MUSAN SALAMA VIESTINTÄSUUNNITELMA

Transkriptio

1 MUSAN SALAMA VIESTINTÄSUUNNITELMA

2 1. SEURAN ESITTELY Musan Salama on vuonna 1960 perustettu porilainen jalkapalloseura. Musan ja Liinaharjan kaupunginosista lähtenyt jalkapallotoiminta on vuosien saatossa saanut yhä laajemmat puitteet. Toiminta on kuitenkin edelleen vahvasti keskittynyt Länsi-Porin alueelle. Musan ja Vähärauman kentät ja nurmialueet täyttyvät taas kesän tullessa innokkaista jalkapalloilijanaluista ja heidän ohjaajistaan. Lisenssipelaajia seurassa oli vuonna 2015 yhteensä 660. Salama onkin tullut tunnetuksi alueellaan perinteikkäänä junioriseurana. Jalkapallotoimintaa pyritään järjestämään kaikenikäisille ja kokoisille palloilijoille ikämiehistä nappulaliigaan. MuSassa toimii myös runsaasti tyttö- ja naisjalkapalloilijoita. Vuonna 2015 leidejä oli mukana lähes 180. Mukana on myös erityislasten oma joukkue PalloSalamat. 1.1 MUSAN SALAMAN ARVOT 1. Ajan tasalla kotona ja kentällä toimiva keskusteluyhteys ohjaajien ja vanhempien välillä lasten turvallisuudentunteen kasvattaminen yksilöiden arvostaminen, kuuleminen ja huomioonottaminen 2. Yhteisten pelisääntöjen noudattaminen samat säännöt koskevat kaikkia joukkuetovereiden, vastustajien ja erotuomarien kunnioittaminen terveiden elämäntapojen vaaliminen 3. Pitkäjänteisesti suunniteltua ja järjestelmällisesti organisoitua toimintaa harrastamisen kynnys pyritään pitämään niin matalana, että kaikilla on mahdollisuus tulla mukaan seuran toimintaan toiminta on tehokasta ja määrätietoista 4. Toimitaan avoimesti ja rehellisesti lasten ja nuorten ehdoilla juniorityötä tehdään junioreita varten liikunta on lapsille leikkiä iloinen ja positiivinen asenne ja ilmapiiri, jossa jokaista kannustetaan voittaminen on kivaa muttei pääasia ollaan uskollisia seuran toiminnalle

