 2013 puolella maksettuja palkkoja (maksupäivä vuonna 2013). Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkanlaskennan perustiedot - 20

25 Jos lomapalkat menevät maksettaessa tilille maksetut lomapalkat, ja tämän tilin jatkoviennit purkavat laskennallista lomapalkkaa ja laskennallista lomapalkan sivukulua, tulee sinun muuttaa myös jatkovientien prosentit palkkojen sivukuluprosentteja vastaaviksi. Sivukulujen ylläpito -ikkuna. Huom! Prosentit eivät ole todellisia. 3.4 Kuntarekisteri Kuntarekisterin ylläpito. Kuntaliitosten yhteydessä on myös kuntarekisteriä tarpeen päivittää. Kuntarekisterin muokkaus tapahtuu Henkilöt Asetukset Ohjaukset -ikkunassa KUNTA-parametrilla. Huom! Historiatieto ei tallennu. Mikäli uusi kunta käyttää samaa kuntakoodia kuin joku vanhoista kunnista, historiatieto häviää. 3.5 Palkkalaskelman kumulatiiviset tiedot Kumulatiiviset tiedot nollautuvat palkkapusseilta kumulatiivisten palkkalajien nollauskenttien mukaisesti. Jos nollauskentässä on määritys kalenterivuosi, tapahtuu kumulatiivisen kertymän nollaus uuden kalenterivuoden ensimmäisessä palkanlaskennassa. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkanlaskennan perustiedot - 21

26 Esimerkki kumulatiivisesta palkkalajista. 3.6 Palkkojen kirjanpitoon siirto Kirjauspäivät Palkanlaskenta Palkat kirjanpitoon -sovelluksessa voit määritellä palkkojen kirjanpitoon siirron kirjauspäivät Kirjauspäivät-painikkeella avautuvassa ikkunassa. Muutoin palkat kirjautuvat kirjanpitoon sepa-eräpäivällä. Palkkojen siirto kirjanpitoon Kirjausten jaksotus Palkkavelkakirjaukset (esimerkiksi sotumaksuvelka ja ennakonpidätysvelka) on mahdollista jaksottaa siten, että kustannusten kirjauspäivämäärällä kirjataan ko. velat esimerkiksi siirtovelkatilille ja jaksotusten purkupäivällä puretaan viennit jälleen takaisin alkuperäisille velkatileille. Sivukulujen velkakirjauksia ei kuitenkaan jaksoteta. Kirjausten jaksotusohjaukset. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkanlaskennan perustiedot - 22

27 Jaksotuksen toteuttamiseksi määrittele jaksotuksen tiliohjaukset valinnalla Palkat kirjanpitoon Asetukset Kirjausten jaksotus (ks. käyttöönotto-opas). Siirtoajoa käynnistäessäsi on oltava valittuna ruutu Palkkavelat jaksotetaan. Ao. valintaruutu on näkyvissä, kun tarkat rajaukset ovat käytössä (Asetukset-valikosta). Palkkojen kirjanpitoon siirto. Ajastetussa siirrossa jaksotukset toteutetaan, mikäli jaksolle löytyy määritelty purkupäivämäärä ja jaksotuksen ohjaukset ovat voimassa. Anna purkupäivät Asetukset Poikkeavat kirjauspäivät valinnalla tai Kirjauspäivät-painikkeella aukeavassa ikkunassa Jaksotusten purkupvm sarakkeeseen. Tarkemmat tiedot löytyvät Visma L7 Palkanlaskennan käsikirjoista. Poikkeavien kirjauspäivien määrittely. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Palkanlaskennan perustiedot - 23

28 4 Uutta Tässä ohjeessa kerrotaan ohjelmistoversioon tehdyistä palkanlaskennan kehityksestä. 4.1 Ulosoton lisätietoraportti Henkilön lisätietoihin on mahdollista tallentaa ulosoton suojaosuuden ja maksimi- ja minimisumman lisäksi myös ulosottoviranomainen, viitetieto ja pankkitilitieto. Tilitystiedoista saat tulostettua raportin palkanlaskennan tilastoista. Ulosottotilitys Henkilörekisteri Valintalistat Henkilörekisterin selaus on mahdollista rajata Asetukset Valintalistat määritysten avulla kuten esimerkiksi palkkojen laskenta-ajokin. Jos valitset pelkästään kohdan Asetukset Valintalistat Valintalistat käytössä, saat rajausehtoina näkyviin palkkaustavan sekä Käytössä/Ei-käytössä -tiedon. Kun valintalistat ovat käytössä, ohjelma näyttää ikkunan oikeassa yläkulmassa työkalurivin alapuolella, montako henkilöä listalla kulloistenkin rajausten mukaan on Lisätiedot selailuun Henkilörekisterin selausosioon saat sarakeasetusten kautta näkyviin nyt myös Ikkuna Lisätiedot valinnan kautta ylläpidettävät arvot. Lisätietojen ylläpito avautuu, kun kaksoisnapautat lisätietosaraketta Rakennustyöntekijät ja veronumerot Ikkuna Lisätiedot -ylläpidossa on mahdollista kertoa alla olevassa kuvassa näkyvällä tavalla se, että henkilö työskentelee rakennustyömaalla. Uusi lisätietoryhmä päivittyy kenttäkirjaston parametrin X303 arvolle 52, kun avaat ja suljet Henkilötiedot Asetukset Ohjaukset ikkunan. Käynnistä sen jälkeen uudelleen myös henkilörekisterin ylläpito. Alkupäivämäärä on suositeltavaa määrittää, jotta myöhemmin on mahdollisuus rajata vain tietyn päivämäärän jälkeen rakennustyöntekijöiksi lisätyt henkilöt. Päivämäärätietoja ei kuitenkaan tällä hetkellä hyödynnetä ohjelmallisesti. Rakennustyöntekijän määritys lisätiedoissa. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Uutta - 24