3 2. SISÄINEN VIESTINTÄ Musan Salaman sisäisen viestinnän tavoitteena on vahvistaa kaikkien seuratoimijoiden yhteenkuuluvuuden tunnetta. Tehokas, selkeä ja avoin viestintä lisää sitoutumista, aktiivisuutta, keskustelua ja vaikutusmahdollisuuksia omassa seurassa. Seuran toiminnallisten tavoitteiden saavuttaminen on helpompaa, kun niitä tavoittelevat yhdessä tyytyväiset seuratoimijat. Sisäisen viestinnän tavoitteena on kertoa selkeästi ja avoimesti mitä seurassa tapahtuu, miten asioita valmistellaan ja ratkaistaan sekä kuka tai ketkä tekevät päätöksiä seuran asioita. Seuran jäsenille ja toimijoille kerrotaan avoimesti milloin ja millä perusteilla valitaan henkilöt seuran hallitukseen ja muihin luottamustehtäviin ja kuinka näihin tärkeisiin valintoihin voi vaikuttaa. Tavoitteena on löytää tärkeisiin tehtäviin uusia, innokkaita, sitoutuneita ja osaavia ihmisiä. Seuratasolla tärkeimmät sisäisen viestinnän kohderyhmät ovat seuran työntekijät, johtokunta sekä joukkueiden valmentajat ja toimihenkilöt. Joukkuekohtaisessa sisäisessä viestinnässä kohderyhmänä ovat pelaajat ja heidän perheensä sekä joukkueen toimihenkilöt, jotka yleensä ovat talkooperiaatteella tehtäviä hoitavia pelaajien vanhempia. 2.1 Sisäisen viestinnän kanavat ja roolit Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan kaikkea yhdistyksen sisällä tapahtuvaa tiedottamista. Sisäinen viestintä on suunnattu pääasiassa seuran työntekijöille, toimihenkilöille, pelaajille ja pelaajien vanhemmille. Musan Salama hyödyntää monipuolisesti erilaisia viestintäkanavia, jotta tärkeät viestit tavoittavat kaikki jäsenet tai muut seuran toiminnasta mukana olevat. Sisäisessä viestinnässä tärkeimmiksi viestintävälineiksi nousevat seuran verkkosivut ja sähköposti. Seuran verkkosivut palvelevat niin seuran sisäisiä kuin ulkoisiakin tiedonhakijoita. Verkkosivuja päivitetään aktiivisesti ja sieltä löytyy aina ajantasainen tieto seuran asioista. Sisäisestä viestinnästä vastaa seuran toimisto, jossa tiedotuksesta on päävastuussa toiminnanjohtaja. Sisäisessä viestinnässä käytetyin työkalu on sähköposti, joka tavoittaa kerralla suuren joukon vastaanottajia. Sähköpostiviestien perillemeno edellyttää, että joukkueiden ja pelaajien yhteystiedot ovat aina ajan tasalla. Joukkueiden yhteystietoja ylläpitää toiminnanjohtaja, pelaajien yhteystiedoista on vastuussa kyseisen joukkueen joukkueenjohtaja. Joukkueet viestivät sisäisesti kukin oman joukkueensa kohdalla sopivakseen katsomalla tavalla. Vanhempainpalaverit, harjoitukset, nettisivut, sähköposti ja puhelin ovat kaikkien joukkueiden viestinnässä oleellisia tekijöitä. Seuran tasolta hyväksyttyjä viestintäkanavia ovat myös nimenhuuto.com ja osallistujat.com. Näitä kanavia käyttävät joukkueet ovat kuitenkin edelleen velvollisia päivittämään esim. harjoituksensa yms. muut joukkueen tiedot myös Musan Salaman nettisivuille, jotta tiedot ovat kaikkien nähtävillä. Seura on tuottanut ja tuottaa runsaasti materiaalia toimihenkilöiden käyttöön ja tätä materiaalia on mahdollista hyödyntää jokapäiväisessä talkootyössä. MuSalla on mm. oma valmennusopas, turvallisuussuunnitelma, joukkueenjohtajille suunnattu opas sekä paljon pienempiä yksittäisiä apuvälineitä joukkueen arjen pyörittämiseen ja suunnittelemiseen. Seuran juniori- ja valmennuspäällikkö ovat yhdessä toiminnanjohtajan kanssa vastuussa siitä, että tätä materiaalia hyödynnetään oikein ja että esim. seuran valmennuslinjaa toteutetaan jokapäiväisessä harjoittelussa.

4 2.2 Sisäisen viestinnän kanavat ja roolit Seura käyttää internetsivujaan sekä sisäisessä että ulkoisessa viestinnässä. Lisäksi sivujen funktiona on toimia seuran markkinointivälineenä ja -kanavana. Internetsivut sijaitsevat osoitteessa ja sivuilta löytyy aina ajantasainen tieto seuraavista asioista: 1) seuran ja sen toimihenkilöiden yhteystiedot 2) hallituksen kokoonpano 3) seuran säännöt 4) edustusjoukkueen kattava esittely ja tilastot 5) juniorijoukkueiden omat alasivut, harjoitukset ja tietoa siitä miten toimintaan pääsee mukaan 6) Nappulaliigan ja Prinsessafutiksen yhteystiedot sekä tietoa toiminnasta 7) tietoa seuran tapahtumista ja turnauksista 8) fanituotekauppa 9) kattavasti toimihenkilöiden käyttöön tarkoitettua materiaalia materiaalisalkusta 10) seuran arvot ja jäsenkortin edut 11) linkit seuran sosiaalisen median sivustoihin Kaikki nettisivuille päivitetty materiaali on oltava informaatiopohjaista ja Musan Salaman tavoitteena on tarjota kaikille käyttäjille selkeä ja tiivis web-näkymä. Joukkueenjohtajia ohjeistetaan vuosittain päivitysten ulkoasusta ja kaikkien alasivujen on näytettävä pääosin samalta. Tämä tarkoittaa, että nettisivuilla viestiminen ei voi tapahtua esimerkiksi linkittämällä excel-tiedostoa harjoituslistaksi tai lisäämällä turnauskuvia joukkuesivun alle. Tällä pyritään selkeyttämään nettisivujen käyttäjäkokemusta. Yksittäisen joukkueen alasivuina ovat aina: 1) Pelaajat 2) Harjoitukset 3) Ottelut 4) Tiedotteet 5) (Vapaaehtoinen; esim. pistepörssi tms.) Päivitykseen liittyvän ajantasaisen ohjeistuksen saat kätevimmin toimistolta ja ongelmatilanteissa kannattaa lähettää viestiä 2.3 Tapahtumat sisäisen viestinnän välineenä Erilaiset tapahtumat ovat tärkeä osa Musan Salaman seuraviestintää. Musan Salaman tapahtumia ovat mm. jalkapallokerhot, nappulaliiga, prinsessafutis, futiskoulu, loppiaisturnaus, Porin päiväturnaus, ilmoittautumispäivät sekä kauden päättäjäiset ja seuran sääntömääräiset kokoukset. Joukkueiden valmentajille ja joukkueenjohtajille järjestetään vuosittain muutamia palavereja, joissa käsitellään ajankohtaisia asioita sekä urheilun, että joukkueen hallinnon näkökulmasta. Valmentajapalavereista vastaavat urheilupuolen toimijat (valmennuspäällikkö tai junioripäällikkö) ja joukkueenjohtajapalavereista toiminnanjohtaja.

5 Edellä mainittujen tapahtumien lisäksi seura pyrkii järjestämään vuosittain erilaisia seminaareja ja tapahtumia, joissa pyritään viestimään seuraväelle tärkeistä asioista, kuten ravinnosta, lihashuollosta ja oikeanlaisesta harjoittelusta. 2.4 Sisäisen viestinnän roolit Toiminnanjohtaja organisoi seuran sisäistä viestintää ja ohjeistaa toimihenkilöitä ja muita asianosaisia viestittävistä asioista. Normaali tiedonkulku hallinnollisissa asioissa Musan Salamassa on: Toiminnanjohtaja Joukkueenjohtaja Pelaajan vanhempi Pelaaja Urheilupuolen asioissa normaali tiedonkulun polku on: Valmennus-/Junioripäällikkö Valmentaja/Joukkueenjohtaja Pelaajan vanhempi Viestintäohjeistukseen kuuluu, että seuran urheilupuolen edustajat eivät kommentoi missään tapauksissa hallintoon liittyviä asioita, mukaan lukien talous-, viestintä-, markkinointi- tai henkilöstöjohtamisasiat. Tällä ohjeistuksella pyritään välttämään väärän tiedon levittymistä ja selkeyttämään viestintärooleja. Hallinnon puolen edustajat eivät saa missään tapauksissa kommentoida asioita, jotka liittyvät juniorien urheilupuoleen, mukaan lukien peluutus- ja valmennusasiat. Johtokunnan jäsenten osalta sovitaan vuosittain erilliset vastuualueet, joista jäsenet ovat vastuussa ja joista voivat viestiä. Kaiken sisäisen viestinnän on oltava hyvän maun mukaista, eikä viesteillä saa missään tapauksissa pyrkiä loukkaamaan ketään, eivätkä viestit saa sisältää henkilökohtaista tai rasistista materiaalia. Kaikki sisäisessä viestinnässä tapahtuvat väärinkäytökset käsitellään johtokunnan toimesta.