29 Yllä kuvatun määrityksen avulla pystyt muodostamaan veronumeroiden pyyntötiedoston vain rakennustyöntekijöistä VINKKI: henkilöiden kansallisuus Asiakaspalvelustamme on kysytty mahdollisuudesta tallentaa henkilöiden kansallisuustieto henkilörekisteriin raportointitarpeita varten. Tämä on toteutettavissa seuraavasti: avaa parametrille X303 uusi arvo Tiedostoylläpito Kenttäkirjasto ohjelman kautta ja anna sen nimeksi esim. Kansallisuus. Lisää vielä Teksti-kenttään määritys LIST(3207), jolloin saat ryhmän valintalistaan vaihtoehdoiksi maat. Kansallisuuden ylläpito tapahtuu tämän jälkeen henkilön lisätietojen kautta Palkkatapahtumien syöttö ja palkkojen laskenta Maksettujen määrien seuranta Voit määritellä halutuille palkkalajeille rajat, joiden ylittymisestä ohjelma ilmoittaa sekä palkkalajien syötössä että laskennassa. Tämän avulla hoidat esimerkiksi kilometrikorvausten kertymien seurannan. Ominaisuus vaatii parametrimäärityksiä (PL03, PL04) kenttäkirjastoon Palkkalaskelma epussille on lisätty vuoden alusta maksettu lomaraha ja lomakorvaus, jotka käsitellään palkkalajeilla 868 ja 869, sekä oman auton kilometrimäärä Palkkojen maksatus Voit rajata maksatusaineiston ajokertakohtaisesti palkkaustapojen perusteella valitsemalla Asetukset Rajaa palkkaustapa Palkat kirjanpitoon Kun määrität kenttäkirjaston koodin P130 arvon S tekstikenttään KPMAKSUPVM(1), SEPA-maksujen kirjauspäiväksi viedään maksupäivä. Muutoin kirjauspäivä on SEPAeräpäivä kuten ennenkin. Kirjausikkunan alareunan infossa näkyy käytettävä SEPAmaksujen kirjaustapa Veronumeroiden pyyntöaineisto Veronumeroiden pyyntötiedosto on mahdollista muodostaa ohjelmalla Palkanlaskenta Verokortit Verokorttien pyyntötiedoston muodostaminen. Veronumeroita pyydettäessä pyyntötiedostossa olevat henkilöt merkitään automaattisesti myös veronumerorekisteriin. Vain rakennustyö merkinnällä keräät aineistoon mukaan vain rakennustyöntekijät, mikäli olet määrittänyt tällaiset henkilöt kohdassa kuvatulla tavalla. Jos muodostat aineiston pelkästään Vain veronumerot valinnalla, saat valittaviksesi kaikki palkansaajat. Tällöin sinun tulee poimia rakennustyömaalla työskentelevät käsin. Painaessasi Tee aineisto ohjelma kysyy hakemistoa, johon tiedosto muodostetaan. Muodostuva aineisto VeroNroPyynto.asc on Verohallinnon tietuekuvauksen (VERONUME) mukainen ja lähetetään normaaliin tapaan Ilmoitin.fi palvelun kautta. Kun saat aineiston takaisin, saat veronumerot päivitettyä henkilörekisteriin lukemalla tiedoston sisään samalla tavoin kuin verokorttiaineistonkin. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Uutta - 25

30 4.1.6 PDF-palkkapussien pakkaus Voit nyt pakata palkkojen laskenta-ajossa muodostuneet PDF-muotoiset palkkalaskelmat. Toimintoa hyödynnät esimerkiksi toimittaessasi palkkalaskelmat zip-pakettina edelleen lähetettäväksi Maventalle sekä laskelmien varmuuskopioinnissa ja/tai säilytyksessä. Asennuksen/päivityksen mukana saat raportin plpuss1maventa.rpt, jonka asemointi tukee Maventan palvelua. PDF-palkkalaskelmien pakkaustoiminnon löydät valinnalla Palkanlaskenta Palkkojen laskenta ja pussit Toiminnot Pdf-palkkalaskelmien pakkaus. Asetukset Ohjaukset - ikkunassa määrittelet zip-pakkauksen asetukset. Henkilön lisätiedoissa (Palkanlaskenta Perustiedostot Henkilöt Ikkuna Lisätiedot) on mahdollista estää henkilön PDF-palkkapussien tuominen pakattavaksi Raportit ja tilastot Palkanlaskennan tilastot ohjelman Ulosottotilitys-valinnalla on tulostettavissa kaksi uutta raporttia, maksupäivittäin ja yksiköittäin. Ay-jäsenmaksuraportteihin on lisätty liiton nimi. Kuukausipalkkaisten EK-tilastoon on lisätty uusia kenttiä: 96-98, Voit päivittää ne käyttöönne seuraavasti: määritä Määrittely-välilehdellä toimialaksi tyhjä arvo ja palkkaustavaksi KK, valitse sen jälkeen Toiminnot Tuo Tuo kaikki tilastot ja avautuvasta tiedostoselauksesta tiedosto ek_tilastot_kk.xml. Kun painat Avaa, uudet tilastomääritykset päivittyvät. Vuodenvaihde: palkanlaskenta Uutta - 26