6 3. ULKOINEN VIESTINTÄ Ulkoisen viestinnän tavoitteena on pitää yllä suhteita mm. yhteistyökumppaneihin, tiedottaa seuran tapahtumista, markkinoida sekä tuottaa informaatiota medialle. Ulkoisessa viestinnässä on tärkeää tavoittaa haluttu kohderyhmä mahdollisimman tehokkaasti. Seuran ulkoisessa viestinnässä tärkeimmiksi tekijöiksi nousevat avoimuus, ajantasaisuus, rehellisyys ja aktiivisuus. Musan Salama käyttää ulkoiseen viestintään monia eri kanavia, kuten nettisivuja, Facebookia, Twitteriä, Instagramia ja Youtubea. Internetsivujen ja sosiaalisen median lisäksi viestintää tapahtuu mm. erilaisten tapahtumien, lehdistötiedotteiden ja henkilökohtaisen vuorovaikutuksen välityksellä. Tavoitteena on, että seuran ulkoinen viestintä on yhtenäistä ja erottuvaa. Musan Salama pyrkii viestimään arkipäiväisiäkin asioita seuran arjesta humoristiseen sävyyn. Seura painaa lisäksi kerran vuodessa Kausikirjan, joka esittelee seuran toimintaa, edustusjoukkueen sekä kaikki juniorijoukkueet. Kausikirjan tarkoituksena on toimia perinteisenä markkinointi- ja tukikeinona yrityksille sekä esitellä seuran toimintaa pintaa syvemmältä lukijalle. 3.1 Sosiaalinen media joukkueille Sosiaalisen median käyttäminen ikäkausijoukkueissa on Musan Salamassa suositeltavaa. Sosiaalisen median käytössä on otettava huomioon, että pelaajien vanhemmat ovat hyväksyneet median käytön tiedottamisen ja viestinnän välineenä. Tästä on hyvä keskustella esimerkiksi vanhempainillassa. Sosiaalisen median käytön ohjeistuksia ja tunnuksia voi kysyä toimistolta tai joukkueet voivat perustaa oman sosiaalisen median yhteisön (esim.. MuSa04). Omat yhteisöt toimivat kuitenkin paremmin sisäisen viestinnän välineenä, joten ulkoisessa viestinnässä kannattaa käyttää seuran päätilejä. 3.2 Kokoukset ja koulutukset ulkoisen viestinnän välineenä Seura pitää vuosittain kaksi sääntömääräistä kokousta; kevätkokouksen ja syyskokouksen. Kevätkokouksessa esitellään tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastajien lausunto ja vahvistetaan tilinpäätös ja päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille. Syyskokouksessa esitellään ja vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio, jäsenmaksun suuruus seuraavalle kalenterivuodelle, valitaan puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet sekä tilintarkastajat ja heidän varamiehensä. Seuran varsinaisiin kokouksiin voivat osallistua seuran (jäsenmaksun maksaneet) jäsenet ja heillä jokaisella on kokouksessa yksi ääni. Seuran varsinaiset kokoukset ovat tärkeitä viestinnän ja vaikuttamisen paikkoja ja ne turvaavat jäsenten sääntömääräisiä oikeuksia.

7 Seura järjestää myös koulutustilaisuuksia niin valmentajille kuin joukkueiden toimihenkilöille kuten joukkueenjohtajille, huoltajille ja valmentajille. Seuratoimijat tapaavat myös Palloliiton Länsi-Suomen piirin järjestämien tapahtumien ja koulutustilaisuuksien merkeissä. 3.3 Ulkoisen viestinnän roolit Ulkoisesta viestinnästä vastaa pääasiassa seuran toimistohenkilökunta ja johtokunta. Seurassa toimivat toimihenkilöt saavat rajoitettuja käyttöoikeuksia ulkoisiin viestimiin. Ulkoisen viestinnän roolit on vuosittain johtokunnan päätettävissä ja esimerkiksi seuran yhteistyökumppaniverkostoa hoitavat henkilöt osoitetaan aina erikseen. Jos haluat olla yhteydessä seuran sidosryhmiin tiedotusasioissa, kannattaa olla yhteydessä seuran toimistoon, jotta vältytään epätietoisuudelta. Porissa kesäkuun 2.päivä 2016